5) Cần đào tạo, bồi dƣỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ
3.3.2. Phân loại, lập hồ sơ
* Xây dựng phƣơng án phân loại:
Trƣớc khi phân loại, cần phải xây dựng Phƣơng án phân loại tài liệu. Phƣơng án phân loại tài liệu lƣu trữ là điều kiện quan trọng trong việc thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu của mỗi phông lƣu trữ cơ quan. Việc này sẽ giúp lƣu trữ cơ quan tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức; tạo sự thống nhất trong tổ chức quản lý tài liệu của phông.
Trên cơ sở phông lƣu trữ liên hợp đã đƣợc xác định nhƣ trên, đối chiếu với lý luận, căn cứ vào đặc điểm mang tính đặc thù của Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên: Đại hội Đại biểu triệu tập thƣờng kỳ 05 năm một lần, hoạt động trong một thời gian ngắn từ 5-7 ngày và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ; BCH và Uỷ viên Đoàn chủ tịch Trung ƣơng Hội thay đổi sau mỗi kỳ Đại hội, ngày bế mạc đại hội cũng là ngày BCH khoá đƣơng nhiệm kết thúc hoạt động và chuyển giao chức năng, nhiệm vụ cho BCH khoá mới; lãnh đạo chủ chốt của các tổ chức thanh niên thƣờng xuyên có sự thay đổi; Căn cứ vào khối lƣợng, nội dung, thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của một nhiệm kỳ, chúng tôi đề xuất phƣơng án “Thời gian - Cơ cấu tổ
chức” để xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu cho phông lƣu trữ Liên hợp Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Thời gian : Theo nhiệm kỳ hoạt động 5 năm của Trung ƣơng Đoàn,
TW Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, TW Hội Sinh viên Việt Nam. Bởi theo điều lệ, cứ cứ 5 năm một lần các tổ chức phải tiến hành đại hội để bầu Ban Chấp hành mới cho nhiệm kỳ mới. Thời gian hoạt động theo nhiệm kỳ đƣợc tính từ sau ngày bế mạc đại hội khoá trƣớc đến ngày kết thúc của đại hội khoá sau. Do vậy, lấy yếu tố thời gian theo nhiệm kỳ đại hội là hợp lý.
Cơ cấu tổ chức : Cơ quan lãnh đạo Đại hội đại biểu toàn quốc và BCH
Trung ƣơng, Uỷ Ban Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam.
Trong mỗi nhóm tài liệu của Đại hội Đại biểu, Ban Chấp hành, Uỷ Ban Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam lại đƣợc phân loại theo các đặc trƣng cụ thể.
Đối với tài liệu Đại hội Đại biểu toàn quốc, phân loại theo đặc trƣng vấn đề
Đối với tài liệu Ban chấp hành hay Uỷ ban Trung ƣơng Hội, phân loại theo mặt hoạt động
Ví dụ: Đối với nhóm tài liệu của BCH Trung ƣơng Đoàn, tài liệu đƣợc
phân loại cụ thể nhƣ sau:
- Tài liệu chỉ đạo, hƣớng dẫn chung về công tác Đoàn - Tài liệu công tác tổ chức-cán bộ
- Tài liệu công tác tuyên giáo - Tài liệu công tác kiểm tra
- Tài liệu công tác Đoàn trong thanh niên nông thôn
- Tài liệu về công tác Đoàn trong thanh niên Công nhân và đô thị - Tài liệu công tác Đoàn trong thanh niên trƣờng học
- Tài liệu công tác báo chí, xuất bản - Tài liệu công tác nghiên cứu, đào tạo - Tài liệu công tác thi đua, khen thƣởng
- Tài liệu Đoàn tham gia phát triển kinh tế-xã hội - Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học
- Tài liệu về phối hợp công tác của Đoàn với các bộ, ngành, cơ quan - Tài liệu về công tác văn phòng, tài chính, kế toán
Về tổng thể, chúng tôi xin đề xuất khung phân loại và hệ thống hoá tài liệu Phông lƣu trữ liên hợp Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh nhƣ sau :
1. Đại hội Đại biểu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Hội Sinh viên Việt Nam