ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lƣu trữ nhƣ phân loại tài liệu, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu khoa học.
Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu chính là tìm ra các biện pháp nhằm đƣa ra đƣợc phƣơng án phân loại phù hợp, xây dựng khung phân loại chi tiết, xác định giá trị và xây dựng các công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm và khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả. Thông qua tổ chức khoa học tài liệu, cán bộ lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn nắm chắc đƣợc số liệu cụ thể về khối
lƣợng, thành phần tài liệu lƣu trữ ở các phông hiện đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu đƣợc dễ dàng.
Tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu đƣợc thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý và sự thiếu, đủ của tài liệu
đối với từng loại tài liệu đƣợc phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan có biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Tổ chức khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thƣờng xuyên, phát hiện kịp thời tài liệu bị nấm, mốc, mối mọt, có kế hoạch khôi phục và ngăn chặn sự lây lan của nấm mốc…
Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu nhờ vào việc phân loại, lập hồ sơ, xây dựng công cụ tra tìm và hệ thống hoá tài liệu.
Mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ là phục vụ công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử và an ninh quốc gia. Tài liệu đƣợc thu thập đầy đủ, có thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ đƣợc lập hoàn thiện, có chất lƣợng sẽ phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý cùng nhƣ nhu cầu khác của xã hội. Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cũng nhƣ ý thức bảo vệ tài liệu của cán bộ, viên chức cơ quan.
Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề cấp thiết đối với các kho lƣu trữ nói chung và kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh nói riêng, đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lƣu trữ phải nhận thức đƣợc đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm tổ chức khoa học và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ. Bởi tài liệu đang bảo quản tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn có ý nghĩa chính trị và thực tiễn nên luôn phải khai thác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCH,
Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn, Ban Chấp hành, ban Thƣ ký Trung ƣơng Hội Sinh viên, Đoàn Chủ tịch Uỷ ban Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam.
Tiểu kết chương 1
Mỗi cơ quan, đơn vị có một chức năng, nhiệm vụ nhất định do cơ quan có thẩm quyền giao. Đó chính là căn cứ pháp lý để các cơ quan duy trì và định hƣớng hoạt động.. Là các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, đại diện cho các thế hệ thanh niên, học sinh, sinh viên , các thế hệ thanh niên Việt Nam đã viết lên những trang vàng chói lọi, làm tròn sứ mạng mà Đảng và Bác đã tin tƣởng giao phó. Với vị trí là cánh “ tay phải” của Đảng, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và các tổ chức thanh niên có vị trí quan trọng trong hệ thống chính trị. Toàn bộ tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các tổ chức này là một phần không thể thiếu đƣợc trong Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, là nguồn sử liệu quan trọng trong nghiên cứu hoạt động và vai trò của Đoàn, của Hội trong suốt tiến trình lịch sử Cách mạng. Nếu chúng ta không phân loại, chỉnh lý, sắp xếp và xây dựng các công cụ tra cứu cho khối tài liệu này, thì đây chỉ là kho lƣu trữ công văn giấy tờ, không thể khai thác sử dụng, không thể phát huy đƣợc giá trị mà nó vốn có phục vụ yêu cầu của độc giả và nhu cầu của xã hội, không thể “ Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhƣ Báo cáo chính trị của BCH Trung ƣơng Đảng khoá IX tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X đã đặt ra. Tài liệu vì thế sẽ ngày một hao hụt và mất mát, kèm theo sự mất mát đó, thông tin sẽ không còn đầy đủ. Mà thông tin thì không có cách nào tái sản xuất đƣợc, thiếu nó, sẽ gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng và tiến độ thực hiện nhiệm vụ của cơ quan. Vì thế, yêu cầu đặt ra là phải chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, phục vụ nhiệm vụ chính trị của cơ quan, thoả mãn yêu cầu khai thác của độc
giả, giữ gìn bí mật những loại tài liệu không đƣợc khai thác sử dụng rộng rãi. Và đó cũng là tiền đề cho việc nộp tài liệu của kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn vào kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, để quản lý thống nhất “ Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hoàn chỉnh, hệ thống hoá khoa học …”[02, tr. 02]
Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề cấp thiết đối với các kho lƣu trữ nói chung và kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn nói riêng, đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lƣu trữ phải nhận thức đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học và phát huy giá trị tài liệu kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn.
CHƢƠNG 2