Quản trị tiền mặt - Thực trạng và giải pháp ở Công ty Việt Hà

Do đó, hoạt động quản trị tiền mặt được coi là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp.. Dự kiến đóng góp của luận văn - Về mặt lý luận, luận văn một tro

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

TRẦN HOÀ BÌNH

QUẢN TRỊ TIỀN MẶT - THỰC TRẠNG

VÀ GIẢI PHÁP Ở CÔNG TY VIỆT HÀ

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN THỊ THÁI HÀ

HÀ NỘI - 2010

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.2 Dự báo dòng chi tiền mua nguyên vật liệu 35

Bảng 1.5 Bảng phân tích lưu chuyển tiền tệ trong các lĩnh vực 45 Bảng 2.1 Kết quả SXKD của Công ty Việt Hà giai đoạn 2006 –

Bảng 2.5 Bảng kế hoạch chi phí tiền lương, tiền thưởng 73 Bảng 2.6 Bảng tổng hợp tình hình thực hiện các dự án 74 Bảng 2.7 Bảng tổng hợp kế hoạch thu chi tiền mặt 75 Bảng 2.8 Báo cáo chi tiết công nợ phải thu nước Opal 76 Bảng 2.9 Báo cáo tình hình thanh toán công nợ phải trả 77 Bảng 2.10 Bảng báo cáo tiền mặt tồn trữ và các khoản đầu tư,

DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Số hiệu hình

Hình 1.1 Các yếu tố của bảng cân đối kế toán 7 Hình 1.2 Tiền mặt trong quá trình hoạt động kinh doanh của

Hình 1.3 Dòng tiền và chu kỳ kinh doanh ngắn hạn của một công

Hình 1.4 Các hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp 18

Hình 1.6 Khoản tiền mặt trôi nổi là kết quả của sự chậm chễ đối

Hình 1.7 Trì hoãn thanh toán trong quá trình chi tiền 25 Hình 1.8 Hệ thống ngân hàng và hộp thư chuyển tiền nhanh

phục vụ thu – chi tài chính của doanh nghiệp 26 Hình 1.9 Trình tự hạch định ngân sách tiền mặt 29

Hình 2.1 Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty Việt Hà 52 Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Việt Hà 53 Hình 2.3 Biểu đồ tăng chỉ số giá tiêu dùng 2006 – 2008 57 Hình 2.4 Tốc độ tăng trưởng sản lượng bia giai đoạn 1996 –

Hình 3.1 Các yếu tố điều kiện tự nhiên 2006 – 2008 100

Như vậy nếu lâm vào tình trạng thiếu hụt tiền mặt nghiêm trọng thì những công ty này sẽ phá sản Đối với những giai đoạn phát triển khác thì tiền mặt vẫn luôn là nhân tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được thông suốt

Phân tích như trên thì dường như tiền mặt luôn là thứ mà doanh nghiệp muốn nắm giữ Thế nhưng một nhà quản trị thông minh sẽ không bao giờ bỏ qua yếu tố

“chi phí cơ hội” của việc nắm giữ tiền mặt Các lý thuyết tài chính doanh nghiệp nói rằng mỗi doanh nghiệp nên có một mức tiền mặt thích hợp Lượng tiền mặt phải đủ

để đảm bảo hoạt động thường xuyên, ngoài ra còn dự trữ cho các tình huống khẩn cấp, những dự tính trong tương lai

Như trên, một điều khẳng định chắc chắn là tiền mặt có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Tiền mặt có các vai trò như đảm bảo thông suốt và tạo lợi thế trong hoạt động SXKD; đáp ứng nhu cầu dự phòng; đồng thời phục vụ cho mục đích đầu tư, tận dụng tốt cơ hội kinh doanh Hơn nữa, tuỳ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi Công ty, việc luân chuyển của dòng tiền khá là đa dạng và phức tạp Do đó, hoạt động quản trị tiền mặt được coi là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp

Quản trị tiền mặt chính là công tác quản trị tài chính giúp cho tiền mặt thực hiện được vai trò của nó một cách hiệu quả nhất Trong môi trường kinh doanh hiện nay, quản trị tiền mặt không chỉ giúp đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp Quản trị tiền mặt còn phải giúp doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hiệu quả nhất, và trong nhiều trường hợp là đem lại thu nhập cho doanh nghiệp

Công ty SXKD đầu tư và dịch vụ Việt Hà đã có quá trình tồn tại và phát triển lâu dài từ năm 1966 Đặc biệt, sau hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Công ty từ chỗ chỉ là một nhà máy nhỏ sản xuất các mặt hàng thực phẩm đã trở thành Tập đoàn kinh tế hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – công ty con, với mô hình SXKD ngày càng đa dạng và mở rộng Với định hướng phát triển như trên, quản trị tiền mặt càng trở nên quan trọng đối với Việt Hà Hoàn thiện hoạt động quản trị tiền mặt sẽ giúp Công ty sử dụng nguồn tiền mặt một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu SXKD

mở rộng, đồng thời tận dụng cơ hội kinh doanh đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Những vấn đề nêu trên cùng với nhu cầu nghiên cứu khoa học trong bối cảnh

môi trường nhiều thay đổi, đề tài “Quản trị tiền mặt – thực trạng và giải pháp ở

Công ty Việt Hà” được chọn nghiên cứu để góp phần vào kho tàng công trình

nghiên cứu khoa học hiện nay

2 Tình hình nghiên cứu

Quản trị tiền mặt là một nội dung quan trọng trong quản trị tài chính nói chung Về vấn đề này đã hình thành một khung lý thuyết tương đối đầy đủ

Ở các giáo trình trong nước, quản trị tiền mặt xuất hiện là một phần, một chương của giáo trình quản trị tài chính Trong đó quản trị tiền mặt được trình bày một cách tổng quát, cơ bản các nội dung chính gồm khái niệm, quản lý thu chi, mô hình xác định mức tồn quỹ tiền mặt, hoạch định ngân sách tiền mặt Một số giáo

trình có thể nêu như: cuốn “Tài chính doanh nghiệp hiện đại” (2003) của TS Trần Ngọc Thơ (chương 28, 30); cuốn “Quản trị tài chính doanh nghiệp” (2007) của tác

giả Nguyễn Hải Sản (chương 15), cuốn “Quản trị tài chính ngắn hạn” (2007) do tác giả Nguyễn Tấn Bình chủ biên … Ngoài ra, chỉ có ít tác phẩm xuất bản trong nước

chuyên sâu vào vấn đề quản trị tiền mặt, tiêu biểu là cuốn “Chiến lược quản trị

dòng tiền mặt tạo ra lợi nhuận” (2008) của tác giả Nguyễn Văn Dung Cuốn sách

đã trình bày một cách tương đối chi tiết các vấn đề liên quan đến dòng tiền mặt và quản trị dòng tiền mặt trong doanh nghiệp

Các giáo trình nước ngoài viết về đề tài này thì khá là phong phú Trong đó

có những giáo trình chuyên sâu, trình bày chi tiết các vấn đề liên quan đến tiền mặt, dòng tiền mặt trong doanh nghiệp và quản trị tiền mặt Các tác phẩm tiêu biểu như:

- Cuốn Corporate Finance – Theory and Practice (second edition) (2001),

của Aswath Damodaran

- Cuốn Fundamentals of Corporate Finance (sixth edition) (2003) của

David Whitehurst

- Đặc biệt, cuốn Short-Term Financial Management (third edition) (2005)

của Terry S Maness và John T Zietlow Toàn bộ nội dung của cuốn sách trình bày về quản trị tài chính ngắn hạn Trong đó quản trị tiền mặt là một nội dung quan trọng, được trình bày chi tiết các vấn đề liên quan

Liên quan đến đề tài quản trị tiền mặt còn có các bài báo, các diễn đàn trên mạng internet Tuy nhiên các bài viết chủ yếu nêu vai trò và tầm quan trọng của quản trị tiền mặt đối với các doanh nghiệp nhưng không đưa ra nội dung cụ thể về quản trị tiền mặt Một số bài viết như bài do www.saga.vn hợp tác với Tạp chí Nhịp cầu đầu tư, số 56 ngày 12-18/11/2007: “Doanh nghiệp có nhiều tiền mặt, tốt

hay không?” Hay bài viết “Quản trị dòng tiền để tránh nguy cơ phá sản” được viết bởi Webmaster được đăng trên trang www.massogroup.com ngày 11/08/2008

Về các công trình nghiên cứu khoa học, các bài luận văn đã thực hiện thì chủ yếu nêu vấn đề quản trị tiền mặt trong nội dung chung của quản trị tài sản lưu động Rất ít luận văn trình bày chi tiết về quản trị tiền mặt

Xét mặt thực tiễn, việc áp dụng lý thuyết quản trị tiền mặt vào hoạt động cụ thể tại doanh nghiệp Việt Nam còn chưa rộng rãi Các công ty tài chính, ngân hàng

là những doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất đến vấn đề quản trị tiền mặt, quản trị dòng tiền Chỉ có một phần các doanh nghiệp thực sự thực hiện hoạt động quản trị tiền mặt, còn đa số các doanh nghiệp hiện nay không thực hiện đầy đủ nội dung của công tác quản trị này

Tại Công ty Việt Hà hiện nay, công tác quản trị tiền mặt chưa được thực hiện đầy đủ, theo một quy trình khoa học Việc quản trị tiền mặt có lúc được thực hiện tương đối, theo kinh nghiệm Cho đến thời điểm này cũng chưa có nghiên cứu nào

về việc thực hiện công tác quản trị tiền mặt tại Công ty Việt Hà Vì vậy, việc tập trung nghiên cứu một cách hệ thống về lý luận và thực tiễn đề tài quản trị tiền mặt,

áp dụng cho Công ty Việt Hà là rất cần thiết

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Trình bày trên phương diện lý luận vai trò và nội dung của hoạt động quản trị tiền mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng hoạt động quản trị tiền mặt và đánh giá hiệu quả hoạt động này tại Công ty Việt Hà

- Nhận xét đánh giá ưu – nhược điểm, qua đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tiền mặt tại Công ty Việt Hà

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Hoạt động SXKD của Công ty Việt Hà đã trải qua một thời gian dài, mô hình của Công ty cũng đa dạng và phong phú Để phân tích một cách chính xác cần có một quá trình nghiên cứu về nhiều mặt và số liệu cung cấp phải tương đối đầy đủ

Luận văn nghiên cứu thực trạng quản trị tiền mặt tại Công ty Việt Hà (các đơn vị hạch toán phụ thuộc) trong thời gian từ 2006 đến 2009 Từ đó đưa ra giải pháp và định hướng cho hoạt động quản trị tiền mặt của Công ty trong thời gian tới

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong phạm vi luận văn này, chủ yếu sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp thu thập tài liệu

+ Thu thập thông tin, tài liệu từ sách, giáo trình, các bài viết và các hội thảo chuyên đề có liên quan đến đề tài của luận văn

+ Thu thập thông tin, số liệu từ các tài liệu, báo cáo và sổ sách tài chính của Công ty Việt Hà

6 Dự kiến đóng góp của luận văn

- Về mặt lý luận, luận văn một trong số ít công trình nghiên cứu khoa học hiện nay phân tích chuyên sâu, chi tiết về quản trị tiền mặt; là cơ sở lý thuyết tương đối cơ bản, đầy đủ để áp dụng vào hoạt động thực tiễn tại các doanh nghiệp

- Về mặt thực tiễn, đây là nghiên cứu đầu tiên về đề tài quản trị tiền mặt, áp dụng tại Công ty Việt Hà Luận văn đưa ra phân tích về thực trạng và dựa trên cơ sở

lý luận và thực tiễn để đưa ra những giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tiền mặt tại công ty

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về quản trị tiền mặt của doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng quản trị tiền mặt tại Công ty Việt Hà

Chương 3: Hoàn thiện hoạt động quản trị tiền mặt tại Công ty Việt

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ

QUẢN TRỊ TIỀN MẶT CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TIỀN MẶT

1.1.1 Khái niệm tiền mặt, tiền mặt trong hoạt động SXKD

Khái niệm tiền mặt được trình bày trong rất nhiều các lĩnh vực kinh tế khác nhau từ kinh tế học vĩ mô, tiền tệ ngân hàng, tài chính doanh nghiệp… Tuy nhiên lý thuyết căn bản về nguồn gốc và khái niệm tiền mặt là từ kinh tế chính trị

Từ thời xa xưa, khi bắt đầu có trao đổi buôn bán, hàng hoá và dịch vụ được trao đổi trực tiếp với nhau Dần dần con người sử dụng những vật trung gian khác nhau như: bò, dao, đá quý, vỏ sò… để làm phương tiện thanh toán Các nhà kinh tế định nghĩa tiền là bất cứ phương tiện nào được thừa nhận chung để thanh toán cho việc mua bán, trao đổi hàng hoá dịch vụ hoặc thanh toán nợ nần Khả năng có thể đếm được, dễ bảo toàn, dễ vận chuyển và khả năng có thể lưu giữ giá trị đóng một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn vật liệu trung gian này Nếu như ban đầu phương tiện thanh toán là những vật có giá trị thực thì tiền ngày nay thông thường

là từ vật liệu mà chính nó không có giá trị (tiền giấy) Như vậy, tiền hình thành như một phương tiện trao đổi đa năng để đơn giản hoá thương mại Giá trị của tiền được hình thành từ giá trị đối ứng mà tiền đại diện cho chúng

Các chức năng của tiền bao gồm:

+ Phương tiện trao đổi: tiền là phương tiện thông qua đó hàng hoá và dịch vụ được trao đổi cho nhau

+ Đơn vị đánh giá: tiền được dùng để đo giá trị các hàng hoá và dịch vụ trong nền kinh tế, để biểu thị giá cả của các hàng hoá và dịch vụ

+ Phương tiện dự trữ giá trị: tiền có thể dùng để mua sắm trong tương lai Trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp, tiền mặt được hiểu bao gồm tiền tồn quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng

Về mặt tài chính, để rõ khái niệm tiền mặt trong doanh nghiệp, ta nghiên cứu tiền mặt trong mối quan hệ với các yếu tố của bảng cân đối kế toán [14, tr.640-641]

Hình 1.1: Các yếu tố của bảng cân đối kế toán

Ở đây, tài sản lưu động bao gồm tiền mặt và các tài sản khác được trông đợi rằng có thể chuyển đổi dễ dàng thành tiền mặt trong khoảng thời gian một năm Bốn thành phần quan trọng nhất trong tài sản lưu động là tiền mặt và các khoản tương đương tiền, chứng khoán, khoản phải thu và hàng tồn kho

Như vậy, tiền mặt là một thành phần quan trọng trong tài sản lưu động Dựa vào bảng cân đối kế toán, ta nghiên cứu tiền mặt trong mối quan hệ với các yếu tố khác, qua đó phân tích tác động của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến tiền mặt

Từ bảng cân đối kế toán, ta có:

Nợ dài hạn +

Vốn chủ

sở hữu (1.1.1)

Trong đó:

Tài sản lưu động = Tiền mặt + Các tài sản lưu động khác (1.1.2)

Do đó: Tiền mặt = Nợ dài hạn + Vốn chủ sở hữu + Nợ ngắn hạn

- Tài sản lưu động khác ngoài tiền mặt - Tài sản cố định (1.1.3)

Công thức này cho ta thấy các hoạt động doanh nghiệp ảnh hưởng đến tiền mặt như thế nào

Các hoạt động làm tăng tiền mặt:

Tổng giá trị của tài sản Tổng giá trị của nguồn vốn

Tài sản lưu động

Tài sản cố định

1 Tài sản cố định hữu hình

động ròng

- Tăng nợ dài hạn (ví dụ: vay thêm khoản vay dài hạn)

- Tăng vốn chủ sở hữu (ví dụ: bán cổ phiếu)

- Tăng nợ ngắn hạn (ví dụ: vay khoản nợ 90 ngày)

- Giảm tài sản lưu động ngoài tiền mặt (ví dụ: bán một số hàng tồn kho)

- Giảm tài sản cố định (ví dụ: bán xe ôtô của công ty)

Các hoạt động làm giảm tiền mặt:

- Giảm nợ dài hạn (ví dụ: trả một khoản nợ dài hạn)

- Giảm vốn chủ sở hữu (ví dụ: mua lại cổ phiếu)

- Giảm nợ ngắn hạn (ví dụ: trả khoản vay 90 ngày)

- Tăng tài sản lưu động ngoài tiền mặt (ví dụ: mua vài vật tư bằng tiền mặt)

- Tăng tài sản cố định (ví dụ: mua xe ôtô cho công ty)

Có thể thấy các hoạt động làm tăng, giảm tiền mặt là những hoạt động hoàn toàn đối lập nhau

1.1.2 Chi phí của việc nắm giữ tiền mặt

Một doanh nghiệp luôn phải nắm giữ một lượng tiềm mặt nhất định, tuy nhiên việc nắm giữ tiền mặt này cũng có những chi phí kèm theo

Thứ nhất, xét tỷ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt rất thấp, thậm chí tiền giấy trong két và tiền trong tài khoản bảo chi của doanh nghiệp có tỷ lệ sinh lời bằng không Trong khi đó, sức mua của tiền tệ luôn có khuynh hướng giảm do ảnh hưởng của lạm phát, bởi vậy tỷ lệ sinh lời thực của tiền mặt là âm Đây được coi là một chi phí của việc nắm giữ tiền mặt

Ngoài ra, khi nắm giữ tiền mặt, doanh nghiệp còn phải chịu khoản chi phí cơ hội Chi phí cơ hội của việc nắm giữ tiền mặt chính là khoản lợi nhuận có thể có được nếu đem tiền mặt đi đầu tư Để không đánh mất chi phí cơ hội sinh lời của tiền mặt, doanh nghiệp có thể đầu tư những đồng tiền nhàn rỗi vào chứng khoán ngắn hạn nhằm mục đích thu tiền lãi Nhưng việc chuyển đổi từ tiền mặt sang chứng khoán ngắn hạn và ngược lại cũng tốn kém một số giao dịch nhất định, Do đó thông thường, chi phí cơ hội của việc nắm giữ tiền mặt có thể được tính bằng khoản lợi tức thông qua lãi suất của chứng khoán ngắn hạn có tính thanh khoản cao

1.1.3 Lý do nắm giữ tiền mặt

Việc nắm giữ tiền mặt là có chi phí, vậy tại sao các doanh nghiệp lại muốn nắm giữ tiền mặt, tại sao doanh nghiệp không dùng tất cả tiền mặt để đầu tư sản xuất kinh doanh hay mua các chứng khoán sinh lãi? Câu trả lời ở chỗ tiền mặt chính

là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất Nắm giữ tiền mặt giúp doanh nghiệp chủ động, vững vàng hơn trong hoạt động của mình Đối với một doanh nghiệp, có

ba động cơ để doanh nghiệp nắm giữ tiền mặt [3, tr.185], đó là:

Động cơ hoạt động, giao dịch: mức tồn quỹ tiền mặt được hoạch định để

đáp ứng kịp thời các khoản chi tiêu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Động cơ dự trữ: là một hành động dự phòng trước khả năng gia tăng nhu

cầu chi tiêu do tăng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nhanh chóng đáp ứng những cơ hội kinh doanh đột xuất

Động cơ đầu cơ: là một phản ứng trước sự khan hiếm, biến động giá cả hàng

hoá nguyên vật liệu hoặc sự biến động về tỷ giá hối đoái trên thị trường

1.1.4 Sự luân chuyển của tiền mặt trong quá trình SXKD

Hoạt động của hầu hết doanh nghiệp bắt đầu bằng tiền mặt Từ xuất phát

điểm đó, hoạt động chính của doanh nghiệp là chuyển đổi số tiền ban đầu thành những loại tài sản khác nhau, tạo đòn bẩy hoặc mở rộng kinh doanh với các khoản

đi vay và cuối cùng là biến nó trở lại thành tiền mặt nhưng với số lượng lớn hơn ban đầu Quá trình trên được miêu tả tổng quát trong hình 1.2 [6, tr.115-123]

Hình 1.2 : Tiền mặt trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Tiền mặt

Thành lập

Của cải

Tín dụng Bán hàng

Thu hồi tiền

Sản phẩm

Quá trình thành lập và mua sắm của cải diễn ra gần như đồng thời Quá trình

này đòi hỏi công ty phải chi một lượng tiền mặt đáng kể để thanh toán các chi phí: chi phí thành lập, tiền mua hoặc thuê địa điểm, mua và lắp đặt thiết bị, mua sắm trang thiết bị văn phòng, thuê nhân viên…

Giai đoạn tín dụng có mục đích chính là tăng lượng vốn cho hoạt động kinh

doanh, quá trình này còn được gọi là sử dụng đòn bẩy Công ty sẽ dùng các biện pháp để huy động vốn, lượng tiền mặt tăng phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp

Tiếp theo là giai đoạn sản xuất sản phẩm Công ty bắt đầu chi tiền để mua

nguyên vật liệu, trả lương cho công nhân, chi phí quản lý… Bước sang giai đoạn

bán hàng, công ty phải tiếp tục chi tiền cho các khoản chi như tìm kiếm thị trường

tiêu thụ, chi phí bán hàng khác… Đây là giai đoạn dài và chi tiêu tốn kém mà chưa thu được tiền

Cuối cùng là giai đoạn thu tiền, đây được coi là giai đoạn có quy mô nhỏ hơn

so với sản xuất và bán hàng nhưng là giai đoạn quan trọng đảm bảo cho hoạt động thanh toán

Như vậy, tiền mặt được lưu chuyển trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, biến đổi thành những loại tài sản khác nhau và cuối cùng trở lại tiền mặt

Sự luân chuyển của tiền mặt có thể được phân tích thành các chu kỳ, có

mối liên hệ chặt chẽ Ta đi sâu phân tích các chu kỳ trong chu kỳ kinh doanh ngắn hạn của một doanh nghiệp sản xuất tiêu biểu trong hình 1.3 [14, tr.642-644]

Hình 1.3 : Dòng tiền và chu kỳ kinh doanh ngắn hạn

của một công ty sản xuất tiêu biểu

Thời gian tồn kho

Thời gian khoản phải thu Thời gian

khoản phải trả

Kỳ luân chuyển tiền mặt

Mua

hàng hoá

Bán Sản phẩm

Thời gian

Từ sơ đồ trên ta có các công thức:

Chu kỳ kinh doanh = Số ngày tồn kho + Số ngày thu tiền (1.2.1)

Kỳ luân chuyển tiền mặt = Chu kỳ kinh doanh - Số ngày trả tiền (1.2.2)

Như vậy, chu kỳ kinh doanh miêu tả quá trình của sản phẩm biến đổi thành các tài sản lưu động khác nhau Đầu tiên, sản phẩm tồn tại dưới dạng hàng tồn kho,

từ khi nguyên vật liệu mua về đến lúc được sản xuất thành sản phẩm Khi sản phẩm được bán ra thì nó được chuyển đổi thành khoản phải thu và cuối cùng là thành tiền mặt khi công ty thu hồi được của khách hàng

Kỳ luân chuyển tiền mặt, nằm trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, là khoảng thời gian tính từ lúc doanh nghiệp thực sự trả tiền cho nhà cung cấp đến khi thực sự thu hồi tiền của khách hàng Ở đây, ta thấy có sự chênh lệch, một kẽ hở giữa dòng thu tiền mặt và dòng chi tiền mặt Sự chênh lệch này liên quan đến độ dài của chu kỳ kinh doanh và độ dài của chu kỳ khoản phải thu Chính kẽ hở này là nguyên nhân có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán

và phá sản Do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải giữ tiền mặt hay chứng khoán có khả năng thanh khoản cao là một phần quan trọng của tài sản doanh nghiệp

Mặt khác, đi sâu vào phân tích kỳ luân chuyển tiền mặt, ta thấy:

Kỳ luân chuyển

tiền mặt =

Số ngày tồn kho +

Số ngày thu tiền -

Số ngày trả tiền (1.2.3)

Như vậy, kỳ luân chuyển tiền mặt phụ thuộc vào chu kỳ hàng tồn kho, khoản phải thu và khoản phải trả Do đó, việc rút ngắn kỳ luân chuyển tiền mặt phụ thuộc vào việc rút ngắn khu kỳ hàng tồn kho, thúc đẩy bán hàng và thu hồi nhanh khoản phải thu của khách hàng Kỳ luân chuyển tiền mặt cũng sẽ giảm nếu trì hoãn được khoản nợ của nhà cung cấp và kéo dài hơn chu kỳ khoản phải trả Hơn nữa, ta có

thể phân tích chỉ tiêu kỳ luân chuyển tiền mặt là công cụ tài chính dự báo các vấn đề của doanh nghiệp trong việc quản lý các loại tài sản lưu động

Tuy nhiên, hoạt động của doanh nghiệp rất đa dạng bao gồm hoạt động sản

xuất, hoạt động điều hành - quản lý doanh nghiệp, hoạt động đầu tư – phát triển doanh nghiệp cho đến hoạt động tài chính – vốn hoá doanh nghiệp Tất cả các hoạt động này đều có sự tham gia của tiền mặt Việc quản lý tiền mặt còn bao gồm quản

lý những dòng thu, chi tiền mặt rất phức tạp trong doanh nghiệp Chính những vấn

đề trên đây sẽ còn được đi sâu vào nghiên cứu trong quản trị tiền mặt của doanh nghiệp

1.1.5 Sự khác nhau giữa lợi nhuận và dòng tiền mặt

Đối với một công ty, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu Tuy nhiên, xét về khía cạnh tiền mặt thực tế thì hoạt động của công ty là một hệ thống các dòng tiền Và một công ty dù hoạt động kinh doanh có lãi nhưng vẫn có thể rơi vào tình trạng căng thẳng tài chính do sự mất cân xứng về thời gian giữa các dòng thu tiền và dòng chi tiền Do đó, để công ty hoạt động vững chắc, nhà quản trị tài chính cần hiểu rõ

sự khác nhau giữa lợi nhuận và dòng tiền mặt để quản lý tốt cả hai vấn đề tài chính quan trọng này

Để phân biệt giữa lợi nhuận và dòng tiền mặt, ta so sánh hai chỉ tiêu là lợi nhuận ròng và ngân lưu ròng Hai chỉ tiêu này được tính toán và trình bày trong hai báo cáo tài chính quan trọng của công ty: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể lập dưới hai hình thức theo phương pháp gián tiếp hoặc theo phương pháp trực tiếp Hai hình thức báo cáo này được lập tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán sử dụng:

+ Kế toán dồn tích: là phương pháp kế toán phổ biến, trong đó các giao

dịch tài chính được ghi nhận khi chúng diễn ra trong thực tế dù hoạt động thanh toán chưa diễn ra

+ Kế toán tiền mặt: là phương pháp kế toán trong đó mọi giao dịch tài

chính sẽ được ghi lại nếu tiền mặt tham gia vào giao dịch

Từ các báo cáo đó, có thể thấy:

Lợi nhuận ròng = Doanh thu – Chi phí (1.3.1) Ngân lưu ròng = Dòng thu tiền – Dòng chi tiền (1.3.2)

Như vậy, ngân lưu ròng dương hay âm không có nghĩa là lãi hay lỗ, ngược lại lãi hay lỗ thì không đồng nghĩa là có tiền mặt hay không

Nhìn vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp thì có thề thấy những khoản điều chỉnh giữa lợi nhuận ròng và ngân lưu ròng Tuy nhiên về

cơ bản, sự khác nhau này là kết quả của bốn kiểu giao dịch sau đây [6, tr.126-132]:

Loại 1: Giao dịch làm tăng lợi nhuận nhưng chưa làm tăng lượng tiền mặt ngay lúc đó

Đây có lẽ là loại giao dịch minh hoạ rõ ràng nhất sự khác biệt giữa lợi nhuận

và dòng tiền mặt Khoản mục quan trọng nhất trong loại giao dịch này là “Các

khoản phải thu”

Đó là trong trường hợp công ty bán sản phẩm cho khách hàng nhưng phải sau một thời gian mới được thanh toán Tại thời điểm giao dịch mua bán được thực hiện, nó sẽ làm tăng khoản phải thu, ngay lập tức được ghi nhận doanh thu và tác động đến lợi nhuận Tuy nhiên sau một thời gian khi việc thanh toán được thực hiện thì sẽ làm giảm khoản phải thu, lúc này được ghi nhận là có dòng tiền vào và tác động đến ngân lưu ròng

Như vậy, đối với những công ty bán chịu hàng cho khách, thời gian đợi khách hàng thanh toán là lý do họ cần dự trữ nhiều tiền mặt hơn

Loại 2: Giao dịch làm giảm lợi nhuận nhưng chưa làm giảm lượng tiền mặt ngay lúc đó

Đây là loại giao dịch đối lập với loại giao dịch trên và ví dụ điển hình nhất

cho loại giao dịch này là sự xuất hiện của khoản mục “Các khoản phải trả”

Để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường, công ty hoàn toàn có thể đặt mua nguyên vật liệu, sản xuất và đưa sản phẩm đến tay khách hàng trước khi thanh toán cho nhà cung cấp Khi mua nguyên vật liệu của nhà cung cấp và đưa vào sản xuất, công ty có thể hoãn thanh toán nhưng phải ghi nhận chi phí trong báo cáo

sản xuất ngay Như vậy, chi phí đã xuất hiện trong báo cáo kinh doanh làm giảm lợi nhuận nhưng tiền mặt của doanh nghiệp thì vẫn còn nguyên

Loại 3: Giao dịch làm tăng lượng tiền mặt nhưng chưa tác động đến lợi nhuận ngay lúc đó

Dòng lưu chuyển tiền tệ bao gồm tất cả các yếu tố tác động đến số dư tiền mặt của công ty Trong số đó có những dòng tiền phải sau một thời gian lâu mới tác động đến lợi nhuận, thậm chí có những giao dịch không hề tác động đến lợi nhuận

Xem xét khi công ty đi vay ngân hàng hoặc phát hành cổ phiếu Khi đó công

ty nhận tiền vào tài khoản và có một dòng thu tiền Giao dịch này được ghi nhận trực tiếp vào bảng cân đối kế toán làm tăng khoản nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu, tất nhiên cũng xuất hiện trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Tuy nhiên, số tiền này lúc đó không hề xuất hiện trong báo cáo thu nhập Chỉ khi công ty sử dụng số tiền đó để đầu tư kinh doanh thì lúc này mới tác động tới doanh thu, chi phí và làm thay đổi lợi nhuận

Loại 4: Giao dịch làm giảm lượng tiền mặt nhưng chưa tác động đến lợi nhuận ngay lúc đó

Ví dụ cho loại giao dịch này khá là đa dạng Chẳng hạn như khi công ty thanh toán khoản nợ đến hạn hay thanh toán khoản vay ngân hàng Quá trình vay nợ ngân hàng, công ty có thể phải trả lãi suất và khoản thanh toán này tác động đến lợi nhuận Nhưng khi công ty thanh toán tiền gốc thì giao dịch tác động tới cả hai bên của bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhưng không ảnh hưởng tới báo cáo thu nhập

Ví dụ khác là những giao dịch làm xuất hiện khoản mục “khấu hao” hay

“chi phí trả trước” Khi công ty mua tài sản cố định hay chi tiền cho những hoạt

động quảng cáo, mở rộng thị trường… Những tài sản này được sử dụng trong nhiều năm hay những hoạt động này có tác động lâu dài tới hoạt động của doanh nghiệp Đây là những khoản thực chi khá lớn làm giảm tiền mặt nhưng theo quy định thì lại được phân bổ dần vào chi phí nên sẽ chậm tác động đến lợi nhuận

1.2 QUẢN TRỊ TIỀN MẶT

1.2.1 Khái quát chung về quản trị tiền mặt

1.2.1.1 Nội dung quản trị tiền mặt

Quản trị tiền mặt là công tác quản trị tài chính liên quan đến tiền giấy và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp Quản trị tiền mặt bao gồm các nội dung sau:

+ Kiểm soát thu, chi tiền mặt

+ Hoạch định ngân sách tiền mặt

+ Xác định nhu cầu tồn trữ tiền mặt tối ưu

+ Chính sách tài chính trong quản trị tiền mặt

Quản trị tiền mặt trong mối liên hệ với các công tác quản trị tài chính khác: Trước hết, tiền mặt là một thành phần quan trọng của tài sản lưu động do đó công tác quản trị tiền mặt có quan hệ mật thiết với công tác quản trị những tài sản lưu động khác là quản trị hàng tồn kho và quản trị khoản phải thu Công tác quản trị tiền mặt phải đặt trong mối liên hệ thống nhất với quản trị hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu để mang lại hiệu quả tối ưu của tài sản lưu động nói chung Công tác quản trị tiền mặt cũng phải đặt trong mối quan hệ tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau với quản trị hàng tồn kho và quản trị khoản phải thu

Ngoài ra, công tác quản trị tiền mặt còn đặt trong mối liên hệ với những công tác quản trị tài chính ngắn hạn khác đó là quản trị khoản phải trả, quản trị đầu tư ngắn hạn và huy động vốn ngắn hạn

1.2.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt

a) Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt Doanh nghiệp luôn tồn tại và phát triển trong sự tương tác với môi trường xung quanh và chịu sự tác động của những thay đổi trong môi trường Công tác quản trị tiền mặt trong doanh nghiệp liên quan đến những hoạt động chịu ảnh hưởng nhiều của các yếu tố khách quan bên ngoài Các yếu tố của môi trường nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp Vấn đề là phải nghiên cứu phân tích các yếu tố khách quan đó để chủ động trước những biến động môi trường, làm cho hoạt động quản trị tiền mặt có hiệu quả và chính xác

Các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt bao gồm:

Các yếu tố của môi trường kinh tế

Môi trường đầu tư kinh doanh: sự phát triển của nền kinh tế, những điều

kiện và cơ hội kinh doanh sẽ ảnh hưởng tới quyết định đầu tư của doanh nghiệp, thông qua đó cho thấy doanh nghiệp sử dụng đồng tiền của mình như thế nào

Biến động cung cầu hàng hoá: yếu tố này tác động đến khả năng cung ứng

của thị trường cho nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp hay khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường

Biến động giá cả trên thị trường: giá cả, lạm phát là một tác nhân ảnh hưởng

trực tiếp đến việc thay đổi tiền mặt của doanh nghiệp Những biến động giá trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải có những kế hoạch linh hoạt để chủ động trước những thay đổi của thị trường, giúp doanh nghiệp thu được lợi ích từ những biến động và tránh cho doanh nghiệp lâm vào tình trạng căng thẳng tài chính

Mức độ cạnh tranh trên thị trường về các lĩnh vực hoạt động mà doanh

nghiệp tham gia: trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp rất cần thiết nghiên cứu thị trường để biết được thị phần của mình, vị trí của mình đối với các đối thủ cạnh tranh, điều này tác động lớn đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Sự cạnh tranh cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải đưa ra những biện pháp nhằm thu hút khách hàng như đưa ra những ưu đãi bán hàng, chính sách bán chịu, … Ngoài

ra, doanh nghiệp cũng cần dự trữ lượng tiền để chớp lấy cơ hội kinh doanh, tạo lợi thế đối với đối thủ cạnh tranh

Các nhân tố về môi trường tự nhiên, công nghệ

Môi trường tự nhiên bao gồm toàn bộ các yếu tố tự nhiên như nhiệt độ, độ

ẩm, ánh sáng… tại nơi mà doanh nghiệp hoạt động Các yếu tố tự nhiên sẽ ảnh hưởng đến điều kiện, nhu cầu dự trữ sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu của doanh nghiệp Nếu điều kiện tự nhiên không thuận lợi, doanh nghiệp sẽ phải chi tiêu nhiều hơn cho công tác vận chuyển, bảo quản dự trữ hàng hoá Ngoài ra, do đặc tính nhiều sản phẩm mang tính mùa vụ nên điều kiện tự nhiên sẽ tác động rất lớn đến những sản phẩm, nguyên vât liệu mang tính mùa vụ cao

Điều kiện khoa học công nghệ: sự phát triển về khoa học công nghệ giúp

doanh nghiệp giảm được chi phí trong việc sản xuất sản phẩm, bảo quản vật tư hàng hoá Bên cạnh đó, khoa học công nghệ là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Như vậy yếu tố này ảnh hưởng đến cả chi phí và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp

Các nhân tố về môi trường chính trị – xã hội

Các hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới phục vụ nhu cầu của khách hàng Bởi vậy, các yếu tố xã hội như mức tăng dân số, khả năng tài chính, phong tục tập quán, thói quen tiêu dùng ….đều ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp

b) Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt

Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt là những nhân tố thuộc về bản thân mỗi doanh nghiệp Khác với các nhân tố khách quan, các nhân tố chủ quan hoàn toàn nằm trong khả năng quyết định của doanh nghiệp Do

đó, doanh nghiệp cần xem xét điều kiện nội tại mà điều chỉnh các nhân tố này sao cho tạo điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao nhất có thể

Hoạt động quản trị tiền mặt nằm trong mối quan hệ chặt chẽ, ảnh hưởng qua lại với các hoạt động khác của doanh nghiệp Do đó, những yếu tố về đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm về chính sách tổ chức, chính sách tài chính cũng đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị tiền mặt Việc đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan này cần đặt trong mối quan hệ ảnh hưởng đa chiều đến các hoạt động khác của doanh nghiệp

Chính sách đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp: một doanh nghiệp có thể

đang ở trong những giai đoạn phát triển khác nhau, có những chính sách đầu tư kinh doanh khác nhau Khi một doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển, mở rộng đầu tư kinh doanh thì nhu cầu chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp rất cao, ngược lại khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn ổn định thì thu chi tiền mặt của doanh nghiệp tương đối ổn định và nguồn tiền mặt của doanh nghiệp tương đối dồi dào

Lương, vật liệu, chi phí

Doanh thu, tiền mặt, khoản phải thu

Mua nhà máy, trang thiết bị mới

Hoạt động

sản xuất

kinh doanh

Trình độ nguồn nhân lực: trình độ nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bao

gồm từ trình độ quản lý của ban lãnh đạo, khả năng thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch của đội ngũ nhân viên cho đến trình độ tay nghề của nhân công sản xuất trực tiếp Nếu doanh nghiệp có nguồn lao động với trình độ chuyên môn cao, ý thức kỷ luật tốt thì chắc chắn hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ cao và thực hiện tốt các mục tiêu kế hoạch kinh doanh

Đặc tính sản phẩm dịch vụ: những đặc điểm sinh hoá của sản phẩm dịch vụ

ảnh hưởng đến khả năng tồn trữ bảo quản; những đặc điểm xã hội như tính mùa vụ, mức độ hấp dẫn của sản phẩm dịch vụ sẽ ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm

Quy trình sản xuất kinh doanh và trình độ công nghệ: mỗi doanh nghiệp có

một quy trình kinh doanh, quy trình sản xuất sản phẩm khác nhau với trình tự tổ chức, trình độ công nghệ khác nhau Quy trình sản xuất sản phẩm như thế nào, trình

tự kinh doanh ra sao sẽ ảnh hưởng đến quá trình chi và thu tiền của doanh nghiệp

Chính sách tài chính của doanh nghiệp: các chính sách tài chính của doanh

nghiệp như chính sách tín dụng, thái độ đối với rủi ro, chính sách đầu tư,… đều ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt của doanh nghiệp Chính sách tín dụng sẽ ảnh hưởng đến dòng thu tiền của doanh nghiệp; còn thái độ đối với rủi ro bảo thủ hay linh hoạt sẽ ảnh hưởng đến mức dự trữ tài sản lưu động nói chung và dự trữ tiền mặt nói riêng…

1.2.2 Kiểm soát thu, chi tiền mặt

1.2.2.1 Các khoản thu, chi tiền mặt

Hình 1.4: Các hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp

Hoạt động ngắn hạn

Hoạt động dài hạn

Hoạt động ngắn hạn

Đầu tư vốn

Hoạt động doanh nghiệp có thể chia thành những lĩnh vực khác nhau, trong

đó tồn tại những khoản thu, chi tiền mặt đa dạng và có đặc trưng riêng Ta phân tích các khoản thu – chi tiền mặt trong 3 lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính [6, tr.141-154]

a) Tiền mặt trong hoạt động kinh doanh - điều hành doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường thì đây là những hoạt động chủ yếu, diễn ra liên tục Các khoản thu, chi trong hoạt động này chiếm tỷ trọng chủ yếu trong các hoạt động thu – chi của doanh nghiệp

Khoản thu của hoạt động này chính là tiền thu được từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp Các khoản thu này phát sinh làm tăng doanh thu ngay tại thời điểm diễn ra giao dịch mua bán nhưng tiền mặt thực tế thu được sau đó một thời gian thông qua quá trình tồn tại khoản phải thu

Các khoản chi của hoạt động này lại rất đa dạng, bao gồm: chi mua nguyên vật liệu, chi lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản chi hỗ trợ bán hàng như chi quảng cáo tiêu thụ sản phẩm, các khoản chi liên quan đến quản lý điều hành doanh nghiệp… Các khoản chi này phát sinh liên tục trong suốt quá trình hoạt động

của doanh nghiệp Khi phát sinh các chi phí trên một phần được ghi nhận vào khoản phải trả sau đó mới thực sự chi tiền mặt khi thanh toán với nhà cung cấp

b) Tiền mặt trong hoạt động đầu tư – phát triển doanh nghiệp

Về mặt dài hạn, đầu tư vốn là hoạt động quyết định sự phát triển và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp Trong hoạt động đầu tư vốn, doanh nghiệp bỏ vốn dài hạn nhằm hình thành và bổ sung những tài sản cần thiết để thực hiện những mục tiêu kinh doanh dài hạn Trong hoạt động này của doanh nghiệp, người ta sử dụng khái niệm tiêu dùng vốn (Capital Expenditures) Tiêu dùng vốn là thuật ngữ dùng

để chỉ các khoản mua sắm thiết bị, tài sản cố định của doanh nghiệp Các khoản chi này dùng đến tiền mặt nhưng không được tính vào chi phí mà được khấu hao theo thời gian Đây là khoản chi tạo ra sự chênh lệch lớn giữa lợi nhuận và dòng tiền mặt

Về mặt ngắn hạn, doanh nghiệp có thể đầu tư vào các tài sản tài chính như mua trái phiếu, chứng khoán hay tham gia góp vốn liên doanh với các doanh nghiệp khác Hoạt động đầu tư tài chính này ngày càng có tỷ trọng cao và mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp Đầu tư ngắn hạn chính là một hoạt động kiếm thêm thu nhập từ vốn nhàn rỗi của công ty, và khi cần thiết, công ty có thể bán lại chúng lấy tiền mặt Khi công ty tiến hành một khoản đầu tư tài chính, lượng tiền mặt giảm thay vào đó là tăng một loại tài sản khác

Các khoản thu tiền mặt trong lĩnh vực hoạt động này của doanh nghiệp bao gồm: thu tiền khi công ty bán, thanh lý tài sản cố định, thu tiền lãi từ đầu tư tài chính, thu tiền khi công ty bán các tài sản tài chính ngắn hạn…

c) Tiền mặt trong hoạt động tài chính – vốn hoá doanh nghiệp

Đi vay vốn là hoạt động huy động tài chính cho hoạt động kinh doanh và hoạt động đầu tư khi hoạt động kinh doanh của công ty không tạo ra đủ lượng tiền mặt cần thiết Hoặc khi công ty mở rộng hoạt động và cần nhiều vốn tiền mặt hơn,

nó có thể huy động vốn trong nội bộ công ty hoặc hoặc vay vốn từ bên ngoài Công

ty có thể phát hành cổ phiếu, vay tiền từ ngân hàng, từ các tổ chức tài chính…

Các khoản chi trong lĩnh vực hoạt động này bao gồm chi trả lãi vay, chi trả tiền gốc, chi trả cổ tức…

1.2.2.2 Dòng tiền trong quá trình thu, chi tiền mặt

a) Phân tích tiền trôi nổi trong thanh toán – tiền đang chuyển (float)

Để nghiên cứu dòng tiền trong quá trình thu chi tiền mặt của doanh nghiệp,

ta đi phân tích khái niệm tiền trôi nổi trong thanh toán (float) [14, tr.677,682]

Có một điều chắc chắn rằng tại hầu hết các thời điểm, lượng tiền mặt theo sổ sách của doanh nghiệp khác với lượng tiền mặt thực tế tồn quỹ và theo sổ sách của ngân hàng Lý do bởi vì có những khoản thu chi mà doanh nghiệp đã ghi nhận vào

sổ sách nhưng chưa được thực thu hoặc thực chi hay ghi nhận ở ngân hàng, hoặc ngược lại Như vậy, số dư tiền mặt thể hiện trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp, được gọi là số dư sổ sách, sẽ khác với số dư tiền mặt thực tế Sự chênh lệch giữa hai khoản số dư sổ sách và số dư thực tế này được gọi là tiền trôi nổi (khoản tiền trôi nổi này có thể là tiền thu vào hoặc tiền chi ra)

Lượng tiền

trôi nổi =

Số dư tiền mặt theo thực tế -

Số dư tiền mặt theo sổ sách (1.4.1)

Như vậy, tiền trôi nổi xuất hiện là do sự chậm chễ thời gian từ lúc doanh nghiệp ghi nhận khoản thu, chi tiền mặt phát sinh đến lúc việc thu chi được thực hiện Sự chậm chễ thời gian này bao gồm 3 phần:

1 Thời gian gửi thư (Mailing time): một phần của quá trình thu chi tiền mặt

khi yêu cầu thanh toán gửi đi và chậm đến do hệ thống liên lạc, bưu điện

2 Sự chậm chễ trong xử lý (Processing delay): là khoảng thời gian mà

doanh nghiệp xử lý thông tin và chấp nhận yêu cầu thanh toán, sau đó gửi yêu cầu thanh toán đến ngân hàng hay thủ quỹ

3 Sự chậm chễ trong việc thực hiện giá trị (Availability delay): là khoảng

thời gian cần thiết để thủ quỹ thực hiện việc thu chi hay ngân hàng ghi nhận việc thu chi vào tài khoản

Quá trình thu, chi tiền mặt có thể được miêu tả trong sơ đồ sau:

Hình 1.5: Quá trình thu, chi tiền mặt

Ở đây, chúng ta cần phân biệt tiền trôi nổi trong quá trình chi tiền (Disbursement float) và tiền trôi nổi trong quá trình thu tiền (Collection float)

Đối với quá trình chi tiền, khi doanh nghiệp ghi nhận một khoản chi tiền sẽ làm giảm số dư tiền mặt trên sổ sách nhưng số dư thực tế chưa thay đổi Như vậy, trước khi xuất hiện và sau khi kết thúc quá trình chi tiền, lượng tiền trôi nổi bằng 0 Nhưng trong suốt quá trình chi tiền, lượng tiền trôi nổi sẽ xuất hiện và mang dấu dương (+) Có nghĩa là theo sổ sách thì doanh nghiệp đã chi trả tiền cho nhà cung cấp, nhưng tiền mặt thực tế vẫn còn nằm ở quỹ hay ở tài khoản ngân hàng và công

ty vẫn có thể sử dụng khoản tiền này hay vẫn có thể thu được lãi từ ngân hàng

Ngược lại đối với tiền trôi nổi trong quá trình thu tiền, một khoản thu được ghi nhận của doanh nghiệp sẽ làm tăng số dư tiền mặt trên sổ sách nhưng số dư thực

tế chưa thay đổi Lượng tiền trôi nổi xuất hiện trong suốt quá trình thu tiền và mang dấu (-) Có nghĩa là mặc dù sổ sách đã ghi nhận tiền mặt tăng, nhưng thực tế công ty chưa nhận được lượng tiền này và chưa thể sử dụng kiếm lời

Lượng tiền trôi nổi ròng sẽ là tổng hợp của các lượng tiền trôi nổi trong thu

và chi tiền mặt Nếu lượng tiền trôi nổi ròng dương có nghĩa là lượng tiền trôi nổi trong chi tiền đã vượt quá lượng tiền trôi nổi trong thu tiền và số dư tiền thực tế cao hơn số dư tiền theo sổ sách Điều này sẽ ngược lại nếu lượng tiền trôi nổi ròng âm

Sự chậm chễ gây ra lượng tiền trôi nổi sẽ mang lại lợi ích cho người chi trả

và gây thiệt hại cho người nhận thanh toán Do đó bên nhận thanh toán sẽ cố gắng tăng tốc các khoản thu của mình và ngược lại bên chi trả cũng sẽ cố gắng chậm trễ trong khoản chi trả [10, tr.754]

Hình 1.6 : Khoản tiền mặt trôi nổi

Nhận được yêu cầu thanh toán

Ghi nhận khoản thanh toán

Thời gian gửi thư

Chậm trễ trong xử lý

Gửi yêu cầu

thanh toán

Quá trình thu, chi tiền mặt

Chậm trễ trong thực hiện

Thời gian Tiền mặt thực

thu, thực chi

là kết quả của sự chậm chễ đối với thanh toán qua ngân hàng

Một doanh nghiệp nên quan tâm đến lượng tiền trôi nổi ròng và số dư tiền mặt thực tế hơn là số dư tiền mặt theo sổ sách Đây sẽ là một thông số giúp doanh nghiệp điều chỉnh số dư tiền mặt của mình

b) Đo lường tiền trôi nổi

Như phân tích ở trên, lượng tiền mặt trôi nổi là chênh lệch giữa số dư tiền mặt thực tế và số dư tiền mặt theo sổ sách Để có được chỉ tiêu tổng quát, ta đo lường lượng tiền trôi nổi trung bình Chỉ tiêu lượng tiền trôi nổi trung bình phụ thuộc vào cả số lượng tiền mặt tham gia giao dịch lẫn lượng thời gian chậm chễ trong quá trình thu chi tiền mặt Có hai cách tính chỉ tiêu này [14, tr.677-678]:

Ví dụ ta có các thông số sau:

Lượng tiền giao dịch

Thời gian chậm chễ (ngày)

Tổng lượng tiền trôi nổi Khoản 1

Khoản 2

5.000 3.000

9

5

45.000 15.000

Chiếm dụng trong thời gian xử lý

Tăng số dư tiền mặt trên tài khoản bên nhận thanh toán

Giảm số dư tiền mặt trên tài khoản bên chi trả

Tiền mặt trôi nổi

là tiền trôi nổi chiếm dụng được

Lượng tiền trôi

nổi trung bình =

Tổng lượng tiền trôi nổi

(1.4.2) Tổng thời gian chu kỳ

= 60.000 = 2.000

30 Cách 2:

Lượng tiền giao

dịch trung bình =

Tổng lượng tiền giao dịch

(1.4.3) Tổng thời gian chu kỳ

= 8.000 = 266,67

30 Sau đó tính thời gian chậm trễ trung bình bằng cách tính theo trọng số của các khoản giao dịch nhân với thời gian chậm chễ của tong khoản giao dịch:

Thời gian chậm chễ trung bình = (5/8) x 9 + (3/8) x 5 = 7,5 (ngày)

Từ đó, ta tính lượng tiền trôi nổi trung bình:

Lượng tiền trôi

nổi trung bình =

Lượng tiền giao dịch trung bình x

Thời gian chậm chễ trung bình (1.4.4)

1.2.2.3 Tăng tốc độ thu hồi, giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt

a) Đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt liên quan đến chính sách tín dụng của công ty:

Việc đưa ra chính sách tín dụng của công ty cần dựa trên nguyên tắc tối đa hoá giá trị doanh nghiệp Rõ ràng rằng mục tiêu của chính sách tín dụng là làm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt, giảm bớt chu kỳ khoản phải thu Tuy nhiên cần lưu ý chính sách tín dụng của một công ty có liên quan chặt chẽ đến doanh số bán hàng của công ty đó Doanh thu sẽ có khuynh hướng tăng lên khi các tiêu chuẩn tín dụng

được nới lỏng Như vậy, ở đây có sự đánh đổi giữa 2 mục tiêu là đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt và làm gia tăng doanh thu bán hàng (thu hút khách hàng)

Chính sách tín dụng của doanh nghiệp được thực hiện thông qua việc kiểm soát 4 biến số sau:

- Tiêu chuẩn tín dụng

Xác định tiêu chuẩn tín dụng là nguyên tắc định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu Theo nguyên tắc này, những khách hàng có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn tiêu chuẩn có thể chấp nhận được thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng

Bằng cách thay đổi các tiêu chuẩn tín dụng, một doanh nghiệp có thể tác động đến doanh số bán của mình Thông thường, khi các tiêu chuẩn tín dụng được

hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn Tuy nhiên một hệ quả tất yếu là kỳ thu tiền bình quân tăng lên, khả năng gặp những món nợ khó đòi tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận

- Chính sách chiết khấu

Chiết khấu tiền mặt là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán sớm hơn tiền mua hàng Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, doanh số bán hàng tăng, nhưng vốn đầu tư vào khoản thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán Khi chính sách chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực thì chi phí thu tiền

và nợ khó đòi sẽ giảm

- Thời hạn bán chịu

Thời hạn bán chịu là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng Về logic, giảm thời hạn bán chịu thì doanh nghiệp sẽ thu được tiền hàng sớm hơn Nhưng tăng thời hạn bán chịu, doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào khoản phải thu, nợ khó đòi cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên

Bù lại, doanh nghiệp sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng và doanh thu tiêu thụ tăng

- Chính sách thu tiền

Chính sách thu tiền là các biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn Những biện pháp đó bao gồm gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, tiền hành các thủ tục pháp lý… Rõ ràng khi doanh nghiệp cố gắng đòi

nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn thì cơ hội thu hồi tiền nợ sẽ lớn hơn nhưng chi phí thu hồi tiền cao hơn Thêm vào đó, một số khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và doanh số bán trong tương lai có thể bị giảm xuống

Việc đánh giá những thay đổi trong chính sách tín dụng của công ty mang lại kết quả tích cực hay không sẽ được phân tích kỹ hơn trong công tác quản trị khoản phải thu

b) Giảm tốc độ chi tiền mặt [12, tr.729]

Hình 1.7: Trì hoãn thanh toán trong quá trình chi tiền

Cùng với việc gia tăng tốc độ thu hồi tiền mặt, doanh nghiệp cũng cần có biện pháp để giảm tốc độ chi tiêu Nhà quản trị tài chính có thể trì hoãn việc thanh toán, nhưng chỉ trong phạm vi thời gian mà các chi phí tài chính, tiền phạt hay sự xói mòn vị thế tín dụng thấp hơn những lợi nhuận do việc chậm thanh toán đem lại

- trì hoãn thời gian thanh toán so với dấu bưu điện

- gọi lại nhà cung cấp để xác minh thông tin

- gửi thư từ bưu điện ở xa

- gửi thư từ bưu điện có dịch vụ hạn chế, phải xử

lý lâu

…

…

…

…

c) Thiết lập hệ thống thanh toán tập trung qua ngân hàng

Ta đã biết rằng việc đẩy nhanh tốc độ thu hồi, giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt

sẽ giúp doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hơn lượng tiền để đầu tư tạo ra lợi nhuận Vấn đề là doanh nghiệp cần có biện pháp để đảm bảo rằng khoản tiền của doanh nghiệp có thể được đưa vào đầu tư kiếm lời càng nhanh càng tốt

Việc này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập một hệ thống thanh toán tập trung qua ngân hàng [9, tr.363-365] Hệ thống này là một mạng lưới các tài khoản ký thác tại các ngân hàng, những tài khoản này cho phép doanh nghiệp doanh nghiệp duy trì các khoản tiền gửi của họ Đồng thời, ngân hàng cũng mở các tài khoản chi tiêu cho doanh nghiệp nhằm thực hiện và duy trì khả năng thanh toán, chi trả của họ Bên cạnh đó, tại các quốc gia phát triển, việc thực hiện các nghiệp vụ thanh toán cho các doanh nghiệp còn được phối hợp tiến hành qua các hộp thư bưu điện (dịch vụ chuyển phát tiền nhanh)

Hình 1.8: Hệ thống ngân hàng và hộp thư chuyển tiền nhanh phục vụ

thu – chi tài chính của doanh nghiệp

Hệ thống ngân hàng và hệ thống hộp thư chuyển tiền nhanh làm cho một khoản tiền từ khi thanh toán đến khi sẵn cho sử dụng ngắn hơn Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải đánh giá cẩn thận về mặt chi phí khi sử dụng hệ thống này

d) Lựa chọn phương thức chuyển tiền

Ngân hàng đại diện

Để ra quyết định lựa chọn phương thức chuyển tiền thích hợp có thể dựa vào phương pháp phân tích điểm hoà vốn Phương pháp này cho phép ta so sánh lợi ích

và chi phí mà các phương thức chuyển tiền khác nhau đem lại, từ đó lựa chọn phương thức chuyển tiền tối ưu [9, tr.366-368]

Đối với việc lựa chọn phương thức chuyển tiền trong quá trình thu, nhà quản trị cần cân nhắc về sự đánh đổi giữa tốc độ và chi phí chuyển tiền: tốc độ càng cao thì chi phí càng lớn

Để tính toán, ta cần có các số liệu sau:

i : tỷ lệ sinh lời có thể thu được mỗi ngày nếu tiền được đưa vào đầu tư

S : độ lớn của khoản tiền cần chuyển

t : thời gian tiết kiệm được do chuyển tiền nhanh hơn (theo ngày)

C : chênh lệch về chi phí giữa các công cụ chuyển tiền

NB : lợi nhuận thuần do lựa chọn công cụ chuyển tiền nhanh hơn đem lại

S* : giá trị tại điểm hoà vốn của S (gí trị của S tạo ra NB = 0)

Ta thấy:

Lợi nhuận thu được mỗi ngày nếu tiền được đem vào đầu tư là: S.i

Tổng lợi nhuận thu được nếu tiền được chuyển sớm hơn là: S.i.(t)

Lợi nhuận thuần do phương thức chuyển tiền nhanh hơn đem lại:

Như vậy, nếu S  S* thì nên chọn phương thức chuyển tiền nhanh hơn nhưng

có chi phí cao hơn và ngược lại

Tương tự đối với việc lựa chọn phương thức chuyển tiền trong quá trình chi, nhà quản trị cần cân nhắc về sự đánh đổi giữa lợi nhuận mà khoản tiền giữ lại đem lại và chi phí của việc chuyển tiền chậm cho đối tác Các chi phí bao gồm: chi phí

tài chính, tiền phạt do trả chậm và thậm chí phải tính đến sự suy giảm vị thế tài chính của doanh nghiệp đối với đối tác

1.2.3 Hoạch định ngân sách tiền mặt

Có câu nói rằng: “Có thể bạn không sợ thiếu tiền, nhưng bạn sẽ phải lo lắng

rằng, không biết mình sẽ thiếu khi nào, thiếu bao nhiêu và trong bao lâu” [3,

tr.323] Để tránh rơi vào tình trạng căng thẳng hoặc thiếu hụt tiền mặt, các nhà quản trị cần hoạch định ngân sách tiền mặt Ngân sách tiền mặt là một kế hoạch ngắn hạn dùng để xác định nguồn thu tiền mặt và nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp Kế hoạch này có thể được xây dựng theo năm, theo tháng, theo tuần hay thậm chí là mỗi ngày

Có ít nhất 4 lý do làm cho dự báo tiền mặt là cần thiết và quan trọng:

- Thứ nhất, dự báo tiền mặt như một phương tiện dẫn dắt cho các chiến

lược huy động vốn (khi thiếu) hoặc đầu tư ngắn hạn sinh lời (khi thừa) của doanh nghiệp Bởi lẽ dự báo sẽ giúp doanh nghiệp biết khi nào thừa, khi nào thiếu và thừa thiếu trong bao lâu

- Thứ hai, kết quả của dự báo tiền mặt được coi là yếu tố đầu vào cho các

quyết định chính sách tài chính ngắn hạn gồm: chính sách chi tiêu, chính sách bán chịu, …

- Thứ ba, dự báo tiền mặt là một công cụ kiểm soát khi các nhà quản trị

xem xét sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế để tiến hành điều chỉnh

- Thứ tư, dự báo tiền mặt giúp quản lý rủi ro khi dự báo trước những biến

động trên thị trường như lãi suất, giá cả, tỷ giá ảnh hưởng đến dòng ngân lưu của doanh nghiệp

Công tác hoạch định ngân sách tiền mặt đòi hỏi sự tham gia của các cấp quản

lý từ thấp đến cao, sự tham gia của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp như: sản xuất, kinh doanh, nhân sự… Mối quan hệ và trình tự hoạch định ngân sách có thể được mô tả như sau:

Hình 1.9: Trình tự hoạch định ngân sách tiền mặt

Tuy nhiên, có một số lưu ý khi thực hiện hoạch định ngân sách tiền mặt là: + Ta thấy công tác hoạch định ngân sách tiền mặt được bắt đầu bằng việc

dự toán tiêu thụ sản phẩm, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác

+ Bộ phận liên quan đến hoạt động nào thì lập dự toán cho bộ phận hoạt động đó, có sự kiểm soát của quản lý cấp trên Dự toán của các bộ phận khác nhau thì liên quan chặt chẽ với nhau, dự toán của bộ phận này có thể là cơ sở cho dự toán của bộ phận khác

