Cú cõu núi rằng: “Cú thể bạn khụng sợ thiếu tiền, nhưng bạn sẽ phải lo lắng rằng, khụng biết mỡnh sẽ thiếu khi nào, thiếu bao nhiờu và trong bao lõu” [3, tr.323]. Để trỏnh rơi vào tỡnh trạng căng thẳng hoặc thiếu hụt tiền mặt, cỏc nhà quản trị cần hoạch định ngõn sỏch tiền mặt. Ngõn sỏch tiền mặt là một kế hoạch ngắn hạn dựng để xỏc định nguồn thu tiền mặt và nhu cầu chi tiờu của doanh nghiệp. Kế hoạch này cú thể được xõy dựng theo năm, theo thỏng, theo tuần hay thậm chớ là mỗi ngày.
Cú ớt nhất 4 lý do làm cho dự bỏo tiền mặt là cần thiết và quan trọng:
- Thứ nhất, dự bỏo tiền mặt như một phương tiện dẫn dắt cho cỏc chiến lược huy động vốn (khi thiếu) hoặc đầu tư ngắn hạn sinh lời (khi thừa) của doanh nghiệp. Bởi lẽ dự bỏo sẽ giỳp doanh nghiệp biết khi nào thừa, khi nào thiếu và thừa thiếu trong bao lõu.
- Thứ hai, kết quả của dự bỏo tiền mặt được coi là yếu tố đầu vào cho cỏc quyết định chớnh sỏch tài chớnh ngắn hạn gồm: chớnh sỏch chi tiờu, chớnh sỏch bỏn chịu, …
- Thứ ba, dự bỏo tiền mặt là một cụng cụ kiểm soỏt khi cỏc nhà quản trị xem xột sự chờnh lệch giữa kế hoạch và thực tế để tiến hành điều chỉnh.
- Thứ tư, dự bỏo tiền mặt giỳp quản lý rủi ro khi dự bỏo trước những biến động trờn thị trường như lói suất, giỏ cả, tỷ giỏ.. ảnh hưởng đến dũng ngõn lưu của doanh nghiệp.
Cụng tỏc hoạch định ngõn sỏch tiền mặt đũi hỏi sự tham gia của cỏc cấp quản lý từ thấp đến cao, sự tham gia của tất cả cỏc bộ phận trong doanh nghiệp như: sản xuất, kinh doanh, nhõn sự… Mối quan hệ và trỡnh tự hoạch định ngõn sỏch cú thể được mụ tả như sau:
Tuy nhiờn, cú một số lưu ý khi thực hiện hoạch định ngõn sỏch tiền mặt là:
+ Ta thấy cụng tỏc hoạch định ngõn sỏch tiền mặt được bắt đầu bằng việc dự toỏn tiờu thụ sản phẩm, nú chi phối toàn bộ cỏc dự toỏn khỏc.
+ Bộ phận liờn quan đến hoạt động nào thỡ lập dự toỏn cho bộ phận hoạt động đú, cú sự kiểm soỏt của quản lý cấp trờn. Dự toỏn của cỏc bộ phận khỏc nhau thỡ liờn quan chặt chẽ với nhau, dự toỏn của bộ phận này cú thể là cơ sở cho dự toỏn của bộ phận khỏc.
+ Cần phõn biệt rừ dự toỏn tổng doanh thu hay chi phớ phỏt sinh thỡ khỏc với dự toỏn số tiền thực thu, thực chi tuy nhiờn hai dự toỏn này cú liờn quan chặt chẽ với nhau.
+ Ngoài cỏc khoản thu, chi chớnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh trờn, doanh nghiệp cần cú số liệu về cỏc hoạt động ngoài sản xuất khỏc.
1.2.3.1. Dự bỏo cỏc khoản thu tiền mặt
a) Dự bỏo tiờu thụ sản phẩm
Như đó núi ở trờn, dự toỏn tiờu thụ sản phẩm là điểm khởi đầu của hầu hết cỏc dự bỏo tài chớnh trong doanh nghiệp, và nú tỏc động trực tiếp đến việc dự bỏo cỏc khoản thu tiền của doanh nghiệp. Việc dự bỏo tiờu thụ sản phẩm cần xem xột cỏc yếu tố sau: kết quả tiờu thụ của cỏc kỳ trước, cỏc đơn đặt hàng chưa thực hiện, chớnh sỏch marketing phỏt triển thị trường tiờu thụ trong tương lai, yếu tố cạnh tranh
Dự toỏn tiờu thụ sản phẩm Dự toỏn doanh thu
bỏn hàng Dự toỏn sản xuất Dự toỏn chi phớ bỏn hàng, quản lý Dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp Dự toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp Dự toỏn chi phớ sản xuất chung Dự toỏn ngõn sỏch tiền mặt
trong thị trường, mức tăng trưởng của nền kinh tế… Người lập dự toỏn sẽ phải dự bỏo số lượng tiờu thụ sản phẩm kỳ tới trong mối liờn hệ của cỏc yếu tố núi trờn.
