Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ văn phòng trung ương đảng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HỒNG THỊ HỒN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HOÀNG THỊ HOÀN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin văn Đảng Nhà nước thích Cơng trình chưa tác giả cơng bố TÁC GIẢ Hồng Thị Hồn LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện suốt thời gian học tập Tác giả xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Lãnh đạo Vụ Hành - Cơ yếu, lãnh đạo Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng, đồng nghiệp quan Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn bảo tận tình TS Chu Thị Hậu giúp tác giả hoàn thành luận văn Trong trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy cô bạn để luận văn hoàn thiện DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BBT Ban Bí thư BCHTW Ban Chấp hành Trung ương BCT Bộ Chính trị CSDL Cơ sở liệu TW Trung ương VPTW Văn phòng Trung ương DANH MỤC CÁC BẢNG STT Bảng Bảng TÊN BẢNG Thống kê giai đoạn Phông lưu trữ VPTW Đảng Thống kê tài liệu thu thập qua giai đoạn Phông lưu trữ VPTW Đảng TRANG 26 31 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài……………………………………………………………………… Tổng quan tình hình nghiên cứu…………………………………………………… Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………… Đối tượng phạm vi nghiên cứu…………………………………………………… Phương pháp nghiên cứu…………………………………………………………… Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài……………………………………………… Kết cấu đề tài……………………………………………………………………… Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆULƯU TRỮ…………………………………………………………… 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ……………………………… 1.1.1 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………………… 1.1.2 Mục đích tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………………… 1.1.3 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………………… 1.1.3.1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu…………………………………………………… 1.1.3.2 Xác định giá trị tài liệu………………………………………………………… 1.1.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu…………………………………………………… 10 1.1.3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ……………………………………………………… 12 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ……………………………… 12 1.2.1 Các văn pháp quy…………………………………………………………… 12 1.2.2 Các văn Đảng…………………………………………………………… 13 1.3 Ý nghĩa việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung 14 ương Đảng………………………………………………………………………………… 1.3.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu phông lưu 14 trữ…………………………………………………………………………………………… 1.3.2 Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị tài liệu………………… 15 1.3.3 Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an tồn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật, không để mát thất lạc tài liệu………………………………………………… 15 1.3.4 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công 16 tác lưu trữ thuận lợi………………………………………………………… Chương 2: TỔNG QUAN PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU 19 TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG…………… 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy nội dung, thành phần tài liệu 19 Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng……………………………………… 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 19 2.1.2 Nội dung, thành phần tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 24 2.1.2.1 Cơ sở xác định Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng…………… 24 2.1.2.2 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu Phơng lưu trữ Văn phịng 26 Trung ương Đảng………………………………………………………………………… 2.2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng 30 2.2.1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu……………………………………………………… 32 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu…………………………………………………………… 34 2.2.3 Xây dựng công cụ tra cứu ……………………………………………………… 36 2.2.4 Thống kê tài liệu lưu trữ ………………………………………………………… 36 2.3 Nhận xét, đánh giá………………………………………………………………… 38 2.3.1 Ưu điểm…………………………………………………………………………… 38 2.3.2 Nhược điểm………………………………………………………………………… 38 2.3.3 Nguyên nhân……………………………………………………………………… 39 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG……… 41 3.1 Phân loại, chỉnh lý khoa học………………………………………………… 41 3.1.1 Tổ chức thực chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan 41 3.1.2 Bổ sung, hoàn thiện phương án phân loại tài liệu…………………………… 43 3.2 Xác định giá trị tài liệu……………………………………………………… 47 3.2.1 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…………………………………… 47 3.2.2 Thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị………………………………………… 49 3.3 Hoàn thiện công cụ tra cứu thông tin tài liệu…………………………… 50 3.4 Hồn thiện cơng cụ thống kê tài liệu………………………………… 56 KẾT LUẬN……………………………………………………………………………… 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Văn phòng Trung ương Đảng quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp Bộ Chính trị, Ban Bí thư tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động quan tham mưu Trung ương Đảng; tham mưu chủ trương sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu nguyên tắc chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản quan Đảng Trung ương bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung ương Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo” [32, Điều1] Vì vậy, tài liệu sản sinh trình hoạt động VPTW Đảng có nội dung đa dạng, phong phú có nhiều giá trị Tồn khối tài liệu hình thành nên phơng Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng phận cấu thành quan trọng Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, có vị trí đặc biệt quan trọng Lưu trữ lịch sử Trung ương Đảng khơng phản ánh hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng mà phản ánh sâu sắc toàn diện nhiều hoạt động Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ có ý nghĩa bản, giúp cho quan chức quản lý phát huy hiệu giá trị tài liệu Phông để khai thác, sử dụng phục vụ công tác tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư đồng chí lãnh đạo Đảng; phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng quan, tổ chức cá nhân Hiện nay, Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (từ năm 1947 đến năm 2016) tổ chức khoa học phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị bước đầu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, số vấn đề chưa thực như: chưa có khung phân loại chi tiết hệ thống hoá tài liệu, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông Là học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học đồng thời cán công tác Văn phịng Trung ương Đảng, tơi mong muốn đóng góp vào việc nâng cao hiệu công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng góp phần đưa tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu cho xã hội, cho nghiên cứu khoa học Vì tác giả chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng” làm đề tài luận văn thạc sĩ STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU đạo Đảng 8.3 Công tác phục vụ cán quan Đảng Trung ương 8.4 Công tác phục vụ cán lão thành cách mạng, cán sách 8.5 Cơng tác phục vụ đồn khách quốc tế Trung ương Đảng Công tác đầu tư, xây dựng 9.1 Tài liệu chung đầu tư, xây dựng (không thuộc hồ sơ công trình) 9.2 Hồ sơ xây cơng trình - Hồ sơ xây dựng trụ sở làm việc; - Hồ sơ xây dựng khách sạn, nhà khách, nhà nghỉ; - Hồ sơ xây dựng nhà ở; 9.3 Hồ sơ cải tạo, sửa chữa cơng trình - Hồ sơ cải tạo, sửa chữa trụ sở làm việc; - Hồ sơ cải tạo, sửa chữa khách sạn, nhà khách, nhà nghỉ; - Hồ sơ cải tạo, sửa chữa nhà 9.4 Hồ sơ xây dựng cơng trình giúp Lào - Hồ sơ xây cơng trình - Hồ sơ cải tạo,sửa chữa cơng trình 10 10.1 Cơng tác tổ chức - cán bộ, đối ngoại, nghiên cứu khoa học hoạt động nội Văn phòng Trung ương Đảng Công tác tổ chức, cán - Tài liệu chung công tác tổ chức, cán + Tuyển dụng + Điều động + Bổ nhiệm - Tài liệu công tác tổ chức, cán quan Trung ương địa phương - Tài liệu cơng tác tổ chức, cán Văn phịng Trung ương Đảng 10.2 Công tác đối ngoại - Tài liệu chung công tác đối ngoại - Tài liệu công tác đối ngoại STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU - Tài liệu đến cơng tác đối ngoại - Hồ sơ đồn ra, đồn vào 10.3 Công tác nghiên cứu khoa học - Tài liệu chung công tác nghiên cứu khoa học - Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học 10.4 Hoạt động nội Văn phòng Trung ương Đảng - Tài liệu Hội nghị (sơ kết, tổng kết, giao ban …) Văn phòng Trung ương Đảng tài liệu đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng - Cơng tác tài chính, tài sản, quản trị nội Văn phòng Trung ương Đảng - Tài liệu hoạt động tổ chức đảng đoàn thể PHỤ LỤC 3: XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH I Tài liệu hội nghị Tài liệu Hội nghị toàn quốc, hội nghị khu vực, hội nghị chun đề Văn phịng Trung ương Đảng chủ trì Báo cáo cấp ủy, quan, tổ chức đảng gửi đến theo yêu cầu Văn phòng Trung ương Đảng để phục vụ việc biên tập báo cáo Vĩnh viễn hội nghị Hồ sơ đề nghị xét khen thưởng hội nghị cấp ủy, quan, tổ chức gửi đến 10 năm ĐG Dự thảo báo cáo văn bản, phát biểu đồng chí lãnh đạo trình bày Hội nghị Bài có bút tích sửa nội dung đồng chí lãnh đạo Văn phịng Trung ương Đảng Bản có bút tích sửa nội dung đồng chí lãnh đạo cấp vụ Bản có bút tích sửa nội dung đồng chí chun viên Văn phịng Trung ương Vĩnh viễn 20 năm ĐG 05 năm ĐG Tài liệu họp hội đồng thi đua khen thưởng xét khen thưởng Hội nghị; định khen thưởng thành tích tập thể, cá Vĩnh viễn nhân Cơng văn triệu tập; danh sách đại biểu, chương trình làm việc, phát biểu, tham luận đại biểu tham dự hội nghị; biên Vĩnh viễn hội nghị Dự thảo văn trình xin ý kiến hội nghị Vĩnh viễn Các văn phát hành sau hội nghị Vĩnh viễn 10 Thông báo, công văn Ban Tổ chức hội nghị, quan có liên quan hành vụ thơng thường II Tài liệu Văn phịng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc ban hành 10 năm ĐG STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ Hồ sơ việc soạn thảo văn trình Trung ương Đảng ban hành (do Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì nghiên cứu, soạn thảo) Quyết định, kế hoạch, cơng văn Văn phịng Trung ương Đảng 11 việc thành lập Tổ, nhóm biên tập; báo cáo, công văn kết khảo sát thực tế; yêu cầu báo cáo nội dung phục vụ việc nghiên Vĩnh viễn cứu, dự thảo văn 12 13 14 15 16 17 Tài liệu đề tài, đề án khoa học phục vụ cho việc soạn thảo văn Các lần dự thảo đề cương, dự thảo văn (từ lần 01 đến lần cuối) Tài liệu hội thảo, tọa đàm Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức việc đóng góp ý kiến vào dự thảo Dự thảo văn có bút tích sửa chữa nội dung đồng chí lãnh đạo Văn phịng Trung ương Đảng Dự thảo có bút tích sửa chữa nội dung đồng chí lãnh đạo cấp Vụ, Cục Dự thảo có bút tích sửa chữa nội dung chuyên viên, cán Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm ĐG 05 năm ĐG Ý kiến góp ý đồng chí nguyên lãnh đạo cao cấp 18 Đảng, Nhà nước, giới nghiên cứu, nhà khoa học vào dự Vĩnh viễn thảo văn 19 20 21 Báo cáo, công văn cấp ủy, quan, tổ chức đảng việc góp ý kiến vào lần dự thảo văn (đã có báo cáo tổng hợp) Báo cáo tiếp thu giải trình ý kiến góp ý, tổng hợp ý kiến góp ý quan, tổ chức cá nhân vào dự thảo văn Tờ trình việc dự thảo văn bản, dự thảo cuối trình Trung ương 20 năm ĐG VV VV Hồ sơ việc soạn thảo, ban hành văn Văn phòng Trung ương Đảng 22 Quyết định, kế hoạch, công văn Văn phòng Trung ương Đảng việc thành lập Tổ, nhóm biên tập; báo cáo, cơng văn kết VV 10 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ khảo sát thực tế; yêu cầu báo cáo nội dung phục vụ việc nghiên cứu, dự thảo văn 23 24 25 26 Báo cáo, công văn cấp ủy, quan, tổ chức đảng việc góp ý kiến vào lần dự thảo văn (đã có báo cáo tổng hợp) Báo cáo tiếp thu giải trình ý kiến góp ý, tổng hợp ý kiến góp ý quan, tổ chức cá nhân vào dự thảo văn Các dự thảo (từ lần đến lần cuối) có bút tích sửa nội dung lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng Các dự thảo có bút tích sửa chữa nội dung chuyên viên, cán văn phòng 20 năm ĐG VV VV 05 năm ĐG Tài liệu Văn phòng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc 27 Tài liệu chủ trương công tác; tổ chức máy, cán chung VV Tài liệu Văn phòng đơn vị trực thuộc Văn phòng nhân 28 cụ thể : Quyết định, thông báo, công văn việc tiếp nhận, nghỉ hưu, điều động, luân chuyển, phân công, bổ nhiệm, nâng lương, 70 năm ĐG khen thưởng, kỷ luật… 29 30 Quyết định, công văn, biên bản, hợp đồng lao động ngắn hạn, năm, hết thời hạn Tài liệu tham gia, phối hợp với quan, đơn vị chức xây dựng đề án trình Trung ương Loại VV Tài liệu giúp Trung ương theo dõi, thẩm định, đôn đốc, thẩm tra 31 quan, đơn vị xây dựng triển khai thực đề án trình VV Trung ương 32 33 Tài liệu góp ý kiến vào văn Trung ương quan gửi đến Tài liệu theo dõi, tổng hợp việc thực văn đạo Trung ương VV VV Tài liệu việc theo dõi địa phương, lĩnh vực phân công 34 (tổ chức, cán bộ; kiểm tra; tuyên giáo, dân vận; an ninh, quốc phịng; đối ngoại; nội chính; cải cách tư pháp …) VV 11 STT 35 36 37 38 39 TÊN LOẠI TÀI LIỆU Báo cáo chuyên viên, vụ chuyên viên nhân địa phương, ban, ngành giao theo dõi, phụ trách Báo cáo Vụ Thư từ - Tiếp dân gửi đến Trung ương, Văn phịng Trung ương tình hình xử lý đơn thư hàng năm, tháng Báo cáo Vụ Thư từ - Tiếp dân gửi đến Trung ương, Văn phòng Trung ương tình hình xử lý đơn thư hàng tuần, tháng Phiếu chuyển Vụ Thư từ - Tiếp dân chuyên viên chuyển đơn, thư Tài liệu việc đặt mua, phân phối, quản lý tư liệu, sách tham khảo … THBQ VV VV 05 năm ĐG 05 năm ĐG 20 năm ĐG Tài