tác văn thƣ, lƣu trữ
Trong một thời gian dài, từ sau khi Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đƣợc thành lập đến năm 1990, công tác lƣu trữ của Trung ƣơng Đoàn dù đã đƣợc quan tâm nhƣng không đáp ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản mà công tác này đặt ra. Cụ thể: Đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ thiếu và yếu, diện tích phòng, kho chật hẹp… Nguyên nhân của tình trạng này là do sự nhận thức của đội ngũ lãnh đạo đối với công tác này còn coi nhẹ, xem đây là một công việc “không cần trình độ”. Họ cho rằng, công tác văn thƣ, lƣu trữ chỉ đơn thuần là công việc sự vụ hàng ngày nhƣ tiếp nhận công văn, vào sổ đăng ký, đóng dấu rồi chuyển đúng địa chỉ ngƣời nhận là đƣợc. Cán bộ lƣu trữ chẳng qua cũng chỉ là những ngƣời hàng ngày trông giữ đống tài liệu giải quyết xong giữ lại trong kho mà thôi. Từ sự nhận thức còn lệch lạc này, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ còn nhiều bất cập. Nhiều cán bộ đƣợc nhận về phòng văn thƣ lƣu trữ chƣa đƣợc đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, họ đƣợc điều chuyển chuyển từ phòng bảo vệ, phòng tài vụ…do các phòng đó phải giảm biên chế. Những ngƣời này làm việc dƣới sự hƣớng dẫn của các đồng nghiệp đi trƣớc, sau một thời gian họ cứ thế thực hiện công việc theo thói quen và những kinh nghiệm đƣợc truyền đạt.
Về diện tích phòng, kho: Trong một thời gian dài, kho lƣu trữ đƣợc bố trí tại tầng 1, nhà 60 Bà Triệu. Diện tích kho chỉ đƣợc 40m, không máy điều hòa, không hút ẩm, nền kho bụi bặm, hệ thống giá tủ thiếu, trong khi đó khối lƣợng tài liệu thu về nhiều nên tài liệu để tràn cả ra đất. Đó chính là nguyên
nhân khiến trong một thời gian dài, kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn chỉ có thể giữ tài liệu mà không thể tiến hành tổ chức khoa học tài liệu, một trong những nghiệp vụ bắt buộc đối với tài liệu trong các kho lƣu trữ.
Từ năm 2000 đến nay, đặc biệt là sau năm 2006, trong Báo cáo chính trị, Đảng đã giao nhiệm vụ cho ngành lƣu trữ: “ Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”[ 29, tr 64], Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ “V/v tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”, và qua thực tiễn, cán bộ chuyên viên và lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn cũng đã có nhận thức đúng đắn hơn về tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ. Họ đã coi công tác lƣu trữ là một bộ phận cần thiết trong hoạt động của Văn phòng, ảnh hƣởng trực tiếp đến chức năng tham mƣu tổng hợp của Văn phòng và cả cơ quan, với tính chất là “tài liệu gốc”. Khi cần thông tin, việc đầu tiên họ tìm đến là lƣu trữ. Bởi chỉ có việc sắp xếp và sử dụng công cụ tra tìm trong lƣu trữ, họ mới có thể tra tìm tài liệu đƣợc nhanh chóng và chính xác, việc tham mƣu trong các lĩnh vực hoạt động của họ mới trọn vẹn và có hệ thống. Tuy nhiên, do tài liệu đƣợc lƣu trữ không đầy đủ, đã ảnh hƣởng đến chất lƣợng và hiệu quả công tác tham mƣu , chính vì thế mà họ ý thức hơn đƣợc giá trị của tài liệu và tầm quan trọng của việc lƣu trữ tài liệu đầy đủ, chính xác, đặc biệt những tài liệu là hồ sơ vấn đề và vụ việc. Vì thế mà đội ngũ cán bộ, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo đã quan tâm và đầu tƣ cho công tác lƣu trữ.
Về tổ chức : Tuy chƣa thành lập đƣợc phòng lƣu trữ theo sự chỉ đạo của Văn phòng Trung ƣơng Đảng, nhƣng bộ phận lƣu trữ từ nhiều năm nay vẫn trực thuộc Văn phòng Trung ƣơng Đoàn, chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn, trực tiếp thông qua sự chỉ đạo và quản lý của Phó Văn phòng phụ trách Hành chính . Điều đó làm công tác lƣu trữ có nhiều thuận lợi bởi khi lƣu trữ gắn với hoạt động hành chính của Văn phòng, khả năng khai thác, sử dụng
tài liệu lƣu trữ sẽ mở rộng cả về đối tƣợng và phạm vi so với việc lƣu trữ gắn với một ban, đơn vị khác…
Vấn đề tuyển dụng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Theo quy chế về công tác cán bộ của Trung ƣơng Đoàn, cán bộ lƣu trữ đƣợc tuyển dụng về công tác tại bộ phận lƣu trữ của cơ quan phải có năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đội ngũ cán bộ đã và đang làm công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa qua đào tạo cũng đã đƣợc tạo điều kiện đi học các lớp tại chức, các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ và tiếp cận với công nghệ mới. Hiện bộ phận lƣu trữ có 100% cán bộ có trình độ Đại học; phòng Văn thƣ có một cán bộ tốt nghiệp đại học và một cán bộ đang theo học (Hệ tại chức) tại khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng (Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội).
Ngoài ra, công tác văn thƣ, lƣu trữ của Trung ƣơng Đoàn cũng nhận đƣợc sự chỉ đạo sâu sát của Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Việc kiểm tra định kỳ và mở các lớp bồi dƣỡng về nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ của Cục đã phần nào giúp cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên viên Văn phòng nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn cũng đã có nhiều cuộc làm việc với Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng bàn về công tác lƣu trữ. Nhiều cuộc họp đã có sự tham gia của các đồng chí Bí thƣ trung ƣơng Đoàn. Đặc biệt năm 2006, đồng chí Bí thƣ Thƣờng trực Trung ƣơng Đoàn đã có cuộc làm việc với lãnh đạo Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng bàn về việc chuyển giao kho lƣu trữ lịch sử Trung ƣơng Đoàn về Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, chuẩn bị cho việc thay thế quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 bằng quy định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009.
Về nghiệp vụ: Mỗi nhiệm kỳ, sau Đại hội Đoàn toàn quốc, lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn đều tổ chức hội nghị công tác Văn phòng toàn quốc trong
đó nội dung không thể thiếu đƣợc là tập huấn về công tác văn thƣ-lƣu trữ. Qua các cuộc tập huấn nhƣ vậy, lãnh đạo và cán bộ làm công tác Văn phòng và công tác văn thƣ lƣu trữ các ban, đơn vị, các tỉnh, thành đoàn nhận thức đƣợc về giá trị và tầm quan trọng của tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và tổ chức mình, từ đó có ý thức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn cũng thƣờng xuyên quan tâm, tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tham gia các khoá học và các lớp tập huấn về công tác văn thƣ, lƣu trữ; ứng dụng tin học vào công tác văn thƣ, lƣu trữ do Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng và Cục lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức, nhằm cập nhật và nâng cao nghiệp vụ…
Về xây dựng văn bản và chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ: Trong nửa thế kỷ hoạt động, lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn chỉ vận dụng những văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nƣớc làm căn cứ cho hoạt động của mình. Không có quy chế về công tác văn thƣ, lƣu trữ nên việc điều chỉnh các mối quan hệ về công tác này trong cơ quan không thể tiến hành; việc vận dụng các văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn của Trung ƣơng Đảng, Nhà nƣớc vào công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan còn nhiều hạn chế. Chính vì thế, cán bộ văn thƣ lƣu trữ không có căn cứ để tiến hành thu thập tài liệu và chấn chỉnh công tác lập hồ sơ hiện hành tại các đơn vị trực thuộc cơ quan. Điều đó dẫn đến tình trạng cán bộ lƣu trữ đi thu tài liệu khó khăn nhƣ đi xin tài liệu. Ai cũng muốn giữ tài liệu nhƣ của cải riêng. Nếu có nộp vào lƣu trữ, họ lại chọn nộp những tài liệu không có giá trị hoặc nộp tài liệu trong tình trạng lộn xộn…
Cho đến tận những năm gần đây Trung ƣơng Đoàn mới xây dựng đƣợc các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đó là hai văn bản quan trọng: “Quy định về chế độ công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan Trung ương Đoàn” (Ban hành kèm theo Quyết định 584QĐ/TƢĐTN ngày 06/4/2004) và
“Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn” (Kèm theo Quyết định số 1836QĐ/TƢĐTN ngày 23/6/2006). Ngoài ra, một số văn bản về công tác chuyên môn cũng đã đề cập đến việc lƣu trữ và thu hồi tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhƣ “ Hướng dẫn công tác thanh niên ngoài nước” ban hành ngày 11/10/2004 (Phần thứ năm: Công tác văn bản của Đoàn), “Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đoàn”, ban hành năm 1996 và đƣợc sửa đổi năm 2009 (Hƣớng dẫn số 29, ngày 20/5/2009)
Có thể nói việc ban hành đƣợc quy chế về công tác văn thƣ lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn là một bƣớc tiến rất lớn ở Trung ƣơng Đoàn. Từ đây, công tác văn thƣ lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn đã đƣợc tập trung về một đầu mối quản lý, chịu sự quản lý của Văn phòng Trung ƣơng Đoàn có sự hƣớng dẫn cụ thể về từng mặt trong công tác của cán bộ văn thƣ lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn. Đó cũng là căn cứ đề cán bộ lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn thu thập, bổ sung và tiến hành tổ chức khoa học tài liệu.
Ngoài ra, khi kết thúc mỗi nhiệm kỳ đại hội, Văn phòng Trung ƣơng đoàn đều chủ động làm công văn hƣớng dẫn các ban, đơn vị mở sổ đăng ký văn bản nhiệm kỳ mới và đôn đốc, nhắc nhở việc thu hồi tài liệu nhiệm kỳ cũ
Về thực hiện nghiệp vụ văn thư
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Kết quả khảo sát cho thấy, mặc dù số lƣợng ban hành văn bản hàng năm ở Trung ƣơng Đoàn khá lớn (Khoảng 9000 văn bản) nhƣng những sai sót về thẩm quyền, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày ngày càng đƣợc khắc phục do quy trình soạn thảo, ban hành văn bản đƣợc chuẩn hóa .
Về quản lý và giải quyết văn bản đã quy củ và nề nếp hơn. Hầu hết văn bản đi, đến đều đƣợc đăng ký tập trung tại văn thƣ cơ quan để làm thủ tục phát hành và chuyển giao. Các tập lƣu văn bản tại văn thƣ đã đƣợc lập đầy đủ. Hồ sơ Đại hội, hội nghị BCH, BTV đã đƣợc cán bộ văn thƣ cơ quan chú ý thu
thập. Một số ban, đơn vị đã có ý thức nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ đã đƣợc quan tâm. Máy tính đã trở thành phƣơng tiện không thể thiếu trong việc soạn thảo văn bản, trong quản lý văn bản đi, đến và trao đổi thông tin qua mạng. Điều đó tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng thông tin đƣợc nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Tuy đã đạt đƣợc một số kết quả nêu trên nhƣng trong quá trình thực hiện, công tác văn thƣ cũng đã bộc lộ nhiều hạn chế:
Việc hƣớng dẫn, kiểm tra thực hiện các chế độ công tác văn thƣ tại các đơn vị trực thuộc chƣa thực hiện đƣợc do đội ngũ cán bộ văn thƣ vừa thiếu, vừa yếu (Chỉ một trong hai cán bộ văn thƣ tại cơ quan Trung ƣơng Đoàn tốt nghiệp đại học tại chức, cán bộ làm công tác văn thƣ kiêm nhiệm tại các tổ chức thanh niên đƣợc đào tạo không đúng chuyên ngành, không có nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ). Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên thực tế còn có tồn tại nhƣ văn bản đi lƣu không đúng thể thức (Văn bản lƣu không đóng dấu); việc chuyển văn bản còn nhầm lẫn, không đúng địa chỉ, không đúng ngƣời giải quyết. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành tại các ban, đơn vị chƣa đƣợc thực
