Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại tổng cục thuế

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VŨ THỊ LOAN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - Năm 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VŨ THỊ LOAN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60320301 Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Thắng Hà Nội - Năm 2018 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH VẼ MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ 1.1 Khái quát lý luận xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 1.1.1 Khái niệm sở liệu “tài liệu lưu trữ” 1.1.2 Yêu cầu xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 11 1.1.3 Nguyên tắc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 12 1.1.4 Phương pháp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 13 1.2 Tổng quan Tổng cục Thuế 14 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Tổng cục Thuế 14 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng cục Thuế 15 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Tổng cục Thuế 18 1.3 Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế 19 1.3.1 Thành phần, nội dung tài liệu Tổng cục Thuế 19 1.3.2 Giá trị tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế 22 CHƢƠNG THỰC TRẠNG XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ 26 2.1 Đánh giá công tác quản lý hoạt động lưu trữ Tổng cục Thuế 26 2.1.1 Những kết đạt công tác lưu trữ 26 2.1.2 Những hạn chế 32 2.2 Quy trình xây dựng Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ 35 2.2.1 Các bước chuẩn bị 35 2.2.2 Số hóa văn 40 2.2.3 Quá trình nhập liệu 43 Tiểu kết chương 48 CHƢƠNG GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ 49 3.1 Điều kiện nguồn lực xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 49 3.1.1 Phân công nhiệm vụ Vụ/đơn vị phòng Hành Lưu trữ việc phối hợp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 49 3.1.2 Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin 51 3.1.3 Hệ thống giải pháp văn điện tử lưu trữ điện tử 52 3.1.4 Nhân lực 53 3.1.5 Kinh phí thực 54 3.2 Giải pháp xây dựng khung sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế 55 3.2.1 Xác định khối thông tin CSDL 55 3.2.2 Xác định thông tin đầu vào CSDL tài liệu lưu trữ 57 3.2.3 Tiêu chuẩn thông tin đầu vào CSDL tài liệu lưu trữ 60 3.2.4 Lựa chọn chuẩn bị tài liệu 61 3.2.5 Thiết kế phiếu tin biên mục phiếu tin 64 3.2.6 Lựa chọn phần mềm ứng dụng cài đặt phần mềm 70 3.2.7 Nhập liệu 74 3.2.8 Chuẩn hóa chuyển đổi liệu 75 3.2.9 Kiểm tra liệu tạo lập 76 3.2.10 Nghiệm thu đưa vào sử dụng 76 Tiểu kết chương 78 KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Với phát triển nhanh chóng mạnh mẽ phương tiện điện tử, gần cách mạng 4.0 tồn cầu đòi hỏi bắt buộc nềnhành quốc gia phải chuyển từ quản lý theo phương thức truyền thống sang quản lý phù hợp với xu đáp ứng yêu cầu người dân doanh nghiệp.Ở Việt Nam, từ năm 2015, Chính phủ ban hành nhiều Nghị quyết, Chỉ thị Chính phủ điện tử, theo đó, ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhiệm vụ, yêu cầu bắt buộc phải thực để đại hóa nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý quan quản lý nhà nước Một số sở liệu quốc gia xây dựng phát huy vai trò cung cấp thơng tin quản lý điều hành sở để thực cải cách thủ tục hành phương thức điện tử như: sở liệu văn pháp luật, sở liệu đăng ký doanh nghiệp; số sở liệu q trình xây dựng dần hồn thiện như: sở liệu đất đai, sở liệu tài nguyên môi trường, sở liệu quốc gia dân số… Là công chức công tác quan Tổng cục Thuế lĩnh vực văn thư, lưu trữ, tác giả nhận thấy, với chức quan đạo toàn ngành, Tổng cục Thuế triển khai, hướng dẫn văn pháp luật thuế, quản lý thuế, quản lý thu ngân sách nhà nước đến quan thuế cấp; ban hành văn đạo tổ chức quản lý thuế; tiếp nhận giải đáp vướng mắc quan thuế cấp người nộp thuế phạm vi toàn quốc, ban hành văn phối hợp với quan có liên quan cơng tác quản lý thuế báo cáo kết thực nhiệm vụ với quan cấp Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, số lượng văn đến hàng ngày Tổng cục Thuế lớn Bên cạnh đó, hệ thống văn quản lý xây dựng chưa có đầu để quản lý Một nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm xây dựng sở liệu để đại hóa cơng tác quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu nhiệm vụ đặt để thay phương pháp truyền thống trước (quản lý tài liệu giấy) nhằm giảm tải khối lượng hồ sơ, tài liệu giấy (chuyển từ lưu trữ tài liệu giấy sang lưu trữ điện tử), tiết kiệm chi phí xây dựng kho, kỹ thuật bảo quản tài liệu giảm thời gian tìm kiếm, khai thác thơng tin từ tài liệu từ nâng cao hiệu cơng việc Tổng cục Thuế Đây giải pháp phù hợp với xu đại hóa hành điều kiện hội nhập, xây dựng Chính phủ điện tử Vì vậy, việc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ nhu cầu cấp thiết công tác lưu trữ quan Tổng cục Thuế Từ thực tế có quan, tác giả chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng sở liệu tài liệu lƣu trữ Tổng cục Thuế” làm luận văn thạc sĩ mình, nhằm nghiên cứu xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ nhằm mục đích hồn thiện nâng cao hiệu công tác lưu trữ Tổng cục Thuế Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực với mục đích: Đề xuất giải pháp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau: + Cơ sở pháp lý sở liệu tài liệu lưu trữ; + Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng cục Thuế; + Yêu cầu, nguyên tắc, quy trình, phương pháp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế ; -Phạm vi nghiên cứu: đề tài nghiên cứu thực khuôn khổ xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ quan Tổng cục Thuế Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: -Tìm hiểu khái niệm sở liệu, sở liệu tài liệu lưu trữ, tầm quan trọng việc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ -Sự cần thiết phải xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế -Tìm hiểu thực tế để đưa yêu cầu, nguyên tắc, quy trình, phương pháp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế - Khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ nguồn lực Tổng cục Thuế để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế Lịch sử nghiên cứu vấn đề Kể từ Luật Lưu trữ có hiệu lực vào sống, công tác lưu trữ cấp ngành quan tâm ý đưa vào nề nếp Thực tế có nhiều cơng trình nghiên cứu nhiều lĩnh vực khác liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ, đó, nội dung đề tàiliên quan trực tiếp vấn đề cụ thể qua phân tích, đánh giá đưa giải pháp nhằm phục vụ yêu cầu công việc nhiệm vụ mục đích nghiên cứu tác giả Đã có nhiều cơng trình, đề tài, đề án nghiên cứu ứng dụng sở liệu vào công tác lưu trữ với mục đích ứng dụng cơng nghệ thơng tin, áp dụng phần mềm đại, tiên tiến vào lưu trữ hồ sơ tài liệu từ việc quản lý văn đi, đến, quy trình lưu hành, quản lý văn kết thúc hồ sơ tài liệu lưu trữ quan, tiêu biểu như: -Đề tài luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp như: “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng – Thực trạng giải pháp” (Trần Ngọc Sơn, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội, 2011, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng); “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội” (Lại Thị Kim Thoa, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội, 2014,Tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị Văn phòng); “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” (Khuất Thị Kim Chi, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội,2015, Tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị Văn phòng) -Các đăng tạp chí như: “Quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử lĩnh vực thuế” (tác giả Trần Đức Mạnh, Hoàng Hải Nam, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 3/2011, trang 12-16); “Đôi điều suy nghĩ lập hồ sơ điện tử (tác giả Huệ Chi, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 9, trang 1.5) Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài tác giả sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: -Khảo sát thực tế: Khảo sát tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế nguồn lực, sở hạ tầng, tài để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ mang tính khả thi cao -Phương pháp thu thập xử lý thông tin: Tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác như: sách, báo, tạp chí, tài liệu, internet… sau chọn lọc phân loại thơng tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin làm bật nội dung nghiên cứu -Phương pháp tổng hợp: Trên sở xử lý thông tin thu thập từ nguồn khác nhau, tiến hành tổng hợp hệ thống hóa để đạt mục tiêu nghiên cứu -Phương pháp hệ thống:Phương pháp sử dụng nghiên cứu tài liệu hình thành hoạt động quan tác giả đặt tài liệu hệ thống đánh giá mối liên hệ, vai trò chúng Nhờ tác giả có nhìn tổng quan cấu, thành phần nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Nguồn tài liệu tham khảo -Các văn đạo, quy định, hướng dẫn Nhà nước, Tổng cục Thuế công tác lưu trữ xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ -Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Tổng cục Thuế -Các viết tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, website Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam có liên quan đến sở liệu tài liệu lưu trữ -Đề cương giảng “Tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử” TS.Nguyễn Lệ Nhung -Các khóa luận, luận văn thạc sĩ sinh viên học viên cao học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng có liên quan đến xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Đóng góp đề tài Kết quảnghiên cứu đề tài củng cố lý luận việc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuếnhằm phục vụ công tác quản lý đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ đại Theo đó, cơng tác lưu trữ Tổng cục Thuế hồn thiện phù hợp với tiến trình cải cách đại hố thủ tục hành theo định hướng Chính phủ Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm chương: Chƣơng Cơ sở lý luận xây dựng sở liệu tài liệu lƣu trữ Tổng cục Thuế Ở chương này, tác giả khái quát lại vấn đề lý thuyết sở liệu khái niệm, yêu cầu; nguyên tắc; phương pháp sở liệu tài liệu lưu trữ Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng sở liệu tài liệu lƣu trữ Tổng cục Thuế cứu/tìm kiếm văn bản, tài liệu luân chuyển đến theo quy trình luân chuyển xử lý văn Liên quan đến phân quyền khai thác liệu mang tính vai trò, phần mềm tách riêng với phần chung (khai thác áp dụng đối tượng) khai thác riêng (giới hạn đối tượng tra tìm dạng người khai thác lãnh đạo hay cán Vụ, đơn vị) Ngồi ra, số vai trò đặc biệt có quyền khai thác liệu khơng tham gia xử lý Cụ thể, nguyên tắc phân quyền khai thác liệu theo vai trò mơ tả đây: Ví dụ vai trò Lãnh đạo Tổng cục có quyền khai thác tra cứu tìm kiếm tồn văn bản, hồ sơ mà cán lưu trữ nhập lên phần mềm; STT Đối tƣợng liệu Quyền khai thác Tất đối tượng Khai thác tài liệu lưu trữ hệ thống Hồ sơ mật, hồ sơ Phê duyệt yêu cầu mượn tài liệu (bản gốc) từ lưu hành nội cán khai thác Vai trò lãnh đạo Văn phòng STT Đối tƣợng liệu Quyền khai thác Tất đối tượng Phê duyệt kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm Hồ sơ, tài liệu thông Phê duyệt yêu cầu mượn tài liệu từ cán thường khai thác Hồ sơ, tài liệu Khai thác tài liệu lưu trữ hệ thống Vai trò cán lưu trữ STT Đối tƣợng liệu Tất đối tượng Quyền khai thác Sau có ý kiến lãnh đạo cán lưu trữ cho cán văn thư đơn vị mượn hồ sơ 71 Vai trò Văn thư đơn vị STT Đối tƣợng liệu Quyền khai thác Hồ sơ, tài liệu thông Khai thác hồ sơ sau cán lưu trữ đồng ý thường tra cứu chuyển