Đối với các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao, là sản phẩm phản ánh trực tiếp quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân và là chứng cứ để chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu lưu trữ còn cung cấp chính xác thông tin, số liệu giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp; xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn; sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau; giải quyết các vấn đề về chế độ chính
sách đối với cán bộ, nhân viên và các nhu cầu chính đáng của công dân; là căn cứ quan trọng giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hình thành và phát triển qua các thời kỳ lịch sử.
Tiểu kết
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, hiện nay là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố, thực hiện chức năng của lưu trữ lịch sử. Tại đây đang bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối lớn của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu như HĐND, UBND, các Sở, Ban ngành thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, giai đoạn 1975 – 1996 và tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 1997 – 2011.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan trên đã sản sinh ra khá nhiều tài liệu với thành phần, nội dung phong phú, đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn, trong đó đáng kể nhất là khối tài liệu hành chính. Loại hình tài liệu này chiếm đa số diện tích bảo quản trong kho. Về nội dung, chúng phản ánh nhiều vấn đề liên quan đến các mặt hoạt động tại địa phương từ sau năm 1975 đến nay. Khối tài liệu này có ý nghĩa đặc biệt trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội, khoa học và các ý nghĩa khác, là nguồn thông tin có mức độ chính xác cao, là nguồn tri thức quý báu phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển của thành phố trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Chính vì vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố là một trong những việc làm cần thiết và quan trọng đối với các cơ quan quản lý lưu trữ của thành phố và đối với cơ quan đang trực tiếp bảo quản khối tài liệu này
Chƣơng 2.
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU