Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng

Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản về công tác tổ chức – cán bộ, công tác chỉ đạo, quản lý, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính… Nếu không có bi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

***

LÊ THANH HÙNG

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, năm 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

***

LÊ THANH HÙNG

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS, TS ĐÀO XUÂN CHÚC

Hà Nội, 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân Trong quá trình nghiên cứu có tham khảo một số công trình nghiên cứu có liên quan đã được công bố trước đây Các thông tin, số liệu trình bày trong luận văn được trích dẫn từ các nguồn tư liệu chính thống

7 HĐND Hội đồng nhân dân

8 HĐTĐKT Hội đồng Thi đua Khen thưởng

20 VTLTNN Văn thư Lưu trữ nhà nước

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 11

1.1 Tổng quan về thành phố Đà Nẵng 11

1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 12

1.3 Các nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 16

1.3.1 Nguồn tài liệu của HĐND và Uỷ ban nhân dân 16

1.3.2 Nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố 18

1.4 Thành phần tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 20

1.4.1 Tài liệu hành chính 20

1.4.2 Tài liệu khoa học công nghệ 20

1.4.4 Tài liệu điện tử 22

1.5 Nội dung tài liệu 22

1.6 Ý nghĩa của tài liệu 23

1.6.1 Trong lĩnh vực chính trị 23

1.6.2 Trong lĩnh vực kinh tế 24

1.6.3 Trong lĩnh vực văn hóa xã hội 25

1.6.4 Trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật 26

1.6.5 Trong hoạt động quản lý của cơ quan 26

Chương 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 28

2.1 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 28

2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ

thành phố Đà Nẵng 29

2.3 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 37

2.3.1 Công tác phân loại tài liệu 37

2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 49

2.3.3 Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 57

2.4 Một số nhận xét, đánh giá về tình hình thu thập bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 60 2.4.1 Những kết quả đạt được 60

2.4.2 Hạn chế 61

2.4.3 Một số nguyên nhân 64

Chương 3 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 66

3.1 Về tổ chức lưu trữ 66

3.2 Công tác cán bộ 67

3.3 Công tác xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản về lưu trữ 68

3.4 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính 69

3.5 Giải pháp thu thập bổ sung tài liệu 70

3.6 Thực hiện các biện pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu 72

3.6.1 Phân loại tài liệu 72

3.6.2 Xác định giá trị tài liệu 77

3.6.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 79

KẾT LUẬN 84 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined.

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ [4, 6]

Tại khoản 3, điều 2, Luật số 01/2011/QH13 quy định:“Tài liệu lưu trữ

là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [20]

Thực tiễn đã chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới Chúng được sử dụng như một công cụ để xây dựng

và củng cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế xã

hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc; là “Nguyên

liệu” không thể thiếu, trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho các

luận cứ và kết luận của các công trình khoa học.Trong hoạt động hàng ngày,

tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin giúp cơ quan xây dựng chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn,

sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và các nhu cầu chính đáng khác của công dân

Cách đây 67 năm, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà đã ký Thông

đạt số 1CP/VP gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài

công sở đã tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương

diện kiến thiết quốc gia Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được huỷ những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị” [45] Văn bản này

không chỉ góp phần ngăn chặn tình trạng tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ

mà còn nâng cao ý thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với việc giữ gìn

và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, là một trong những văn bản đầu tiên, đặt

nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam

Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc Trải qua hơn sáu thập kỷ kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 đến nay, ngành Lưu trữ Việt Nam đã phát triển và có những đóng góp quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn; đội ngũ cán bộ ngày càng đảm bảo về số lượng, chất lượng; hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ngày càng được hoàn thiện; cơ sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư xây dựng, mua sắm; hoạt động nghiên cứu khoa học được đẩy mạnh dưới nhiều hình thức và nhiều đối tượng tham gia, sản phẩm nghiên cứu khoa học phong phú, đa dạng; hoạt động hợp tác quốc

tế được mở rộng; nhiều tài liệu có giá trị được sưu tầm, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng, mang lại những lợi ích nhất định trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực khác

Để phát huy tiềm năng giá trị to lớn nêu trên, tài liệu lưu trữ phải được

tổ chức khai thác và sử dụng một cách hợp lý Muốn vậy, các kho lưu trữ cần

có các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu trong kho được phân loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Từ đó mới có thể tổ chức các hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng rộng rãi của mọi tầng lớp trong

xã hội

Tại kỳ họp thứ 10, ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng Từ ngày

01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương Sau khi tách tỉnh, hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam

Đà Nẵng lần lượt được thành lập và đi vào hoạt động Tài liệu do các cơ quan này sản sinh ra được lập thành các phông lưu trữ riêng Tài liệu các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ năm 1996 trở về trước lập thành các phông lưu trữ riêng do các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng quản lý

Trước yêu cầu của tình hình mới, UBND lâm thời thành phố đã quyết định thành lập các cơ quan chuyên môn trực thuộc để quản lý nhà nước trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND Đây cũng là cơ sở hình thành các phông lưu trữ của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng Sau 15 năm kể từ ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, cùng với sự phát triển của thành phố là sự gia tăng không ngừng của tài liệu lưu trữ, trong đó phải kể đến khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố Đây là khối tài liệu có giá trị cao, phản ánh hầu hết các lĩnh vực hoạt động của địa phương

Tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng (trong luận văn này, chúng tôi gọi là Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng) đang là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố

Do nhiều nguyên nhân khác nhau về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực…nên trong những năm qua thành phố Đà Nẵng chưa thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 24/8/2010 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang bảo quản một

khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị về nhiều mặt, trong đó có khối tài liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996 và tài liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến nay

Trong những năm qua, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng một phần nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá trình xây dựng và phát triển Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: Công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; việc phân phông lưu trữ còn tuỳ tiện dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông; tài liệu sau khi phân loại không phản ánh trọn vẹn vần đề được đề cập Công tác xác định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn chiếm số lượng lớn trong kho mà chưa có hướng giải quyết, nhiều loại tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ Những hạn chế nêu trên xuất phát

từ những nguyên nhân cơ bản về công tác tổ chức – cán bộ, công tác chỉ đạo, quản lý, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính… Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng sẽ còn gặp nhiều khó khăn hơn nữa trong thời gian tới

