Trong công tác lưu trữ, phân loại khoa học là khâu nghiệp vụ trước tiên và quan trọng hàng đầu của quá trình tổ chức khoa học tài liệu. Phân loại tài liệu liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ. Nếu tài liệu trong kho được phân loại khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung (tức là những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [4,37].
Các đặc trưng phân loại tài liệu gồm: thời kỳ lịch sử; ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương; lãnh thổ hành chính; ngành hoạt động. Ngoài ra, còn có các đặc trưng khác như cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động, vấn đề, tên loại, tác giả, địa điểm, thời gian tài liệu…Dù vận dụng đặc trưng nào thì khi phân loại tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc không phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông, đồng thời phải tôn trọng trật tự hình thành tự nhiên của tài liệu.
Ở Việt Nam, việc phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia được thực hiện theo ba giai đoạn, đó là phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam nhằm xác định mạng lưới kho lưu trữ; phân loại tài liệu trong các kho theo phông lưu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ.
Ở Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, việc phân loại tài liệu được thực theo 02 giai đoạn, đó là phân loại tài liệu trong kho lưu trữ theo phông lưu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ. Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy việc phân loại tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng được thực hiện theo các bước sau:
Bƣớc 1. Phân loại tài liệu trong kho lƣu trữ theo các phông lƣu trữ
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân [20].
Theo cách phân loại này thì phông lưu trữ được chia thành 04 loại chủ yếu gồm phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ cá nhân, phông lưu trữ liên hợp và các sưu tập lưu trữ. Trong đó, phông lưu trữ cơ quan chiếm số lượng lớn nhất.
Muốn phân loại phông lưu trữ cơ quan, trước hết phải xác định được giới hạn của phông, tức là xác định thời gian bắt đầu - kết thúc và giới hạn thành phần của tài liệu trong phông. Thời gian bắt đầu của tài liệu được là thời gian cơ quan đơn vị hình thành phông được thành lập và chính thức hoạt động. Thời gian kết thúc là thời gian cơ quan ngừng hoạt động do các nguyên nhân chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu...
Xác định giới hạn phông là cơ sở quan trọng để phân phông lưu trữ, đảm bảo cho tài liệu trong các phông không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo sự toàn vẹn của các phông, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Thực tế, việc xác định giới hạn của một số phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng được thực hiện chưa chính xác. Dưới đây xin trích dẫn một số trường hợp để minh chứng cho nhận định trên:
Trƣờng hợp thứ nhất là đối với phông lưu trữ Hội đồng Thi đua Khen thưởng (HĐTĐKT) thành phố Đà Nẵng, thời gian bắt đầu năm 1983, thời gian kết thúc là năm 2006. Chúng tôi cho rằng cách xác định giới hạn phông
như thế là không đúng, vì năm 1983 là thời điểm thành lập HĐTĐKT tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng. Năm 1996, khi chia tách tỉnh thì cơ quan này cũng phải chia tách thành HĐTĐKT tỉnh Quảng Nam và HĐTĐKT thành phố Đà Nẵng. Như vậy, giới hạn của các phông lưu trữ trên được xác định như sau:
- Phông lưu trữ HĐTĐKT tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng. Thời gian bắt đầu là năm 1983, thời gian kết thúc là năm 1996
- Phông lưu trữ HĐTĐKT thành phố Đà Nẵng. Thời gian bắt đầu là năm 1997, chưa có thời gian kết thúc.
Trƣờng hợp thứ hai là đối với phông lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Phông này được chia thành 02 khối tài liệu là Khối tài liệu HĐND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và thành phố Đà Nẵng, thời gian từ năm 1975 đến năm 2004 và khối tài liệu của HĐND thành phố Đà Nẵng, từ năm 2004 đến 2011. Cách xác định giới hạn phông như trên là không hợp lý vì khi chia tách tỉnh sẽ dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc tỉnh cũ, đồng thời bắt đầu hình thành các cơ quan thuộc tỉnh mới. Theo đó thì khối tài liệu nêu trên phải được phân thành 02 phông gồm Phông lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (phông đóng), thời gian bắt đầu năm 1975, thời gian kết thúc là năm 1996 và Phông lưu trữ HĐND thành phố Đà Nẵng (phông mở), thời gian bắt đầu từ năm 1997, chưa có thời gian kết thúc.
Việc xác định giới hạn một số phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như đã nêu trên sẽ dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông, làm mất đi sự trọn vẹn của tài liệu trong mỗi phông, gây khó khăn cho quá trình tổ chức khoa học tài liệu cũng như quá trình thực hiện các hoạt động khác của công tác lưu trữ.
Bƣớc 2. Phân loại tài liệu trong các phông lƣu trữ
Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành tài liệu như cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động, vấn đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa điểm… để phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản, đến nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ hơn và nhóm nhỏ nhất, mỗi nhóm nhỏ nhất tương ứng với một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.
Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan nhằm đảm bảo cho tài liệu của các phông được tổ chức khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra tìm, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.
Qua tìm hiểu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi nhận thấy công tác phân loại tài liệu trong các phông tại đây chưa được thực hiện một cách khoa học. Dưới đây là một số quan điểm để chứng minh cho nhận định trên như sau:
Một là, đối với việc nghiên cứu biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành
phông và Lịch sử phông. Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông
là lịch sử về tổ chức và hoạt động của cơ quan đã hình thành nên phông lưu trữ và lịch sử khối tài liệu thuộc cơ quan đó. [04,67].
Qua tìm hiểu một số bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông của các cơ quan như: UBND thành phố, Sở Công nghiệp, Ban Chỉ huy Lực lượng Thanh niên Xung kích, Công ty Quản lý các chợ, chúng tôi nhận thấy Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông của các đơn vị này chưa đáp ứng yêu cầu về nội dung, mới khái quát được một số vấn đề về hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập; chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà chưa thể hiện được chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tổ chức cũng như những thay đổi qua từng thời kỳ. Điều đó gây khó khăn cho việc nghiên cứu, lựa chọn và xây dựng phương án phân loại cho các phông lưu trữ. Đồng thời ảnh hưởng đến xác định giá trị, thống kê, tra tìm.
Hai là, đối với việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại. Khi tiến hành phân loại tài liệu bất kỳ phông lưu trữ nào, đều phải xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm
tài liệu trong phông lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là
bản kê các nhóm tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó [04,74]. Phương án phân loại đóng vai trò quyết định chất lượng của công tác phân loại, tạo điều kiện cho việc phân loại tài liệu được nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, còn
giúp cho việc thực hiện các nghiệp vụ khác như: hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ được thuận lợi.
Khi xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cơ quan, việc đầu tiên là lựa chọn phương án phân loại, tức là phải xác định các đặc trưng để phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản và các nhóm lớn, để từ đó tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn. Một phương án phân loại được chọn thường được cấu thành bởi hai đặc trưng chủ yếu. Đặc trưng thứ nhất được vận dụng để phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản. Đặc trưng thứ hai được vận dụng để phân chia tài liệu thành các nhóm lớn. Trong phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan thường có 04 phương án phân loại chủ yếu, đó là:
+ Phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức + Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian + Phương án Thời gian - Mặt hoạt động + Phương án Mặt hoạt động - Thời gian
Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, việc lựa chọn phương án phân loại cho các phông lưu trữ được thực hiện tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của từng phông. Đối với phông lưu trữ của UBND và phông lưu trữ của các cơ quan có cơ cấu tổ chức không rõ ràng như Ban Chỉ huy Lực lượng Thanh niên xung kích thì phương án được chọn là Mặt hoạt động - Thời gian hoặc Thời gian - Mặt hoạt động. Đối với các cơ quan có cơ cấu tổ chức như các Sở, ban ngành thì phương án được chọn là Cơ cấu tổ chức - Thời gian hoặc Thời gian - Cơ cấu tổ chức.
Ba là, đối với việc phân loại tài liệu theo phương án đã được xây dựng. Sau khi lựa chọn và xây dựng được phương án phân loại cho phông, tài liệu được phân loại tài liệu theo trình tự sau:
- Bước 1. Phân chia tài liệu thành nhóm cơ bản, mỗi nhóm cơ bản gồm tài liệu của một năm (giai đoạn) hoặc một lĩnh vực hoạt động hoặc một đơn vị tổ chức tùy theo phương án phân loại được lựa chọn cho phông lưu trữ đó.
- Bước 2. Tiếp tục lấy tài liệu đã được phân loại ở bước 1, phân chia theo đơn vị tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động hoặc thời gian
- Bước 3. Lấy tài liệu đã được phân chia ở bước 2, tiếp tục phân chia theo vấn đề
- Bước 4. Lấy tài liệu được phân loại ở bước 3, phân chia theo công việc, đối tượng, tên loại, tác giả, thời gian…
Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, việc phân loại tài liệu chủ yếu dựa trên đặc trưng tác giả.
Ví dụ:
Trường hợp thứ nhất là đối với phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng, từ 1997 - 2011. Phương án phân loại là Thời gian – Mặt hoạt động. Tuy nhiên khi phân loại, tài liệu được phân chia như sau:
A. TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG
I. Tài liệu của Trung ương Đảng II. Tài liệu của Văn phòng Quốc hội III. Tài liệu của Chủ tịch nước IV. Tài liệu của Chính phủ
V. Tài liệu của Văn phòng Chính phủ VI. Tài liệu của các Bộ
B. TÀI LIỆU CỦA UBND
Tài liệu trong mỗi nhóm trên tiếp tục được phân chia thành các nhóm nhỏ hơn theo tên loại, tác giả, thời gian
Ví dụ. Tài liệu của Chính phủ được phân loại thành các nhóm: - Nghị quyết
- Nghị định - Quyết định - Chỉ thị
Tài liệu của các Bộ, được phân loại theo tác giả
Ví dụ.
2. Bộ Giao thông Vận tải
3. Bộ Kế hoạch Đầu tư
4. ………..
Tài liệu của mỗi Bộ lại được phân loại theo tên loại văn bản. Chẳng hạn tài liệu của Bộ Tài chính được phân loại thành các nhóm như :
- Quyết định - Chỉ thị - Thông tư - Công văn - Thông báo
(Nguồn: Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng năm 1997, 1998, 1999)
Đối với tài liệu của UBND thành phố được phân loại như sau:
I. Nhóm hồ sơ tài liệu về tổng hợp
- Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch nhà nước năm 1997 - Quyết định tặng Bằng khen của UBND thành phố Đà Nẵng
II. Nhóm tài liệu về Kinh tế - tài chính 1. Quản lý ngân sách, tín dụng
- Quyết định quy dịnh về thuế sát sinh trên địa bàn thành phố - Quyết định phê duyệt mức giá, mức thu và các khoản phụ thu - Quyết định quy định các loại giá đất, chuyển quyền sử dụng đất - Quyết định quy định mức thu phí, lệ phí
- Quyết định về việc vốn vay giải quyết việc làm - Quyết định về các vấn đề tài chính khác
2. Quản lý tài sản
- Quyết định chuyển giao, mau bán, trưng dụng và thanh lý tài sản
3. Quản lý doanh nghiệp
- Quyết định về việc của đoàn kiểm tra doanh nghiệp kinh doanh vàng - Quyết định cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư mở rộng
4.1. Công nghiệp
- Quyết định phê duyệt dự án tham dò vật liệu xây dựng
- Quyết định cho phép cấp giấy phép thăm dò khai thác khoáng sản - Quyết định phê duyệt dự án đầu tư mở rộng xưởng sản xuất khăn bông xuất khẩu của Công ty 29-3
- Quyết định đầu tư tàu đánh cá vùng khơi ……….
III. Nhóm hồ sơ tài liệu về văn xã
- Quyết định điều tra cơ bản về dân số
- Quyết định quy định một số chế độ cho người vận động và người thực hiện kế hoạch hóa gia đình
- ………..
(Nguồn: Mục lục hồ sơ UBND thành phố Đà Nẵng năm 1997)
Trường hợp thứ hai là đối với phông lưu trữ Sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng, giai đoan 1997- 2008, được phân loại như sau:
A. TÀI LIỆU CỦA TRUNG ƢƠNG
Nhóm tài liệu này được phân loại như sau : I. Tài liệu của Trung ương Đảng
II. Tài liệu của Văn phòng Quốc hội III. Tài liệu của Chủ tịch nước IV. Tài liệu của Chính phủ
V. Tài liệu của Văn phòng Chính phủ VI. Tài liệu của các Bộ
B. TÀI LIỆU CỦA THÀNH PHỐ
1. Tài liệu của HĐND 2. Tài liệu của UBND
C. TÀI LIỆU CỦA SỞ CÔNG NGHIỆP
1. Tài liệu Kế hoạch – Xây dựng cơ bản 2. Tài liệu quản lý kỹ thuật
4. Tài liệu về quản lý Điện 5 ………..
Nhóm tài liệu của Sở Công nghiệp TP Đà Nẵng được phân loại như sau:
I. Tài liệu về Đầu tƣ – Xây dựng cơ bản 1. Doanh nghiệp nhà nƣớc
1.1. Thành lập doanh nghiệp
- Hồ sơ thành lập, đổi tên, bổ sung ngành nghề của các doanh nghiệp 1.2. Xây dựng cơ bản
- Tập lưu biên bản xét duyệt quyết toán xây dựng cơ bản - Thông báo xét duyệt quyết toán xây dựng cơ bản
- ……….
2. Doanh nghiệp ngoài quốc doanh
- Thông báo cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp - Đơn xin phép thành lập công ty
- Hồ sơ xin thành lập công ty
- Công văn của sở công nghiệp về thành lập doanh nghiệp tư nhân - Hồ sơ xin phép kinh doanh của xí nghiệp Giấy Xuân Hà
- ……….
II. Quản lý kỹ thuật
- Tập tài liệu của Sở Công nghiệp về khoa học kỹ thuật