2.1. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng. trữ thành phố Đà Nẵng.
Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu [27, 34]
Tổ chức khoa học tài liệu là công việc bắt buộc phải thực hiện trong các kho lưu trữ. Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, công việc này trở thành vấn đề mang tính cấp thiết. Mục đích của hoạt động này là để tổ chức tài liệu trong kho theo một phương án phân loại phù hợp, xác định giá trị, lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản; xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, đáp ứng nhu cầu tra tìm thông tin trong tài liệu, giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả.
Tổ chức khoa học tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập bổ sung tài liệu. Thông qua tổ chức khoa học tài liệu, có thể phát hiện những tài liệu thiếu, để có kế hoạch thu thập bổ sung, góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu của các phông và cũng là hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Tổ chức khoa học tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho thống kê, kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thông qua hoạt động này, các kho lưu trữ dễ dàng nắm bắt được thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của từng phông cũng như của tất cả các phông trong phạm vi quản lý của mình, biết được mức độ đủ thiếu của tài liệu trong kho cũng như có phương án bảo quản thích hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, còn tạo điều kiện cho công tác bảo quản, thông qua việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa cho từng phông, các kho lưu trữ dễ dàng lựa chọn được cách sắp
xếp tài liệu trong kho một cách phù hợp. Đồng thời dễ dàng xem xét, kiểm tra phát hiện những tài liệu hư hỏng để có kế hoạch tu bổ, phục chế kịp thời.
Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở quan trọng giúp cho việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm tài liệu.
2.2. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng.
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử [20]
Tại khoản 2, điều 19 của Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011 của Quốc hội quy định trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử như sau: Trình
cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ [20]
Thu thập bổ sung tài liệu góp phần bảo vệ an toàn toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Xuất phát từ những ý nghĩa to lớn nêu trên, nên trong những năm qua, bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, các cơ quan Trung ương đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác này, trong đó có thể kể đến những văn bản chủ yếu như: Quyết định số 58/QĐ-
TCCP ngày 17 tháng 3 năm 1995 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban
hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào các
trung tâm Lưu trữ quốc gia; Hướng dẫn số 330/NVĐP ngày 02 tháng 8 năm
1996 của Cục Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn ban hành Danh mục các cơ quan
là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
nhà nước Ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung
tâm Lưu trữ tỉnh; công văn số 319/LTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004
của Cục Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào
lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm
2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu
doanh nghiệp nhà nước; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm
2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; công văn số 733/VTLTNN-NVTW
ngày 11 tháng 9 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Quản lý hồ
sơ, tài liệu khi thay đổi tổ chức các bộ, cơ quan ngang bộ; Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II; Quyết định số 116/QĐ- VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Quyết định 644/QĐ-TTg ngày 31
tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt nội dung đề án “Sưu
tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam. Những văn bản trên là cơ sở pháp lý quan trọng để nhà nước triển khai thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu và là cơ sở để các địa phương nghiên cứu, xây dựng, ban hành hệ thống văn bản phù hợp với hoàn cảnh thực tế, nhằm thực hiện tốt công tác này.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Trung ương, những năm gần đây, các cơ quan chức năng đã tham mưu giúp UBND thành phố Đà Nẵng ban hành và trực tiếp ban hành một số văn bản quy định về công tác thu thập bổ sung tài liệu như: Quyết định số 103/2003/QĐ-UB
ngày 02 tháng 7 năm 2003 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành
bản danh mục cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung
02 năm 2004 của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Đà Nẵng V/v hướng dẫn danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu (đã hết hiệu lực); Quyết định số 8641/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2008 của UBND thành
phố Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;
Quyết định số 7521/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2009 của UBND thành
phố Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;
Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2011 của UBND thành
phố Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố Đà Nẵng quản lý. Những văn bản trên là cơ sở pháp lý quan trọng để UBND thành phố và các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
Về thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi có một số nhận thấy một số vấn đề sau:
Một là, xác định nguồn nộp lưu, đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Việc xác định chính xác nguồn nộp lưu là cơ sở quan trọng để Trung tâm Lưu trữ thành phố tiến hành thu thập tài liệu theo thẩm quyền; giúp các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu có kế hoạch thu thập, tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan, tổ chức mình và chuẩn bị các tài liệu để giao nộp khi đến thời hạn quy định. Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng ban hành kèm theo Quyết định số 8641/QĐ-UBND ngày 20/10/2008 của UBND thành phố Đà Nẵng quy định 68 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, được chia thành 05 nhóm chủ yếu, gồm:
- Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND thành phố;
- Các Sở, Ban ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND, các cơ quan tư pháp như Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân thành phố;
- Các cơ quan trực thuộc ngành dọc như Cục Thuế, Cục Hải quan; - Ngân hàng nhà nước thành phố Đà Nẵng và một số doanh nghiệp tiêu biểu của thành phố.
Đối với Danh mục số 2, ban hành kèm quyết định số 7521/QĐ-UBND ngày 02/10/2009 quy định có 35 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, trong đó có 05 đơn vị thuộc Văn phòng UBND thành phố, 03 đơn vị thuộc Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 02 đơn vị thuộc sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, 06 đơn vị thuộc Sở Y tế, 05 đơn vị thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo, 05 đơn vị thuộc Sở Giao thông Vận tải, 06 đơn vị thuộc Sở Xây dựng, 01 đơn vị thuộc Ban Quản lý Khu công nghiệp – Khu chế xuất, 01 đơn vị thuộc Sở Khoa học Công nghệ và 03 đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường.
Qua nghiên cứu Danh mục số 1 và số 2, chúng tôi nhận thấy trong tổng số 103 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu không có nguồn nộp lưu từ các cơ quan, tổ chức cấp quận, huyện.
Hai là, xác định thành phần tài liệu nộp lưu, UBND thành phố Đà Nẵng ban hành kèm Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31/10/2011, trong đó quy định 12 nhóm tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như sau:
- Tổng hợp
- Quy hoạch, Kế hoạch, Thống kê
- Tổ chức cán bộ
- Tài chính Kế toán
- Xây dựng cơ bản
- Khoa học Công nghệ
- Hợp tác quốc tế
- Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
- Thi đua Khen thưởng
- Pháp chế và Quản trị văn phòng
- Chuyên môn nghiệp vụ
Bên cạnh đó, Quyết định số 9377 còn quy định cụ thể danh mục văn bản, tài liệu trong từng hồ sơ.
Ví dụ. Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan, trình UBND thành phố ban hành gồm những văn bản, tài liệu sau:
- Phiếu trình của người đề xuất (nếu có)
- Các bản dự thảo
- Văn bản đề nghị của các cơ quan tham gia góp ý
- Văn bản tham gia góp ý của các cơ quan, tổ chức
- Biên bản Hội thảo lấy ý kiến (nếu có)
- Bảng tổng hợp ý kiến về dự thảo
- Công văn đề nghị thẩm định văn bản
- Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền
- Văn bản tiếp thu ý kiến của cơ quan dự thảo
- Tờ trình đề nghị ban hành văn bản
- Quyết định ban hành văn bản
- Bản chính của văn bản được ban hành
Ba là, số lượng tài liệu được thu thập bổ sung, thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và của thành phố, trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ đã tiến hành thu thập tài liệu của một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Kết quả thu thập tài liệu, tính đến hết ngày 31/12/2013 gồm các phông, khối tài liệu như sau:
TT Tên phông Thời gian TS
cặp/hộp TS mét
1 Phông lưu trữ UBND tỉnh QNĐN 1975-1996 484 48,4
2 Phông lưu trữ UBND TP Đà Nẵng (cũ) 1975-1996 160 16
3 Phông lưu trữ HĐTĐKT TP Đà Nẵng 1983-2006 209 20,9
4 Phông lưu trữ Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh
QNĐN 1975-1996 199 19,9
5 Phông lưu trữ Sở Kinh tế - Đối ngoại tỉnh QNĐN 1975-1996 68 6,8
6 Phông lưu trữ Công ty Khách sạn Đà Nẵng 1994-2001 120 12
7 Phông lưu trữ Sở Giao thông Vận tải tỉnh QNĐN 1976-1996 213 21,3
TT Tên phông Thời gian TS cặp/hộp
TS mét
9 Phông lưu trữ Sở Tài chính Vật giá tỉnh QNĐN 1976-1996 153 15,3
10 Phông lưu trữ Sở Công nghiệp tỉnh QNĐN 1973-1996 87 8,7
11 Phông lưu trữ HĐND tỉnh QNĐN và TP Đà Nẵng 1975-2004 25 2,5
12 Phông lưu trữ HĐND TP Đà Nẵng 2004-2011 50 4,5
13 Phông lưu trữ Ban Chuẩn bị các dự án đầu tư xây
dựng TP Đà Nẵng 2002-2009 106 10,6
14 Phông lưu trữ Sở Thể dục Thể thao TP Đà Nẵng 1997-2008 24 2,4
15 Phông lưu trữ Sở Văn hóa Thông tin TP Đà Nẵng 1997-2008 20 2
16 Phông lưu trữ Sở Du lịch TP Đà Nẵng 1997-2008 33 3,3
17 Phông lưu trữ Cục Thuế TP Đà Nẵng 1991-2004 1,450 145
18 Phông lưu trữ BQL khu Du lịch Bà Nà - Suối Mơ 1998-2009 85 8,5
19 Phông lưu trữ BCH lực lượng TNXK TP Đà Nẵng 2001-2009 40 4
20 Phông lưu trữ UBND TP Đà Nẵng 1997-2009 3,277 328
21 Phông lưu trữ Văn phòng UBND TP Đà Nẵng 2001-2009 865 86
Tổng cộng 8,258 889
(Nguồn: Biên bản kiểm kê tài liệu Kho Lưu trữ TP Đà Nẵng ngày 21/01/2014)
Qua bảng thống kê trên, có thể nhận thấy hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đã thu thập được tài liệu của một số cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và của thành phố Đà Nẵng (cũ), giai đoạn 1975-1996, cụ thể như sau:
TT Tên phông
1 Phông lưu trữ UBND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
2 Phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng (cũ)
3 Phông lưu trữ Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
4 Phông lưu trữ Sở Kinh tế - Đối ngoại tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
5 Phông lưu trữ Sở Giao thông Vận tải tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
6 Phông lưu trữ Sở Xây dựng tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
7 Phông lưu trữ Sở Tài chính Vật giá tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
8 Phông lưu trữ Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
Đối với tài liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 1997 đến nay, trong tổng số 103 cơ quan, tổ chức thuộc danh mục số 1 và danh mục số 2, Trung tâm mới thu thập được một số phông như sau:
TT Tên phông
1 Phông lưu trữ Hội đồng Thi đua Khen thưởng thành phố Đà Nẵng
2 Phông lưu trữ Công ty Khách sạn Đà Nẵng
3 Phông lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và TP Đà Nẵng
4 Phông lưu trữ HĐND thành phố Đà Nẵng
5 Phông lưu trữ Ban Chuẩn bị các dự án đầu tư xây dựng TP Đà Nẵng
6 Phông lưu trữ Sở Thể dục Thể thao thành phố Đà Nẵng
7 Phông lưu trữ Sở Văn hóa thông tin thành phố Đà Nẵng
8 Phông lưu trữ Sở Du lịch thành phố Đà Nẵng