IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
3.1.1. Những kết quả đạt đƣợc
Cùng với sự cố gắng của cán bộ lưu trữ, công tác tổ chức khoa học tài liệu đã đạt được những kết quả nhất định.
* Sự chỉ đạo của UBND tỉnh:
Lãnh đạo Uỷ ban đã bước đầu có sự quan tâm đến công tác lưu trữ, bên cạnh việc thực hiện văn bản của cấp trên, cơ quan cũng đã xây dựng và ban hành một số văn bản về công tác lưu trữ; đồng thời cũng đã quan tâm đầu tư kinh phí cho việc nghiên cứu, triển khai một số đề tài khoa học liên quan đến công tác quản lý văn bản và công tác lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. Đây chính là sự quan tâm chỉ đạo ban đầu giúp cho công tác lưu trữ đi đúng hướng.
* Công tác cán bộ:
Thực hiện theo qui định của nhà nước về biên chế cán bộ cho kho lưu trữ tỉnh và được sự quan tâm của lãnh đạo UBND tỉnh, biên chế cán bộ làm lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh đã được bổ sung để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công tác trong giai đoạn mới.
Cán bộ của Trung tâm lưu trữ tỉnh về cơ bản được đào tạo đúng chuyên môn, một số cán bộ chưa đúng chuyên ngành nhưng đã được tham gia các khoá tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ và một số đang học nâng cao trình độ.
Trung tâm cũng đã cử các cán bộ tham gia cáckhoá tập huấn, các hội thảo do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức và có đóng góp bằng các bài tham luận. Cán bộ Trung tâm cũng đã tham gia viết các bài trên các báo với mục đích trao đổi kinh nghiệm làm công tác lưu trữ.
Trung tâm cũng đã tổ chức các khoá tập huấn cho các cán bộ làm lưu trữ của các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành.
* Các khâu nghiệp vụ:
Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu: cơ quan đã ban hành Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh. Do hạn chế về kho tàng, Trung tâm đã tham mưu ra quyết định chỉ định các cơ quan là nguồn nộp lưu đã đến hạn nộp lưu tài liệu để đảm bảo thu được tài liệu đầy đủ, chất lượng, tránh sự quá tải. Cán bộ của Trung tâm cũng thường xuyên đôn đốc các đơn vị nộp lưu phải lập hồ sơ đầy đủ và nộp đúng tiến độ theo qui định. Trung tâm cũng đã kiên quyết trong việc chỉ tiếp nhận tài liệu của các đơn vị đã lập hồ sơ đầy đủ.
Đối với nghiệp vụ phân loại tài liệu: Trung tâm lưu trữ tỉnh đã xây dựng phương án phân loại tài liệu khá hợp lý.
Đối với nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu: Trung tâm đã thực hiện theo văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành về xác định giá trị tài liệu, về cơ bản khối tài liệu trong kho lưu trữ tỉnh đã được đánh giá và xác định thời hạn bảo quản với 3 mức: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời.
Đối với việc xây hệ thống công cụ tra cứu: để phục vụ cho thống kê và tra tìm tài liệu phục vụ khai thác, Trung tâm đã xây dựng mục lục hồ sơ, tuy còn nhiều hạn chế xong công cụ này đã góp phần tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ kịp thời cho các mục đích khai thác sử dụng
khác nhau của các đối tượng. Đặc biệt cơ quan đã xây dựng chương trình số hóa tài liệu và đang được triển khai.