Quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

Do vậy, Việt Nam hội nhập WTO là một điều kiện rất thuận lợi đểcác doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc tiếp cận và mở rộng sang nhiều thịtrường, tăng kim ngạch xuất khẩu, mang lại nhiều

Chương 1 TỔNG QUAN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG MAY MẶC XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC CỦA CÔNG TY CPTM KHANG VĨNH

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Thương mại quốc tế là một hoạt động có ý nghĩa hết sức quan trọng tronggiai đoạn hiện nay Đặc biệt là Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế đang phát triểnsâu rộng cùng với các nền kinh tế khu vực và thế giới thì thương mại quốc tế là hoạtđộng không thể thiếu, mang tính chất sống còn của sự phát triển kinh tế đất nước

Do vậy, để mở rộng và phát triển hoạt động thương mại quốc tế, các doanh nghiệpcần đẩy mạnh xuất khẩu sang nhiều quốc gia với nhiều chủng loại mặt hàng Đây làmột chiến lược phát triển kinh tế lâu dài

Hàng may mặc là một trong những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của ViệtNam và có tốc độ tăng trưởng cao qua các năm Hiện nay, hàng may mặc được đánhgiá có khá nhiều tiềm năng cho xuất khẩu do nước ta có nguồn lao động dồi dào,đặc biệt là nhờ cấu trúc dân số trẻ, bên cạnh đó, các doanh nghiệp xuất khẩu hàngmay mặc đã xây dựng tốt mối quan hệ với nhiều nhà nhập khẩu trên thế giới và sảnphẩm may mặc của Việt Nam đã thiết lập được vị thế trên các thị trường khó tínhnhư Mỹ, EU và Nhật Bản Hơn nữa, Việt Nam được đánh giá cao về sự ổn địnhchính trị và an toàn xã hội, có sức hấp dẫn đối với các thương nhân và các nhà đầu

tư nước ngoài Do vậy, Việt Nam hội nhập WTO là một điều kiện rất thuận lợi đểcác doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc tiếp cận và mở rộng sang nhiều thịtrường, tăng kim ngạch xuất khẩu, mang lại nhiều lợi ích cho đất nước.Tuy nhiên,hàng may mặc xuất khẩu theo phương thức gia công, gặp rất nhiều khó khăn vềnguyên phụ liệu để sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ do đóhạn chế về vốn, công nghệ, trang thiết bị, công tác thiết kế mẫu sản phẩm Do vậy,giá trị xuất khẩu chưa cao, còn phụ thuộc nhiều vào nhập khẩu nguyên phụ liệuphục vụ cho sản xuất Để tận dụng những cơ hội và giảm bớt các khó khăn, cácdoanh nghiệp xuất khẩu nói chung và các doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặcnói riêng việc quan tâm, đầu tư hơn vào việc tổ chức, quản lý, điều hành, giám sátcác hoạt động xuất khẩu để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của doanhnghiệp mình là rất cần thiết Một trong những vấn đề quan trọng của hoạt động xuất

khẩu đó là thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi lựa chọn được đối tác nhập khẩu,các doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng Sau khi kí kết hợpđồng, dựa vào kế hoạch thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành tổ chứcthực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc đầu tiên mà tất cả các doanh nghiệp xuất khẩucần phải tiến hành là khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu Đây là công tác không thể thiếuđược trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu có vai tròhết sức to lớn, nó là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt cáckhâu tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng Chuẩn bị hàng xuất khẩu ảnhhưởng trực tiếp đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến tiến

độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nếu chuẩn bịhàng không được thực hiện chu đáo thì sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp, không đảmbảo được số lượng, chất lượng sản phẩm như trong hợp đồng, giảm uy tín doanhnghiệp đối với đối tác

Công ty CPTM Khang Vĩnh là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuấtkhẩu hàng may mặc, chịu sự cạnh tranh từ các đối thủ lớn như: Trung Quốc, TháiLan, Malayxia…Việc mở rộng và phát triển thị trường còn nhiều khó khăn và còngặp nhiều vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hàng để thực hiện hợp đồng Do vậy,công tác chuẩn bị hàng còn gặp nhiều trở ngại, ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu

Xuất pháp từ lý do trên, tác giả đã nghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh”

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Liên quan đến đề tài nghiên cứu của khóa luận, trong thời gian qua đã có một

số công trình nghiên cứu đã được công bố như sau:

Luận văn tốt nghiệp của Lê Thị Huyền (2011), Hoàn thiện quy trình chuẩn

bị hàng gia dụng xuất khẩu sang thị trường Châu Âu tại công ty CP gia dụng Goldson Nghiên cứu này đã phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp đối với

quy trình chuẩn bị hàng gia dụng xuất khẩu tại công ty CP gia dụng Goldson

Luận văn tốt nghiệp của Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh Đề tài nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp

đề xuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trườngTrung Quốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh.

Tuy nhiên chưa có đề tài nào tập trung nghiên cứu về quản trị quy trìnhchuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM KhangVĩnh Vấn đề nghiên cứu của tác giả là vấn đề mang tính mới và có giá trị lý luận vàthực tiễn

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩusang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Nội dung: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn

bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

- Thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn 2008 – 2011, định hướng đến năm2015

- Không gian: Nghiên cứu tại công ty CPTM Khang Vĩnh và thị trường Đức

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Tác giả thu thập dữ liệu từ phòng kế toán, phòng kinh doanh – XNK, phòngnhân sự của công ty trong giai đoạn từ 2008 – 2011 về tình hình hoạt động SXKD

của công ty, hoạt động XNK, các thị trường xuất khẩu, các mặt hàng xuất khẩu chủyếu, các dữ liệu về tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh đó, tác giảcòn thu thập dữ liệu từ các website, sách báo, giáo trình có liên quan đến các hoạtđộng XNK và công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu.

 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn những đối tượng trực tiếp quản lý quy trìnhthực hiện hợp đồng trong đó có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu, đó là, Ông ĐàoMinh Đại, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc công ty CPTM Khang Vĩnh; ÔngNguyễn Đức Thăng, Trưởng phòng kinh doanh - XNK Nội dung phỏng vấn xoayquanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thịtrường Đức tại công ty, đánh giá từng khâu, những thuận lợi, khó khăn mà công tygặp phải Bên cạnh đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tácchuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty tại nhà xưởng sản xuất và phòng kinh doanh –XNK

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Đối với dữ liệu thứ cấp: tác giả tổng hợp tài liệu liên quan về công tác chuẩn

bị hàng, các bảng kết quả sản xuất kinh doanh, XNK của công ty

Đối với dữ liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp các bài phỏng vấn, từ đó đánh giáđược những thành công, tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu củacông ty

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, các danh mục và các phụ lục thì các đề tàibao gồm 4 chương:

Chương 1.Tổng quan của việc nghiên cứu quản trị quy trình chuẩn bị hàng

may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Chương 2 Cơ sở lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Chương 3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc

xuất khẩu sang thị trường Đức của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Chương 4 Định hướng phát triển và đề xuất về quản trị quy trình chuẩn bị

hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Quản trị

Theo Robbins, S.P và Coultar, M.(1996) thì “Quản trị là tiến trình hoạchđịnh, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổchức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu

đã đề ra”

 Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu

và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

 Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lựccon người và những nguồn lực khác của tổ chức Mức độ hiệu quả của tổ chức phụthuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu

 Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với cácthuộc câp cũng như sự giao việc cho những người khác làm Bằng việc thiết lập môitrường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn

 Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang điđúng mục tiêu đã đề ra Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thìnhững nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết

2.1.2 Hợp đồng thương mại quốc tế

Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 243) thì “Hợp đồng thương mại quốc tế là sựthỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc giakhác nhau”

Bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hànghóa và dịch vụ, là sự thỏa thuận của các bên kí kết hợp đồng Hợp đồng thương mạiquốc tế xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kếtthực hiện các nội dung đó, nó xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trongquá trình giao dịch thương mại

2.1.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 262) thì “Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bịhàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và

có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng TMQT”

Chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu,bao bì bao gói, kẻ ký mã hiệu hàng hóa

2.1.4 Tập trung hàng xuất khẩu

Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 262,263) thì “Tập trung hàng xuất khẩu là tậptrung thành từng lô hàng đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm,tối ưu hóa được chi phí” Tập trung hàng xuất khẩu là một hoạt động quan trọng củadoanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xuất khẩu Nhưng tùy thuộc vào từng loại hìnhdoanh nghiệp với các đặc trưng khác nhau mà quá trình tập trung hàng xuất khẩucũng khác nhau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình xuất khẩu

2.1.5 Bao bì đóng gói

Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 280,281) thì “Bao bì là một loại vật phẩm dùng

để bao gói và chứa đựng hàng hóa, hạn chế những tác động của môi trường bênngoài nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đồng thời có tácdụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng”

2.1.6 Kẻ ký mã hiệu

Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 283) thì “ Ký mã hiệu là những ký hiệu bằngchữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm cung cấp các thông tincần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa Kẻ ký

mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuấtkhẩu”

2.2 Lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các bước sau: Một là tập trunghàng xuất khẩu Hai là bao bì đóng gói Ba là kẻ ký mã hiệu hàng hóa

Thứ nhất, tập trung hàng xuất khẩu

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì doanh nghiệp này sẽ tiếnhàng trực tiếp sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình Để tập trung hàng xuấtkhẩu, căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩu được quy định trong hợp đồng xuất

khẩu để có kế hoạch về nguyên vật liệu và các nguồn lực cần thiết phục vụ cho sảnxuất

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thì thường không tự sản xuất mà tập trunghàng từ các nguồn hàng xuất khẩu Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năngcung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho xuất khẩu

Quá trình tập trung hàng xuất khẩu được mô tả qua các bước sau:

 Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu

Trên cơ sở kế hoach xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu về hàngxuất khẩu: số lượng, chủng loại, yêu cầu về chất lượng, bao bì, lịch trình giao hànglàm cơ sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trung xuất khẩu

 Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu

Các loại nguồn hàng được phân loại theo các tiêu thức sau:

- Theo khối lượng hàng hóa được mua: Theo tiêu thức này thì nguồn hàngđược chia thành nguồn hàng chính và nguồn hàng phụ

+ Nguồn hàng chính: Là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượnghàng lớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu Nguồn hàng nàyquyết định nhiều đến năng lực và lợi nhuận cho doanh nghiệp nên phải quan tâm và

có chính sách đặc biệt để bảo vệ nguồn hàng đảm bảo ổn định và phát triển bềnvững nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh

+ Nguồn hàng phụ: Là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hànghóa xuất khẩu của doanh nghiệp Nguồn hàng này không quyết định nhiều đếndoanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp, tuy nhiên cần phải chú ý đến khả năngphát triển nguồn hàng này thành các nguồn hàng chính trong tương lai, để tăng sốlượng nguồn hàng chính, tăng khả năng xuất khẩu, mở rộng mặt hàng và thị trườngxuất khẩu cho doanh nghiệp

- Theo đơn vị giao hàng: Nguồn hàng xuất khẩu được chia thành :

+ Các công ty liên doanh: Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinhdoanh vì các sản phẩm luôn được cải tiến

+ Các doanh nghiệp tư nhân, các hợp tác xã, hộ gia đình: Các nguồn hàng cóquy mô nhỏ, chất lượng sản phẩm không đồng nhất… nhưng cũng có khả năngcung cấp các hàng gia công cho xuất khẩu

- Theo khu vực địa lý: Nguồn hàng cung cấp dựa trên dấu hiệu vùng, miền,thành phố, tỉnh…

- Theo mối quan hệ với nguồn hàng: Theo tiêu thức này thì nguồn hàng xuấtkhẩu được chia làm ba nhóm:

+ Nguồn hàng truyền thống: Là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệgiao dịch mua bán từ lâu, thường xuyên, liên tục và có tính ổn định cao

+ Là nguồn hàng mà doanh nghiệp có giao dịch và khai thác, có thể sẽ pháttriển thành nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúp doanh nghiệp mởrộng phạm vi và phát triển kinh doanh

+ Nguồn hàng không thường xuyên: Là nguồn hàng doanh nghiệp chỉ giaodịch qua các thương vụ, không mang tích liên tục

 Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu

Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và phát triển kinh doanh phảinghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua hàng xuấtkhẩu được tối ưu là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềmnăng

- Những nguồn hàng hiện hữu: Là những nguồn hàng đang tồn tại và sẵnsàng cung cấp hàng hóa để xuất khẩu, là những nguồn hàng có năng lực, có kinhnghiệm trong khai thác hàng xuất khẩu, nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn

- Những nguồn hàng tiềm năng: Là những nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc

đã xuất hiện nhưng không phải là nguồn hàng xuất khẩu nhưng có khả năng trởthành nguồn hàng xuất khẩu Như vậy các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩuphải tạo điều kiện đầy đủ cho các nguồn hàng tiềm năng trở thành nguồn hàng xuấtkhẩu để cung cấp những sản phẩm mới cho xuất khẩu

Nội dung nghiên cứu là phải nhận dạng được tất cả các nguồn hàng xuấtkhẩu hiện hữu và nguồn hàng tiềm năng, tiến hành phân loại nguồn hàng và tiếnhành nghiên cứu theo những nội dung: Khả năng sản xuất của nguồn hàng; tiềm lựctài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng; năng lực quản lý; khả năng phát triển

và đổi mới mặt hàng; khả năng tiếp cận nguồn hàng

 Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu

- Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thểmua hàng xuất khẩu thông qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế

- Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu: Gia công là hìnhthức doanh nghiệp xuất khẩu giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sảnxuất, để đơn vị sản xuất làm thành thành phẩm, giao lại cho bên doanh nghiệp xuấtkhẩu và nhận phí gia công Với hình thức này quyền sở hữu nguyên vật liệu thuộc

về doanh nghiệp xuất khẩu, cho nên doanh nghiệp xuất khẩu phải có các biện pháp

để kiểm soát nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm Quan hệ giữa doanh nghiệpxuất khẩu và đơn vị gia công là quan hệ hợp đồng gia công hàng xuất khẩu

- Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu: Đây là hình thức các doanhnghiệp xuất khẩu liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu,trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên tham gia và lợi cùng hưởng, lỗ cùngchịu

- Xuất khẩu ủy thác: Trong hình thức bên có hàng xuất khẩu gọi là bên ủythác, doanh nghiệp nhận hàng xuất khẩu gọi là bên nhận ủy thác Xuất khẩu ủy thác

là bên nhận ủy thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hóa với chiphí của bên ủy thác Trong trường hợp này doanh nghiệp xuất khẩu chắc chắn cóhàng giao dịch cho khách hàng để thực hiện hợp đồng xuất khẩu

- Tự sản xuất hàng xuất khẩu : Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp

tự sản xuất trực tiếp tiến hành các sản phẩm của mình, hoặc các doanh nghiệpthương mại kinh doanh hàng xuất khẩu tự sản xuất hàng xuất khẩu nhằm tự chủtrong hoạt động kinh doanh của mình

 Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu

Bao gồm hệ thống các chi nhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vậnchuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản lý… để đảm bảo cung cấp đúng hànghóa, đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mụctiêu của tổ chức hợp lý hệ thống

Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là: đặc điểm mặt hàng, đặc điểm nguồnhàng, hình thức giao dịch

Để hệ thống tập trung hàng hóa xuất khẩu hoạt động có hiệu quả, cần phảithiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống theo kế hoạch Cụ thể là:

+ Thiết lập hệ thống kênh thu mua hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặthàng, nhóm hàng hoặc theo từng khu vực địa lý khác nhau

+ Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh để đảm bảo khả năngtiếp nhận và giải tỏa nhanh đảm bảo dòng vận động của hàng hóa cũng như bảoquản tốt chất lượng hàng hóa

+ Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với sốlượng hàng thu mua, tối ưu hóa dòng vận động hàng hóa với chi phí thấp nhất + Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ,

có trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để pháthuy được hiệu lực của hệ thống

+ Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý

và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thờiphát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lýkịp thời đạt hiệu quả cao

Thứ hai, bao gói hàng xuất khẩu

 Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói

- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển,bảo quản hàng hóa đến tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo

- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thịhiếu tiêu dùng của thị trường xuất khẩu cũng như tập quán của ngành hàng

- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiệntrong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm

- Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phísản xuất và đóng gói bao bì, sự tương quan giữa khối lượng bao bì và khối lượnghàng hóa trong quá trình vận chuyển…

Xuất phát từ yêu cầu về bao bì hàng xuất khẩu Khi lựa chọn bao bì đóng góicần căn cứ vào các cơ sở khoa học sau: căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết, điềukiện vận tải, điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng

 Đóng gói hàng hóa

Để đóng gói hàng hóa xuất khẩu cần phải kế hoạch hóa nhu cầu bao bì, nghĩa

là phải xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và

có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng thờiđiểm

Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói kín

và đóng gói hở Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp Khiđóng gói hàng hóa yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật, hàng hóa được xếp gọngàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì,đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản

Thứ ba, kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu

 Mục đích của kẻ ký mã hiệu

Mục đích của kẻ ký mã hiệu là đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giaohàng, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa

 Yêu cầu của kể ký mã hiệu

- Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng mục đích yêu cầu đề ra

- Kẻ ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sửdụng tối đa các ký hiệu đã được chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu

- Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa Phải dùngvật liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo chất lượng của các mã hiệu nhưngkhông làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

 Nội dung của kẻ ký mã hiệu hàng hóa

- Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên người nhận,tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyểnhàng, số hiệu kiện hàng

- Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như: Tên nước vàtên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vậntải, tên tàu, số hiệu chuyến đi

- Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như:Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau,hướng xếp hàng hóa, không được móc…

- Mã số mã vạch của hàng hóa…

2.3 Phân định nội dung nghiên cứu của đề tài

Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: Lập kế hoạch; Tổ chứcthực hiện; Giám sát và điều hàng quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Chuẩn bị hàng xuất khẩu là công việc rất cần thiết, nó ảnh hưởng trực tiếpđến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến tiến độ giao hàng vàđến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Do vậy, cần phải lập kế hoạch

cụ thể, rõ ràng cho công tác này

Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước đầu tiên trong quản trị quytrình chuẩn bị hàng xuất khẩu Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối vớiquá trình thực hiện hợp đồng nói chung và công tác chuẩn bị hàng nói riêng Nó xácđịnh được mục tiêu, xác định rõ những công việc cụ thể, thời điểm tiến hành, kếtthúc, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất

 Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tindựa vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng,quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xácđịnh đúng nội dung công việc Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tếdoanh nghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có

Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch

Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanhnghiệp tiến hành lập kế hoạch Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dungcông việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến

độ như đã ký kết trong hợp đồng Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp

Thứ ba, trình duyệt kế hoạch

Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo,các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa,được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện

 Nội dung của kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch vànguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất Còn đốivới doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xácđịnh nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thứcgiao dịch hàng xuất khẩu Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phảidựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chấtlượng, chủng loại và thời hạn giao hàng

Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầutiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mụctiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa,doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hànghóa cần bao gói

2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước thứ hai sau khi

đã lập kế hoạch cho công tác chuẩn bị hàng Tổ chức thực hiện là quá trình tạo ramột cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức, thông qua đó chophép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức Tổchức thực hiện bao gồm việc thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sựcho một tổ chức Các công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, ngườinào làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các

bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiếtlập ra sao Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạtđộng đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù lập kế hoạch tốt

Chuẩn bị hàng xuất khẩu được tổ chức thực hiện gồm các nội dung: Tậptrung hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mã hiệu hàng hóa

Tập trung hàng xuất khẩu: Tiến hàng sản xuất sản phẩm để xuất khẩu nếu là

doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu Nếu là doanh nghiệp xuất khẩu thì tiến hàng tậptrung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu theo như kế hoạch đã lập

Bao gói hàng xuất khẩu: Trong TMQT, không ít hàng hóa để trần hay để rời,

nhưng đại bộ phận hàng hóa yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận

chuyển và bảo quản Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì là khâu rất quan trọngtrong việc chuẩn bị hàng hóa Đóng gói bao bì được tổ chức thực hiện dựa trên hợpđồng đã ký kết, căn cứ vào loại hàng hóa cần bao bì, điều kiện vận tải, điều kiệnpháp luật và tập quán ngành hàng Dựa vào kế hoạch về bao bì và lựa chọn các hìnhthức đóng gói, doanh nghiệp tiến hành đóng gói theo đúng kỹ thuật Hàng hóa phảiđược xếp gọn gàng trong bao bì, đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp vậnchuyển và bảo quản.

Kẻ ký mã hiệu: Sau khi bao gói xong, doanh nghiệp tiến hành kẻ ký mã hiệu

trên các bao bì Tiến hành kẻ ký mã hiệu cần chính xác, thông tin đầy đủ, mã vạchphải rõ ràng, đảm bảo đúng kỹ thuật

2.3.3 Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là khâu không thể thiếu trongquản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Giám sát là một hệ thống báo động sớm,cảnh tỉnh về các công việc để đảm bảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn Giám sátphải thiết lập hệ thống thu thập thông tin về các công việc để theo dõi tiến độ vàthời gian biểu của các công đoạn để thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao Giám sátgiúp cho doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng, thời gian tiến hành và hạn chếđược rủi ro tranh chấp

Nội dung của giám sát quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: giám sát các nguồnhàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượng của từng chủng loại, sự tuânthủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu, thời gian, địa điểm tập trunghàng để giao

 Điều hàng quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Điều hành là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đềkhông tính trước được Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hàng, thườngxuyên xuất hiện các tình huống phát sinh Điều hành quy trình chuẩn bị hàng là giảiquyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tìnhhình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có

Chuẩn bị hàng là nhiệm vụ quan trọng của người bán, phải tập trung lô hàng

đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, phù hợp về bao bì và đúng thời hạn giao

hàng Nhưng vì nhiều lý do, gần đến ngày giao hàng người bán mới phát hiện rarằng mình khó khăn trong tiến độ giao hàng, hoặc bán hàng bị sai chủng loại, hoặcmột phần hay toàn bộ lô hàng không phù hợp về chất lượng hoặc không phù hợp vềbao bì Một vấn đề đặt ra rằng người bán phải điều hành vấn đề này như thế nào đểthực hiện tiếp hợp đồng đảm bảo hiệu quả nhất Dù người bán có điều hành như thếnào thì vấn đề này cũng sẽ được thông báo cho người mua, để thỏa thuận với ngườimua cùng giải quyết và người mua cũng phải nghiên cứu và điều hành vấn đề nàynhư thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng cho tối ưu nhất

Chương 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN

BỊ HÀNG MAY MẶC XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC CỦA CÔNG TY CPTM KHANG VĨNH

3.1 Giới thiệu về Công ty CPTM Khang Vĩnh

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Công ty CPTM Khang Vĩnh được thành lập vào ngày 24/08/2007, tên giaodịch là Khang vinh trading joint stock company, tên viết tắt là KHANGVINH JSC.,điện thoại: 04.8351335, fax: 04.7716871 Trụ sở chính của công ty tại: Số 744,đường La Thành, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội Công ty có chi nhánhtại Hải Phòng, địa chỉ: 13/5 đường Nguyễn Trãi, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền,

TP Hải Phòng Lĩnh vực chính của công ty là nhập khẩu vải, các nguyên phụ liệu,sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc

 Năm 2007 và 2008, khi mới thành lập công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnhvực nhập khẩu vải, các nguyên phụ liệu, sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc Nhậpnguyên vật liệu từ Trung Quốc, Đài Loan, xuất khẩu sang thị trường Đức Hoạtđộng một số lĩnh vực khác như: Vận tải hàng hóa; kinh doanh nhà hàng, khách sạn;mua, bán, kí gửi hàng hóa

 Năm 2009, công ty mở rộng sang các lĩnh vực khác của công ty như: Xâydựng công trình dân dụng, công nghiệp, dịch vụ mối giới, xúc tiến, lữ hành…

 Năm 2010, công ty mở rộng xuất khẩu sang thị trường Mỹ

 Năm 2011 cho đến nay, công ty vẫn đang tiếp tục phát triển kinh doanh cáclĩnh vực và đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm sang thị trường Mỹ

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:

- Kinh doanh hàng may mặc;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;

- Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng đường thủy, đường bộ,đường sắt theo hợp đồng, hoặc theo tuyến cố định;

- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống;

- Đại lý mua, bán, kí gửi hàng hóa…

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Công ty CPTM Khang Vĩnh hoạt động có những bộ phận, phòng ban đượcphân cấp theo chức năng, gồm có: Đại hội đồng cổ đông, Chủ tịch hội đồng quản trịkiêm giám đốc, Ban kiểm soát, các phòng ban gồm: Phòng kinh doanh, XNK;Phòng kế toán, Phòng nhân sự, Phòng hành chính, Phân xưởng sản xuất

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CPTM Khang Vĩnh

Để đánh giá hiệu quả hoạt động SXKD thì phải xem xét chỉ tiêu doanh thu

và lợi nhuận Trong những năm qua, công ty CPTM Khang Vĩnh đã có nhiều bướcphát triển Thành lập trong điều kiện hội nhập kinh tế sâu rộng, công ty có nhiềuthuận lợi nhưng bên cạnh đó cũng không ít gặp phải những khó khăn Tuy nhiên,trong 3 năm từ 2009 đến 2011 doanh thu của công ty có xu hướng tăng lên Cụ thểkết quả của hoạt động SXKD thể hiện qua bảng số liệu sau:

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động SXKD của công ty giai đoạn 2008– 2011

Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty CPTM Khang Vĩnh năm 2008 - 201 1

Nhìn vào bảng kết quả hoạt động SXKD của công ty ta thấy, trong khoảng

từ năm 2008 đến 2009, doanh thu và lợi nhuận của công ty giảm nhẹ Sở dĩ doanhthu và lợi nhuận sau thuế trong năm 2009 giảm so với năm 2008 vì cuộc khủnghoảng kinh tế thế giới diễn ra vào cuối năm 2008 đầu năm 2009 đã ảnh hưởng đếnhoạt động SXKD của công ty Khủng hoảng lan rộng ra toàn thế giới, nền kinh tếcủa các nước đều bị ảnh hưởng dẫn đến hoạt động SXKD giảm sút Các đơn đặthàng từ đối tác giảm, do đó, làm giảm doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty

Trong giai đoạn từ 2010 đến 2011 thì doanh thu và lợi nhuận sau thuế tănglên qua các năm Bởi vì, cuối năm 2009 và đầu năm 2010 thì nền kinh tế được phụchồi sau cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới Mặt khác, công ty cũng mở rộng lĩnhvực kinh doanh và thị trường xuất khẩu

3.2.2 Hoạt động xuất khẩu hàng may mặc của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai đoạn 2008 - 2011

Công ty tuy chỉ mới hoạt động được gần 5 năm nhưng với sự nỗ lực hếtmình, công ty đạt được kết quả khá tốt trong hoạt động xuất khẩu hàng may mặc.Kết quả hoạt động xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010 được thể hiện

qua biểu sau:

Đơn vị: Nghìn USD

Biểu 3.1 Kim ngạch xuất khẩu của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai đoạn

2008 - 2011

Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty CPTM Khang Vĩnh năm 2008 - 2011

Nhìn vào biểu 3.1 trên ta thấy, thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty làthị trường Đức Đến năm 2010, công ty mở rộng thị trường sang thị trường Mỹ.Kim ngạch xuất khẩu của công ty giảm từ năm 2008 đến năm 2009 Cuộc khủnghoảng kinh tế thế giới vào cuối năm 2008, đầu 2009 đã ảnh hưởng đến tình hìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các đơn đặt hàng giảm đi, tình trạnghoạt động sản xuất gặp nhiều khó khăn do vậy, kim ngạch xuất khẩu của công tygiảm trong năm 2009 Tuy nhiên sang cuối năm 2009 cho đến hết năm 2011, nềnkinh tế được hồi phục sau cuộc khủng hoảng, công ty dần ổn định hoạt động sảnxuất kinh doanh, đặc biệt, năm 2010, công ty mở rộng thị trường xuất khẩu sang

Mỹ, vì thế mà kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng lên và liên tục tăng từ năm

2009 đến 2011

Đối với cơ cấu mặt hàng xuất khẩu, công ty chủ yếu xuất khẩu sang thị

trường Đức các sản phẩm là quần âu và quần bò nữ, bên cạnh đó, công ty còn xuấtkhẩu quần bò nam Với thị trường Mỹ thì công ty chỉ mới xuất khẩu mặt hàng quần

bò nam Cơ cấu sản phẩm xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2010 – 2011 thểhiện cụ thể qua biểu sau:

Biểu 3.2 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai

đoạn 2010- 2011

Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty CPTM Khang Vĩnh năm 2010– 2011

Qua biểu 3.2, ta thấy mặt hàng quần bò nữ chiếm tỉ trọng nhiều nhất trongtổng kim ngạch xuất khẩu, cụ thể là năm 2010, xuất khẩu quần bò nữ chiếm 39%,năm 2011 chiếm 38% Sang năm 2010 và 2011, xuất khẩu quần bò nam tăng lên từ28% năm 2010 lên 30% vào năm 2011, do công ty mở rộng thị trường sang Mỹ vàchỉ xuất khẩu sản phẩm này vào thị trường Mỹ

3.3 Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

Qua kết quả phỏng vấn trực tiếp các đối tượng trực tiếp quản lý quy trìnhthực hiện hợp đồng trong đó có quy trình chuẩn bị hàng và bằng phương pháp khảosát thực tế tại công ty thì công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuấtkhẩu được tiến hành trên ba bước cụ thể là: Lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; giámsát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức

3.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

Lập kế hoạch là công việc có ý nghĩa hết sức rất quan trọng đối công tácquản trị nói chung và công tác quản trị quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu nói riêng

Bộ phận kế hoạch sẽ là người trực tiếp thực hiện công việc này Để có được một kếhoạch công tác chuẩn bị hàng hiệu quả, bộ phận lập kế hoạch của công ty thực hiệnqua ba bước như sau:

 Chuẩn bị lập kế hoạch: Sau khi nhận được hợp đồng đã kí kết với đối tác,dựa vào các điều khoản trong hợp đồng, bộ phận kế hoạch sẽ chuẩn bị cho kế hoạchchuẩn bị hàng để xuất khẩu sang cho đối tác Trong giai đoạn này, các nhân viên sẽthu thập những thông tin cần thiết cho quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu,phân tích các yếu tố thuộc về đối tác, thuộc về doanh nghiệp như khả năng SXKDhiện tại, các nguồn lực…để từ đó nghiên cứu đưa ra các nội dung cụ thể cho côngtác lập kế hoạch phù hợp với những yêu cầu của đối tác Từ việc nghiên cứu nhữngthông tin về đối tác, công ty nhận thấy rằng người tiêu dùng của Đức không quá đòihỏi vào kiểu cách mà quan trọng là chất lượng sản phẩm và sự kỳ công của nhà sảnxuất nhằm tạo sự khác biệt của sản phẩm, do vậy, công ty sẽ có kế hoạch về sảnxuất tập trung vào chất lượng của sản phẩm Bên cạnh đó, bộ phận sẽ nghiên cứu vàchuẩn bị kế hoạch về trang thiết bị máy móc, nhân lực để phục vụ cho sản xuất, đápứng kịp thời đơn đặt hàng của đối tác.

 Tiến hành lập kế hoạch: Sau khi đã phân tích khả năng của công ty, tìm hiểu

về đối tác, về yêu cầu của hợp đồng, bộ phận kế hoạch tiến hành lập kế hoạch chocông tác chuẩn bị hàng Trước tiên là xác định các các chỉ tiêu cần đạt được trongcông tác chuẩn bị hàng về số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu củahàng may mặc xuất khẩu Xác định rõ thời gian tiến hành và kết thúc Công tyCPTM Khang Vĩnh là công ty sản xuất, xuất khẩu do vậy, bộ phận kế hoạch cần lên

kế hoạch về nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, trang thiết bị máy móc

- Kế hoạch về nguyên phụ liệu: Nguyên liệu gồm vải và các phụ liệu như kẹpnhựa, cúc đính, khóa kéo,…của công ty có kế hoạch là nhập khẩu chủ yếu từ TrungQuốc và Đài Loan Ngoài ra, công ty có kế hoạch sử dụng các phụ liệu trong nướcnhư chỉ may, nhãn dệt, chun…do một số công ty cung cấp như: Công ty TNHH sảnxuất TM và DV An Quân; Công ty TNHH Thanh Dũng; Công ty TNHH bao bìMinh Đức; Công ty CP sản xuất nhãn mác và phụ liệu Dệt may Thanh Bình; Từnhững nhà cung cấp này, bộ phận sẽ lên kế hoạch về số lượng và chất lượng về cácloại nguyên phụ liệu, có kế hoạch về thời gian nhập khẩu để đáp ứng đúng tiến độchuẩn bị hàng xuất khẩu

- Kế hoạch về nguồn lực: Hiện tại, công ty đang có tổng số công nhân viên là

141 người Bộ phận cần lên kế hoạch phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý với từng

công việc, đặc biệt là trong phân xưởng, cần phân bổ nguồn lực hợp lý tạo thànhmột dây chuyền sản xuất chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng đúng thời gian quy định.

- Kế hoạch về trang thiết bị máy móc: Đây là yếu tố không thể thiếu để sảnxuất hàng may mặc Máy móc phục vụ sản xuất cần phải trang bị đầy đủ, đáp ứngnhu cầu của đơn đặt hàng Trang thiết bị phục vụ cho sản xuất hàng may mặc chủyếu phải nhập khẩu vì trong nước chưa có để đáp ứng cho các doanh nghiệp Công

ty lên kế hoạch nhập khẩu các trang thiết bị từ các nước có uy tín, công nghệ pháttriển cao như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…

Để lập kế hoạch về nguyên vật liệu, nhân lực, trang thiết bị máy móc thì bộphận kế hoạch cần có kế hoạch về ngân sách, tài chính để phân bổ nguồn vốn mộtcách hợp lý, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình

 Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi đã được lập thì bộ phận kế hoạchphải trình duyệt lên ban lãnh đạo Đặc biệt là trưởng phòng kinh doanh – XNK làngười phụ trách trực tiếp trong công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu Kế hoạch chỉđược đi vào thực hiện khi đã có sự góp ý, bổ sung, chỉnh sửa và phê duyệt của banlãnh đạo cấp cao của công ty

3.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

Sau khi kế hoạch đã được ban lãnh đạo phê duyệt và thông qua thì bộ phậnchuẩn bị hàng xuất khẩu sẽ xem xét và tiến hành thực hiện các công việc chuẩn bịhàng xuất khẩu gồm: tập trung hàng xuất khẩu, bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mãhiệu hàng xuất khẩu

 Tập trung hàng may mặc xuất khẩu

Để thực hiện công việc này, công ty tiến hành sản xuất sản phẩm dựa trênnguồn nhân lực, các nguyên phụ liệu, trang thiết bị máy móc đã được nhập khẩu và

tổ chức tập trung hàng xuất khẩu

 Sản xuất hàng may mặc xuất khẩu

Tất cả các sản phẩm may mặc bao gồm quần bò nữ, quần âu nữ, quần bònam xuất khẩu sang thị trường Đức là do công ty tiến hành sản xuất Nguồn nguyênliệu chính truyền thống của công ty chủ yếu được nhập khẩu Trung Quốc và một số