Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị [20]
Xác định giá trị tài liệu góp phần giúp các cơ quan, lựa chọn được những loại tài liệu có giá trị để bổ sung cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Đồng thời loại ra khỏi các phòng, kho lưu trữ các tài liệu hết giá trị để tiết kiệm diện tích kho tàng, chiều dài giá tủ, công sức, tiền của. Xác định giá trị tài liệu còn góp phần tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của các khâu nghiệp vụ khác như thu thập, bổ sung, phân loại, thống kê và đặc biệt là bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra còn góp phần thể hiện trình độ phát triển của công tác lưu trữ, trình độ chuyên môn và nhận thức về giá trị của tài liệu đối với người làm lưu trữ nói riêng và cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan tổ chức nói chung.
Nội dung của xác định giá trị tài liệu bao gồm việc nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để lựa chọn và quy định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan; xây dựng các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu và tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Đây là một trong những hoạt động nghiệp tương đối phức tạp của công tác lưu trữ, là công việc mang tính quyết định đến số phận của tài liệu. Vì vậy yêu cầu đặt
ra cho công tác này là phải hết sức “thận trọng”. Nếu không sẽ dẫn đến tình
trạng tổn thất tài liệu trong các phòng kho lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này nên trong nhiều năm qua, nhất là từ sau năm 1975 đến nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn như: công văn số 25/NV,
ngày 10/9/1975, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về bảng thời hạn bảo quản tài
liệu văn kiện mẫu (nay đã hết hiệu lực); công văn số 879/VTLTNN-NVĐP
chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ; Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư
Lưu trữ nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo
quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Ở một số Bộ, ngành cũng đã nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngành, lĩnh vực mình phụ trách như: Quyết định số 165/QĐ-VKSTC, ngày 14/4/2008 của
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân; Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu trong ngành ngân hàng; Thông tư
số 15/2012/TT-BNV của Bộ Quốc phòng Quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị quân đội; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28/5/2013 ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Tài nguyên Môi trường;
Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính.
Đối với thành phố Đà Nẵng, trong thời gian qua, các cơ quan chức năng cũng đã nghiên cứu, xây dựng một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn làm cơ sở cho công tác xác định giá trị tài liệu. Tiêu biểu trong số đó là Quyết
định số 9377/QĐ-UBND ngày 31/10/2011 của UBND thành phố Đà Nẵng Về
việc ban hành danh mục thành phần hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố Đà Nẵng quản lý.
Danh mục này quy định 12 nhóm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn như sau:
TT Tên nhóm tài liệu
I TÀI LIỆU TỔNG HỢP
1 Hồ sơ xây dựng các văn bản QPPL của các cơ quan
2 Hồ sơ tổ chức các hội nghị tổng kết năm, nhiều năm; tổ chức các
ngày lễ lớn
3 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dài hạn, hàng năm
4 Hồ sơ về công tác thông tin, tuyên truyền
5 Hồ sơ về hoạt động của lãnh đạo cơ quan
II TÀI LIỆU VỀ QUY HOẠCH, KẾ HOẠCH, THỐNG KÊ
6 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành
7 Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch năm, nhiều
năm của cơ quan
8 Hồ sơ xây dựng các đề án, dự án, chương trình mục tiêu
9 Hồ sơ thẩm định phê duyệt các đề án, dự án, chương trình mục tiêu
của cơ quan
10 Báo cáo tổng kết, đánh giá thực hiện các đề án, dự án, chương trình
mục tiêu của cơ quan
11 Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm
12 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch năm, nhiều năm của đơn vị
trực thuộc
13 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản về chế độ, quy định, hướng
dẫn của ngành
14 Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hàng năm
15 Báo cáo tổng hợp điều tra cơ bản
16 Báo cáo phân tích và dự báo
III TÀI LIỆU VỀ TỔ CHỨC CÁN BỘ
17 Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế, hướng dẫn về công
tác tổ chức, cán bộ
18 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức cán bộ hàng năm, nhiều năm
19 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức bộ máy của ngành, cơ quan và đơn vị
trực thuộc
20 Hồ sơ về thành lập, đổi tên cơ quan, đơn vị
21 Hồ sơ điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
22 Hồ sơ về việc chia tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, đơn vị
TT Tên nhóm tài liệu
24 Hồ sơ thực hiện biên chế, lao động, tiền lương
25 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
26 Hồ sơ về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
IV TÀI LIỆU TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
27 Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định về chế độ kế toán
28 Hồ sơ về quản lý ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan
29 Hồ sơ về quản lý ngân sách nhà nước hàng năm của đơn vị
30 Hồ sơ xây dựng chế độ, quy định về giá
31 Hồ sơ về công tác chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản
32 Hồ sơ thanh tra, kiểm tra tài chính của cơ quan
33 Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
V TÀI LIỆU XÂY DỰNG CƠ BẢN
34 Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ
bản của ngành, của cơ quan
35 Kế hoạch, báo cáo đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm, nhiều năm
36
Hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản - Công trình nhóm A
- Công trình ấp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu xây dựng
- Công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt - Công trình được xếp hạng di tích, lịch sử
VI TÀI LIỆU VỀ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ
37 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức
38 Kế hoạch, báo cáo hoạt động khoa học công nghệ năm, nhiều năm
39 Hồ sơ hoạt động của hội đồng khoa học
40 Chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp thành phố trở lên
41 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ
42 Hồ sơ xây dựng triển khai ứng dụng khoa học công nghệ
43 Hồ sơ xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, của cơ quan
VII TÀI LIỆU VỀ HỢP TÁC QUỐC TẾ
44 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế
45 Kế hoạch, báo cáo hoạt động hợp tác quốc tế năm, nhiều năm
46 Hồ sơ về hoạt động thiết lập quan hệ với các địa phương, cơ quan, tổ
chức nước ngoài
47 Hồ sơ về hoạt động gia nhập thành viên các tổ chức quốc tế
TT Tên nhóm tài liệu
VIII TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC THÀNH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI TỐ CÁO
49 Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo
50 Hồ sơ thành tra các vụ việc quan trọng
51 Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại nghiêm trọng
52 Hồ sơ giải quyết các vụ việc tố cáo nghiêm trọng
53 Báo cáo tổng kết hoạt động Thanh tra hàng năm, nhiều năm
IX TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC THI ĐUA KHEN THƢỞNG
54 Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định về công tác thi đua khen
thưởng của cơ quan
55 Hồ sơ hội nghị thi đua khen thưởng
56 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua khen thưởng
57 Hồ sơ khen thưởng các tập thể, cá nhân do Chủ tịch nước và Thủ
tướng Chính phủ khen tặng
X TÀI LIỆU PHÁP CHẾ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
58 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế
59 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế hành năm, nhiều năm
60 Hồ sơ thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật
61 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác
văn thư lưu trữ
62 Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi (loại văn bản quy phạm pháp luật, Quyết định, Chỉ thị, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn)
XI TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ
63 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quản lý các lĩnh vực chuyên
môn nghiệp vụ
64 Hồ sơ hội nghị, hội thảo chuyên môn dó cơ quan chủ trì
65 Kế hoạch, báo cáo về hoạt động chuyên môn hàng năm, nhiều năm
66 Hồ sơ xây dựng, quản lý tổ chức thực hiện các chương trình, dự án
chuyên môn do cơ quan quản lý
67 Hồ sơ kiểm tra thực hiện các dự án, chương trình mục tiêu có liên quan đến hoạt động chuyên môn
XII TÀI LIỆU CỦA CÁC TỔ CHỨC ĐẢNG, ĐOÀN
68 Hồ sơ đại hội Đảng bộ của cơ quan
69 Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết năm/ nhiệm kỳ
Qua nghiên cứu thực tế tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi nhận thấy việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn của lưu trữ học. Tuy nhiên, quá trình vận dụng còn bộc lộ nhiều hạn chế, cụ thể là khi vận dụng các tiêu chuẩn còn quá chú trọng đến tiêu chuẩn tác giả của tài liệu mà chưa chú trọng đến ý nghĩa nội dung của chúng. Theo quan niệm này thì tài liệu của cơ quan có vị trí cao hơn sẽ có giá trị cao hơn nhưng thực tế cho thấy có những tài liệu do cơ quan có vị trí cao hơn hình thành ra những giá trị lại thấp hơn tài liệu của cơ quan cấp dưới. Chẳng hạn các tài liệu của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương gửi UBND, các Sở, ban ngành của thành phố. Đây là nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên, nếu nội dung tài liệu mang tính chất chỉ đạo, liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, bắt buộc phải thực hiện thì sẽ có giá trị cao hơn so với những tài liệu gửi để thông tin, thông báo, lấy ý kiến đóng góp…
Đối với vấn đề xác định thời hạn bảo quản của tài liệu: Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc [50].
Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức sau:
- Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu huỷ.
Mặc dù UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố quản lý (kèm theo Quyết định số 9377/QĐ-UBND). Tuy nhiên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
vẫn đang bảo quản nhiều loại tài liệu được quy định 03 mức bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Ngoài ra còn có nhiều tài liệu không được quy định thời hạn bảo quản hoặc có nhưng quy định thời hạn bảo quản thấp (20 năm).
Ví dụ. - Khối tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng năm 1997 có 393 đơn vị bảo quản không được xác định thời hạn bảo quản
- Khối tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng năm
1998 có 468 đơn vị bảo quản không được xác định thời hạn bảo quản
(Nguồn: Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng năm 1997, 1998)
- Khối tài liệu thuộc phông lưu trữ Ban Chỉ huy Lực lượng Thanh niên Xung kích thành phố Đà Nẵng có tổng cộng 133 đơn vị bảo quản được quy định thời hạn bảo quản là 20 năm
(Nguồn: Mục lục hồ sơ phông lưu trữ BCH Lực lượng Thanh niên Xung kích thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 2001 – 2009)
Về Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị [20].
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
Tại Trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng, Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Trung tâm ra Quyết định thành lập, có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Trung tâm trong việc kiểm tra, đánh giá để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu bảo quản có thời hạn và tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Thành phần Hội đồng xác định