Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lưu trữ Trung Ương Đảng

- Hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các vấn đề về lý luận và thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng tin học vào công tác thống kê tài liệu lưu trữ trong những năm qua.. Tại các

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG

Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho

lưu trữ Trung Ương Đảng

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

Người hướng dẫn: TS DƯƠNG VĂN KHẢM

HÀ NỘI - 2002

Mục lục

Mở đầu 7

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 7

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 9

3 Đối t-ợng và phạm vi nghiên cứu 10

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10

5 Ph-ơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo 12

6 Đóng góp của luận văn 13

7 Bố cục của luận văn 14

Ch-ơng 1: Các nguyên tắc, ph-ơng pháp thống kê và vai trò của việc ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu l-u trữ 1.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của thống kê tài liệu l-u trữ

18 1.1.1 Khái niệm 18

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của thống kê tài liệu 22

1.1.3 Yêu cầu và nguyên tắc của thống kê tài liệu 22

1.2 Nội dung và ph-ơng pháp thống kê tài liệu l-u trữ 26

1.2.1 Các đơn vị thống kê tài liệu l-u trữ 26

1.2.2 Công cụ thống kê và ph-ơng pháp thống kê tài liệu l-u trữ 28

1.3 Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác l-u trữ và thống kê tài liệu l-u trữ

36 Tiểu kết ch-ơng 1 41

tài liệu của Kho l-u trữ Trung -ơng Đảng

2.1 Thành phần và nội dung tài liệu của Kho L-u trữ Trung -ơng

Đảng

44 2.2 Tình hình thống kê tài liệu của Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng 49

2.2.1 Hệ thống công cụ thống kê tài liệu 49

2.2.2 Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu

60 Tiểu kết ch-ơng 2 68

Ch-ơng 3: thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng 3.1 Đặc điểm thông tin của CSDL l-u trữ Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng

70 3.2 Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng

72 3.3 Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng

73 3.3.1 Bổ sung và hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tài liệu 73

3.3.2 Xác định CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng 77

3.3.3 Các b-ớc tiến hành xây dựng các CSDL thống kê tài liệu 78

3.4 Kết quả thử nghiệm xây dựng CSDL quản lý hồ sơ l-u trữ 98

Tiểu kết ch-ơng 3 105

Kết luận 108

Danh mục tài liệu tham khảo 112

Phụ lục 122

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

BCH Ban Chấp hành BBT Ban Bí thư BCT Bộ Chính trị CHDC cộng hoà dân chủ CHND cộng hoà nhân dân CSDL cơ sở dữ liệu ĐVBQ đơn vị bảo quản ĐVHTP đơn vị hình thành phông KHKT khoa học kỹ thuật

THBQ thời hạn bảo quản

XHCN xã hội chủ nghĩa

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đối với công tác lưu trữ, thống kê là một trong những nội dung nghiệp

vụ có ý nghĩa quan trọng Chỉ có trên cơ sở nắm được một cách chắc chắn số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ mới có thể hướng dẫn độc giả khai thác, sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả Thực tế trong nhiều năm qua, chất lượng công tác thống kê, quản lý tài liệu của các cơ quan lưu trữ còn thấp, chưa tương xứng với vai trò đích thực của nó Vì vậy, đổi mới công tác thống kê phục vụ quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ đang là yêu cầu cấp bách, cần phải nghiên cứu để giải quyết

Theo Quyết định 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khoá VI) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số 19-QĐ/VPTW, ngày 21/02/1992 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Cục Lưu trữ, đặc biệt theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, Chủ tịch nước công bố ngày 15/4/2001, một trong những chức năng quan trọng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ thuộc thành phần Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Thực tế, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng đã quan tâm nhiều tới việc chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong

hệ thống Đảng, kể cả việc ứng dụng tin học vào các quy trình nghiệp vụ như xây dựng các văn bản quản lý, kiểm tra hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống mạng lưới lưu trữ Đảng , nhưng lại chưa chú ý nhiều đến việc quản lý chỉ đạo nghiệp vụ công

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng quản lý một khối lượng không nhỏ tài liệu có giá trị thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Trong những năm qua, Kho lưu trữ Trung ương Đảng đã tổ chức phục vụ tương đối tốt công tác nghiên cứu lịch sử, nhất là nghiên cứu lịch sử Đảng như biên tập các tập Văn kiện Đảng toàn tập, biên soạn lịch sử Trung ương Cục miền Nam, các Khu uỷ, Xứ uỷ, lịch sử Đảng bộ địa phương và nhiều yêu cầu khác Tuy nhiên, việc tổ chức quản lý và sử dụng tài liệu ở đây chủ yếu vẫn theo các phương pháp thủ công nên không nắm chắc và truy cập thường xuyên, chính xác được số lượng, thành phần cũng như nội dung tài liệu thuộc diện quản lý của Kho Việc tra tìm tài liệu phục vụ theo các chuyên đề, vấn đề lớn mang tính chất xuyên phông còn tốn nhiều thời gian, công sức nhưng chưa đạt được hiệu quả như mong muốn Công tác quản lý, phục vụ các yêu cầu khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng còn gặp nhiều khó khăn

Những năm qua, nguồn tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương Đảng không ngừng được bổ sung, các công cụ quản lý và tra cứu truyền thống không đảm đương được hết chức năng thông tin và quản lý của chúng Trong khi đó, cho đến những năm cuối thế kỷ XX, cùng với sự bùng nổ của thông tin là sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật Cuộc cách mạng khoa học công nghệ trên toàn thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên công nghệ tin học Đối với nước ta, để từng bước hội nhập với các quốc gia trên thế giới, vấn đề đặt ra là phải nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, trong đó có việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chỉ có như vậy mới có thể làm tốt công tác quản lý

và khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả công tác nghiên cứu khoa học cũng như thoả mãn các nhu cầu của đời sống xã hội Việc từng bước tự động hoá các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có thống kê tài liệu, được

quản lý tự động tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung và Kho lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng nhằm quản lý chặt chẽ

và sử dụng có hiệu quả hơn nữa nguồn tài liệu có giá trị này cũng nằm trong yêu cầu cần thiết đó

Chính vì vậy, chúng tôi chọn cho luận văn của mình đề tài "Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đảng"

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu các cơ sở phương pháp luận và thực tiễn của thống kê tài liệu lưu trữ, vai trò của tin học trong công tác lưu trữ, việc ứng dụng tin học trong lưu trữ và thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Từ đó xác định những mặt đã làm được cũng như những tồn tại cần tiếp tục giải quyết

- Trên cơ sở những vấn đề cần giải quyết, đề xuất những nội dung có liên quan đến việc xây dựng các CSDL trong thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, nhằm từng bước tự động hoá công tác này

Để đạt được những mục tiêu trên, nhiệm vụ đặt ra cho đề tài là:

- Nghiên cứu hệ thống lý luận nói chung về thống kê tài liệu lưu trữ, vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác này, tìm ra những điểm tồn tại trong hệ thống lý luận và việc vận dụng đó

- Khảo sát thực trạng công tác thống kê tài liệu và quá trình ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, chỉ ra những mặt được cũng như những điểm cần tiếp tục khắc phục, bổ sung

- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đã nghiên cứu, xác định được các yêu cầu, nội dung cơ bản của các CSDL thống kê quản lý tài liệu truyền thống trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, làm cơ sở cho việc tự động hoá một trong những nội dung nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ của Kho

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Các kết quả nghiên cứu cơ bản về nguyên tắc và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ

- Hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các vấn đề về lý luận và thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng tin học vào công tác thống kê tài liệu lưu trữ trong những năm qua

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

tác lưu trữ được bắt đầu từ cuối những năm 60 của thế kỷ XX Nhưng phải đến những năm 80, sự nghiên cứu ứng dụng này mới thực sự được lưu tâm và bước đầu có hiệu quả Tại các Hội nghị những người lãnh đạo các Viện Lưu

này đã được đưa ra bàn luận, xem xét Các nước tiêu biểu đạt được những thành tựu trong lĩnh vực áp dụng kỹ thuật máy tính vào công tác lưu trữ là: Liên Xô, Bungari, Hunggari, CHDC Đức, CHND Ba Lan, CH XHCN Tiệp Khắc Một trong những vấn đề được bàn đến khá nhiều trong nghiên cứu ứng dụng tin học là công tác thống kê số liệu của các Viện lưu trữ Hệ thống thống kê các phông lưu trữ được nghiên cứu đưa vào tự động hoá trước hết dùng cho việc quản lý công tác lưu trữ ở các cấp khác nhau, đồng thời cũng phục vụ cho công tác sử dụng thông tin lưu trữ cho các mục đích khoa học Trong những năm 90, các nước trong khu vực như Singapo, Malaixia, Philippin cũng bắt đầu nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nói chung, thống kê tài liệu nói riêng Tuy nhiên, những thông tin

về lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng này mới chỉ đưa ra ở mức độ chung, chưa có công trình nghiên cứu nào về thống kê được giới thiệu một cách cụ thể

trữ đã có nhiều cơ quan bắt đầu nghiên cứu sử dụng máy tính điện tử vào công tác lưu trữ Tuy nhiên, việc nghiên cứu ứng dụng này chỉ mới mang tính cục bộ, chưa thành hệ thống Các công trình nghiên cứu ứng dụng tin học vào thống kê quản lý tài liệu lưu trữ cũng chưa có nhiều, chủ yếu là một số bài viết rời lẻ đăng trên các tạp chí chuyên ngành lưu trữ, giới thiệu những kinh nghiệm bước đầu trong ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ nói chung Cho đến những năm 90, việc ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ở nước ta đã bước đầu khởi sắc Mặc dù vậy, thống kê tài liệu cũng chưa được nghiên cứu ứng dụng nhiều và riêng biệt, chủ yếu vẫn chỉ là một trong những CSDL của hệ chương trình văn thư - lưu trữ Việc nghiên cứu ứng dụng chỉ thực sự có hiệu quả khi Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức nghiên cứu đề tài

"Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" (thuộc đề tài cấp Nhà nước 48A.02.04, giai đoạn 1986-

1990), trong đó có phần "Thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu

trữ" Công trình này đã được nghiệm thu năm 1989 và trên cơ sở đó, các tác

giả của đề tài, PTS Dương Văn Khảm và kỹ sư Lê Văn Năng, đã biên soạn

cuốn "Tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ và thư viện" (xuất bản năm

1993, tái bản năm 1995) Tuy nhiên, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ cũng mới đưa ra được những yêu cầu nguyên tắc chung nhất cho thống kê tài liệu lưu trữ thuộc phông Lưu trữ Nhà nước, không đề cập đến tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Mặt khác, việc xây dựng các CSDL này cũng chỉ là nghiên cứu cơ bản, kết quả ứng dụng trong thực tiễn còn hạn chế

Tại các cuộc Hội thảo khoa học về ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ trong những năm 1991 và 1996, vấn đề thống kê tài liệu cũng được một số tác giả đề cập đến, nhưng cũng chỉ dừng lại ở mức định hướng chung, chưa có giải pháp xử lý cụ thể

Đối với công tác thống kê tài liệu lưu trữ Đảng, việc ứng dụng tin học

cũng đã được bước đầu nghiên cứu trong đề tài KX-04 "Hệ chương trình

quản lý văn thư - lưu trữ" chuyên dùng cho tài liệu lưu trữ của các cơ quan

thuộc hệ thống Đảng Cộng sản Việt Nam do ông Hoàng Quốc Tuấn làm chủ nhiệm Đề tài đã được nghiệm thu năm 1996 Trong hệ quản lý CSDL này có

thiết kế chức năng Quản lý các phông, sưu tập lưu trữ, quản lý hồ sơ lưu trữ,

quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ, nhưng chỉ mới thiết kế một cách chung

nhất về cấu trúc các tệp, chưa có chỉ dẫn cụ thể về yêu cầu sản phẩm đầu ra, các nội dung xử lý thông tin tiền máy cũng như các sản phẩm cụ thể của CSDL

Có thể thấy rằng, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng cho đến nay chưa được nghiên cứu ứng dụng một cách đầy

liệu thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng", chúng tôi hy

vọng phần nào khắc phục được những khiếm khuyết đó

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo

- Về phương pháp luận chung, đề tài nghiên cứu được triển khai trên cơ

sở nền tảng tư tưởng của Chủ nghĩa Mác - Lênin nói chung và lưu trữ học mác xít nói riêng

- Về phương pháp nghiên cứu cụ thể, khi thực hiện đề tài, chúng tôi vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so sánh trong quá trình thiết kế CSDL để có thể xác định được hệ thống CSDL cần thiết và phù hợp đối với việc quản lý và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ Đảng

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chủ yếu sau đây:

- Các tài liệu về công tác thống kê, về ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ nói chung và thống kê quản lý tài liệu nói riêng (các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, các báo cáo tại các hội nghị khoa học về ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành như

Lý luận thông tin, Lưu trữ Việt Nam, Thông tin và tư liệu, các luận văn tiến

sĩ, thạc sĩ, v.v ); đặc biệt là các đề tài ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Bên cạnh đó, chúng tôi còn tham khảo các tài liệu nước ngoài về công tác thống kê

và ứng dụng tin học nhằm tự động hoá công tác này

- Những kinh nghiệm đúc rút từ thực tiễn, chúng tôi sử dụng chủ yếu các thông tin tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, hệ thống

công cụ thống kê tài liệu của Kho Ngoài ra, còn tìm hiểu thực tiễn công tác thống kê và các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong một số cơ quan thuộc

hệ thống cấp uỷ Đảng

6 Đóng góp của luận văn

Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có những đóng góp cơ bản sau đây:

- Hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ truyền thống của Kho lưu trữ Trung ương Đảng được thiết kế một cách tương đối toàn diện, trên cơ sở các yêu cầu, nội dung của các CSDL thống kê được xác định

- Về lý luận, đóng góp cơ bản của đề tài là thiết kế được các quy trình

xử lý thông tin tiền máy để nhập dữ liệu cho các CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Với các dữ liệu được nhập, có thể tra tìm và xử lý

dữ liệu thống kê một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu quản lý và tra tìm thông tin thống kê tài liệu Với việc thiết kế tạo lập và sử dụng dữ liệu thông tin trong các CSDL, các CSDL hoàn toàn có khả năng thay thế các công cụ thống kê truyền thống

- Thiết kế được các biểu mẫu thống kê tự động hoá trong quản lý tài liệu lưu trữ của Kho lưu trữ Trung ương Đảng Trên cơ sở đó có thể triển khai ứng dụng trong thực tế công tác thống kê quản lý tài liệu của Kho, tiến tới triển khai diện rộng trong các kho lưu trữ thuộc mạng lưới Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Như vậy, áp dụng kết quả nghiên cứu của luận án, việc thống kê tài liệu lưu trữ của Đảng sẽ từng bước được hiện đại hoá Các CSDL này cung cấp thông tin cấp II, trên cơ sở đó người dùng tin có thể tìm đến thông tin cấp I là tài liệu lưu trữ, góp phần quan trọng vào việc quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả các thông tin tài liệu lưu trữ của Đảng

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Các nguyên tắc, phương pháp thống kê và vai trò của việc ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu lưu trữ

Chương này nêu những vấn đề có liên quan đến lý luận về thống kê công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói riêng Trên cơ sở phân tích những mặt được và chưa được của hệ thống khái niệm, chúng tôi sẽ đưa ra một số ý kiến nhận xét về các khái niệm có liên quan, khẳng định vai trò và mối liên hệ của các nguyên tắc và phương pháp thống kê khi ứng dụng tin học vào công tác này

Chương 1 gồm có các mục sau:

trữ

kê tài liệu

Cùng với chương 2, các thông tin của chương này sẽ là cơ sở khoa học, quyết định việc xây dựng hệ CSDL thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Chương 2: Tình hình tài liệu và công tác thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Chương này phân tích hệ thống tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng trên các phương diện: phạm vi thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ trong Kho Trên cơ sở phân tích hệ thống công cụ thống kê hiện có, những mặt được và tồn tại của hệ thống công cụ thống kê và kết quả quá trình ứng dụng tin học trong thống kê

của Kho, khẳng định vai trò của công tác thống kê tài liệu và việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác này trong quản lý tài liệu, những vấn đề đặt ra trong ứng dụng cần tiếp tục giải quyết

Chương 2 gồm có các mục sau:

Đảng

thống kê tài liệu

Chương 3: Thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Đây là một trong những vấn đề cốt lõi của luận văn Trên cơ sở phân tích hệ thống tài liệu và công cụ thống kê hiện có của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đã được phân trích ở chương 2, tác giả sẽ đưa ra những vấn đề có liên quan đến việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu: mục đích, yêu cầu của việc xây dựng CSDL, xác định các CSDL cụ thể trong hệ thống CSDL thống kê của Kho Từ đó, xác định các nội dung thông tin cần được xử

lý trong từng CSDL trên các mặt: yêu cầu xử lý thông tin đầu vào như bổ sung và hoàn chỉnh thông tin cho các công cụ thống kê, xác định các yêu cầu đầu ra của CSDL, xác định cấu trúc các trường trong biểu ghi và hướng dẫn biên mục biểu ghi nhập dữ liệu

Kết quả cuối cùng là xây dựng được hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tương đối toàn diện, thống nhất, có thể phục vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác các yêu cầu quản lý và khai

Chương 3 bao gồm các mục sau:

3.1 Đặc điểm thông tin của CSDL lưu trữ Kho Lưu trữ TW Đảng

3.2 Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng

3.3 Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

3.4 Kết quả xây dựng thử nghiệm CSDL Quản lý hồ sơ lưu trữ

Trong phần Phụ lục, ngoài các mẫu sổ sách thống kê truyền thống của

Kho lưu trữ Trung ương Đảng, biểu mẫu đầu ra được thiết kế cho các CSDL thống kê, chúng tôi sẽ trình bày một số sản phẩm qua ứng dụng thử nghiệm bước đầu của CSDL quản lý hồ sơ, với các dữ liệu có thật, thông qua một phần mềm tự chọn, tra tìm và thống kê một vài kết quả theo các yêu cầu đầu

ra của CSDL, như kết quả tra tìm theo phông, theo chuyên đề, tổng hợp số

liệu tài liệu trong phông, nhằm chứng minh tính khả thi của CSDL

Luận văn này hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân còn có

sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng Trung ương Đảng, các đồng chí lãnh đạo và bạn bè đồng nghiệp tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt sự giúp đỡ nhiệt tình, chu đáo của T.S Dương Văn Khảm Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đối với mọi

sự giúp đỡ quý báu đó

Tác giả

Chương 1 CÁC NGUYÊN TẮC, PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG THỐNG

KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống

kê tài liệu lưu trữ

Để hiểu về vai trò của thống kê tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ,

trước hết, chúng ta cần phân biệt khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ và thống

kê công tác lưu trữ

Hiện tại trong các tài liệu chuyên ngành lưu trữ còn nhiều định nghĩa chưa thống nhất và chưa chuẩn xác về hai khái niệm này Trong sách "Công tác lưu trữ Việt Nam" xuất bản năm 1987, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ

là việc "áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm

được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ" [12, 173]

Tương tự như vậy, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm

1992 cũng đã định nghĩa thống kê tài liệu lưu trữ là "quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các lưu trữ" [13, 77]

Trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của tập thể các tác giả bộ môn lưu trữ học, khoa Lịch sử, trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, xuất bản năm 1990 định nghĩa như sau: "Thống kê tài liệu là sử dụng những phương pháp và phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng" [11, 145] Phân tích các định nghĩa trên, chúng ta có thể thấy các định nghĩa đều bao hàm nội dung là áp dụng các phương pháp thống kê để nhằm mục đích nắm được số lượng tài liệu trong các kho lưu trữ Tuy nhiên, xét về mặt nội hàm của khái niệm, các khái niệm này đều chưa chính xác ở những điểm sau: Trong các khái niệm nêu trên, đối tượng công tác thống kê quá rộng, vượt khỏi phạm vi khái niệm tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê trong các

định nghĩa này thuộc phạm vi khái niệm thống kê công tác lưu trữ Thống kê

tài liệu lưu trữ chỉ cung cấp các số liệu về tài liệu lưu trữ, bởi vì đối tượng tài liệu lưu trữ chỉ là tài liệu lưu trữ, do vậy, thống kê tài liệu lưu trữ không cung cấp số liệu về tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản

Thống kê tài liệu lưu trữ không cho phép chúng ta nắm được chính xác chất lượng của đối tượng thống kê, đó là tài liệu lưu trữ Nó chỉ có thể cho phép chúng ta nắm được các thông tin về số lượng, khối lượng, thành phần của tài liệu lưu trữ, còn về nội dung của chúng, thống kê chỉ đề cập đến một cách khái quát, tuỳ thuộc vào từng cấp độ và đối tượng của thống kê

Như vậy, về mặt thuật ngữ, hiện tại chúng ta chưa có một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ Việc nghiên cứu đưa ra một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết Với đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu lưu trữ" do Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương làm Chủ nhiệm cùng tập thể các nhà nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Cục Lưu trữ Nhà

nước tiến hành, khái niệm này được hiểu như sau: "Thống kê tài liệu lưu trữ

là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ" [31, 10]

Theo định nghĩa trên thì có thể hiểu rằng, thống kê tài liệu lưu trữ trước

hết là một quá trình, đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ Chúng tôi cho

rằng,

trước hết khái niệm này cho phép chúng ta phân biệt với khái niệm về thống

kê công tác lưu trữ Có nghĩa là, thống kê tài liệu lưu trữ chỉ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của thống kê công tác lưu trữ Thống kê công tác lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học

và các thông tin đối với tài liệu lưu trữ, thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Theo nội dung này, thống kê công tác lưu trữ có đối tượng rộng hơn nhiều so với thống kê tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, khái niệm mới của các nhà nghiên cứu cũng chưa thể coi là toàn diện và chính xác, vì nó mới chỉ đề cập đến mục tiêu của thống kê tài liệu lưu trữ, phạm vi thống kê tài liệu lưu trữ Về mặt phương pháp, khái niệm đó cho rằng "thống kê tài liệu lưu trữ là

quá trình ghi chép " có lẽ chưa chính xác, bởi chúng ta đều biết rằng, muốn

có các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, cũng đòi hỏi phải áp

dụng các phương pháp, phương tiện khoa học, không chỉ đơn thuần là việc ghi chép, tính toán giản đơn

Mới đây nhất, trong cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các Viện lưu trữ cố định Liên bang Nga" và cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các lưu trữ cơ quan" do Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất bản năm 2002 (tiếng Nga), thì khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ được hiểu là: việc xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong đơn vị thống kê và đăng ký vào sổ thống kê, trong đó đăng ký rõ ràng địa chỉ tài liệu, sự thiếu đủ của tài liệu, trạng thái vật lý của tài liệu [86, 98]

Trong lưu trữ cơ quan, việc thống kê tài liệu được hiểu theo ba nội dung sau:

- Đó là sự xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong những đơn

vị thống kê đã được ấn định và đăng ký chúng vào các công cụ thống kê;

- Thống kê tài liệu được hiểu là sự đăng ký chúng từ khi thu vào lưu trữ, sự hiện diện, số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong đơn vị thống kê

- Thống kê tài liệu trong lưu trữ cơ quan là một trong những phương pháp bảo đảm cho công tác bảo quản, kiểm tra sự có mặt của tài liệu trong kho [87, 48]

Như vậy, có thể nhận thấy rằng khái niệm này đã chỉ ra khá rõ ràng và chuẩn xác đối tượng và phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ: đó là sự hiện diện về số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong các đơn vị thống kê trong kho lưu trữ

Xuất phát từ những lý giải và thông tin trên, chúng tôi cho rằng, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ có thể được hiểu một cách chung nhất như sau:

"Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình vận dụng những nguyên tác, phương pháp và phương tiện nghiệp vụ thống kê để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ"

Khái niệm này cho phép chúng ta xác định tương đối rõ ràng mục đích, phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ, cũng như phương pháp cơ bản trong thống kê tài liệu lưu trữ

Theo chúng tôi, chỉ khi nào hiểu rõ được khái niệm này, các nhà lưu trữ mới có thể tiến hành xây dựng hệ thống công cụ thống kê và các phương pháp thống kê phù hợp, nhằm nắm được chính xác, đầy đủ số liệu thống kê phục vụ cho công tác quản lý cũng như tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ Nắm chắc khái niệm thống kê tài liệu là một trong những điều kiện quan trọng khi nghiên cứu ứng dụng máy tính vào thống kê tài liệu, là cơ sở để xác định rõ mục đích, yêu cầu, phạm vi đối tượng của thống kê

Theo khái niệm đã phân tích trên đây, mục đích cơ bản của thống kê tài liệu lưu trữ là nhằm xác định số lượng của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê, phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ

Một trong những chức năng quan trọng của các kho lưu trữ là phải nắm được cụ thể thành phần tài liệu thuộc diện quản lý, từ đó có phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu vào kho lưu trữ Các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ có thể giúp cho các nhà quản lý kho lưu trữ xác định được phương hướng này một cách đầy đủ, chính xác

Trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các kết quả của thống kê tài liệu

lưu trữ có thể xây dựng các công cụ tra cứu khoa học cho các kho lưu trữ, phục vụ tra tìm tài liệu một cách thuận lợi, chính xác

Trên cơ sở các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ có thể xác định nhiệm vụ đặt ra cho ngành mình trong từng năm hay dài hạn như các kế hoạch về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu, tu bổ phục chế, làm bảo hiểm hay xây dựng kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ

- Cũng như trong bất cứ một lĩnh vực khoa học nào khác của đời sống

xã hội, thống kê công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói riêng đòi hỏi phải cụ thể và chính xác Các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ phải bảo đảm cung cấp những số liệu chính xác, cụ thể về khối lượng, thành phần tài liệu của từng phông hay trong toàn kho lưu trữ

- Công tác thống kê tài liệu lưu trữ còn đòi hỏi phải kịp thời và toàn diện Yêu cầu này đòi hỏi các cơ quan hoặc kho lưu trữ phải thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ đúng thời hạn quy định, đáp ứng các yêu cầu đặt

ra của công tác quản lý tài liệu lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ phải khoa học, các công cụ thống kê phải phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu thực tế Tính khoa học của hệ thống công

cụ thống kê biểu hiện ở sự áp dụng hiệu quả các công cụ này trong thực tế: đơn giản, dễ áp dụng, chính xác, phản ánh được nhiều loại đối tượng thống kê khác nhau của tài liệu lưu trữ

a) Thống kê tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ, do vậy, nó cũng phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của

công tác lưu trữ Một trong những nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc tập

trung thống nhất

Theo nguyên tắc này, nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ cao nhất trong hệ thống về mặt tổ chức cũng như nghiệp vụ Theo quyền hạn của mình, cơ quan quản lý lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công tác thống

kê ở các cơ quan lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, tập hợp và xử lý các số liệu thống kê để gửi lên cơ quan quản lý cao hơn

Nguyên tắc này còn biểu hiện sự thống nhất về các yếu tố mô tả cũng như các ký hiệu dùng để cố định kết quả thống kê tài liệu lưu trữ Điều này bảo đảm tính liên tục trong thống kê, tính nhất quán và khả năng bổ sung lẫn nhau về số liệu giữa các công cụ thống kê được lập ra ở từng cấp độ thống kê Biểu hiện rõ nhất của nguyên tắc tập trung thống nhất là các quy trình, phương pháp thống kê tài liệu trong các cơ quan lưu trữ phải dựa trên cơ sở

sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về lưu trữ Có như vậy, các số liệu thống kê mới bảo đảm nhất quán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê ở các cấp độ cao hơn

b) Nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản

Công tác thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện dựa vào mạng lưới các kho lưu trữ đã được quy định cho toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Ngược lại, hệ thống các công cụ thống kê lại chính là phương tiện để cố định vị trí bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ, bảo đảm giữ gìn cho các khối tài liệu không bị xáo trộn trong quá trình di chuyển và sử dụng chúng

Sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ không những

là nguyên tắc mà còn là một yêu cầu khách quan nhằm bảo đảm thực hiện

phải bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức vật lý tài liệu theo các cấp độ phân loại khác nhau, từ phân loại trong từng phông lưu trữ tới phân loại trong toàn kho lưu trữ và mạng lưới các kho lưu trữ Việc tổ chức khoa học tài liệu trong từng phông hay tổ chức các phông tài liệu trong một kho lưu trữ nhằm cố định vị trí của đối tượng thống kê theo phương án hệ thống hoá Phương án này tuỳ thuộc vào các đặc điểm của từng loại tài liệu (tài liệu truyền thống, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn ) Việc thống kê tài liệu lưu trữ theo nguyên tắc phân cấp quản lý và theo phạm vi bảo quản sẽ cho phép xác định được thành phần, khối lượng tài liệu theo từng cấp bậc, từng phạm vi cụ thể, chỉ rõ vị trí bảo quản của từng khối tài liệu trong mối liện hệ giữa chúng với các khối tài liệu khác có liên quan Nó cũng cung cấp cho cơ quan quản lý lưu trữ những số liệu tổng hợp để xem xét một cách toàn diện tài liệu thuộc quyền quản lý của mình

Để bảo đảm thực hiện nguyên tắc trên, khi tiến hành thống kê phải có những số liệu thống kê nhất quán, phản ánh trung thực số lượng, thành phần

và nội dung của đối tượng thống kê, đồng thời tạo lập thông tin chính xác về địa chỉ tra cứu tài liệu Chỉ có như vậy, chúng ta mới nắm được chính xác số lượng, thành phần, nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ theo các cấp độ thống

kê, phục vụ cho việc quản lý và tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ Cần đặc biệt chú ý tới điều kiện là một đối tượng thống kê nhất định chỉ là một địa chỉ duy nhất để kiểm tra, tìm kiếm đối tượng đó trong lưu trữ Nói một cách khác, mỗi đối tượng thống kê đã được xác định thống kê một lần bằng một ký hiệu duy nhất Có nghĩa là ở mỗi cấp độ thống kê, một đối tượng thống kê chỉ có một

mã số thống kê Mã số thống kê đó không được dùng để đánh cho một đối tượng thống kê khác cùng cấp độ, ví dụ số phông lưu trữ chỉ được ghi một lần khi nhập lần đầu tài liệu phông đó vào lưu trữ, nếu vì một điều kiện nào đó tài liệu thuộc phông không còn trong kho nữa, thì số phông đó cũng không được

dùng để ghi cho phông tài liệu lưu trữ khác Điều này rất quan trọng, vì nếu không làm đúng theo nguyên tắc này thì việc tổng hợp số liệu thống kê cũng như việc tra tìm một cách nhanh chóng và chính xác tài liệu lưu trữ theo yêu cầu sẽ không thực hiện được, đặc biệt sẽ gây khó khăn cho sự ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ

c) Nguyên tắc bảo mật về số liệu thống kê và các công cụ thống kê Nguyên tắc này trước đây chưa được đề cập đến trong lý luận công tác lưu

trữ Các nhà nghiên cứu đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống

kê các loại tài liệu lưu trữ" của Cục Lưu trữ Nhà nước đã đưa ra nguyên tắc

này trên cơ sở các văn bản pháp lý của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia và thực tiễn công tác lưu trữ Có thể coi đây là một trong những nguyên tắc rất quan trọng bởi vì, các số liệu thống kê đều phản ánh trung thực về nơi bảo quản tài liệu, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu, kể cả những tài liệu chứa thông tin bí mật nhà nước Cho nên, thực hiện nguyên tắc bảo mật số liệu thống kê tài liệu lưu trữ là trách nhiệm chung của cơ quan lưu trữ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước Nguyên tắc này được đề ra cũng nhằm bảo đảm cung cấp thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ

Thực hiện nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ thống kê và đặc biệt khi ứng dụng tin học trong công tác này, cần tính đến khả năng bảo vệ bí mật về số liệu thống kê cơ bản Khi các yêu cầu về khai thác thông tin trên mạng và thông tin trên Internet càng trở nên phổ biến thì việc xây dựng các chương trình bảo mật các số liệu và các thông tin có ý nghĩa bí mật nhà nước được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết cho các nhà lưu trữ và các chuyên gia

xử lý thông tin trên máy tính

1.2.1 Các đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ

Như đã nêu trong phần khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Như vậy, chúng ta cần phải hiểu một cách đầy đủ và

đúng đắn về đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ

Theo các nhà nghiên cứu thì việc xác định các đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu và cấp độ thống kê Tài liệu lưu trữ rất đa dạng về loại hình: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn như ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, đĩa CD , tài liệu điện tử Quá trình thống kê tài liệu lưu trữ được tiến hành theo 4 cấp độ khác nhau: cấp độ hồ sơ, cấp độ mục lục hồ sơ, cấp độ phông lưu trữ và cấp độ các lưu trữ Mỗi loại hình tài liệu và mỗi cấp độ thống kê đều có những đơn vị thống

kê nhất định

Trong phạm vi một cơ quan quản lý lưu trữ hoặc ngay trong một kho lưu trữ, phông lưu trữ là một cấp độ để thống kê tài liệu trong phạm vi toàn kho Trong phạm vi một kho hay trong từng phông lưu trữ, đơn vị thống kê chủ yếu được sử dụng là hồ sơ và đơn vị bảo quản Bởi vì, có trường hợp, một

hồ sơ có một hoặc nhiều đơn vị bảo quản, nếu chỉ thống kê theo hồ sơ thì sẽ không nắm được chính xác trong phông hoặc trong kho có bao nhiêu đơn vị bảo quản Tuy nhiên, việc thống kê tài liệu theo đơn vị hồ sơ hay đơn vị bảo quản cũng còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu hay từng yêu cầu quản lý của mỗi kho lưu trữ

Chẳng hạn, đối với tài liệu hành chính, đơn vị thống kê cơ bản là hồ sơ hay đơn vị bảo quản theo đúng nghĩa chuẩn của từ này Nhưng đối với các loại tài liệu đặc thù khác như ảnh, phim điện ảnh thì đơn vị thống kê ở cấp độ

vậy, để hiểu một cách chính xác về khái niệm đơn vị thống kê trong lưu trữ, cần phải xác định rõ đơn vị thống kê dùng cho loại hình tài liệu và được sử dụng cho từng cấp độ thống kê đó

Theo các nhà lưu trữ học của các nước xã hội chủ nghĩa trước đây, đơn

vị thống kê tài liệu trong lưu trữ là đơn vị đo lường về số lượng tài liệu được dùng trong công tác lưu trữ như tờ, hồ sơ, phông lưu trữ, bộ thiết kế, một phần của phim điện ảnh, phim, microphim, tài liệu ghi âm, một mét dài tài liệu [77, thuật ngữ số 106] Theo UNESCO, có thể đơn vị thống kê là những đơn vị tính như: bản, tập, cái chiếc, giờ chiếu, giờ nghe (những đơn vị thống

kê văn hóa truyền thống nói chung và thống kê lưu trữ nói riêng) [46, 2-17] Hoặc đối với tài liệu hành chính, đơn vị tính là số lượng phông, số lượng hồ

sơ, đơn vị bảo quản, số lượng mét giá để tài liệu lưu trữ

Đối với tài liệu lưu trữ KHKT, đơn vị tính là số lượng công trình, số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản, số lượng mét, số lượng bản vẽ Đối với tài liệu ghi âm là số cuộn băng, số lượng đĩa, số giờ nghe/phát Đối với tài liệu ảnh, đơn vị tính là chiếc/tấm ảnh, chiếc/tấm phim âm bản Đối với tài liệu điện tử được tính bằng mêgabai

Như vậy, có thể thấy rằng, đơn vị tính của thống kê tài liệu lưu trữ rất

đa dạng, phụ thuộc vào từng loại hình tài liệu được đưa ra thống kê và mục đích của việc thống kê loại tài liệu đó Việc xác định đúng đắn các đơn vị thống kê trong từng cấp độ thống kê, đối với từng loại hình tài liệu sẽ tạo thuận lợi cho quá trình đặt các bài toán xử lý số liệu khi đưa các thông tin này vào máy tính để tự động hoá công tác thống kê

Qua nghiên cứu công tác thống kê tài liệu lưu trữ của các Viện Lưu trữ

thể thấy tài liệu lưu trữ hành chính thường được thống kê bằng các công cụ chủ yếu sau đây:

1 Sổ nhập tài liệu lưu trữ

2 Danh sách phông

3 Phiếu phông và thẻ phông

4 Mục lục hồ sơ

5 Mục lục tài liệu văn kiện

6 Chứng từ kết thúc trong đơn vị bảo quản

7 Sổ nhập microphim tài liệu

8 Báo cáo tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Viện lưu trữ

Ngoài các công cụ thống kê cơ bản nêu trên, các Viện lưu trữ Nhà nước còn sử dụng các công cụ khác như: hồ sơ phông, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ thống kê các phông đã chuyển cho các Viện lưu trữ Nhà nước khác, sổ thống

kê những biến đổi thường ngày về khối lượng và thành phần tài liệu các phông

Theo lý luận lưu trữ Việt Nam, hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm 2 loại:

- Các công cụ thống kê chủ yếu: gồm sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ xuất tài liệu lưu trữ, danh sách phông, phiếu phông, mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu văn kiện, máo cáo tổng hợp

- Các công cụ thống kê bổ trợ: gồm sổ đăng ký mục lục hồ sơ, hồ sơ phông, các bộ thẻ

Ngoài ra còn có các chỉ dẫn tài liệu trong kho hoặc các bản thống kê tình trạng tài liệu, sổ thống kê tài liệu đặc thù như tài liệu nghe nhìn, tài liệu quý hiếm, tài liệu bảo hiểm Các công cụ thống kê nêu trên có mối liên hệ

chặt chẽ với nhau và có sự tác động qua lại Chúng thực hiện các chức năng của mình trong hệ thống chung của các công cụ thống kê được áp dụng trong mỗi kho lưu trữ

Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu những nội dung cơ bản nhất của các loại công cụ thống kê tài liệu lưu trữ chủ yếu, phục vụ thiết thực cho công tác thống kê tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ Chúng tôi cho rằng, việc tìm hiểu thông tin trong các công cụ thống kê, phương pháp sử dụng và mối liên

hệ giữa chúng sẽ là cơ sở quan trọng để nghiên cứu thiết kế xây dựng cấu trúc, xác định các thông tin cần có để giải quyết bài toán thống kê trong các CSDL thống kê tài liệu

Bất cứ một kho lưu trữ nào cũng cần phải có sổ nhập tài liệu để thống

kê việc nhập tài liệu lưu trữ vào kho theo các nguồn khác nhau từ văn thư, từ tầm thu thập ở nơi khác về hoặc từ kho lưu trữ khác

Sổ nhập tài liệu giúp cho các kho lưu trữ nắm được tình hình cụ thể về nguồn gốc, số lượng, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu, tình trạng tài liệu khi nhập vào lưu trữ

Các yếu tố cơ bản của sổ nhập gồm có: Số thứ tự lần nhập, ngày tháng nhập tài liệu, căn cứ nhập, cá nhân hoặc cơ quan nộp tài liệu, tên phông tài liệu, số lượng tài liệu, nội dung và tình hình tài liệu

Việc đăng ký tài liệu vào sổ nhập chỉ được thực hiện khi đã lập sổ Những tài liệu được nhập vào kho trước khi lập sổ nhập thì không đăng ký lại vào sổ nhập Khi đã có sổ nhập, bất cứ lần nhập tài liệu nào, dù nhiều hay ít tài liệu đều phải được đăng ký Các số liệu cụ thể về ngày tháng nhập, số lượng và tình hình tài liệu trong sổ nhập có mối liên hệ mật thiết đối với việc

* Sổ xuất tài liệu

Sổ xuất tài liệu được lập ra để thống kê tất cả những tài liệu được đưa

ra khỏi kho lưu trữ do yêu cầu nào đó như xuất tài liệu để chỉnh lý, xuất cho các cơ quan sử dụng nghiên cứu hoặc để bổ sung cho các cơ quan lưu trữ khác

Sổ xuất tài liệu bao gồm các thông tin như sau: số thứ tự lần xuất, ngày tháng xuất tài liệu, căn cứ xuất tài liệu, số lượng tài liệu xuất, tên phông tài liệu xuất, thời gian của tài liệu xuất, nội dung chủ yếu của tài liệu xuất, tình trạng vật lý của tài liệu khi xuất, cá nhân hoặc cơ quan nhận tài liệu, người giao tài liệu

Trong quá trình theo dõi, ghi chép các thông tin trong sổ xuất tài liệu cần đồng thời đăng ký vào các công cụ thống kê có liên quan như phiếu phông, thẻ phông

Việc đăng ký các lần xuất tài liệu có ý nghĩa không nhỏ trong việc quản

lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ Qua sổ xuất tài liệu, người quản lý có thể thấy được các biến động của kho lưu trữ và từng phông lưu trữ cụ thể Từ đó các kho lưu trữ có kế hoạch và biện pháp thu hồi những tài liệu cần thiết đã xuất

ra khỏi kho, nhất là những tài liệu đưa ra để chỉnh lý, tu bổ phục chế, phục vụ phòng đọc

Trong bản danh sách phông, mỗi phông lưu trữ đều được đánh một số

ký hiệu riêng theo thứ tự nhập vào kho lưu trữ Số phông không chỉ là ký hiệu

để phân biệt giữa các phông trong một kho lưu trữ mà cùng với số mục lục hồ

sơ, số đơn vị bảo quản tạo thành một hệ thống ký hiệu tra tìm và quản lý từng phông, sưu tập tài liệu của kho lưu trữ Hệ thống ký hiệu này sẽ được cập nhật tiếp cho các công cụ thống kê khác như Phiếu phông, Sổ đăng ký mục lục hồ

sơ, Mục lục hồ sơ

Phiếu phông là một công cụ thống kê được lập ra để theo dõi tình hình tài liệu của một phông lưu trữ Qua phiếu phông, chúng ta có thể nắm được những thông tin cơ bản nhất về một phông lưu trữ như khối lượng, thành phần nội dung, giới hạn thời gian tài liệu, mức độ chỉnh lý, quá trình xuất nhập tài liệu từ lần nhập kho đầu tiên cho đến thời điểm hiện tại

Phiếu phông được biên soạn trong lần nhập đầu tiên tài liệu của phông vào kho lưu trữ Nó cung cấp những thông tin cơ bản về phông lưu trữ và ngay từ đầu, có thể giúp cho cán bộ, công chức lưu trữ hình dung được những nét chung nhất về phông lưu trữ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản

lý tài liệu của các kho lưu trữ

Phiếu phông thường có ba phần:

- Phần 1: Giới thiệu chung về phông lưu trữ: tên phông, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông, ngày tháng lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ, nơi bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

- Phần 2: Đăng ký những tài liệu chưa chỉnh lý, biên mục Phần này ghi

rõ số lượng tài liệu của phông chưa được chỉnh lý, biên mục, tình hình xuất nhập tài liệu và cơ sở của việc xuất nhập tài liệu chưa chỉnh lý

- Phần 3: Đăng ký những tài liệu đã được chỉnh lý, biên mục như số mục lục hồ sơ, số lượng hồ sơ hay đơn vị bảo quản, ký hiệu và tên gọi của mục lục, thời gian của tài liệu, tình hình xuất nhập tài liệu đã chỉnh lý và các căn cứ pháp lý kèm theo

Qua các thông tin trên, có thể thấy rằng, phiếu phông là một loại công

cụ thống kê chứa các thông tin tổng hợp của nhiều công cụ thống kê khác như: Sổ phông, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Sổ nhập tài liệu, Sổ xuất tài liệu Phiếu phông có thể được biên soạn lại, tuỳ thuộc vào tình hình biến động của phông lưu trữ Tuy nhiên, việc biên soạn lại phiếu phông thường rất hạn chế, vì phiếu phông mới sẽ không giúp cho người quản lý tài liệu nắm được quá trình biến động của phông tài liệu

Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, phiếu phông sẽ được sắp xếp theo một quy định nhất định, tuỳ thuộc vào mục đích của người quản lý kho lưu trữ Có thể sắp xếp phiếu phông theo số phông nếu số phông tài liệu trong kho không quá nhiều, hoặc theo một đặc trưng nhất định (có thể theo nhóm hoạt động như: kinh tế, văn hóa, đối ngoại ) Trong các nhóm đó, phiếu phông lại được sắp xếp theo số phông hoặc theo vai trò của đơn vị hình thành phông tài liệu

Như vậy, có thể thấy rằng, phiếu phông là một trong những công cụ thống kê rất cần thiết đối với các kho lưu trữ Trên cơ sở các thông tin được đăng ký đầy đủ vào phiếu phông, người quản lý có thể nắm được một cách chung nhất, cơ bản nhất và khá toàn diện về từng phông tài liệu Từ đó, có thể xác định được những vấn đề cần xử lý nghiệp vụ đối với từng phông tài liệu Trên cơ sở các phiếu phông, các nhà lưu trữ có thể lập được các bộ thẻ phông phục vụ cho công tác quản lý của mình

"Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định như một phông, một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ" [10, 155]

Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ thống kê chủ yếu trong các phòng, kho lưu trữ Ngoài chức năng là một công cụ thống kê, mục lục hồ sơ còn là một loại công cụ tra tìm cơ bản, được sử dụng rất phổ biến

Mục lục hồ sơ có các chức năng cơ bản sau đây:

- Giới thiệu thành phần và nội dung của hồ sơ

- Cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hoá theo phương án phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ

- Thống kê các hồ sơ một phông, một đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông, một sưu tập tài liệu lưu trữ hoặc một phông liên hợp

Ngoài ra, mục lục hồ sơ còn có chức năng cung cấp thông tin về thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ, là nguồn thông tin cấp II rất quan trọng để người sử dụng tài liệu tiếp cận với nguồn thông tin cấp I là tài liệu lưu trữ Mục lục hồ sơ thường được lập ở lưu trữ cơ quan, sau khi tài liệu đã được chỉnh lý Tuỳ theo thực tế tài liệu của từng phông lưu trữ, mục lục hồ sơ có thể được lập cho tài liệu của một phông, đơn vị tổ chức theo từng thời gian nhất định

Về phương diện thống kê, mục lục hồ sơ có thể được sử dụng để thống

kê từng loại khác nhau, theo yêu cầu của người quản lý: thống kê theo thời hạn bảo quản, theo cấp độ mật, theo thời gian Do vậy, một phông lưu trữ có thể có một hoặc nhiều mục lục hồ sơ Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm

số lượng đơn vị bảo quản trong từng mục lục, khi lập mục lục phải đăng ký

đầy đủ tên các hồ sơ và đơn vị bảo quản, đánh số liên tục cho các đơn vị bảo quản theo phương án phân loại đã định

Trong các kho lưu trữ, định kỳ hàng năm các cán bộ làm công tác thống

kê tài liệu phải làm báo cáo tổng hợp tình hình chung về tài liệu lưu trữ trong kho

Theo cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" xuất bản năm 1990, báo cáo thống kê tổng hợp trong lưu trữ có nội dung đề cập đến tình hình chung về các mặt của một kho lưu trữ như điều kiện bảo quản, khối lượng tài liệu hiện có, các phương tiện bảo quản, các công cụ tra cứu khoa học, tình hình cán bộ Báo cáo thống kê tổng hợp thường có ba phần: tình hình kho tàng, tình hình tài liệu và tình hình cán bộ [11, 164-165] Nội dung này xuất phát từ khái niệm thống kê công tác lưu trữ như đã nêu ở mục khái niệm Nếu bàn về thống kê công tác lưu trữ thì nội dung của báo cáo tổng hợp được đề cập hoàn toàn phù hợp Tuy nhiên, ở đây chúng ta chỉ bàn đến thống kê tài liệu lưu trữ, do vậy, nội dung của báo cáo thống kê tổng hợp cũng chỉ giới hạn trong phạm vi tài liệu lưu trữ, không đề cập đến tình hình kho tàng và tình hình cán bộ

Báo cáo thống kê tổng hợp tài liệu lưu trữ được dành để giới thiệu tài liệu của kho lưu trữ trên các phương diện chủ yếu sau đây:

- Số lượng phông, sưu tập tài liệu hiện có trong kho;

- Thành phần các phông tài liệu trong kho lưu trữ ;

- Số lượng mục lục hồ sơ của kho;

- Khối lượng tài liệu toàn kho lưu trữ ;

- Khối lượng tài liệu các phông đã chỉnh lý (gồm cả chỉnh lý hoàn chỉnh và chỉnh lý sơ bộ);

- Khối lượng tài liệu các phông chưa chỉnh lý hoặc cần bổ sung

Ngoài các thông tin chủ yếu nêu trên, báo cáo tổng hợp còn đề cập đến một số nội dung khác có liên quan đến tài liệu lưu trữ như: tình trạng vật lý của tài liệu (số lượng tài liệu cần tu bổ, phục chế), tình hình tổ chức phông bảo hiểm đối với những tài liệu có giá trị hoặc chất lượng vật lý kém, tình hình sử dụng tài liệu trong năm

Căn cứ vào Báo cáo thống kê tổng hợp, có thể nắm được tương đối toàn diện về tình hình tài liệu trong một kho lưu trữ: từ số lượng phông, sưu tập tài liệu, khối lượng, thành phần đến tình hình vật lý và tổ chức sử dụng tài liệu, sự biến động, thay đổi của tài liệu trong từng năm

Báo cáo thống kê tổng hợp được lập trên cơ sở các số liệu kiểm tra trên các công cụ thống kê như sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, mục lục hồ sơ và thực tế tình hình tài liệu ở từng phông, sưu tập tài liệu

Qua phân tích cấu trúc và nội dung thông tin của một số công cụ thống

kê chủ yếu trên đây, có thể thấy rằng, các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ tương đối đa dạng và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, bổ trợ cho nhau, tạo thành một hệ thống Mỗi công cụ thống kê cụ thể có vai trò khác nhau trong từng phương diện quản lý tài liệu Muốn nắm được tình hình tài liệu của từng phông lưu trữ cũng như toàn kho, những người làm công tác thống kê tài liệu phải biết sử dụng một cách toàn diện thông tin có trong hệ thống công cụ thống kê này Khi liên kết các thông tin có trong hệ thống công cụ thống kê thì các nhà quản lý các kho lưu trữ sẽ có được một bức tranh tổng quát nhất, đầy đủ nhất, sinh động nhất về tình hình tài liệu lưu trữ của kho Căn cứ vào những số liệu này, có thể định hướng các công việc cần tiếp tục tiến hành

Mặc dù mỗi công cụ có vài trò nhất định trong hệ thống, nhưng nhiều thông tin trong các công cụ thống kê còn trùng lặp nhau, do cấu trúc và tính đặc thù của thống kê truyền thống Do vậy, khi cập nhật các thông tin này vào các công cụ thống kê sẽ mất nhiều thời gian, công sức Tuy nhiên, công nghệ thông tin hoàn toàn có thể giúp chúng ta khắc phục được những tồn tại đó, tiết kiệm được thời gian cập nhật thông tin, sử dụng thông tin nhập một lần cho nhiều quá trình xử lý tiếp theo

1.3 Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

và thống kê tài liệu lưu trữ

Chúng ta đều biết rằng, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội cũng có những bước tiến không ngừng Nhận thức đúng đắn được vai trò của khoa học công nghệ trong sự phát triển của đất nước, từ những năm 80 Đảng và Nhà nước ta đã có sự chỉ đạo về vấn đề này Từ sau Đại hội IV của Đảng, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực của đời sống xã hội đã được quan tâm chỉ đạo

Đó là các văn bản quan trọng như Nghị quyết 37 của Bộ chính trị (Khoá IV), Nghị quyết 26 của Bộ Chính trị (Khoá VI), Nghị quyết 01 của Bộ Chính trị và Nghị quyết Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương lần thứ VII (khoá VII) Nghị quyết số 49-CP, ngày 4/8/1993 của Chính phủ đã nêu khái quát tình hình công nghệ thông tin của nước ta, khẳng định các quan điểm, mục tiêu và nội dung phát triển công nghệ thông tin ở nước ta đến năm 2000 và đề ra các biện pháp lớn để thực hiện chủ trương quan trọng đó Quyết định số 211-TTg ngày 7/4/1995 của Chính phủ đã đưa ra chương trình quốc gia về công nghệ thông tin cho đến năm 2000, trong đó khẳng định: quản lý nhà nước phải là lĩnh vực

ưu tiên hàng đầu trong ứng dụng công nghệ thông tin; việc xây dựng CSDL trong các ngành, các lĩnh vực phải được nghiên cứu triển khai rộng rãi trong toàn quốc

Nghị quyết 02 (Khoá VIII) của Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã cụ thể hoá hơn chủ trương của Đảng trong lĩnh vực này: "Đổi mới và tăng cường

sự lãnh đạo của Đảng là nhân tố quyết định làm cho khoa học và công nghệ trở thành nền tảng và động lực mạnh mẽ của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Để các định hướng chiến lược khoa học và công nghệ được thực hiện có hiệu quả, các cấp uỷ Đảng từ Trung ương đến cơ sở phải tổ chức cho đảng viên và quần chúng quán triệt nghị quyết này, đặc biệt là quan tâm

sử dụng khoa học và công nghệ, tạo động lực, nguồn lực và môi trường thuận lợi nhất cho khoa học và công nghệ phát triển" [27, 76-77]

Cho đến những năm cuối cùng của thế kỷ XX, cùng với một số ngành công nghệ cao khác, công nghệ thông tin đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các nước trên thế giới, trong đó có nước ta Công nghệ thông tin đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội, phong cách sống, học tập và làm việc của con người Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, quá trình điện tử hoá các hoạt động quản lý nhà nước đang hình thành và ngày càng phổ biến, giúp cho quá trình ra quyết định được thực hiện nhanh chóng, chính xác

Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội của thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước ta, Bộ Chính trị (Khoá

VIII) đã ban hành Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 “Về đẩy mạnh ứng

dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá” Chỉ thị khẳng định: "Ứng dụng và phát triển công nghệ thông

tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp,

chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá" [8, 7] Theo tinh thần của Chỉ thị, ứng dụng công nghệ thông tin là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội đến năm 2010, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin được triển khai mạnh mẽ trong các lĩnh vực và đời sống xã hội, phục vụ cho phát triển kinh tế và các hoạt động chỉ đạo và quản lý của Đảng và Nhà nước; bảo đảm thông tin thông suốt, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả

Cùng với các văn bản chỉ đạo quan trọng của Đảng và Nhà nước, trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được triển khai rộng rãi và ngày càng có hiệu quả trong nhiều lĩnh vực quản lý nhà nước Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin, xuất phát từ thực tế công tác lưu trữ, trong những năm qua, ngành lưu trữ cũng đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin đối với các lĩnh vực của công tác lưu trữ, đặc biệt là việc tra tìm, phục vụ thông tin cho các yêu cầu của lãnh đạo và các yêu cầu nghiên cứu Như đã nêu trong phần

Mở đầu, các kết quả nghiên cứu bước đầu đã khẳng định được sự đúng đắn trong định hướng nghiên cứu và ngày càng làm tăng vị thế của công tác lưu trữ trong đời sống xã hội Các đề tài nghiên cứu đã tạo cơ sở quan trọng cho các công việc tiếp theo trong ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt trong công tác văn thư, các ứng dụng này có tác dụng thiết thực đối với việc theo dõi và xử lý văn bản Trong công tác lưu trữ, những vấn đề cần quan tâm ứng dụng đã được đặt ra như quản lý các phông lưu trữ, quản lý hồ

sơ lưu trữ, quản lý văn bản, xây dựng các công cụ ra tìm thông tin phục vụ khai thác tài liệu Đây chính là nền tảng quan trọng, có tính định hướng cao

để các nhà lưu trữ có thể tiếp tục nghiên cứu ứng dụng tin học vào các nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ

Các kết quả ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ nói chung, đặc biệt việc xây dựng các CSDL lưu trữ bước đầu có thể cho phép chúng ta khẳng định tính ưu việt của tin học trong lĩnh vực này qua một số điểm cơ bản sau đây:

- Trước hết, việc cập nhật thông tin bằng phương tiện hiện đại như máy tính sẽ nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian, công sức, dữ liệu được nhập một lần nhưng có thể sử dụng cho nhiều quá trình Do tính chất đặc thù của mình, các công cụ tra cứu và công cụ thống kê tài liệu lưu trữ có rất nhiều thông tin lặp lại Công nghệ thông tin giúp chúng ta cập nhật và sử dụng các thông tin lặp lại một cách nhanh chóng, chính xác

- Tiếp đến là sự ưu việt trong tìm kiếm dữ liệu Công nghệ tin học cho phép chúng ta có thể tra tìm thông tin tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tương đối đầy đủ Với cùng một yêu cầu tìm tin, nếu tra tìm trên máy tính sẽ cho kết quả nhanh hơn rất nhiều so với tra tìm thủ công Tài liệu lưu trữ chứa nhiều thông tin phục vụ thiết thực cho công tác lãnh đạo và các nhu cầu rộng lớn của đời sống xã hội Nhưng do tính chất mang tin của tài liệu, cho nên một tài liệu lưu trữ hay thậm chí cả một phông, một kho tài liệu cũng chưa đáp ứng được đầy đủ một nhu cầu tìm tin Nếu dùng phương pháp thủ công tra tìm thông tin trong nhiều phông, nhiều kho tài liệu thì sẽ rất mất nhiều thời gian, công sức: trước hết tra tìm trên mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, rồi sau đó sắp xếp thống kê theo yêu cầu Khả năng kết nối thông tin trong máy tính cho phép tra tìm thông tin trên nhiều phương diện, phạm vi sử dụng thông tin lớn hơn rất nhiều Trong một khoảng thời gian ngắn, nếu có sự

hỗ trợ của máy tính cùng các chương trình được thiết lập với các dữ liệu được

xử lý tốt, những yêu cầu tìm tin mang tính chất xuyên phông sẽ được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác Điều này khó có thể thực hiện được đối với

- Đối với các dữ liệu bằng số trong lưu trữ, thống kê truyền thống xử lý

dữ liệu số chủ yếu bằng phương pháp tính toán giản đơn Do vậy, nếu phải tính toán số liệu của nhiều phông hay nhiều kho lưu trữ thì mất rất nhiều thời gian, nhân lực, mà kết quả cuối cùng cũng khó có thể khẳng định là tuyệt đối chính xác Với máy tính điện tử, chúng ta có thể xử lý một khối lượng dữ liệu

số lớn, với các phép tính phức tạp mà vẫn có thể thực hiện được trong một khoảng thời gian ngắn với kết quả chính xác

- Việc thống kê và in ấn các dữ liệu theo bảng biểu trên máy tính thuận lợi hơn rất nhiều so với làm bằng phương pháp thủ công Máy tính có thể giúp chúng ta tạo lập và in ấn bảng biểu thống kê một cách đa dạng, phong phú, kiểu cách trình bày đẹp hơn

Những ưu điểm cơ bản trên đây khẳng định khả năng to lớn trong quản

lý và tra tìm dữ liệu tài liệu lưu trữ bằng phương tiện máy tính Điều mà trước đây khoảng trên hai mươi năm, các nhà lưu trữ chưa dám nghĩ tới

Tuy nhiên, khả năng to lớn đó chỉ có trong thực tế khi chúng ta quan tâm nhiều tới lĩnh vực này Các đề tài ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ nêu trên mới chỉ giải quyết các vấn đề đặt ra cho từng qui trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ ở những mức độ rất khác nhau Đối với thống kê tài liệu lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung, tồn tại lớn nhất trong ứng dụng tin học là chưa đặt ra được phương pháp xử lý thông tin đầy đủ và cụ thể để có thể đưa vào tự động hoá một cách nhanh chóng được Nhiệm vụ quan trọng của các nhà lưu trữ trong ứng dụng công nghệ thông tin là nghiên cứu xây dựng các CSDL Các CSDL được xây dựng hầu hết chưa giải quyết được vấn

đề yêu cầu đầu ra, nghĩa là chưa xây dựng được các bài toán xử lý dữ liệu Liên quan đến kết quả chuẩn xác cho các bài toán đó là việc xử lý thông tin đầu vào sao cho đáp ứng được nhu cầu quản lý và khai thác thông tin Do vậy, trong thực tế, các vấn đề nghiên cứu trên mới chỉ dừng ở việc định

hướng là chủ yếu, các kết quả ứng dụng thực tiễn mới chỉ là bước đầu, cần được tiếp tục nghiên cứu xây dựng hoàn chỉnh

Thực tế công tác thống kê tài liệu hiện nay ở các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương còn nhiều bất cập: hệ thống công cụ thống kê truyền thống còn chưa đồng bộ, chưa đầy đủ; chưa có điều kiện nghiên cứu một cách đầy đủ và toàn diện về ứng dụng tin học trong công tác này; mặt khác, nhận thức của không ít cán bộ lãnh đạo về ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, bên cạnh đó là sự yếu kém của cán bộ làm công tác lưu trữ về tin học Tất cả những yếu tố đó tác động không nhỏ tới quá trình tự động hoá công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu nói riêng

Cho đến thời điểm hiện nay, yêu cầu thực tiễn của việc quản lý và phục

vụ khai thác ngày càng cao, đòi hỏi cấp thiết việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào các qui trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ Đối với các

cơ quan lưu trữ Trung ương, nhiệm vụ này càng trở nên bức thiết, nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác và đặc biệt sớm thống nhất hướng dẫn sử dụng các CSDL lưu trữ cho các cơ quan lưu trữ cấp dưới và lưu trữ địa phương

Tiểu kết chương 1:

Thống kê tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ Việc áp dụng các phương pháp, phương tiện trong thống kê không ngoài mục đích nhằm giúp cho các nhà quản lý nắm được một cách chính xác và đầy đủ các số liệu có liên quan đến tài liệu lưu trữ Muốn làm tốt công tác này, trước hết các nhà lưu trữ phải hiểu một cách đầy đủ và đúng đắn mục đích, ý nghĩa, phạm vi, đối tượng của thống kê tài liệu lưu trữ

Trên cơ sở lý luận chung của công tác lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