Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ bộ nội vụ

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5 7. Kết cấu của khóa luận 6 PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1.CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌCTÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 8 1.1. Cơ sở lý luận của CTTCKHTL 8 1.1.1. Khái niệm TCKHTL 8 1.1.1.1. Khái niệm tổ chức 8 1.1.1.2. Khái niệm khoa học 8 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu, TLLT 8 1.1.1.4. Khái niệm TCKHTL 8 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu 9 1.1.3. Yêu cầu của CTTCKHTL 9 1.1.4. Nội dung CTTCKHTL 10 1.1.4.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 10 1.1.4.2. PLTL 11 1.1.4.3. Xác định giá trị tài liệu 13 1.1.4.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 16 1.1.4.4. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT 18 1.2. Cơ sở pháp lý của việc TCKHTL 19 1.2.1. Văn bản Luật 19 1.2.2. Văn bản dưới luật 20 1.3. Cơ sở thực tiễn của công tác TCKHTL PLTBNV 20 1.3.1. Lịch sử đơn vị hình thành PLTBNV 20 1.3.2.Lịch sử PLTBNV 25 1.3.2.1. Tên PLT 25 1.3.2.2. Giới hạn PLTBNV 25 1.3.2.3. Thành phần, khối lượng tài liệu PLTBNV 25 1.3.2.4. Nội dung và tình trạng tài liệu PLTBNV 25 1.3.2.5. Ý nghĩa của TL phông LT BNV 27 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆUPHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 30 2.1. Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại BNV 30 2.2. Văn bản quy định về CTTCKHTL PLTBNV 32 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 33 2.3.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 33 2.3.2. Phân loại tài liệu 35 2.3.3. Xác định giá trị tài liệu 37 2.3.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu 39 2.3.5. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT 40 2.4. Nhận xét chung về CTTCKHTL PLTBNV 42 2.4.1. Ưu điểm 42 2.4.2. Hạn chế 44 2.4.3 Nguyên nhân 47 Chương 3.CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 50 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý 50 3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ phận lưu trữ BNV 50 3.1.2. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC 51 3.1.3. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn CTTCKHTL PLTBNV 51 3.1.4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 52 3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 53 3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 53 3.3.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 54 3.3.2. Xây dựng phương án PL, chỉnh lý khoa học tài liệu 54 3.3.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc XĐGTTL 55 3.3.4. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đa dạng hóa công cụ tra cứu TLLT 55 PHẦN KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHẦN PHỤ LỤC 64  

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt BNV CBCC CCTC CTTCKHTL CLTL CNTT CP CQBNV HCVT-LT HN NĐ NXB PL PLTBNV PLT PLTL QH TCKHTL TLLT VN XĐGTTL Cụm từ đầy đủ Bộ Nội Vụ Cán công chức Công cụ tra cứu Công tác tổ chức khoa học tài liệu Chỉnh lý tài liệu Công nghệ thông tin Chính phủ Cơ quan Bộ Nội vụ Hành Văn thư - Lưu trữ Hà Nội Nghị định Nhà xuất Phân loại Phông lưu trữ BNV Phông lưu trữ Phân loại tài liệu Quốc hội Tổ chức khoa học tài liệu Tài liệu lưu trữ Việt Nam Xác định giá trị tài liệu PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó, đòi hỏi phải có đổi cách tích cực, chủ động toàn diện, bỏ thói quen làm việc trì trệ, động, nhạy bén, hiệu thời kỳ bao cấp Vì hành nước ta phải nhanh chóng đổi theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm tạo tính cạnh tranh cao Điều đòi hỏi phận hành phải có đổi nhanh chóng, phù hợp với xu thời đại Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu (TCKHTL), bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ bao gồm quy trình nghiệp vụ bản: TCKHTL lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ lại có ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bó khăng khít với Trong TCKHTL lưu trữ ba quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với quy trình bảo quản tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, định đến hiệu công tác lưu trữ Đây khâu nghiệp vụ gồm nhiều quy trình nghiệp vụ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ, phân loại (PL), chỉnh lý tài liệu (CLTL), xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) xây dựng công cụ tra cứu (CCTC) TCKHTL lưu trữ đầu vào thông tin TLLT, làm tốt thông tin đầu vào TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản đặc biệt khai thác sử dụng thông tin TLLT Việc TCKHTL lưu trữ phông lưu trữ (PLT) khác phụ thuộc vào đặc điểm quan đơn vị hình thành phông, đặc điểm tài liệu phông Để làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu (CTTCKHTL) PLT không áp dụng lý luận chung mà đòi hỏi phải có nghiên cứu thực tiễn, tìm hiểu đặc điểm quan, đơn vị hình thành phông, đặc điểm loại hình tài liệu phông, để từ đề phương pháp TCKHTL riêng cho PLT Hiện nay, lý luận thực tiễn công tác lưu trữ đơn vị hành nhà nước nhiều hạn chế, để làm tốt cần có đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu Bộ Nội vụ (BNV) quan hành nhà nước cấp Trung ương, giúp Chính Phủ (CP) thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực phân công phạm vi nước Do vậy, vấn đề cải cách hành nói chung, cải cách hoàn thiện công tác CTTCKHTL Bộ nói riêng đóng vai trò quan trọng, đóng góp vào thành công hay thất bại công cải cách Hành Quốc gia Với phương châm “Học đôi với hành”, “Lý luận phải gắn với thực tiễn”, thời gian học tập Trường, tác giả có hội thực tập tốt nghiệp Văn phòng BNV, qua thời gian thực tập đó, tác giả nhận thấy khối văn tài liệu sản sinh hàng năm BNV tương đối lớn, công tác lưu trữ Bộ bên cạnh ưu điểm hạn chế, đặc biệt CTTCKHTL Thiết nghĩ, quan Bộ CP, có chức giúp CP quản lý công tác lưu trữ phạm vi toàn quốc công tác lưu trữ, CTTCKHTL BNV phải tổ chức thực tốt nhất, chuyên nghiệp Xuất phát từ suy nghĩ nêu nên tác giả chọn đề tài “Công tác Tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Nội vụ” làm đề tài nghiên cứu khóa luận mình, để mặt bước đầu làm quen với công tác nghiên cứu, ứng dụng lý luận vào thực tiễn cụ thể, mặt khác hy vọng với kết nghiên cứu bước đầu phần giúp cán lưu trữ BNV có sở khoa học để tham mưu cho lãnh đạo BNV việc cải tiến, nâng cao chất lượng CTTCKHTL PLTBNV 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề TCKHTL ba quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ, giữ vai trò định đến hiệu công tác lưu trữ Do vấn đề nghiên cứu nhiều người quan tâm, đặc biệt giáo sư, tiến sỹ đầu ngành lưu trữ, giảng viên giảng dạy môn lưu trữ học, cán bộ, nhân viên ngành lưu trữ sinh viên, nghiên cứu sinh chuyên ngành lưu trữ Một số đề tài tổ chức KHTL phông lưu trữ nghiên cứu như: Tác giả Hà Văn Phước, sinh viên Trường Đại học Nội vụ HN với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC” Tác giả Nguyễn Thị Hồng Hạnh, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quận ủy Đống Đa” Tác giả Nguyễn Thị Dung, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Hà Nội” Tác giả Hán Thị Hồng Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn với đề tài khóa luận “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam Thực trạng giải pháp” Tác giả Đỗ Thị Phương, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn với đề tài khóa luận “Tìm hiểu việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam” Phần lớn đề tài nghiên cứu công tác quan nghiệp, doanh nghiệp…, chưa có đề tài nghiên cứu cấp bộ, cụ thể BNV Bên cạnh đó, đề tài phần lớn giải pháp nêu chưa đồng bộ, mang tính đơn lẻ, chưa cụ thể nên thay đổi chất lượng CTTCKHTL phông lưu trữ thiếu tính khả thi Đối với CTTCKHTL PLTBNV đề tài hoàn toàn mới, chưa nghiên cứu Đây vấn đề khó khăn người nghiên cứu tiếp cận vấn đề Để làm tốt đề tài “TCKHTL PLTBNV” tác giả vận dụng kết nghiên cứu, viết tác giả khác có liên quan, sở nghiên cứu lý luận thực trạng CTTCKHTL PLTBNV để đưa nội dung phương pháp TCKHTL PLTBNV 3.Mục tiêu nghiên cứu đề tài Một là, hệ thống số vấn đề lý luận TCKHTL; Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế công tác TCKHTL PLTBVN; Ba là, đề xuất số giải pháp tổng thể cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức KHTL PLTBNV nói riêng công tác lưu trữ BNV nói chung 4.Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải nhiệm vụ sau: Một là, hệ thống phân tích số vấn đề lý luận công tác TCKHTL; Hai là, nghiên cứu quy định Nhà nước công tác TCKHTL; Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình TCKHTL PLTBNV để đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân công tác này; Bốn là, sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý khảo sát thực tế, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác TCKHTL PLTBNV 5.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài CTTCKHTL PLTBNV, bao gồm quy trình nghiệp vụ cụ thể như: thu thập tài liệu vào lưu trữ; PLTL; CLTL; XĐGTTL; Xây dựng CCTC TLLT Do khuôn khổ phạm vi đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tài tập trung nghiên cứu công tác TCKHTL PLTBNV mà chưa có điều kiện tìm hiểu toàn nội dung công tác lưu trữ Bộ Nội vụ 6.Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả sử dụng: Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể sau: Phương pháp hệ thống: Tác giả nghiên cứu sử dụng phương pháp để hệ thống quy định pháp lý TCKHTL; để khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức BNV; Phương pháp điều tra, khảo sát, vấn: Đây nhóm phương pháp quan trọng tác giả sử dụng trình thực đề tài Phương pháp sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin Tác giả tiến hành khảo sát cụ thể nghiệp vụ lưu trữ thu thập tài liệu, PL, XĐGTTL, chỉnh lý, xây dựng CCTC Ngoài ra, tác giả trực tiếp trao đổi, vấn lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán lưu trữ Bộ số cán Vụ chức BNV; Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp để phân tích kết điều tra, khảo sát thực tế từ lưu trữ BNV, từ so sánh, đối chiếu lý luận với thực tế để tìm ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế Các phương pháp tác giá sử dụng đan xen kết hợp linh hoạt với 7.Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, nội dung đề tài kết cấu gồm chương: Chương Cơ sở khoa học công tác tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV Trong chương này, tác giả nghiên cứu đưa khái niệm, mục đích, nội dung tổ chức khoa học tài liệu, sở pháp lý, lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông Bộ Nội vụ Từ làm rõ sở khoa học việc tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV Chương Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV Với thông tin thu thập được, tác giả tập trung mô tả thực trạng công tác tổ chức phận phụ trách công tác lưu trữ; tình hình ban hành văn quy định CTTCKHTL; tình hình tổ chức hoạt động nghiệp vụ thu thập; PL; chỉnh lý khoa học tài liệu; XĐGTTL; xây dựng CCTCTLLT lưu trữ BNV Qua đó, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn chế, tồn nguyên nhân hạn chế làm sở để đề xuất giải pháp chương Chương Các giải pháp nâng cao hiệu CTTCKHTL PLTBNV Từ kết nghiên cứu chương (căn vào sở khoa học sở thực tiễn công tác lưu trữ BNV), tác giả đề xuất giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu CTTCKHTL PLTBNV như: Nhóm giải pháp tổ chức quản lý; nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí; nhóm giải pháp nghiệp vụ Trong giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất giải pháp cụ thể như: Kiện toàn cấu tổ chức phận lưu trữ; Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán công chức; Xây dựng, hoàn thiện văn hướng dẫn CTTCKHTL PLTBNV; Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ; Đầu tư sở vật chất; Cải tiến chất lượng công tác nghiệp vụ… Trong trình thực đề tài khóa luận, tác giả nhận giúp đỡ từ phía giảng viên hướng dẫn - thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh, từ phía lãnh đạo Văn phòng Bộ - ông Nguyễn Tiến Thành, trưởng phòng HCVT-LT bà - Nguyễn Thị Dung, toàn thể cán văn thư, cán lưu trữ quan Bộ Bên cạnh thuận lợi, tác giả gặp khó khăn định trình khảo sát, thu thập thông tin việc chia sẻ thông tin từ cán lưu trữ Văn phòng Bộ hạn chế, chưa cụ thể, thông tin PLTBNV mang tính chung chung Điều đáng nói chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học khóa K1 chưa có học phần phương pháp luận nghiên cứu khoa học Với khó khăn nêu khóa luận tránh khỏi khiếm khuyết Vì vậy, tác giả mong nhận góp ý thầy, cô để khóa luận hoàn thiện Nhân đây, tác giả xin trân trọng cảm ơn thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ HN - nơi truyền thụ kiến thức khoa học lưu trữ cho hệ sinh viên; Các cán bộ, công chức BNV cung cấp thông tin, số liệu phản ánh thực tiễn công tác TCKHTL PLT BNV Hơn nữa, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh tận tình hướng dẫn tác giả triển khai hoàn thiện khóa luận Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hà PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 1.1 Cơ sở lý luận CTTCKHTL 1.1.1 Khái niệm TCKHTL 10.1.1.1.1 Khái niệm tổ chức Tổ chức làm cho thành chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc chức chung định; làm cho thành có trật tự, có nếp; làm cần thiết để tiến hành hoạt độngnào nhằm có hiệu tốt [29,1228] 11.1.1.1.2 Khái niệm khoa học Khoa học phù hợp với đòi hỏi khoa học: khách quan, xác, có hệ thống [29, 650] 12.1.1.1.3 Khái niệm tài liệu, TLLT Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân TLLT tài liệu có giá trị, độ xác cao, lựa chọn để lưu trữ nhằm phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử (điều 2, Luật Lưu trữ 2011) 13.1.1.1.4 Khái niệm TCKHTL Tổ chức khoa học tài liệu tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ có liên quan tới việc phân loại, XĐGTTL, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho công tác tra tìm tài liệu [30, 16] Như vậy, vào khái niệm “tổ chức”, “khoa học”, “tài liệu”, “TLLT”, kết hợp với khái niệm “TCKHTL” nêu trên, hiểu khái niệm TCKHTLmột cách đầy đủ sau: TCKHTL việc thực hoạt động cần thiết tài liệu, 10 thân để tham mưu, đề xuất Lãnh đạo Bộ nhằm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn công tác lưu trữ nói chung CTTCKHTL PLTBNV nói riêng Quy chế công tác văn thư lưu trữ Bộ; Danh mục nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ Bộ; Bản hướng dẫn PL hồ sơ, tài liệu; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bộ; Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Quy trình tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị; Quy trình CLTL Hệ thống văn sở để hoạt động lưu trữ nói chung CTTCKHTL nói riêng BNV thực thống hiệu 3.1.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Kiểm tra, đánh giá khâu then chốt giúp quan, tổ chức nắm tình hình thực quy định nhà nước ngành, lĩnh vực định Kiểm tra, đánh giá bước cuối quy trình công việc xem xét thời gian hoàn thành định Để thực việc kiểm tra, đánh giá tiến hành nhiều hình thức kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Văn phòng Bộ cần tiến hành kiểm tra, đánh giá việc thực nghiệp vụ lưu trữ cán Phòng HCVT-LT thuộc Văn phòng Bộ cán chuyên môn đơn vị trực thuộc Bộ Thông qua việc tiến hành kiểm tra, đánh giá Văn phòng Bộ rút học kinh nghiệm để thực công tác tốt hơn.Biểu dương, khen thưởng kịp thời cán thực tốt công việc; nhắc nhở, phê bình, chí đưa vào tiêu chí xét thi đua đơn vị, cá nhân vi phạm Đây động lực thúc đẩy đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiêm túc công tác chuyên môn nghiệp vụ phối hợp với phận lưu trữ, bước đưa CTTCKHTL PLTBNV vào nề nếp 54 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí Để CTTCKHTL thực có hiệu quả, có tiền đề vững để phát triển, bên cạnh giải pháp người, cần phải đặt giải pháp sở vật chất cho đồng Lãnh đạo BNV cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực việc thu thập chỉnh lý khối tài liệu đến thời hạn giao nộp chưa thu thập, chỉnh lý Khối tài liệu cần thu thập chỉnh lý dứt điểm Để thu thập toàn TLLT vào bảo quản kho lưu trữ, Bộ cần có đầu tư phòng kho, trang thiết bị bảo quản cho phù hợp với đặc điểm loại hình tài liệu, mức độ quan trọng giá trị bảo quản tài liệu hệ thống giá, tủ, loại cặp, hộp đựng tài liệu hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia.Để lập dự toán kinh phí, cán văn thư lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo dựa sở pháp lý, văn quy phạm pháp luật như: Thông tư số 12/2010/TT- BNVngày 26/11/2010 BNV hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá CLTL giấy Thông tư số 15/2012/TT-BNV ngày 11/11/2011 BNV quy định Định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản TLLT vệ sinh TLLT giấy Thông tư số 10/2012/TT- BNV ngày 14/12/2012 BNV Quy định định mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.Khi có cung cấp đầy đủ sở vật chất, kinh phí tạo điều kiện thuận lợi cho CTTCKHTL thực cách tốt Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí giải pháp định đến hiệu CTTCKHTL đánh giá quan trọng, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho CTTCKHTL đạt kết cao 3.3 Nhóm giải pháp nghiệp vụ TCKHTL khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, gồm có công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, XĐGTTL, CLTL,xây dựng CCTC Để làm tốt CTTCKHTL PLTBNV đòi hỏi nghiệp 55 vụ phải thực cách xuyên suốt thống với Giải pháp để thực tốt quy trình nghiệp vụ xây dựng sở phát huy việc làm được, khắc phục điểm hạn chế quy trình nghiệp vụtheo văn hướng dẫn nghiệp vụ Nhà nước 3.3.1 Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ Thu thập tài liệu vào lưu trữ quy trình nghiệp vụ quan trọng CTTCKHTL Bởi thu thập giai đoạn đầu vào lưu trữ Làm tốt công tác thu thập góp phần tôn trọng trật tự hình thành tự nhiên vốn có nó, tạo điều kiện thuận lợi để thực tốt khâu nghiệp vụ BNV cần ban hành văn xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập lưu trữ Bộ Cơ sở để xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Bộ dựa vào cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ đơn vị chức Bộ Dự thảo Quyết định việc Ban hành Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ BNV (phụ lục số 15) Ngoài ra, việc xây dựng quy trình, thủ tục thu thập tài liệu vào lưu trữ Bộ có vai trò quan trọng Nếu xác định nguồn thu thập mà chưa có quy trình, thủ tục thu thập phù hợp, đảm bảo trật tự, gọn gàng, ngăn nắp thiếu sót công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Hình 3.1 Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ BNV(Phụ lục số16) 3.3.2 Xây dựng phương án PL, chỉnh lý khoa học tài liệu Qua nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử PLTBNV, thấy, BNV quan có cấu tổ chức hay thay đổi, thay đổi hoàn toàn theo dõi qua văn quy định việc thành lập, sáp nhập đơn vị thuộc Bộ Do vậy, phương án PL phù hợp PLTBNV phương án “Thời gian - Cơ cấu tổ chức” Theo phương án này, toàn tài liệu phông trước hết chia thời gian (theo năm), sau 56 năm, tài liệu chia theo cấu tổ chức Dự thảo phương án PLTL PLTBNV giai đoạn 2002 - 2014(Phụ lục số 17 ) Từ thực tiễn CLTL BNVvới nhiều đợt, đợt lại thực theo quy trình khác nhau, việc chỉnh lý thiếu sở khoa học nên việc xây dựng quy trình chỉnh lý thống cho PLTBNV, đồng thời biên soạn bổ sung văn hướng dẫn lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông góp phần khắc phục hạn chế phân tích chương Hình 3.2 Sơ đồ Quy trình CLTL PLTBNV (phụ lục số 18) 3.3.3 Nâng cao hiệu tính xác việc XĐGTTL Công tác XĐGTTL có ý nghĩa định số phận tài liệu, yêu cầu đặt cho việc XĐGTTL phải xác thận trọng, quy trình Dựa sở nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL; Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến trình hoạt động quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ Bộ kết hợp nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thực tiễn hoạt động, tình hình tài liệu hình thành trình hoạt động Bộ; Yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu để xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu PLTBNV Việc XĐGTTL Phông dẫn tới hệ tất yếu lập danh sách tài liệu hủy Việc loại hủy tài liệu tiết kiệm chi phí, kho tàng, thiết bị bảo quản Việc loại hủy tài liệu phải thực quy trình, thủ tục Hình 3.3 Sơ đồ Quy trình xác định giá trị (phụ lục số 19) Hình 3.4 Sơ đồ Quy trình tiêu hủy tài liệu (phụ lục số 20) 3.3.4 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đa dạng hóa công cụ tra cứu TLLT Công cụ tra tìm TLLT phương tiện để tra tìm TLLT, giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ dẫn địa lưu trữ tài liệu Công cụ tra tìm TLLT biểu kết CTTCKHTL Thông qua việc 57 nghiên cứu CCTCTLLT thấy thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ thấy phương án TCKHTL kho lưu trữ, từ giúp công tác tra cứu TLLT thuận lợi Với vị trí quan có chức quản lý công tác lưu trữ toàn quốc xong CCTC tài liệu BNV có mục lục hồ sơ xây dựng trình chỉnh lý chưa xứng tầm với vị trí lưu trữ Bộ, đồng thời hạn chế phần việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu độc giả Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, CNTT triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý nâng cao hiệu việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu Vì BNV cần sớm triển khai xây dựng phần mềm quản lý TLLT, xây dựng hệ thống sở liệu phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, thuận tiện Việc xây dựng sở liệu phải đảm bảo yêu cầu: - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, không để mát, thất lạc - Khai thác thông tin sở liệu phải nhanh chóng, xác, đầy đủ - Bảo vệ bí mật tài liệu - Hồ sơ tài liệu sau truy cập vào máy tính phải bảo quản an toàn - Thông tin TLLT giá trị mật, giá trị hành không kết nối vào mạng Internet Thông tin TLLT có giá trị lịch sử, kết thúc giá trị hành phải quan có thẩm quyền Nhà nước cho phép kết nối vào mạng - Các phần mềm quản trị sở liệu lưu trữ Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thống nhất… Để đảm bảo yêu cầu trên, việc xây dựng sở liệu cần 58 nghiên cứu kỹ Trước hết Bộ phải thông qua văn hướng dẫn, đạo quan Nhà nước có thẩm quyền, điển Công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn ứng dụng CNTT văn thư - lưu trữ Thông qua văn này, phận lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo Bộ xây dựng kế hoạch ứng dựng CNTT công tác lưu trữ để triển khai thực Ngoài Bộ phải vào đặc điểm, tình hình tài liệu thực tiễn nhu cầu khai thác sử dụng TLLT Bộ Có vậy, sở liệu xây dựng đảm bảo xác phù hợp Để lập sở liệu, đầu tiên Bộ cần tiến hành phân tích thiết kế hệ thống bao gồm: - Xác định thể loại kho lưu trữ - Xác định tình trạng tài liệu CCTC kho lưu trữ - Xác định nhu cầu khai thác TLLT - Xác định đối tượng, thứ tự ưu tiên cần lập sở liệu tổng số TLLT - Xác định thể loại sở liệu: (Cơ sở liệu quản lý tra tìm tài liệu/Cơ sở liệu quản lý CCTC, thống kê TLLT) - Xây dựng bảng PL thông tin TLLT Xác định danh mục nhu cầu khai thác đầu Cơ sở liệu 59 TIỂU KẾT CHƯƠNG Từ kết nghiên cứu chương (căn vào sở khoa học sở thực tiễn công tác lưu trữ BNV), tác giả đề xuất giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu CTTCKHTL PLTBNV như: Nhóm giải pháp tổ chức quản lý; Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí; Nhóm giải pháp nghiệp vụ Trong giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất giải pháp cụ thể như: Kiện toàn cấu tổ chức phận lưu trữ; Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán công chức; Xây dựng, hoàn thiện văn hướng dẫn công tác tổ chức khoa học tài liệu PLT BNV; Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ; Đầu tư sở vật chất; Cải tiến chất lượng công tác nghiệp vụ… 60 PHẦN KẾT LUẬN Tổ chức khoa học tài liệu ba nhiệm vụ nghiệp công tác lưu trữ, có ý nghĩa quan trọng, thiết thực công tác lưu trữ, định đến hiệu công tác lưu trữ Công tác tổ chức khoa học tài liệu quy trình nghiệp vụ đầu tiên, làm tốt công tác tạo thuận lợi cho công tác bảo quản công tác khai thác sử dụng TLLT Mỗi quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữđều có mối quan hệ biện chứng với nhau, thực tốt quy trình nghiệp vụ sở để làm tốt quy trình nghiệp vụ khác Một khối tài liệu hay phông lưu trữ tổ chức tốt, khoa học góp phần tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, tiết kiệm diện tích kho bảo quản, trang thiết bị bảo quản tài liệu chi phí khác dành cho công tác lưu trữ Với ý nghĩa trên, CTTCKHTL lưu trữ có ý nghĩa vô quan trọng công tác lưu trữ có ý nghĩa Bộ Nội vụ-cơ quan Chính phủ, có chức giúp Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ phạm vi nước PLTBNV phận quan trọng PLT Quốc gia VN, có ý nghĩa, giá trị nhiều phương diện…Đây coi nguồn tài sản quý giá BNV nói riêng dân tộc ta nói chung Vì vậy, công tác lưu trữ nói chung CTTCKHTL BNV nói riêng phải tổ chức thực tốt nhất, chuyên nghiệp Với lý nêu trên, việc nghiên cứu CTTCKHTL PLTBNVđược tácgiả mạnh dạn chọn làm đề tài nghiên cứu khóa luận Qua nghiên cứu, đề tài đặt bước đầu giải số vấn đề sau: Một là, đề tài nghiên cứu có hệ thống số vấn đề lý luận TCKHTL nghiên cứu quy định pháp lý TCKHTL; Hai là, đề tài khảo sát thực trạng công tác TCKHTL PLTBVN Từ kết khảo sát, đề tài đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, 61 hạn chế, tìm nguyên nhân hạn chế; Ba là, từ việc phân tích hạn chế nguyên nhân hạn chế để tác giả đề xuất giải pháp cụ thể, là: Kiện toàn cấu tổ chức phận lưu trữ; Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBVC; Xây dựng, hoàn thiện văn hướng dẫn công tác tổ chức khoa học tài liệu PLT BNV; Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ; Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác TCKHTL PLTBVN; Cải tiến chất lượng công tác nghiệp vụ thu thập; PL; XĐGTTL; Chỉnh lý khoa học tài liệu; đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đa dạng hóa CCTC TLLT Để thực giải pháp nêu có hiệu cần phải triển khai thực đồng bộ, thường xuyên liên tục Trong khuôn khổ đối tượng phạm vi nghiên cứu, nội dung nêu kết nghiên cứu bước đầu Bên cạnh nhiều vấn đề gợi mở cần tiếp tục nghiên cứu sâu xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu PLTBNV; vấn đề bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu PLTBNV… Hy vọng sau này, có hội tiếp tục học tập bậc đào tạo cao hơn, vấn đề tiếp tục nghiên cứu nhằm xây dựng Bộ Nội vụ quan điển hình việc tổ chức thực lĩnh vực hoạt động nói chung lĩnh vực lưu trữ nói riêng 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ (2010), 65 năm xây dựng phát triển (1945 – 2010), NXB Chính trị quốc gia, HN [2] Bộ Nội vụ (2012), tài liệu bồi dưỡng công chức quan Bộ Nội vụ HN [3] Bộ Nội vụ (2013), Quyết định số 136/2013/QĐ-BNV ngày 22 tháng năm 2013 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ [4] Bộ Nội vụ (2015), Quyết định số 394/2015/QĐ-BNV ngày 20 tháng năm 2015 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ Nội vụ [5] Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ ủy ban nhân dân cấp; [6] Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức [7] Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản, hồ sơ tài liệu hình thành hoạt động ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương [8] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [9] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Phông lưu trữ phục vụ độc giả phòng đọc; 63 [10] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị [11] Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; [12] Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ [13] Chính phủ (2012), Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nội vụ [14] Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; [15] Chính phủ (2014), Nghị định số 58/2012/NĐ-CP ngày 16 tháng năm 2014 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nội vụ [16] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định 128QĐ/CVTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001- 2000; [17] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012), Tuyển tập văn quy phạm Pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hành, NXB Văn hóa - Thông tin [18] Dương Văn Khảm (2006), công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin [19] Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia [20] Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, NXB Thông tin truyền thông, HN 64 [21] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, HN [22] Lê Thị Trang (2012), Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ, Khóa luận tố nghiệp - Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng [23] Nguyễn Thị Dung (2015), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp - Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng [24] Phan Đình Nham, Bùi Thị Loan (2005), Lưu trữ học Đại cương, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh [25] Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 [26] Trường trung cấp Văn thư - Lưu trữ TW (2004), Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, HN [27] Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ, NXB GTVT [28]Từ điển Lưu trữ VN (1990), HN [29] Viện ngôn ngữ học (2011), Từ điển Tiếng Việt, NXB Từ điển Bách Khoa [30] Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ bản, NXB HN [31] www.luanvan.net.vn [32] www.luutru.gov.vn [33] www.thuvien.vn [34] www.thuvienphapluat.vn 65 PHẦN PHỤ LỤC STT Phụ lục Nghị định số 61/2012/NĐ – CP ngày 10 tháng năm 2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ Nghị định 58/2014/NĐ – CP ngày 16 tháng năm 2014 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức BNV Quyết định số 136/QĐ- BNV ngày 22 tháng năm 2013 ban hành định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ Quyết định 394/QĐ-BNV ngày 20 tháng năm 2015 Bộ Nội vụ ban hành quy chế công tác Văn thư - lưu trữ quan Bộ Nội vụ Công văn số 117/VPBNV ban hành ngày 19 tháng năm 2015 việc tổ chức thu, nộp hồ sơ, tài liệu năm 2012, 2013 vào lưu trữ quan Bộ Nội vụ Quyết định số 645/QĐ- BNV ban hành ngày 30 tháng năm 2015 Bộ Nội vụ việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2015 khối quan Bộ Nội vụ Biên giao nhận tài liệu số đơn vị vào kho lưu trữ Bộ Nội 10 vụ Một số Mục lục Hồ sơ kho lưu trữ Bộ Nội vụ Công văn số 153/VPBNV ban hành ngày tháng năm 2015 việc 11 tổ chức thu, nộp hồ sơ, tài liệu năm 2013 vào lưu trữ quan Bộ Nội 12 13 vụ Công văn số 345/VPBNV ban hành ngày tháng năm 2015 việc đôn đốc thu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Bộ Nội vụ Quyết định số 469/ QĐ – BNV ban hành 28 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu 66 14 15 16 17 18 19 20 Quyết định số 613/ QĐ – BNV ban hành 20 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Dự thảo Quyết định việc Ban hành Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ BNV Hình 3.1 Sơ đồ Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Nội vụ Dự thảo phương án PLTL PLTBNV giai đoạn 2002 -2014 Hình 3.2 Sơ đồ Quy trình chỉnh lý tài liệu PLT BNV Hình 3.3 Sơ đồ Quy trình xác định giá trị Hình 3.4 Sơ đồ Quy trình tiêu hủy tài liệu 67 68