Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ bộ nội vụ

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5 7. Kết cấu của khóa luận 6 PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1.CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌCTÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 8 1.1. Cơ sở lý luận của CTTCKHTL 8 1.1.1. Khái niệm TCKHTL 8 1.1.1.1. Khái niệm tổ chức 8 1.1.1.2. Khái niệm khoa học 8 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu, TLLT 8 1.1.1.4. Khái niệm TCKHTL 8 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu 9 1.1.3. Yêu cầu của CTTCKHTL 9 1.1.4. Nội dung CTTCKHTL 10 1.1.4.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 10 1.1.4.2. PLTL 11 1.1.4.3. Xác định giá trị tài liệu 13 1.1.4.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 16 1.1.4.4. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT 18 1.2. Cơ sở pháp lý của việc TCKHTL 19 1.2.1. Văn bản Luật 19 1.2.2. Văn bản dưới luật 20 1.3. Cơ sở thực tiễn của công tác TCKHTL PLTBNV 20 1.3.1. Lịch sử đơn vị hình thành PLTBNV 20 1.3.2.Lịch sử PLTBNV 25 1.3.2.1. Tên PLT 25 1.3.2.2. Giới hạn PLTBNV 25 1.3.2.3. Thành phần, khối lượng tài liệu PLTBNV 25 1.3.2.4. Nội dung và tình trạng tài liệu PLTBNV 25 1.3.2.5. Ý nghĩa của TL phông LT BNV 27 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆUPHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 30 2.1. Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại BNV 30 2.2. Văn bản quy định về CTTCKHTL PLTBNV 32 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 33 2.3.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 33 2.3.2. Phân loại tài liệu 35 2.3.3. Xác định giá trị tài liệu 37 2.3.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu 39 2.3.5. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT 40 2.4. Nhận xét chung về CTTCKHTL PLTBNV 42 2.4.1. Ưu điểm 42 2.4.2. Hạn chế 44 2.4.3 Nguyên nhân 47 Chương 3.CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 50 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý 50 3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ phận lưu trữ BNV 50 3.1.2. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC 51 3.1.3. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn CTTCKHTL PLTBNV 51 3.1.4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 52 3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 53 3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 53 3.3.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 54 3.3.2. Xây dựng phương án PL, chỉnh lý khoa học tài liệu 54 3.3.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc XĐGTTL 55 3.3.4. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đa dạng hóa công cụ tra cứu TLLT 55 PHẦN KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHẦN PHỤ LỤC 64  

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5

7 Kết cấu của khóa luận 6

PHẦN NỘI DUNG 8

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 8

1.1 Cơ sở lý luận của CTTCKHTL 8

1.1.1 Khái niệm TCKHTL 8

1.1.1.1 Khái niệm tổ chức 8

1.1.1.2 Khái niệm khoa học 8

1.1.1.3 Khái niệm tài liệu, TLLT 8

1.1.1.4 Khái niệm TCKHTL 8

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu 9

1.1.3 Yêu cầu của CTTCKHTL 9

1.1.4 Nội dung CTTCKHTL 10

1.1.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 10

1.1.4.2 PLTL 11

1.1.4.3 Xác định giá trị tài liệu 13

1.1.4.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 16

1.1.4.4 Xây dựng công cụ tra cứu TLLT 18

1.2 Cơ sở pháp lý của việc TCKHTL 19

1.2.1 Văn bản Luật 19

1.2.2 Văn bản dưới luật 20

1.3 Cơ sở thực tiễn của công tác TCKHTL PLTBNV 20

1.3.1 Lịch sử đơn vị hình thành PLTBNV 20

1.3.2 Lịch sử PLTBNV 25

1.3.2.1 Tên PLT 25

1.3.2.2 Giới hạn PLTBNV 25

1.3.2.3 Thành phần, khối lượng tài liệu PLTBNV 25

1.3.2.4 Nội dung và tình trạng tài liệu PLTBNV 25

1.3.2.5 Ý nghĩa của TL phông LT BNV 27

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 30

2.1 Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại BNV 30

2.2 Văn bản quy định về CTTCKHTL PLTBNV 32

2.3 Hoạt động nghiệp vụ 33

2.3.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 33

2.3.2 Phân loại tài liệu 35

2.3.3 Xác định giá trị tài liệu 37

2.3.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 39

2.3.5 Xây dựng công cụ tra cứu TLLT 40

2.4 Nhận xét chung về CTTCKHTL PLTBNV 42

2.4.1 Ưu điểm 42

2.4.2 Hạn chế 44

2.4.3 Nguyên nhân 47

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 50

3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý 50

3.1.1 Kiện toàn tổ chức bộ phận lưu trữ BNV 50

3.1.2 Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC 51

3.1.3 Xây dựng, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn CTTCKHTL PLTBNV 51

3.1.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 52

3.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 53

3.3 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 53

3.3.1 Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 54

3.3.2 Xây dựng phương án PL, chỉnh lý khoa học tài liệu 54

3.3.3 Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc XĐGTTL 55

3.3.4 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đa dạng hóa công cụ tra cứu TLLT.55 PHẦN KẾT LUẬN 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHẦN PHỤ LỤC 64

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CTTCKHTL Công tác tổ chức khoa học tài liệu

HCVT-LT Hành chính Văn thư - Lưu trữ

TCKHTL Tổ chức khoa học tài liệu

XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí do chọn đề tài

Đất nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới,

đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hộinhập đó, đòi hỏi phải có sự đổi mới một cách tích cực, chủ động và toàndiện, bỏ được thói quen làm việc trì trệ, kém năng động, kém nhạy bén, kémhiệu quả của thời kỳ bao cấp Vì thế nền hành chính nước ta phải nhanhchóng đổi mới theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động

có hiệu lực, hiệu quả nhằm tạo ra tính cạnh tranh cao Điều này đòi hỏi từng

bộ phận của nền hành chính phải có những đổi mới nhanh chóng, phù hợpvới xu thế của thời đại

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước baogồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tớiviệc tổ chức khoa học tài liệu (TCKHTL), bảo quản và tổ chức khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoahọc và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ bao gồm 3 quy trình nghiệp vụ cơ bản:

