3.6.1. Phân loại tài liệu
Đây là nhóm giải pháp quan trọng nhất để tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Trên cơ sở thực trạng công tác phân loại tài liệu trong thời gian qua, chúng tôi cho rằng việc phân loại khoa học tài liệu cần tiến hành các bước sau:
Một là, cần kiểm tra, xác định lại giới hạn của một số phông lưu trữ như phông lưu trữ HĐTĐKT thành phố Đà Nẵng, phông lưu trữ HĐND thành
phố Đà Nẵng... Chúng tôi cho rằng, muốn tổ chức khoa học tài liệu theo
phông, trước hết phải xác định được giới hạn của phông, tức là xác định thời gian bắt đầu - kết thúc và giới hạn thành phần của tài liệu trong phông. Thời gian bắt đầu của tài liệu là thời gian cơ quan được thành lập và chính thức hoạt động. Thời gian kết thúc là thời điểm cơ quan ngừng hoạt động do các nguyên nhân như chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu... Giới hạn của các phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng hiện nay chủ yếu dựa trên hai yếu tố cơ bản:
Thứ nhất là sự thay đổi, điều chỉnh địa giới hành chính. Ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa IX thông qua Nghị quyết chia và điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng. Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng chính thức được chia tách thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng trực thuộc Trung ương. Sau khi chia tách, hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng ngừng hoạt động. Đồng thời hình thành hệ thống cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Tài liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ năm 1996 trở về trước sẽ được lập thành các phông lưu trữ đóng. Tài liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 được lập thành các phông lưu trữ mở.
Thứ hai là sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Đây cũng là một trong những điều kiện tác động mạnh mẽ đến giới hạn của các phông lưu trữ, là tiền đề để nhiều cơ quan được lập mới hoàn toàn hoặc trên cơ sở chia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu từ những cơ quan, tổ chức cũ.
Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008
của Chính phủ quy định tổ chức các quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
phố được tổ chức, sắp xếp lại. Quá trình thay đổi này dẫn đến sự kết thúc hoạt động của những cơ quan cũ và sự hình thành các cơ quan mới. Tài liệu của các cơ quan cũ được lập thành phông lưu trữ đóng, tài liệu của các cơ quan mới lập thành các phông lưu trữ mở.
Ví dụ: Năm 2008, Sở Thể dục Thể thao thành phố Đà Nẵng sáp nhập với sở Văn hóa Thông tin và sở Du lịch thành sở Văn hóa Thể thao Du lịch. Do thay đổi chức năng nên từ thời điểm chia tách, tài liệu của các sở Văn hóa Thông tin, sở Thể dục Thể thao, sở Du lịch được lập thành các phông lưu trữ riêng. Tài liệu của sở Văn hóa Thể Thao và Du lịch thành phố Đà Nẵng được lập thành phông lưu trữ riêng. Với cách xác định giới hạn phông nêu trên thì hiện nay, kho lưu trữ Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch đang bảo quản tài liệu của 07 phông lưu trữ, đó là:
- Phông lưu trữ sở Văn hóa Thông tin tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng - Phông lưu trữ sở Thể dục Thể thao tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng - Phông lưu trữ sở Du lịch tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
- Phông lưu trữ sở Văn hóa Thông tin thành phố Đà Nẵng - Phông lưu trữ sở Thể dục Thể thao thành phố Đà Nẵng - Phông lưu trữ sở Du lịch thành phố Đà Nẵng
- Phông lưu trữ sở Văn hóa Thể thao và Du lịch thành phố Đà Nẵng Một trường hợp khác, năm 2008, Sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng sáp nhập với Sở Thương mại thành phố Đà Nẵng thành Sở Công thương thành phố Đà Nẵng. Tài liệu của Sở Công nghiệp, Sở Thương mại được lập thành các phông lưu trữ đóng. Tài liệu của Sở Công thương được lập thành phông lưu trữ mở
Trong trường hợp chia tách hoặc sáp nhập một bộ phận của cơ quan này với cơ quan khác thì những tài liệu đã giải quyết xong của bộ phận chia tách được đưa vào phông lưu trữ của cơ quan cũ. Những tài liệu đang giải quyết thì đưa về cơ quan mới để tiếp tục giải quyết, sau đó bổ sung vào phông lưu trữ của cơ quan mới. Đối với những cơ quan đã ngừng hoạt động do chia tách, sáp nhập hoặc do điều kiện đặc biệt khác, sau đó được tái lập nhưng
không thay đổi chức năng nhiệm vụ thì không dẫn đến giới hạn phông. Ngoài các yếu tố kể trên, các yếu tố còn lại như sự thay đổi cơ quan chủ quản, tên gọi hoặc một phần của tên gọi, cơ cấu tổ chức, nhân sự, chủ sở hữu, địa điểm hoạt động đều không ảnh hưởng đến giới hạn phông lưu trữ.
Trên cơ sở của việc xác định giới hạn phông, Trung tâm Lưu trữ cần hướng dẫn cho các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu phân phông được chính xác, khoa học, đảm bảo cho tài liệu giữ các phông không bị phân tán, lẫn lộn. Từ đó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nguyên tắc thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra tìm.
Muốn xác định giới hạn phông được chính xác, ngoài việc nắm vững các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn phông, người làm lưu trữ phải nắm vững Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông. Vì nội dung của Lịch sử đơn vị hình thành phông phản ánh đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức cũng như sự thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ quan hình thành phông lưu trữ. Lịch sử phông là văn bản thể hiện ngày tháng bắt đầu của tài liệu trong phông; thành phần, nội dung, khối lượng cũng như các đặc điểm về tình trạng tài liệu của phông. Đây là những cơ sở quan trọng góp phần nâng cao chất lượng công tác phân loại, giúp cho việc phân phông được chính xác và khoa học ./.
Hai là, giải pháp phân loại tài liệu trong từng phông. Trước hết cần kiểm tra, rà soát lại Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông của các phông lưu trữ hiện có. Trên cơ sở đó điều chỉnh, bổ sung những nội dung
còn thiếu, góp phần hoàn thiện hai loại tài liệu này. Nội dung Lịch sử đơn vị
hình thành phông phải thể hiện được hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập cơ quan; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông; cơ cấu tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức và những thay đổi (nếu có); chế độ công tác văn thư; nguyên tắc lề lối làm việc; ngày tháng năm kết thức hoạt động của cơ quan hình thành phông (nếu có), nguyên nhân kết thúc hoạt động. Nội dung của Lịch sử phông gồm thời gian bắt đầu của tài liệu; thành phần, nội dung và
khối lượng tài liệu trong phông; đặc điểm của tài liệu; ngày tháng kết thúc của tài liệu (nếu có). Đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu nhưng chưa giao nộp tài liệu, cần phải có hướng dẫn nghiên cứu, biên soạn, đảm bảo khi nộp lưu phải có Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông kèm theo.
Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là hai tài liệu quan
trọng, bắt buộc phải có của một phông lưu trữ. Nội dung của của chúng cung cấp thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa tài liệu, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu.
Đối với việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại, trên cơ sở phương án phân loại đã được xây dựng cho các phông, cần tiến hành điểu chỉnh, bổ sung cho phù hợp với cơ sở lý luận và thực tế của tài liệu. Phương án phân loại phải thể hiện được các nhóm tài liệu trong phông. Trật tự các nhóm tài liệu phải được sắp xếp theo các nguyên tắc từ quan trọng đến ít quan trọng, từ cái chung đến cái riêng, từ tổng hợp đến cụ thể…. Khi phân chia các nhóm tài liệu phải lấy vấn đề (nội dung) của tài liệu làm cơ sở quan trọng hàng đầu. Phương án phân loại phải thống nhất, đồng bộ với từng phông trong từng giai đoạn khác nhau và được áp dụng trong suốt quá trình phân loại, hệ thống hóa, thống kê, xây dựng công cụ tra tìm, sắp xếp bảo quản tài liệu trong kho. Với tình hình thực tế hiện nay, việc phân loại tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng hiện nay nên thực hiện theo các phương án sau:
- Phương án Mặt hoạt động – Thời gian, áp dụng đối với phông lưu trữ UBND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và phông lưu trữ UBND TP Đà Nẵng (cũ),
- Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian hoặc Thời gian - Cơ cấu tổ chức, áp dụng đối với phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng,
- Phương án Thời gian - Mặt hoạt động, áp dụng đối với phông lưu trữ UBND TP Đà Nẵng,
- Phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức, áp dụng đối với phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc TP Đà Nẵng, giai đoạn 1997 đến nay,
Khi lựa chọn phương án phân loại cho phông lưu trữ, cần nghiên cứu kỹ thành phần tài liệu của phông. Trong thực tế các phương án phân loại nêu trên chỉ được áp dụng để phân loại đối với khối tài liệu hành chính. Các loại hình tài liệu khác như tài liệu khoa học công nghệ, xây dựng cơ bản, nên nghiên cứu, lựa chọn phương án phân loại phù hợp nhất để đảm bảo cho việc phân loại được thực hiện đúng các nguyên tắc đã đặt ra.
Đối với việc phân loại tài liệu phải thực hiện theo phương án phân loại đã được lựa chọn và xây dựng. Mỗi phương án được lựa chọn sẽ được áp dụng thống nhất trong suốt quá trình phân loại tài liệu của một phông lưu trữ. Khi phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ, nên lấy vấn đề của tài liệu làm đặc trưng chủ yếu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc hệ thống hóa tài liệu phải được thực hiện đồng bộ với phương án phân loại. Có nghĩa là, nếu chọn phương án phân loại nào thì phải hệ thống hóa tài liệu theo phương án đó nhằm đảm bảo tính thống nhất của công tác phân loại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp và bảo quản tài liệu trong kho
3.6.2. Xác định giá trị tài liệu
Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu được xem là nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất. Kết quả của hoạt động này đóng vai trò quyết định chất lượng tài liệu cần giao nộp vào các kho lưu trữ. Từ những cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn, chúng tôi cho rằng muốn làm tốt công tác xác định giá trị tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cần phải thực hiện các giải pháp sau:
Một là, phải nghiên cứu, vận dụng linh hoạt và có sự kết hợp giữa các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học để xác định giá trị của các phông. Trong đó cần lưu ý các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng và tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông để xác định các phông có giá trị hàng đầu. Đây là những phông được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan có vị trí cao nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước cấp thành phố như Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND,
các Sở, Ban ngành…. Việc làm này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp, hệ thống hóa, cố định trật tự sắp xếp các phông, thuận lợi cho việc quản lý, tra tìm và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ.
Hai là, cần kiểm tra, rà soát, sửa đổi, bổ sung danh mục thành phần tài liệu nộp lưu ban hành kèm theo Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31/10/2011 của UBND thành phố. Trong đó phải liệt kê được những nhóm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, gồm những hồ sơ, tài liệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng, vấn đề, sự kiện quan trọng… hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức.
Ba là, hiện nay nhà nước đã ban hành “Bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức”,“Bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” và một số bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên ngành. Trong thời gian tới, Sở Nội vụ thành phố cần sớm tham mưu giúp UBND thành phố chỉ đạo các cơ quan, đơn vị xây dựng bảng Thời hạn bảo quản cho ngành, lĩnh vực của địa phương và các loại bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của UBND quận, huyện, xã, phường làm cơ sở pháp lý để lựa chọn và quy định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức.
Bốn là, đối với tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trước hết cần kiểm tra, rà soát, đánh giá lại giá trị của tài liệu. Trong đó tập trung lựa chọn tài liệu có giá trị, quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng hồ sơ để bảo quản và khai thác sử dụng. Tài liệu hết thời hạn bảo quản, cần thống kê, lập danh mục và tổ chức tiêu hủy theo quy định của nhà nước. Việc quy định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND tỉnh, thành phố được thực hiện theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV
hình thành phổ biến trong hoạt động của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Tài liệu của các cơ quan khác được quy định thời hạn bảo quản
trên cơ sở Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của các ngành Tài chính, Ngân hàng, Hải quan, Tài nguyên Môi trường…
Năm là, cần phải xây dựng quy trình tiêu hủy áp dụng thống nhất cho các cơ quan, tổ chức của thành phố và cả Trung tâm Lưu trữ. Việc làm này nhằm đảm bảo cho việc việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện đúng quy định của nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thanh tra, kiểm tra
Chúng ta cần phải hiểu rằng, mục đích chính của việc xác định giá trị là lựa chọn từ khối tài liệu thu thập được những tài liệu hàm chứa lượng thông tin thật sự có giá trị, có khả năng “trình bày” được tổng thể lịch sử và hoạt