liệu Văn phòng Trung ương đơn vị trực thuộc 40 công tác văn thư, lưu trữ, tin học, quản lý, sử dụng tài chính, dân VV quân tự tệ … 41 42 Tài liệu công tác bảo vệ trụ sở, phân phối nhà cán Văn phịng Trung ương Đảng Tài liệu trợ cấp khó khăn cho cán bộ, trang cấp trang thiết bị, sở vật chất Văn phòng Trung ương Đảng VV 20 năm ĐG Tài liệu việc chủ trì, phối hợp với quan có liên quan 43 việc tổ chức in, phát hành tài liệu, văn kiện Trung ương, VV Văn phòng Trung ương Tập lưu văn Văn phòng Trung ương Đảng (bản gốc, 44 chính, dự thảo có ý kiến, bút tích lãnh đạo Văn phịng VV Trung ương) 45 Điện Văn phòng Trung ương: + Điện có giá trị VV Tập lưu văn đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung 46 ương Đảng (nếu có): + Tài liệu có giá trị 47 48 Sổ đăng ký công văn đi, đến Văn phòng Trung ương Đảng Sổ chuyển văn đi, đến Văn phòng Trung ương Đảng; sổ đăng ký, sổ chuyển văn đi, đến đơn vị Văn phòng VV 20 năm ĐG 10 năm ĐG 12 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ Trung ương Đảng 49 Sổ chuyển giao điện đi, đến 10 năm ĐG 50 Phiếu chuyển văn gửi đến Văn phòng Trung ương 10 năm ĐG 51 52 53 54 Báo cáo Vụ Hành thống kê văn gửi đến Văn phòng Trung ương Báo cáo Vụ Hành tóm tắt nội dung văn phát hành tuần Báo cáo Vụ Hành tình hình tiếp nhận, xử lý, giải phát hành văn tuần Báo cáo Vụ Hành công văn đến công văn nội tuần 10 năm ĐG 10 năm ĐG 10 năm ĐG 10 năm ĐG 55 Báo cáo Vụ Hành cơng văn đến ngày 10 năm ĐG 56 Báo cáo Vụ Hành cơng văn nội đến ngày 10 năm ĐG 57 Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác năm, nhiều năm Văn phòng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc VV Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác tháng, quý Văn 58 phòng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung 20 năm ĐG ương Đảng 59 60 61 Sổ ghi biên họp Văn phòng Trung ương Đảng, biên họp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng Sổ ghi chép chuyên viên Văn phòng Trung ương Đảng lãnh đạo cấp vụ Sổ ghi biên họp định kỳ, sổ theo dõi thu chi đảng phí VV 10 năm ĐG 20 năm ĐG III Tài liệu lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng Bản kiểm điểm cá nhân; báo cáo kết công tác; phát biểu, 62 nói, viết đồng chí lãnh đạo Văn phịng Trung ương VV Đảng 63 Sổ tay cơng tác đồng chí lãnh đạo Văn phịng Trung ương Đảng IV Tài liệu quan, cá nhân gửi đến VV 13 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ Tài liệu Trung ương Đảng, quan Trung ương gửi đến 64 liên quan trực tiếp đến Văn phịng Trung ương cơng tác tổ chức VV máy, công tác cán chung Tài liệu Trung ương Đảng, quan Trung ương gửi đến 65 liên quan trực tiếp đến Văn phòng Trung ương công tác cán 70 năm ĐG (đối với nhân cụ thể) 66 Đề án, tờ trình, cơng văn quan, tổ chức gửi đến để xin ý kiến Văn phòng Trung ương Đảng (có ý kiến trả lời) VV Tài liệu quan, tổ chức gửi đến để góp ý vào văn 67 đạo Văn phòng Trung ương Đảng (theo đề nghị Văn VV phòng) Tài liệu quan tổ chức Trung ương tỉnh, thành ủy 68 gửi đến báo cáo triển khai, thực nghị quyết, thị VV Trung ương 69 70 Tài liệu quan, tổ chức gửi đến để báo cáo theo yêu cầu Văn phòng Trung ương Đảng lĩnh vực công tác Tài liệu quan, tổ chức gửi đến để báo cáo công tác năm, nhiều năm VV VV Tài liệu quan, tổ chức trực thuộc Văn phòng Trung ương 71 theo dõi gửi đến liên quan trực tiếp đến lĩnh vực công tác phạm VV vi phụ trách V Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học Văn phịng Trung ương Đảng chủ trì nghiên cứu Hợp đồng nghiên cứu, thuyết minh đề tài, báo cáo tổng quan, báo 72 cáo tóm tắt (bản thức nghiệm thu), báo cáo tiến độ VV nghiên cứu Tài liệu nghiệm thu kết nghiên cứu (Quyết định thành lập 73 hội đồng nghiệm thu, báo cáo tổng quan, báo cáo tóm tắt, ý kiến phản biện, biên buổi nghiệm thu đề tài, kết luận đội đồng VV nghiệm thu) 74 Tài liệu lý hợp đồng nghiên cứu đề tài (biên nghiệm VV 14 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ thu, biên lý hợp đồng, thơng báo hồn thành toán hợp đồng nghiên cứu) 75 76 77 Các báo cáo khảo sát, báo cáo chuyên đề phục vụ cho việc xây dựng báo cáo tổng quan Các lần dự thảo báo cáo tổng quan, báo cáo tóm tắt (trừ trình Hội đồng nghiệm thu) Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học quan khác chủ trì có tham gia nghiên cứu Văn phòng Trung ương Đảng VV 20 năm ĐG VV VI Đơn thư Thư góp ý kiến chủ trương, đường lối đạo Đảng 78 chủ trương liên quan đến lĩnh vực, phạm vi theo dõi Văn phịng Trung ương Đảng (khơng có ý kiến giải Văn phòng 20 năm ĐG Trung ương) Đơn khiếu nại, tố cáo lĩnh vực, vấn đề thuộc chức giải 79 Văn phòng Trung ương Đảng (có ý kiến giải VV Văn phòng) Đơn khiếu nại, tố cáo lĩnh vực, vấn đề thuộc chức giải 80 Văn phòng Trung ương Đảng cán cụ thể (có ý kiến 70 năm ĐG giải Văn phòng) VII Hồ sơ công việc, vụ việc 81 82 83 Hồ sơ đồn cán Văn phịng Trung ương Đảng thăm quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm cơng tác nước ngồi Hồ sơ đón tiếp đoàn cán nước đến tham quan, trao đổi, học tập kinh nghiệm Hồ sơ vận động, lễ kỷ niệm Văn phòng Trung ương Đảng phát động, tổ chức VV VV VV Hồ sơ đồn cơng tác, khảo sát, đạo hướng dẫn kiểm tra 84 quan, địa phương lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Trung ương Đảng VIII Hồ sơ lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán quan Trung ương địa phương Văn phòng Trung VV 15 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ ương Đảng tổ chức Cơng văn triệu tập, chương trình, kế hoạch tổ chức lớp, danh sách 85 lớp, giảng, phát biểu khai mạc, bế mạc; báo cáo kết lớp VV học 86 Bài thu hoạch học viên Hồ sơ tang lễ cán 10 năm ĐG VV IX Tài liệu cơng tác đảng, đồn thể Văn phòng Trung ương Đảng Tài liệu Đảng ủy Văn phịng đồn thể ban hành Tài liệu đại hội đảng, cơng đồn, đồn niên, hội cựu chiến 87 binh Văn phòng Trung ương đơn vị trực thuộc (báo cáo VV tổng kết nhiệm kỳ, biên bản, báo cáo kết đại hội…) 88 89 90 Tài liệu kỳ hội nghị Ban Chấp hành Biên bản, sổ ghi biên họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tài liệu chủ trương công tác, tổ chức máy, cán (chung) 91 Tài liệu nhân (đảng viên) cụ thể 92 Báo cáo sơ kết tháng, tổng kết năm, nhiều năm VV VV VV 70 năm ĐG VV Hồ sơ lớp quán triệt Nghị Đại hội Đảng tồn quốc, Hội nghị Trung ương 93 Cơng văn triệu tập, danh sách lớp, chương trình, giảng, phát biểu khai mạc, bế mạc, báo cáo tổng kết lớp học VV 94 Bài thu hoạch học viên 10 năm ĐG 95 Hồ sơ kết nạp đảng viên 70 năm ĐG 96 Hồ sơ chuyển đảng thức 70 năm ĐG 97 Hồ sơ việc đổi thẻ, phát thẻ đảng 70 năm ĐG 98 Hồ sơ khen thưởng xét tặng huy hiệu đảng 70 năm ĐG 99 Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật tổ chức đảng VV Hồ sơ thành lập, giải thể, sáp nhập, chuyển giao sở Đảng, VV 100 16 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ tài liệu kiện toàn máy … Tài liệu quan, tổ chức gửi đến 101 Tài liệu chủ trương công tác, tổ chức máy, cán (chung) 102 Tài liệu nhân (đảng viên) cụ thể 103 104 Tài liệu Trung ương Đảng quan cấp gửi đến quán triệt, triển khai nghị quyết, thị Đảng Tài liệu thực vận động, phong trào thi đua quan cấp phát động VV 70 năm ĐG VV VV X TÀI LIỆU ĐẦU TƯ, XÂY DỰNG CƠ BẢN Tài liệu chung (Không thuộc HS cơng trình) 1.1 Tài liệu Văn phịng Trung ương Đảng, đơn vị trực thuộc Văn phòng Quyết định, qui định, tờ trình, cơng văn… Văn phịng Trung 105 ương Đảng, đơn vị thuộc Văn phòng công tác đầu tư, xây dựng VV chung Kế hoạch, báo cáo… Văn phòng Trung ương Đảng, đơn vị 106 thuộc Văn phịng cơng tác đầu tư, xây dựng chung : - Dài hạn, năm VV 20 năm ĐG - tháng, tháng 1.2 Tài liệu quan gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng 107 108 - Quyết định, thông báo, công văn…của Trung ương quy hoạch, đầu tư, xây dựng chung Đảng - Tờ trình, kế họach, báo cáo, cơng văn quan đảng xin ý VV VV kiến, đầu tư, xây dựng chung quan - Quyết định, thơng báo, cơng văn…của Chính phủ, bộ, ngành, 109 tỉnh, thành phố qui hoạch, đầu tư, xây dựng cơng trình chung VV Đảng - Luật, Pháp lệnh, Nghị định, định, thông tư, thơng báo, cơng 110 văn…của Quốc hội, Chính phủ, bộ, ngành đầu tư, xây dựng thực chung tồn quốc + Cịn hiệu lực 10 năm ĐG 17 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ Tài liệu, hồ sơ cơng trình xây dựng 2.1.Hồ sơ cơng trình xây dựng (cơng trình nhóm A: cơng trình có ý nghĩa lịch sử; cơng trình nhóm B, C: Các cơng trình cịn lại Đảng); cải tạo, sửa chữalớn (thay đổi kết cấu, hạng mục cơng trình ngầm,…) quan, tổ chức Đảng - Quyết định, tờ trình, báo cáo, cơng văn… Trung ương, Văn 111 phòng Trung ương, quan liên quan chủ trương, xin phép, VV cấp phép, lập, thẩm định, phê duyệt, thực dự án xây dựng; sửa chữa, cải tạo, hạng mục cơng trình, cơng trình 112 - Tài liệu đầu tư vốn cơng trình, bảng tiên lượng cơng trình VV - Quyết định, quy định, thơng báo, cơng văn Văn phịng Trung 113 ương, đơn vị thuộc Văn phòng, quan liên quan, về,… thành VV lập ban quản lý dự án, chức năng, nhiệm vụ, sử dụng dấu, hoạt động… BQL dự án 114 - Tài liệu qui hoạch, điều chỉnh, bổ sung, phê duyệt qui hoạch dự án cơng trình, môi trường VV 115 - Tài liệu xin cấp điện, nước, an ninh, phòng cháy,… VV 116 - Tài liệu đất đai, giải phóng mặt bằng, đền bù cơng trình,… VV 117 Tài liệu khảo sát địa chất, đo độ lún, VV - Tài liệu mời thầu, dự thầu, thẩm định, trúng thầu cơng trình: Quyết định, tờ trình, biên bản, báo cáo,… Văn phòng Trung ương, 118 đơn vị thuộc Văn phòng, quan liên quan, đánh giá hồ sơ dự thầu, mở thầu, kết trúng thầu, + Cơng trình nhóm A Lưu theo tuổi + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn thọ cơng trình - Hồ sơ trúng thầu 119 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn 120 VV - Dự tốn cơng trình, hạng mục cơng trình (có bút tích đ/c lãnh đạo Văn phòng ký, duyệt lần, chủ đầu tư, ) VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình 18 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn - Hợp đồng kinh tế giao, nhận thầu cơng trình, hạng mục cơng trình 121 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn THBQ VV 20 năm ĐG VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình - Thuyết minh vẽ thiết kế sở, luận chứng kỹ thuật, báo cáo kết khảo sát, thẩm định thiết kế sở công trình, hạng mục 122 cơng trình VV + Cơng trình nhóm A Lưu theo tuổi + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn thọ cơng trình - Thuyết minh vẽ thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết khảo sát, thẩm định thiết kế kỹ thuật, phê duyệt thiết kế kỹ thuật cơng 123 trình, hạng mục cơng trình + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình - Thuyết minh vẽ thiết kế thi công, báo cáo kết thẩm định vẽ thiết kế thi công, phê duyệt vẽ thiết kế thi cơng 124 cơng trình, hạng mục cơng trình + Cơng trình nhóm A Lưu theo tuổi + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn thọ cơng trình -Tài liệu nghiệm thu phân cơng trình giai đoạn thi cơng 125 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn - Bản vẽ hồn cơng cơng trình, hạng mục cơng trình 126 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn 127 VV - Tài liệu nghiệm thu hoàn thành hạng mục cơng trình, cơng trình VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình 19 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ đưa vào sử dụng + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình - Tài liệu phê duyệt đơn vị thi công, nghiêm thu lắp đặt trang 128 thiết bị cho cơng trình, hạng mục cơng trình… + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn 129 - Tài liệu đơn vị cung ứng thiết bị cho cơng trình, hạng mục cơng trình, trang bị nội thất… - Nhật ký cơng trình 130 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn - Tài liệu bảo hiểm, bảo hành cơng trình 131 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn - Tài liệu lễ khởi công, lễ tổ chức bàn giao cơng trình 132 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn - Tài liệu theo dõi sử dụng cơng trình sau bàn giao 133 + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình 10 năm ĐG VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình VV Lưu theo tuổi thọ cơng trình - Tài liệu thiết kế, thi cơng cấp nước, cấp điện, an ninh, phịng cháy 134 chữa cháy, vườn hoa, cảnh, … (được phê duyệt, sử dụng) + Cơng trình nhóm A + Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn VV Lưu theo tuổi 20 STT TÊN LOẠI TÀI LIỆU THBQ thọ cơng trình 135 - Tài liệu tốn cơng trình, hạng mục cơng trình 136 - Báo cáo tốn chi phí quản lý Ban quản lý dự án 137 - Tài liệu kiểm tra, kiểm tốn cơng trình, hạng mục cơng trình 138 - Chứng từ kế tốn để ghi sổ, lập báo cáo tài VV 20 năm ĐG VV 10 năm ĐG 2.2 Tài liệu, hồ sơ cải tạo, sửa chữa nhỏ (trụ sở làm việc, nhà ở,…) quan, tổ chức Đảng 139 - Tài liệu hạng mục ngầm Lưu theo tuổi thọ cơng trình - Quyết tốn, hợp đồng kinh tế, cơng văn Văn phịng Trung 140 ương, đơn vị thuộc Văn phòng, quan liên quan ý kiến, trao đổi cải tạo, sửa chữa cơng trình (được phê duyệt, nghiệm thu sử 15 năm ĐG dụng) 141 Tài liệu Tài liệu thống kê, kiểm kê tài sản lý, thu hồi vật tư cải tạo, sửa chữa cơng trình để bổ sung kinh phí 15 năm ĐG 2.3 Tài liệu cơng trình phá bỏ 142 - Loại cơng trình khơng xác định 10 năm ĐG ... sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; - Nghiên cứu trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; - Từ sở khoa học, thực tiễn... nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng 1.3 Ý nghĩa việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.3.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu phông lưu trữ. .. chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương