: Sổ cái, Sổ chi tiết
b. Phương hướng hoàn thiện
Muốn hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính, nên định hướng vào 2 đối tượng đó chính là con người (chất lượng kiểm toán viên) và các công cụ kiểm toán (quy trình kiểm toán, phần mềm hỗ trợ v.v..). Điều này sẽ được cụ thể hóa với phần trình bày sau.
3.3. Một số giải pháp
• Sử dụng lưu đồ trong quá trình thu thập thông tin hoạt động của các chu trình nghiệp vụ tại khách hàng.
Lưu đồ là một công cụ rất hữu hiệu đối với giai đoạn thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB, đặc biệt là với các chu trình nghiệp vụ phức tạp như chu trình mua hàng – thanh toán. Có thể thấy, lưu đồ không chỉ lồng ghép được tác dụng quan trọng nhất của bảng tường thuật là miêu tả lại chi tiết chu trình nghiệp vụ mà còn có ưu điểm về tính ngắn gọn, dễ hiểu của bảng câu hỏi. Quay lại trường hợp của khách hàng A và B, một lưu đồ sẽ giúp KTV kiểm toán tại hai đơn vị này có cái nhìn tốt hơn về toàn cảnh hoạt động của các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Về phía trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán, việc soát xét và quản lý cuộc kiểm toán cũng trở nên dễ dàng hơn khi không phải nắm bắt một khối lượng lớn từ ngữ trong các GTLV.
Để áp dụng kỹ thuật lưu đồ hiệu quả công ty nên tổ chức các khóa huấn luyện ngắn cho các KTV về kỹ năng lập, đọc hiểu và phân tích lưu đồ vì hiện nay ngay cả các trường Đại học cũng không đào tạo cho sinh viên kiểm toán kiến thức này. Ngoài ra, KTV cũng có thể tham khảo lưu đồ các chu trình nghiệp vụ mẫu vốn rất sẵn có trong các
tài liệu kế toán – kiểm toán trong và ngoài nước.
• KTV nên chủ động thực hiện các thủ tục phân tích trong kiểm toán nói chung và với kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng.
Bên cạnh đó, khi tiến hành phân tích, KTV cũng nên chú trọng hơn tới phương pháp phân tích dọc. Ngoài hai chỉ tiêu thông dụng là Vòng quay Hàng tồn kho và Vòng quay Khoản phải trả thì KTV có thể áp dụng thêm các chỉ tiêu như:
Tỉ lệ Khoản phải trả/ Khoản
phải thu = Số dư khoản phải trả Số dư khoản phải thu
Mặt khác, ngay cả khi thực hiện phân tích ngang thì không chỉ nên giới hạn ở việc phân tích biến động theo thời gian mà có thể phân tích theo không gian. Đơn giản nhất, KTV sẽ tiến hành so sánh số liệu thực tế với số liệu trên dự toán. Phức tạp hơn, KTV nên thu thập thông tin số liệu của công ty tương tự hoặc số liệu trung bình của ngành để làm cơ sở đối chiếu.
Một hướng phân tích khác cũng rất hữu dụng là phân tích chéo giữa các chỉ tiêu có mối liên hệ logic và biện chứng với nhau. Ví dụ, KTV xem xét biến động giá trị khoản phải trả xét trong mối quan hệ với phát sinh tăng của hàng tồn kho trong kỳ, đối chiếu biến động dự toán giá trị sản xuất trong năm với giá trị hàng mua về...
Ngoài ra, KTV có thể phân tích kết hợp các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính. Chẳng hạn như, KTV tính tỷ lệ giữa giá trị hàng mua trong kỳ trên tổng số đơn đặt hàng hoặc giá trị khoản phải trả trên tổng số nhà cung cấp...
Tuy nhiên, khi áp dụng thủ tục phân tích KTV cũng nên chú ý tới một số nội dung như:
Tính khả thi: sẽ là không hợp lý nếu KTV cố gắng thực hiện phân tích hàng mua trong kỳ trong tương quan với giá vốn hàng bán (ví dụ Vòng quay khoản phải trả) đối với một khách hàng đang trong giai đoạn xây dựng cơ bản.
Tính kinh tế: KTV cũng nên đánh giá quan hệ Lợi ích – Chi phí khi thực hiện thủ tục phân tích. Nhiều khi, nếu thực hiện kiểm toán chi tiết mang lại độ tin cậy cao với một chi phí phù hợp thì không nhất thiết cần thực hiện thêm thủ tục phân tích.
Tính tin cậy: thông tin KTV sử dụng để thực hiện phân tích bản thân nó cũng phải có độ tin cậy và trung thực nhất định. Chẳng hạn, số liệu năm trước của khoản phải trả chưa được kiểm toán thì không hẳn đã là cơ sở tốt để KTV phân tích so sánh biến động của chỉ tiêu tương ứng trong năm nay.
Thực hiện hiệu quả thủ tục phân tích trong nhiều trường hợp sẽ là công cụ trợ giúp đắc lực cho KTV trong việc phát hiện và khoanh vùng sai phạm. Ví dụ, trong thực tế, nhiều khi có những sai phạm mang tính chất gian lận rất khó phát hiện, đặc biệt nếu đó là gian lận về tài chính và có sự thông đồng giữa các cấp quản lý. Tuy nhiên, nếu KTV có thể kết hợp việc phân tích giữa các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính thì nhiều khả năng sẽ tìm ra được những gian lận này.
• Thực hiện việc phân bổ Ngưỡng sai phạm trọng yếu cho các khoản mục tùy theo bản chất và quy mô của đối tượng thay vì sử dụng một giá trị cố định
Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ đã được đề cập khá nhiều trong các lý thuyết kiểm toán. Thông thường với các khoản mục không có nguy cơ rủi ro cao tiêu thức phân bổ hay sử dụng là giá trị tiền tệ của khoản mục đó. Ví dụ, việc phân bổ cho khoản phải trả có thể thực hiện theo tiêu thức số dư của tài khoản đó:
Hoặc, KTV có thể gán thêm cho các khoản mục hệ số rủi ro để tăng tính chính xác trong việc phân bổ. Hệ số rủi ro được xác định tùy theo nhận định và phán xét nghề nghiệp của KTV về rủi ro tiềm tàng và kiểm soát của khoản mục. Chẳng hạn:
Threshold cho khoản phải trả = Hệ số rủi ro khoản phải trả
× Số dư khoản phải trả Tổng nguồn vốn (Tổng nợ)
Bằng việc phân bổ giá trị trọng yếu tổng thể cho từng khoản mục tùy theo các tiêu thức KTV có thể có được một cơ sở hợp lý hơn để lập kế hoạch kiểm toán sát với thực tế đồng thời có thể phân bổ chính xác hơn nguồn lực (thời gian, công sức thực hiện). Với những khoản mục có giá trị trọng yếu phân bổ thấp, KTV sẽ tập trung nhiều hơn sự chú ý cũng như thực hiện nhiều các thủ tục kiểm tra chi tiết. Ngược lại, khoản mục có giá trị phân bổ lớn KTV có thể điều chỉnh lại số lượng thủ tục kiểm tra chi tiết, giảm thiểu được các thủ tục không thực sự cần thiết.
• Nâng cao vai trò của các trắc nghiệm kiểm soát.
VACO nên tiến hành các trắc nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá tốt hơn mức độ rủi ro của khách thể kiểm toán. Theo đó, KTV có thể dựa nhiều hơn vào hệ thống KSNB của doanh nghiệp hơn là chi phí nhiều nguồn lực vào các thủ tục kiểm tra chi tiết. Trong tương lai, xu hướng dựa vào kiểm soát nội bộ (Control Base) sẽ dần chiếm vai trò chủ đạo trong các thực hiện kiểm toán hiện đại vì vậy thực hiện các trắc nghiệm kiểm soát do đó có vai trò rất hữu dụng.
Mặt khác, thay vì tập trung tất cả các thủ tục vào một cuộc kiểm toán cuối năm, KTV có thể lên kế hoạch thực hiện trước và riêng rẽ trắc nghiệm kiểm soát vào cuộc kiểm toán giữa niên độ. Khi đó, kết luận thu được sẽ phản ánh chính xác hơn thực tế hoạt động của hệ thống KSNB (bởi trắc nghiệm diễn ra vào thời điểm mọi hoạt động đang diễn ra bình thường, không chịu tác động của các nhân tố khách quan như ngày nghỉ, lễ tết cuối năm), ngoài ra sức ép công việc với KTV cũng vì thế mà giảm bớt.
• Sử dụng hợp lý tỷ giá ngoại tệ khi áp dụng phần mềm kiểm toán AS/2
Như đã đề cập ở trên, một tỷ giá hợp lý khi quy đổi giá trị bằng VNĐ sang USD để có thể tận dụng hết các tiện ích tự động trong phần mềm AS/2 sẽ rất hữu ích. KTV nên áp dụng tỷ giá trung bình thay vì sử dụng tỷ giá tại một thời điểm. Ví dụ nếu cần quy đổi doanh thu sang USD để phần mềm AS/2 tính toán giá trị PM, KTV có thể tính ra tỷ giá quy đổi hợp lý như sau:
Tỷ giá quy đổi = ∑ Tỷ giá cuối tháng i × Doanh thu tháng i Tổng doanh thu
3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp a. Về mặt con người a. Về mặt con người
Về giải pháp nên vận dụng nhiều hơn thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán nói riêng và kiểm toán nói chung, để thực hiện được tốt hơn thủ tục này, các KTV cần được đào tạo và bồi dưỡng nhiều hơn nữa. Không những thế, muốn trong quá trình thực hiện, KTV cần phải thu thập được các thông tin, số liệu từ những năm trước, hay các thông tin từ ngành nghề có liên quan đến các khách hàng kiểm toán. Công việc này là hết sức phức tạp và mất nhiều công sức. Vì thế muốn thực hiện được một cách thuận lợi nhất, cần có sự ủng hộ và cung cấp số liệu từ khách hàng.