+ Cần phân biệt rõ dự toán tổng doanh thu hay chi phí phát sinh thì khác với dự toán số tiền thực thu, thực chi tuy nhiên hai dự toán này có liên quan chặt chẽ với nhau

+ Ngoài các khoản thu, chi chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh trên, doanh nghiệp cần có số liệu về các hoạt động ngoài sản xuất khác

1.2.3.1 Dự báo các khoản thu tiền mặt

a) Dự báo tiêu thụ sản phẩm

Như đã nói ở trên, dự toán tiêu thụ sản phẩm là điểm khởi đầu của hầu hết các dự báo tài chính trong doanh nghiệp, và nó tác động trực tiếp đến việc dự báo các khoản thu tiền của doanh nghiệp Việc dự báo tiêu thụ sản phẩm cần xem xét các yếu tố sau: kết quả tiêu thụ của các kỳ trước, các đơn đặt hàng chưa thực hiện, chính sách marketing phát triển thị trường tiêu thụ trong tương lai, yếu tố cạnh tranh

Dự toán tiêu thụ sản phẩm

Dự toán doanh thu

bán hàng

Dự toán sản xuất

Dự toán chi phí bán hàng, quản lý

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực

tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán ngân sách tiền mặt

trong thị trường, mức tăng trưởng của nền kinh tế… Người lập dự toán sẽ phải dự báo số lượng tiêu thụ sản phẩm kỳ tới trong mối liên hệ của các yếu tố nói trên

Các phương pháp dự báo tiêu thụ sản phẩm bao gồm:

Các phương pháp định tính

Phương pháp định tính là phương pháp dựa vào suy đoán cảm nhận Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của người tham gia dự báo

Các phương pháp định tính gồm: phương pháp lấy ý kiến của ban quản lý điều hành, phương pháp lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bán hàng, phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng và phương pháp chuyên gia (Delphi)

Các phương pháp định lượng

Phương pháp định lượng dựa vào các số liệu thống kê và thông qua các mô hình toán học được thiết lập để dự báo nhu cầu cho tương lai Các phương pháp định lượng khá đa dạng nhưng đều được thực hiện qua các bước sau:

- Xác định mục tiêu của dự báo: loại sản phẩm cần dự báo, thời hạn dự báo…

- Phân tích yếu tố tác động và lựa chọn mô hình dự báo

- Thu thập dữ liệu cần thiết cho dự báo

- Thiết lập mô hình và tính toán

- Đánh giá kết quả dự báo

Có một số mô hình dự báo định lượng tiêu biểu như sau: phương pháp số bình quân, phương pháp san bằng hàm mũ, phương pháp phân tích chuỗi thời gian

và phương pháp dự báo với mô hình kinh tế lượng

b) Xây dựng dự báo thu tiền mặt

Số lượng tiêu thụ sản phẩm dự kiến là một yếu tố đầu vào quyết định đến doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Lúc này, doanh thu dự kiến được tính:

Doanh thu

dự kiến =

Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x

Đơn giá bán

dự kiến (1.6)

Ở đây, đơn giá bán dự kiến có thể do thị trường quyết định hoặc cũng có thể

do doanh nghiệp định giá

Giá trị doanh thu dự kiến ở trên là cơ sở để xác định dòng thu tiền mặt theo thời gian Tiền mặt thu được chính xác còn phụ thuộc vào chính sách tín dụng, bán chịu của công ty; trong đó cho biết doanh thu phát sinh thu bằng tiền mặt trong kỳ

là bao nhiêu phần trăm và thu trong các kỳ tiếp theo là bao nhiêu phần trăm

Bảng 1.1: Dự báo dòng thu tiền

Dòng thu tiền dự kiến qua các kỳ

1.2.3.2 Dự báo các khoản chi tiền mặt

a) Phân loại chi phí

Có nhiều tiêu thức để phân loại chi phí trong một doanh nghiệp, phù hợp với từng mục đích sử dụng thông tin khác nhau Đối với những người thực hiện công tác dự trù chi tiêu, việc phân loại và hiểu rõ đặc tính của từng loại chi phí rất quan trọng để họ có thể đưa ra phương pháp dự báo và kiểm soát chi phí chính xác nhất Người dự báo có thể phân loại chi phí theo hai cách cơ bản sau

Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Cách ứng xử của chi phí chính là sự thay đổi của chi phí theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp Sự hiểu biết về cách ứng xử của chi phí là chìa khoá để nhà quản lý dự đoán chi phí cho các trường hợp hoạt động khác nhau, trên cơ sở đó ra quyết định chọn phương án tối ưu Theo tiêu thức này, chi phí có ba loại là chi phí bất biến, chi phí khả biến và chi phí hỗn hợp

Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, có hai loại là chi phí sản xuất

và chi phí ngoài sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất là các loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất chủ yếu là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí ngoài sản xuất cũng có thể là chi phí bất biến, chi phí khả biến hoặc chi phí hỗn hợp

Nhƣ vậy, việc phân biệt các loại chi phí và hiểu đặc tính từng loại chi phí rất

quan trọng đối với nhà dự báo và quản trị Khi đó, loại chi phí phát sinh ở bộ phận nào nên do bộ phận đó dự báo và xây dựng kế hoạch chi tiêu Trong từng bộ phân, đối với từng loại chi phí phải căn cứ vào cách ứng xử của chi phí theo hoạt động mà

dự báo Chi phí khả biến sẽ được dự báo theo số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất

và tiêu thụ, chi phí bất biến được dự báo chủ yếu dựa vào chi phí đã phát sinh

b) Chi phí tiêu chuẩn

Chi phí tiêu chuẩn (còn gọi là chi phí định mức) là chi phí dự tính để sản xuất một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ cho khách hàng Hệ thống chi phí tiêu chuẩn là cơ sở để các nhà quản lý lập dự toán chi phí hoạt động và kiểm soát chi phí

Xây dựng định mức chi phí là việc xây dựng một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh Định mức chi phí được các nhà quản lý xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản là:

+ Lượng định mức: cho thấy có bao nhiêu số lượng các loại chi phí được

sử dụng như số lượng nguyên vật liệu tiêu hao, số giờ công lao động để sản xuất một sản phẩm hay cung ứng một dịch vụ…

+ Giá định mức: cho thấy đơn giá của các khoản mục chi phí được sử dụng là bao nhiêu như đơn giá một đơn vị nguyên vật liệu, đơn giá một giờ công lao động…

Về nguyên tắc, khi xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn trước hết cần xem xét những kết quả đã đạt được, trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp

Về mặt phương pháp, xác định chi phí định mức có thể sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

+ Phương pháp kỹ thuật: phương pháp đòi hỏi sự tham gia của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất, hoạt động trong doanh nghiệp, từ đó tính toán và xây dựng định mức chi phí

+ Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: nhà quản lý phân tích số liệu định mức chi phí trong quá khứ như thế nào, đã phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh chưa

+ Phương pháp điều chỉnh: phương pháp về cơ bản là tôn trọng số liệu lịch sử, trên cơ sở đó điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

c) Xây dựng dự báo chi tiền mặt

Dự báo chi phí sản xuất

Bước đầu của dự báo chi phí sản xuất là tính số lượng sản phẩm cần sản xuất

ra trong thời gian tới, số lượng này khác với số lượng sản phẩm tiêu thụ do có điều chỉnh số lượng sản phẩm tồn kho

kỳ

+ Khối lượng tồn kho đầu kỳ -

Khối lượng tồn kho cuối kỳ (1.7)

Lúc này, các chi phí sản xuất được dự báo như sau:

 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí biến đổi, mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ thuộc mức độ sản xuất sản phẩm

Khối lượng NVL cần

dùng cho sản xuất =

Khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ x

Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm (1.8.1)

Khối lượng

NVL cần mua =

Khối lượng NVL cần dùng cho sx +

Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ -

Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ (1.8.2)

Trị giá mua nguyên vật liệu =

Khối lượng NVL cần mua x

Đơn giá mua nguyên vật liệu

(1.8.3)

 Chi phí nhân công trực tiếp

Đối với những doanh nghiệp sử dụng ít lao động nhân công, số lượng nhân công không biến động thì chi phí nhân công trực tiếp là định phí trong một giới hạn sản xuất nhất định Lúc này chi phí nhân công trực tiếp là số tiền lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất

Đối với những doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nhân công, số lượng sản xuất lớn với số lao động thường xuyên biến động theo số lượng sản xuất sản phẩm thì việc dự báo chi phí nhân công trực tiếp được thực hiện như sau:

Chi phí nhân công

 Chi phí sản xuất chung

Việc dự báo chi phí sản xuất chung được chia làm hai bộ phận là chi phí khả biến và chi phí bất biến Dự báo chi phí sản xuất chung bất biến có thể được xây