Để khảo sát, đánh giá thực trạng, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp mang tính khả thi nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành

phố Đà Nẵng, chúng tôi chọn đề tài “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa

học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” làm luận văn thạc sĩ

khoa học chuyên ngành “Lưu trữ học” Qua đề tài này, chúng tôi mong góp

một phần nhỏ vào công tác tổ chức khoa học tài liệu trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng nói riêng cũng như Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố nói chung, giúp các cơ quan quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đảm bảo nguồn lực thông tin phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, xây dựng, bảo vệ đất nước

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cơ bản sau đây:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu

- Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

- Đề xuất các giải pháp phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:

- Giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

- Khảo sát thành phần, nội dung, ý nghĩa, thống kê khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; khái quát hệ thống cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu

- Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

4 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi sau:

- Nguồn, thành phần, nội dung, ý nghĩa của khối tài liệu hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu khác

- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tế của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị và tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

- Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như: Giải pháp về tổ chức - cán bộ; về xây dựng ban hành văn bản; về cơ sở vật chất, tài chính; giải pháp thu thập bổ sung tài liệu và giải pháp nâng cao các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng cong cụ tra cứu khoa học tài liệu

5 Đối tƣợng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu các đối tượng sau đây:

- Các quy định của các cơ quan nhà nước Trung ương và địa phương về

tổ chức khoa học tài liệu

- Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

- Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức khoa học tài liệu là một công việc hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nói chung và các kho lưu trữ nói riêng, nên trong thời gian qua đã có nhiều công trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các khoá luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu, trao đổi về vấn

đề này, trong đó phải kể đến các công trình sau:

Thứ nhất, là các giáo trình, bài giảng như “Lý luận và thực tiễn công

tác lưu trữ” của tập thể tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương

Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm,

Thứ hai, là các luận văn thạc sĩ về tổ chức khoa học tài liệu, như “Tổ

chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Minh

Sơn;“Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban

kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn

Thị Út Trang; “Tổ chức khoa học tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành

phố” của tác giả Hồ Anh Tú; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng

ủy khối dân chính đảng cấp tỉnh Nam Định” của tác giả Nguyễn Thị Hải

Linh; “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí

Minh” của tác giả Trịnh Thị Năm; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương tại kho lưu trữ Trung ương Đảng”;

“Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ” của

tác giả Bùi Thị Thu Hà; “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các

phông lưu trữ Tổng Bí thư tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của tác giả Vũ

Thị Ngọc Thuý; “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định

Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của tác giả Nguyễn Mai Hương

Thứ ba, là các đề tài nghiên cứu khác có liên quan như: “Lý luận và

thực tiễn về công tác tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả

Vương Đình Quyền; “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản

lý nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia” của tác giả Dương Văn Khảm;

Ngoài các công trình nghiên cứu nêu trên, trong thời gian qua còn có khá nhiều bài viết đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo, bàn hoặc nghiên cứu, trao đổi về nghiệp vụ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Nhìn chung, trong các công trình nghiên cứu nêu trên các tác giả đã tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình và đề xuất các giải pháp, đáp ứng phần nào yêu cầu về cơ sở lý luận và thực tiễn công tác tổ chức khoa học tài liệu tại các kho lưu trữ Tuy nhiên, hầu hết các công trình nghiên cứu này chỉ đề cập đến công tác tổ chức khoa học hoặc một nghiệp vụ cụ thể trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại một kho, một phông lưu trữ, một loại hình tài liệu cụ thể hoặc chỉ mới giải quyết vấn đề ở mức độ tìm hiểu trong một phạm vi nhỏ hẹp Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu, đánh giá chính xác thực trạng công tác này Trên

cơ sở đó có những giải pháp hữu hiệu để khắc phục những hạn chế, yếu kém, góp phần làm tốt hơn nữa nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong việc giữ gìn

“Di sản của dân tộc” Điểm khác biệt của đề tài này so với các công trình nghiên cứu trước đó là, nó đề cập đến công tác tổ chức khoa học tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đây là nơi bảo quản nhiều phông lưu trữ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều loại hình tài liệu khác nhau

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Để hoàn thành luận văn văn này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau:

Một là, các giáo trình, bài giảng, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ

lưu trữ như Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; các tập

bài giảng chuyên đề về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; các tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, Lưu trữ tài liệu Nghe – Nhìn của Khoa Lưu trữ học – trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân

văn – Đại học Quốc gia Hà Nội

Hai là, các tài liệu về tổ chức bộ máy nhà nước như Hiến pháp, Luật tổ

chức HĐND, UBND; Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam; văn bản quy định việc tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh

Ba là, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

công tác lưu trữ của các Bộ, ngành Trung ương nói chung; văn bản của UBND, các Sở, Ban ngành thuộc thành phố Đà Nẵng

Bốn là, các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các

bài viết, bài nghiên cứu có liên quan đăng trên các tạp chí, các kỷ yếu hội thảo khoa học cấp ngành

Năm là, mục lục hồ sơ các phông lưu trữ, Báo cáo tổng kết công tác

Văn thư Lưu trữ của thành phố Đà Nẵng năm 2013

8 Phương pháp nghiên cứu

Khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Phương pháp này được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập

- Phương pháp sử liệu học, được vận dụng để nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng cũng như nguồn gốc, xuất xứ của các loại tài liệu

- Phương pháp phân tích, được vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng của vấn đề, nguyên nhân của những tồn tại hạn chế, sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu

- Phương pháp tổng hợp được vận dụng để tổng hợp thông tin, tư liệu viết luận văn khoa học

- Phương pháp hệ thống, được vận dụng để nghiên cứu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; xây dựng bố cục của của luận văn

9 Đóng góp của luận văn

Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm phản ánh hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ phục vụ yêu cầu phát triển của khu vực nói riêng và của đất nước nói chung Đề tài còn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo, áp dụng để tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố khác Ngoài ra còn

có thể dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo, nghiên cứu của giảng viên, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ hoặc liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ hoặc làm tài liệu tham khảo cho cán bộ lưu trữ tại các cơ quan

10 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn có 03 chương

Chương 1 Sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung

và ý nghĩa của tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Trong chương này, chúng tôi trình bày tổng quan về thành phố Đà Nẵng; giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Trong chương này, chúng tôi trình bày sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Ngoài ra, còn tập trung

hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và kết quả khảo sát thực tế công tác

tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu Đồng thời nêu một số nhận xét, đánh giá, phân tích các nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

Chương 3 Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Trong chương này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu tại tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm các văn bản quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ các cơ quan quản lý lưu trữ thành phố; một

số bảng biểu thống kê tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực và một

số hình ảnh về công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm

Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài này, tác giả gặp một số khó khăn trong việc khảo sát, thu thập thông tin, tư liệu Mặt khác do trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế, nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ, góp ý của các thầy, cô, các nhà nghiên cứu và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn Chúng tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, lãnh đạo khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, tập thể lãnh đạo, viên chức Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, các bạn bè đồng nghiệp và đặc biệt xin chân thành cảm

ơn sự giúp đỡ vô cùng quý báu của PGS, TS Đào Xuân Chúc, người đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn khoa học này./

NỘI DUNG Chương 1

SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

1.1 Tổng quan về thành phố Đà Nẵng

Thành phố Đà Nẵng là trung điểm của cả nước, phía Bắc giáp tỉnh Thừa Thiên - Huế, phía Tây và Nam giáp tỉnh Quảng Nam, phía đông giáp biển Đông Trung tâm thành phố cách thủ đô Hà Nội 764km về phía Bắc, cách thành phố Hồ Chí Minh 964km về phía Nam, cách thành phố Huế 108km về hướng Tây Bắc Đây là một thành phố vừa có núi cao, sông sâu, đồi dốc trung du xen kẽ vùng đồng bằng ven biển hẹp

Đà Nẵng nằm ở trung độ của Việt Nam, trên trục giao thông huyết mạch Bắc Nam về cả đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng không,

là cửa ngõ giao thông quan trọng của cả miền Trung và Tây Nguyên, là điểm cuối của hành lang kinh tế Đông Tây đi qua các nước Myanma, Lào, Thái Lan Năm 1975, hòa bình lập lại, Đà Nẵng lúc bấy giờ là thành phố thuộc tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng bắt tay vào khôi phục những hậu quả nặng nề của cuộc chiến tranh Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng công cuộc phục hồi và phát triển thành phố đã đạt được nhiều thành quả, nhất là thời kỳ đổi mới, sau

1986

Năm 1996, Đà Nẵng được chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và trở thành thành phố trực thuộc Trung ương Sau hơn 15 năm xây dựng và phát triển, Đà Nẵng ngày nay đã và đang trở thành một trong những tỉnh, thành phát triển mạnh nhất ở nước ta Trong những năm qua, cùng Đảng bộ, chính quyền và nhân dân thành phố đoàn kết một lòng xây dựng cơ sở hạ tầng, chỉnh trang đô thị, xây dựng cơ chế chính sách nhằm thu hút nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước Tốc độ GDP bình quân tăng cao hơn mức bình quân chung của cả nước, giá trị sản xuất các mặt hàng công nghiệp, nông nghiệp,

thủy sản phát triển toàn diện… kim ngạch xuất khẩu tăng, các ngành du lịch thương mại, dịch vụ chuyển biến tích cực Những tín hiệu đó cho thấy Đà Nẵng sẽ ngày càng phát triển để xứng đáng với vị thế là trung điểm của khu vực miền Trung và Tây Nguyên và của cả nước

1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương Ngay sau khi chia tách tỉnh, đảng bộ, chính quyền, nhân dân thành phố bắt tay vào việc xây dựng, củng cố và hoàn thiện

bộ máy chính quyền Nhiều cơ quan, ban ngành của thành phố được thành lập

để giúp UBND lâm thời thành phố Đà Nẵng thực hiện chức năng quản lý nhà nước Đây cũng chính là tiền đề cho sự hình thành các phông lưu trữ, những nguồn bổ sung quan trọng vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Xuất phát từ nhu cầu cần phải có một cơ quan tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn, ngày 06 tháng 6 năm 1998, UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 3128/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng trực

thuộc văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng Trung tâm Lưu trữ thành phố

Đà Nẵng có chức năng giúp Chánh văn phòng và lãnh đạo UBND thành phố thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm

vi thành phố Trung tâm Lưu trữ có con dấu riêng [33]

Về nhiệm vụ, Trung tâm lưu trữ thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định tại điểm A, phần II của Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ và thực hiện những nhiệm vụ khác về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ do thành phố giao

Về tổ chức bộ máy, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có Giám đốc phụ trách do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, 01 phó Giám đốc do Chánh văn phòng UBND thành phố bổ nhiệm trên cơ sở thỏa thuận với Ban

Tổ chức Chính quyền (nay là Sở Nội vụ) thành phố và có bộ phận quản lý nghiệp vụ chuyên môn giúp việc quản lý kho

Ngày 01 tháng 02 năm 2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số

21/2005/TT BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của

tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và

Uỷ ban nhân dân (sau đây gọi tắt là Thông tư 21) Để thống nhất quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ tại địa phương, ngày 30 tháng 12 năm 2006, UBND

thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 9357/QĐ-UBND Về việc thành

lập lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trực thuộc Văn phòng UBND thành phố trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng được thành lập tại Quyết định số 3128/QĐ-UB ngày 06 tháng 6 năm 1998 của UBND thành phố Đà Nẵng (sau đây gọi tắt là Quyết định 9357)

Về chức năng

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp, có chức năng lưu trữ lịch sử, chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chánh văn phòng UBND thành phố, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu theo quy định và được mở tài khoản để giao dịch

Về nhiệm vụ: Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có những nhiệm

vụ sau:

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của thành phố

- Thực hiện thống kê, báo cáo về tài liệu lưu trữ

- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản, viên chức của Trung tâm theo quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng UBND thành phố giao

Về cơ cấu tổ chức bộ máy:

Trung tâm có Giám đốc, phó Giám đốc và các viên chức nghiệp vụ

- Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng UBND thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm

- Phó Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm; có nhiệm vụ giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

- Các phòng chuyên môn của Trung tâm gồm có: Phòng Nghiệp vụ, Kho Lưu trữ và phòng Hành chính - Quản trị Việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, cấp phó các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc Trung tâm do Chánh văn phòng UBND thành phố quyết định theo phân cấp quản lý Biên chế của Trung tâm là biên chế sự nghiệp do Chánh văn phòng UBND thành phố phân bổ trong tổng số biên chế sự nghiệp được Chủ tịch UBND thành phố giao

Để kiện toàn tổ chức bộ máy của Trung tâm, giúp các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ có căn cứ thực hiện nhiệm vụ được giao, ngày 29 tháng 5 năm

2008, Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số

97/QĐ-VP về việc thành lập và ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng

chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ

Ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số

02/2010/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của

tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và

Uỷ ban nhân dân Tại điều 6, chương III có quy định tổ chức Văn thư, Lưu

trữ cấp tỉnh như sau: “Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội

vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh” Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu,

có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật” [49]

Tuy nhiên, tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, việc tổ chức

bộ máy quản lý lưu trữ tại thành phố Đà Nẵng vẫn chưa được thống nhất Hiện tại vẫn đang tồn tại hai cơ quan lưu trữ khác nhau, đó là: phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ trực thuộc sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng thuộc Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

Về nhân sự: Tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2013, số lượng biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là 13 người Trong đó có Giám đốc, 02 phó Giám đốc và 10 viên chức chuyên môn nghiệp vụ (xem bảng thống kê sau):

Nội dung báo cáo Đơn vị tính Số lượng

Tổng số đơn vị trực thuộc Đơn vị

Tổng số đơn vị báo cáo Đơn vị

I Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

(tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

1 Tổ chức lưu trữ

- Tổng số Trung tâm lưu trữ Trung tâm

- Tổng số Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Trung tâm

- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ

+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 00+ Trên Đại học khác Người 00+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 04+ Đại học khác Người 02+ Trung cấp văn thư, lưu trữ Người 07+ Trung cấp khác Người 00

Nội dung báo cáo Đơn vị tính Số lƣợng

- Ngạch CCVC lưu trữ

+ Kỹ thuật viên lưu trữ Người 00

+ Lưu trữ viên trung cấp Người 07

+ Lưu trữ viên Người 03

+ Lưu trữ viên chính Người 00

+ Lưu trữ viên cao cấp Người 00

Đà Nẵng chủ yếu được hình thành từ các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp

và một số tổ chức kinh tế trên địa bàn thành phố Trong đó, tiêu biểu là các nguồn tài liệu sau:

1.3.1 Nguồn tài liệu của HĐND và Uỷ ban nhân dân

HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên.HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế -

xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất

và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực HĐND, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của HĐND; giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương [17]

Trong quá trình hoạt động, HĐND thành phố Đà Nẵng đã hình thành một khối lượng tài liệu khá lớn, bao gồm tài liệu về các kỳ họp của HĐND thành phố; các Nghị quyết được ban hành để quyết định chủ trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trên địa bàn và các tài liệu khác hình thành trong hoạt động của HĐND Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang bảo quản 02 phông lưu trữ, đó là:

- Phông lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, từ 1975-1996

- Phông lưu trữ HĐND thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 1997 đến nay

UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp

và cơ quan nhà nước cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -

xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở [17]

Có thể nhận thấy, tài liệu của UBND thành phố Đà Nẵng là một trong những nguồn tài liệu chủ yếu và quan trọng nhất được bảo quản tại Trung tâm

Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trong đó có các phông lưu trữ UBND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996, phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng (cũ), từ năm 1975 đến 1996 và phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến nay

1.3.2 Nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố

Cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp là những tổ chức do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập thực hiện chức năng quản lý ngành và lĩnh vực của địa phương Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04

tháng 02 năm 2008 Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gồm: Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Kế

hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Công Thương, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giao thông vận tải, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội,

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế, Thanh tra tỉnh, Văn phòng UBND

Ngoài ra còn có các cơ quan chuyên môn được tổ chức theo đặc thù riêng của từng địa phương như: Sở Ngoại vụ, Ban Dân tộc, Sở Quy hoạch - Kiến trúc (được thành lập ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) Qua tìm hiểu, chúng tôi nhận thấy hệ thống các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế của thành phố Đà Nẵng hiện nay gồm:

KHỐI SỞ, BAN NGÀNH

1 BQL các khu công nghiệp và chế xuất

2 Sở Công thương

3 Sở Giáo dục và Đào tạo

4 Sở Giao thông vận tải

5 Sở Kế hoạch và Đầu tư

6 Sở Khoa học và Công nghệ

7 Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

8 Sở Ngoại vụ

TT Tên cơ quan

9 Sở Nội vụ

10 Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

11 Sở Tài chính

12 Sở Tài nguyên và Môi trường

13 Sở Thông tin và Truyền thông

21 Ban Quản lý đầu tư xây dựng Khu công nghệ cao

KHỐI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1 Đài Phát thanh và Truyền hình

2 Trung tâm Xúc tiến đầu tư

3 Trường Cao đẳng nghề Đà Nẵng

4 Quỹ Đầu tư phát triển Đà Nẵng

5 Viện nghiên cứu Phát triển KT-XH Đà Nẵng

6 Trung tâm Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao TP Đà Nẵng

KHỐI CÁC TỔ CHỨC KINH TẾ

1 Công ty TNHH một thành viên Thương mại Quảng Nam Đà Nẵng

2 Công ty TNHH MTV Quản lý và Kỹ thuật Công trình thủy lợi

3 Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết và dịch vụ in

4 Công ty TNHH 2TV Thẩm định giá và dịch vụ tài chính

5 Công ty TNHH một thành viên Môi trường đô thị

6 Công ty TNHH MTV Xây dựng và phát triển hạ tầng Đà Nẵng

7 Công ty TNHH MTV Vật liệu Xây dựng, Xây lắp và Kinh doanh nhà

8 Công ty TNHH một thành viên Cấp nước

9 Công ty TNHH một thành viên Nhà xuất bản tổng hợp

(Nguồn: www.noivu.danang.gov.vn)

Ngoài các nguồn trên, còn có nguồn tài liệu của các cơ quan hoạt động theo ngành dọc tại địa phương như: Thuế, Bảo hiểm, Ngân hàng, Kho bạc; các đơn vị sự nghiệp thuộc các Sở, Ban ngành của thành phố

Thực tế hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố đang bảo quản tài liệu của các cơ quan như: Hội đồng Thi đua Khen thưởng thành phố Đà Nẵng, Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, Sở Kinh tế - Đối ngoại tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, Công ty Khách sạn Đà Nẵng, Sở Giao thông Vận tải tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, Sở Xây dựng tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, Sở Tài chính Vật giá tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, Ban Chuẩn bị các dự án đầu tư xây dựng thành phố Đà Nẵng,

Sở Thể dục Thể thao thành phố Đà Nẵng, Sở Văn hóa Thông tin thành phố

Đà Nẵng, Sở Du lịch thành phố Đà Nẵng, Cục Thuế thành phố Đà Nẵng, Ban Quản lý khu Du lịch Bà Nà – Suối Mơ, Ban Chỉ huy lực lượng Thanh niên

Xung kích thành phố Đà Nẵng, Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

1.4 Thành phần tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 1.4.1 Tài liệu hành chính

Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức

và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, quân sự, ngoại giao…[04,07] Đây là loại hình tài liệu có nội dung phong phú, phản

ánh các hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức

và là thành phần tài liệu chủ yếu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ

thành phố Đà Nẵng

1.4.2 Tài liệu khoa học công nghệ

Là tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên không kể sản sinh trong thời kỳ nào

và trên vật liệu mang tin gì [42, 06] Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ có

nhiều thể loại phong phú như các bản luận chứng kinh tế kỹ thuật, thuyết minh kỹ thuật, bản vẽ, tài liệu tính toán, dự toán, báo cáo kết quả nghiên cứu khảo sát, phim ảnh, bản đồ, tài liệu quan trắc, phiếu xét nghiệm, phiếu thử nghiệm, hướng dẫn ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu thẩm định các đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD-ROM…

Tài liệu khoa học công nghệ do chính cơ quan, tổ chức, cá nhân làm ra theo chức năng, nhiệm vụ của mình Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ phản ánh các kết quả khảo sát thăm dò địa chất, thủy văn, thiết kế thi công nhiều công trình xây dựng dân dụng, giao thông vận tải, thủy lợi, các công trình công nghiệp, quốc phòng và các công trình xây dựng khác Trong lĩnh vực công nghiệp, tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ phản ánh quá trình thiết kế, chế tạo các sản phẩm máy công nghiệp, máy nông nghiệp, máy giao thông vận tải…Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ còn phản ánh những thành tựu trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học vào hoạt động thực tiễn Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, loại hình tài liệu này chiếm số lượng không nhiều, chỉ có một số ít tài liệu xây dựng cơ bản thuộc phông lưu trữ Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 đến năm 2011

1.4.3 Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình - ghi âm được sản sinh trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin, tuyên truyền, các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh, quay phim và ghi âm ghi hình - ghi âm nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không phân biệt thời gian, địa điểm sản sinh và vật liệu mang tin, được nộp vào các kho (viện) lưu trữ của nhà nước theo các chế

độ nhất định, thì gọi là tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm ghi hình (Tài liệu lưu trữ nghe nhìn) [05, 08] Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là những tài

liệu đặc biệt về hình thức lẫn nội dung, chúng có khả năng ghi và làm tái hiện, phản ánh sinh động, chân thực các sự kiện, hiện tượng Chúng có giá trị đặc biệt trong đời sống xã hội, đặc biệt có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác thông tin, tuyên truyền bởi tính nhanh chóng và rộng rãi Tài liệu lưu trữ nghe nhìn gồm: tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình-

ghi âm

Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, loại hình tài liệu này chiếm

số lượng rất ít Qua khảo sát, chúng tôi chỉ thấy một vài tài liệu ảnh rời lẻ liên

quan đến hoạt động của Văn phòng UBND thành phố và các sự kiện văn hóa diễn ra tại địa phương

1.4.4 Tài liệu điện tử

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học

kỹ thuật, đặc biệt là sự ra đời của máy vi tính đã tạo tiền đề quan trong trọng việc hình thành nên một loại hình tài liệu mới có hình thức và nội dung hoàn

toàn khác với tài liệu giấy, đó là tài liệu điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử là tài

liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác [20]

Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng chưa tiến hành thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản, khai thác sử dụng loại hình tài liệu này

1.5 Nội dung tài liệu

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là Lưu trữ trữ lịch sử cấp tỉnh, nơi bảo quản nhiều phông lưu trữ thuộc nhiều nguồn nộp lưu qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau Chính vì vậy, nội dung của tài liệu rất phong phú, đa dạng, tài liệu của mỗi phông lưu trữ phản ánh một vấn đề khác nhau nhưng chung quy lại thì chúng phản ánh hầu hết các lĩnh vực hoạt động của tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, giai đoạn từ 1975 đến 1996 và của thành phố Đà Nẵng

từ năm 1997 đến nay Qua nghiên cứu, tìm hiểu, có thể chia nội dung của tài liệu thành các vấn đề như sau:

Tài liệu tổng hợp: Nhóm tài liệu này phản ánh các hoạt động chỉ đạo

chung của cơ quan trung ương và của thành phố về các vấn đề kinh tế - xã hội; các quy hoạch phát triển thành phố và các quận, huyện; công tác xây dựng, triển khai thực hiện các kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về phát triển kinh tế xã hội của thành phố; hội nghị sơ kết, tổng kết, hội thảo, các kỳ họp UBND; thống kê, điều tra cơ bản về các lĩnh vực hoạt động trên địa bàn; công tác thi đua, khen thưởng; quản lý công tác văn thư lưu trữ; công tác ngoại vụ lễ tân; hoạt động cải cách hành chính

Tài liệu kinh tế: Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này phản ánh các

hoạt động về tài chính, ngân sách, vốn, kinh phí, quản lý công sản, kiểm toán nhà nước, vật giá, thuế, quản lý thị trường, dự trữ quốc gia, tài chính doanh nghiệp, hải quan, ngân hàng, kho bạc; các hoạt động về công nghiệp, nông nghiệp, thương mại và dịch vụ

Tài liệu nội chính: Nhóm tài liệu được này phản ánh các hoạt động về

tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự nhà nước ở địa phương; các vấn đề về dân tộc, tôn giáo, địa giới hành chính, kiểm sát, tòa án, công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo; hoạt động an ninh, quốc phòng, ngoại giao; công tác thi đua khen thưởng, cải cách hành chính

Tài liệu văn hóa xã hội (gọi tắt là văn xã): Nội dung chủ yếu của

nhóm tài liệu này phản ánh các hoạt động quản lý văn hóa, thông tin, truyền thông, các hoạt động giáo dục và đào tạo; khám chữa bệnh, quản lý dược, vệ sinh an toàn thực phẩm, dân số kế hoạch hóa gia đình; các hoạt động về lao động thương binh xã hội; thể thao, du lịch

Tài liệu khoa học kỹ thuật: Nội dung chủ yếu phản ánh các hoạt động

xây dựng cơ bản của các công trình dân dụng, trụ sở làm việc của cơ quan, công trình công nghiệp, công trình giao thông và các công trình khác; các hoạt động quản lý nhà nước về tài nguyên, đặc biệt là tài nguyên đất; hoạt động quản lý môi trường; hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn đời sống

1.6 Ý nghĩa của tài liệu

Tài liệu lưu trữ được xem là di sản của dân tộc, chúng có ý nghĩa rất quan trọng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Qua tìm hiểu các nguồn nộp lưu, có thể thấy tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có ý nghĩa hết sức to lớn trong đời sống xã hội, nhất là là trong các lĩnh vực về chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học

1.6.1 Trong lĩnh vực chính trị

Tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng chủ yếu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan có vị trí hàng

đầu trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước của thành phố như HĐND, UBND, các Sở, Ban ngành Do đó, trong các phông lưu trữ có nhiều loại chứa đựng nhiều thông tin phục vụ việc xây dựng các chủ trương, đường lối của Đảng; các chính sách, chế độ, các biện pháp thực hiện các mặt công tác của chính quyền thành phố như xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án tổ chức

bộ máy biên chế của thành phố, xây dựng, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá công tác dân tộc, tôn giáo, thi đua khen thưởng, cải cách hành chính, quản

lý địa giới hành chính, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo…Đặc biệt cung cấp nhiều thông tin có ý nghĩa quan trọng trong công tác đối ngoại, quốc phòng, an ninh, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ của đất nước

1.6.2 Trong lĩnh vực kinh tế

Tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có ý nghĩa quan trong đối với công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của thành phố nói riêng và của cả nước nói chung Trong những năm qua, nhất là

từ sau ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan lưu trữ của thành phố đã cung cấp nhiều thông tin quan trọng liên quan đến điều kiện

tự nhiên, khí hậu, đất đai, tài nguyên, dân số… giúp các cơ quan, tổ chức quy hoạch, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội phù hợp với từng khu vực Tính đến hết năm 2013, trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đã có 07 khu công nghiệp và Khu Chế xuất, gồm các Khu Công nghiệp An Đồn, Hòa Khánh, Hòa Cầm, Liên Chiểu, Đà Nẵng, Thủy sản Thọ Quang và Khu Công nghệ cao Nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước chọn Đà Nẵng làm địa điểm đầu tư chiến lược Trong thời gian tới, sẽ có nhiều dự án quan trọng được triển khai, góp phần giải quyết công ăn việc làm cho hàng trăm ngàn lao động tại địa phương và các vùng lân cận

Tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin về kết quả điều tra, thăm

dò các nguồn tài nguyên khoáng sản, giúp chính quyền thành phố xây dựng

kế hoạch khai thác, sử dụng có hiệu quả tài nguyên thiên nhiên Đồng thời đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi công, khôi phục, sửa chữa các công trình xây dựng bị tàn phá bởi chiến tranh và thiên tai Trong đó phải kể đến một số

công trình tiêu biểu như Nhà hát Trưng Vương, bờ kè chắn sóng dọc tuyến đường Nguyễn Tất Thành, Trung tâm hành chính thành phố Đà Nẵng và nhiều công trình trọng điểm khác của thành phố

Tài liệu lưu trữ còn phản ánh các hoạt động phát triển của các doanh nghiệp trên địa bàn, chứa đựng nhiều bí mật liên quan đến hoạt động sản xuất

và kinh doanh như dây chuyền công nghệ…, là nguồn tư liệu quan trọng giúp các tổ chức kinh tế nghiên cứu, ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại để đẩy mạnh hoạt động phát triển, sản xuất và kinh doanh Tài liệu lưu trữ còn là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử phát triển

kinh tế tại địa phương

1.6.3 Trong lĩnh vực văn hóa xã hội

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực văn hóa - xã hội Chúng cung cấp thông tin phục vụ việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức thực hiện và tổng kết các hoạt động quản lý văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, công tác thông tin tuyên truyền…

Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin cần thiết về quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống giáo dục, đào tạo tại địa phương; phản ánh phương pháp tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá tổng kết những thành quả về giáo dục, đạo tào nguồn nhân lực phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội chủ nghĩa

Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì

nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn giáo, dân tộc Ngoài ra còn cung cấp những thông tin đáng tin cậy giúp Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội (các tài liệu lưu trữ có liên quan đến hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B…) cũng như những thông tin có liên quan đến bản thân và thân nhân của các gia đình như: văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân, các tài liệu liên quan đến thừa kế, sở hữu tài sản…

Đối với sự nghiệp y tế, nếu biết khai thác và sử dụng các hồ sơ bệnh án trong các bệnh viện, chúng ta có thể nghiên cứu diễn biến và biểu hiện của nhiều loại bệnh khác nhau để đề ra các biện pháp phòng ngừa, điều trị, nhất là các loại dịch bệnh phức tạp như hiện nay

1.6.4 Trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học

tự nhiên, đặc biệt là khoa học xã hội và nhân văn.“Tài liệu lưu trữ, với tư

cách là những tư liệu gốc - là nguyên liệu không thể thiếu, góp phần quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho các luận cứ và kết luận của các công trình nghiên cứu khoa học về xã hội và nhân văn” [54, 13]

Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin phục vụ cho nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học vào thực tiễn, giúp các cơ quan quản lý xây dựng, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án, dự án khoa học kỹ thuật của thành phố Tài liệu lưu trữ là căn cứ để quản lý các hoạt động khoa học, công

nghệ, sở hữu trí tuệ, các hoạt động xây dựng cơ bản của thành phố

Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trọng việc làm sáng tỏ các sự kiện lịch sử của địa phương, là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử phát triển của thành phố, của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn

1.6.5 Trong hoạt động quản lý của cơ quan

Đối với các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao, là sản phẩm phản ánh trực tiếp quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân

và là chứng cứ để chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Tài liệu lưu trữ còn cung cấp chính xác thông tin, số liệu giúp cơ quan

đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp; xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn; sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau; giải quyết các vấn đề về chế độ chính

sách đối với cán bộ, nhân viên và các nhu cầu chính đáng của công dân; là căn cứ quan trọng giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hình thành và phát triển qua các thời kỳ lịch sử

Tiểu kết

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, hiện nay là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố, thực hiện chức năng của lưu trữ lịch sử Tại đây đang bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối lớn của các cơ quan

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu như HĐND, UBND, các Sở, Ban ngành thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, giai đoạn 1975 – 1996 và tài liệu của các cơ quan,

tổ chức thuộc thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 1997 – 2011

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan trên đã sản sinh ra khá nhiều tài liệu với thành phần, nội dung phong phú, đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn, trong đó đáng kể nhất

là khối tài liệu hành chính Loại hình tài liệu này chiếm đa số diện tích bảo quản trong kho Về nội dung, chúng phản ánh nhiều vấn đề liên quan đến các mặt hoạt động tại địa phương từ sau năm 1975 đến nay Khối tài liệu này có ý nghĩa đặc biệt trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội, khoa học

và các ý nghĩa khác, là nguồn thông tin có mức độ chính xác cao, là nguồn tri thức quý báu phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển của thành phố trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Chính vì vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố là một trong những việc làm cần thiết và quan trọng đối với các

cơ quan quản lý lưu trữ của thành phố và đối với cơ quan đang trực tiếp bảo quản khối tài liệu này

Tổ chức khoa học tài liệu là công việc bắt buộc phải thực hiện trong các kho lưu trữ Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, công việc này trở thành vấn đề mang tính cấp thiết Mục đích của hoạt động này là để tổ chức tài liệu trong kho theo một phương án phân loại phù hợp, xác định giá trị, lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản; xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, đáp ứng nhu cầu tra tìm thông tin trong tài liệu, giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả

Tổ chức khoa học tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập bổ sung tài liệu Thông qua tổ chức khoa học tài liệu, có thể phát hiện những tài liệu thiếu, để có kế hoạch thu thập bổ sung, góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu của các phông và cũng là hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Tổ chức khoa học tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho thống kê, kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Thông qua hoạt động này, các kho lưu trữ dễ dàng nắm bắt được thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của từng phông cũng như của tất cả các phông trong phạm vi quản lý của mình, biết được mức độ đủ thiếu của tài liệu trong kho cũng như có phương án bảo quản thích hợp với từng loại tài liệu lưu trữ Ngoài ra, còn tạo điều kiện cho công tác bảo quản, thông qua việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại,

hệ thống hóa cho từng phông, các kho lưu trữ dễ dàng lựa chọn được cách sắp

xếp tài liệu trong kho một cách phù hợp Đồng thời dễ dàng xem xét, kiểm tra phát hiện những tài liệu hư hỏng để có kế hoạch tu bổ, phục chế kịp thời

Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở quan trọng giúp cho việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm tài liệu

2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử [20]

Tại khoản 2, điều 19 của Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 của Quốc hội quy định trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử như sau: Trình

cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ [20]

Thu thập bổ sung tài liệu góp phần bảo vệ an toàn toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Xuất phát từ những ý nghĩa to lớn nêu trên, nên trong những năm qua, bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, các cơ quan Trung ương đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác này, trong đó có thể kể đến những văn bản chủ yếu như: Quyết định số 58/QĐ-

TCCP ngày 17 tháng 3 năm 1995 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban

hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào các trung tâm Lưu trữ quốc gia; Hướng dẫn số 330/NVĐP ngày 02 tháng 8 năm

1996 của Cục Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn ban hành Danh mục các cơ quan

là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24 tháng 6 năm 1999 của Cục Lưu trữ

nhà nước Ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung

tâm Lưu trữ tỉnh; công văn số 319/LTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004

của Cục Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào

lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm

2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ

quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm

2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp

lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; công văn số 733/VTLTNN-NVTW

ngày 11 tháng 9 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Quản lý hồ

sơ, tài liệu khi thay đổi tổ chức các bộ, cơ quan ngang bộ; Quyết định số

115/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II; Quyết định số

116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Quyết định 644/QĐ-TTg ngày 31

tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt nội dung đề án “Sưu

tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam Những văn bản

trên là cơ sở pháp lý quan trọng để nhà nước triển khai thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu và là cơ sở để các địa phương nghiên cứu, xây dựng, ban hành hệ thống văn bản phù hợp với hoàn cảnh thực tế, nhằm thực hiện tốt công tác này

Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Trung ương, những năm gần đây, các cơ quan chức năng đã tham mưu giúp UBND thành phố Đà Nẵng ban hành và trực tiếp ban hành một số văn bản quy định

về công tác thu thập bổ sung tài liệu như: Quyết định số 103/2003/QĐ-UB

ngày 02 tháng 7 năm 2003 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành

bản danh mục cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; công văn số 610/VP-TTLT ngày 12 tháng

02 năm 2004 của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Đà Nẵng V/v

hướng dẫn danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu (đã hết hiệu lực);

Quyết định số 8641/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2008 của UBND thành

phố Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

Quyết định số 7521/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2009 của UBND thành

phố Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2011 của UBND thành

phố Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu hình thành

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố Đà Nẵng quản lý Những văn bản trên là cơ sở pháp lý quan trọng để UBND thành phố

và các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Về thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi có một số nhận thấy một số vấn đề sau:

Một là, xác định nguồn nộp lưu, đây là một trong những nhiệm vụ

quan trọng nhất của công tác thu thập, bổ sung tài liệu Việc xác định chính xác nguồn nộp lưu là cơ sở quan trọng để Trung tâm Lưu trữ thành phố tiến hành thu thập tài liệu theo thẩm quyền; giúp các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu

có kế hoạch thu thập, tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan, tổ chức mình và chuẩn bị các tài liệu để giao nộp khi đến thời hạn quy định Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng ban hành kèm theo Quyết định số 8641/QĐ-UBND ngày 20/10/2008 của UBND thành phố Đà Nẵng quy định 68 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, được chia thành 05 nhóm chủ yếu, gồm:

- Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND thành phố;

- Các Sở, Ban ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND, các cơ quan tư pháp như Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân thành phố;

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc các Sở, Ban ngành;

- Các cơ quan trực thuộc ngành dọc như Cục Thuế, Cục Hải quan;

- Ngân hàng nhà nước thành phố Đà Nẵng và một số doanh nghiệp tiêu biểu của thành phố

Đối với Danh mục số 2, ban hành kèm quyết định số 7521/QĐ-UBND ngày 02/10/2009 quy định có 35 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, trong

đó có 05 đơn vị thuộc Văn phòng UBND thành phố, 03 đơn vị thuộc Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 02 đơn vị thuộc sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, 06 đơn vị thuộc Sở Y tế, 05 đơn vị thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo, 05 đơn vị thuộc Sở Giao thông Vận tải, 06 đơn vị thuộc Sở Xây dựng, 01 đơn vị thuộc Ban Quản lý Khu công nghiệp – Khu chế xuất, 01 đơn vị thuộc Sở Khoa học Công nghệ và 03 đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường

Qua nghiên cứu Danh mục số 1 và số 2, chúng tôi nhận thấy trong tổng

số 103 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu không có nguồn nộp lưu từ các

cơ quan, tổ chức cấp quận, huyện

Hai là, xác định thành phần tài liệu nộp lưu, UBND thành phố Đà

Nẵng ban hành kèm Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31/10/2011, trong

đó quy định 12 nhóm tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như sau:

- Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Thi đua Khen thưởng

- Pháp chế và Quản trị văn phòng

- Chuyên môn nghiệp vụ

- Tài liệu của Đảng, Đoàn

Bên cạnh đó, Quyết định số 9377 còn quy định cụ thể danh mục văn bản, tài liệu trong từng hồ sơ

Ví dụ Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan,

trình UBND thành phố ban hành gồm những văn bản, tài liệu sau:

- Phiếu trình của người đề xuất (nếu có)

- Các bản dự thảo

- Văn bản đề nghị của các cơ quan tham gia góp ý

- Văn bản tham gia góp ý của các cơ quan, tổ chức

- Biên bản Hội thảo lấy ý kiến (nếu có)

- Bảng tổng hợp ý kiến về dự thảo

- Công văn đề nghị thẩm định văn bản

- Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền

- Văn bản tiếp thu ý kiến của cơ quan dự thảo

- Tờ trình đề nghị ban hành văn bản

- Quyết định ban hành văn bản

- Bản chính của văn bản được ban hành

Ba là, số lượng tài liệu được thu thập bổ sung, thực hiện các văn bản

chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và của thành phố, trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ đã tiến hành thu thập tài liệu của một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu Kết quả thu thập tài liệu, tính đến hết ngày 31/12/2013 gồm các phông, khối tài liệu như sau:

cặp/hộp

TS mét

TT Tên phông Thời gian TS

cặp/hộp

TS mét

21 Phông lưu trữ Văn phòng UBND TP Đà Nẵng 2001-2009 865 86

(Nguồn: Biên bản kiểm kê tài liệu Kho Lưu trữ TP Đà Nẵng ngày 21/01/2014)

Qua bảng thống kê trên, có thể nhận thấy hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đã thu thập được tài liệu của một số cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và của thành phố Đà Nẵng (cũ), giai đoạn 1975-1996,

cụ thể như sau:

1 Phông lưu trữ UBND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

2 Phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng (cũ)

3 Phông lưu trữ Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

4 Phông lưu trữ Sở Kinh tế - Đối ngoại tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

5 Phông lưu trữ Sở Giao thông Vận tải tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

6 Phông lưu trữ Sở Xây dựng tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

7 Phông lưu trữ Sở Tài chính Vật giá tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

8 Phông lưu trữ Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng

Đối với tài liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng, giai đoạn

1997 đến nay, trong tổng số 103 cơ quan, tổ chức thuộc danh mục số 1 và danh mục số 2, Trung tâm mới thu thập được một số phông như sau: