Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Ủy ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chưa được đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1.2.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện

đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

16

Chương 2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

2.1 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu 24 2.2 Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ 25 2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ

Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

30

2.3.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu 50

Chương 3 Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài

liệu tại Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung

tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

54

3.1.1 Những kết quả đạt được 54

3.2 Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại

Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

3.2.3 Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học

tài liệu

63

3.2.3.2 Phân loại và hệ thống hóa tài liệu 66

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

HĐND UBND TTLT UBHC

: Hội đồng Nhân dân : Ủy ban Nhân dân : Trung tâm Lưu trữ : Ủy ban Hành chính

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ…” qua đó thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn

của tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội

Theo Hiến pháp và luật tổ chức HĐND và UBND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…trong phạm vi địa bàn tỉnh

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động của bộ máy nhà nước cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, nhằm thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước Tài liệu lưu trữ cấp tỉnh là một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước, cần được quan tâm quản lý tốt nhằm góp phần hoàn thiện phông lưu trữ nhà nước và phục vụ cho hoạt động quản lý, các nhu cầu của xã hội

Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện đang quản lý tài liệu của HĐND, UBHC và UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến nay Trong hơn 50 năm hoạt động, Phú Thọ đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tách nhập tỉnh,

số lượng tài liệu được sản sinh ra lớn, đa dạng và phong phú về thành phần và nội dung Hàng năm, Trung tâm phục vụ gần 800 lượt người khai thác, ngoài việc khai thác các văn bản thông thường phục vụ cho công việc chuyên môn

và cho các nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn phục vụ tư liệu cho việc biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử

các sở, ngành, các huyện…, phục vụ rà soát văn bản do Chính phủ, tỉnh qui định từ 1976 đến nay…Như vậy có thể thấy được giá trị của khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, cũng như nhu cầu của các độc giả muốn nghiên cứu, khai thác phục vụ cho các mục đích khác nhau Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chưa được đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị của tài liệu còn mang tính chủ quan làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu; kho tàng hạn chế đã ảnh hưởng đến việc thu thập tài liệu, tổ chức sắp xếp tài liệu, gây khó khăn cho việc thống kê; hệ thống công cụ tra cứu đơn giản đã hạn chế việc tra tìm tài liệu phục vụ độc giả Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần tổ chức tài liệu một cách khoa học, hợp lý, để có thể lưu giữ được những tài liệu có giá trị nhất, phục vụ hiệu quả cho công việc, công tác nghiên cứu của các cán bộ và nhân dân và phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước Xuất phát từ

yêu cầu này, tôi đã chọn đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu

trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ” làm luận văn thạc sỹ của mình

2.Mục tiêu của đề tài

Thứ nhất, khảo sát thực tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, từ đó thấy được những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục

Thứ hai, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề xuất các giải pháp nhằm góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ tổ chức khoa học tài liệu, từ đó phát huy giá trị của tài liệu, phục vụ cho công tác quản lý và các nhu cầu nghiên cứu của xã hội

3 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những qui định của nhà nước và của tỉnh Phú Thọ về tổ chức khoa học tài liệu; các khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học tài liệu và khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc tổ chức khoa học khối tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật từ năm 1945 đến nay thuộc các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu theo các phương pháp sau:

Phương pháp khảo sát thực tế để tìm hiểu về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu Qua khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn trực tiếp các cán bộ hiện đang công tác tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, để hiểu rõ hơn những thuận lợi, khó khăn mà các cán bộ này gặp phải trong quá trình tác nghiệp

Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá những kết quả đạt được khi tiến hành khảo sát thực trạng, từ đó thấy được những ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế

Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng phương pháp lịch sử khi nghiên cứu tình hình tổ chức và phát triển của các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Thọ

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh, nên đã có nhiều đề tài

nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, bài viết, bài nghiên cứu đi sâu trên

cả phương diện lý luận và thực tiễn

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập đến trong cuốn giáo trình

về chuyên ngành lưu trữ: “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm

tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu

Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, vấn đề cụ thể của công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức

khoa học tài liệu nói riêng, thí dụ: “ Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài

liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (chủ nhiệm);

“Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” – Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ

thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở

lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc

Đĩnh (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản cho tài

liệu kế toán trong các cơ quan hành chính sự nghiệp” – Nguyễn Nghĩa Văn

(Chủ nhiệm)…

Một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn chuyên ngành lưu trữ cũng đã đi vào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại một cơ quan cụ thể, thí dụ

như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản

Việt Nam”- Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng” – Vũ Đức Tiến; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải, Hải phòng” – Nguyễn Thùy Diễm; “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc” – Nguyễn Công Trọng; “Tổ chức khoa học tài liệu địa chính ở Trung

“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ UBND Thành

phố Hà Nội”- Lê Thị Thu Hương; “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây – Thực trạng và giải pháp” – Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức Thuận… Những vấn đề nghiên

cứu trong các đề tài về tài liệu lưu trữ cấp tỉnh chủ yếu đi sâu vào từng khâu nghiệp vụ, còn đối với các đề tài tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một cơ quan

cụ thể, đặc biệt là cấp tỉnh trong các luận văn thạc sỹ, khóa luận, báo cáo khoa học, thì chủ yếu tổ chức khoa học tài liệu cho một phông cụ thể, rất ít đề tài nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu cho toàn bộ khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh

Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên các báo, tạp chí

chuyên ngành về lưu trữ cấp tỉnh, thí dụ: “ Vài ý kiến về công tác bổ sung tài

liệu văn kiện trong khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ ban hành chính tỉnh”– Nguyễn Văn Hàm; “Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh” – Lê

Hoàng; “Về việc xây dựng phương án hệ thống hoá hồ sơ tài liệu phông

UBND tỉnh” – Nguyễn Đăng Khải… Tuy nhiên, do vấn đề tổ chức khoa học

tài liệu là vấn đề rộng, nên hầu hết các bài nghiên cứu chỉ đi sâu vào một khâu nghiệp vụ cụ thể

7 Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi nghiên cứu, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau:

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh

- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản qui định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh Phú Thọ

- Các luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành có liên quan đến đề tài

- Các bài viết liên quan trên báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian

8 Bố cục của luận văn

Đề tài được thực hiện gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Trong đó phần nội dung chính được chia làm 3 chương:

Chương I Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Chương đầu nêu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Phú Thọ qua từng thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, trên cơ sở đó nắm được số lượng phông tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm; đồng thời khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng và ý nghĩa của tài liệu

Chương II Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Khảo sát tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ như: thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu để từ đó thấy được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục

Chương III Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Chương 3 tổng kết lại những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên nhân để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Ngoài ra, trong luận văn còn có danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục được đặt sau kết luận để minh họa và làm sáng tỏ hơn các vấn đề chúng tôi đề cập trong đề tài

Để thực hiện đề tài này, ngoài nỗ lực của bản thân, chúng tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của PGS TS Nguyễn Minh Phương trong suốt quá trình làm luận văn Tôi xin gửi lời cảm

ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này

Do hạn chế về trình độ, nên mặc dù rất cố gắng, song luận văn sẽ không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía các thầy cô, các bạn để luận văn đạt chất lượng tốt hơn

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2008

Tác giả

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ UBND TỈNH

PHÚ THỌ

1.1 Vài nét về tỉnh Phú Thọ

Phú Thọ là vùng đất tổ cội nguồn của dân tộc Việt Nam Nơi đây các vua Hùng đã dựng nước Văn Lang – nhà nước đầu tiên của dân tộc Việt Nam Phú Thọ nằm ở cửa ngõ phía Tây Bắc của thủ đô Hà Nội, cách thủ đô Hà Nội

80 km về phía Bắc

Từ năm 1903 (là năm tỉnh có tên Phú Thọ) đến Cách mạng tháng Tám năm 1945, về cơ bản đơn vị hành chính trong tỉnh không có những thay đổi lớn, chỉ có thay đổi tên gọi một số phủ huyện và thêm một số làng xã mới

Ngày 26 tháng 1 năm 1968, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ra Nghị quyết

số 504, quyết định hợp nhất hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ thành tỉnh Vĩnh Phú Thành phố Việt Trì là tỉnh lỵ của tỉnh Vĩnh Phú Việc hợp nhất hai tỉnh Phú Thọ và Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú như vậy là do yêu cầu của việc quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn Miền Bắc đang trên con đường xây dựng chủ nghĩa xã hội và Miền Nam đang đấu tranh chống đế quốc Mỹ Sau khi sáp nhập, Tỉnh Vĩnh Phú có 18 huyện và 1 thành phố và 3 thị xã

Do yêu cầu của sự phân cấp quản lý nhà nước và do yêu cầu của sự phát triển kinh tế xã hội trong giai đoạn mới Ngày 6 tháng 11 năm 1996, Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10 đã thông qua Nghị quyết về việc chia và điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có việc tái lập tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ Tỉnh Phú Thọ chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/1/1997 Tỉnh Phú Thọ được tái lập với diện tích tự nhiên là hơn 3 nghìn

km2, dân số khoảng 1,3 triệu người Toàn tỉnh hiện có 13 huyện, thành, thị

Lập, Sông Thao, Tam Nông, Thanh Thuỷ, Hạ Hoà, Thanh Ba, Đoan Hùng, Lâm Thao, Phù Ninh)

Phú Thọ có địa thế khá thuận lợi về giao thông, với ba con sông lớn là sông Hồng, sông Lô, sông Đà chảy qua, hệ thống giao thông đường sắt Hà Nội – Lào Cai – Côn Minh; đường quốc lộ 2, đường cao tốc xuyên á là đầu nối quan trọng trong giao lưu kinh tế giữa Trung Quốc với Việt Nam và các nước ASEAN Ngoài ra, Phú Thọ còn có các yếu tố khác để phát triển kinh tế-xã hội như con người, tài nguyên, các khu công nghiệp, khu du lịch văn hoá lịch sử Đền Hùng, khu du lịch sinh thái Xuân Sơn…đây chính là cơ sở để phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, góp phần quan trọng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân

1.2 Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Trên cơ sở Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, ngày 24/01/1998 của Ban

Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp; ngày 13/6/1998 Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ đã ra Quyết định số 1224/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, có chức năng giúp Văn phòng và UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tài liệu

lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh theo quy định của Nhà nước

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày15/4/2001; Quyết định số 1224/QĐ- UB ngày 13/6/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ và Quyết định số 2137/1998/ QĐ-UB ngày 3/10/1998 về việc Ban hành quy chế làm việc của Trung tâm

Lưu trữ tỉnh của UBND tỉnh Phú Thọ Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản sau:

* Chức năng của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Trung tâm lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng để tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh

* Nhiệm vụ của Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Căn cứ vào các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành

Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Thực hiện chế độ thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ

và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp trên

Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh

Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bị

và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ của tỉnh

Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý ở Trung tâm lưu trữ tỉnh

Tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ tỉnh

Các qui trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn

Trung tâm lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức xã hội và công dân việc bảo quản tài liệu riêng có giá trị như tài liệu lưu trữ của tập thể và cá nhân, đồng thời tổ chức tiếp nhận những tài liệu quý hiếm khi có tập thể, cá nhân gửi, tặng, bán cho cơ quan lưu trữ tỉnh

* Quyền hạn của Trung tâm lưu trữ tỉnh

Trung tâm Lưu trữ tỉnh được trực tiếp quan hệ với UBND các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành của tỉnh để nắm tình hình về công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời kiến nghị với lãnh đạo về công tác lưu trữ

và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương, đơn vị

Được yêu cầu công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của các huyện, thành thị, các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thực hiện các qui định, các chế độ nguyên tắc của Đảng, Nhà nước, UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Trong trường hợp cần thiết được kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với các vi phạm pháp luật bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia

Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ để các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành thực hiện

Cấp giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu thuộc kho lưu trữ Trung tâm cho các cơ quan, đơn vị và công dân có yêu cầu chính đáng cần nghiên cứu (trừ tài liệu thuộc tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật)

Đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức lưu trữ tỉnh

* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ gồm có:

+ Giám đốc và Phó giám đốc,

+ Các cán bộ của Trung tâm

- Giám đốc Trung tâm: là người trực tiếp điều hành công chức thuộc Trung tâm; tham mưu giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh và quản lý tài liệu, hồ sơ được giao quản lý tại Trung tâm;

- Phó Giám đốc Trung tâm: được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của Trung tâm Thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết công việc của Trung tâm khi Giám đốc đi vắng

- Cán bộ của Trung tâm lưu trữ tỉnh chấp hành nhiệm vụ được phân công, chủ động và phải chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ được giao, hàng tuần báo cáo Giám đốc Trung tâm về tình hình công việc

1.2.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

1.2.2.1 Khối lượng

Theo kết quả khảo sát, thống kê của chúng tôi, toàn bộ số tài liệu hiện

có tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ bao gồm 32 phông bảo quản và có thể chia thành 2 nhóm lớn là: nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh và nhóm phông bảo quản của các sở, ban, ngành trực thuộc

* Nhóm phông bảo quản của các sở, ban, ngành: gồm 29 phông (Phụ lục), phản ánh quá trình hình thành, phát triển trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị hình thành phông từ năm 1945 đến nay Số lượng tài liệu gồm 11.000

hồ sơ được bảo quản trên 18 giá

* Nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh: gồm 3 phông

- Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Phú Thọ (1945 – 1968): đây là

hình thành phông từ khi thành lập đến khi UBHC tỉnh Phú Thọ bị sáp nhập với UBHC tỉnh Vĩnh Phúc thành UBND tỉnh Vĩnh Phú Do chiến tranh ác liệt, phải sơ tán nhiều lần, tài liệu bảo quản chưa tốt dẫn đến bị mất nhiều, nên

số lượng tài liệu giai đoạn này còn lại rất ít, chất lượng tài liệu thấp (bị rách, chữ mờ).Tổng số gồm 1648 hồ sơ

- Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Vĩnh Phú (1968 – 1996): đây là phông đóng, phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi sáp nhập hai tỉnh làm một Tài liệu hình thành trong giai đoạn của cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, hậu quả của chiến tranh + cơ cấu tổ chức luôn thay đổi và chế độ nộp lưu chưa được nề nếp nên tài liệu thiếu, không hoàn chỉnh Tổng số gồm 3530 hồ sơ

- Phông Lưu trữ HĐND - UBND tỉnh Phú Thọ (1997 đến nay): phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi tỉnh được tái lập (năm 1997) đến nay Đây là khối tài liệu hiện đang được bảo quản với khối lượng lớn, tổng số theo thống kê đến năm 2007 là 52.863 hồ sơ

Như vậy, tính tổng số lượng tài liệu của các phông lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm hiện có trên 75.000 đơn vị bảo quản (tương đương 500m giá)

1.2.2.2 Thành phần

Bộ máy cơ quan nhà nước cấp tỉnh bao gồm: Hội đồng nhân dân tỉnh -

cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh -

cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành - là những cơ quan chuyên môn trực thuộc Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, các cơ quan này đã hình thành nên một khối lượng rất lớn tài liệu, phản ánh một cách đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong từng lĩnh vực cụ thể

UBND tỉnh Phú Thọ là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nên

có mối quan hệ về mặt chỉ đạo với các cơ quan cấp dưới; quan hệ giao dịch, phối hợp công tác với cơ quan ngang cấp và thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo của các cơ quan cấp trên

Theo Quyết định số 505/2000/QĐ-UB ngày 9/3/2000 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành qui định quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh Phú Thọ, thành phần tài liệu gồm: bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính các văn bản quản lý nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm, ghi hình; băng đĩa từ… được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành, đoàn thể các hội và các nhân vật nổi tiếng

Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện nay đang bảo quản tài liệu của 32 phông như đã nói ở trên, loại hình tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất đang được bảo quản tại Trung tâm là tài liệu hành chính Ngoài ra có một khối tài liệu xây dựng cơ bản từ 1968 – 1976 với 566 hồ sơ (để trong 68 hộp)

và một khối tài liệu xây dựng cơ bản đang trong quá trình chỉnh lý; tài liệu ảnh có 450 bức ảnh là hoạt động của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, lãnh đạo UBND Tỉnh và tập ảnh thể hiện tội ác của giặc Mỹ trên quê hương Phú Thọ

Hiện nay, các loại hình tài liệu như: điện ảnh, ghi

âm, điện tử, Trung tâm chưa thể tiến hành thu thập do điều kiện bảo quản không đảm bảo, nên những tài liệu này vẫn được lưu giữ tại các cơ quan sản sinh ra chúng như: Đài phát thanh truyền hình Phú Thọ

1.2.2.3 Nội dung

Với chức năng, nhiệm vụ được qui định, Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có trách nhiệm thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan,

tổ chức cấp tỉnh ở nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau Do vậy, nội dung tài liệu phản ánh toàn diện các mặt hoạt động ở địa phương qua các thời kỳ

Giai đoạn 1945-1968 Đây là giai đoạn đất nước đang trải qua 2 cuộc chống Pháp và Mỹ ác liệt, đồng thời cũng là giai đoạn đất nước ta xây dựng

xã hội chủ nghĩa, nội dung của tài liệu lưu trữ tập trung vào các vấn đề quan trọng như vừa tăng cường sản xuất, vừa chủ trương đấu tranh chống cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, nội dung tài liệu phản ánh các hoạt động tài chính, ngân hàng, nội thương, ngoại thương, lương thực thực phẩm, vật giá, quân sự, trị an, toà án, thanh tra, giảm tô, giảm tức, tổ chức chính quyền, lao động, dân tộc, tôn giáo, giáo dục, văn hóa thông tin, y tế, về việc xây dựng chính quyền địa phương, tài liệu phản ánh các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

Giai đoạn 1968-1976 tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của tỉnh Vĩnh Phú phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động như hoạt động của HĐND tỉnh Vĩnh Phú, sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh, tài liệu về chủ trương, chỉ thị phòng chống lụt bão, thuỷ nông, thuỷ lợi, thuỷ văn, tài liệu đề cập đến việc mở rộng và phát triển các nông trường, khai khoáng, định canh định cư , các hoạt động nông nghiệp, xây dựng cơ bản và kiến trúc, giao thông vận tải, bưu điện, tài chính thương nghiệp, nội chính, các hoạt động giáo dục, văn hoá thông tin, y tế, vấn đề về bảo vệ bà mẹ, trẻ em; phản ánh các chủ trương và chương trình hoạt động thể dục thể thao, phát triển khoa học kỹ thuật, chế độ chính sách thương binh xã hội

Giai đoạn từ 1997 đến nay: đây là thời kỳ tái lập lại tỉnh, cơ cấu tổ chức

có sự thay đổi Đối với khối tài liệu hành chính: nội dung tài liệu đề cập đến các mặt hoạt động của cơ quan như các tài liệu về văn hoá xã hội, quản lý tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự, hoạt động tư pháp, công tác quốc phòng, an ninh trật tự, thi đua – khen thưởng…Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật: chủ

yếu là tài liệu về xây dựng cơ bản, gồm các tài liệu về xây dựng các công trình giao thông, xây dựng trụ sở, trường học, nhà máy, các công trình dân dụng

Về cơ bản, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

có những nội dung cơ bản sau:

- Tài liệu có nội dung tổng hợp: bao gồm tài liệu về chủ trương, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, thi đua khen thưởng, ngoại vụ…Nhóm tài liệu này bao gồm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên về việc ban hành chủ trương, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế-xã hội mà UBND tỉnh phải thực hiện Các văn bản do UBND tỉnh ban hành về việc triển khai nhiệm vụ kinh tế-xã hội mà cấp trên giao, các chính sách phát triển kinh

tế, văn hóa, giáo dục, y tế, quốc phòng, an ninh, chỉ tiêu kế hoạch giao cho các huyện; báo cáo của các huyện Đây là nhóm tài liệu quan trọng và có giá trị cao

- Tài liệu nội chính: khối tài liệu này phản ánh các vấn đề về tổ chức chính quyền, quốc phòng, an ninh, tư pháp Tài liệu về tổ chức bộ máy gồm văn bản qui định và hướng dẫn của cấp trên; các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh Tài liệu về tổ chức cán bộ gồm hồ sơ nhân sự, các văn bản về vấn đề sắp xếp, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ Ví dụ: Quyết định số 268/QĐ-UBND ngày 9/3/2008 của UBND tỉnh Phú Thọ về việc nâng bậc lương đợt 1 năm 2008

- Tài liệu về kinh tế- tài chính: đây là nhóm tài liệu quan trọng thể hiện

sự chỉ đạo và thực hiện phát triển kinh tế tài chính của tỉnh về tài chính, ngân hàng, thương mại, du lịch, thuế…

Thí dụ: Báo cáo số 150/BC-UBND ngày 18/12/2007 của UBND tỉnh Phú Thọ về tình hình thực hiện ngân sách năm 2007, dự toán ngân sách năm 2008

- Tài liệu nông nghiệp: phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trong các lĩnh vực cụ thể về trồng trọt, bảo vệ thực vật, chăn nuôi, ngư nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi…

- Tài liệu công nghiệp: gồm các tài liệu về xây dựng, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, điện, nước

- Tài liệu văn hóa, xã hội: là các tài liệu về giáo dục đào tạo, y tế, thể dục thể thao, thông tin, lao động, thương binh xã hội…

1.2.2.4 Ý nghĩa

Với khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu phong phú như đã trình bày ở trên, khối tài liệu hiện đang được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ phản ánh toàn diện các mặt, khía cạnh hoạt động xã hội ở địa phương qua nhiều thời kỳ khác nhau Những tài liệu này rất có ý nghĩa đối với việc khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử,… ở địa phương nói riêng và trên phạm vi quốc gia nói chung

- Ý nghĩa chính trị: Tài liệu được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ

UBND tỉnh Phú Thọ chủ yếu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan lãnh đạo, quản lý chủ chốt ở địa phương Do đó, trong các phông lưu trữ

có nhiều loại tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về việc lãnh đạo, quản lý chỉ đạo điều hành các mặt hoạt động của xã hội ở địa phương Những loại văn bản này chủ yếu là các văn bản của Trung ương như Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ngành và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; Các văn bản của địa phương như Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các

sở, ban, ngành và các tổ chức chính trị, xã hội ở địa phương Trong khối tài liệu đó còn có nhiều hồ sơ tài liệu khác phản ánh về kết quả điều hành và thực hiện các chủ trương, đường lối đó của Đảng, Nhà nước và của tỉnh

Những sự kiện được ghi trong văn kiện Đại hội Đảng bộ, những Nghị quyết, Quyết định, chỉ thị… của Ban chấp hành tỉnh, Đảng bộ, UBND tỉnh qua các thời kỳ, đây là những nội dung được biên tập lại theo quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, vì vậy mà tính khách quan và giá trị của các sự kiện chính trị thể hiện qua các tài liệu lưu trữ này thường cao hơn

- Ý nghĩa kinh tế: Trong thành phần các phông lưu trữ bảo quản ở

Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là tài liệu của các cơ quan có chức năng quản lý kinh tế, các

tổ chức kinh tế ở Trung ương và địa phương Đó là các tài liệu phản ánh về chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế, phản ánh hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của các tổ chức kinh tế ở địa phương

Thực hiện Chỉ thị số 32/1998/CT-TTg ngày 23/9/1998 của Thủ tướng Chính phủ về công tác quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội các tỉnh, thành phố trong cả nước, tỉnh Phú Thọ đã tiến hành nghiên cứu, xây dựng Quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội đến năm 2020 Quy hoạch mới này được nghiên cứu, xây dựng trên cơ sở kế thừa kết quả của quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội năm 1998 Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ đã phục vụ tra tìm tài liệu cho xây dựng quy hoạch, như các tài liệu liên quan đến việc quy hoạch năm 1998, các tài liệu về việc quy hoạch xây dựng trung tâm thương mại, quảng trường, trung tâm văn hoá - thông tin tỉnh, nhà thiếu nhi, sân vận động góp phần giúp cho công tác xây dựng dự án Quy hoạch triển khai nhanh, chính xác, giảm bớt thời gian, nhân lực, kinh phí

trong điều tra, khảo sát đối với việc xây dựng và phát triển các dự án kinh tế ở địa phương

- Ý nghĩa khoa học kỹ thuật: Như đã trình bày ở phần trên, thành

phần tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chủ yếu là tài liệu hành chính, khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật có không nhiều Tuy vậy, trong khối tài liệu hành chính có nhiều hồ sơ về quản lý khoa học kỹ thuật như các hồ sơ về xây dựng giao thông, thuỷ lợi, địa chất, khí tượng thuỷ văn… Như vậy nghiên cứu sử dụng khối tài liệu này có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh giá tổng kết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật ở địa phương, xây dựng các chính sách phát triển khoa học kỹ thuật, nâng cấp, cải tạo và sửa chữa các công trình khoa học kỹ thuật

- Ý nghĩa văn hoá - xã hội: Các tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ UBND

tỉnh Phú Thọ phản ánh mọi mặt hoạt động đời sống xã hội ở địa phương Vì thế, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm có thể phục vụ các mục đích như xây dựng các chính sách văn hoá - xã hội, viết lịch sử hoạt động văn hoá, giáo dục ở địa phương, hoặc có thể phục vụ các công việc cụ thể của các

cơ quan và công dân trong và ngoài tỉnh về các lĩnh vực văn hóa - xã hội Qua

đó tài liệu lưu trữ góp phần vào việc tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hoá, truyền thống cách mạng, cung cấp các tri thức về văn hoá cho các tầng lớp nhân dân

Trung tâm lưu trữ tỉnh là nơi cung cấp các minh chứng xác thực, giúp giải quyết các vụ kiện tụng liên quan đến tranh chấp đất đai, tài sản; hay bản phê duyệt công nhận khu di tích để chứng minh hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải tạo, quy hoạch lại

- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu

trữ UBND tỉnh Phú Thọ góp phần quan trọng trong việc biên soạn lịch sử ngành, địa phương trong tỉnh Phú Thọ Trung tâm đã cung cấp tài liệu cho

việc biên soạn cuốn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch

sử các sở, ngành, các huyện, phục vụ biên soạn hoàn thành cuốn niên giám HĐND tỉnh giai đoạn 1945-2005

- Các ý nghĩa khác: Tài liệu bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND

tỉnh Phú Thọ còn có nhiều ý nghĩa khác như quốc phòng, an ninh, ngoại giao, pháp luật… khối tài liệu này chiếm khối lượng không lớn trong tổng số tài liệu ở các phông lưu trữ Khai thác nghiên cứu những loại tài liệu này có ý nghĩa thiết thực cho các loại công việc như đánh giá tổng kết trong các hoạt động quốc phòng, an ninh, ngoại giao, tư pháp đồng thời với việc xây dựng hoạch định chính sách cho các lĩnh vực này

Tóm lại, tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có ý nghĩa và giá trị về mọi lĩnh vực hoạt động ở địa phương Khối tài liệu này không chỉ có giá trị nghiên cứu, khai thác cho các đối tượng là cơ quan, tổ chức và công dân ở địa phương mà nó còn có giá trị to lớn đối với quốc gia Chính vì vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ việc quản lý và khai thác sử dụng khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại đây là nhiệm vụ hết sức

quan trọng của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯUTRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UBND TỈNH PHÚ THỌ

2.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu

Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ, từ thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, lập hồ

sơ, xác định giá trị tài liệu đến việc xây dựng công cụ tra cứu

Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu chính là tìm ra các biện pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu một cách đầy đủ, xây dựng khung phân loại

việc xác định giá trị tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu giúp cho việc tìm tài liệu nhanh chóng, phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu Thông qua tổ chức khoa học tài liệu, cán bộ lưu trữ sẽ nắm chắc được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ ở các phông hiện đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng

Tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự thiếu, đủ của tài liệu Đối với từng loại tài liệu được phân loại rõ ràng sẽ giúp

cơ quan có biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Tài liệu được sắp xếp khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ

bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả Thể hiện là công việc tra tìm ở nội bộ và mạng Lan diện rộng có thể phục vụ nhiều độc giả cùng khai thác…

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử

và an ninh quốc gia Tài liệu được thu thập đầy đủ có thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu khác Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu, cũng như ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ của cán bộ

Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề cấp thiết đối với các kho lưu trữ nói chung và kho lưu trữ cấp tỉnh nói riêng, đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ phải nhận thức được đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

2.2 Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ

Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ, những văn bản qui định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của các ngành, các cấp được ban hành ngày càng nhiều và dần hoàn thiện, đã đưa công tác lưu trữ phát triển và đạt được những thành tựu đáng kể

2.2.1 Một số qui định của Nhà nước

Ngay từ những năm đầu khi dành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà đã ra sắc lệnh thành lập Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc nằm trong Bộ Quốc gia giáo dục Ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ra bản Thông đạt số 1C/VP về việc cấm tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ tài liệu, khẳng định giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ và đề cao trách nhiệm của mọi viên chức nhà nước phải có ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ

Để kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 102-CP ngày 04/9/1962 thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng để quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước Ngày 18/9/1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142-CP ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Đây là văn bản pháp lý quan trọng qui định một cách hệ thống các khâu nghiệp vụ lưu trữ, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương

Ngày 8/3/1965, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư 09/BT

về tổ chức lưu trữ các Bộ và kho lưu trữ địa phương, đã qui định hệ thống tổ chức lưu trữ tương đối hoàn chỉnh từ Trung ương đến cơ sở

Để quản lý chặt chẽ công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã ban hành

thống nhất đất nước, để đáp ứng yêu cầu phát triển về công tác lưu trữ, ngày 26/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168/HĐBT về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Quyết định này đã khẳng định tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Năm 1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ, khẳng định tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân, do Nhà nước quản lý Pháp lệnh đã đề cập đến các vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ như thu thập

bổ sung, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Để triển khai và cụ thể hoá các qui định của Pháp lệnh, Nhà nước đã ban hành một số văn bản như: Thông tư số 38-BT ngày 10/5/1983 về việc thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia; Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Nhà nước; Thông tư số 221-LT/TC ngày 05/1/1984 về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Lưu trữ Bộ,

Uỷ ban Nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng; Thông tư

số 222-LT/TC hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ UBND tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương

Ngày 27/10/1992 Chính Phủ ban hành Nghị định số 06/CP về việc giao cho Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ quản lý Cục Lưu trữ Nhà nước và Nghị định số 181/CP ngày 09/1/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ Như vậy

từ đây, Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ là cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Quốc gia

Ngày 17/3/1995, Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ đã ra Quyết định số 58/QĐ/TCCP ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Để chấn chỉnh công tác lưu trữ, Thủ tướng Chính phủ ban hành chỉ thị

số 726/TTg ngày 04/9/1997 về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới Chỉ thị này có ý nghĩa quan trọng, góp phần khẳng định vai trò của công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp

Căn cứ vào chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCB ngày 24/1/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp Thông tư đã qui định thành lập các trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các phòng lưu trữ thuộc Văn phòng các Bộ, ngành Trung ương

Trên cơ sở hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã chỉ đạo sát sao, cụ thể hơn công tác lưu trữ ở các cấp trong cả nước, đưa công tác lưu trữ dần đi vào nề nếp

Để tăng cường hơn nữa yêu cầu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong giai đoạn mới, tại phiên họp ngày 04/4/2001, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã chính thức thông qua Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Pháp lệnh đã qui định sự chỉ đạo thống nhất công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt Pháp lệnh mới nêu rõ một số khái niệm Để cụ thể hoá Pháp lệnh, ngày 8/4/2004, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định 111/2004/NĐ-CP qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Nội dung Nghị định đã qui định toàn bộ công tác lưu trữ: đối tượng điều chỉnh, nội dung quản lý công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, qui định thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, qui định các khâu nghiệp vụ lưu trữ…triển khai cụ thể các điều trong

dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Thông tư 46/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Thông tư đã tạo điều kiện cho các cơ quan có cơ sở để xây dựng và bố trí kho lưu trữ chuyên dụng

Ngày 2/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg

về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Với trách nhiệm là cơ quan quản lý ngành, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng đã nghiên cứu xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, như: Công văn số 463-NVĐP ngày 19/12/1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Hướng dẫn số 330-NVĐP ngày 02/8/1996 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Công văn số 118-CLT/NVĐP ngày 02/4/1998 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn nội dung hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm lưu trữ tỉnh; Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Hệ thống văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ đã đề cập đến tất cả các vấn đề của công tác lưu trữ, góp phần đưa công tác lưu trữ phát triển, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ các yêu cầu của xã hội

2.2.2 Các qui định của tỉnh Phú Thọ về công tác lưu trữ

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, qui định, hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, cơ quan cấp tỉnh Phú Thọ cũng đã xây dựng và ban hành một

số văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể:

Ngày 3/10/1998, Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2137/1998/QĐ-UB về việc ban hành quy chế làm việc của Trung tâm lưu trữ Tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ Văn bản đã qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh; trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của Giám đốc, Phó Giám đốc, các cán bộ nhân viên của Trung tâm, đây là văn bản pháp lý quan trọng, thể hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn của một Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh

Để thực hiện quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh Phú Thọ, ngày 9/3/2000 Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ đã ra Quyết định số 505/QĐ-UBND về việc Quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong toàn tỉnh Văn bản qui định việc quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở đơn

vị trực thuộc UBND tỉnh; qui định nội dung các khâu nghiệp vụ như thu thập,

bổ sung tài liệu, xác định giá trị, thống kê bảo quản tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu

Nhằm tạo thuận lợi và cơ sở pháp lý cho việc thu thập tài liệu, ngày 7/6/2000 UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 1340/QĐ-UBND về Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ hàng năm Bản danh mục đã qui định có 53 cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh

Hệ thống văn bản qui định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Phú Thọ được ban hành, là cơ sở giúp cho công tác quản lý lưu trữ dần đi vào nền nếp Tuy nhiên, hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn về lưu trữ của Phú Thọ còn chưa đầy đủ, như chưa xây dựng được bản danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, chưa có văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài

2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

2.3.1 Thu thập và bổ sung tài liệu

Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục của cơ quan, đơn vị đã được xét duyệt để chuyển vào bảo quản

ở các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được nhà nước qui định [13,130]

Nội dung chủ yếu liên quan đến quá trình bổ sung tài liệu: thứ nhất là xác định nguồn bổ sung; thứ hai là xác định thành phần tài liệu phải nộp; thứ

ba là qui định các thủ tục nộp lưu và thực hiện việc chuyển giao theo đúng các yêu cầu, nghiệp vụ

Công tác bổ sung tài liệu liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ; đồng thời vừa là mục đích vừa là hệ quả cuối cùng của quá trình lựa chọn và loại huỷ tài liệu, nhằm đưa tài liệu có giá trị vào bảo quản phục vụ cho khai thác Đó là điều kiện đầu tiên quyết định đến việc hoàn chỉnh các phông lưu trữ được bảo quản tại các phòng, kho lưu trữ của tất cả các cơ quan Nếu không làm tốt công tác này sẽ dẫn đến hệ quả là tài liệu trong phông không phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơ quan, làm mất đi mối quan hệ lịch sử của tài liệu

Theo quyết định số 505/2000/QĐ-UB của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành qui định quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Phú Thọ Nguồn tài liệu nộp vào kho Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ bao gồm: tài liệu của các cơ quan thường trực HĐND, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành,

đoàn thể và các Hội (trừ tài liệu của ngành Công an, Quân sự không phải nộp vào kho của Trung tâm, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương)

Thành phần tài liệu gồm: bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính các văn bản quản lý nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm, ghi hình; băng đĩa từ… được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành, đoàn thể các hội và các nhân vật nổi tiếng

Văn bản cũng đã qui định thời gian cán bộ, công chức phải nộp tài liệu vào lưu trữ của đơn vị là 1 năm kể từ ngày công việc đó kết thúc; Các sở, ban, ngành, đoàn thể, các hội thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc kết thúc phải nộp về kho lưu trữ tỉnh; qui định về việc cán bộ, công chức khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải nộp hồ sơ tài liệu những công việc đã giải quyết xong cho bộ phận lưu trữ, bàn giao hồ sơ tài liệu về những công việc đang giải quyết cho người được phân công tiếp tục công việc đó; hướng dẫn việc thu thập tài liệu của các cơ quan khi sáp nhập hoặc thành lập một cơ quan mới thì tổ chức cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới thành lập phải tiếp nhận

và quản lý tài liệu hồ sơ, cơ quan giải thể trực thuộc cấp nào thì chuyển giao tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ cấp ấy quản lý; trường hợp một cơ quan được tách ra làm 2 hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại cơ quan cũ, cơ quan mới tách ra được sử dụng bản sao; qui định thủ tục giao nhận tài liệu Việc qui định trên là căn cứ pháp lý giúp Trung tâm xác định được thời gian và đối tượng chính xác khi tổ chức tiếp nhận tài liệu vào kho

Để đảm bảo thu thập được đầy đủ, ngày 7/6/2000 UBND tỉnh đã ra quyết định số 1340/QĐ-UB về danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu, theo

đó có tổng số 53 đơn vị là nguồn nộp lưu

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 thì thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh địa phương đã được điều chỉnh là 05 năm Quy định này tạo điều kiện cho hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu càng được thực hiện nhanh, đầy đủ và hoàn chỉnh hơn

Do hạn chế về kho tàng, Trung tâm đã phối hợp với các đơn vị là nguồn nộp lưu chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu trước khi giao nộp, đồng thời

ra quyết định chỉ định các đơn vị nộp theo đợt; thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu thực hiện nghiêm chỉnh theo đúng các quy định về thời gian, thành phần tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm Hiện Trung tâm có 8 cán bộ, Giám đốc quản lý chung, còn các cán bộ khác đều được phân công phụ trách trực tiếp các đơn vị là nguồn nộp lưu, việc phân công cụ thể đã giúp cho cán bộ nắm bắt được sát thực trạng lưu trữ nói chung

và tình hình nộp lưu tài liệu nói riêng của các đơn vị,

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ đã tiến hành thu được khối lượng tương đối đầy đủ thành phần tài liệu phải nộp lưu từ nguồn văn thư và các phòng, ban chức năng trong UBND tỉnh hình thành trong các năm qua Việc thu thập tài liệu này được các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nộp lưu thực hiện khá nghiêm túc, nề nếp theo thời gian kế hoạch công tác hàng năm

Đối với các cơ quan, sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ đã tiến hành thu được tài liệu của 29/49 phông lưu trữ khác nhau (phụ lục kèm theo)

Tính tổng số lượng tài liệu của 32 phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm: khoảng 500 mét giá

Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ thực hiện kiên quyết nguyên tắc không thu nhận tài liệu trong tình trạng tích đống, bó gói Chính vì vậy, chất lượng của tài liệu thu về (đặc biệt từ 1997 đến nay) đều trong tình trạng vật lý tương đối tốt và đều đã được chỉnh lý lập thành hồ sơ ở mức sơ bộ tại

cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Các cán bộ Trung tâm thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra, nhắc nhở các cơ quan thực hiện công tác lập hồ sơ, để tạo thuận lợi cho công tác giao nộp

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, sổ công văn đi - đến, sổ mục lục tài liệu, cán bộ của Trung tâm tiến hành thu tài liệu của các đơn vị Quá trình thu tài liệu, cán bộ Trung tâm kiểm tra, đối chiếu với sổ mục lục, sổ công văn đi đến để đảm bảo thu đúng, thu đủ các tài liệu có giá trị

Trong mỗi lần tổ chức giao nhận tài liệu thì giữa Trung tâm và cơ quan

có tài liệu nộp lưu đều phải tiến hành theo thủ tục sau: lập biên bản giao nhận với sự có mặt của đại diện bên giao nộp tài liệu và đại diện bên nhận tài liệu Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ một bản, một bản gửi Chánh văn phòng và một bản để lưu

Bên cạnh những kết quả tích cực đáng kể đó công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ cũng còn tồn tại không ít hạn chế Mặc dù đã có những quy định khá chi tiết, cụ thể như vậy nhưng trong thực tế công tác này vẫn chưa được tiến hành đầy đủ

Trước hết, việc thực hiện giao nộp tài liệu của các

cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vẫn chưa đảm bảo đủ số lượng theo quy định của Trung tâm (53 cơ quan) Hiện số lượng phông tài liệu thu được mới chỉ

dừng lại ở 29 cơ quan là sở, ban, ngành không kể UBND tỉnh Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này xuất phát từ các lý do sau:

Thứ nhất, nhiều đơn vị là nguồn nộp lưu đã đưa ra lý do là tài liệu hình thành trong hoạt động là các tài liệu chuyên môn nên sẽ tiến hành nộp theo hệ thống ngành dọc về các cơ quan trung ương, để từ chối giao nộp mặc dù đã đến hạn nộp lưu như các đơn vị: Bảo hiểm xã hội tỉnh, các ngân hàng đóng trên địa bàn tỉnh như Ngân hàng Công thương, ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng đầu tư phát triển, các công ty…

Thứ hai, việc tổ chức công tác lưu trữ, lập hồ sơ tài liệu ở các đơn vị nộp lưu chưa được tiến hành tốt nên nhiều cơ quan đã cố tình để tài liệu trong tình trạng chất đống, bó gói khi giao nộp nên trước mắt Trung tâm đang yêu cầu các cơ quan này phải tổ chức chỉnh lý sơ bộ tài liệu của đơn vị mình rồi mới tiến hành thu thập

Thứ ba, ngoài những cố gắng trong việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở, Trung tâm vẫn chưa thể đưa ra các giải pháp mang tính cưỡng chế bắt buộc nào đối với các đơn vị chưa chịu chấp hành quy định Một phần của khó khăn này bắt nguồn từ việc thiếu một hành lang pháp lý trong việc xử lý các đơn vị không tuân thủ các qui định về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung nói riêng

Về chất lượng của nguồn tài liệu nộp lưu của nhiều cơ quan còn chưa đảm bảo: thành phần tài liệu giao nộp còn sơ sài và việc lập hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ mới chỉ ở mức sơ bộ tạm thời, chưa có thời hạn bảo quản

cụ thể Trong tổng số 29 cơ quan giao nộp tài liệu thì có nhiều cơ quan tiến hành giao nộp với thành phần đủ cả tài liệu văn thư và tài liệu chuyên môn

Đó là các cơ quan đã có sự quan tâm tới công tác lưu trữ trong đó có công tác thu thập, chỉnh lý tạo cơ sở chuẩn bị tốt cho việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào

Trung tâm lưu trữ tỉnh như: Sở Tài chính Vật giá, Sở Thương mại và du lịch,

Sở Văn hoá Thông tin và thể thao, Sở Lao động thương binh và xã hội, Sở Giáo dục và Đào tạo… Tuy nhiên còn có cơ quan còn chưa giao nộp tài liệu chuyên môn như Đài phát thanh và truyền hình, Sở khoa học Công nghệ và Môi trường, Thanh tra tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh… điều này cũng do cả yếu

tố khách quan từ phía Trung tâm lưu trữ tỉnh Hiện nay, Tỉnh Phú Thọ chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, do đó một số loại tài liệu mang tính đặc thù như tài liệu phim ảnh, ảnh, ghi âm không thể thu về do điều kiện bảo quản không đáp ứng được

Nhiệm vụ đặt ra cho Trung tâm lưu trữ tỉnh về công tác thu thập nói riêng trong thời gian tới là cần khẩn trương có những biện pháp thích hợp, hiệu quả nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ về số lượng và thành phần tài liệu của các phông theo đúng quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã ban hành

2.3.2 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [3, 37]

Phân loại tài liệu phông lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó [3, 65]

Phân loại tài liệu liên quan chặt chẽ với nhiều khâu nghiệp vụ lưu trữ khác, như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu Trên cơ

sở tài liệu được phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu sẽ tiến hành thuận lợi hơn

Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, phương án phân loại tài liệu cho các phông lưu trữ được xây dựng tương đối hợp lý, cụ thể như sau:

Đối với Phông lưu trữ HĐND - UBHC tỉnh Phú Thọ và phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Vĩnh Phú, đây là hai phông đóng, phương án được áp

dụng là Ngành hoạt động – thời gian Theo phương án đó, tất cả tài liệu

thuộc phông được chia thành 06 khối lớn (mặt hoạt động) và tài liệu của mỗi khối lớn được đưa về từng năm, trong từng năm mỗi khối tài liệu này tiếp tục được sắp xếp theo thứ tự các nhóm nhỏ như sau:

B5 Ngư nghiệp B6 Đất

B7 Khai hoang, định canh định cư

C Khối Công nghiệp

C1 Vấn đề chung C2 Công nghiệp

C3 Thủy Công nghiệp C4 Xây dựng cơ bản, kiến trúc C5 Giao thông vận tải

C6 Bưu điện C7 Vật tư kỹ thuật C8 Lâm nghiệp

D Tài mậu

D1 Tài chính D2 Ngân hàng D3 Nội thương D4 Lương thực – thực phẩm D5 Vật giá

Đ Khối Nội chính

Đ1 Vấn đề chung Đ2 Quân sự Đ3 Trị an Đ4 Toà án – Thanh tra Đ5 Giảm tô - Giảm tức Đ6 Tổ chức chính quyền Đ7 Lao động

Đ8 Dân tộc – Tôn giáo

E Khối Văn xã

E1 Vấn đề chung E2 Giáo dục E3 Văn hoá thông tin E4 Y tế

B5 Ngư nghiệp B6 Đất

B7 Khai hoang, định canh định cư

Trong khối Nông nghiệp nhỏ lại chia ra:

B2 Nông nghiệp

B2.1 Vấn đề chung