4.2.2.1. Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức
Kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước đầu tiên của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Có được bản kế hoạch hoàn hảo thì công tác chuẩn bị hàng của công ty sẽ đạt hiệu quả rất cao. Công ty đã có bộ phận lập kế hoạch tuy nhiên công tác lập kế hoạch vẫn còn gặp nhiều hạn chế trong công tác xác định số lượng, chất lượng nguyên phụ liệu nhập khẩu từ Trung Quốc, thực hiện công việc và xác định phương pháp giám sát, kiểm tra. Để giảm bớt những hạn chế trên, công ty cần có những giải pháp sau:
Lập kế hoạch cho nguyên phụ liệu nhập khẩu
- Dựa vào điều khoản tên hàng, quy cách phẩm chất trong hợp đồng đã kí kết với đối tác, bộ phận phải phân tích về tiêu chuẩn nguyên phụ liệu, tiêu chuẩn các nhà cung ứng, để đảm bảo nguyên phụ liệu đạt chất lượng.
- Xác định đúng số lượng cần thiết để thực hiện đơn đặt hàng. Công ty cần đầu tư nguồn lực cho bộ phận lập kế hoạch:
+ Tuyển dụng nhân viên lập kế hoạch có kinh nghiệm, có năng lực.
+ Đầu tư trang thiết bị, các phần mềm tính toán, ước lượng, có liên quan đến việc xác định được số lượng nguồn hàng, nguồn nguyên phụ liệu để có được sự tính toán chính xác, giảm bớt chi phí.
- Các đối tác bên Trung Quốc là những bạn hàng lâu năm, tuy nhiên, công ty không được chủ quan, cần chủ động tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu để đảm bảo nguồn nguyên phụ liệu đủ về số lượng, đúng về phẩm chất, đúng thời gian giao hàng, phục vụ tốt nhất cho khâu sản xuất.
Lập kế hoạch về cách thức thực hiện công việc
- Bộ phận cần phải lập một bản kế hoạch một cách chi tiết về cách thức thực hiện công việc. Công việc này bao gồm những hoạt động gì? Ai làm? Bộ phận nào phụ trách? Sử dụng những gì? Cách thức thực hiện ra sao?. Bản kế hoạch về cách thức thực hiện công việc càng chi tiết càng có hiệu quả, giúp cho trong quá trình thực hiện tránh được nhiều sai sót.
- Phải mô tả được tiêu chuẩn công việc. Bản kế hoạch cần cụ thể các tiêu chuẩn công việc, chỉ ra công việc này thì có tiêu chuẩn gì đối với người thực hiện công việc. Có như vậy mới xác định được đối tượng cho từng công việc, đúng người đúng việc.
- Phải lên kế hoạch phối hợp công việc giữa công nhân và vận hành máy móc. Sản xuất trên dây chuyền, các khâu phải liên tục, tạo hiệu quả trong quá trình sản xuất hàng may mặc xuất khẩu.
Lập kế hoạch về phương pháp giám sát
- Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu có nhiều công đoạn, công ty cần xác định công đoạn nào cần giám sát nhiều như: nhập khẩu nguyên phụ liệu, khâu đóng gói, kẻ ký mã hiệu…Công ty phải có kế hoạch cụ thể, việc làm cụ thể nhằm giám sát một cách liên tục, đạt hiệu quả.
- Công ty nên lập kế hoạch đầu tư hệ thống giám sát từ trên xuống, phối hợp các cấp quản lý trong công ty, phân quyền rõ ràng trong việc giám sát quy trình.