Tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Quyết định đã quy định thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.: “Phông lưu trữ đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của Đảng và Đoàn thanh niên có ý

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HÀ NỘI-2009

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÚC

HÀ NỘI-2009

MỤC LỤC

Trang PHẦN MỞ ĐẦU

Minh

21

1.2.1 Nội dung, thành phần, đặc điểm tài liệu Kho lưu trữ Trung

ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

23

1.2.1.1 Nội dung tài liệu 24 1.2.1.2 Thành phần tài liệu 29 1.2.1.3 Đặc điểm của tài liệu 30 1.2.2 Giá trị của tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Trung ương Đoàn

TNCS Hồ Chí Minh

31

1 3 Sự cần thiết của tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ

Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

công tác văn thư, lưu trữ

2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 45 2.3 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ

Trung ương Đoàn

51

2.3.1 Vấn đề phân phông 52 2.3.2 Phân loại , lập hồ sơ 54

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Lý do lựa chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản đặc biệt có giá trị:

“Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”[19,tr.01]

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước cùng các Bộ, các ngành, các tổ chức chính trị-xã hội đã quan tâm đến công tác này Đại hội VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 đã đề ra

nhiệm vụ: “ Tổ chức tốt công tác lưu trữ; Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu

quả tài liệu lưu trữ” Đại hội X của Đảng, trong Báo cáo chính trị, Đảng giao

nhiệm vụ cho ngành lưu trữ: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”

Để giúp Ban Bí thư Trung ương Đảng quản lý tập trung thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu, văn kiện của Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, ngày 23-9-1987, Ban Bí thư Trung ương (khoá VI) đã ban hành Quyết định 20-QĐ/TW về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quyết định đã quy định thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.:

“Phông lưu trữ đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của Đảng

và Đoàn thanh niên có ý nghĩa chính trị, khoa học và thực tiễn” [01, tr.01]

Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông

qua ngày 04/4/2001 cũng quy định: ”Phông lưu trữ Trung ương Đảng bao

gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị

- xã hội” Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một trong 6 tổ chức chính trị-xã hội

trực thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị-xã hội của Thanh niên Việt Nam, là trường học xã hội chủ nghĩa của thanh niên, là đội dự bị tin cậy của Đảng Cộng sản Việt Nam, là người đại diện chân chính và hợp pháp cho lợi ích của toàn bộ thế hệ trẻ Việt Nam Trong quá trình gần 80 năm cống hiến và trưởng thành, Trung ương Đoàn đã hình thành khối tài liệu rất lớn, có giá trị, là kho tàng quý báu về truyền thống lịch sử, về vai trò cũng như đóng góp to lớn của Đoàn và các tổ chức thanh niên trong công cuộc đấu tranh giành độc lập dân tộc, xây dựng chủ nghĩa xã hội và trong sự nghiệp đổi mới, phát triển đất nước

Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng và vai trò của tài liệu lưu trữ, trong những năm qua, công tác lưu trữ ở Trung ương Đoàn nói riêng và trong các tổ chức thanh niên nói chung đã từng bước được quan tâm.Tuy nhiên so với các

cơ quan, do nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ,

do chưa có sự đầu tư về nhân lực và kinh phí cho công tác lưu trữ, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn còn chưa được thực hiện Tài liệu thu về mới chỉ dừng ở mức phân loại, chỉnh lý phục vụ cho mục đích tra tìm, chưa đạt đến trình độ tổ chức khoa học, vấn đề phân phông, xây dựng phương án phân loại tài liệu còn nhiều lúng túng

Do đó, tài liệu lưu trữ chưa được phát huy được hết giá trị của mình

Xuất phát từ lý do đó, tôi chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu kho

lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp

thạc sĩ, chuyên ngành lưu trữ của mình, nhằm góp phần vào việc tổ chức khoa học khối tài liệu có giá trị đang lưu trữ tại Kho Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu:

+ Khảo sát thực tế để tài liệu và thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

+ Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học khối tài liệu đang lưu trữ tại kho Lưu trữ Trung ương Đoàn

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề sau:

+ Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam

+ Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung cơ bản và ý nghĩa của khối tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh; mô tả và đưa ra nhận xét về thực trạng việc tổ chức khoa học tài liệu tại đây

+ Đề xuất các biện pháp khả thi giúp Trung ương Đoàn nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu, các biện pháp nhằm tối ưu hoá thành phần tài liệu thuộc kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

* Phạm vi: Nghiên cứu về tổ chức các phông tài liệu của Trung ương Đoàn, Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh.(Sau đây gọi tắt là các tổ chức thanh niên) Trong đó chúng tôi

đi sâu phân tích công tác tổ chức khối tài liệu phông lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, phông có khối lượng tài liệu nhiều nhất trong kho

*Đối tượng nghiên cứu: các biện pháp tổ chức tài liệu đang được thực hiện tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn; hoàn thiện các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn

4 Phương pháp nghiên cứu:

Trong đề tài của mình, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp cơ bản sau:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về nhận thức khoa học

Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

- Phương pháp lịch sử: Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của

các tổ chức thanh niên

- Phương pháp khảo sát : Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo

sát tình hình thực tế tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ TW Đoàn

- Phương pháp phân tích, tổng hợp : Đề tài phân tích kỹ tình hình tài

liệu (nội dung, thành phần; đặc điểm, ý nghĩa…) và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn để đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này trong thực tiễn

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu đã được nhiều nhà khoa học, nhiều sinh viên đề cập đến trong một số công trình nghiên cứu

- Các khóa luận của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

(Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội): Đó là đề tài “Tổ

chức khoa học tài liệu tại tỉnh ủy Nghệ An” năm 2002 của sinh viên Nguyễn

Thi Nga; “Tổ chức khoa học tài liệu tại trường Đại học Khoa học xã hội và

Nhân văn Hà Nội” năm 2002 của sinh viên Dương Thị Quế ; “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm thông tin tư liệu địa chính Tổng cục địa chính” của

sinh viên Quản Tố Trinh ; “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công

nghệ Thông tin lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc”; của sinh viên Nguyễn Công Trọng

Các luận Văn thạc sĩ: Đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh

tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” năm 1998 của học viên Đỗ Thị

Huấn ; “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh,

thành phố” của học viên Hồ Anh Tú năm 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu khối dân chính đảng tỉnh Nam Định” học viên của Nguyễn Hải Linh năm

2008

- Đề tài: “ Mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị-xã hội từ Trung ương Đến cấp tỉnh” (Tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ chí Minh không thuộc phạm vị nghiên cứu của đề tài [32, tr.02]) của nhóm tác giả

Vũ Hồng Mây, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Như vậy đã có rất nhiều bài viết, luận văn và các công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội Tuy nhiên, nghiên cứu công tác tổ chức khoa học tài liệu của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

và các tổ chức thanh niên thì chưa có một công trình nào đề cập đến

Với đề tài này, chúng tôi đi sâu phân tích làm rõ thực trạng vấn đề tổ chức tài liệu đang được thực hiện tại Kho lưu trữ Trung ương Đoàn ; từ đó đưa ra những giải pháp cụ thể trong việc chỉnh lý khoa học tài liệu các phông Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ương Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam làm cơ sở cho việc phân loại các phông tài liệu của các tỉnh, thành đoàn, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc

tham mưu, chỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu niên trong thời

kỳ mới

Đề tài đã có sự kế thừa những công trình đã có về phương pháp nghiên cứu, về cách thức tiếp cận khảo sát và xây dựng kết cấu nội dung của luận văn

7 Các nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn

tư liệu tham khảo sau:

Những quy định của Đảng, Nhà nước về , công tác văn thư, lưu trữ:

Các văn bản của Đảng và Nhà nước Nhà nước có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ về thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Các văn bản quy định, hướng dẫn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho Trung ương Đoàn và các tổ chức chính trị-xã hội; các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương Đoàn

Các sách, giáo trình mang tính lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ như giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

do NXB Đại học và GDCN, năm 1990; Tập bài giảng về công tác văn thư,

lưu trữ tài liệu của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, năm 2008; )

Các công trình nghiên cứu đã công bố như các luận văn thạc sĩ, khoá

luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, tổ chức, ban, bộ, ngành, tỉnh

Các bài báo, tạp chí chuyên ngành, wedsite như : Các bài công bố trên

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn Thời gian có liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ : Các báo cáo tổng kết, sơ kết tình hình công tác văn

thư, lưu trữ tại Trung ương Đoàn từ năm 1997-2008; mục lục hồ sơ đang bảo quản tại Kho lưu trữ Trung ương Đoàn

Các phần mềm tra cứu, các cơ sở dữ liệu ứng dựng công nghệ thông tin dùng để quản lý, tra cứu thông tin, tài liệu lưu trữ

8 Đóng góp của luận văn

Luận văn giới thiệu và làm sáng tỏ công tác tổ chức tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Trung ương Đoàn và bước đầu đề xuất một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu nhằm nâng cao giá trị của khối tài liệu đang bảo quản tại đây Kết quả của luận văn sẽ được vận dụng để tổ chức khoa học tài liệu các phông đang bảo quản tại Kho lưu trữ Trung ương Đoàn, góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn và các tổ chức thanh niên Đồng thời , luận văn cũng góp phần bổ sung và giải quyết một số vấn đề về lý luận tổ chức khoa học tài liệu của các tổ chức chính trị-xã hội

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài như sau:

Chương 1: Tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ Trung ương

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, một yêu cầu cấp thiết

Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ

Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài

liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

1.1.Khái quát chung về các tổ chức thanh niên

1.1.1 Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

a Lịch sử hình thành và phát triển

Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị - xã hội của thanh niên Việt Nam do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh đạo và rèn luyện Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, phấn đấu vì mục tiêu, lý tưởng của Đảng là độc lập dân tộc gắn liền với chủ nghĩa xã hội, dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Đoàn được 26/3/1931 , tại Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng lần thứ 2, Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trong chương trình làm việc để bàn về công tác thanh niên và đi đến quyết định thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Đó là sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta; đồng thời, phản ánh công lao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vô cùng kính yêu - Người đã sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn Được Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trung ương Đoàn thanh niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từ ngày 22 - 25/3/1961 đã quyết định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày trong thời gian cuối của Hội nghị Trung ương Đảng lần thứ 2, dành để bàn bạc và quyết định những vấn đề rất quan trọng đối với công tác thanh niên) làm ngày thành lập Đoàn hàng năm Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vang của tuổi trẻ Việt Nam, của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh

Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời

kỳ cách mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:

Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương

Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương

Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương

Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam

Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam

Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh

Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

Được xây dựng, rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ đấu tranh cách mạng, Đoàn đã tập hợp đông đảo thanh niên phát huy chủ nghĩa anh hùng cách mạng, cống hiến xuất sắc cho sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy những truyền thống quý báu của dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành, xuất sắc sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh; thường xuyên bổ sung lực lượng trẻ cho Đảng; tổ chức động viên đoàn viên, thanh niên cả nước đi đầu trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến đấu anh dũng vì độc lập

tự do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên những chiến công xuất sắc và trưởng thành vượt bậc

sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh; là đội quân xung kích thực hiện đường lối chính trị của Đảng

- Đoàn là trường học xã hội chủ nghĩa của thanh niên Việt Nam; tạo môi trường đưa thanh niên vào các hoạt động giúp họ rèn luyện và phát triển nhân cách, năng lực của người lao động mới phù hợp với yêu cầu của xã hội hiện nay

- Đoàn là người đại diện chăm lo và bảo vệ quyền lợi của tuổi trẻ Chức năng này khẳng định rõ tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là tổ chức của thanh niên, vì thanh niên

Nhiệm vụ

Điều 16, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh được Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đoàn thông qua ngày 19/12/2007 quy định nhiệm vụ của các tổ chức Đoàn như sau:

- Đoàn là người đại diện chăm lo và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của cán bộ, đoàn viên, thanh thiếu nhi, là lực lượng nòng cốt chính trị trong phong trào thanh niên và trong các tổ chức thanh niên Viêt Nam

- Đoàn là đội quân xung kích cách mạng, là trường học xã hội chủ nghĩa của thanh niên, tạo môi trường giáo dục, rèn luyện đoàn viên, thanh thiếu nhi nhằm góp phần thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội, quốc phòng, an ninh của địa phương, đơn vị

- Đoàn phối hợp với chính quyền, các đoàn thể và các tổ chức kinh tế- xã hội làm tốt công tác thanh niên, chăm lo xây dựng Đoàn, tích cực xây dựng Đoàn, Hội, Đội ở địa bàn dân cư, tham gia xây dựng, bảo vệ Đảng và chính quyền

Về mối quan hệ của Đoàn trong xã hội

Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là thành viên của hệ thống chính trị, hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp và Pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đoàn phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể và tổ chức xã hội, các tập thể lao động và gia đình chăm lo giáo

dục, đào tạo và bảo vệ thanh thiếu nhi, tổ chức cho đoàn viên, thanh niên tích cực tham gia vào việc quản lý Nhà nước và xã hội

- Đối với Đảng cộng sản Việt Nam: Đoàn hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của đảng, là đội quân dự bị tin cậy của Đảng, nguồn cung cấp cán bộ theo yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Đảng

- Đối với Nhà nước: Đoàn là chỗ dựa vững chắc của Nhà nước trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc xã hội chủ nghĩa Đoàn phối hợp với các cơ quan nhà nước, các đoàn thể và tổ chức xã hội chăm lo, giáo dục , đào tạo và bảo vệ thanh thiếu niên

- Đối với các tổ chức xã hội của thanh niên và phong trào thanh niên: Đoàn có vai trò nòng cốt trong việc xây dựng tổ chức và hoạt động của Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam, Hội Sinh viên Việt Nam và các tổ chức thành viên khác của Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam

- Đối với đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh: Đoàn giữ vai trò là người phụ trách đội và có trách nhiệm xây dựng tổ chức Đội; lựa chọn, bồi dưỡng cán bộ làm công tác thiếu nhi, tạo điều kiện cơ sở vật chất và tài chính cho hoạt động của Đội

c Cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Theo Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

* Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc: là cơ quan lãnh đạo cao nhất của

Đoàn, do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn triệu tập thường lệ 5 năm một lần Đại hội có nhiệm vụ thảo luận và biểu quyết thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn; quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Đoàn và phong trào thanh, thiếu nhi; bầu Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

* Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: là cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ đại hội Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc

có nhiệm vụ:

- Lãnh đạo công tác xây dựng Đoàn, Hội, Đội

- Tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc và chỉ đạo, hướng dẫn các tổ chức Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Đảng

và Trung ương Đoàn

- Định kỳ báo cáo về tình hình hoạt động của Trung ương Đoàn với Ban Chấp hành Trung ương Đảng và thông báo cho các tổ chức Đoàn cấp dưới

- Kiến nghị, đề xuất và phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể, các tổ chức kinh tế, xã hội ở Trung ương để giải quyết những vấn đề có liên quan đến công tác Đoàn và phong trào thanh niên, thiếu nhi

* Ban Thường vụ Trung ương Đoàn: thay mặt Ban Chấp hành Trung

ương Đoàn lãnh đạo các cấp bộ Đoàn trong việc thực hiện nghị quyết của Đại hội Đoàn toàn quốc và các nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

* Ban Bí thư Trung ương Đoàn: là cơ quan thường trực của Ban

Thường vụ Trung ương Đoàn gồm Bí thư thứ nhất và các Bí thư, thay mặt Ban Thường vụ Trung ương Đoàn tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết của Đoàn; chuẩn bị các vấn đề trình Ban Thường vụ xem xét quyết định các chủ trương công tác Đoàn, phong trào thanh thiếu nhi và giải quyết các công việc hàng ngày của Đoàn

* Các cơ quan, tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

[22, tr.04]: gồm 39 ban, đơn vị, trong đó:

1 Khối các ban phong trào: 11 đơn vị

Ban thanh niên Trường học

Ban Thanh niên xung phong

Ban công tác thiếu nhi

Ban Kiểm tra

Ban Tuyên giáo

Ban đoàn kết tập hợp thanh niên

Ban Quốc tế

Ban Thanh niên công nhân và đô thị

Ban Thanh niên nông thôn

Ban Tổ chức

Văn phòng Trung ương Đoàn

2 Khối các đơn vị sự nghiệp: 21 đơn vị

Trung tâm dạy nghề và dịch vụ việc làm thanh niên Trung ương Đoàn Trung tâm thanh thiếu nhi miền Trung

Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên khu vực sông Hồng

Trung tâm thanh thiếu nhi miền Nam

Trung tâm thanh thiếu niên miền Bắc

Trung tâm hướng dẫn hoạt động Thiếu nhi Trung ương

Trung tâm hỗ trợ phát triển thanh niên nông thôn

Bảo tàng các thế hệ trẻ Việt Nam

Trung tâm phát triển khoa học công nghệ và tài năng trẻ

Học viện thanh thiếu niên Việt Nam

Báo Tiền phong

Báo Thanh niên

Báo Sinh viên Việt Nam

Báo Thiếu niên Tiền phong

Báo Nhi đồng

Tạp chí thanh niên

Tạp chí Thời trang trẻ

Trung tâm truyền hình thanh niên

Ban phát thanh thanh thiếu nhi

Nhà xuất bản Thanh niên

Nhà xuất bản Kim Đồng

3 Khối các đơn vị doanh nghiệp: 7 đơn vị

Công ty xuất nhập khầu Tổng hợp Sài Gòn (INCOMEX Sài Gòn)

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Viêt Nam (DETESCO Việt Nam) Công ty TNHH một thành viên du lịch Thanh niên Việt Nam (Công ty FESTIVAL)

Công ty TNHH một thành viên đầu tư và phát triển thương mại Vạn Xuân

Trung tâm Du lịch thanh niên Việt Nam

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Thanh niên Việt Nam (Công ty VYPEXCO)

Tổng đội Thanh niên xung phong Trường Sơn

1.1.2 Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam

Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam là tổ chức xã hội rộng rãi của thanh niên và các tổ chức Thanh niên Việt Nam: Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội Sinh viên Việt Nam, Hội Doanh nghiệp trẻ Việt Nam với vai trò nòng cốt là Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam được thành lập ngày 15/10/1956

Theo điều lệ Hội, Hội có các chức năng sau đây

1 Đoàn kết, tập hợp, giáo dục mọi tầng lớp thanh niên Việt Nam Hướng dẫn và tạo điều kiện để hội viên hoàn thiện nhân cách, trở thành công dân tốt, cống hiến tài năng và sức trẻ vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

2 Đại diện, bảo vệ lợi ích hợp pháp của hội viên, thanh niên và tổ chức thành viên trước pháp luật và công luận

Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam có nhiệm vụ:

1 Đoàn kết, tập hợp các lực lượng thanh niên Việt Nam trong và ngoài nước cống hiến tài năng, sức trẻ tham gia tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và các hoạt động ích nước, lợi nhà, hướng thiện

2 Tổ chức các hoạt động thiết thực, góp phần đáp ứng những nhu cầu chính đáng của hội viên, thanh niên

3 Đề xuất và kiến nghị kịp thời với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức

xã hội cùng chăm lo bảo vệ quyền lợp hợp pháp của hội viên, thanh niên và các tổ chức thành viên của Hội

4 Đoàn kết, hợp tác với các tổ chức thanh niên trong khu vực và trên thế giới vì hòa bình, độc lập dân tộc, dân chủ, tiến bộ xã hội vì cuộc sống văn minh, hạnh phúc của tuổi trẻ

5 Thường xuyên chăm lo xây dựng Hội, mở rộng mặt trận đoàn kết, tập hợp thanh niên, tích cực tham gia xây dựng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

* Về cơ cấu tổ chức của Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam

Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội là Đại hội toàn quốc họp 5 năm một lần Đại hội bầu ra Ủy ban Trung ương Hội Uỷ ban Trung ương Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam là cơ quan chấp hành và hiệp thương cao nhất giữa hai kỳ Đại hội Hội nghị toàn thể Ủy ban Trung ương Hội bầu cử Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Tổng thư ký và các Ủy viên Đoàn Chủ tịch của ủy ban Trung ương Hội

Cơ quan thường trực của Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam là Ban tập hợp đoàn kết thanh niên (Trước đây là ban Mặt trận thanh niên), hệ thống báo chí, phát thanh, truyền hình, các câu lạc bộ, nhà văn hóa,

các trung tâm du lịch, giáo dục văn hóa, dạy nghề và các đơn vị kinh tế thanh niên

1.1.3 Hội Sinh viên Việt Nam

Lịch sử hình thành và phát triển

Trong những năm 1949-1950, phong trào đấu tranh của sinh viên học sinh diễn ra rầm rộ, liên tục và rộng khắp từ Nam chí Bắc nhằm chống thực dân Pháp xâm lược và sự can thiệp của Mỹ, chống “độc lập” giả hiệu, chống khủng bố đàn áp, đòi đảm bảo an ninh cho sinh viên, học sinh, đòi được học bằng tiếng mẹ đẻ (tiếng Việt)… Ngày 9-1-1950, Đoàn thanh niên Cứu quốc

và Đoàn học sinh Sài Gòn - Chợ Lớn đã vận động và tổ chức cho gần 10.000 sinh viên học sinh và nhân dân Sài Gòn- Chợ Lớn, biểu tình đòi đảm bảo an ninh cho sinh viên học sinh học tập và trả tự do cho học sinh, sinh viên bị bắt Bọn cảnh sát và lính lê dương đã đàn áp dã man đoàn biểu tình và giết hại anh Trần Văn Ơn, một thanh niên tiêu biểu cho lòng yêu nước và ý chí đấu tranh bất khuất của học sinh, sinh viên Thanh niên học sinh cả nước đều tổ chức bãi khóa phản đối địch khủng bố tàn sát học sinh Sài Gòn và làm lễ truy điệu anh Trần Văn Ơn Run sợ trước khí thế đấu tranh sục sôi của nhân dân Sài Gòn, Thủ hiến Trần Văn Hữu đã hứa thỏa mãn các yêu sách: mở cửa các trường, trả tự do cho các học sinh bị bắt, nhận những công nhân bị sa thải vì

đã bãi công để dự đám tang trò Ơn, cho phép ra lại những tờ báo đã bị đóng cửa vì đã loan tin các cuộc đấu tranh của quần chúng

Tháng 2 năm 1950, Đại hội Liên đoàn thanh niên Việt Nam tại Việt Bắc đã quyết định chọn ngày 09/01 làm Ngày truyền thống học sinh sinh viên Việt Nam

Đại hội đại biểu toàn quốc Hội Sinh viên Việt Nam lần thứ 5 (11/1993)

tổ chức tại thủ đô Hà Nội đã quyết định lấy ngày 09 tháng 01 làm ngày truyền thống Hội Sinh viên Việt Nam

Hơn nửa thế kỷ qua, dưới ngọn cờ của Đảng cộng sản Việt Nam quang vinh và Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại, phong trào sinh viên - học sinh và tổ chức Hội Sinh viên Việt Nam đã có những cống hiến xuất sắc, trưởng thành vượt bậc qua các thời kỳ lịch sử cách mạng, là niềm tự hào của các thế hệ học sinh - sinh viên ngày nay Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh trong thư gửi học sinh nhân ngày khai trường sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945: “Non sông Việt Nam có trở nên vẻ vang hay không, dân tộc Việt Nam có được vẻ vang sánh vai cùng với các cường quốc năm châu hay không chính là nhờ phần lớn ở công học tập của các cháu” (trích Hồ Chí Minh toàn tập) và những chủ trương, chính sách của Đảng về việc đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ học vấn cao cho đất nước là nguồn động viên cổ vũ lớn lao đối với học sinh - sinh viên nước ta

Chức năng, nhiệm vụ

Hội Sinh viên Việt Nam là tổ chức chính trị-xã hội của sinh viên Việt Nam, là cầu nối đảng, chính quyền, đoàn thể với sinh viên, là lực lượng được giáo dục trong nhà trường

Điều 2, Điều lệ (sửa đổi) Hội Sinh viên Việt Nam được Đại hội đại biểu toàn quốc Hội Sinh viên Việt Nam lần thứ lần thứ VIII năm 2008 thông qua quy định nhiệm vụ của Hội là:

rèn luyện, hoàn thành nhiệm vụ của người sinh viên, góp phần xây dựng nhà trường vững mạnh

2 Giáo dục lý tưởng, truyền thống đạo đức, lối sống và ý thức pháp luật cho hội viên, sinh viên

3 Phản ánh nhu cầu, nguyện vọng của sinh viên; tham gia đề xuất các chủ trương, chính sách liên quan đến sinh viên Tổ chức các hoạt động thiết

thực chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và bảo vệ các quyền lợi hợp pháp, chính đáng của hội viên, sinh viên và các tổ chức hội

4 Đoàn kết, phát triển quan hệ hữu nghị hợp tác với các tổ chức sinh viên, thanh niên tiến bộ và nhân dân các nước trên thế giới vì hoà bình, độc lập dân tộc, dân chủ và tiến bộ xã hội

Điều lệ cũng chỉ rõ: Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội Sinh viên Việt Nam là Đại hội Đại biểu toàn quốc họp 5 năm một lần Đại hội bầu ra Ban chấp hành Trung ương Hội Hội nghị toàn thể BCH Trung ương cử ra Ban thư

ký gồm : Chủ tịch, các phó Chủ tịch và các ủy viên thư ký

Giúp việc cho cơ quan Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam có Văn phòng, các trung tâm, các câu lạc bộ, nhà văn hóa, cơ sở kinh tế và báo Sinh

viên

1.2 Giới thiệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Ngay từ sau chiến tranh, năm 1954-1955, Ban Bí thư Trung ương Đoàn

đã quan tâm bố trí cán bộ phụ trách công tác lưu trữ Năm 1962, Văn phòng tổng hợp phân công một cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ Năm 1975,

tổ lưu trữ trực thuộc Văn phòng được thành lập 5/1976, sau khi được bổ sung thêm cán bộ, tổ lưu trữ được chuyển từ Văn phòng về trực thuộc Ban nghiên cứu lý luận công tác Đoàn Năm 1988, bộ phận lưu trữ chuyển về Viện Nghiên cứu thanh niên 5/2004, Ban Bí thư Trung ương Đoàn quyết định chuyển bộ phận lưu trữ trở lại Văn phòng Trung ương Đoàn Từ năm 2004 đến năm 12/2008, Kho lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính Văn phòng Trung ương Đoàn 01/2009 đến nay, bộ phận lưu trữ trực thuộc Trung tâm Thông tin tư liệu Văn phòng Trung ương Đoàn

Đối với tổ chức Hội Liên hiệp Thanh niên và Hội Sinh viên Việt Nam, không có cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư-lưu trữ mà chỉ bố trí cán

bộ Văn phòng Hội kiêm nhiệm làm công tác văn thư và lưu trữ công văn giấy

tờ

Như vậy có thể thấy, về mặt tổ chức, trước năm 1987, Trung ương Đoàn không có cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đến tận năm 1987, khi Ban Bí thư ban hành Quyết định 20-QĐ/BBT, thì lưu trữ Trung ương Đoàn mới được Cục Lưu trữ Trung ương Đảng quản lý về mặt tổ chức Quyết định 20-QĐ/BBT ngày 23/9/1987 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của

Ban Bí thư Trung ương Đảng quy định: “ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt

Nam do Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư thống nhất quản lý và được bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ Trung ương đến địa phương và kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” “

Ở Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh có kho lưu trữ tài liệu trực thuộc Trung ương Đoàn” ( Điều 5) Như vậy, theo quyết định 20-QĐ/TW , Trung

ương Đoàn được thành lập kho lưu trữ lịch sử, với biên chế cán bộ từ 3-4 người, “cán bộ phụ trách có thể tương đương cấp phòng” [5,tr.01 ] nhưng trên thực tế, lưu trữ Trung ương Đoàn chỉ là một bộ phận thuộc Phòng Hành chính, với chức năng chủ yếu là lưu giữ tài liệu Số lượng cán bộ dành cho công tác lưu trữ không đủ; nhiều cán bộ không có nghiệp vụ, chỉ làm công tác kiêm nhiệm Họ thực hiện công việc theo kiểu mò mẫm, kinh nghiệm và thói quen Trong khi đó, khối lượng tài liệu ngày càng nhiều, công tác lưu trữ lại

là công việc chuyên môn mang tính khoa học cao Điều đó, khiến cán bộ lưu trữ thụ động hơn trước khối lượng công việc ngày càng lớn và có tính phức tạp cao Mặt khác, tài liệu và kho luôn ở trong tình trạng bất ổn, không có một đơn vị quản lý thống nhất công tác này Điều đó khiến việc tổ chức khoa học khối tài liệu tại kho chưa thể thực hiện

Đối với Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên và Hội Sinh viên, cán bộ làm công tác văn phòng chủ yếu là cán bộ phong trào kiêm nhiệm, nên hầu

như họ không có nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ lại thường xuyên luôn chuyển, nên việc lập hồ sơ và đôn đốc việc lập hồ sơ chưa thực hiện được, tài liệu nộp về kho lưu trữ không đủ, còn lộn xộn và trong tình trạng bó, gói, không phản ánh rõ các lĩnh vực công tác của các tổ chức này trên các lĩnh vực hoạt động của mình

1.2.1 Nội dung, thành phần, đặc điểm của tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Qua nghiên cứu và thực tế khảo sát tài liệu cho thấy, tài liệu thời kỳ 1930-1950 hầu như không còn lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Nếu còn chỉ là một số tài liệu được sao chép lại, và đều

là tài liệu dưới danh nghĩa Ban Thanh vận Trung ương Đảng

Tài liệu mang tên Ban Chấp hành Trung ương Đoàn chỉ có từ tháng 2/1950 sau khi Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ nhất của Đoàn họp tại chiến khu Việt Bắc thống nhất phong trào thanh niên và bầu ra BCH Trung ương Đoàn đầu tiên thuộc phạm vi cả nước

Tính đến thời điểm tháng 6 năm 2009, kho lưu trữ Trung ương Đoàn có khoảng 250 m giá tài liệu, trong đó chủ yếu là tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn, tài liệu của Hội Liên hiệp thanh niên và Hội Sinh viên Việt Nam chiếm một khối lượng không nhiều

Một phần tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và một phần tài liệu mới thu, đang ở trong tình trạng bó, gói hoặc còn đang đóng trong các hòm tôn tại kho

Trong đó:

- Phông tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn: Tài liệu đã chỉnh lý phục vụ tra tìm: 5898 đơn vị bảo quản ; 301 hộp tài liệu tài chính kế toán của Văn phòng (1982-2007) đã sắp xếp; 47 hộp (669 ĐVBQ) tài liệu thi đua khen

thưởng; 56 hộp tài liệu về TNXP (Trong đó có 18 hộp hồ sơ mộ chí và danh sách thanh niên xung phong chết và hy sinh);

Tài liệu chỉnh lý sơ bộ:

- Khối tài liệu Đại hội Đoàn khoá VIII và IX: 200 hồ sơ

- Tài liệu thi đua khen thưởng 2002-2006: 400 hồ sơ

- Tài liệu các ban, đơn vị Trung ương Đoàn: 200 hồ sơ

Tài liệu chưa chỉnh lý:

- Tài liệu của các tỉnh, thành Đoàn khoá VIII: 12m

- Tài liệu thi đua-khen thưởng 2007-2008: 6m

- Tài liệu Trung ương Đoàn và các ban, đơn vị 2007-2008: 18m

- Tài liệu của Trung ương Đảng, bộ ngành liên quan đến Trung ương Đoàn: 5m

- Tài liệu niêm phong trong thùng sắt của Vụ Kế hoạch-Tài chính; Vụ Tổ chức cán bộ; Trung tâm dân số (đã giải thể): 57 hòm

Phông tài liệu lưu trữ Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên: Tài liệu đã chỉnh lý: 252 ĐVBQ; tài liệu chưa chỉnh lý và phân loại: 7m giá

Phông tài liệu lưu trữ Trung ương Sinh viên Việt Nam: Tài liệu đã chỉnh

lý 531 ĐVBQ; tài liệu chưa chỉnh lý và phân loại: 10 m giá

1.2.1.1.Nội dung tài liệu

Nội dung tài liệu của Tài liệu của Trung ương Đoàn, Trung ương Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam và Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam chủ yếu phản ánh về tình hình hoạt động, các phong trào của đoàn từ khi thành lập cho đến hôm nay Có thể chia tài liệu hình thành trong hoạt động của các

tổ chức này qua các thời kỳ như sau:

a Tài liệu trước năm 1954 (Đơn vị bảo quản số 01-145)

Đây là giai đoạn Đoàn trở thành một tổ chức hoạt động độc lập và đã

có những phong trào thiết thực góp phần vào sự thắng lợi của cuộc kháng

chiến chống thực dân Pháp, với một Điện Biên “lừng lẫy năm châu chấn động

địa cầu” Đó là các phong trào như phong trào chống giặc bắt lính, phong

trào tòng quân giết giặc… Đặc biệt phong trào Thanh niên xung phong chống Pháp đã có những đóng góp tích cực trong việc vận chuyển lương thực, thuốc men, đạn dược phục vụ chiến trường Chủ tịch Hồ Chí Minh, trong một buổi đến thăm và động viên thanh niên xung phong đã tặng cho lực lượng TNXP 4 câu thơ:

Không có việc gì khó

Chỉ sợ lòng không bền

Đào núi và lấp biển

Quyết chí ắt làm nên

(Nguồn: Lịch sử Thanh niên xung phong Việt Nam)

Đó là lời khen, lời động viên của Bác nhưng cũng là niềm tin của Bác vào sức mạnh của thanh niên trong công cuộc chiến đấu bảo vệ và xây dựng nước nhà Đó cũng là kim chỉ nam cho các thế hệ thanh niên trong các phong trào hành động cách mạng

Nội dung chính tài liệu giai đoạn này như sau:

- Tài liệu tổng hợp:

+ Tài liệu về Đại hội Đoàn thanh niên cứu quốc Việt Nam năm 1950 + Tài liệu các hội nghị thường vụ, hội nghị cán bộ của Đoàn TNCQ những năm 1950-1954

+ Tài liệu về công tác thanh vận (hồ sơ 01-07)

+ Những vấn đề chung về công tác Đoàn (hồ sơ 08-17)

+ Đoàn tham gia phong trào chống giặc bắt lính (hồ sơ 18-35)

+ Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng ( Hồ sơ 36-38)

- Tài liệu về công tác tổ chức của Đoàn (Hồ sơ 39-61)

- Tài liệu về Thanh niên xung phong chống Pháp (Hồ sơ: 78-101)

- Tài liệu về công tác thanh niên trên các lĩnh vực: công nghiệp, nông nghiệp, quốc tế…

- Tài liệu các địa phương (hồ sơ: 107-145)

Ngoài ra còn tài liệu của Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam về tiền khởi nghĩa, về phong trào Đoàn trong 9 năm kháng chiến, tài liệu về phong trào học sinh, sinh viên, thư của thanh niên gửi Hồ Chủ tịch, thanh niên và tổ chức Đoàn trong cải cách ruộng đất Và đặc biệt thực hiện đường lối đối ngoại của Đảng, Đoàn thường xuyên giáo dục tinh thần Quốc tế vô sản cho thanh niên, tích cực phối hợp với tuổi trẻ Xô Viết và thanh niên các nước xã hội chủ nghĩa, với thanh niên và nhân dân Pháp yêu chuộng hoà bình, chống cuộc chiến tranh xâm lược Việt Nam của thực dân Pháp Tài liệu về Đại hội liên hoan thanh niên và sinh viên thế giới lần I, II, III đã khẳng định quyết tâm đó của Đoàn

b Tài liệu 1954-1975 (ĐVBQ số 146-1999)

Cuộc kháng chiến chống Pháp kết thúc thắng lợi, theo hiệp định ne-vơ, đất nước tạm thời bị chia cắt làm hai miền, miền Bắc bước vào thời kỳ khôi phục kinh tế và xây dựng chủ nghĩa xã hội, miền Nam tiếp tục cuộc đấu tranh giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước Cùng với nhừng đổi thay của đất nước, phong trào thanh thiếu niên giai đoạn này cũng có những chuyển biến tích cực : Các phong trào thanh niên phát triển mạnh mẽ, nhiều phong trào đi vào chiều sâu và có ảnh hưởng lớn trong xã hội như các phong trào « ba sẵn sàng », « năm xung phong »

Tài liệu của Đoàn thanh niên cứu quốc Việt Nam giai đoạn này có nội dung chính như sau :

+ Tài liệu Các Đại hội, hội nghị của Đoàn TNCQ ( ĐVBQ 442-516), + Tài liệu và báo cáo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu niên các năm 1954-1975

Tài liệu về các phong trào của Đoàn :

+ Phong trào thanh niên tích cực lao động XHCN 1959-1960 (ĐVBQ 517-557)

+ Phong trào xung phong tình nguyện vượt mức kế hoạch 5 năm lần thứ nhất 1961-1965.(ĐVBQ 517-546)

+ Phong trào 3 xây, 3 chống 1962-1963( ĐVBQ 547-557)

+ Phong trào 3 sẵn sàng, 5 xung phong 1965-1972 (ĐVBQ 558-600b) + Tài liệu về xây dựng các khu kinh tế thanh niên (ĐVBQ 903- 923) + Tài liệu về công tác thanh niên công giáo và phong trào chống cưỡng ép di cư (ĐVBQ 1005-1031)

+ Tài liệu về công tác quân sự và thể dục thể thao, công tác nữ thanh niên

+ Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng của Đoàn và các tỉnh thành đoàn (ĐVBQ 601-889)

+ Tài liệu về TNXP chống Mỹ cứu nước bao gồm tài liệu về TNXP kiến thiết XHCN ; tổ chức và thành lập của lực lượng TNXP ; chế độ chính sách đối với TNXP ;hoạt động của Ban và các đội TNXP chống Mỹ (ĐVBQ 1631-1705) Ngoài ra còn 20 hộp tài liệu về danh sách và sơ đồ mộ chí thanh niên xung phong chết và hy sinh trong kháng chiến chống Mỹ chưa được thống kê

+ Tài liệu về công tác thanh vận, công tác Đoàn và phong trào thanh niên miền Nam, hoạt động của đoàn thanh niên nhân dân cách mạng Việt Nam, Hội Liên hiệp thanh niên giải phóng miền Nam, phong trào học sinh, sinh viên miền Nam trong kháng chiến chống Mỹ (ĐVBQ 1706-1774) ; tài liệu về công tác tổ chức (ĐVBQ 1074-1140), công tác tuyên huấn (ĐVBQ 1141-1207) ; công tác Đoàn và phong trào thanh niên trong công nghiệp (ĐVBQ 1208-1282) ; công tác Đoàn và phong trào thanh niên trong nông nghiệp

(ĐVBQ 1283-1435) ; công tác Đoàn và phong trào thanh niên khối trường học (ĐVBQ 1436-1542) ; công tác thiếu niên nhi đồng (ĐVBQ 1543-1630) ; tài liệu của Hội Liên hiệp thanh niên và Hội Liên hiệp học sinh, sinh viên ; báo cáo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi các tỉnh, thành đoàn và đoàn trực thuộc trong chống Mỹ…

c Tài liệu từ năm 1976 đến nay (ĐVBQ 2003- 5898)

Sau giải phóng miền Nam, hoạt động Đoàn trong cả nước thu về một đầu mối Hoạt động của Đoàn phong phú , đa dạng và có chiều sâu hơn.Từ các phong trào thanh niên, phong trào đoàn trong các lĩnh vực công nông nghiệp, trường học đến các lĩnh vực khác như công tác quốc tế thanh niên, phong trào thanh niên tham gia phát triển kinh tế… Đoàn từng bước khẳng định được vai trò và vị thế của mình và ngày càng được xã hội đề cao

Thành phần và nội dung tài liệu giai đoạn này cũng đa dạng và phong phú hơn Do ý thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong bộ máy quản lý nhà nước nói chung, hoạt động của cơ quan nói riêng, công tác lưu trữ Trung ương Đoàn được quan tâm và đầu tư cả về cơ sở vật chất, đội ngũ cán

bộ, trang thiết bị bảo quản Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Đoàn giai đoạn này được lưu giữ đầy đủ và tổ chức mang tính khoa học hơn Nội dung chính của tài liệu giai đoạn này như sau:

Tài liệu Đại hội Đoàn toàn quốc (lần thứ IV,V,VI,VII, VIII) và tài liệu các hội nghị Ban Thường vụ, Ban chấp hành Trung ương Đoàn các khoá

Tài liệu Trung ương Đoàn và các ban tham mưu giúp việc

Tài liệu các tỉnh, thành Đoàn

Tài liệu liên tịch giữa Trung ương Đoàn với các bộ, ngành

Các chuyên đề :

+ Công tác thanh niên trong thời kỳ mới

+ Về xây dựng các đội trí thức trẻ tình nguyện tham gia phát triển nông thôn và miền núi

+ Về công tác phát triển Đảng trong thanh niên, học sinh, sinh viên

+ Các phong trào thanh niên tham gia xây dựng kinh tế, giải quyết việc làm, xoá đói giảm nghèo như phong trào xoá cầu khỉ ở đồng bằng sông Cửu Long, xây dựng đảo thanh niên Bạch Long Vĩ, đảo thanh niên Cồn Cỏ, xây dựng trang trại trẻ, xây dựng làng thanh niên lập nghiệp…

+ Tài liệu tài chính kế toán

1.2.1.2.Thành phần tài liệu

Tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn, Trung ương Hội và các tổ chức thanh niên chủ yếu là tài liệu hành chính Đó là tài liệu về các đại hội, hội nghị , các tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các tổ chức trên được sắp xếp theo tên loại văn bản như tập nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, công văn Ngoài ra còn một lượng không nhỏ tài liệu liên qua đến công tác khen thưởng, kỷ luật, điều động cán bộ, hợp tác quốc tế…

Tài liệu chuyên môn như tài liệu tài chính kế toán, tài liệu khoa học kỹ thuật ( tài liệu về việc sửa chữa, xây dựng trụ sở cơ quan) chiếm khối lượng không đáng kể Khối tài liệu phim ảnh, ghi âm hầu như không thu thập được

và không có phương tiện bảo quản dù Trung ương Đoàn có một ban phát thanh và một trung tâm truyền hình thanh niên…

Phần lớn tài liệu trong kho lưu trữ Trung ương Đoàn là tài liệu hình thành trong hoạt động của BCH Trung ương Đoàn và các ban tham mưu, giúp việc Tài liệu của Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Hội sinh viên Việt Nam không nhiều Và mặc dù trong cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn còn có các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp, nhưng do diện tích phòng khovà điều

kiện bảo quản, do các quy định về công tác giao nộp tài liệu chưa chặt chẽ nên hầu như các đơn vị này chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.2.1.3 Đặc điểm của tài liệu

a Tình trạng vật lý của tài liệu

Khối tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn có số lượng lớn nhưng do thời gian và điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật nên một số tài liệu đang có nguy cơ bị huỷ hoại do những tác động của môi trường, khí hậu, đặc biệt là khối tài liệu trước năm 1954 Những tài liệu này hầu hết được đánh máy trên giấy pơluya, viết tay chữ rất mờ, nhoè mực và khó đọc Nhiều

hồ sơ, tài liệu trong kho do bị di chuyển nhiều, chất liệu giấy không tốt và ý thức của trách nhiệm của độc giả không cao nên đã bị rách ; thậm chí nhiều

hồ sơ, tài liệu còn bị mối xông

Tài liệu giai đoạn 1954-1990 tuy không bị hỏng nhiều nhưng tài liệu hầu hết đánh trên giấy đen, mực

lâu ngày đã bay màu nên chữ rất mờ Chỉ có một số tài liệu hình thành trong thời gian gần đây (Sau năm 1990) được chế bản bằng máy tính, giấy tốt nên chất lượng tài liệu tương đối tốt Tài liệu các tỉnh, thành đoàn do cỡ giấy không thống nhất nên có những hồ sơ giấy dài hơn cả bìa hồ sơ gây nhiều khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc bảo quản văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (Tài liệu của các tỉnh, thành đoàn phía Nam sau năm 1975)

b.Về mặt thể thức :

Cũng giống như tài liệu của đại bộ phận các cơ quan, tổ chức khác, do chưa có quy định về thể thức văn bản và do yêu cầu bảo đảm bí mật nên tài liệu của Trung ương Đoàn trước năm 1975 chưa có sự thống nhất và hầu như không đầy đủ về mặt thể thức Cụ thể :

- Nhiều tài liệu, văn bản thiếu một số yếu tố thông tin quan trọng như không có số, ký hiệu, không có chữ ký, không có dấu, không có địa danh,

ngày tháng ban hành văn bản Một số tài liệu có chữ ký lại không có tên người ký… Tuy không đảm bảo về mặt thể thức nhưng do nội dung quan trọng, phản ánh hoạt động Đoàn, Hội trong một thời kỳ nhất định, nên những tài liệu này vẫn được coi là căn cứ để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử Đoàn và các phong trào thanh thiếu niên

- Nhiều tài liệu không có bản chính , bản gốc mà chỉ có bản sao hoặc bản thảo Nhiều tài liệu ghi rõ là dự thảo (Có văn bản viết tay, có văn bản đánh máy) nhưng không có ý kiến sửa chữa hoặc có ý kiến nhưng không có tên người sửa

- Nhiều văn bản tài liệu đánh máy dưới dạng chữ không dấu, mực xanh

mờ đã bay chữ nên việc đoán chữ và suy luận nội dung văn bản rất khó, nhiều khi không luận được dẫn đến việc hiểu sai nội dung văn bản

Do những đặc điểm về nội dung, thành phần và khối lượng như vậy nên khối tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn rất cần được quan tâm, đầu tư kinh phí để đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho việc bảo quản

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn làm tốt chức năng đảm bảo

thông tin quá khứ, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo công tác Đoàn, Hội và phong trào TTN trong thời kỳ mới Rất nhiều phong trào của Đoàn trong giai đoạn hiện nay là sự tiếp nối quá khứ hào hùng của các thế hệ thanh niên lớp trước Đó là các phong trào « Thanh niên tình nguyện » tiếp nối phong trào

« năm xung phong », « ba sẵn sàng » của thanh niên xung phong trong chống

Mỹ ; phong trào thanh niên tham gia phát triển kinh tế giải quyết việc làm ;

phong trào xây dựng làng kinh tế, đảo thanh niên… Từ những thông tin trong tài liệu lưu trữ, Ban Chấp hành, Ban Bí thư trung ương Đoàn đã đề ra được những chủ trương, phong trào phù hợp với thời đại, phù hợp với nguyện vọng của đông đảo thanh niên trong giai đoạn hiện nay

Ví dụ : Để có căn cứ tổ chức các đội hình thanh niên tham gia phát triển kinh tế, giải quyết việc làm và xây dựng các làng kinh tế thanh niên, khu kinh

tế thanh niên giai đoạn hiện nay, Ban Bí thư Trung ương Đoàn đã khai thác, nghiên cứu các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương Đoàn về các khu kinh tế thanh niên, về phong trào 5 xung phong đề có thể đưa ra quyết định chính xác việc lựa chọn và vận động thanh niên đi tiên phong trong phong trào xây dựng kinh tế

Tài liệu lưu trữ còn là cơ sở để cán bộ Đoàn các cấp tham mưu tổ chức Đại hội Đoàn, các hội nghị Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, các hội nghị chuyên đề…Ví dụ : Đại hội Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam lần thứ hai được tổ chức năm 1956 Gần 40 năm sau, năm 1994, đại hội Hội Liên hiệp thanh niên lần thứ ba mới được tổ chức, căn cứ vào các hồ sơ, tài liệu của Đại hội lần thứ hai, chúng ta đã đưa ra được tổng quan về công tác Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam, sơ thảo lịch sử Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam làm tài liệu chính thức trong Đại hội …

Thứ hai, về mặt lịch sử, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu vô tận cung cấp

cho các nhà biên soạn lịch sử về lịch sử Đoàn và phong trào thanh thiếu niên qua các thời kỳ

Từ những năm 60 của thế kỷ 20, các nhà biên soạn lịch sử Đoàn đã coi tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn là nguồn sử liệu gốc, không thể thay thế được trong các công trình nghiên cứu lịch sử của mình Đó là các công trình như “

35 năm đấu tranh cách mạng vẻ vang của Đoàn”(Văn Tùng), “ Những tổ chức đầu tiên của phong trào TNCS Đông Dương” viết năm 1972 (Hồ sơ 164,165);

Và sau này là các cuốn sách: “Lịch sử Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh và phong trào thanh niên Việt Nam” ( Sách của Nhà xuất bản Thanh niên năm 1998, tái bản năm 2007); “Lịch sử Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh”, “Lịch sử Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam”, “Lịch sử Hội sinh viên Việt Nam”… Ngoài ra, tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn còn cung cấp tư liệu cho việc viết sử của các tỉnh, thành đoàn như Lịch sử Đoàn và phong trào thanh thiếu niên thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Dương, Hưng Yên, Lai Châu, Bắc Cạn, Đồng Nai, Kiên Giang, Kon Tum…

Thứ ba, tài liệu lưu trữ là tư liệu quý, giáo dục truyền thống vẻ vang của

lớp thanh niên đi trước và định hướng đạo đức lối sống cho thanh niên trong giai đoạn hiện nay

Lịch sử hào hùng và các phong trào hành động Cách mạng của các tổ chức thanh niên Việt Nam là niểm tự hào cho tuổi trẻ hôm nay cống hiến và trưởng thành Những chiến công và gương sáng của thanh niên lớp trước là động lực cho thế hệ hôm nay sống, lao động và học tập Đã có lúc, chúng ta tưởng như thế hệ thanh niên hôm nay quên lý tưởng, quên qua khứ nhưng chỉ một tấm gương Nguyễn Văn Thạc, Đặng Thị Thuỳ Trâm đã làm tuổi trẻ hôm nay sục sôi ý chí, ý nguyện được cống hiến…

Thứ tư, tài liệu lưu trữ Trung ương Đoàn còn là căn cứ cho việc giải quyết

chính sách cho cựu cán bộ Đoàn và chính sách cho cựu thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ trong kháng chiến

Trong những năm qua, đặc biệt là sau khi Chính phủ có quy định về chính sách đối với Thanh niên xung phong, việc giải quyết chế độ chính sách cho TNXP đã hoàn thành nhiệm vụ trong kháng chiến là một công việc thường xuyên của cơ quan Trung ương Đoàn Do các cựu TNXP hầu hết đều là nông dân, không có ý thức trong việc gìn giữ và lưu trữ các văn bản giấy tờ liên quan đến bản thân, nên tài liệu giấy tờ trong kháng chiến hầu hết đều bị mất

mát hoặc thất lạc Khi trở lai Trung ương Đoàn làm chế độ, họ chỉ có xác nhận của đồng đội cùng đơn vị Chính vì thế việc giải quyết chế độ cho họ gặp rất nhiều khó khăn Nguồn tài liệu về TNXP lưu trữ tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn đã giúp cán bộ giải quyết chế độ chính sách TNXP xác minh phiên hiệu các đội TNXP, xác minh tính chân thực trong các xác nhận của đồng đội của họ, làm cơ sở để Trung ương Đoàn và các địa phương giải quyết chế độ chính sách, làm cho họ tin hơn vào sự quan tâm của Đảng, của Đoàn…

Thứ năm, tài liệu lưu trữ thể hiện đặc điểm về kỹ thuật sọan thảo và ban

hành văn bản trong từng thời kỳ lịch sử

Tại mỗi thời kỳ lịch sử, văn bản có những đặc điểm về thể thức và nội dung khác nhau Tài liệu trước năm 1975 thường in trên giấy pơluya hoặc giấy đen, chất lượng giấy không tốt, nhiều văn bản chữ không có dấu, văn bản không có số, ký hiệu, chữ ký thậm chí không có dấu Các yếu tố khác về thể thức như định lề văn bản, tên cơ quan, thể thức đề ký…cũng không đầy đủ Tuy nhiên, trong hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ, những văn bản đó vẫn được coi là văn bản có giá trị, có tính pháp lý và độ tin cậy cao về mặt sử liệu

1.3 Sự cần thiết của tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu khoa học

Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu chính là tìm ra các biện pháp nhằm đưa ra được phương án phân loại phù hợp, xây dựng khung phân loại chi tiết, xác định giá trị và xây dựng các công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm

và khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả Thông qua tổ chức khoa học tài liệu, cán bộ lưu trữ Trung ương Đoàn nắm chắc được số liệu cụ thể về khối

lượng, thành phần tài liệu lưu trữ ở các phông hiện đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng

Tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý và sự thiếu, đủ của tài liệu

đối với từng loại tài liệu được phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan có biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Tổ chức khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời tài liệu bị nấm, mốc, mối mọt, có kế hoạch khôi phục và ngăn chặn sự lây lan của nấm mốc…

Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu nhờ vào việc phân loại, lập hồ sơ, xây dựng công cụ tra tìm và hệ thống hoá tài liệu

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử

và an ninh quốc gia Tài liệu được thu thập đầy đủ, có thành phần, nội dung

đa dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, có chất lượng sẽ phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý cùng như nhu cầu khác của xã hội Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như ý thức bảo

vệ tài liệu của cán bộ, viên chức cơ quan

Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề cấp thiết đối với các kho lưu trữ nói chung và kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh nói riêng, đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ phải nhận thức được đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm tổ chức khoa học và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Bởi tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn có ý nghĩa chính trị và thực tiễn nên luôn phải khai thác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCH,

Ban Bí thư Trung ương Đoàn, Ban Chấp hành, ban Thư ký Trung ương Hội Sinh viên, Đoàn Chủ tịch Uỷ ban Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam

Tiểu kết chương 1

Mỗi cơ quan, đơn vị có một chức năng, nhiệm vụ nhất định do cơ quan có thẩm quyền giao Đó chính là căn cứ pháp lý để các cơ quan duy trì và định hướng hoạt động Là các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, đại diện cho các thế hệ thanh niên, học sinh, sinh viên , các thế hệ thanh niên Việt Nam đã viết lên những trang vàng chói lọi, làm tròn sứ mạng mà Đảng và Bác

đã tin tưởng giao phó Với vị trí là cánh “ tay phải” của Đảng, Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh và các tổ chức thanh niên có vị trí quan trọng trong hệ thống chính trị Toàn bộ tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các tổ chức này là một phần không thể thiếu được trong Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, là nguồn sử liệu quan trọng trong nghiên cứu hoạt động và vai trò của Đoàn, của Hội trong suốt tiến trình lịch sử Cách mạng Nếu chúng ta không phân loại, chỉnh lý, sắp xếp và xây dựng các công cụ tra cứu cho khối tài liệu này, thì đây chỉ là kho lưu trữ công văn giấy tờ, không thể khai thác sử dụng, không thể phát huy được giá trị mà nó vốn có phục vụ yêu cầu của độc

giả và nhu cầu của xã hội, không thể “ Tăng cường phát huy giá trị tài liệu

lưu trữ” như Báo cáo chính trị của BCH Trung ương Đảng khoá IX tại Đại

hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X đã đặt ra Tài liệu vì thế sẽ ngày một hao hụt

và mất mát, kèm theo sự mất mát đó, thông tin sẽ không còn đầy đủ Mà thông tin thì không có cách nào tái sản xuất được, thiếu nó, sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện nhiệm vụ của cơ quan Vì thế, yêu cầu đặt

ra là phải chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đoàn, phục vụ nhiệm vụ chính trị của cơ quan, thoả mãn yêu cầu khai thác của độc

giả, giữ gìn bí mật những loại tài liệu không được khai thác sử dụng rộng rãi

Và đó cũng là tiền đề cho việc nộp tài liệu của kho lưu trữ Trung ương Đoàn

vào kho Lưu trữ Trung ương Đảng, để quản lý thống nhất “ Tài liệu Phông

lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hoàn chỉnh, hệ thống hoá khoa học …”[02, tr 02]

Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề cấp thiết đối với các kho lưu trữ nói chung và kho lưu trữ Trung ương Đoàn nói riêng, đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ phải nhận thức đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học và phát huy giá trị tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

2.1 Nhận thức của cán bộ và lãnh đạo các cấp bộ Đoàn về về công tác văn thư, lưu trữ

Trong một thời gian dài, từ sau khi Đoàn TNCS Hồ Chí Minh được thành lập đến năm 1990, công tác lưu trữ của Trung ương Đoàn dù đã được quan tâm nhưng không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản mà công tác này đặt ra Cụ thể: Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ thiếu và yếu, diện tích phòng, kho chật hẹp… Nguyên nhân của tình trạng này là do sự nhận thức của đội ngũ lãnh đạo đối với công tác này còn coi nhẹ, xem đây là một công việc “không cần trình độ” Họ cho rằng, công tác văn thư, lưu trữ chỉ đơn thuần là công việc sự vụ hàng ngày như tiếp nhận công văn, vào sổ đăng ký, đóng dấu rồi chuyển đúng địa chỉ người nhận là được Cán bộ lưu trữ chẳng qua cũng chỉ là những người hàng ngày trông giữ đống tài liệu giải quyết xong giữ lại trong kho mà thôi Từ sự nhận thức còn lệch lạc này, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập Nhiều cán bộ được nhận về phòng văn thư lưu trữ chưa được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, họ được điều chuyển chuyển từ phòng bảo vệ, phòng tài vụ…do các phòng đó phải giảm biên chế Những người này làm việc dưới sự hướng dẫn của các đồng nghiệp đi trước, sau một thời gian họ cứ thế thực hiện công việc theo thói quen và những kinh nghiệm được truyền đạt

Về diện tích phòng, kho: Trong một thời gian dài, kho lưu trữ được bố trí tại tầng 1, nhà 60 Bà Triệu Diện tích kho chỉ được 40m, không máy điều hòa, không hút ẩm, nền kho bụi bặm, hệ thống giá tủ thiếu, trong khi đó khối lượng tài liệu thu về nhiều nên tài liệu để tràn cả ra đất Đó chính là nguyên