5) Cần đào tạo, bồi dƣỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ
3.2. Giải pháp về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Trƣớc hết, để các khâu nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt nhất thì trƣớc hết tài liệu cần đƣợc thu thập một cách đầy đủ nhất về kho lƣu trữ, lƣu trữ cơ quan cần thƣờng xuyên tiến hành bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu hoặc những hồ sơ đến hạn nộp, để phông lƣu trữ cơ quan ngày càng hoàn thiện hơn, đa dạng hơn. Để làm đƣợc điều đó, cán bộ lƣu trữ của cơ quan cần chủ động hơn nữa hơn trong việc đôn đốc, nhắc nhở các vụ, đơn vị và các cá nhân tiến hành nộp lƣu hồ sơ, tài liệu. Đồng thời, lƣu trữ cơ quan cần định kỳ tổ chức các đợt thu thập tài liệu tồn đọng từ các ban, đơn vị về kho lƣu trữ. Để công tác này đƣợc thực hiện tốt hơn trong thời gian tới, chúng tôi xin đƣa ra một số đề xuất sau:
Hàng năm, cán bô văn thƣ, lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn cần phải xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ cho các ban, đơn vị trong cơ quan. Trên cơ sở bản Danh mục hồ sơ mẫu đƣợc xây dựng hàng năm, lƣu trữ cơ quan tiến hành hƣớng dẫn, đôn đốc các ban, đơn vị lập và nộp lƣu hồ sơ thuộc phạm vi họat động do đơn vị mình phụ trách theo đúng qui định. Hàng năm, lƣu trữ cơ quan định kỳ tổ chức các đợt thu thập tài liệu quản lý chung trong phạm vi toàn cơ quan. Đặc biệt, trong tình hình hiện nay, cơ quan cần bố trí cán bộ lƣu trữ trực tiếp đi đến từng ban, đơn vị và đề nghị các đơn vị phối hợp, cùng thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu. Điều đó sẽ giúp công tác thu thập khối tài liệu chung của cơ quan đƣợc thực hiện tốt và có hiệu quả hơn.
3.3.Nhóm giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu
3.3.1.Vấn đề xác định và phân phông
Căn cứ vào lý luận lƣu trữ học và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, chúng tôi đề xuất ở Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn nên lập phông lƣu trữ liên hợp đối với tài liệu của Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam.
Cơ sở để xác định phông lƣu trữ liên hợp :
- Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam đều là tổ chức đƣợc lập ra để tập hợp đội ngũ đoàn viên, thanh niên và đội ngũ đoàn viên, thanh niên là học sinh, sinh viên các cơ sở đào tạo phục vụ sự nghiệp cách mạng của Đảng. Trong đó, Trung ƣơng Đoàn là tổ chức nòng cốt, lãnh đạo trực tiếp Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam.
- Có cùng phạm vi hành chính, trụ sở: Ba cơ quan hoạt động trên phạm vi toàn quốc, có cùng trụ sở
- Có chung phƣơng thức tổ chức và nội dung hoạt động:
+ Đại hội Đại biểu toàn quốc quyết định phƣơng hƣớng, nhiệm vụ nhiệm kỳ tới của tổ chức ; bầu BCH trung ƣơng và Uỷ viên Trung ƣơng Hội
+ BCH Trung ƣơng đƣơng nhiệm chuẩn bị nội dung Đại hội, nhân sự Đại hội, nhân sự BCH Trung ƣơng nhiệm kỳ tới và triệu tập Đại hội Đại biểu toàn quốc, có nhiệm vụ thực hiện phƣơng hƣớng, nhiệm vụ nhiệm kỳ mới do đại hội quyết định thông qua.
+ Có thẩm quyền ban hành văn bản về công tác đoàn viên, thanh niên + Có mối liên hệ chặt chẽ về thành phần, nội dung tài liệu
Việc lập phông lƣu trữ liên hợp sẽ giúp cán bộ lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn thuận tiện trong việc quản lý, bảo quản, nộp lƣu, thống kê, chỉnh lý, bổ
sung, xây dựng công cụ tra cứu và thuận lợi hơn trong công tác khai thác tài liệu theo chuyên đề, vấn đề…và thống nhất với sự xác định phông trong các tổ chức chính trị-xã hội khác.
Trong phông liên hợp Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam chúng tôi chia tiếp làm 03 phông:
Phông lƣu trữ tài liệu Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Phông lƣu trữ Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam Phông lƣu trữ Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam