IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
2.3.4.Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu
Thống kê tài liệu trong lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp và phương tiện để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu; tình hình và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng kho lưu trữ.
Các công cụ thông thường đó là mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ nhập và xuất tài liệu, danh sách phông, hồ sơ phông. Hệ thống công cụ thống kê vừa được sử dụng phục vụ cho công tác thống kê đồng thời cũng là những phương tiện tra tìm phục vụ trong quá trình khai thác tài liệu được thuận tiện.
Căn cứ vào những văn bản chỉ đạo chung của Nhà nước và việc ban hành “Biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm áp dụng cho ngành lưu trữ”; các biểu mẫu tiêu chuẩn dùng cho công tác thống kê như: mục lục hồ sơ, sổ xuất nhập tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành trong các năm qua; UBND Tỉnh Phú Thọ đã ban hành qui định về công tác thống kê tài liệu.
Để có thể cung cấp đầy đủ các số liệu báo cáo thống kê định kỳ theo yêu cầu của Cục Lưu trữ, UBND tỉnh đã chỉ đạo UBND các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành, đoàn thể, các hội thực hiện chế độ thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình; đồng thời yêu cầu các bộ phận lưu trữ phải có sổ thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phòng kho lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ
Thực tế cho thấy, mặc dù đang trực tiếp quản lý số lượng phông lưu trữ khá lớn (32 phông) nhưng công việc thống kê cũng như tra tìm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chủ yếu dựa vào Mục lục hồ sơ.
Nhờ kết quả của các đợt chỉnh lý tài liệu, Trung tâm đã lập 54 quyển mục lục hồ sơ cho 32 phông. Việc thu thập tài liệu từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu trong hai năm qua đã làm tăng thêm số lượng các bản mục lục hồ sơ đưa đến hệ quả trực tiếp là Trung tâm đã tiến hành lập Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ để theo dõi quản lý chặt chẽ số lượng phông tài liệu đang bảo quản. Sổ này hiện thống kê 54 Mục lục hồ sơ của 32 phông lưu trữ . Bên cạnh hai công cụ thiết yếu đó, trong tình hình tài liệu liên tục được thu về và các loại công cụ thống kê khác chưa thể xây dựng thì việc cập nhật các số liệu thống kê trong các bản báo cáo tổng kết công tác lưu trữ hàng năm của Trung tâm cũng sẽ giúp cho UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như cán bộ chuyên môn, những người nghiên cứu... nắm bắt chính xác số lượng, tình hình tài liệu hiện có trong kho bảo quản tại đây.
Cùng với xây dựng các công cụ thống kê, việc thiết lập hệ thống công cụ tra cứu là các những công việc không thể thiếu của Trung tâm nhằm quản lý tài liệu tốt hơn và phục vụ khai thác có hiệu quả hơn. Như vừa nêu ở trên, công cụ thống kê và được sử dụng chủ yếu nhất vào việc tra tìm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ hiện vẫn là các quyển Mục lục hồ sơ. Ngoài Mục lục hồ sơ thì Trung tâm chưa xây dựng được công cụ tra cứu nào khác như các bộ thẻ, sách chỉ dẫn về Trung tâm, sách chỉ dẫn về các phông lưu trữ, sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ theo chuyên đề,...
Lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đầu tư kinh phí cho đề tài “Số hoá kho lưu trữ của văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến nay”, với kinh phí 170 triệu đồng. Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu quy trình, phương pháp hệ thống hoá tài liệu, biên mục thông tin trước khi số hoá tài liệu; Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hoá tài liệu lưu trữ, xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu tra tìm tài liệu; xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả một
cách nhanh chóng, không phải sử dụng tài liệu gốc, góp phần bảo quản an toàn và nâng cao tuổi thọ của tài liệu; trên cơ sở đó chuyển giao công nghệ tới các kho lưu trữ của các sở, ban, ngành, huyện, thị trên địa bàn tỉnh.
Nội dung nghiên cứu của Đề tài là: nghiên cứu cách thức số hoá tài liệu, đưa vào lưu trữ trong các hệ thống máy tính để phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tra tìm tài liệu; Sắp xếp danh mục tài liệu theo từng mức thông tin (cấp 1, cấp 2), biên mục và xây dựng các cơ sở dữ liệu về các hồ sơ và văn bản; Điều tra, khảo sát các quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ và đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng phục vụ công tác quản lý tài liệu và khai thác sử dụng; xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng; đưa danh mục tài liệu đã được tin học hoá vào khai thác sử dụng trên diện rộng thông qua cổng thông tin điện tử của tỉnh.
Đề tài được nghiệm thu năm 2005, nhưng việc triển khai còn chậm, nguyên nhân do trình độ của cán bộ, do cơ sở vật chất để thực hiện số hoá còn hạn chế.
Những tồn tại, hạn chế về hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ở Trung tâm gây hạn chế đáng kể đến việc giới thiệu, thông tin về tài liệu lưu trữ, tra cứu tài liệu lưu trữ và có thể coi đây là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, làm giảm kết quả hoạt động chung của cơ quan.
Từ những kết quả nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, chúng tôi xin rút ra những ý kiến nhận xét, đánh giá chung như sau:
Tóm lại, công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ nói chung đã đạt được một số kết quả nhất định: đã xây dựng được văn bản mang tính chất chỉ đạo chung đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ toàn
tỉnh, tập trung thu được khối lượng tài liệu khá lớn từ các nguồn nộp lưu, đã tiến hành chỉnh lý phần lớn số tài liệu trong kho, xây dựng công cụ tra cứu, việc ứng dụng các phần mềm tin học vào công tác lưu trữ đã được triển khai,...
Tuy vậy, mặc dù lãnh đạo tỉnh đã quan tâm hơn đến công tác lưu trữ, nhưng chưa có được sự chỉ đạo, biện pháp để nâng cao nhận thức của các cán bộ làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ thấy được giá trị của tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; chưa chỉ đạo xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng để đảm bảo thu được đầy đủ tài liệu, làm phong phú thêm nội dung và thành phần tài liệu trong kho lưu trữ tỉnh; cần sớm bổ sung, xây dựng các văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ như: xây dựng bản danh mục hồ sơ ở các đơn vị là nguồn nộp lưu, văn bản hướng dẫn các cán bộ làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ lập hồ sơ, nghiên cứu các xây dựng các loại công cụ hướng dẫn cho công tác xác định giá trị tài liệu, xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tỉnh…; đẩy nhanh việc triển khai đề tài số hoá tài liệu, tiến tới tin học hoá công tác lưu trữ để đảm bảo nâng cao hiệu quả công việc thống kê, tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Do vậy, việc nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, chỉ ra những ưu điểm, tồn tại và những nguyên nhân của nó là điều hết sức cần thiết. Đây là cơ sở để chúng tôi đề ra các giải pháp cho việc tiến hành tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm như sẽ được trình bày ở chương dưới đây.