Về cơ sở vật chất:
Cơ sở vật chất là tiền đề quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Nếu tài liệu đƣợc chỉnh lý một các khoa học nhƣng không có giá hộp, không có phƣơng tiện bảo quản thì việc giữ gìn và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ không thể thực hiện tốt đƣợc. Nhận thức đƣợc vấn đề này, lãnh đạo Trung ƣơng Đoàn từng bƣớc đã quan tâm đến việc đầu tƣ cơ sở vật chất cho kho lƣu trữ. Tính đến hết tháng 5 năm 2009, kho đƣợc trang bị các thiết bị chuyên dụng tƣơng đối đầy đủ:
- Diện tích làm việc và kho: 150m2
- Giá để tài liệu: 44 chiếc (10 chiếc mới đƣợc trang bị 4/ 2009) - Điều hòa nhiệt độ: 5 bộ
- Máy hút ẩm: 3 chiếc (2 chiếc mới trang bị 4/2009) - Quạt thông gió: 5 chiếc
- Máy vi tính 1 bộ và 1 máy in trang bị năm 2005 (cấu hình thấp) - Bàn ghế: bàn làm việc 3 bộ; bàn làm tài liệu 2 chiếc, ghế 20 chiếc. - Máy huỷ tài liệu: 01 chiếc
Bên cạnh các ưu điểm như trên, vấn đề nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương Đoàn vẫn còn nhiều hạn chế
- Do đặc thù của Đoàn, Hội các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên luân chuyển công tác quá nhanh. Nhiều đồng chí chỉ ở nhiều nhất một nhiệm kỳ (5 năm) sau đó lại chuyển công tác khác. Thậm chí có những đồng chí chỉ công tác tại Trung ƣơng Đoàn trong nửa nhiệm kỳ. Đội ngũ lãnh đạo Văn phòng cùng thƣờng xuyên thay đổi. Nhiều đồng chí bắt đầu hiểu đƣợc tầm quan trọng của công tác lƣu trữ trong hoạt động của cơ quan thì lại chuyển sang môi trƣờng công tác mới. Cán bộ làm công tác chuyên môn nhƣng có liên quan đến văn bản, giấy tờ thì phần nhiều chƣa đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về nghiệp vụ Hành chính, văn thƣ, lƣu trữ, khi soạn thảo văn bản và lập hồ sơ còn nhiều hạn chế và nhất là chƣa thấy hết trách nhiệm của mình là phải lập hồ sơ về công việc mà mình giải quyết. Trên thực tế, hàng giờ, hàng ngày, mỗi cán bộ công chức đều đã sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho công việc nhƣng qua khảo sát, điều tra, hầu hết họ đã không biết đƣợc tài liệu sử dụng đó là tài liệu lƣu trữ. Điều đó lỗi phần lớn là do cán bộ lƣu trữ chƣa làm cho mọi cán bộ công chức trong cơ quan thấy rõ ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ và tầm quan trọng không thể thiếu của tài liệu lƣu trữ phục vụ công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức cơ quan.
Chính vì thế, công tác văn thƣ lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên chƣa đƣợc quan tâm đúng mức; nhận thức về công tác văn thƣ, lƣu trữ trong đại bộ phận lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan còn chủ quan, coi nhẹ . Đó cũng là nguyên nhân khiến công tác lƣu trữ của cơ quan Trung ƣơng Đoàn còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc tổ chức khoa học . Tài liệu nộp vào lƣu trữ hàng năm theo đúng quy định tại quy chế văn thƣ-lƣu trữ của Trung ƣơng Đoàn chủ yếu là tập lƣu công văn đi, đến của bộ phận văn thƣ, phòng Tổng hợp-Thi đua, tài liệu của các đồng chí Bí thƣ… Khối tài liệu của các ban không thu thập đƣợc nhiều, tài liệu nộp lẻ tẻ nên cán bộ lƣu trữ thƣờng xuyên phải bổ sung, sắp xếp lại mất rất nhiều thời gian vì vậy chƣa đầu tƣ cho việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Trung ƣơng Đoàn, Trung ƣơng Hội còn nhiều hạn chế về cả số lƣợng và trình độ, năng lực chuyên môn nên chƣa thể tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý