Chúng tôi cho rằng muốn thực hiện tốt công tác thu thập bổ sung tài liệu, trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng cần thực hiện được các giải pháp sau:
Một là, trên cơ sở danh mục số 1 và danh mục số 2, trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ cần tập trung thống kê, xác định chính xác các nguồn nộp lưu. Đối với những cơ quan đã giao nộp tài liệu, cần tiếp tục chỉnh lý, lựa
chọn tài liệu có giá trị, thống kê, bảo quản riêng để tiếp tục gioa nộp vào Trung tâm Lưu trữ thành phố. Đối với các cơ quan chưa giao nộp, cần có kế hoạch hướng dẫn các đơn vị lựa chọn tài liệu để giao nộp theo quy định. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhằm quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ của thành phố, giúp Trung tâm Lưu trữ chủ động trong việc thu thập tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu. Đồng thời giúp cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có kế hoạch và tổ chức lựa chọn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của pháp luật.
Hai là, trong thời gian tới cần nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung danh mục số 01 và danh mục số 02 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Trong đó cần tiến hành rà soát, loại khỏi danh mục những cơ quan, tổ chức đã chia tách, sáp nhập, giải thể, bổ sung những cơ quan được thành lập sau thời điểm ban hành các danh mục trên. Danh mục số 1 phải bao gồm các cơ quan giữ vị trí cao nhất trong tổ chức bộ máy chính quyền Nhà nước của thành phố (Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, UBND và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND); các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc (Bưu điện thành phố, Điện lực, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng nhà nước); các cơ quan trực thuộc Sở có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực chuyên môn (Chi cục Thú y, Chi cục Bảo vệ thực vật...); các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND thành phố quyết định thành lập; các tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội ở thành phố hoạt động bằng ngân sách nhà nước (Hội Nhà báo, Hội liên hiệp Văn học - Nghệ thuật, Hội Chữ thập đỏ, Hội Người khuyết tật...). Danh mục số 2 gồm các cơ quan, tổ chức có vị trí thấp hơn như các tổ chức sự nghiệp, kinh tế tiêu biểu, điển hình trong số các tổ chức thuộc Sở, ngành thuộc thành phố (Thư viện, Bảo tàng, Trung tâm Văn hóa - Thể thao, Bệnh viện đa khoa, Trung tâm Điều dưỡng, Viện Y học dân tộc cổ truyền, Trường Cao đẳng, Trung tâm Giáo dục thường xuyên, Trung tâm Đào tạo nghề, Trường Trung học phổ thông tiêu biểu, điển hình …). Bên cạnh đó, cần nghiên cứu, xem xét bổ sung vào danh mục nguồn
nộp lưu từ các cơ quan, tổ chức cấp quận, huyện, vì theo quy định tại khoản 1,
điều 19, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội có quy định “Lưu trữ
lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử” [32].
Việc bãi bỏ lưu trữ lịch sử cấp huyện đã đặt ra một số nhiệm vụ cấp bách cho công tác quản lý tài liệu của đơn vị hành chính này. Vì vậy, việc bổ sung nguồn tài liệu từ cấp huyện vào danh mục số 1 và số 2 là một việc làm quan trọng, cấp bách hiện nay.
Ba là, hàng năm cần phải xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lựa chọn tài liệu để giao nộp; chuẩn bị cơ sở vật chất, tiếp nhận, phân bổ nguồn tài liệu nộp lưu và thực hiện đầy đủ các thủ tục giao nộp tài liệu.
Bốn là, hiện nay có một khối lượng tài liệu khá lớn của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, giai đoạn 1975 – 1996 đang được bảo quản rải rác tại các kho lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố. Sau khi chia tách tỉnh, các cơ quan chuyên môn cũng chia tách theo, dẫn đến sự hình thành các phông lưu trữ đóng. Đây là khối tài liệu quan trọng phản ánh các mặt hoạt động của tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng trong một giai đoạn khá dài, là nguồn sử liệu quan trọng để biên soạn lịch sử hình thành và phát triển của vùng đất Quảng Nam - Đà Nẵng và của các cơ quan nhà nước trong giai đoạn này. Chúng tôi cho rằng, UBND thành phố cần chỉ đạo các Sở, ban ngành tập trung thống kê nắm số lượng, xây dựng kế hoạch, đầu tư kinh phí, tổ chức thực hiện các biện pháp thu thập khối tài liệu này nhằm hoàn thiện các phông lưu trữ.