cho chuyên viên -Về giao diện phần mềm: Giao diện thiết kế thân thiện với người dùng, bố cục giao diện hợp lý giúp cho thao tác nhập tra liệu nhanh thuận tiện, người sử dụng không chuyên CNTT đễ tiến cận sử dụng Ngôn ngữ hiển thị tiếng Việt, font chữ theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 -Về tính kỹ thuật: Phần mềm phải có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng mở rộng quy mô ứng dụng quy trình nghiệp vụ; đảm bảo tương thích với trình duyệt Web thơng dụng, đảm bảo bảo mật an toàn hệ thống, đảm bảo khả chịu lỗi cú pháp lập trình lỗi liệu, đảm bảo tính khả dụng Có cơng cụ để lưu liệu định kỳ đột xuất,có chế phục hồi liệu gặp cố; có khả lưu trữ nhiều dạng liệu khác liệu có cấu trúc, liệu phi cấu trúc lưu trữ dạng tệp đính kèm Giải pháp lựa chọn phần mềm ứng dụng Hiện TCT có hai mơ hình xây dựng phần mềm là: Phần mềm ứng dụng desktop (được cài đặt chạy hệ thống điều hành máy desktop), đặc điểm phần mềm có giao diện phong phú, chạy cục máy đơn mà không cần kết nối mạng Phần mềm ứng dụng trang website Đặc điểm phần mềm dễ dàng truy cập thơng tin thơng qua trình duyệt, hệ điều hành độc lập, khơng cần cài đặt, dễ dàng nâng cấp phân phối Tuy nhiên, dựa vào đặc điểm yêu cầu thực tế áp dụng việc xây dựng phần mềm ứng dụng Website 72 việc sử dụng dịch vụ internet tương đối ổn định cho người ứng dụng công nghệ thông tin Môi trường internet ngày phát triển cho phép người dùng trao đổi thông tin cách nhanh chóng, tiện lợi, an tồn, bí mật Các phần mềm Website có nhiều ưu điểm phần mềm truyền thống đơn giản việc cài đặt, phát triển, sử dụng, bảo trì, nâng cấp mở rộng, cho phép xây dựng ứng dụng có giao diện phong phú hơn… Hiện việc xây dựng phần mềm ứng dụng Internet đangđược hầu hết quốc gia giới áp dụng Email, hay phần mềm quản lý văn bản, phầm mềm kế toán, phần mềm chống virus tiếp cận sử dụng từ máy có trình duyệt web kết nối Internet Vì vậy, để xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ TCT, việc lựa chọn công nghệ phải đáp ứng yêu cầu chức hệ thống cần xây dựng, giá thành phải phù hợp với kinh phí phân bổ.Và quan trọng công nghệ áp dụng phải dễ dàng tiện lợi cho người sử dụng phải phù hợp với dự án có liên quan khác tảng công nghệ sử dụng TCT Vì làm điều làm giảm chi phí đầu tư đào tạo người sử dụng việc chia sẻ thông tin, liệu hệ thống khác Do công nghệ luôn thay đổi theo thời gian nên việc nâng cấp phiên khả mở rộng phải theo kịp với xu hướng thời đại với thay đổi công nghệ thông tin Việc lựa chọn phần mềm CSDL như: Microsoft Access (đối với CSDL nhỏ); Microsft SQL Server (đối với CSDL vừa); Oracle (đối với CSDL lớn)…Căn vào nhu cầu thực tế TCT tác giả lựa chọn sử dụng phần mềm Microsft SQL Server (đối với CSDL vừa) Với đề xuất lựa chọn tác giả thấy tầm quan trọng việc lựa chọn phần mềm ứng dụng Việc lựa chọn phần mềm ứng dụng 73 cần phải đáp ứng yêu cầu đồng thời phải đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tế người sử dụng Ngoài phần mềm phải có khả chỉnh sửa mở rộng tương lai để đáp ứng nhu cầu thực tiễn dự phòng cho việc cập nhật, quản lý trì liệu năm 3.2.7.Nhập liệu Sau lựa chọn cài đặt phần mềm ứng dụng CSDL tài liệu lưu trữthì cơng việc nhập liệu Việc nhập liệu gồm bước như: Nhập phiếu tin, Kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa kiểm tra liệu đặc tả với tài liệu số hóa hay bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu, vận chuyển kho xếp lên giá theo quy định Các công việc thực sau: Nhập phiếu tin Căn vào phiếu tin để nhập liệu, thực nhập thông tin theo liệu đầu vào, nhập thuộc tính nội dung tồn văn văn thơng qua việc số hóa tài liệu (scan) tệp đính kèm Trước nhập liệu, cần chuẩn bị trang thiết bị để phục vụ cho cơng tác nhập liệu máy tính trang thiết bị cần thiết để thực việc cài đặt phần mềm ứng dụng, kiểm tra khởi động trang thiết bị để đảm bảo hệ thống hoạt động bình thường Thực việc nhập phiếu tin theo hướng dẫn để đảm bảo tính xác thông tin đầu vào đồng thời kiểm tra kết nhập phiếu tin, thấy sai sót thơng tin chưa xác phải tiến hành sửa chữa thơng tin nhập lại phiếu tin Bàn giao tài liệu, phiếu tin, liệu đặc tả cho phận thực số hóa: Tài liệu lựa chọn để đưa vào quản lý CSDL phải vận chuyểnđến phận thực số hóa vàbàn giao theo quy định để đảm bảo tài liệu giấy sau số hóa khơng mát, thất lạc hay hư hỏng Bộ 74 phậnthực số hóa ký nhận tài liệu chịu trách nhiệm quản lý tài liệu suốt trình thực việc số hóa; Kiểm tra đối chiếu tài liệu thực với danh mục chuyển giao liệu đặc tả (dữ liệu đầu vào) đồng thời với việckiểm tra chất lượng tài liệu số hóa, làm phẳng bóc tác tài liệu khỏi ghim để chuẩn bị cho q trình số hóa Việc giao nhận hồ sơ tài liệu thực theo quy định (mẫu danh mục bàn giao) có ký nhận phận lưu trữ phận số hóa Kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa kiểm tra liệu đặc tả với tài liệu số hóa Sau tài liệu số hóa xong cán CNTT sử dụng phần mềm tích hợp kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa kiểm tra đối chiếu kết nhằm đảm bảo liệu đặc tả kết nối xác với tài liệu số hóa; chỉnh sửa tiến hành qt lại tài liệu số hóa khơng đảm bảo chất lượng trước kết thúc công đoạn số hóa tài liệu Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu, vận chuyển kho xếp lên giá theo quy định Về nguyên tắc, sau tài liệu scan theo quy trình số hóa tài liệu phải bàn giao lại cho cán lưu trữ quản lý, thủ tục bàn giao tài liệu tương tự thủ tục bàn giao tài liệu giai đoạn Toàn tài liệu để thực số hóa trước trả lưu trữ phải kiểm tra tránh tình trạng mát, nhầm lẫn, thất lạc trình scan, đảm bảo tài liệu gốc phải tình trạngban đầu Tài liệu sau bàn giao phải xếp lên giá theo trật tự xếp ban đầu 3.2.8 Chuẩn hóa chuyển đổi liệu Chuẩn hóa chuyển đổi liệu công việc chuyển đổi liệu dạng số sang dạng có cấu trúc thiết kế với CSDL (Quy trình tạo lập CSDL tài 75 liệu lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) Cơng đoạn chuẩn hóa chuyển đổi liệu thực thông qua chức chuyển đổi liệu phần mềm ứng dụng xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ muốn làm tốt cơng đoạn cần phải đảm bảo liệu cập nhập đầy đủ thơng qua việc số hóa tài liệu Dữ liệu dạng số tức liệu số hóa, liệu sau hồn thiện chuyển đổi sang dạng có cấu trúc thiết kế với CSDL Công đoạn phụ thuộc vào thiết kế phần mềm ứng dụng phần mềm có chế tự động kích hoạt, cập nhập chuyển đổidữ liệu từ dạng số sang dạng liệu có cấu trúc thiết kế để đưa liệu vào quản lý thống 3.2.9 Kiểm tra liệu tạo lập Kiểm tra liệu tạo lập công việc kiểm tra xem liệu nhập đầy đủ, xác, phù hợp với yêu cầu sử dụng CSDL hay chưa Đây công đoạn phức tạp, nhiều thời gian, đòi hỏi phải thực cách tỉ mỉ kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng đầu đáp ứng nhu cầu sử dụng sau sản phẩm, yêu cầu việc kiểm tra nhằm xem xét lại CSDL tạo lập đầy đủ xác chưa? Quy trình nội dung kiểm tra phải lập kế hoạch quy định cụ thể tiêu chí, phương pháp kiểm tra trước tiến hành kiểm tra sản phẩm xem tính chúng có phù hợp với yêu cầu thực tế không? Nếu phát sai sót q trình kiểm tra phải lập báo cáo đề nghị tiến hành sửa lỗi theo nội dung báo cáo 3.2.10 Nghiệm thu đưa vào sử dụng Nghiệm thu bàn giao sản phẩm công việc nghiệm thu kết tạo lập CSDL kiểm chứng mặt chất lượng Sau nghiệm thu, đơn vị tạo lập CSDL tiến hành bàn giao sản phẩm cho đơn vị vận hành sử dụng 76 Sản phẩm liệu tạo lập tổ chức nghiệp thu kết trước bàn giao vào vận hành Để nghiệm thu tốt kết tạo lập CSDL phải xem có đáp ứngđầy đủ yêu cầu đề hay không? Sản phẩm tạo lập có sử dụng thực tế khơng? Nếu sản phẩm đầu đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đưa vào vận hành Do đó, việc nghiệm thu cần thiết ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành đưa vào sử dụng thực tế CSDL lưu trữ Với đề xuất tác giả đưa để xây dựng khung CSDL tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế Về phù hợp với thực tế Tổng cục.Ngoài ra, yêu cầu giúp cho việc xây dựng khung CSDL tài liệu lưu trữlựa chọn thông tin đầu vào tài liệu xác, đầy đủ thơng tin đảm bảo cho việc tra cứu thơng tin Bên cạnh việc lựa chọn phần mềm phù hợp với CSDL giúp cho việc khai thác sử dụng thuận tiện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tế người sử dụng 77 Tiểu kết chƣơng Việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ giải pháp hữu ích cho việc ứng dụng CNTT vào cơng tác lưu trữ Vì vậy, công tác lưu trữ quan, tổ chức cần quan tâm, trọng việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ yêu cầu tất yếu, không xuất phát từ yêu cầu, nhu cầu lợi ích qua, tổ chức mà đòi hỏi xã hội yêu cầu công khai, minh bạch; đạo Chính Phủ để xây dựng Chính Phủ điện tử với CSDL dùng chung, có tính chia sẻ cao Tại Tổng cục Thuế, với điều kiện để xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nêu Để xây dựng CSDL đầy đủ, khoa học, cần tiếp tục thực công việc tài liệu lưu trữ chỉnh lý tổ chức khoa học, đảm bảo đầy đủvề hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, kinh phí thực đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng để đáp ứng cơng nghệ Từ đó,dần điện tử hóa khâu quản lý thuế chuyển đổi sang môi trường làm việc điện tử, phi giấy tờ, tiết kiệm nguồn nhân lực, kinh phí, thời gian cho ngành thuế mà tiết kiệm chi phí chung cho xã hội; từ đó, thực việc cơng khai, cung cấp thơng tin điện tử cho người nộp thuế, chia sẻ, trao đổi thông tin với quan quản lý nhà nước khác điện tử, tiết kiệm chi phí quản lý nhà nước nói chung 78 KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ Tổng cục Thuế quan tâm trọng đầu tư Do nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ với điều kiện sẵn có cơng nghệ, nhân sự, Tổng cục Thuế có bước đầu triển khai việc đại hóa cơng tác lưu trữ Nhất việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ mong muốn tồn thể cán cơng chức quan lãnh đạo Vì CSDL tài liệu lưu trữđược xây dựng mang lại hiệu thiết thực công việc, giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ tập trung thống lưu giữ tài liệu thông tin có giá trị Từ việc phân tích thực tế Tổng cục Thuế, tác giả xây dựng khung CSDL theo dự kiến, nguồn lực cần có để xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Và đồng thời đánh giá điều kiện có Tổng cục Thuế từ việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hay hạ tầng công nghệ thơng tin, nguồn nhân lực kinh phí thực để đưa phương án, phân tích trước đưa liệu vào CSDL tài liệu lưu trữ Sau xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế Tổng cục Thuế triển khai mở rộng xuống Cục Thuế Chi cục Thuế Tuy nhiên, thời gian có hạn kinh nghiệm thân nên luận văn khơng tránh khỏi sai sót Tác giả mong nhận góp ý, bảo thầy cô đồng nghiệp 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng năm 2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ,http://www.archives.gov.vn/; [2] Bộ Tài (2011), Quyết định số 2699/QĐ-BTC ngày 10 tháng 11 năm 2011 ban hành Quy chế quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin quan hành chính, đơn vị nghiệp thuộc Bộ Tài chính, https://thuvienphapluat.vn; [3] Bộ Tài (2016), Quyết định số 1264/QĐ-BTC Bộ Tài ngày 6/6/2016 việc tổ chức xây dựng triển khai CSDL chuyên ngành, tài liệu lưu hành nội bộ; [4] Bộ Tài (2010), Quyết định số 106/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu máy Vụ, Văn phòng Tổng cục Thuế; [5] Huệ Chi (2013), Đôi điều suy nghĩ lập hồ sơ điện tử, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số 9; [6] Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ,http://www.archives.gov.vn/; [7] Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày08 tháng 02 năm 2007 việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước,http://moj.gov.vn; [8] Chính phủ (2003), Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg ngày 28/10/2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính; 80 [9] Chính phủ (2009), Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính; [10] Chính phủ (2008), Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24/3/2008 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước năm 2008; [11] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2010), Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 hướng dẫn xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ,http://www.archives.gov.vn/; [12] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, http://www.archives.gov.vn/; [13] Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Cơ sở liệu, NXB ĐHQG Hà Nội; [14] Khuất Thị Kim Chi (2015), Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – kiến trúc Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; [15] Lại Thị Kim Thoa (2014),Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội, 2014,Tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; [16] Nguyễn Lệ Nhung, Tổ chức quản lý tài liệu điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, http://doc.edu.vn; [17] Nguyễn Lệ Nhung, Một số dạng siêu liệu, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2016, http://doc.edu.vn; 81 [18] Phạm Thế Quế (2006), Cơ sở liệu, Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn Thơng, http://www.e-pit.edu.vn, trang 2; [19] Phan Tấn Quốc (2005), Cơ sở liệu, Trường Cao đẳng Kỹ thuật cao Thẳng, http://ckq.edu.vn, trang 2; [20] Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, http://moj.gov.vn; [21] Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006,http://moj.gov.vn; [22] Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, http://www.archives.gov.vn/; [23] Tổng cục Thuế (2012), Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 5/4/2012 Tổng cục Thuế việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế; [24] Tổng cục Thuế (2015), Quyết định số 2205/QĐ-VP ngày 13/11/2015 việc ban hành quy chế lưu trữ ngành Thuế [25] https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/database [26]https://www.collinsdictionary.com/dictionary/english/database [27] https://en.oxforddictionaries.com/definition/database 82 DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT VIẾT ĐẦY ĐỦ VIẾT TẮT Tổng cục Thuế TCT Cơ sở liệu CSDL Công nghệ thông tin CNTT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT BẢNG 2.1 3.1 3.2 TÊN BẢNG Thống kê số lượng tài liệu khai thác, sử dụng Tổng cục Thuế năm Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ TCT từ năm 2013-2017 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ lựa chọn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế DANH MỤC HÌNH VẼ STT HÌNH VẼ TÊN HÌNH VẼ 2.1 2.2 Biểu đồ khai thác, sử dụng tài liệu từ năm 2013-2017 2.3 Giao diện đăng nhập 2.4 Giao diện trang chủ CSDL 2.5 Chức thông tin hồ sơ, văn 2.6 Thông tin Biên mục, vị trí hồ sơ 2.7 Chức tìm kiếm tồn văn 2.8 Kết tìm kiếm toàn văn Tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế chỉnh lý xếp khoa học ... phương pháp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế - Khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ nguồn lực Tổng cục Thuế để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Tổng cục Thuế Lịch sử nghiên cứu vấn... CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ 1.1 Khái quát lý luận xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 1.1.1 Khái niệm sở liệu tài liệu lưu trữ ... Yêu cầu xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 11 1.1.3 Nguyên tắc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 12 1.1.4 Phương pháp xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ 13 1.2 Tổng quan Tổng cục Thuế