TCKHTL lưu trữ;

Bảo quản tài liệu lưu trữ;

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Mỗi quy trình nghiệp vụ lại có những ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bókhăng khít với nhau Trong đó TCKHTL lưu trữ là một trong ba quy trìnhnghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với quy trìnhbảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, quyết định đến hiệuquả của công tác lưu trữ Đây là khâu nghiệp vụ cơ bản gồm nhiều quy trìnhnghiệp vụ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ, phân loại (PL), chỉnh lý tài liệu(CLTL), xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) và xây dựng công cụ tra cứu

(CCTC) TCKHTL lưu trữ là đầu vào của thông tin TLLT, làm tốt thông tinđầu vào TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và đặc biệt làkhai thác sử dụng thông tin TLLT

Việc TCKHTL lưu trữ ở mỗi phông lưu trữ (PLT) khác nhau phụ thuộcvào đặc điểm của cơ quan đơn vị hình thành phông, đặc điểm của tài liệutrong phông Để làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu (CTTCKHTL) củamỗi PLT chúng ta không chỉ áp dụng lý luận chung mà đòi hỏi phải có sựnghiên cứu thực tiễn, tìm hiểu đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị hình thànhphông, đặc điểm của từng loại hình tài liệu trong phông, để từ đó đề ra cácphương pháp TCKHTL riêng cho từng PLT

Hiện nay, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong các đơn vị hành chínhnhà nước còn nhiều hạn chế, để làm tốt cần có sự đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu

Bộ Nội vụ (BNV) là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp Trung ương, giúpChính Phủ (CP) thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực đượcphân công trong phạm vi cả nước Do vậy, vấn đề cải cách hành chính nóichung, cải cách hoàn thiện công tác CTTCKHTL ở các Bộ nói riêng đóng vaitrò quan trọng, đóng góp vào thành công hay thất bại của công cuộc cải cáchHành chính Quốc gia

Với phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận phải gắn với thựctiễn”, trong thời gian học tập tại Trường, tác giả đã có cơ hội được thực tập tốtnghiệp tại Văn phòng BNV, qua thời gian thực tập đó, tác giả nhận thấy khốivăn bản tài liệu sản sinh hàng năm của BNV tương đối lớn, công tác lưu trữcủa Bộ bên cạnh những ưu điểm còn hạn chế, đặc biệt là CTTCKHTL Thiếtnghĩ, là một cơ quan Bộ duy nhất của CP, có chức năng giúp CP quản lý côngtác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc thì công tác lưu trữ, CTTCKHTL tạiBNV phải được tổ chức thực hiện tốt nhất, chuyên nghiệp nhất Xuất phát từ

những suy nghĩ nêu trên nên tác giả đã chọn đề tài “Công tác Tổ chức khoa

học tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Nội vụ” làm đề tài nghiên cứu khóa luận của

mình, để một mặt bước đầu được làm quen với công tác nghiên cứu, ứngdụng lý luận vào thực tiễn cụ thể, mặt khác hy vọng với kết quả nghiên cứubước đầu sẽ phần nào giúp cán bộ lưu trữ BNV có cơ sở khoa học để thammưu cho lãnh đạo BNV trong việc cải tiến, nâng cao chất lượng CTTCKHTLPLTBNV

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề

TCKHTL là một trong ba quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưutrữ, giữ vai trò quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ Do đó đây là vấn

đề nghiên cứu cơ bản được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các giáo sư, tiến

sỹ đầu ngành lưu trữ, các giảng viên giảng dạy bộ môn lưu trữ học, cán bộ,nhân viên trong ngành lưu trữ và các sinh viên, các nghiên cứu sinh chuyênngành lưu trữ

Một số đề tài về tổ chức KHTL phông lưu trữ đã được nghiên cứu như: Tác giả Hà Văn Phước, sinh viên Trường Đại học Nội vụ HN với đề tài

khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC”

Tác giả Nguyễn Thị Hồng Hạnh, sinh viên Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quận ủy Đống Đa”

Tác giả Nguyễn Thị Dung, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Hà Nội”

Tác giả Hán Thị Hồng Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Thực trạng và giải pháp”

Tác giả Đỗ Thị Phương, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn với đề tài khóa luận “Tìm hiểu việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam”

Phần lớn các đề tài trên mới chỉ nghiên cứu công tác này ở các cơ quansự nghiệp, các doanh nghiệp…, chưa có đề tài nào nghiên cứu ở cấp bộ, cụthể là BNV Bên cạnh đó, trong các đề tài phần lớn giải pháp được nêu rachưa đồng bộ, mang tính đơn lẻ, chưa cụ thể nên sự thay đổi chất lượngCTTCKHTL phông lưu trữ thiếu tính khả thi

Đối với CTTCKHTL tại PLTBNV là một đề tài hoàn toàn mới, chưađược nghiên cứu Đây cũng là vấn đề khó khăn của người nghiên cứu khi tiếpcận vấn đề Để làm tốt đề tài “TCKHTL PLTBNV” tác giả đã vận dụng cáckết quả nghiên cứu, các bài viết của các tác giả khác có liên quan, trên cơ sởnghiên cứu lý luận và thực trạng CTTCKHTL tại PLTBNV để đưa ra các nộidung và phương pháp mới về TCKHTL PLTBNV

3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKHTL;

Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác TCKHTLPLTBVN;

Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệuquả công tác tổ chức KHTL PLTBNV nói riêng và công tác lưu trữ BNV nóichung

4.Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm

Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình TCKHTL PLTBNV đểđánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của công tác này;

Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực

tế, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tácTCKHTL PLTBNV

5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là CTTCKHTL PLTBNV, bao gồmcác quy trình nghiệp vụ cụ thể như: thu thập tài liệu vào lưu trữ; PLTL;CLTL; XĐGTTL; Xây dựng CCTC TLLT

Do khuôn khổ phạm vi của đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tài chỉ tậptrung nghiên cứu công tác TCKHTL PLTBNV mà chưa có điều kiện tìm hiểutoàn bộ nội dung công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ

6.Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng:Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh

và các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể sau:

Phương pháp hệ thống: Tác giả đã nghiên cứu và sử dụng phương phápnày để hệ thống các quy định pháp lý về TCKHTL; để khái quát chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của BNV;

Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương phápquan trọng và tác giả đã sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài Phương phápnày được sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin Tác giả đãtiến hành khảo sát cụ thể từng nghiệp vụ lưu trữ như thu thập tài liệu, PL,XĐGTTL, chỉnh lý, xây dựng CCTC Ngoài ra, tác giả còn trực tiếp trao đổi,phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ lưu trữ của Bộ và một số cán bộ củacác Vụ chức năng BNV;

Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương

pháp này để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ lưu trữ BNV, từ đó

so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế để tìm ra ưu điểm, hạn chế, nguyênnhân của hạn chế

Các phương pháp này đều được tác giá sử dụng đan xen và kết hợp linhhoạt với nhau

7.Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tàiđược kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV.

Trong chương này, tác giả nghiên cứu và đưa ra khái niệm, mục đích,nội dung về tổ chức khoa học tài liệu, các cơ sở pháp lý, lịch sử đơn vị hìnhthành phông và lịch sử phông Bộ Nội vụ Từ đó làm rõ được cơ sở khoa họccủa việc tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV

Với những thông tin thu thập được, tác giả tập trung mô tả thực trạngcông tác tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ; tình hình ban hành vănbản quy định về CTTCKHTL; tình hình tổ chức các hoạt động nghiệp vụ nhưthu thập; PL; chỉnh lý khoa học tài liệu; XĐGTTL; xây dựng CCTCTLLT củalưu trữ BNV Qua đó, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyênnhân của hạn chế làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại chương 3

Chương 3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả CTTCKHTL PLTBNV

Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2 (căn cứ vào cơ sở khoa học và

cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ của BNV), tác giả đề xuất các giải pháp tổngthể nhằm nâng cao hiệu quả CTTCKHTL PLTBNV như: Nhóm giải pháp về

tổ chức quản lý; nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; nhóm giải pháp

về nghiệp vụ Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất các giải

pháp cụ thể như: Kiện toàn cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ; Tổ chức lớpbồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức; Xây dựng, hoànthiện các văn bản hướng dẫn CTTCKHTL PLTBNV; Tăng cường kiểm tra,đánh giá về công tác lưu trữ; Đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất; Cải tiến chấtlượng công tác nghiệp vụ…

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp

đỡ từ phía giảng viên hướng dẫn - thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh, từ phía lãnh đạoVăn phòng Bộ - ông Nguyễn Tiến Thành, trưởng phòng HCVT-LT bà - NguyễnThị Dung, cùng toàn thể cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ cơ quan Bộ

Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp những khó khăn nhất địnhtrong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như việc chia sẻ thông tin từ cáccán bộ lưu trữ của Văn phòng Bộ còn hạn chế, chưa cụ thể, các thông tin vềPLTBNV còn mang tính chung chung Điều đáng nói là trong chương trìnhđào tạo ngành Lưu trữ học khóa K1 chưa có học phần phương pháp luậnnghiên cứu khoa học Với những khó khăn nêu trên khóa luận không thể tránhkhỏi những khiếm khuyết Vì vậy, tác giả rất mong nhận được sự góp ý củacác thầy, cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Nhân đây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong KhoaVăn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ HN - nơi đã truyền thụ kiến thức khoahọc về lưu trữ cho các thế hệ sinh viên; Các cán bộ, công chức BNV đã cung cấpthông tin, số liệu phản ánh thực tiễn công tác TCKHTL PLT BNV Hơn nữa, tácgiả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tìnhhướng dẫn tác giả triển khai và hoàn thiện khóa luận này

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hà

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC

TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 1.1 Cơ sở lý luận của CTTCKHTL

1.1.1 Khái niệm TCKHTL

1.1.1.1 Khái niệm tổ chức

Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc

và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nền nếp;làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt độngnào đó nhằm có được hiệuquả tốt nhất [29,1228]

1.1.1.2 Khái niệm khoa học

Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan,chính xác, có hệ thống [29, 650]

1.1.1.3 Khái niệm tài liệu, TLLT

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân

TLLT là tài liệu có giá trị, độ chính xác cao, được lựa chọn để lưu trữnhằm phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử (điều 2, LuậtLưu trữ 2011)

1.1.1.4 Khái niệm TCKHTL

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản củacông tác lưu trữ có liên quan tới việc phân loại, XĐGTTL, chỉnh lý và sắpxếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác chocông tác tra tìm tài liệu [30, 16]

Như vậy, căn cứ vào khái niệm “tổ chức”, “khoa học”, “tài liệu”,

“TLLT”, kết hợp với khái niệm “TCKHTL” nêu trên, có thể hiểu khái niệm

TCKHTLmột cách đầy đủ nhất như sau:

TCKHTL là việc thực hiện các hoạt động cần thiết đối với tài liệu,TLLTđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cánhân theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có

hệ thống nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việcTCKHTL, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ công tácquản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân [27]

Tổ chức khoa học tài liệu là một trong ba nhiệm vụ sự nghiệp của côngtác lưu trữ, có ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với công tác lưu trữ, quyếtđịnh đến hiệu quả của công tác lưu trữ CTTCKHTL là quy trình nghiệp vụđầu tiên, làm tốt công tác này sẽ tạo thuận lợi cho công tác bảo quản và côngtác khai thác sử dụng TLLT Mỗi quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữđều có mối quan hệ biện chứng với nhau, thực hiện tốt quy trình nghiệp vụnày là cơ sở để làm tốt các quy trình nghiệp vụ khác

Một khối tài liệu hay một phông lưu trữ được tổ chức tốt, khoa họcgóp phần tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, tiết kiệm được diện tích khobảo quản, trang thiết bị bảo quản tài liệu và chi phí khác dành cho công táclưu trữ

Với các ý nghĩa như trên, CTTCKHTL lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quantrọng đối với công tác lưu trữ

1.1.3 Yêu cầu của CTTCKHTL

CTTCKHTL phải dựa trên đặc điểm của từng loại hình tài liệu, tìnhtrạng cơ sở vật chất của cơ quan lưu trữ, giữa lý luận và thực tiễn công tác lưutrữ, dựa trên các nguyên tắc, thống nhất trong một phông lưu trữ và toàn

phông lưu trữ Quốc gia Tài liệu sau khi được tổ chức khoa học phải đảm bảocác yêu cầu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đảm bảo tính lôgic hợp lý, phản ánhđược cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa TLLT và các thông tintrong TLLT phục vụ các nhu cầu của hoạt động xã hội một cách có hiệu quả,

do đó CTTCKHTL phải đơn giản, dễ tra tìm, dễ thấy, dễ lấy

Tổ chức khoa học tài liệu là một nghiệp vụ gồm nhiều quy trình theomột trật tự nhất định, trong đó mỗi nghiệp vụ là một mắt xích có liên quanchặt chẽ với nhau, vì vậy các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách đồngnhất, hỗ trợ, liên hoàn với nhau Mỗi một quy trình được thực hiện tốt sẽ tạođiều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình tiếp theo

1.1.4 Nội dung CTTCKHTL

Xuất phát từ khái niệm công tác lưu trữ gồm 3 nội dung nghiệp vụ cơbản: TCKHTL; bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT Vì vậy, có thểhiểu TCKHTL gồm: Thu thập tài liệu vào lưu trữ; PLTL; CLTL; XĐGTTL;Xây dựng CCTCTLLT

1.1.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ

Thu thập TLLT để triển khai những quy định luật pháp của nhà nước;

Để đưa vào phông những tài liệu có giá trị lịch sử,thực tiễn để bảo quảnnhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhấtcác nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả

Việc thu thập, bổ sung TLLT vào phông tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong

phú thêm thành phần PLT cơ quan, tổ chức nói riêng và PLT Quốc gia VNnói chung.

c) Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Xác định nguồn thu thập, bổ sung;

Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu để thu thập, bổ sungvào lưu trữ;

Phân chia các nguồn tài liệu vào mạng lưới kho lưu trữ:

- Kho lưu trữ Đảng thu thập tài liệu thuộc PLT Đảng Cộng sản VN

- Kho lưu trữ Nhà nước thu thập tài liệu thuộc PLT Nhà nước

Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ

d) Các nguyên tắc thu thập tài liệu vào các lưu trữ

Hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ phải đảm bảo những nguyên tắcsau:Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử; Không phân tán phông;Thu thập, bổ sung tài liệu theo khối PLT; Thu thập bổ sung tài liệu theo khuvực thẩm quyền;

1.1.4.2 PLTL

a) Khái niệm

PLTL lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hìnhthành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chitiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả nhữngtài liệu đó [30, 59]

c) Yêu cầu

PLTL cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để

- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi PL, tài liệu trong phông phảiđược sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánhđược nội dung và thành phần tài liệu của một PLT, cũng như làm rõ chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và những đặc điểm của đơn vịhình thành phông

- Tính triệt để thể hiện trong việc cơ quan lưu trữ xây dựng phương án

PL sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độlớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu nào thừa ra sau khi tài liệuđược PL theo phương án đã chọn

d) Nguyên tắc

PLTL cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định:

- Nguyên tắc xuất xứ: TLLT hình thành trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức và cá nhân phải được quản lý theo nguồn sản sinh tài liệu, không phá

vỡ mối quan hệ của tài liệu trong phông

-Nguyên tắc không phân tán PLT: Đảm bảo thống nhất với công tácthu thập, bổ sung tài liệu và công tác XĐGTTL trong phông

Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức

Phương án mặt hoạt động - thời gian

Phương án thời gian - mặt hoạt động

Đặc trưng thời gian

Đặc trưng địa danh

Đặc trưng vấn đề

Khi PLTL, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết hợp mộtcách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau Vì vậy, các đặc trưng PL nêu trênkhông phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các PLT mà trong đó cónhững đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu Đặc trưng chủ yếu lànhững đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bảnngay từ những bước đầu tiên tiến hành PLTL trong phạm vi toàn PLT Nhữngđặc trưng chỉ áp dụng để PLTL từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏđược xem là những đặc trưng thứ yếu

1.1.4.3 Xác định giá trị tài liệu

a) Khái niệm

XĐGTTL là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xácđịnh những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị(khoản 14, điều 02, Luật Lưu trữ 2011)

b)Mục đích,ý nghĩa

Giúp cho việc quản lý TLLT được chặt chẽ

Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các PLT, tối ưu hoá PLTQuốc gia VN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT

Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc

phục tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan)

Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cáchtuỳ tiện

Mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những tài liệu có giá trị

để đưa vào bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu không có giá trị,hết giá trị và đem tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác XĐGTTL chứ khôngphải là mục đích của công tác XĐGTTL

c)Yêu cầu

XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đếnsố phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạt động chuyênmôn những người làm công tác lưu trữ phải thỏa mãn những yêu cầu sau:Phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụlưu trữ; Khi thực hiện nghiệp vụphải đảm bảo chính xác, thận trọng; Phải có đạo đức nghề nghiệp

e) Các tiêu chuẩn XĐGTTL

Tiêu chuẩn chính là thước đo để đo lường một đối tượng cụ thể Trong

quá trình nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp XĐGTTL các nhànghiên cứu đã đưa ra một số các tiêu chuẩn làm thước đo cụ thể, chi tiết đánhgiá giá trị của tài liệu Có rất nhiều tiêu chuẩn được xây dựng và áp dụngtrong XĐGTTL, theo Khoản 3 điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011 các tiêu chuẩnxác định giá trị tài liệu bao gồm: Tiêu chuẩn nội dung của tài liệu; Tiêu chuẩnvị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa củasự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ toàn vẹncủa phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hình thức của tài liệu; Tiêu chuẩn tình trạng vật

lý của tài liệu

f) Phương pháp XĐGTTL

Khi tiến hành XĐGTTL, việc áp dụng các nguyên tắc, các tiêu chuẩnnhư đã trình bày ở trên là chưa đủ Để tiến hành XĐGTTL cần phải cóphương pháp Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện pháphay là các thủ pháp nghiệp vụ Trong XĐGTTL người ta áp dụng bốn phươngpháp sau: Phương pháp hệ thống; Phương pháp phân tích chức năng; Phươngpháp thông tin và Phương pháp phân tích sử liệu

h) Thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ

sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc Thời hạn bảo quản tài liệu gồm 3

mức: Vĩnh viễn; Có thời hạn (Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu đượcxác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm).

i) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu cóchỉ dẫn thời hạn bảo quản Đây là một trong các loại công cụ XĐGTTL để chỉdẫn việc XĐGTTL; Để chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho từng loại hồ

sơ, tài liệu; Để chỉ dẫn việc chọn hồ sơ có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản;Đảm bảo việc XĐGTTL được khoa học, thống nhất

j) Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu (bảng mẫu) do BNV ban hành.Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan ngành và liên ngành.Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức

1.1.4.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu

a) Khái niệm

Chỉnh lý tài liệu là việc PL, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lậpCCTC tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cánhân(Khoản 13, điều 02, Luật Lưu trữ 2011)

Chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp

vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách khoahọc, nghiêm túc

b) Mục đích, ý nghĩa của công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức sắp xếp tài liệu đưa ra chỉnh lýmột cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản,khai thác sử dụng tài liệu

Thực hiện tốt công tác chỉnh lý góp phần tổ chức chức khoa học tàiliệu trong các phông lưu trữ cơ quan, trong toàn Phông lưu trữ Quốc giaViệt Nam

Thực hiện tốt công tác chỉnh lý tạođiều kiện thuận lợi để quản lý, khaithác sử dụng và đặc biệt là phát huy giá trị của TLLT theo tinh thần Chỉ thị số05/2007/CT-TTg của Thủ tướng CP ban hành ngày 02/3/2007 về việc tăngcường bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT.

Chỉnh lý tài liệu là nghiệp vụ trung tâm trong công tác lưu trữ có mốiquan hệ đến hầu hết các khâu nghiệp vụ khác Giải quyết tốt công tácchỉnh lý góp phần thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, là cơ

sở để thực hiện tốt công tác quản lý, thống kê, bảo quản và khai thác sửdụng TLLT

c) Yêu cầu của công tác chỉnh lý

Tùy theo điều kiện thực tế về cơ sở vật chất, kinh phí và nguồn nhânlực và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) màthực hiện hoàn chỉnh hay một số công đoạn của quy trình chỉnh lý

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Được PL theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

- Được xác định thời hạn bảo quản;

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

- Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị

d) Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu

Không phân tán PLT, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phảiđược chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt

Tài liệu khi PL, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu.Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơquan, tổ chức phải phản ánh được mối liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu

đ) Quy trình chỉnh lý tài liệu

Hiện nay việc chỉnh lý TLLT hành chính trên nên giấy phổ biến đượcthực hiện theo Công văn 283/VTLTNN-NVĐP của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà

nước ban hành ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính Theo văn bản này, quy trình chỉnh lý gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩnbị chỉnh lý; Giai đoạn thực hiện chỉnh lý; Giai đoạn kết thúc chỉnh lý.

1.1.4.4 Xây dựng công cụ tra cứu TLLT

a) Khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu vàthông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan

b) Ý nghĩa, tác dụng của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Công cụ tra cứu được tổ chức tốt sẽ giúp độc giả và cán bộ lưu trữ tiếtkiệm được thời gian khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nâng cao vai trò nhậnthức của độc giả, xã hội đối với công tác lưu trữ

Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ không chỉ có thể giới thiệu thànhphần,nội dung tài liệu của một kho lưu trữ, một phông lưu trữ, một khối tài liệu

mà nó phản ánh mà còn có thể chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu được bảo quản.Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện thống kê thành phần, số lượng tàiliệu trong các lưu trữ Ngoài ra công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ còn là biểu hiệncủa kết quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

c) Yêu cầu của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Yêu cầu đối với mỗi loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải đảm bảogiới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ.Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải được xây dựng thống nhất vềhình thức và nội dung, kết cấu đơn giản, dể hiểu, dễ sử dụng Công cụ tra cứutài liệu lưu trữ phải đảm bảo tra tìm thông tin, địa chỉ, tập hợp tài liệu đượcnhanh chóng theo yêu cầu của độc giả

d) Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Có rất nhiều loại công cụ tra cứu trong các lưu trữ, trong đó phải kể tớimột số các công cụ truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất đó là mục lục

hồ sơ Đây là loại công cụ được sử dụng ở tất cả các lưu trữ lịch sử cũng nhưlưu trữ cơ quan

Sách chỉ dẫn phông lưu trữ, Sổ thống kê mục lục hồ sơ đây là loạicông cụ tra cứu hầu như chỉ có trong các lưu trữ lịch sử, nơi mà bảo quản mộtkhối lượng lớn tài liệu và có nhiều phông khác nhau

Ngoài ra còn có bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ Đây là loại công cụ tracứu mà thông tin tài liệu lưu trữ được phân loại theo ngành hoạt động xã hội,theo chuyên đề, sự vật Loại công cụ này hiện nay ít được xây dựng ở các lưutrữ của Việt Nam Hiện tại chỉ có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1 còn sử dụngloại công cụ tra cứu này

Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin mộtloại hình công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ mới ra đời: cơ sở dữ liệu lưu trữ Đây

là loại công cụ tra cứu với nhiều ưu việt như tra cứu nhanh chóng, chính xác,khả năng tập hợp thông tin hồ sơ theo yêu cầu của độc giả rất nhanh và hiệuquả, có thể tra cứu từ xa, phục vụ nhiều người tra cứu trong cùng một thờiđiểm Đây sẽ là phương tiện tra cứu phổ biến trong tương lai gần Hạn chếcủa loại công cụ tra cứu này là tồn tại dưới dạng điện tử, khi sử dụng phụthuộc hoàn toàn vào máy móc và trình độ người sử dụng

1.2 Cơ sở pháp lý của việc TCKHTL

1.2.1 Văn bản Luật

Có thể nói, trải qua hơn sáu thập kỷ - kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh

ký ban hành Thông đạt số 01/CV cho đến nay, xác định được vai trò, vị tríquan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chínhnhà nước, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ: Hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ vàTLLT quốc gia đã được xây dựng và từng bước kiện toàn; Cơ sở pháp lýcho lĩnh vực lưu trữ đã ra đời: Luật Lưu trữ số 01 được QH khóa XIII, kỳ họp

thứ 2 thông qua đã chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống Đây là căn cứpháp lý cao nhất cho việc triển khai công tác lưu trữ nói chung vàCTTCKHTL lưu trữ nói riêng.

1.2.2 Văn bản dưới luật

Cùng với văn bản Luật Lưu trữ, hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng

đã được ban hành để cụ thể hóa và như: NĐ số 01/2013/NĐ-CP quy định chitiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV banhành ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hìnhthành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;Thông tư07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan…Ngoài ra, để hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nóichung nói chung và TCKHTL nói riêng, Cục VTLTNN đã ban hành nhiềuvăn bản như: Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng 5năm 2004 về việc ban hành bảng hướng dẫn CLTL hành chính;Quyết định số128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy trình chỉnh lý tàiliệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêuhủy tài liệu hết giá trị…Các văn bản trên là căn cứ pháp lý triển khaiCTTCKHTL

1.3 Cơ sở thực tiễn của công tác TCKHTL PLTBNV

1.3.1 Lịch sử đơn vị hình thành PLTBNV

Ngày 28-8-1945, theo đề nghị của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Ủy bandân tộc giải phóng VN do Quốc dân Đại hội Tân Trào bầu ra đã được cải tổthành CP lâm thời nước VN Dân chủ Cộng hòa Trong thành phần CP lâmthời có BNV do đồng chí Võ Nguyễn Giáp làm Bộ trưởng với nhiệm vụ xâydựng bộ máy nhà nước, bảo vệ chính quyền cách mạng

Ngày 26-2-1970 Hội đồng CP ban hành Quyết định số 40/CP về việc

điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của BNV BNV lúc này chỉ thực hiện một sốnhiệm vụ xã hội Ngày 6-6-1975, tại kỳ họp thứ nhất, QH khóa V đã quyếtđịnh hợp nhất Bộ Công an và BNV thành một Bộ lấy tên là BNV với chứcnăng bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.

Để chuẩn bị cho một Nhà nước thống nhất, trên cơ sở những chức năng,nhiệm vụ của công tác tổ chức nhà nước được chuyển từ BNV về Phủ Thủtướng, ngày 20-2-1973 Hội đồng CP ban hành NĐ số 29/CP lập Ban Tổ chứccủa CP để thực hiện nhiệm vụ giúp CP quản lý công tác tổ chức theo chủtrương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, xây dựng,kiện toàn bộ máy nhà nước trong điều kiện tình hình, nhiệm vụ mới

Khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới, thực hiện nền kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải cải cách bộ máy nhà nướctheo tinh thần Đại hội Đảng lần thứ VI Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành NĐsố 135/HĐBT ngày 7-5-1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụcủa Ban Tổ chức - Cán bộ của CP Ngày 30-9-1992 tại kỳ họp thứ nhất QHkhóa IX, Ban Tổ chức cán bộ CP được xác định là cơ quan ngang Bộ, ngày 9-11-1994 CP đã ban hành NĐ số 181/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu của Ban Tổ chức - Cán bộ CP

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác xây dựng bộ máy và đội ngũcán bộ, công chức trong tình hình mới, ngày 5-8-2002 QH khóa XI quyết định

đổi tên Ban Tổ chức - Cán bộ CP thành BNV Ngày 9-5-2003 CP đã ban hành

NĐ số 45/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của BNV Theo NĐ này,BNV là cơ quan của CP thực hiện chức năngquản lý của nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; tổchức chính quyền địa phương; quản lý địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước; tổ chức Hội và tổ chức phi CP; văn thư lưu trữ nhà nước

và quản lý nhà nước về dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy

định của pháp luật Cũngtheo văn bản này, cơ cấu tổ chức của BNV như sau:

1 Vụ Tổ chức Biên chế

2 Vụ Chính quyền địa phương

3 Vụ Công chức Viên chức

4 Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước

12 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

13 Học viện Hành chính quốc gia

14 Viện nghiên cứu khoa học tổ chức nhà nước

15 Tạp chí Tổ chức nhà nước

16 Trung tâm Tin học

Năm 2008, với việc triển khai chức năng nhiệm vụ của Bộ đa ngành, đalĩnh vực, CP ban hành NĐ 48/2008/NĐ-CP ngày 17/4/2008 quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV, theo đó BNV có chứcnăng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: tổ chức hành chính, sự nghiệpnhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước; Hội, tổ chức phi CP; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; cơyếu; văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với dịch vụ côngthuộc lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật Lúc này, cơ cấu tổchức của Bộ được bổ sung các đơn vị, cụ thể như sau:

1 Vụ Pháp chế

2 Vụ Kế hoạch - Tài chính

3 Vụ Tổng hợp

4 Ban Thi đua khen thưởng trung ương

5 Ban Tôn giáo CP

6 Ban Cơ yếu CP

7 Cơ quan đại diện của Bộ tại TP Hồ Chí Minh

8 Cơ quan đại diện của Bộ tại TP Đà Nẵng

9 Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng CBCC

Ngày 23-5-2011, CP ban hành NĐ số 37/2011/NĐ-CP về việc sửa đổi

NĐ 48/2008/NĐ-CP ngày 17-4-2008 của CP Theo đó, Trung tâm Đào tạo,bồi dưỡng CBCC được đổi tên thành Trường Đào tạo, bồi dưỡng CBCC.Ngày 10-08-2012, CP ban hành NĐ số 61/2012/NĐ-CP quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV (phụ lục số 1) Theo

đó, BNV là cơ quan của CP thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cácngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước, chính quyền địaphương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; hội, tổ chức phiCP; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên vàquản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ theoquy định của pháp luật Lúc này, cơ cấu tổ chức của BNV được bổ sung VụCông tác thanh niên, Trường Đại học Nội vụ HN, 2 cơ quan đại diện của Bộ tạimiền Nam, miền Trung thuộc quản lý của Văn phòng Bộ.Chuyển Ban Cơ yếu

CP về Bộ Quốc phòng quản lý

Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng tăng và phù hợp với tình hìnhthực tế, ngày 16/6/2014 CP ban hành NĐ số 58/2014/NĐ-CP quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV( phụ lục số 2).

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, giai đoạn từ 16/6/2014, cơ cấu

tổ chức của BNV bao gồm 18 đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước

và 6 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ Cụ thểnhư sau:

1 Vụ Tổ chức Biên chế

2 Vụ Chính quyền địa phương

3 Vụ Công chức Viên chức

4 Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước

16 Ban Thi đua khen thưởng trung ương

17 Ban Tôn giáo CP

18 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

19 Học viện Hành chính quốc gia

20 Viện Khoa học tổ chức nhà nước

21 Trường Đại học Nội vụ HN

22 Tạp chí Tổ chức nhà nước

23 Trung tâm Tin học

24 Trường Đào tạo, bồi dưỡng CBCC.

Trải qua các giai đoạn kế tiếp nhau của lịch sử, mặc dù có nhiều biếnđộng về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, BNV vẫn không ngừng được xâydựng, trưởng thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đóng gópxứng đáng vào công cuộc xây dựng và hoàn thiện bộ máy nhà nước qua từngthời kỳ cách mạng của dân tộc do Đảng Cộng sản VN lãnh đạo

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BNV hiện nay (phụ lục số 3)

1.3.2.3 Thành phần, khối lượng tài liệu PLTBNV

Tài liệu thuộc PLTBNV khá đa dạng, phong phú, bao gồm tài liệu doBNV sản sinh ra và các cơ quan, tổ chức khác gửi đến Thể loại gồm: Tàiliệu hành chính; Tài liệu khoa học và công nghệ; Tài liệu nghe nhìn

Khối lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ BNV là 935 mét giá.Riêng PLTBNV là 529 mét giá tài liệu, trong đó khoảng 200 mét giá đã đượcchỉnh lý (từ năm 2002 đến năm 2010 với 18.185 hồ sơ) Hiện trong phông cònhơn 300 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý

1.3.2.4 Nội dung và tình trạng tài liệu PLTBNV

PLT Bộ Nội có số lượng lớn, nội dung đa dạng và được bảo quản tạikho lưu trữ của Bộ PLTBNV do Văn phòng Bộ quản lý Nội dung tài liệutrong Phông phản ánh những lĩnh vực sau:

- Tài liệu tổng hợp: Là nhóm tài liệu chứa đựng những thông tin cóquy mô lớn, bao quát tổng thể các mặt công tác của Bộ như: Tài liệu chỉ đạocủa Đảng và Nhà nước, của các lãnh đạo Bộ về việc điều hành nhiệm vụ theochức năng, nhiệm vụ của Bộ; tài liệu kế hoạch, báo cáo, hội nghị hàng năm vềcông tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, tài liệu thi đua, khenthưởng, tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ…

- Tài liệu tổ chức cán bộ: Là nhóm tài liệu về tổ chức bộ máy, quy chếđào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức, tổng hợp kế hoạch biên chế hànhchính, sự nghiệp của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, xây dựng chứcnăng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị…

- Tài liệu về tiền lương: nhóm tài liệu này gồm chế độ tiền lương đốivới công chức, viên chức, quỹ lương trợ cấp từ ngân sách nhà nước, chế độphụ cấp công vụ, chế độ nâng bậc lương…

- Tài liệu về đào tạo: là nhóm tài liệu xây dưng chương trình đào tạo,khảo sát, kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo bồi dưỡng công chức viênchức ở cấp trung ương tới địa phương…

- Tài liệu về tài chính kế toán: là nhóm tài liệu về dự toán các nguồnkinh phí, chi tiêu tài chính của Bộ, báo cáo quyết toán tài chính, chứng từ thuchi…

- Tài liệu về hợp tác quốc tế: nhóm tài liệu này gồm tài liệu chỉ đạo vềcông tác hợp tác quốc tế, chương trình, báo cáo công tác hàng năm và nhiềunăm của Vụ hợp tác quốc tế, chương trình, báo cáo công tác hợp tác của BNVvới nước ngoài Các hiệp định, biên bản, kế hoạch về hợp tác quốc tế giữa VN

và các nước trên thế giới…

- Tài liệu xây dựng cơ bản: Là nhóm tài liệu về cơ sở hạ tầng của Bộ

và các đơn vị thuộc Bộ gồm các tài liệu như: chương trình, báo cáo công tác,công tác xây dựng cơ bản của BNV…

- Tài liệu thi đua khen thưởng: nhóm tài liệu về hướng dẫn thành lập,quy định nhiệm vụ, quyền hạn, thành phần của Hội đồng thi đua khen thưởngcủa cơ quan, tổ chức, đơn vị, tổ chức khen thưởng chuyên đề, đột xuất…

- Tài liệu của Đảng, tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên: Gồm cáctài liệu về Đại hội Đảng bộ, đại hội công đoàn, đại hội thanh niên Bộ; cácchương trình, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Đảng, công đoàn,đoàn thanh niên; các báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai thực hiện nghịquyết, các cuộc vận động lớn của Đảng, công đoàn ,đoàn thanh niên…

Đây là những tài liệu quan trọng phục vụ trực tiếp cho công tác lãnh đạo

và quản lý của Bộ với tư cách là một cơ quan giúp CP quản lý Nhà nước đangành, đa lĩnh vực, nó gắn liền với hoạt động hàng ngày của BNV

1.3.2.5 Ý nghĩa của TL PLTBNV

Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực, trongquá trình hoạt động Bộ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn.Đó vừa

là kết quả của quá trình hoạt động vừa là phương tiện đắc lực giúp BNV hoạtđộng hiểu quả hơn

Toàn bộ hoạt động của BNV về quản lý, chỉ đạo được phản ánh sinhđộng và trung thực trong khối tài liệu thuộc PLTBNV Khối tài liệu đó có ýnghĩa vô cùng to lớn đối với các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa- xã hội,lịch sử…

Trong lĩnh vực chính trị: có ý nghĩa về phương diện kiến thiết quốc gia,

nó là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo

vệ đất nước

TLLT để phục vụ cho việc tuyên truyền các chủ trương, chính sách củaĐảng và pháp luật của nhà nước; Tuyên truyền giáo dục truyền thống cáchmạng, truyền thống địa phương cho các thế hệ trẻ; Sử dụng TLLT làm bằngchứng và căn cứ điều tra những sai phạm để xây dựng bộ máy chính quyền

trong sạch, vững mạnh Như vậy có thể nói trong lĩnh vực chính trị TLLT cóvai trò hết sức to lớn, thực sự là tài sản vô giá, không thể đong, đếm được.

Trong lĩnh vực kinh tế: Đó là các tài liệu phản ánh tình hình phát triển

kinh tế chung của đất nước, tình hình phát triển của từng ngành, từng lĩnhvực Đó là đồ án thiết kế của các công trình xây dựng cơ bản của Bộ, các cơ

sở hạ tầng, các báo cáo, xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển sự nghiệp.Sử dụng các TLLT này sẽ giúp cho việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạchphát triển kinh tế Nghiên cứu, sử dụng các TLLT góp phần đẩy nhanh tiến độkhảo sát, thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản, khôi phục và sửachữa nhanh chóng, bảo đảm chất lượng phục chế, cải tạo nâng cấp các côngtrình bị hư hỏng Ý nghĩa kinh tế của TLLT còn thể hiện cụ thể ở giá trị cácthông tin chứa trong TLLT Khi thông tin trong đó có thông tin quá khứ chứatrong tài liệu được quan niệm như sản phẩm trí tuệ có giá trị được sử dụngphục vụ cho các thế hệ sau

Trong lĩnh vực văn hóa- xã hội: TLLT luôn là nguồn thông tin có rất

nhiều giá trị Cán bộ, công chức, viên chức CQBNV không thể không khaithác các số liệu thống kê, các chương trình phát triển ngành Nội vụ Cán bộlãnh đạo, cán bộ quản lý ở cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác vàsử dụng những thông tin trong TLLT để hoạch định các chương trình, kếhoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, TLLT

là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra

và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động Bên cạnh đó dưới góc độ

xã hội TLLTBNV là nguồn thông tin quý giá phục vụ cho những nhu cầuchính đáng của công chức Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết tất cả mọingười ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các TLLT để xác nhậnnhững thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian côngtác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng TLLT để

chứng minh nhân thân trong việc giải quyết các vấn đề về sở hữu…

Trong lĩnh vực lịch sử: Tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của BNV, trong từng năm và qua các thời kỳ lịch sử chophép các nhà nghiên cứu có thể sử dụng PLTBNV trở thành nguồn sử liệuphục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử phát triển ngành Nội vụ của nước ta

Ví dụ: qua các báo cáo thực hiện công tác của BNV năm năm, hàngnăm…Có thể nghiên cứu để biết được tình hình phát triển ngành Nội vụ củađất nước

Với những ý nghĩa quan trọng như trên, tài liệu thuộc PLTBNVkhông chỉ có giá trị đối với Bộ mà còn là nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứulịch sử phát triển đất nước

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả nghiên cứu và đưa ra khái niệm, mục đích,nội dung về tổ chức khoa học tài liệu, các cơ sở pháp lý, lịch sử đơn vị hìnhthành phông và lịch sử phông Bộ Nội vụ Từ đó làm rõ được cơ sở khoa họccủa việc tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU

PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 2.1 Tổ chức bộ phậnthực hiện công tác lưu trữ tại BNV

Để giúp Bộ trưởng Bộ Nội tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Bộ,đồng thời để cụ thể hóa Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm

2010 về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổchức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP và ủy bannhân dân các cấp, ngày 22 tháng 2 năm 2013, Bộ trưởng BNV ban hànhQuyết định 136/QĐ - BNV quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơcấu tổ chức của Văn phòng BNV, một trong những nhiệm vụ của Văn phòng

Bộ là tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ

Quyết định số 136/QĐ-BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013 ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục số 4)

Theo Quyết định này, Phòng HCVT-LT được giao nhiệm vụ giúpChánh Văn phòng trong việc thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữcủa CQBNV với hai mảng công việc cơ bản: công tác văn thư và công tác lưutrữ Mỗi mảng công việc do 1 bộ phận đảm nhiệm Trong đó, bộ phận văn thư

có chức năng soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu hìnhthành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý sử dụng con dấu Bộphận lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơquan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan tổ chức lập

hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan;

- PL, chỉnh lý khoa học tài liệu, XĐGTTL theo đúng quy trình nghiệp

vụ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và BNV ban hành;

- Thống kê, sắp xếp và bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, TLLT;

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữlịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theoluật định

Bên cạnh vấn đề tổ chức bộ máy, việc tuyển dụng và bố trí, sắp xếpnhân sự đảm nhận công tác văn thư - lưu trữ là một phần không thể thiếutrong hoạt động quản lý của BNV Qua khảo sát thực tiễn tại BNV, nhân sựlàm việc tại Phòng HCVT-LT gồm có 6 người (Một trưởng phòng-phụ tráchchung; 4 cán bộ phụ trách công tác văn thư; 1 cán bộ phụ trách công tác lưutrữ kiêm nhiệm dưới sự phân công công việc của trưởng phòng) Hầu hết cáccán bộ đều là những người có trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ Cụ thể:

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp trình độ chuyên môn, số lượng cán bộ làm

công tác VT- LT tại Văn phòng BNV (tính đến tháng 4/2016):

Hợpđồng

đào tạoĐại

họcchínhquy

Đạihọctạichức

Caođẳng

Trungcấp

Theo bảng thống kê trên cho thấy, số lượng cán bộ còn khá khiêm tốn