C1. Vấn đề chung C2. Công nghiệp
C3. Thủy Công nghiệp
C4. Xây dựng cơ bản, kiến trúc C5. Giao thông vận tải
C6. Bưu điện C7. Vật tư kỹ thuật C8. Lâm nghiệp D. Tài mậu D1. Tài chính D2. Ngân hàng D3. Nội thương D4. Lương thực – thực phẩm D5. Vật giá Đ. Khối Nội chính Đ1. Vấn đề chung Đ2. Quân sự Đ3. Trị an
Đ4. Toà án – Thanh tra Đ5. Giảm tô - Giảm tức Đ6. Tổ chức chính quyền Đ7. Lao động
E. Khối Văn xã
E1. Vấn đề chung E2. Giáo dục
E3. Văn hoá thông tin E4. Y tế
E5. Bảo vệ bà mẹ và trẻ em
Trong các khối trên, tài liệu được chia thành các nhóm lớn, các nhóm lớn lại chia tiếp tục chia thành các nhóm nhỏ hơn cho đến đơn vị nhỏ nhất là hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Ví dụ:
B. Khối Nông nghiệp
B1. Vấn đề chung B2. Nông nghiệp
B3. Thủy lợi, phòng chống lụt bão B4. Lâm Nghiệp
B5. Ngư nghiệp B6. Đất
B7. Khai hoang, định canh định cư
Trong khối Nông nghiệp nhỏ lại chia ra: B2. Nông nghiệp
B2.2. Trồng chọt
B2.2.1. Cây lương thực B2.2.2. Cây công nghiệp B2.3. Chăn nuôi
B2.3.1. Chăn nuôi gia súc B2.3.2. Chăn nuôi gia cầm
Mỗi nhóm nhỏ này sẽ tương đương một hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Trong các hồ sơ, đơn vị bảo quản tài liệu được sắp xếp cố định theo thứ tự thời gian hình thành văn bản, văn bản ban hành trước sẽ được đặt lên trên và văn bản sau sẽ xếp xuống dưới đúng như lý luận lưu trữ đã chỉ ra.
Riêng đối với khối tài liệu của HĐND tỉnh được sắp xếp theo nhiệm kỳ hoạt động của cơ quan này. Khối tài liệu này được chia riêng độc lập với khối tài liệu của UBND tỉnh và được phân loại thành các nhóm lớn sau:
I. Nhóm tài liệu về hướng dẫn, chỉ đạo chung về công tác của HĐND II. Nhóm tài liệu về hoạt động của HĐND tỉnh
1. Tài liệu về bầu cử Quốc hội, bầu cử HĐND các cấp: tỉnh, huyện, xã
Đây là khối tài liệu đủ và nhiều nhất nên xếp theo trình tự hình thành tài liệu trong phông.
2. Hồ sơ các kỳ họp
Vì tài liệu không nhiều nên thường để mỗi kỳ họp lập thành một hồ sơ. Nếu tài liệu có nhiều có thể chia từng loại và sắp xếp lần lượt:
- Các báo cáo của kỳ họp
- Biên bản và nghị quyết kỳ họp
3. Tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của HĐND tỉnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Tài liệu về xét, giải quyết khiếu nại tố cáo của các cơ quan và công dân
5. Tài liệu về hoạt động của HĐND huyện 6. Tài liệu về hoạt động của HĐND xã
Đối với khối tài liệu xây dựng cơ bản giai đoạn 1968 – 1976, hồ sơ được để theo từng huyện. Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy đây hầu hết là tài liệu hành chính.
Thí dụ: tại Hồ sơ số 440, Hộp số 50, Mục lục hồ sơ số 5
Nội dung của Hồ sơ là tập tài liệu duyệt địa điểm và cấp đất xây dựng các công trình ngành Nông nghiệp ở huyện Bình Xuyên từ 1975-1977.
Hay tại Hồ sơ số 446, hộp số 51 là tập tài liệu duyệt địa điểm và cấp đất xây dựng các trường học tại Bình Xuyên từ 1971-1976.
Phông Lưu trữ HĐND - UBND tỉnh Phú Thọ hàng năm vẫn được bổ sung từ nguồn nộp lưu với số lượng tài liệu không nhỏ nên việc phân loại nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu trong phông là vấn đề luôn được Trung tâm Lưu trữ tỉnh quan tâm từ trước đến nay. Từ tính chất và đặc điểm tài liệu trong phông là tài liệu của cơ quan còn đang hoạt động nên phương án phân loại được lựa chọn là phương án
Thời gian - mặt hoạt động. Việc lựa chọn, xây dựng phương án này được thực hiện trên cơ sở dựa vào thực tế nội dung tài liệu trong phông và có sự tham khảo kế thừa trong phương án phân loại Phông UBHC tỉnh trước đó. Vì vậy cách phân chia tài liệu theo các mặt hoạt động lớn trong từng năm thành
06 khối cơ bản cũng như việc tiếp tục phân chia tài liệu trong từng khối cơ bản thành các nhóm tài liệu nhỏ hơn.
Theo phương án phân loại Thời gian - mặt hoạt động đang được áp dụng cho Phông lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, trước tiên tài liệu được đưa về từng năm, tài liệu trong một năm được sắp xếp theo từng mặt hoạt động lớn, tức là theo 06 khối cơ bản:
+ Tổng hợp + Nội chính
+ Tài chính + Nông nghiệp – phát triển nông thôn + Công nghiệp + Văn xã
Trong từng khối tài liệu cơ bản đó tiếp tục được chia thành các nhóm lớn như sau:
I. Khối tổng hợp
1. Vấn đề chung 2. Kế hoạch, thống kê 3. Thi đua - khen thưởng 4. Tập lưu văn bản đi - đến
5. Tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh