IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
3.2.3.4. Xây dựng công cụ tra cứu
Xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giới thiệu đầy đủ và toàn diện về thành phần nội dung cũng như ký hiệu tra tìm, phục vụ nhanh chóng cho việc sử dụng tài liệu. Qua khảo sát, chúng tôi thấy công cụ tra cứu tài liệu của Trung tâm là Mục lục hồ sơ. Hiện nay, Trung tâm đã ứng dụng công nghệ thông tin để số hoá tài liệu, xong đây là công việc đòi hỏi có thời gian và cần được đầu từ trang thiết bị máy móc cũng như đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tra tìm thì xây dựng các công cụ tra cứu bằng các bộ thẻ và cơ sở dữ liệu là phương pháp mang lại hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu cao hơn là tra tìm theo mục lục hồ sơ. Việc xây dựng bộ thẻ tra tìm không phụ thuộc vào trật tự sáp xếp của các hồ sơ trong kho, giúp tìm kiếm tài liệu xuyên phông, đến nhiều phông và các khối tài liệu trong kho. Bộ thẻ có khả năng tập hợp được các hồ sơ của một vấn đề, giúp cho việc tra tìm tổng hợp được nhanh chóng. Có thể tiến hành xây dựng các bộ thể chuyên đề, tác giả, các vấn đề cụ thể.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là cần thiết, giúp tra tìm, thống kê tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện, muốn vậy cần xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Xây dựng cơ sở dữ liệu và đưa vào sử dụng, phục vụ trong nội bộ, trong phạm vi cả nước để cùng khai thác
nguồn tư liệu quý giá sẽ góp phần phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, chia sẻ nguồn lực thông tin và tránh lãng phí trong việc tìm kiếm thông tin.
KẾT LUẬN
Là một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, UBND tỉnh Phú Thọ đã và đang sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn, phản ánh những kết quả đạt được trong các mặt hoạt động cụ thể. Những tài liệu này cần phải được tổ chức một cách khoa học nhằm tạo điều kiện cho khai thác, sử dụng lâu dài phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và các nhu cầu khác. Đây là một nhiệm vụ quan trọng mà cơ quan cần thực hiện tốt.
Trên thực tế, công tác tổ chức khoa học tài liệu tại UBND tỉnh Phú Thọ bên cạnh những thuận lợi và một số kết quả đã đạt được còn nhiều hạn chế cần khắc phục, như trong khâu thu thập và bổ sung tài liệu,phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu. Do vậy tôi cũng đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần khắc phục một số hạn chế mà lưu trữ cơ quan đang gặp phải. Để thực hiện tốt các giải pháp trên, đòi hỏi phải có sự quan tâm nhiều hơn của lãnh đạo đối với công tác văn thư-lưu trữ. Việc tuyên truyền phổ biến vai trò, tác dụng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với toàn thể cán bộ công nhân viên làvô cùng quan trọng. Ngoài ra cần tăng cường ban hành và phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc, cần coi công tác tổ chức khoa học tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện tốt hàng năm. Để có thể thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ thì đòi hỏi cán bộ lưu trữ cần có trình độ chuyên môn, thường xuyên được bồi dưỡng để nâng cao trình độ, có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu công việc. Cơ quan cũng cần đầu tư thêm kinh phí để mở rộng kho lưu trữ, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản. Đặc biệt cơ quan cần nhanh chóng đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lưu trữ nhằm tạo ra sự chuyển biến tích cực hơn.
Đề tài được xây dựng trên cơ sở tính cấp thiết của việc tổ chức khoa học khối tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ, nhằm phát huy giá trị của khối tài liệu và góp phần củng cố công tác lưu trữ. Đề tài đã đưa ra hai nhóm giải pháp: giải pháp chung đối với các cơ quan quản lý và giải pháp cho từng khâu nghiệp vụ.
Đề tài thực hiện thành công sẽ góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ về giá trị của tài liệu, về những hạn chế và nguyên nhân để sớm khắc phục, đưa hoạt động lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả.
Mong rằng những giải pháp đưa ra sẽ góp phần đưa công tác lưu trữ tại tỉnh Phú Thọ sẽ ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.