1. Đại hội Đại biểu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Hội Sinh viên Việt Nam
2.9.Tài liệu về công tác tài chính, kế toán 2.10 Công tác nội bộ
2.10 Công tác nội bộ
- Tài liệu về hoạt động nội bộ của cơ quan TW Đoàn, Hội LHTN, Hội SVVN, văn phòng và các ban; chƣơng trình công tác, báo cáo của cơ quan TW Đoàn, Hội LHTN, Hội SVVN và các ban.
- Tài liệu về công tác đối ngoại.
- Tài liệu về công tác hành chính, quản trị.
- Tài liệu về công tác đoàn thể (đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên…)
Sau khi phân nhóm, tài liệu đƣợc đƣa về các khoá Đại hội. Tài liệu trong từng khóa đại hội ra các mặt hoạt động chính ; từ các mặt hoạt động chính phân ra các nhóm nhỏ hơn dựa vào bản phƣơng án phân loại chi tiết của mỗi phông
Nhƣ vậy khi tiến hành phân loại một phông tài liệu thì phải nghiên cứu, xây dựng đƣợc hồ sơ phông, đặc biệt là phƣơng án phân loại tài liệu. Khi tiến hành phân loại phải bám sát phƣơng án phân loại tài liệu của mỗi một phông sao cho phù hợp. Và phải vận dụng linh hoạt các đặc trƣng phân loại tài liệu, nhƣ các đặc trƣng tác giả, thời gian, tên gọi, cơ quan giao dịch...Các đặc trƣng
trên có những đặc trƣng mang tính chủ yếu và đặc trƣng thứ yếu. Đặc trƣng chủ yếu là những đặc trƣng tiêu biểu cho toàn bộ tài liệu một phông, thƣờng đƣợc vận dụng để phân chia tài liệu liệu trong phông thành các nhóm cơ bản .
Ví dụ: đối với phông lƣu trữ liên hợp Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, đặc trƣng chủ yếu đƣợc vận dụng là đặc trƣng thời gian-cơ cấu tổ chức...
Lập hồ sơ:
Ở Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên, hàng năm hình thành hàng ngàn văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản đố không lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết. Tài liệu dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hƣ hỏng. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của Trung ƣơng Đoàn và các tổ chức thanh niên vừa đáp ứng đƣợc nhu cầu công tác của cơ quan, vừa giữ gìn nguồn tài liệu nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
Do chƣa xây dựng đƣợc bảng danh mục hồ sơ cho cơ quan nên văn bản, tài liệu không đƣợc chú ý, phân loại ngay từ khi sự việc, vấn đề vừa đƣợc giải quyết xong. Điêù đó dẫn đến việc văn bản, tài liệu thƣờng bị phân tán, xé lẻ, lẫn lộn giữa vấn đề này với sự việc khác...khiến cho việc lập hồ sơ tại Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn gặp rất nhiều khó khăn. Việc lập hồ sơ ở đây phải tiến hành theo trình tự sau:
Phân định hồ sơ: Căn cứ vào nội dung và các đặc trƣng khác của văn bản để chia văn bản thành các hồ sơ cụ thể. Đó là các đặc trƣng vấn đề, tên loại, tác giả, cơ quan giao dịch, địa điểm và thời gian lập văn bản...Tài liệu sau khi đã đƣa tài liệu về các nhóm nhỏ theo phƣơng án tƣơng ứng với một hồ sơ, nếu hồ sơ dày quá 200 trang và dày quá 4cm thì phân định thành các đơn vị bảo quản nhỏ hơn.
+ Sắp xếp theo trình tự thời gian đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề hoặc hồ sơ lập theo đặc trƣng tên loại văn bản, đặc trƣng tác giả ;
+ Sắp xếp theo thứ tự số và ngày tháng của tài liệu đối với hồ sơ tên loại và lập theo đặc trƣng tác giả;
+ Sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả và tầm quan trọng của văn bản đối với hồ sơ nhiều tác giả và nhiều thể loại văn bản
+ Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc với hồ sơ đại hội, hội nghị + Sắp xếp theo vần chữ cái đối với những hồ sơ gồm những văn bản liên quan đến tên ngƣời hoặc địa danh.
- Đánh số tờ: Dùng để cố định trật tự các văn bản trong hồ sơ, tránh việc đánh tráo và thay đổi tài liệu trong hồ sơ, giúp cho việc tra tìm văn bản đƣợc dễ dàng
Biên mục hồ sơ: Bao gồm biên mục bên trong (Mục lục tài liệu văn bản) và biên mục bên ngoài. Biên mục bên trong có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần nội dung và các thông tin cần thiết khác của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để thuận lợi cho việc tra cứu.
Sau đó đưa tài liệu vào bìa tạm và dự kiến tiêu đề hồ sơ. Bìa hồ sơ phải ghi rõ: Tên phông lƣu trữ, tên đơn vị tổ chức. Tiêu đề hồ sơ phải ghi tên loại văn bản, tác giả văn bản, tóm tắt nội dung tài liệu trong hồ sơ, thời gian tài liệu có trong hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số tờ, thời hạn bảo quản, số hồ sơ...
3.3.3.Xác định giá trị
Nhƣ chúng tôi đã trình bày trong phần thực trạng công tác tổ chức khoa học tại kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, việc xác định giá trị tài liệu ở đây vẫn còn nhiều bất cập. Nhiều hồ sơ tài liệu còn để lẫn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Điều đó vừa không khoa học, vừa tốn thời gian cho việc lập lại mục lục hồ sơ, tốn diện tích giá, tủ, kho tàng.
Căn cứ vào giá trị của tài liệu Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn, chúng tôi đề xuất bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung ƣơng Đoàn. Và với cơ cấu tổ chức, lựa chọn phƣơng án phân loại tƣơng tự, bảng thời hạn bảo quản sau có thể đƣợc áp dụng cho tài liệu Phông lƣu trữ Hội Liên hiệp Thanh niên và Hội Sinh viên Việt Nam.
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ LIÊN HỢP TRUNG ƢƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH (Đề xuất)
STT Khối, nhóm tài liệu Thời hạn bảo quản
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
1 Chuẩn bị Đại hội
1.1 Tài liệu chỉ đạo của Trung ƣơng Đảng, Ban Tổ chức Trung ƣơng về chuẩn bị Đại hội
Vĩnh viễn
1.2 Tài liệu hƣớng dẫn chung về chuẩn bị Đại hội Lâu dài 1.3 Tài liệu chuẩn bị về văn kiện đại hội 10 năm đánh giá 1.4 Tài liệu về chuẩn bị nhân sự Đại hội
- Chuẩn bị nhân sự đại biểu dự đại hội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chuẩn bị nhân sự giới thiệu bầu BCH nhiệm kỳ mới
- Tài liệu của tiểu ban nhân sự
Vĩnh viễn
1.5 Tài liệu chuẩn bị tổ chức Đại hội ( Thời gian, địa điểm, dự kiến đoàn chủ tịch, đoàn thƣ ký, Ban thẩm tra tƣ cách đại biểu, khách mời dự đại hội
5 năm đánh giá
2 Diễn biến Đại hội
- Công văn triệu tập đại biểu - Kịch bản đại hội
- Chƣơng trình đại hội
- Danh sách đại biểu, danh sách Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thƣ ký, Ban thẩm tra tƣ cách đại biểu, khách mời dự Đại hội
- Quy chế, nội quy Đại hội Diễn văn khai mạc Đại hội
5 năm đánh giá Vĩnh viễn
Vĩnh viễn Vĩnh viễn
2.2 Các văn kiện tại Đại hội
- Báo cáo chính trị của BCH đƣơng nhiệm - Báo cáo kiểm điểm công tác nhiệm kỳ của BCH nhiệm kỳ vừa qua
- Báo cáo sửa đổi điều lệ, dự thảo sửa đổi điều lệ
- Báo cáo tổng hợp các ý kiến đóng góp vào báo cáo chính trị, báo cáo sửa đổi điều lệ
- Nghị quyết Đại hội - Diễn văn bế mạc Đại hội Biên bản Đại hội
Vĩnh viễn
2.3 Phát biểu của lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc Vĩnh viễn 2.4. Tham luận của khách mời và các đại biểu dự
đại hội
Vĩnh viễn
2.5 Tài liệu về bầu cử BCH nhiệm kỳ mới Vĩnh viễn 2.6 Tài liệu về hoạt động đối ngoại tại Đại hội Lâu dài
- Tài liệu mời, tổ chức đón tiếp, phục vụ các đoàn khách Quốc tế dự Đại hội
- Hoạt động của các đoàn khách quốc tế dự Đại hội
2.7 Tài liệu về kết quả Đại hội - Các văn kiện Đại hội
- Báo cáo kết quả đại hội, tài liệu tuyên truyền Đại hội
Vĩnh viễn
3 Phục vụ Đại hội
3.1 Tài liệu chung về phục vụ đại hội (Kế hoạch phục vụ, tài liệu của các tiểu ban phục vụ Đại hội: Tiểu ban hậu cần, nội dung, tuyên truyền…
5 năm đánh giá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2 Tài liệu về công tác khen thƣởng phục vụ Đại hội
5 năm đánh giá
3.3 Tài liệu về kinh phí Đại hội 5 năm đánh giá