- Các ý nghĩa khác: Tài liệu bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ còn có nhiều ý nghĩa khác như quốc phòng, an ninh, ngoại giao,
2.3.1.Thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục của cơ quan, đơn vị đã được xét duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được nhà nước qui định. [13,130]
Nội dung chủ yếu liên quan đến quá trình bổ sung tài liệu: thứ nhất là xác định nguồn bổ sung; thứ hai là xác định thành phần tài liệu phải nộp; thứ ba là qui định các thủ tục nộp lưu và thực hiện việc chuyển giao theo đúng các yêu cầu, nghiệp vụ.
Công tác bổ sung tài liệu liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ; đồng thời vừa là mục đích vừa là hệ quả cuối cùng của quá trình lựa chọn và loại huỷ tài liệu, nhằm đưa tài liệu có giá trị vào bảo quản phục vụ cho khai thác. Đó là điều kiện đầu tiên quyết định đến việc hoàn chỉnh các phông lưu trữ được bảo quản tại các phòng, kho lưu trữ của tất cả các cơ quan. Nếu không làm tốt công tác này sẽ dẫn đến hệ quả là tài liệu trong phông không phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơ quan, làm mất đi mối quan hệ lịch sử của tài liệu.
Theo quyết định số 505/2000/QĐ-UB của UBND tỉnh Phú Thọ về việc ban hành qui định quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Phú Thọ. Nguồn tài liệu nộp vào kho Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ bao gồm: tài liệu của các cơ quan thường trực HĐND, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành,
đoàn thể và các Hội (trừ tài liệu của ngành Công an, Quân sự không phải nộp vào kho của Trung tâm, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương)
Thành phần tài liệu gồm: bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính các văn bản quản lý nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm, ghi hình; băng đĩa từ…. được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành, đoàn thể các hội và các nhân vật nổi tiếng.
Văn bản cũng đã qui định thời gian cán bộ, công chức phải nộp tài liệu vào lưu trữ của đơn vị là 1 năm kể từ ngày công việc đó kết thúc; Các sở, ban, ngành, đoàn thể, các hội thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc kết thúc phải nộp về kho lưu trữ tỉnh; qui định về việc cán bộ, công chức khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải nộp hồ sơ tài liệu những công việc đã giải quyết xong cho bộ phận lưu trữ, bàn giao hồ sơ tài liệu về những công việc đang giải quyết cho người được phân công tiếp tục công việc đó; hướng dẫn việc thu thập tài liệu của các cơ quan khi sáp nhập hoặc thành lập một cơ quan mới thì tổ chức cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới thành lập phải tiếp nhận và quản lý tài liệu hồ sơ, cơ quan giải thể trực thuộc cấp nào thì chuyển giao tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ cấp ấy quản lý; trường hợp một cơ quan được tách ra làm 2 hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại cơ quan cũ, cơ quan mới tách ra được sử dụng bản sao; qui định thủ tục giao nhận tài liệu. Việc qui định trên là căn cứ pháp lý giúp Trung tâm xác định được thời gian và đối tượng chính xác khi tổ chức tiếp nhận tài liệu vào kho.
Để đảm bảo thu thập được đầy đủ, ngày 7/6/2000 UBND tỉnh đã ra quyết định số 1340/QĐ-UB về danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu, theo đó có tổng số 53 đơn vị là nguồn nộp lưu.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 thì thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh địa phương đã được điều chỉnh là 05 năm. Quy định này tạo điều kiện cho hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu càng được thực hiện nhanh, đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Do hạn chế về kho tàng, Trung tâm đã phối hợp với các đơn vị là nguồn nộp lưu chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu trước khi giao nộp, đồng thời ra quyết định chỉ định các đơn vị nộp theo đợt; thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu thực hiện nghiêm chỉnh theo đúng các quy định về thời gian, thành phần tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm. Hiện Trung tâm có 8 cán bộ, Giám đốc quản lý chung, còn các cán bộ khác đều được phân công phụ trách trực tiếp các đơn vị là nguồn nộp lưu, việc phân công cụ thể đã giúp cho cán bộ nắm bắt được sát thực trạng lưu trữ nói chung và tình hình nộp lưu tài liệu nói riêng của các đơn vị,
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ đã tiến hành thu được khối lượng tương đối đầy đủ thành phần tài liệu phải nộp lưu từ nguồn văn thư và các phòng, ban chức năng trong UBND tỉnh hình thành trong các năm qua. Việc thu thập tài liệu này được các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nộp lưu thực hiện khá nghiêm túc, nề nếp theo thời gian kế hoạch công tác hàng năm.
Đối với các cơ quan, sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ đã tiến hành thu được tài liệu của 29/49 phông lưu trữ khác nhau. (phụ lục kèm theo)
Tính tổng số lượng tài liệu của 32 phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm: khoảng 500 mét giá.
Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ thực hiện kiên quyết nguyên tắc không thu nhận tài liệu trong tình trạng tích đống, bó gói. Chính vì vậy, chất lượng của tài liệu thu về (đặc biệt từ 1997 đến nay) đều trong tình trạng vật lý tương đối tốt và đều đã được chỉnh lý lập thành hồ sơ ở mức sơ bộ tại cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Các cán bộ Trung tâm thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra, nhắc nhở các cơ quan thực hiện công tác lập hồ sơ, để tạo thuận lợi cho công tác giao nộp.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, sổ công văn đi - đến, sổ mục lục tài liệu, cán bộ của Trung tâm tiến hành thu tài liệu của các đơn vị. Quá trình thu tài liệu, cán bộ Trung tâm kiểm tra, đối chiếu với sổ mục lục, sổ công văn đi đến để đảm bảo thu đúng, thu đủ các tài liệu có giá trị.
Trong mỗi lần tổ chức giao nhận tài liệu thì giữa Trung tâm và cơ quan có tài liệu nộp lưu đều phải tiến hành theo thủ tục sau: lập biên bản giao nhận với sự có mặt của đại diện bên giao nộp tài liệu và đại diện bên nhận tài liệu. Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ một bản, một bản gửi Chánh văn phòng và một bản để lưu.
Bên cạnh những kết quả tích cực đáng kể đó công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ cũng còn tồn tại không ít hạn chế. Mặc dù đã có những quy định khá chi tiết, cụ thể như vậy nhưng trong thực tế công tác này vẫn chưa được tiến hành đầy đủ.
Trước hết, việc thực hiện giao nộp tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vẫn chưa đảm bảo đủ số lượng theo quy định của Trung tâm (53 cơ quan). Hiện số lượng phông tài liệu thu được mới chỉ
dừng lại ở 29 cơ quan là sở, ban, ngành không kể UBND tỉnh. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này xuất phát từ các lý do sau:
Thứ nhất, nhiều đơn vị là nguồn nộp lưu đã đưa ra lý do là tài liệu hình thành trong hoạt động là các tài liệu chuyên môn nên sẽ tiến hành nộp theo hệ thống ngành dọc về các cơ quan trung ương, để từ chối giao nộp mặc dù đã đến hạn nộp lưu như các đơn vị: Bảo hiểm xã hội tỉnh, các ngân hàng đóng trên địa bàn tỉnh như Ngân hàng Công thương, ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng đầu tư phát triển, các công ty…
Thứ hai, việc tổ chức công tác lưu trữ, lập hồ sơ tài liệu ở các đơn vị nộp lưu chưa được tiến hành tốt nên nhiều cơ quan đã cố tình để tài liệu trong tình trạng chất đống, bó gói khi giao nộp nên trước mắt Trung tâm đang yêu cầu các cơ quan này phải tổ chức chỉnh lý sơ bộ tài liệu của đơn vị mình rồi mới tiến hành thu thập.
Thứ ba, ngoài những cố gắng trong việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở, Trung tâm vẫn chưa thể đưa ra các giải pháp mang tính cưỡng chế bắt buộc nào đối với các đơn vị chưa chịu chấp hành quy định. Một phần của khó khăn này bắt nguồn từ việc thiếu một hành lang pháp lý trong việc xử lý các đơn vị không tuân thủ các qui định về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung nói riêng.
Về chất lượng của nguồn tài liệu nộp lưu của nhiều cơ quan còn chưa đảm bảo: thành phần tài liệu giao nộp còn sơ sài và việc lập hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ mới chỉ ở mức sơ bộ tạm thời, chưa có thời hạn bảo quản cụ thể. Trong tổng số 29 cơ quan giao nộp tài liệu thì có nhiều cơ quan tiến hành giao nộp với thành phần đủ cả tài liệu văn thư và tài liệu chuyên môn. Đó là các cơ quan đã có sự quan tâm tới công tác lưu trữ trong đó có công tác thu thập, chỉnh lý tạo cơ sở chuẩn bị tốt cho việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào
Trung tâm lưu trữ tỉnh như: Sở Tài chính Vật giá, Sở Thương mại và du lịch, Sở Văn hoá Thông tin và thể thao, Sở Lao động thương binh và xã hội, Sở Giáo dục và Đào tạo… Tuy nhiên còn có cơ quan còn chưa giao nộp tài liệu chuyên môn như Đài phát thanh và truyền hình, Sở khoa học Công nghệ và Môi trường, Thanh tra tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh…. điều này cũng do cả yếu tố khách quan từ phía Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay, Tỉnh Phú Thọ chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, do đó một số loại tài liệu mang tính đặc thù như tài liệu phim ảnh, ảnh, ghi âm không thể thu về do điều kiện bảo quản không đáp ứng được.
Nhiệm vụ đặt ra cho Trung tâm lưu trữ tỉnh về công tác thu thập nói riêng trong thời gian tới là cần khẩn trương có những biện pháp thích hợp, hiệu quả nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ về số lượng và thành phần tài liệu của các phông theo đúng quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã ban hành.