IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
3.1.2.Những hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Phú Thọ cũng bộc lộ những hạn chế cần khắc phục:
* Sự chỉ đạo của UBND tỉnh:
Lãnh đạo tỉnh đã chỉ đạo xây dựng các văn bản quản lý về lưu trữ trên địa bàn tỉnh, nhưng trong giai đoạn hiện nay văn bản đó cần được điều chỉnh và bổ sung. Thí dụ: văn bản của tỉnh qui định các cơ quan là nguồn nộp lưu, sau 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc kết thúc, phải nộp vào kho lưu trữ tỉnh, nhưng thực tế theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thì thời hạn được điều chỉnh là 5 năm. UBND tỉnh cũng chưa chỉ đạo xây dựng những văn bản cụ thể hóa và hướng dẫn chi tiết cho các sở, ban ngành, các huyện trong quá trình triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. Thí dụ: bản Danh mục thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh, bảng kê tài liệu, tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Sự quan tâm của lãnh đạo đối với việc đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng còn hạn chế, dẫn đến việc không duyệt cấp kinh phí cho việc đầu tư trang thiết bị, mở rộng kho tàng.
* Công tác cán bộ:
Có một số cán bộ không được đào tạo đúng chuyên ngành, chỉ được tập huấn các lớp ngắn hạn về công tác lưu trữ, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ. Theo quyết định qui định các đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu thì hiện có 53 đơn vị, được phân
cho 7 cán bộ, như vậy trung bình mỗi cán bộ sẽ trực tiếp quản lý 7 đến 8 đơn vị, với trình độ hiện tại của một số cán bộ sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu công việc; đồng thời trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, đặc biệt là lập hồ sơ, xác định giá trị của tài liệu sẽ rất khó khăn, làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của tài liệu và công tác lưu trữ.
* Các khâu nghiệp vụ:
Đối với nghiệp vụ thu thập và bổ sung tài liệu: Mặc dù đã ban hành bản Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, nhưng tài liệu của nhiều đơn vị chưa được nộp về kho lưu trữ tỉnh (chỉ thu được 32/53 đơn vị), một mặt là do sự thiếu kiên quyết trong chỉ đạo, kho tàng hạn chế, mặt khác các đơn vị tổ chức này không có ý thức tự giác. Việc thu thập tài liệu của các đơn vị, Trung tâm lưu trữ tỉnh dựa trên cơ sở bản Danh mục mẫu của Cục Lưu trữ và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị nộp lưu, điều này có thể làm ảnh hưởng đến việc thu đúng, thu đủ tài liệu, ảnh hưởng đến sự hoàn chỉnh của phông lưu trữ, đến công tác tổ chức khoa học tài liệu. Tài liệu thu về hầu hết chỉ lập hồ sơ dưới dạng sơ bộ hoặc chưa lập hồ sơ. Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông rất sơ sài, ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu.
Đối với công tác phân loại tài liệu: còn có sự nhầm lẫn khi chỉnh lý tài liệu, do có nhiều vấn đề gần giống nhau hoặc có những vấn đề do nhiều cơ quan cùng giải quyết, hoặc do tách, nhập đơn vị.
Đối với công tác xác định giá trị tài liệu: cơ quan chưa xây dựng được công cụ hướng dẫn xác định gía trị tài liệu nên việc xác định giá trị tài liệu mới chỉ dừng lại ở mức qui định thời hạn bảo quản cho tài liệu là vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, chưa qui định số năm cụ thể. Như vậy sẽ không biết khi nào tài liệu hết giá trị để loại hủy, để dành kho tàng cho tài liệu mới. Nhiều hồ sơ,
tài liệu trong hồ sơ có giá trị không đồng đều nên khi định thời hạn bảo quản cho hồ sơ không chính xác. Đây là vấn đề mà lưu trữ nhiều cơ quan gặp phải. Đối với việc thống kê và xây dựng công cụ tra tìm: Do hạn chế về kho tàng, nên việc sắp xếp tài liệu trong kho không theo thứ tự lần lượt, mà sắp xếp để cán bộ lưu trữ dễ tra tìm khi phục vụ khai thác. Cách sắp xếp như vậy sẽ ảnh hưởng đến công tác thống kê, tra tìm khi số lượng tài liệu ngày càng nhiều; đồng thời ảnh hưởng đến việc tiếp nhận khối tài liệu đối với các cán bộ kế cận. Công cụ tra tìm của Trung tâm lưu trữ tỉnh là Mục lục hồ sơ, đã làm hạn chế hiệu quả của công tác khai thác sử dụng tài liệu của cả cán bộ lưu trữ và đối tượng đến khai thác.