Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Bộ Nội vụ
MỤC LỤC
Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc TCKHTL, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân [27]. Một khối tài liệu hay một phông lưu trữ được tổ chức tốt, khoa học góp phần tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, tiết kiệm được diện tích kho bảo quản, trang thiết bị bảo quản tài liệu và chi phí khác dành cho công tác lưu trữ.
Yêu cầu của CTTCKHTL
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa TLLT và các thông tin trong TLLT phục vụ các nhu cầu của hoạt động xã hội một cách có hiệu quả, do đó CTTCKHTL phải đơn giản, dễ tra tìm, dễ thấy, dễ lấy. Tổ chức khoa học tài liệu là một nghiệp vụ gồm nhiều quy trình theo một trật tự nhất định, trong đó mỗi nghiệp vụ là một mắt xích có liên quan chặt chẽ với nhau, vì vậy các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách đồng nhất, hỗ trợ, liên hoàn với nhau.
Nội dung CTTCKHTL
Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan). Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện. Mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu không có giá trị, hết giá trị và đem tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác XĐGTTL chứ không phải là mục đích của công tác XĐGTTL. XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạt động chuyên môn những người làm công tác lưu trữ phải thỏa mãn những yêu cầu sau:. Phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụlưu trữ; Khi thực hiện nghiệp vụ phải đảm bảo chính xác, thận trọng; Phải có đạo đức nghề nghiệp. Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL. Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn XĐGTTL ở giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. đ) Các nguyên tắc XĐGTTL. XĐGTTL là một nhiệm vụ quan trọng cần phải được thực hiện một cách thận trọng, tuân thủ các nguyên tắc, đây là những phương pháp luận, những quan điểm trong XĐGTTL bao gồm: Nguyên tắc tính Đảng; Nguyên tắc lịch sử; Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. e) Các tiêu chuẩn XĐGTTL. Tiêu chuẩn chính là thước đo để đo lường một đối tượng cụ thể. Trong quá trình nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp XĐGTTL các nhà nghiên cứu đã đưa ra một số các tiêu chuẩn làm thước đo cụ thể, chi tiết đánh giá giá trị của tài liệu. Có rất nhiều tiêu chuẩn được xây dựng và áp dụng trong XĐGTTL, theo Khoản 3 điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011 các tiêu chuẩn. xác định giá trị tài liệu bao gồm: Tiêu chuẩn nội dung của tài liệu; Tiêu chuẩn vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hình thức của tài liệu; Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. Khi tiến hành XĐGTTL, việc áp dụng các nguyên tắc, các tiêu chuẩn như đã trình bày ở trên là chưa đủ. Để tiến hành XĐGTTL cần phải có phương pháp. Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện pháp hay là các thủ pháp nghiệp vụ. Trong XĐGTTL người ta áp dụng bốn phương pháp sau: Phương pháp hệ thống; Phương pháp phân tích chức năng; Phương pháp thông tin và Phương pháp phân tích sử liệu. Tổ chức công tác XĐGTTL là việc thực hiện XĐGTTL theo một trình tự, ở các giai đoạn khác nhau của công tác lưu trữ. Việc tổ chức XĐGTTL có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định đến số phận của tài liệu do đó phải được tiến hành một cách thận trọng, người tham gia hội đồng XĐGTTL phải có kiến thức hiểu biết pháp luật lưu trữ và đặc biệt là phải am hiểu về tài liệu đưa ra xác định giá trị. Công tác XĐGTTL thường diễn ra ở ba giai đoạn: Văn thư; Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử. h) Thời hạn bảo quản tài liệu. Tùy theo điều kiện thực tế về cơ sở vật chất, kinh phí và nguồn nhân lực và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện hoàn chỉnh hay một số công đoạn của quy trình chỉnh lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:. - Được PL theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;. - Được xác định thời hạn bảo quản;. - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;. - Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị. d) Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu. Không phân tán PLT, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt. Tài liệu khi PL, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức phải phản ánh được mối liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu. đ) Quy trình chỉnh lý tài liệu. Hiện nay việc chỉnh lý TLLT hành chính trên nên giấy phổ biến được thực hiện theo Công văn 283/VTLTNN-NVĐP của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Theo văn bản này, quy trình chỉnh lý gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý; Giai đoạn thực hiện chỉnh lý; Giai đoạn kết thúc chỉnh lý. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT a) Khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. b) Ý nghĩa, tác dụng của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Công cụ tra cứu được tổ chức tốt sẽ giúp độc giả và cán bộ lưu trữ tiết kiệm được thời gian khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nâng cao vai trò nhận thức của độc giả, xã hội đối với công tác lưu trữ. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ không chỉ có thể giới thiệu thành phần,nội dung tài liệu của một kho lưu trữ, một phông lưu trữ, một khối tài liệu mà nó phản ánh mà còn có thể chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu được bảo quản. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ. Ngoài ra công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ còn là biểu hiện của kết quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. c) Yêu cầu của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Yêu cầu đối với mỗi loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải đảm bảo giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung, kết cấu đơn giản, dể hiểu, dễ sử dụng. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tra tìm thông tin, địa chỉ, tập hợp tài liệu được nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. d) Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Cơ sở pháp lý của việc TCKHTL 1. Văn bản Luật
Văn bản dưới luật
Để chuẩn bị cho một Nhà nước thống nhất, trên cơ sở những chức năng, nhiệm vụ của công tác tổ chức nhà nước được chuyển từ BNV về Phủ Thủ tướng, ngày 20-2-1973 Hội đồng CP ban hành NĐ số 29/CP lập Ban Tổ chức của CP để thực hiện nhiệm vụ giúp CP quản lý công tác tổ chức theo chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, xây dựng, kiện toàn bộ máy nhà nước trong điều kiện tình hình, nhiệm vụ mới. Năm 2008, với việc triển khai chức năng nhiệm vụ của Bộ đa ngành, đa lĩnh vực, CP ban hành NĐ 48/2008/NĐ-CP ngày 17/4/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV, theo đó BNV có chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Hội, tổ chức phi CP; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; cơ yếu; văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
Tổ chức bộ phậnthực hiện công tác lưu trữ tại BNV
Bên cạnh vấn đề tổ chức bộ máy, việc tuyển dụng và bố trí, sắp xếp nhân sự đảm nhận công tác văn thư - lưu trữ là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý của BNV. Qua khảo sát thực tiễn tại BNV, nhân sự làm việc tại Phòng HCVT-LT gồm có 6 người (Một trưởng phòng-phụ trách chung; 4 cán bộ phụ trách công tác văn thư; 1 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ kiêm nhiệm dưới sự phân công công việc của trưởng phòng).
Văn bản quy định về CTTCKHTL PLTBNV
Mặc dù có sự quan tâm đến công tác lưu trữ bằng việc văn bản hóa khá nhiều văn bản xong với số lượng văn bản như đã nêu trên là chưa đủ để có thể triển khai CTTCKHTL PLTBNV một cách hiệu quả nhất.
Hoạt động nghiệp vụ
Mục lục hồ sơ đã đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định của Cục Văn thư Lưu trữ và Nhà nước: quy định khuôn khổ, mẫu trình bày và cách lập mục lục hồ sơ, Mục lục hồ sơ có kích thước A4 (210mm x 297mm) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Sau 4 đợt chỉnh lý, CCTC PLTBNV gồm các quyển mục lục như sau:. Nhận xét chung về CTTCKHTL PLTBNV. Nhìn chung CTTCKHTL PLTBNV trong những năm qua đạt hiệu quả một cỏch rừ rệt. BNV đãthành lập Phòng Hành chính Văn thư – Lưu trữ để tham mưu, giúp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. Cán bộ đảm nhận công tác lưu trữ luôn có thái độ nghiêm túc, ý thức kỷ luật tốt trong việc thực hiện công tác lưu trữ Bộ. b) Dưới sự chỉ đạo toàn diện của BNV, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước đối với công tác lưu trữ, bên cạnh việc xây dựng văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ cho toàn ngành, Bộ luôn tích cực thực hiện các biện pháp xây dựng và ban hành các văn bản để áp dụng cho lưu trữ CQBNV. Văn phòng Bộ bước đầu đã ban hành, hướng dẫn thực hiện quy chế công tác văn thư lưu trữ tại CQBNV, quy chế đó tương đối phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của Bộ. c) Về cơ bản hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của BNV được thực hiện theo đúng qui định của Nhà nước. Trình độ chuyên môn của cán bộ mới chỉ dừng ở mức độ cử nhân, chưa có cán bộ nào đạt trình độ từ thạc sĩ trở lên (Lãnh đạo phòng HCVT-LT tốt nghiệp ở trình độ cử nhân Luật) dẫn đến việc quản lý công tác lưu trữ còn nhiều bất cập. Phụ trách công tác lưu trữ chỉ có một cán bộ, cán bộ này không chỉ đảm nhận những công việc ở lưu trữ cơ quan mà còn phải kiêm nhiệm một số công việc khác như phụ trách công việc văn thư kiêm nhiệm cho Ban Cán sự Đảng bộ Bộ.Từ thực trạng trên cho thấy nguồn lực làm công tác lưu trữ còn hạn chế, gây khó khăn trong việc giải quyết các công việc, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của Bộ. b) Hoạt động ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đầy đủ gây khó khăn trong việc TCKHTL.
Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí
Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Dự thảo phương án PLTL PLTBNV giai đoạn 2002 - 2014(Phụ lục số 17 ) Từ thực tiễn CLTL ở BNVvới nhiều đợt, mỗi đợt lại được thực hiện theo quy trình khác nhau, việc chỉnh lý còn thiếu cơ sở khoa học nên việc xây dựng quy trình chỉnh lý thống nhất cho PLTBNV, đồng thời biên soạn bổ sung các văn bản hướng dẫn như lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử. Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ của Bộ kết hợp nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực tiễn hoạt động, tình hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ; Yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu để xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu PLTBNV.
Đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đa dạng hóa công cụ tra cứu TLLT Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện để tra tìm TLLT, giới thiệu thành
Với vị trí là cơ quan có chức năng quản lý công tác lưu trữ trong toàn quốc xong CCTC tài liệu của BNV mới chỉ có các quyển mục lục hồ sơ được xây dựng trong quá trình chỉnh lý là chưa xứng tầm với vị trí của lưu trữ Bộ, đồng thời hạn chế phần nào việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu của độc giả. Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2 (căn cứ vào cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ của BNV), tác giả đề xuất các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu quả CTTCKHTL PLTBNV như: Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý; Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.