Chúng tôi cho rằng, những tồn tại, hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Một là, công tác chỉ đạo của các cấp chính quyền thành phố chưa được sâu sát, quyết liệt. Lãnh đạo nhiều cơ quan, đơn vị và cả Trung tâm Lưu trữ chưa nhận thức, đánh giá đúng mức vị trí, tầm quan trọng của vấn đề tổ chức khoa học tài liệu. Tâm lý coi thường công tác lưu trữ vẫn còn tồn tại trong phần lớn suy nghĩ của cán bộ, công chức, viên chức, dẫn đến khó khăn trong công tác chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá, làm cho chất lượng công tác lưu trữ và vấn đề tổ chức khoa học tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu.
Hai là, đội ngũ cán bộ lưu trữ của địa phương còn hạn chế về số lượng, yếu về chuyên môn nên chưa đủ sức thực hiện các hoạt động tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị. Nhiều cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chưa chưa thành lập bộ phận và bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách (hoặc có nhưng không phù hợp với chuyên môn) nên việc tổ chức khoa học tài liệu đã không được thực hiện ngay tại lưu trữ cơ quan. Vấn đề phân loại, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu đã không được thực hiện trong một thời gian dài, dẫn đến tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu, gây khó khăn cho công tác lưu trữ.
Ba là, tình hình cơ sở vật chất còn thiếu thốn, diện tích kho nhỏ hẹp, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu nên nhiều năm qua Trung tâm Lưu trữ thành phố đã không thể tiến hành thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức hiện vẫn đang được bảo quản tại nhiều nơi
khác nhau, làm phân tán, dễ dẫn đến nguy cơ thất lạc, mất mác, gây khó khăn cho hoạt động quản lý lưu trữ và tổ chức khoa học tài liệu.
Bốn là, công tác thanh tra kiểm tra còn mang nặng tính thủ tục, chưa có chế tài xử lý đối với các trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của pháp luật về lưu trữ. Công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ chưa được thực hiện tốt, dẫn đến nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của tổ chức khoa học tài liệu trong một phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức của địa phương.
Tiểu kết
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có giá trị về nhiều mặt, là nguồn thông tin quan trọng phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển của thành phố trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Chúng phản ánh khá rõ quá trình hình thành và phát triển của một số cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và của thành phố Đà Nẵng trong giai đoạn hiện nay.
Mặc dù, trong những năm qua, công tác lưu trữ của thành phố đã có nhiều bước tiến đáng kể, đáp ứng phần nào nhu cầu cung cấp thông tin cho cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan nên hiện nay tài liệu chưa được thu thập đầy đủ. Công tác phân loại tài liệu đã được tiến hành nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu, chưa đảm bảo tính khoa học và nhất là chưa đáp ứng được các nguyên tắc phân loại. Công tác xác định giá trị tài liệu đã được quan tâm nhứng chưa thỏa đáng, hiện trong kho vẫn đang bảo quản nhiều loại tài liệu có giá trị khác nhau. Thời hạn bảo quản của các loại tài liệu chưa được quy định cụ thể. Công cụ tra cứu chưa đảm bảo về số lượng lẫn chất lượng, thiếu sự thống nhất và đồng bộ.
Những tồn tại hạn chế nêu trên, nếu không có các giải pháp khắc phục thì chắc chắn trong thời gian tới, khi khối lượng tài liệu tăng lên sẽ gấy rất nhiều trở ngại cho việc quản lý, tra tìm sử dụng tài liệu lưu trữ, gây trở ngại lớn tới việc cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân
Chƣơng 3.
GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Từ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và những kết quả khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi đề xuất một số giải pháp mang tính trước mắt và lâu dài nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm như sau: