II Tài liệu BCH Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
3.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học
3.3.4.1. Xây dựng mục lục hồ sơ
Đây là công việc đã đƣợc làm khá tốt tại Trung ƣơng Đoàn. Ngay từ sau 1975, Trung ƣơng Đoàn đã xây dựng đƣợc mục lục hồ sơ cho toàn bộ khối tài liệu trƣớc năm 1975.
Tuy nhiên, do vấn đề tổ chức khoa học tài liệu còn nhiều bất cập, việc xây dựng lại mục lục hồ sơ là một điều tất yếu. Mục lục hồ sơ tài liệu mới theo chúng tôi phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Giới thiệu các phông lƣu trữ đang bảo quản tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn
- Giới thiệu đƣợc khái quát thành phần tài liệu có trong kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
- Bìa hồ sơ phải biên mục chính xác, khái quát đƣợc nội dung các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, phải đầy đủ tên loại, vấn đề, tác giả, thời gian của tài liệu có trong hồ sơ.
- Mục lục hồ sơ phải đƣợc phân chia theo nhóm rõ ràng và phải có mục lục ở đầu, thuận lợi cho việc tra tìm khi sử dụng.
3.3.4.2 Ứng dụng phần mềm xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ Đối với tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, theo chúng tôi có thể xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ để quản lý bằng máy tính các thông tin cấp hai về tài liệu. Nếu xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ sẽ giúp cho Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quản lý, tìm kiếm và phục
vụ khai thác tài liệu nhanh chóng, chính xác, tạo điều kiện thuận tiện cho các ban, đơn vị trực thuộc Trung ƣơng Đoàn và độc giả khai thác sử dụng.
Việc xây dựng cơ sở mục lục hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin về từng hồ sơ trong kho lƣu trữ; đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu trong kho lƣu trữ trên mạng cục bộ và mạng thông tin diện rộng.
Sau đó tiến hành kiểm tra các yếu tố thông tin của mục lục hồ sơ nhƣ số phông, số mục lục, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số trang, các thông tin về trích yếu nội dung
Khi nhập dữ liệu, phải đảm bảo đủ các trƣờng dữ liệu sau đây: 1. Tên phông: Ghi rõ ràng tên phông và giới hạn của phông lƣu trữ 2. Địa chỉ hồ sơ : Phông số, mục lục số, đơn vị bảo quản số
3. Tiêu đề nhóm 4. Đơn vị bảo quản
5. Chú thích : nhập chú thích về các thể loại tài liệu có trong hồ sơ, chú thích về nội dung tài liệu, chú thích về thành phần tài liệu, chú thích về bút tích lãnh đạo.
6. Chuyên đề: nhập thông tin theo chuyên đề của hồ sơ
7. Từ khoá: Là một cụm từ, đủ ngữ biều thị những khái niệm đƣợc coi là quan trọng. mà nội dung tài liệu đề cập đến, đƣợc dùng để mô tả và tra tìm tài liệu.
8. Ngày bắt đầu: là thời gian sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ 9. Ngày kết thúc: Là thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ 11. Thời hạn bảo quản: Là thời hạn của hồ sơ nhƣ vĩnh viễn, lâu dài hay có thời hạn 50 năm. 30 năm…
13. Số tài liệu: Là thông tin tổng số tài liệu có trong hồ sơ gồm tài liệu chính và toàn bộ tài liệu kèm theo.
14. Độ mật: Là thông tin chỉ cấp độ mật của hồ sơ nhƣ mật, tối mật, tuyệt mật.
14. Độ mật: Là thông tin chỉ cấp độ mật của hồ sơ(ĐVBQ) nhƣ mật, tối mật, tuyệt mật
15. Ghi chú: Ghi thông tin về mối liên hệ giữa các hồ sơ, về tình trạng thiếu, đủ, ngôn ngữ, vật lý của tài liệu trong hồ sơ.
