IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
3.2.3.Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu 1 Thu thập và bổ sung tài liệu
3.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu
Hạn chế trong việc thu thập và bổ sung tài liệu đã làm ảnh hưởng nhiều đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ khác, do vậy cơ quan cần có sự quan tâm hơn nữa đến công tác này.
Trước hết để hoàn chỉnh thành phần tài liệu của Trung tâm thì việc thu thập tài liệu còn tồn đọng ở các đơn vị cần tiến hành ngay. Mặc dù danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu lên tới 53 đơn vị nhưng thực tế mới chỉ có 29 đơn vị nộp tài liệu, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ tới sự hoàn thiện của phông lưu trữ.
Căn cứ vào Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu đã được UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành, Trung tâm cần tiếp tục chủ động lập kế hoạch thu thập tài liệu của các cơ quan này.
Trung tâm cần lập quy hoạch, kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ trong các năm tới (ví dụ, từ nay đến năm 2010) trình UBND tỉnh ban hành để có sự chuẩn bị kịp thời về các điều kiện cho việc thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu.
Trong thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu, Trung tâm cần áp dụng các biện pháp chỉ đạo điểm theo nhóm các cơ quan với thứ tự ưu tiên: Cơ quan chia tách, sáp nhập, giải thể (nếu có); Cơ quan có khối tài liệu nhiều; Cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Cơ quan theo hệ thống ngành dọc; Cơ quan là nguồn nộp lưu khác. Việc triển khai công tác thu thập theo hình thức này sẽ giúp Trung tâm kịp thời điều chỉnh những vướng mắc nếu có và rút ra những bài học kinh nghiệm đối với các cơ quan khác sau đó.
Trên cơ sở kế hoạch công tác, xác định các cơ quan cần tập trung tiến hành thu thập để xây dựng dự thảo văn bản trình UBND tỉnh ban hành Quyết định quy định cụ thể về việc phải giao nộp tài liệu cho các cơ quan đó. Biện pháp này sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho công tác thu thập của Trung tâm đối với tất cả các cơ quan có tài liệu nộp lưu.
Trung tâm cần cử cán bộ thường xuyên xuống các cơ quan để kiểm tra, đôn đốc và giúp đỡ lưu trữ các cơ quan trong việc nộp lưu tài liệu vào Trung tâm cũng là một việc làm cần thiết có tác động rất lớn đến việc nâng cao chất lượng cho tài liệu được giao nộp.
Trung tâm cũng cần phối hợp với các cơ quan, ban, ngành mở các lớp tập huấn, hội nghị về công tác nghiệp vụ, trong đó có tập trung về công tác thu thập tài liệu cho các cán bộ lưu trữ. Biện pháp này không chỉ giúp cho các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu có thể chủ động hơn trong việc thực hiện các bước chuẩn bị tốt cho khối lượng tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm mà nó còn có tác dụng nâng cao nhận thức cùng trình độ chuyên môn chung cho các cán bộ lưu trữ, đặc biệt khi phần lớn trong số họ hiện đều là các cán bộ kiêm nhiệm tại cơ quan. Điều đó đồng nghĩa sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lưu trữ tại chính những cơ quan này.
Bên cạnh Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu, cơ quan cũng cần xây dựng danh mục các tài liệu cần giao nộp. Để xây dựng danh mục này cần căn cứ vào công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tỉnh. Thông thường tài liệu cần giao nộp của một cơ quan gồm có: tài liệu tổng hợp, tài liệu chuyên môn.
- Tài liệu về trồng trọt, chăn nuôi: gồm số liệu thống kê, điều tra các loại giống cây trồng, gia súc, gia cầm chủ yếu trên địa bàn huyện, những chỉ đạo, hướng dẫn về kỹ thuật cho các địa phương, hộ kinh tế gia đình
- Tài liệu về lâm nghiệp: gồm tài liệu về quy hoạch phát triển rừng, hồ sơ về giap đất, giao rừng, thực hiện chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc, dự án bảo tồn thiên nhiên Vườn quốc gia Xuân Sơn
- Tài liệu ngư nghiệp: các hồ sơ về việc quy hoạch phát triển các khu nuôi trồng, chế biến thủy sản, số liệu thống kê nuôi trồng thủy sản,…
- Tài liệu về thuỷ lợi: gồm hồ sơ quản lý các công trình thủy lợi, công tác phòng chống bão lụt, thiên tai…
- Tài liệu về chính sách phát triển nông thôn: bản đồ quy hoạch và thực trạng về tình hình thực hiện các chính sách phát triển nông thôn tại các xã, các chính sách khuyến khích, các dự án đầu tư phát triển trên địa bàn các xã…
Như vậy cơ quan cần căn cứ vào từng lĩnh vực mà đơn vị phụ trách để thu thập các loại tài liệu cho phù hợp, có giá trị cao đưa vào bảo quản lâu dài. Việc ban hành văn bản trên chỉ tạo cơ sở pháp lý cho cán bộ lưu trữ thực hiện công việc của mình. Để việc thu thập và bổ sung đạt hiệu quả cao thì sau khi ban hành văn bản cần phổ biến đến các đơn vị đó biết nhiệm vụ của mình và phối hợp thực hiện. Khi đến thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu phải có văn bản để nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị thực hiện cho tốt. Việc giao nộp hàng năm cần tiến hành theo đúng thời gian qui định, tránh tình trạng giao nộp tài liệu lẻ tẻ, phân tán, gây khó khăn cho việc chỉnh lý. Cơ quan cần có hình thức xử lý kịp thời đối với các đơn vị không giao nộp tài liệu, nộp tài liệu không đúng hạn, không đủ, không lập hồ sơ.
Về tình trạng tài liệu, ngoài tài liệu hành chính, cơ quan cần cố gắng thu thập tài liệu đầy đủ các loại tài liệu như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn và một số tài liệu có tính chất chuyên môn khác để làm phong phú thêm thành phần tài liệu của Trung tâm. Để tránh tình trạng tài liệu chưa lập hồ sơ, cơ quan cần có biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn, tuyên truyền nhằm nâng cao ý thức của cán bộ chuyên viên trong việc lập hồ sơ hiện hành.
Như vậy để thu thập và bổ sung tài liệu có sự chuyển biến tích cực, bên cạnh việc ban hành văn bản, sự hướng dẫn cụ thể cũng là điều cần thiết, ngoài ra cũng cần tuyên truyền phổ biến đến từng cán bộ vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ để họ có ý thực tự giác giao nộp tài liệu.
3.2.3.2. Phân loại tài liệu
Tài liệu tại trung tâm đã được chỉnh lý là nhiều đợt, tuy nhiên cơ quan vẫn chưa xây dựng được bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông một cách hoàn chỉnh. Việc biên soạn hai văn bản trên chính là điều kiện tiên quyết cho việc chỉnh lý tài liệu cũng như xây dựng phương án phân loại. Để có thể biên soạn các văn bản này cán bộ lưu trữ cần tham khảo các tư liệu liên quan về đơn vị và về phông tài liệu như sau: Các văn bản quy phạm về việc thành lập, chia tách, sáp nhập… qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành, các văn bản qui định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của cơ quan…
Phương án phân loại tài liệu phù hợp, phản ánh được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tỉnh Phú Thọ qua nhiều thời kỳ. Tuy nhiên, để áp dụng tốt phương án này cần nắm vững đặc điểm tình hình tài liệu và hoạt động thực tế của cơ quan, ngoài ra còn phải chú ý đến một số quy ước sau:
Tài liệu tổng kết hoạt động của năm trước nhưng lại sản sinh vào năm sau thì tài liệu đó đưa về năm trước. Thí dụ: Báo cáo tình hình thực hiện kế
hoạch kinh tế-xã hội trên địa bàn huyện năm 2007 được ban hành vào 09/01/2008 thì đưa về năm 2007
Tài liệu về phương hướng, kế hoạch của năm sau được sản sinh vào cuối năm trước thì đưa về năm sau. Thí dụ: Phương hướng, nhiệm vụ năm 2008 của ngành Du lịch-Thương mại ban hành ngày 24/12/2007 thì sẽ đưa vào năm 2008
Tài liệu về phương hướng, kế hoạch cho một giai đoạn thì đưa về năm đầu của kế hoạch đó, còn tài liệu về báo cáo kết quả thực hiện một giai đoạn thì đưa về năm cuối của giai đoạn đó
Tài liệu báo cáo tổng kết giữa một giai đoạn thì đưa vào năm tài liệu đó được sản sinh ra.
Đây là quy ước buộc phải tuân theo và đòi hỏi cán bộ lưu trữ khi phân loại tài liệu cần chú ý đọc trích yếu nội dung và tên loại văn bản chứ không phải chỉ chú ý tới thời gian ban hành của văn bản đó.
3.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị là một khâu quan trọng của công tác tổ chức khoa học tài liệu, do vậy công việc này cần được tiến hành một cách nghiêm túc, chính xác. Trong xác định giá trị tài liệu thì việc định thời hạn bảo quản cho mỗi đơn vị bảo quản là quan trọng hơn cả. Trong quá trình hoạt động của cơ quan đã sản sinh ra rất nhiều loại tài liệu và các hồ sơ tài liệu đó không phải tài liệu nào giá trị cũng ngang nhau. Vì thế thời gian lưu trữ tài liệu đó không thể bằng nhau mà phụ thuộc vào giá trị của tài liệu và nhu cầu sử dụng chúng. Do đó đặt ra yêu cầu là phải định ra mức thời hạn bảo quản phù hợp để có chế độ bảo quản thích hợp đối với từng loại tài liệu.
Các loại công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phổ biến hiện nay bao gồm: Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu. Trong (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đó công cụ quan chủ yếu và quan trọng nhất là bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cần được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn về xác định giá trị tài liệu. Ngoài ra cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực tiễn hoạt động, tình hình tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản có thể định hai mức độ bảo quản: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
- Thời hạn bảo quản vĩnh viễn được áp dụng cho những hồ sơ, tài liệu phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, những mặt hoạt động cơ bản, chủ yếu, điển hình có tính chất đặc thù của UBND tỉnh, các sở ban ngành. Đây là loại tài liệu phục vụ lâu dài cho cơ quan và có ý nghĩa lịch sử.
- Thời hạn bảo quản lâu dài được áp dụng chủ yếu cho những tài liệu quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan nhưng không có ý nghĩa lịch sử
- Thời hạn bảo quản tạm thời được áp dụng cho các loại tài liệu có giá trị thực tiễn, phục vụ cho họat động quản lý hàng ngày của cơ quan. Thường là những tài liệu có tính chất hành chính, sự vụ, giao dịch thông thường hoặc hoàn thành các tài liệu khác hoặc trùng với những tài liệu được bảo quản ở các đơn vị chức năng, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Do giá trị của các loại tài liệu hình thành trong hoạt động và giải quyết công việc không giống nhau nên cần phải đưa những tài liệu có liên quan với nhau về cùng một vấn đề, sự việc và có giá trị tương đối giống nhau vào cùng một hồ sơ. Hồ sơ đó sẽ có thời hạn bảo quản trùng với thời hạn bảo quản của các tài liệu có trong hồ sơ. Trong trường hợp một hồ sơ mà có nhiều văn bản có giá trị bảo quản khác nhau thì theo nguyên tắc thời hạn bảo quản của hồ sơ đó được tính theo tài liệu có thời hạn bảo quản cao nhất trong hồ sơ.
Thí dụ: Những tài liệu là các kế hoạch, báo cáo… hàng năm và nhiều năm do UBND tỉnh ban hành là những tài liệu phản ánh một cách toàn diện, khái quát nhất tất cả các mặt hoạt động của UBND tỉnh, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, do vậy những tài liệu này cần được bảo quản vĩnh viễn. Còn đối với các kế hoạch, báo cáo tháng, qúy chỉ nên bảo quản thời gian ngắn bởi đó là những tài liệu bị bao hàm.