IV. Khối Nông nghiệp Phát triển nông thôn
3.1.3.Nguyên nhân
Những tồn tại chủ yếu hiện nay trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Phú Thọ là do một số nguyên nhân sau:
Thứ nhất, công tác lưu trữ chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng, nên công tác này chưa được coi là một nhiệm vụ có tính chất cơ yếu trong hoạt động của cơ quan. Việc ban hành văn bản về công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Công tác kiểm tra, hướng dẫn, giám sát các đơn vị trong việc lập hồ sơ, giao nộp tài liệu không được thực hiện thường xuyên. Nhận thức của cán bộ, chuyên viên tại các phòng ban chuyên môn chưa cao nên họ chưa ý thức được trong việc lập hồ sơ, giữ gìn hồ sơ và giao nộp tài liệu. Chỉ trên cơ sở tài liệu được giao nộp đầy đủ, công tác tổ chức khoa học tài liệu mới có thể tiến hành tốt được.
Thứ hai, các văn bản về công tác lưu trữ còn ít. Một số văn bản như: hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ sơ tài liệu cần giao nộp hàng năm, bảng thời hạn bảo quản tài liệu… chưa được xây dựng và ban hành. Do
vậy cán bộ lưu trữ không có căn cứ để tiến hành công việc, do đó hiệu quả tiến hành các khâu nghiệp vụ không cao.
Thứ ba, trình độ nghiệp vụ cũng như số lượng cán bộ lưu trữ ở các cơ quan còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra. Rất nhiều cơ quan trong tỉnh vẫn chưa bố trí các cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, hiện vẫn do các cán văn thư kiêm nhiệm. Điều này thể hiện rõ nhất qua thực trạng tài liệu chỉ được xếp gọn vào các cặp, hộp mà không được lập hồ sơ công việc tại cơ quan. Chỉ đến khi được Trung tâm hướng dẫn chỉ đạo, đôn đốc việc giao nộp tài liệu thì một số các cơ quan này mới tiến hành công tác chỉnh lý ở mức sơ bộ với số lượng nhỏ trước khi bàn giao mà thôi. Ý thức trách nhiệm của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu trong việc chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào lưu trữ tỉnh còn rất thấp. Tình trạng này cũng có nguyên nhân lớn từ sự thiếu quan tâm đúng mức của nhiều lãnh đạo các cơ quan đối với công tác lưu trữ nói chung. Đây vẫn đang là một khó khăn rất lớn với Trung tâm trong việc thu thập bổ, sung tài liệu lưu trữ.