IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời hạn bảo
quản cho từng loại hình tài liệu trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ khác nhau. [3, 92]
Đây là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng làm cơ sở để quyết định giữ lại hay loại huỷ tài liệu thông qua việc định thời hạn bảo quản chính xác cho nó. Thông qua xác định giá trị tài liệu chúng ta có thể lựa chọn đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ những tài liệu có chất lượng, chứa đựng tiềm năng thông tin có giá trị cao, có khả năng đáp ứng nhu cầu nghiên cứu sử dụng của xã hội.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tiến hành xem xét, tư vấn cho lãnh đạo cơ quan xử lý tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Theo Quyết định số 505/2000/QĐ-UB ngày 9/3/2000 qui định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Phú Thọ đã qui định rõ thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu, cụ thể:
Đối với tài liệu thuộc kho của Trung tâm lưu trữ tỉnh: thành phần gồm Chánh Văn phòng UBND tỉnh là Chủ tịch Hội đồng, cơ quan có tài liệu làm uỷ viên, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ làm uỷ viên
Đối với tài liệu thuộc kho lưu trữ các huyện, thành, thị: thành phần gồm Chủ tịch UBND huyện, thành, thị làm chủ tịch hội đồng, phòng ban hoặc cơ quan có tài liệu làm uỷ viên, phụ trách lưu trữ huyện, thành, thị làm uỷ viên
Đối với tài liệu thuộc kho lưu trữ các cơ quan: thành phần gồm Giám đốc hoặc chức vụ tương đương làm chủ tịch Hội đồng, bộ phận, phòng, ban có tài liệu làm uỷ viên, phụ trách lưu trữ sở, ngành, đoàn thể, hội làm uỷ viên.
Văn bản cũng qui định rõ khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị phải lập biên bản, được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có xác nhận của bộ phận, phòng, ban của cơ quan có tài liệu và trưởng bộ phận, phòng, ban này phải trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.; đồng thời, Hội đồng xác định giá trị tài liệu chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật về quyết định của mình.
Như vậy, việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được phân cấp và qui định rõ thành phần, đối tượng và cách thức tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu.
Trong quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu các phông UBHC tỉnh và UBND tỉnh, Trung tâm đã nghiên cứu căn cứ vào “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu” được ban hành kèm theo Công văn số 25-NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng để xác định giá trị tài liệu cho từng phông. Trên cơ sở đó, các cán bộ tham gia chỉnh lý có thể vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và dựa vào tình hình cụ thể của tài liệu để xác định giá trị cho từng tài liệu một cách với ba mức: vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời.
Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông UBHC tỉnh Phú Thọ, do khối lượng tài liệu còn giữ lại được không nhiều, trong đó có cả tài liệu thuộc diện cấm tiêu huỷ (tài liệu từ 1954 trở về trước), tài liệu hình thành trong những năm sau đó lại nằm trong thời kỳ nước nhà có chiến tranh, chứa đựng những giá trị nghiên cứu lịch sử rất lớn nên việc loại huỷ tài liệu là hạn chế và việc xác định giá trị cho của phông chỉ có 02 loại là bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, không còn tài liệu bảo quản tạm thời vì phông đã kết thúc từ năm 1968. Đồng thời trong khi xác định giá trị tài liệu không áp dụng máy móc về hình thức và nội dung tài liệu để đánh giá, nhiều tài liệu không có dấu
tìm thấy bản khác thay thế. Đó là những điểm lưu ý chung khi tiến hành nhất hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý phông lưu trữ này.
Ví dụ: Tài liệu Khối Tổng hợp
1. Tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn
- Văn bản chỉ đạo các mặt công tác của Tỉnh uỷ, UBHC tỉnh - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
- Tài liệu các cuộc họp thường trực UBHC…
2. Những loại tài liệu giữ lại bảo quản lâu dài
- Những tài liệu về nhân sự - Tập lưu công văn
- Văn bản mang tính hướng dẫn, nhắc nhở từng vụ việc...
3. Những tài liệu hết giá trị
- Công văn đề nghị, xin ý kiến, gửi để biết - Bản nháp, bản thảo
- Hồ sơ nguyên tắc: những văn bản của Trung ương, các Bộ, ngành gửi chung cho cơ quan, các tỉnh.
- Sách học tập, sách báo, tạp chí
Chỉnh lý Phông lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, Trung tâm cũng dựa vào bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của Cục Lưu trữ để làm công cụ cho các cán bộ tham gia công việc thực hiện. Đây là một khối tài liệu mới nên có rất nhiều ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử sau này. Do vậy, trong khi xác định giá trị của tài liệu phải thận trọng, nhiều tài liệu có tính chất tham khảo hoặc bản thảo những chương trình lớn phục vụ việc phát triển kinh tế xã hội tỉnh Phú Thọ, cần căn cứ vào tình hình cụ thể của tài liệu để vận dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định cho phù hợp nhằm giữ lại
những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu thực sự hết giá trị. Vì đây là tài liệu của cơ quan hình thành phông đang hoạt động, tài liệu liên tục được bổ sung hàng năm nên tài liệu trong phông được định thời hạn bảo quản ở cả 03 loại: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời.
Ví dụ: Khối Nông nghiệp
1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài
- Văn bản của Trung ương Đảng, Chính phủ, các bộ, ngành chỉ đạo trực tiếp công tác nông nghiệp tỉnh Phú Thọ.
- Tài liệu của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh hướng dẫn chỉ đạo công tác nông nghiệp tỉnh Phú Thọ.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác nông nghiệp
- Quyết định của UBND tỉnh, Tỉnh uỷ về công tác nông nghiệp.
- Tài liệu của UBND tỉnh, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn về chức năng hoạt động chính của ngành.
- Báo cáo chuyên môn ngành nông nghiệp (báo cáo sản xuất nông nghiệp, báo cáo tình hình lũ lụt, chống úng,...)
- Các báo cáo khoa học của các cá nhân và cơ quan về nông nghiệp. - Tài liệu họp giữa UBND tỉnh với các ngành về công tác nông nghiệp.
2. Tài liệu bảo quản tạm thời
- Hồ sơ nguyên tắc
- Báo cáo ngắn ngày (hàng tuần, tháng,...)
- Công văn trao đổi công tác và những tài liệu có tính sự vụ.
- Tài liệu gửi để biết, giấy mời họp, - Giấy nháp, bản thảo.
Từ kết quả của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, toàn bộ tài liệu của phông UBHC tỉnh Phú Thọ (1945 - 1968) , phông UBND tỉnh Vĩnh Phú (1968-1996), tài liệu của phông UBND tỉnh Phú Thọ (1997 – đến nay) và tài liệu thuộc các phông Sở, Ban, Ngành đã được xác định thời hạn bảo quản.
Qua khảo sát mục lục hồ sơ phông UBHC tỉnh Phú Thọ (giai đoạn 1945-1968), có 1479 hồ sơ được định thời hạn bảo quản là vĩnh viễn và lâu dài; 169 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Đối với phông UBHC tỉnh Vĩnh Phú (giai đoạn 1968-1996) có 3219 hồ sơ được định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tạm thời; 311 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Xác định giá trị tài liệu là một vấn đề rất khó, ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn đòi hỏi người thực hiện công tác phải có kiến thức rộng về nhiều lĩnh vực. Ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, công tác được thực hiện theo xu hướng dựa trên 3 căn cứ là lý luận, hướng dẫn của nhà nước và thực tế tài liệu. Mặc dù vậy, việc định thời hạn bảo quản cho tài liệu vẫn còn mang nặng tính kinh nghiệm, có phần cảm tính của các cán bộ trực tiếp xử lý tài liệu nhất là trong quá trình tham gia chỉnh lý, điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng tài liệu được lựa chọn lưu trữ ở trong một kho lưu trữ cố định.
Nhiều người quan niệm lưu trữ là bảo quản an toàn và giữ gìn bí mật tài liệu. Tỷ lệ tài liệu lưu giữ lại sau khi chỉnh lý, xác định giá trị tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện hơn 50%. Đây là con số rất đáng để các nhà lưu trữ Việt Nam nói chung và Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ quan tâm nghiên cứu.