IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
3.2.2.Đối với UBND tỉnh và Trung tâm lƣu trữ tỉnh 1 Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng văn bản
3.2.2.1. Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng văn bản
UBND Tỉnh cần tiếp tục quan tâm và ban hành nhiều hơn nữa những văn bản quy định chế độ lưu trữ trên cơ sở các văn bản pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, đặc biệt là văn bản qui định các chế tài xử phạt đối với các trường hợp cố tình vi phạm nhằm tăng tính bắt buộc, khả thi thực hiện cho văn bản. Bên cạnh việc phổ biến và thực hiện những hướng dẫn về nghiệp vụ, những chỉ đạo nghiệp vụ cụ thể về công tác lưu trữ, UBND tỉnh cần có ý thức, trách nhiệm hơn trong việc ban hành các
văn bản về công tác lưu trữ, phù hợp với thực trạng công tác lưu trữ tại địa phương. Trung tâm lưu trữ cần nhanh chóng xây dựng để trình lãnh đạo ban hành một số văn bản còn thiếu như: văn bản hướng dẫn lập hồ sơ, danh mục hồ sơ tài liệu cần giao nộp hàng năm, bảng kê tài liệu... bởi đây là cơ sở quan trọng để các cán bộ trung tâm lưu trữ tỉnh, cán bộ lưu trữ của các cơ quan là nguồn nộp lưu bổ sung tài liệu một cách đầy đủ và chính xác.
UBND Tỉnh cần tập trung chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu để chuẩn bị cho việc tiến hành nộp lưu nhằm giảm gánh nặng cho công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, tránh tình trạng tài liệu chất đống không thể tra cứu, sử dụng khi thu về. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ Tỉnh và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Nhà nước tỉnh thực hiện nghiêm chỉnh việc giao nộp hồ sơ khi đến hạn nộp lưu. Thực hiện công tác này chính là đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu, không để tình trạng tài liệu của các phông lưu trữ cơ quan thuộc nguồn nộp lưu trong tỉnh đang bị quản lý phân tán như hiện nay.
Ngoài ra, UBND tỉnh cũng cần tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư-lưu trữ để các đơn vị có sự cố gắng.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ cần tiến hành thường xuyên kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc trong việc chấp hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các nghiệp vụ lưu trữ: bổ sung tài liệu, thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu đã được quy định, áp dụng thống nhất.