16. Ngƣời nhập: Nhập đầy đủ họ tên ngƣời nhập tin 17. Ngày nhập: Là ngày nhập thông tin.
Sau khi nhập dự liệu, phải kiểm tra lại độ chính xác, đầy đủ các yếu tố của các biều ghi về từng hồ sơ, chú ý tính thống nhất trong việc mô tả thông tin các trƣờng chuyên đề, từ khoá…
Việc nhập tin phải đảm bảo sau đó chúng ta có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác bằng chính các cụm từ là thông tin có trong biểu ghi đã nhập hoặc theo cách tổ chức, phân loại và sắp xếp hồ sơ của cơ sở dữ liệu theo các tiêu chí phân loại theo “Phông lƣu trữ”, “Thời hạn bảo quản”, “Chuyên đề”, “từ khoá”…
Hiện nay, Trung ƣơng Đoàn đang sử dụng phần mềm do Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng cung cấp và cài đặt. Hy vọng trong một thời gian không xa, toàn bộ tài liệu, hồ sơ đang bảo quản tại kho sã đƣợc cập nhật, giúp cho công tác lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn ngày càng hiện đại, đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu niên trong giai đoạn đổi mới và hội nhập quốc tế
Tiểu kết chương 3
Nâng cao chất lƣợng tài liệu phục vụ công tác khai thác sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ là công việc thƣờng xuyên ở tất cả các phòng, kho lƣu trữ; đó cũng là công việc cần và phải làm trong điều kiện công tác lƣu trữ chƣa thật sự đƣợc quan tâm và đánh giá đúng tầm quan trọng của nó trong nền hành chính nhà nƣớc.
Trên cơ sở thực trạng công tác lƣu trữ của Trung ƣơng Đoàn, chúng tôi mạnh dạn đƣa ra một số giải pháp nhằm đƣa công tác lƣu trữ của Trung ƣơng Đoàn đi vào nề nếp và khẳng định đƣợc tầm quan trọng của mình trong hệ thống lƣu trữ Đảng.
Thứ nhất, đó là giải pháp về công tác quản lý trong đó có công tác cán bộ, công tac ban hành văn ẩnn và đàu tƣ kinh phí cho việc tổ chức khoa học toàn bộ khối tài liệu đang bảo quản tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn. Hy vọng rằng, với việc phân phông, xác định phƣơng án phân loại, đƣa ra bảng thời hạn bảo quản mẫu, tài liệu lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn sẽ đƣợc tổ chức khoa học, phục vụ đầy đủ các yêu cầu khai thác thông tin trong hoạt động quản lý, nâng cao chất lƣợng công tác Đoàn và các phong trào thanh thiếu niên, công tác Hội Liên hiệp Thanh niên, công tác Hội Sinh viên xứng với trách nhiệm và Đảng và Nhà nƣớc đã giao phó.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn hiện nay, tăng cƣờng và phát huy giá trị của tài liệu
lƣu trữ là vấn đề đƣợc đặt ra đối với tất cả các cơ quan, tổ chức. Báo cáo
chính trị của BCH Trung ƣơng Đảng tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X
và chỉ thị 05/2007/CT- TTg khẳng định phải “ Tăng cƣờng phát huy giá trị tài
liệu lƣu trữ”. Tài liệu lƣu trữ có phát huy đƣợc tác dụng của mình hay không,
phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức khoa học tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu là một nội dung quan trọng của công tác lƣu trữ. Không có tổ chức khoa học, công tác lƣu trữ chỉ là một hoạt động chuyên môn thuần tuý, không thể coi là một bộ môn khoa học. Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu đối với các phông lƣu trữ, các kho lƣu trữ là hoạt động đƣợc nhiều cơ quan, tổ chức và nhiều nhà khoa học thực hiện. Trong phông lƣu trữ Đảng, tài liệu lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên chiếm vị trí quan trọng, không thể thiếu, tuy nhiên, tài liệu ở đây mới đƣợc tổ chức nhƣng chƣa manh tính khoa học. Tình hình đó đòi hỏi cần phải nghiên cứu và đƣa ra giải pháp cụ thể tổ chức khoa học khối tài liệu đang lƣu trữ tại đây. Đây cũng chính là mục đích và nội dung đề tài chúng tôi đặt ra. Luận văn đã tập trung vào trình bày, giải quyết những vấn đề quan trọng sau đây:
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam và khảo sát khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các tổ chức này.
- Tuy nhiên, do tài liệu Phông lƣu trữ Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Phông lƣu trữ Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam chiếm khối lƣợng không nhiều, chúng tôi đã đi sâu khảo sát, phân tích việc tổ chức tài liệu phông lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, phông
chiếm khối lƣợng tài liệu nhiều nhất trong kho, đƣa ra đƣợc thực trạng và nêu bật những ƣu điểm, chỉ ra đƣợc những hạn chế trong công tác tổ chức tài liệu tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
- Qua khảo sát và nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy chất lƣợng tài liệu đang bảo quản tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn còn quá nhiều hạn chế, do đó chúng tôi tập trung vào những giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu khối tài liệu đang bảo quản tại đây:
+ Nhóm giải pháp về công tác quản lý: Chúng tôi đƣa ra một số giải pháp về công tác cán bộ: Thứ nhất, đổi mới nhận thức của cán bộ và các cấp bộ đoàn về công tác văn thƣ, lƣu trữ bằng cách lồng ghép nội dung công tác văn thƣ, lƣu trữ vào các hội nghị BCH Trung ƣơng Đoàn, Trung ƣơng Hội; đƣa nội dung giản dạy công tác văn thƣ, lƣu trữ vào các trƣờng chính trị, trƣờng hành chính các cấp, học viện thanh thiếu niên Việt Nam, nơi đào tạo, bồi dƣỡng hầu hết đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong đó có đội ngũ cán bộ đoàn, Hội; đổi mới công tác tuyển dụng cán bộ lãnh đạo và cán bộ kiêm nhiệm công tác văn phòng tại các ban, đơn vị; đƣa nội dung công tác lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc vào chỉ tiêu đánh giá công tác thi đua của cán bộ và lãnh đạo các ban, đơn vị. Đây là giải pháp quan trọng vì với một tổ chức đặc thù nhƣ Trung ƣơng Đoàn, lãnh đạo và chuyên viên luân chuyển công tác quá nhanh thì việc mỗi cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn có ý thức lƣu giữ và giao nộp tài liệu vào văn thƣ, lƣu trữ cơ quan là một điều hết sức quan trọng. Thứ hai, cần xây dựng và hoàn thiện các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng và Trung ƣơng Đoàn. Thứ ba, phải đầu tƣ kinh phí để tổ chức khoa học toàn bộ tài liệu đang lƣu trữ tại Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
+ Nhóm giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ : Đề tài tập trung xác đinh phông, phân phông, xây dựng phƣơng án phân loại và đƣa ra
mẫu khung phân loại và bảng thời hạn bảo quản chuẩn cho cho tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên đang bảo quản tại Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, từ đó cán bộ lƣu trữ cơ quan chủ động trong công tác lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản cho khối tài liệu đã đƣợc nộp vào kho lƣu trữ cơ quan, thuận lợi cho công tác giao nộp tài liệu vào kho lƣu trữ trung ƣơng Đảng theo Quy định số 210-QĐ /TW ngày 06/3/2009 về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Qua đề tài, tác giả cũng muốn đóng góp một chút kinh nghiệm trong quá trình trực tiếp làm công tác lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn cho các bạn đồng nghiệp trong qua trình lƣu trữ và bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa về mọi lĩnh vực hình thành trong hoạt động gần một thế kỷ của Đoàn, một tổ chức đại diện cho các tầng lớp đoàn viên thanh niên Việt Nam.
Qua đây, chúng tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo trong khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, đặc biệt là PGS.TS Đào Xuân Chúc, ngƣời thầy đã hết lòng quan tâm, hƣớng dẫn và đồng hành để chúng tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu. Chúng tôi cũng bày tỏ lòng cảm ơn đến các cán bộ văn thƣ, lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, những ngƣời đã cung cấp tài liệu và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học và hoàn thành đề tài.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ban Chấp hành Trung ƣơng , Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
2. Ban Chấp hành Trung ƣơng , Quy định số 210-QĐ /TW ngày 06/3/2009 về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
3. Ban Chấp hành Trung ƣơng , Quy định 212- QĐ/TW ngày 16/3/2009 giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức trƣớc khi nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng và tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn. 4. Ban Chấp hành Trung ƣơng , Quy chế 22-QĐ/TW ngày 19/10/2006 thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác, nghỉ hƣu, từ trần, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
5. Ban Tài chính - Quản trị Trung ƣơng (2005): Quy định về định mức nhân công và đơn giá khoán chỉnh lý ngoài giờ tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Đảng, Quyết định số 342-QĐ/BTCQTTW ngày 28/4/2005, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
6. Ban Tổ chức Trung ƣơng, Công văn số 728-TC/TW ngày 11/7/1988 « V/v tạm thời quy định cụ thể biên chế kho lưu trữ của các cơ quan Đảng ở địa phương và của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh », Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
7.Bộ Nội vụ, Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hƣớng dẫn về kho lƣu trữ chuyên dụng, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
8. Bộ Tài chính, Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về chế độ lƣu trữ tài liệu kế toán, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
9.Bộ Tài chính (2006): Ban hành Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt, số 37/2006/QĐ-BTC ngày 11/7/2006,Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
10. Chính phủ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia, Hồ sơ nguyên tắc về nghiệp vụ công tác lƣu trữ, Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn. 11. Báo cáo tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội của Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng, từ 2000-2007, hồ sơ số 1111, Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
12. Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Công văn số 169-CV/CLT ngày 02/4/2008 về ban hành 5 mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị-xã hội cấp tỉnh.
13. Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Báo cáo kết quả kiểm tra công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, 2007
14. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm ( 1990) , Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản đại học và giáo dục chuyên nghiệp.
15. Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Điều lệ Hội Liên Hiệp thanh niên Việt Nam, Điều lệ Hội Sinh viên Việt Nam.website : www.doanthanh nien.com.vn 16. PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, Công tác văn thƣ lƣu trữ, NXB Văn hóa
