Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh

Các nhàđầu tư quốc tế đã tin tưởng hơn vào điểm đầu tư đầy tiềm năng và hấp dẫn này.Điềunày cho phép chúng ta vươn lên tầm cao của thế giới, sánh vai với các cường quốcnăm châu.Nó mang l

TÓM LƯỢC

Trong xu thế hội nhập với nền kinh tế thế giới WTO.Nền kinh tế nước ta đang ngàycàng phát triển, các doanh nghiệp đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thịtrường.Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng đắn về phương hướng phát triển kinh tế của Đảng,Nhà nước cũng thể hiện được các mục tiêu, chiến lược phát triển của các doanhnghiệp Nó góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa , hiện đại hóa đất nước vàđưa nước ta đi theo đúng định hướng xã hội chủ nghĩa.Nền kinh tế Việt Nam đã vàđang hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới Hình ảnh cũng như thế lực cả về kinh

tế, chính trị, văn hóa Việt Nam đang được cải thiện trong mắt bạn bè quốc tế Các nhàđầu tư quốc tế đã tin tưởng hơn vào điểm đầu tư đầy tiềm năng và hấp dẫn này.Điềunày cho phép chúng ta vươn lên tầm cao của thế giới, sánh vai với các cường quốcnăm châu.Nó mang lại cho chúng ta nhiều cơ hội, đồng thời cũng đem đến nhiều tháchthức cho chúng ta.Và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra hết sức gay gắt vàkhốc liệt.Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng có

sự cải tiến và đổi mới trong hoạt động kinh doanh mà trong đó hoạt động kiểm soátbán hàng đóng vai trò rất quan trọng.Nó là một hoạt động cụ thể gắn liền với nghiệp

vụ tác nghiệp nhằm thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp đã đang và sẽ gặpphải trong hoạt động bán hàng là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp đilên.Đồng thời việc nghiên cứu vấn đề này sẽ tạo điều kiện giúp cho sinh viên ra trường

có thể nắm bắt và có sự hiểu biết hơn nữa về kiểm soát bán hàng nhất là đối với sinhviên chuyên ngành quản trị

Mặc dù Công ty Cổ Phần Khang Vinh không trực tiếp sản xuất ra các sản phẩmnhưng công ty lại làm nhiệm vụ tiêu thụ vì thế để tiêu thụ nhanh nhất, nhiều nhất cácloại hàng hoá Công ty phải tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường tiêu thụ củamình Lợi nhuận thu được nhiều hay ít phụ thuộc vào khâu tiêu thụ, quản lý các loạihàng hoá của doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập tại công ty, qua tìm hiểu thực tế

em nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác tiêu thụ hàng hóa điều đó đã dẫn em tới

sự lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh ’’.

Khóa luận tốt nghiệp gồm phần mở đầu và 3 chương chính:

Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động

bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh

Chương 1: Một vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại

Công ty cổ phần Khang Vinh

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty

cổ phần Khang Vinh

Chương 3: Các đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt

động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phíanhà trường, thầy cô, các cô chú anh chị trong công ty Lời đầu tiên em xin gửi tới nhàtrường, quý thầy cô giáo lời cảm ơn vì đã cho em có môi trường học tập tốt, đã cungcấp cho em những kiến thức về chuyên ngành quản trị doanh nghiệp, cũng nhưđã tạođiều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Thầy giáo: Thạc sĩ Hoàng Cao Cường.trong thời gian viết khóa luận, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy.Thầyđã giúp đỡ rất nhiều trong việc sửa chữa, bổ sung và hoàn thiện những kiến thức

lý thuyết còn thiếu để hoàn thành bài khóa luận một cách tốt nhất

Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty cổ phần Khang Vinh đặc biệt làBác: Nguyễn Việt Hà _ Giám đốc công ty, cô Hoàng Thị Thu Hà _ Phó Giám đốccông ty, cùng các anh, chị trong phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng xuất nhậpkhẩuđã giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban, để tìmhiểu thực tế về tình hình hoạt động cũng như quá trình phát triển của công ty, em đãđược cung cấp những tài liệu quý báu giúp cho việc hoàn thành khóa luận tốt nghiệpnày

Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên quá trình nghiêncứu và trình bày không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiếnđóng góp chỉ bảo của các cô chú, anh chị trong công ty, các thầy cô giáođể bài khóaluận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, Tháng 5 năm 2012Sinh viên thực hiện

Lê Đình Vương

PHẦN MỞ ĐẦU TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH

1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Đối với doanh nghiệp thương mại bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trực tiếpthực hiện chức năng lưu thông hàng hóa phục vụ cho sản xuất và đời sống của nhândân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng; đối với doanh nghiệp thươngmại thì bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanhnghiệp là lợi nhuận

Quản trị bán hàng, đặc biệt là kiểm soát hoạt động bán hàng luôn là vấn đề cấp thiếttrong các doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên trong các doanh nghiệp vừa và nhỏcông tác kiểm soát này còn chưa được chú trọng hoặc đã thực hiện nhưng còn gặpnhiều khó khăn, vướng mắc như thiếu nhân lực, công cụ, tiêu chuẩn kiểm soát… Hoànthiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêudoanh thu, lợi nhuận cũng như các mục tiêu khác (thương hiệu, khách hàng thườngxuyên hay khách hàng trung thành)

Nhận thức được tầm quan trọng này, trong thời gian thực tập em luôn quan tâm tìnhhình kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh, một công ty thựchiện hoạt động kinh doanh các mặt hàng hóa chất, nhập khẩu hóa chất công nghiệpphục vụ cho hoạt động sản xuất của các ngành công nghiệp liên quan Kể từ khi thànhlập tới nay công ty đã trải qua quá trình hoạt động được 8 năm, ngoài những kết quảkinh doanh đã đạt được và thương hiệu đang được dần khẳng định thì công ty cũngcòn nhiều khó khăn và có những khiếm khuyết cần khắc phục, cải tiến.Theo thực tếthực tập cũng như thông tin điều tra phỏng vấn, kiểm soát hoạt động bán hàng là mộttrong những vấn đề kinh doanh vướng mắc của Công ty cổ phần Khang Vinh

Cụ thể theo thông tin phỏng vấn nhà quản trị các cấp của doanh nghiệp đã cho biếtCông ty cổ phần Khang Vinh chưa chú trọng tới công tác kiểm soát hoạt động bánhàng và công ty cần có thêm hệ thống phần mềm kiểm soát bán hàng giúp hoạt độngbán hàng thuận tiện nhanh chóng hơn, đồng thời hoạt động thực hiện xử lý đơn đặthàng cũng như phản hồi chăm sóc khách hàng cũng cần được đẩy mạnh

Trên thực tế Công ty cổ phần Khang Vinh đã đưa ra quy trình kiểm soát bán hàng

tiêu chuẩn doanh số nhất định tuy nhiên dưới sự tác động mạnh mẽ từ môi trường bênngoài, xu thế công nghệ hóa và hội nhập toàn cầu hóa đòi hỏi công ty cần đẩy mạnhkiểm soát hoạt động bán hàng của mình hơn nữa, có như vậy công ty mới có thể thựchiện được mục tiêu phát triển và mục tiêu lợi nhuận của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Đề tài tập trung giải quyết vấn đề kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần KhangVinh.Là sinh viên chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp đã được nhà trường trang bịcho những kiến thức, lý luận và nghiên cứu công tác Quản trị Trong thời gian thực tậptốt nghiệp tại, em đã khảo sát và tìm hiểu thêm những vấn đề của thực tiễn hoạt độngkinh doanh, đặc biệt là những khó khăn trong hoạt động bán hàng của Công ty trong

3 Các mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

- Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về bán hàng, quản trị bán hàng, đặc biệt vềkiểm soát bán hàng (khái niệm bán hàng, quản trị bán hàng, kiểm soát bánhàng)

- Làm rõ vấn đề Công ty cổ phần Khang Vinh gặp phải qua phân tích thực trạngtrong kiểm soát hoạt động bán hàng

- Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động kiểm soát bán hàng tạiCông ty cổ phần Khang Vinh

4 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian:

- Địa điểm: Công ty cổ phần Khang Vinh

- Địa chỉ : Lô 29 _Khu Đô Thị Mỗ Lao _ Hà Đông _ Hà Nội

- Bộ phận: Kinh doanh, Kế toán, Hành chính, xuất nhập khẩu…

- Đối tượng: Nhân viên kinh doanh và các nhân viên, nhân sự tác động tới kiểmsoát hoạt động bán hàng của công ty.

- Mặt hàng kinh doanh: Các sản phẩm hóa chấtphục vụ các ngành công nghiệp,chủ yếu là hóa chất phục vụ ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi

Về thời gian:

Nghiên cứu dữ liệu thông tin trong khoảng thời gian 3 năm từ 2009 tới 2011.Nguồn sốliệu được cung cấp tại phòng kinh doanh và phòng phòng kế toán và phòng xuất nhậpkhẩu của Công ty cổ phần Khang Vinh

5 Phương pháp hệ nghiên cứu công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh

Để nghiên cứu đề tài, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:

 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Để thu tập được thông tin vấn đề nghiên cứu em đã thực hiện bằng cách phỏng vấnnhà quản trị các cấp của công ty, kết hợp với phỏng vấn một số nhân viên trong công

ty Phương pháp phỏng vấn.Phương pháp phỏng vấn giúp thu thập và làm rõ thêm các

thông tin chưa rõ trong phiếu điều tra, nhằm có được thông tin cụ thể, chính xác về vấn

đề nghiên cứu.Em đã sử dụng các câu hỏi phỏng vấn được thiết kế từ trước phỏng vấngiám đốc công ty, cán bộ phụ trách phòng kinh doanh, trưởng phòng kế toán nhằm tìmhiểu sâu hơn về các yếu tố liên quan đến kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phầnKhang Vinh, cụ thể về quy trình kiểm soát hoạt động, khó khăn có thể gặp phải, điềuchỉnh sau kiểm soát của công ty

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Các thông tin dữ liệu thứ cấp từ nguồn công ty hay báo chí giúp đề tài được đadạng hơn về các thông tin, kết hợp thông tin sơ cấp hoàn thiện đề tài nghiên cứu.Qua quá trình thực tập tại Công ty, em đã thu thập được một số thông tin về hoạtđộng kinh doanh của Công ty bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh theo báo cáo tàichính, kết quả hoạt động bán hàng, các kế hoạch và việc thực hiện công tác bán hàngqua các năm, kết cấu nhân viên… Ngoài ra em còn tham khảo các thông tin đánh giáthị trường và đưa ra nhận định của phòng kinh doanh qua báo cáo thị trường của nhânviên thị trường trong công ty, dự báo về nhu cầu hóa chất công nghiệp trong thời giantới của các doanh nghiệp trên mạng Internet

 Phương pháp xử lý dữ liệu

- Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp

Phương pháp phân tích, thống kê tổng hợp: Các kết quả sau khi thống kê được

tổng hợp phân tích, hệ thống hóa thành những thông tin hữu ích trong nghiên cứu vấn

đề, nổi bật thực trạng công ty

- Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp

- Phương pháp tổng hợp, so sánh: Qua các dữ liệu thu thập được từ Công ty về kế

hoạch bán hàng và kết quả bán hàng đã được thực hiện, em đã tiến hành so sánh kếtquả bán hàng qua các năm Trên cơ sở so sánh các dữ liệu đó em có thể biết được côngtác bán hàng của doanh nghiệp có được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra không

So sánh kết quả bán hàng thu được với kế hoạch đã đề ra phản ánh phần nào hiệu quảhoạt động kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp

6 Kết cấu đề tài khóa luận tốt nghiệp.

Ngoài các mục Lời mở đầu, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục từ viết tắt, Danh mụcbảng biểu sơ đồ và những Phụ lục kèm theo, khóa luận tốt nghiệp gồm phần mở đầu

và 3 chương chính:

Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động

bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh

Chương 1: Một vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại

Công ty cổ phần Khang Vinh

Chương 2:Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty

cổ phần Khang Vinh

Chương 3: Các đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt

động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN

VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH

1.1 Một số khái niệm cơ bảnliên quan

1.1.1 Khái niệm quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp là sự tác động của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị (tậpthể người lao động) để tổ chức phối hợp hoạt động của họ trong quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.Hay Quản trị doanh nghiệp là điều khiển quản lý sự hoạtđộng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất

1.1.2 Khái niệm quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức nhắm đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp

1.1.3 Khái niệm bán hàng

Theo quan điểm cổ điển, bán hàng được định nghĩa như sau: “Bán hàng là hoạt độngthực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua đểđược nhận lại từ người mua tiền hay vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”.Khái niệm này cho thấy hoạt động bán hàng gồm có 2 hành động chính, đó là trao đổi

và thỏa thuận

Ngày nay sự cạnh tranh trong thế giới kinh doanh ngày càng gay gắt nên công việc bánhàng ngày càng phức tạp Bán hàng ngày nay không đơn thuần là sự trao đổi hàng hóahay dịch vụ mà là quá trình giúp đỡ lẫn nhau giữa người mua và người bán Người bángiúp đỡ người mua có được những thứ họ cần, ngược lại người mua cũng giúp chongười bán đạt được mục tiêu, thu về lợi nhuận, giải quyết đầu ra cho nơi sản xuất, đẩymạnh sự sáng tạo trong kinh doanh và sản xuất Do đó công việc bán hàng ngày naykhó khăn hơn Sau đây là một số khái niệm bán hàng được phổ biến trên hiện nay:Giáo trình “Quản trị doanh nghiệp thương mại” của ĐH KTQD đã đưa ra nhiềuquan niệm khác nhau về bán hàng Sau đây là một số khái niệm đáng chú ý:

- Bán hàng được coi là một phạm trù kinh tế: Các Mác trong bộ “Tư bản” khinghiên cứu sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa cho rằng, bán hàng là “sự chuyểnhình thái giá trị hàng hóa từ hàng sang tiền (H-T)” và sự chuyển hóa này là “bước

- Bán hàng là khâu cơ bản, quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh

- Bán hàng là quá trình thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật bán hàng

1.1.4 Khái niệm quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán hàngcủa công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực hiện vàkiểm tra hoạt động bán hàng.Bao gồm các nội dung:

- Xác định mục tiêu

- Xây dựng kế hoạch bán hàng

- Thiết kế tổ chức lực luợng bán hàng

- Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị lực lượng bán hàng

- Đánh giá điều chỉnh hoạt động bán hàng

1.1.5 Khái niệm kiểm soát

Là quá trình đo lường quả thực hiện, so sánh các tiêu chuẩn phát hiện sai lệch vànguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp vớimục tiêu đã xác định

1.1.6 Khái niệm kiểm soát bán hàng

Kiểm soát hoạt động bán hàng là quá trình thu thập thông tin bán hàng, đo lườngkết quả bán hàng theo các tiêu chuẩn kiểm soát đã đề ra, so sánh các kết quả đó với cáctiêu chuẩn kiểm soát, phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của chúng, đồng thờitiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm đạt được nhũng mục tiêu của doanh nghiệp.Kiểm soát bán hàng bao gồm hai nội dung chính đó là kiểm soát hoạt động bán hàng

và kiểm soát lực lượng bán hàng

Kiểm soát hoạt động bán hàng được triển khai toàn diện cả về khối lượng, giá trịhàng hóa bán ra, chi phí bán hàng và kết quả hoạt động bán hàng.Kiểm soát cả mặtđịnh tính lẫn định lượng, sử dụng cả chỉ tiêu tuyệt đối và tương đối.Để kiểm soát hoạtđộng bán hàng nhà quản trị bán hàng phải thường xuyên có mặt tại trên thị trường đểnắm bắt thông tin phản hồi trong quá trình bán hàng.Xuất phát từ kết quả kiểm soát,nhà quản trị đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo thực hiện mục tiêubán hàng

Kiểm soát lực lượng bán hàng thực chất là quá trình thu nhận thông tin phản hồi

về quá trình bán hàng của lực lượng bán hàng, đánh giá mức độ hoàn thành công việccủa từng thành viên tham gia vào lực lựong bán hàng từ đó điều chỉnh đảm bảo mụctiêu được hoàn thành

Kiểm soát bán hàng có thể tiến hành theo ba bước: tiền kiểm là xem xét quá trìnhchuẩn bị bán hàng của lực lượng bán hàng cả về phuơng tiện lẫn kiến thức, kỹ năng;

kiểm tra trong quá trinh là kiểm tra giám sát, đánh giá và điều chỉnh trong quá trìnhbán hàng của lực lượng bán hàng; hậu kiểm là đánh giá mức độ hoàn thành công việcvào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng.

(Theo quan điểm quản trị học)

1.2 Các nội dung của công tác kiểm soát bán hàng

1.2.1 Quy trình kiểm soát bán hàng

Sơ đồ 1: Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng

1.2.2 Nội dung kiểm soát bán hàng

1.2.2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng

1.2.2.1.1 Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng

Hoạt động bán hàng là một bộ phận trong hệ thống các hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động mua hàng và hoạt động dự trữ vìvậy phải đánh giá đóng góp hoạt động bán hàng vào việc hoàn thành các mục tiêuchung của doanh nghiệp Để đánh giá đóng góp đó cần thiết phải thiết lập các tiêuchuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán

Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm hai nhóm chính: các tiêu chuẩnđầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng

Các tiêu chuẩn đầu ra phản ánh kết quả bán hàng, bao gồm các tiêu chuẩn về doanhthu từ hoạt động bán hàng, số lượng khách hàng, lãi gộp, chi phí bán hàng, lợi nhuậnhoạt động bán hàng

Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hàng triển khai tốt Ví dụ như cáccuộc tiếp xúc, số lần điện thoại cho khách hàng, số lần thăm viếng khách hàng, kỹnăng bán hàng của nhân viên, mức độ trình bày cửa hàng…

Các tiêu chuẩn dùng để so sánh trong công tác đánh giá, tương quan so sánh cho phéptìm ra những sai lệch và nguyên nhân của sai lệch, là cơ sở quan trọng để tiến hành

2.Đo lường kết quả hoạt động bán hàngbánbanhhhhhhhhhhhhhhhhhànghàn g

2.Đo lường kết quả hoạt động bán hàngbánbanhhhhhhhhhhhhhhhhhànghàn g

3.Điều chỉnh hoạt động bán hàng

1 Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát

1.2.2.1.2 Các công cụ sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng

Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng thường sử dụng các công cụkiểm soát bàn hàng sau:

-Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàn thường chia làm hai liên, một giao cho

khách một giữ lại doanh nghiệp Hóa đơn bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạtđộng bán hàng được thực hiện hàng ngày

-Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: Những lá thư khiếu nại về việc các

điều kiện liên quan đến mua bán không được thực hiện theo đúng yêu cầu thỏa thuận:khiếu nại chậm giao hàng, khiếu nại hàng hóa kém phẩm chất… Thông qua thư khiếunại của khách hàng doanh nghiệp sẽ biết được mức độ đáp ứng nhu cầu của kháchhàng, những thắc mắc của khách hàng Trên cơ sở đó doanh nghiệp sẽ có nhữngphương hướng giải quyết phù hợp Số lượng thư khiếu nại tỷ lệ nghịch với hiệu quảhoạt động bán hàng, tỷ lệ thuận với những nỗ lực cải tiến hoạt động bán hàng

-Thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng: Đó là các văn bản soạn thảo theo mẫu

sẵn, được để ở vị trí thuận tiện, dễ thấy để điều tra ý kiến khách hàng Thông qua thưgóp ý và phiếu tham dò khách hàng doanh nghiệp sẽ chủ động nắm bắt được sự hàilòng của khách hàng đồng thời tìm hiểu được sự kỳ vọng của khách hàng vào doanhnghiệp, đáp ứng nhhu cầu này càng cao của khách hàng

-Báo cáo hoạt động bán hàng: Những số liệu phản ánh kết quả hoạt động kinh

doanh là một công cụ quan trọng để đánh giá hoạt động bán hàng Tuy nhiên một đánhgiá toàn diện hoạt động bán hàng thì các chỉ tiêu thường chi tiết theo các tiêu thứckhác nhau như: Kết quả bán hàng theo mặt hàng kinh doanh, theo thị trường, theo thờigian, theo phương thức bán…kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá kinh doanh thànhbại của doanh nghiệp

-Báo cáo tình hình thị trường: Báo cáo làm rõ tình hình các đối thủ cạnh tranh,

khách hàng, nhà cung ứng…các báo cáo nay thường được làm định kỳ đôi khi độtxuất, cung cấp cho nhà quản trị các thông tin về thị trường để ra quyết định điều chỉnhhoạt động bán hàng

1.2.2.1.3 Các phương pháp đánh giá kết quả kiểm soát bán hàng

- Phương pháp phân tích dữ liệu thống kê: Đây là phương pháp dễ thực hiện nhất

vì các dữ kiện này luôn sẵn có Ta có thể sử dụng các dữ kiện định lượng như tàichính, kế toán Bên cạnh đó chúng ta còn có các dữ kiện định tính, loại dữ kiện này tuykhó đo lường nhưng lại thường cung cấp những thông tin rất có ý nghĩa đối với côngviệc kiểm soát Phương pháp này cần phải đảm bảo năm yêu cầu sau:

 Việc đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn

 Các đơn vị sử dụng trong đánh giá phải thống nhất

 Các quy tắc sử dụng trong hệ thống thông tin kiểm soát phải thống nhất.

 Các công cụ đo lường phải đồng nhất

 Không thay đổi người kiểm soát, điều này càng quan trọng hơn khi dùng cáctiêu chuẩn định tính để quan sát

- Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp

này yêu cầu nhà quản trị phải dự đoán trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu,

“triệu chứng” báo hiệu những trục trặc của hoạt động bán hàng Sự “trục trặc” mà cácdấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên nhân chủ quan, có thể donguyên nhân khách quan Cần phải phân tích cụ thể từ trường hợp, tìm ra đúng nguyênnhân để có biện pháp điều chỉnh phù hợp

- Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Đó là

phương pháp nhà quản trị quan sát hay nói chuyện với nhân viên của mình, rồi thôngqua hành động, cử chỉ, thái độ, giọng nói của nhân viên mà nắm bắt, cảm nhận đượcthông tin.Phương pháp này tuy mất nhiều thời gian và chi phí nhưng nó cho phép nhàquản trị nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn đềcòn ở dạng tiềm tàng

- Phương pháp đánh giá bằng việc dự báo: Dự báo thay thế cho việc đánh giá

những kết quả cuối cùng trong nhiều trường hợp cho phép phản ứng nhanh chóng, kịpthời và do vậy tăng cường hiệu quả của kiểm soát Điều này được sử dụng trong giaiđoạn tiền kiểm

Hiện nay các trung tâm thương mại hiện đại thường sử dụng kết hợp các phương phápnêu trên với các loại thiết bị hiện đại để theo dõi và kểm soát hoạt động bán hàng trựctiếp vào thời gian trước, trong và sau khi bán hàng như: hệ thống thẻ từ, hệ thốngcamera theo dõi, hệ thống kiểm soát mã vạch, hệ thống thiết bị báo động,… Sự kếthợp này đã làm cho kết quả kiểm soát được cập nhật, chính xác và hệ thống hơn

1.2.2.1.4 Các yêu cầu để đánh giá kết quả hoạt động kiểm soát bán hàngkiểm soát bán hàng

- Kết quả kiểm soát phải hữu ích: có nghĩa là quá trình kiểm soát phải cho phép

nhà quản trị tiến hành hoạt động kiểm soát kết quả bán hàng và tiến hành hoạt độngđiều chỉnh thích hợp

- Kết quả kiểm soát phải tin cậy: khi kiểm tra kiểm soát bằng những phương pháp

khác nhau lại cho những kết quả khác nhau thì không phải kết quả kiểm soát đáng tincậy như vậy sẽ ảnh hưởng tới hành động điều chỉnh Để có thể so sánh theo thời gian

và so sánh giữa các đơn vị, các chỉ tiêu liên quan, các kết quả kiểm soát cần phải kiểmsoát một cách “thuần nhất”

- Kết quả kiểm soát phải không lạc hậu hay nói một cách khác kết quả được sử dụng phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời Mọi kết quả chậm trễ có làm giảm

hiệu quả công tác điều chỉnh thậm chí vô hiệu hoạt động điều chỉnh đó

- Kiểm soát hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế.Mọi hoạt động

kiểm soát đều phải tính tới chi phí Chi phí cao có thể chấp nhận cho quá trình kiểmsoát con tàu vũ trụ nhưng không thể chấp nhận cho việc kiểm tra từng hộp thuốc đánhrăng trong cửa hàng thương mại

1.2.2.1.5 Điều chỉnh hoạt động kiểm soát bán hàng

Điều chỉnh hoạt động kiểm soát bán hàng được thực hiện xuất phát từ nguyênnhân dẫn đến sai lệch giữa kết quả hoạt động bán hàng được đánh giá ở trên với tiêuchuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng đã xây dựng.Có một số cách thức điều chỉnh hoạtđộng bán hàng được hình thành gắn liền với nguyên nhân cuả sai lệch

Quá trình kiểm soát phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu

đã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung, hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hìnhthực tế Hoạt động điều chỉnh ở đây sẽ là điều chỉnh mục tiêu bán hàng dự kiến, điềuchỉnh chính sách bán hàng

Kết quả kiểm soát cho thấy vấn đề xuất hiện là nguyên nhân dẫn tới sai lệch xuấtphát từ quá trình hành động để triển khai công việc.Điều chỉnh hoạt động bán hàng ởđây là điều chỉnh chương trình hoạt động

Khi tiến hành so sánh kết quả kiểm soát với tiêu chuẩn kiểm soát là xuất hiệnnhững khoảng cách rất lớn giữa những gì mong muốn với kết quả trong tương lai cóthể đạt được, là do sự thay đổi lớn của môi trường kinh doanh, sự thay đổi vượt xa sovới dự toán và trù tính ban đầu Điều chỉnh hoạt động bán hàng ở đây là tiến hànhnhững hoạt động dự phòng nhằm chuyển hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đếnkết quả công việc giai đoạn sau

Một vấn đề đã được khẳng định là khả năng tự điều chỉnh của đối tượng kiểm soát,

do vậy trong số trường hợp, vấn đề xuất hiện ròi tự nó “mất đi” vì nó được “giảiquyết” Trong nhiều trường hợp không làm gì cả, chỉ chờ đợi một biện pháp “điềuchỉnh” hiệu nghiệm nhất.Điều quan trọng là phải nhận biết chính xác lúc nào, ở trườnghợp nào thì áp dụng biện pháp này

1.2.2.2.Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng

1.2.2.2.1 Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng

Các tiêu chuẩn định lượng (tiêu chuẩn kết quả bán hàng)

Đây là hệ thống các tiêu chuẩn được sử dụng một cách thường xuyên nhất, tạo ra

cơ sở dễ dàng để so sánh các nhân viên bán hàng với nhau Các đơn vị đo lường kếtquả được chia làm hai loại: đơn vị đo trực tiếp và đơn vị tỷ lệ

- Đơn vị đo trực tiếp: là những đơn vị phản ánh trực tiếp kết quả hoạt động bán

hàng của nhân viên tính bằng tiền hoặc tính bằng khách hàng Ví dụ như: doanh số bánhàng bằng tiền hoặc đơn vị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; doanh số bán cho khách hàngmới; tổng doanh số bán theo khách hàng; tổng doanh số bán theo sản phẩm; lợi nhuậnbán hàng; số lượng khách hàng mới; số lượng khách hàng mất đi; chi phí bán hàng; sốlượng đơn đặt hàng; tổng dự trữ…

- Đơn vị tỷ lệ: là những đơn vị được xác định trên cơ sở so sánh theo tỷ lệ phần

trăm giữa doanh số bán với một đơn vị khác phản ánh kết quả hoạt động bán hàng.Các đơn vị tỷ lệ bao gồm: thị phần, tỷ lệ thực hiện định mức, tỷ lệ luân chuyển bánhàng, doanh số bán trên một khách hàng, trị giá trung bình cho một đơn đặt hàng, tỷ lệthành công với đối tượng khách hàng, vòng quay của tài sản…

Các tiêu chuẩn nền tảng (tiêu chuẩn năng lực bán hàng)

Các tiêu chuẩn nền tảng dựa trên cơ sở đánh giá năng lực của lực lượng bán hàng.Các tiêu chuẩn này cho phép nhà quản trị bán hàng tập trung vào đánh giá kiến thức,

kỹ năng, phẩm chất của nhân viên bán hàng và qua đó có thể đưa ra những giải phápnhằm cải thiện như đào tạo, bồi dưỡng

Một số tiêu chuẩn định tính cơ bản được sử dụng trong đánh giá nhân viên bánhàng thường tập trung yếu tố sau: Hình thức, trang phục; Ý thức tổ chức kỷ luật; Giaotiếp ứng xử; Tinh thần làm việc theo nhóm; Ý thức phát triển cá nhân; Kiến thức hiểubiết sản phẩm; Kiến thức ngành nghề, đối thủ cạnh tranh; Kỹ năng đàm phán; Kỹ năng

tổ chức công việc; Khả năng chịu áp lực trong công việc…

1.2.2.2.2 Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng giúp cho các nhàquản trị bán hàng kiểm soát được quá trình bán hàng và có cơ sở để tiến hành tuyểndụng, huấn luyện và đãi ngộ lực lượng này Mô hình phản ánh vai trò của đánh giámức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng như ::sau:

Sơđồ 2: Đánh giá nhân viên trong hoạt động bán hàng

Sơ đồ 3: Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên bán hàng

Thỏa mãn

Không thỏamãn

Xác định mục tiêu đánh giá

Ấn định mục tiêu công việc

Xem xét thực hiện công việc

Đánh giá mức độ hoàn thành

Sử dụng kết quả đánh giá

Thăng tiếnĐãi ngộThay đổi, đào tạo

Bù đắpNâng cấp

Đánh giá

thực hiện

ẢNH HƯỞNG LÊN CÁ NHÂN

Phản hồi

Đề ra mục đíchHành vi ứng xử công việc

Hiệu quả - tổ chức

Tới động cơ / các mục đích

Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá

Trong bước này nhà quản trị cần xác định rõ các mục tiêu đánh giá bao gồm cáccông việc, kỹ năng, kết quả cần đạt được và mối liên quan giữa chúng với mục tiêucủa doanh nghiệp

Bước 2: Ấn định mục tiêu công việc

Ấn định mục tiêu công việc đối với nhân viên bán hàng là mức độ thực hiện côngviệc mà một nhân viên bán hàng có khả năng và được đào tạo đầy đủ cần đạt được khithực hiện ở vị trí công việc đó Các mục tiêu về kết quả công việc là thước đo đánh giámức độ hoàn thành công việc Đối với hầu hết các vị trí, các kỳ vọng được thể hiện ở

ba phạm trù: chất lượng, số lượng hoặc năng suất lao động, thời hạn Mục tiêu côngviệc được đề ra sẽ là động lực thúc đẩy các nhân viên làm việc hiệu quả hơn

Bước 3: Xem xét thực hiện công việc

Trên cơ sở mục tiêu, nhà quản trị đánh giá và đo lường công việc thực hiện củanhân viên Điều quan trọng trong bước này là nhà quản trị phải lựa chọn được phươngpháp xem xét phù hợp tức là phương pháp được chọn phải phù hợp với đối tượng đượcđánh giá Ngay trong một doanh nghiệp, cũng có thể sử dụng nhiều phương pháp khácnhau đối với các đối tượng nhân viên khác nhau như: nhân viên bán hàng, nhân viêntiếp thị, nhân viên hành chính

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành

Trên cơ sở so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản trịbán hàng đánh giá được mức độ hoàn thành của mỗi nhân viên bán hàng với các mứcnhư: điểm tốt, tiềm năng, tồn tại, và chưa thống nhất trong quá trình này cần tiến hànhthảo luận với các nhân viên, nó sẽ giúp nhà quản trị và nhân viên nhìn lại một cáchkhách quan trước khi sử dụng kết quả của quá trình này Việc trao đổi giữa nhà quảntrị và nhân viên bán hàng diễn ra cả về nội dung, phạm vi và kết quả và họ có thể cùngnhau đưa ra những giải pháp khắc phục những tồn tại, phát huy tiềm năng mang lạihiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá, thăm dò ý kiến nhân viên

Tùy theo kết quả đánh giá và mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp với mức độ hoànthành của lực lượng bán hàng, doanh nghiệp áp dụng các biện pháp phát triển, đãi ngộ,

kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng…Tuỳ theo mục đích của cuộc thảo luận và đối tượng nhânviên nhà quản trị có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau:

Thoả mãn – thay đổi: Áp dụng đối với NVBH đã hoàn thành tốt công việc hiện tạinhưng không có điều kiện thăng tiến Các nhà quản trị lúc này phải tìm ra các biện

pháp khuyến khích nhân viên để họ tiếp tục duy trì và nâng cao kết quả thực hiện côngviệc bằng cách tạo môi trường làm việc thuận lợi, tặng quà, khen thưởng

Không thoả mãn - thay đổi: Áp dụng đối với những NVBH không đáp ứng đượccác tiêu chuẩn mà phan tích công việc đã nêu, không thực hiện được hạn ngạch, khảnăng tiếp xúc khách hàng kém Nhà quản trị có các cách giải quyết: hướng dẫn nhânviên cách sửa chữa, điều chỉnh sai sót, đào tạo lại, chuyển sang công việc khác

Thoả mãn – thăng tiến: Áp dụng đối với NVBH có tiềm năng, được đánh giá làmức độ hoàn thành vông việc tốt Nhà quản trị sẽ thảo luận với họ về: kế hoạch nghềnghiệp, các chương trình hành động cụ thể để nâng cao trình độ chuyên môn tạo điềukiện để nhân viên thực hiện những công việc hoặc chức vụ cao

1.2.2.2.3 Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng

- Phương pháp mức thang điểm: Dựa trên một bảng điểm mẫu liệt kê những yêu

cầu chủ yếu đối với nhân viên bán hàng khi thực hiện công việc nhà quản trị sẽ tiếnhành điền vào mẫu mức độ của các yếu tố và ghi lời nhận xét Các yếu tố đánh giáthường bao gồm hai loại: Đặc tính liên quan đến công việc như khối lượng, chất lượngcông việc; đặc tính liên quan đến cá nhân gồm độ tin cậy, óc sáng tạo, khả năng thíchnghi, khả năng phối hợp…

- Phương pháp ghi chép – lưu trữ: Nhà quản trị thông qua quan sát trực tiếp ghi

lại những biểu hiện quan trọng của nhân viên: tích cực và tiêu cực trong quá trình thựchiện công việc Vào thời điểm cần thiết khi đánh giá nhân viên những thông tin đó sẽđược sử dụng.Phương pháp này giúp phát hiện được những khuyết điểm của nhânviên, giúp họ khắc phục những nhược điểm đó để thực hiện công việc hiệu quả hơn

- Phương pháp xếp hạng: Đây là phương pháp đơn giản, được sử dụng tương đối

phổ biến Có thể so sánh cặp hay xếp hạng luân phiên Phương pháp này giúp nhàquản trị dễ dàng phân biệt bằng thái cực giỏi nhất, tồi nhất

- Phương pháp đánh giá quan sát hành vi: được thực hiện trên cơ sở quan sát các

hành vi thực hiện công việc của nhân viên căn cứ vào hai yếu tố là số lần quan sát vàtần suất nhắc lại của các hành vi Theo phương pháp này các hành vi đối với công việcđược mô tả khách quan hơn và được trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng

- Phương pháp định lượng: được tiến hành với trình tự bốn bước:

- Xác định các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc

- Phân loại mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc

- Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện côngviệc của nhân viên.

- Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát bán hàng

1.3.1 Nhân tố chủ quan:

Đó bao gồm các nhân tố tồn tại bên trong doanh nghiệp, quản lý điều hành và làđiều kiện để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển.Nếu những nhân tố bên ngoàihoàn toàn không chịu sự tác động của nhà quản lý thì nhân tố chủ quan lại phụ thuộcrất nhiều vào quyết định của nhà quản lý Nó liên quan và thể hiện trình độ, năng lực,chuyên môn của nhân viên và nhà quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm:

- Trình độ, năng lực quản trị kinh doanh của ban Giám đốc doanh nghiệp sẽ cho phép

các doanh nghiệp xây dựng được các chiến lược kiểm soát đúng đắn, phù hợp với côngtác bán hàng của doanh nghiệp

- Trình độ, năng lực kinh doanh của đội ngũ cán bộ doanh nghiệp Đây là những

người trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy, trình độ,năng lực của họ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc

- Năng lực kiểm soát của doanh nghiệp, thể hiện ở quy mô và khả năng huy động vốn

của doanh nghiệp, cũng là một nhân tố tác động rất lớn đến hoạt động kiểm soát

- Văn hóa doanh nghiệp hiện đang rất được các nhà quản trị xem trọng Văn hóa

doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của nhân viên, có thể làm hiệuquả công việc tốt hơn hoặc xấu đi

1.3.2 Nhân tố khách quan

Các nhân tố này ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và tớihoạt động bán hàng nói riêng của doanh nghiệp, qua đó tác động tới hoạt động kiểmsoát bán hàng Sau đây là một số nhân tố ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kiểm soátbán hàng của doanh nghiệp

- Sự phát triển của khoa học công nghệ: Hiện nay công nghệ kỹ thuật đang rất phát

triển, theo đó các loại thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ cho công tác kiểm soát bánhàng cũng ngày càng được cải tiến, góp phần rất lớn trong việc nâng cao chất lượngcông tác kiểm soát hoạt động bán hàng của các doanh nghiệp

- Tốc độ phát triển của nền kinh tế cũng là một nhân tố ảnh hưởng tới công tác kiểm

soát bán hàng của doanh nghiệp Việt Nam đang trong thời kỳ kinh tế mở cửa,hội nhậpvới nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau ngày càng gay gắt Lúcnày, hoạt động kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp đóng vai trò rất lớn ảnh hưởng

đến hoạt động bán hàng chung Vì vậy, kiểm soát bán hàng tốt, hiệu quả có thể trởthành một lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp trên thị trường.

- Thị hiếu tiêu dùng của người dân cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm

soát bán hàng của doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát bán hàng nhằm mục đích cuốicùng là thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.Vì vậy, hoạtđộng điều chỉnh trong kiểm soát bán hàng phải quan tâm tới thị hiếu tiêu dùng củakhách hàng

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH

2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Khang Vinh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Khang Vinh:

- Tên công ty : Công ty Cổ phần Khang Vinh ( KVC.,JSC)

- Địa chỉ : Lô 29 _Khu Đô Thị Mỗ Lao _ Hà Đông _ Hà Nội

- Điện thoại : 04.355.66.686

- Website : Khangvinh.vn

Công ty Cổ phần Khang Vinh được thành lập vào ngày 04/11/2004 theo giấy phép số 0103005860 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và chính thức

đi vào hoạt động ngày 04/11/2004

Công ty đặt trụ sở giao dịch tại: 10/19/381 - Đường Nguyễn Khang - Quận Cầu Giấy - Hà Nội Công ty Cổ phần Khang Vinh là một đơn vị kinh doanh có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước

Khi thành lập công ty có số vốn điều lệ : 1.900.000.000, do 3 thành viên sáng lập (Trong đó số vốn được góp theo tỷ lệ: 50: 25: 25; Theo sự thống nhất của các thành viên góp vốn nhất trí bổ nhiệm ông Nguyễn Việt Hà là chủ tịch HĐQT làm Giám đốcđiều hành công ty) Khi mới đi vào hoạt động chỉ có 8 CBNV nhưng đến nay số lượng CBNV đã có tới 24 người

Trong cơ chế thị trường diễn ra sự cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước Sự cạnh tranh khắc nghiệt ấy đã sàng lọc và tích tụ lại những doanh nghiệp có uy tín, nhạy bén, biết chủ động chuyển đổi phương thức kinh doanh kịp thời, có tiềm lực về vốn, có đội ngũ cán bộ quản lý giỏi thì mới có thể trụ vững trên thị trường Với sự quyết tâm vươn lên để tự khẳng định mình cùng với sự

nổ lực của Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên còn trẻ, năng động công ty đã thu được những kết quả đáng kể như : các chỉ tiêu tổng doanh thu, lương bình quân, lợi nhuận sau thuế tăng lên rất nhiều trong những năm gần đây

2.1.2 Chức năng,nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Khang Vinh

- Nhiệm vụ chính của Công ty Cổ Phần Khang Vinh là phải quản lý, huy động

và sử dụng nguồn vốn cho hoạt động đầu tư nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa

- Mở rộng thị trường kinh doanh, phát huy vai trò kinh doanh thương mại ở các tỉnh phía bắc

- Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng, hoàn thànhchỉ tiêu nộp Ngân sách Nhà nước và tăng trưởng vốn, không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Khang Vinh được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi hoạt động kinh doanh đều chịu sự điều hành của Ban Giám đốc, các đơn vị trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Tổ chức bộ máy của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Khang

Vinh

GIÁMĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG TỔ CHỨC

HÀNH CHÍNH

- Giám đốc: Ông Nguyễn Việt Hà là người đại diện pháp nhân và là người cóquyền cao nhất, quyết định và chỉ đạo các hoạt động của công ty và trực tiếp chịutrách nhiệm trước công ty và trước pháp luật về công tác điều hành, thực hiện cácchính sách, chế độ của Nhà nước

- Phó Giám đốc: Bà Hoàng Thị Thu Hà , tham mưu cho Giám đốc, thúc đẩy hoạtđộng kinh doanh, thu thập và cung cấp thông tin đầy đủ về hoạt động kinh doanhgiúp Giám đốc có quyết định sáng suốt nhằm lãnh đạo tốt công ty Bên cạnh đó,Phó giám đốc còn chịu trách nhiệm tổ chức cán bộ lao động sản xuất và hànhchính quản trị của công ty

- Phòng kinh doanh:

Hiện nay phòng kinh doanh có 9 người, mỗi người đều phát huy được vai trò củamình Phòng kinh doanh đảm nhiệm việc thực hiện tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ, tham mưu cho ban lãnh đạo về phương hướng kinh doanh của từng mặt hàng, theo dõi tình hình mua hàng hoá , quản lý hàng hoá tồn kho

- Phòng kế toán :

Phòng kế toán có 6 người, trong đó gồm 1kế toán trưởng, 4 kế toán viên và 01 thủ quỹ Phòng kế toán đảm nhận chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trong toàn bộ công ty theo đúng pháp luật quy định của nhànước, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức hạch toán thống kê các phân ngành để cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ chính xác cho ban quản lý

- Phòng tổ chức hành chính :

Phòng tổ chức hành chính có 4 người, Có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý có hiệu quả lực lượng lao động của công ty Nghiên cứu xây dựng các phương án nhằm thực hiện việc trả lương, phân phối tiền lương tiền thưởng hợp lý trình Giám đốc Tổng hợp các hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của Giám đốc công ty

- Phòng xuất nhập khẩu :

 Làm thủ tục liên quan đến thanh toán cho các hợp đồng xuất nhập khẩu

 Xin mở L/C hoặc thanh toán theo các hình thức khác cho các nhà xuất khẩu

đã ghi rõ trong hợp đồng nhập khẩu và bám sát tiến độ giao hàng, cùng vớicán bộ tiếp nhận kiểm tra hàng thừa thiếu để thanh toán cho nhà xuất khẩu,tránh bỏ sót gây thất thoát tài chính cho công ty

 Kiểm tra các L/C của các nhà nhập khẩu hoặc các phương thức thanh toánkhác của hợp đồng xuất khẩu đã ký kết, có ý kiến điều chỉnh khi cần

 Liên hệ với phòng Tài chính kế toán công ty, theo dõi đôn đốc việc thanhquyết toán với khách hàng

2.1.4 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty

- Buôn bán hoá chất các loại

- Kinh doanh nguyên liệu và phụ gia sản xuất thức ăn chăn nuôi

- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá

- Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng kinhdoanh theo đăng ký kinh doanh

Trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty Khang Vinh là các loại hoá chất cơ bản dùng trong lĩnh vực thức ăn chăn nuôi như: Các loại muối khoáng có gốcSunphat, các loại Oxit Kẽm Bên cạnh đó thì Công ty Khang Vinh cũng đẩy mạnh một số loại mặt hàng hoá chất dùng trong lĩnh vực dệt nhuộm, Mạ, Sơn tĩnh điện…Cho đến nay Công ty Cổ phần Khang Vinh cũng đã mở rộng được thị trường tiêu thụ của mình, hiện nay Công ty đang phát triển thị trường tiêu thụ của mình ở một số tỉnhphía Bắc như: Hưng Yên, Hải Phòng, Nam Định, Hà Nam, Bắc Ninh… và một số tỉnh ở Miền Nam như: Thành Phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Khang Vinh trong 3 năm gần nhất (2009, 2010, 2011 )

Đơn vị tính : triệu đồng Nguồn: Phòng kế toán

Stt Chỉ tiêu Năm 2009 Năm

2010

So với năm 2009

Tỷ lệ %

so với năm 2009

Bảng 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm gần nhất

Nhận xét: Doanh thu thuần năm 2011 tăng so với năm 2010 là 12.464 (triệu đồng)

tương ứng với 55,3% Lợi nhuận sau thuế năm 2011 so với năm 2010 giảm 10 (triệu đồng) tương ứng với 41,6% Đời sống của người lao động được nâng cao thể hiện

qua chỉ tiêu thu nhập bình quân đầu người năm 2011 tăng so với năm 2010 là 0,5

(triệu đồng) tương ứng với 12,5%

Doanh thu thuần năm 2010 tăng so với năm 2009 là 5.452 (triệu đồng) tương

ứng với 31,91% Lợi nhuận sau thuế năm 2010 so với năm 2009 giảm 25 (triệu đồng)tương ứng với 51,1% Thu nhập bình quân đầu người năm 2010 tăng so với năm

2009 là 0,5 (triệu đồng) tương ứng với 14,29%

Như vậy, ta thấy doanh thu thuần trong 3 năm liên tục tăng trong khi đó lợi

nhuận sau thuế lại liên tục giảm do công ty chịu sự ảnh hưởng của sự suy thoái kinh

khiến cho lợi nhuận giảm Điều này cũng chứng tỏ một phần công tác quản lý chi phícủa công ty chưa tốt, hiệu quả của hoạt đông kinh doanh cũng như việc sử dụng

nguồn vốn chưa đạt hiệu quả cao nhất.Vì thế công ty cần phải khắc phục.Cho đến nay, trải qua 8 năm thành lập từ một Công ty non trẻ nay công ty đã đi vào hoạt động

ổn định hơn và ngày càng đạt hiệu quả cao, công ty đã khẳng định được uy thế của mình trên thị trường

2.1.6 Môi trường kinh doanh của Công ty cổ phần Khang Vinh

2.1.6.1 Môi trường bên trong

Đội ngũ cán bộ quản lý kinh doanh: Ban lãnh đạo Công ty có nhiều kinh nghiệm

trong lĩnh vực kinh doanh thương mại đặc biệt là kinh doanh hóa chất, có tâm huyếtvới công ty, là những người có uy tín trong nội bộ công ty cũng như với các đối tác,năng động và nhạy bén với sự thay đổi của thị trường, có tầm nhìn và chiến lược kinhdoanh rõ ràng, có tuổi đời và tuổi nghề đủ khả năng điều hành công ty phát triển ổnđịnh, lâu dài, thực tế qua những năm vừa qua mặc dù đúng trước tình hình tài chínhkhó khăn của Việt Nam cũng như Thế giới, Ban lãnh đạo công ty đã điều hành doanhnghiệp luôn có tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả và phát triển Cụ thể:Ông Nguyễn Việt Hà, chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc công ty, tốt nghiệp Đạihọc Kinh tế Quốc Dân Hà Nội, với thời gian làm việc lâu dài tại Công ty cổ phần hóachất Miền Bắc ở vị trí Trưởng phòng kinh doanh, nên đã xây dựng được mối quan hệ rấttốt đối với nhà cung cấp, vì vậy luôn nhận được nhiều sự ủng hộ, giúp đỡ của đối táccũng như đồng nghiệp trong công ty cũ Bên cạnh đó kinh nghiêm làm việc trong cùnglĩnh vực mà công ty kinh doanh cũng giúp cho công ty có những lợi thế đáng kể

Bà Hoàng Thị Thu Hà - Phó Giám đốc công ty,với thời gian làm việc lâu dài tạiCông ty cổ phần hóa chất Miền Bắc ở vị trí kế toán viên có vai trò tham mưu choGiám đốc, thúc đẩy hoạt động kinh doanh, thu thập và cung cấp thông tin đầy đủ vềhoạt động kinh doanh giúp Giám đốc có quyết định sáng suốt nhằm lãnh đạo tốt công

ty Bên cạnh đó, Phó giám đốc còn chịu trách nhiệm tổ chức cán bộ lao động sản xuất

và hành chính quản trị của công ty

Cán bộ công nhân viên kinh doanh: Hầu hết cán bộ nhân viên kinh doanh của

công ty đều tốt nghiệp các trường đại học cao đẳng, tất cả đều trẻ, năng động, sáng tạonhiệt tình trong công việc Tuy nhiên hầu hết không có trình độ giao tiếp tiếng Anh,amhiểu về vi tính và thiết bị văn phòng cũng hạn chế, hiểu biết về xuất nhập khẩu khôngsâu, hạn chế trong giao thương quốc tế

Cơ sở vật chất hạ tầng, kỹ thuật:Là doanh nghiệp thương mại kinh doanh hóa

chất phục vụ cho các ngành công nghiệp như sản xuất thức ăn chăn nuôi, sản xuất

phân bón nên công ty thường phải nhập khẩu hàng hóa với số lượng lớn Do đó công

ty đã thuê một nhà kho rộng rãi đủ điều kiện để bảo quản được khối lượng lớn Đểphục vụ kinh doanh hàng hóa công ty cũng đã đầu tư thêm 2 xe tải chở hàng cùng vớimột chiếc xe 4 chỗ phục vụ cho mục đích chung của công ty Ngoài ra công ty cũng đãthuê hẳn một văn phòng làm việc 4 tầng rộng rãi đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho mụcđích của công ty

Văn hóa doanh nghiệp: công ty có chính sách khá tốt đối với nhân viên, đáp ứng

chỗ ở cho nhân viên có nhu cầu, chế độ lương thưởng, kỷ luật rõ ràng Không nhữngvậy mà quan hệ nhân viên – sếp, cũng như quan hệ giữa các đồng nghiệp khá tốt, tất cảđang chung tay vì mục đích chung của công ty

2.1.6.2 Môi trường bên ngoài

2.1.6.2.1 Môi trường ngành

Nhà cung cấp:Hàng hóa của công ty chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài với

khối lượng lớn, chủ yếu là từ Trung Quốc và Đài Loan Ngoài ra công ty cũng liên kếtvới một số công ty cùng ngành trao đỏi hàng hóa cho nhau khi cần

Những hàng hóa đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý là lợi thế canh tranh của doanhnghiệp, đặc biệt giảm tải công kiểm soát chất lượng hàng bán trong hoạt động bánhàng, tạo độ tin cậy với khách hàng.Đa dạng hóa nhà cung cấp khiến cho công tyKhang Vinh chủ động nguồn hàng của mình, đáp ứng nhu cầu khách hàng

Khách hàng: Khách hàng của công ty rất đa dạng thuộc nhiều loại hình tổ chức

doanh nghiệp sản xuất công nghiệp khác nhau chủ yếu là sản xuất thức ăn chăn nuôi,sản xuất phân bón, sắt thép

Khách hàng càng đa dạng thì việc đáp ứng nhu cầu từng khách hàng càng khókhăn, đội ngũ nhân viên bán hàng yêu cầu cần có trình độ cao, quản lý bán hàng chặtchẽ

Đối thủ cạnh tranh: Công ty cổ phần Khang Vinh là doanh nghiệp nhập khẩu

và phân phối các loại hóa chất công nghiệp cũng mới thành lập được khoảng 9 năm.Đối thủ cạnh tranh của công ty Khang Vinh là những doanh nghiệp cùng lĩnh vực kinhdoanh hóa chất trên cả nước đặc biệt là miền Bắc và những doanh nghiệp phát triển từlâu có tầm ảnh hưởng lớn trên thị trường

2.1.6.2.2 Môi trường vĩ mô

Môi trường tự nhiên: khí hậu thay đổi, những thảm họa thiên tai là một yếu tố

bất lợi không nhỏ trong công tác bảo quản, dự trữ, vận chuyển hàng hóa trong hoạtđộng bán hàng, do hóa chất là mặt hàng chịu tác động khá lớn các yếu tố độ ẩm,mưa… của thời tiết

Môi trường kinh tế trong nước: Kinh tế - xã hội Việt Nam tăng trưởng cao

trong những năm gần đây, nhu cầu cho hóa chất là không thể thiếu trong các ngành