Cỏc phương phỏp dự bỏo tiờu thụ sản phẩm bao gồm:
Cỏc phƣơng phỏp định tớnh
Phương phỏp định tớnh là phương phỏp dựa vào suy đoỏn cảm nhận. Phương phỏp này phụ thuộc nhiều vào trực giỏc, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của người tham gia dự bỏo.
Cỏc phương phỏp định tớnh gồm: phương phỏp lấy ý kiến của ban quản lý điều hành, phương phỏp lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bỏn hàng, phương phỏp nghiờn cứu thị trường người tiờu dựng và phương phỏp chuyờn gia (Delphi)
Cỏc phƣơng phỏp định lƣợng
Phương phỏp định lượng dựa vào cỏc số liệu thống kờ và thụng qua cỏc mụ hỡnh toỏn học được thiết lập để dự bỏo nhu cầu cho tương lai. Cỏc phương phỏp định lượng khỏ đa dạng nhưng đều được thực hiện qua cỏc bước sau:
- Xỏc định mục tiờu của dự bỏo: loại sản phẩm cần dự bỏo, thời hạn dự bỏo…
- Phõn tớch yếu tố tỏc động và lựa chọn mụ hỡnh dự bỏo
- Thu thập dữ liệu cần thiết cho dự bỏo
- Thiết lập mụ hỡnh và tớnh toỏn
- Đỏnh giỏ kết quả dự bỏo
Cú một số mụ hỡnh dự bỏo định lượng tiờu biểu như sau: phương phỏp số bỡnh quõn, phương phỏp san bằng hàm mũ, phương phỏp phõn tớch chuỗi thời gian và phương phỏp dự bỏo với mụ hỡnh kinh tế lượng
b) Xõy dựng dự bỏo thu tiền mặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng tiờu thụ sản phẩm dự kiến là một yếu tố đầu vào quyết định đến doanh thu bỏn hàng của doanh nghiệp. Lỳc này, doanh thu dự kiến được tớnh:
Doanh thu dự kiến = Số lượng sản phẩm tiờu thụ dự kiến x Đơn giỏ bỏn dự kiến (1.6)
Ở đõy, đơn giỏ bỏn dự kiến cú thể do thị trường quyết định hoặc cũng cú thể do doanh nghiệp định giỏ.
Giỏ trị doanh thu dự kiến ở trờn là cơ sở để xỏc định dũng thu tiền mặt theo thời gian. Tiền mặt thu được chớnh xỏc cũn phụ thuộc vào chớnh sỏch tớn dụng, bỏn chịu của cụng ty; trong đú cho biết doanh thu phỏt sinh thu bằng tiền mặt trong kỳ là bao nhiờu phần trăm và thu trong cỏc kỳ tiếp theo là bao nhiờu phần trăm.
Bảng 1.1: Dự bỏo dũng thu tiền
Chỉ tiờu Cỏc kỳ Tổng cộng
Kỳ 1 Kỳ 2 … Kỳ n
Số lượng sản phẩm tiờu thụ dự kiến x x x x x
Đơn giỏ bỏn dự kiến x x x x x
Doanh thu dự kiến x x x x x
Dũng thu tiền dự kiến qua cỏc kỳ
Kỳ trước chuyển sang x x
Tiền thu được từ doanh thu kỳ 1 x x x
… x x x
Tiền thu được từ doanh thu kỳ n x x
Thu tiền lói cho vay x x x
Thu bỏn thanh lý tài sản x x
Thu do phỏt hành cổ phiếu x x
…
Tổng dũng thu tiền x x x x x
Bờn cạnh tiền thu được từ việc tiờu thụ sản phẩm, số tiền thu được cũn từ cỏc hoạt động khỏc. Đú cú thể là khoản thu bất thường do bỏn thanh lý tài sản, hoặc khoản thu định kỳ như thu lói cho vay…
1.2.3.2. Dự bỏo cỏc khoản chi tiền mặt
a) Phõn loại chi phớ
Cú nhiều tiờu thức để phõn loại chi phớ trong một doanh nghiệp, phự hợp với từng mục đớch sử dụng thụng tin khỏc nhau. Đối với những người thực hiện cụng tỏc dự trự chi tiờu, việc phõn loại và hiểu rừ đặc tớnh của từng loại chi phớ rất quan trọng để họ cú thể đưa ra phương phỏp dự bỏo và kiểm soỏt chi phớ chớnh xỏc nhất. Người dự bỏo cú thể phõn loại chi phớ theo hai cỏch cơ bản sau.
Cỏch ứng xử của chi phớ chớnh là sự thay đổi của chi phớ theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Sự hiểu biết về cỏch ứng xử của chi phớ là chỡa khoỏ để nhà quản lý dự đoỏn chi phớ cho cỏc trường hợp hoạt động khỏc nhau, trờn cơ sở đú ra quyết định chọn phương ỏn tối ưu. Theo tiờu thức này, chi phớ cú ba loại là chi phớ bất biến, chi phớ khả biến và chi phớ hỗn hợp.
Phõn loại chi phớ theo chức năng hoạt động, cú hai loại là chi phớ sản xuất và chi phớ ngoài sản xuất.
Chi phớ sản xuất
Hoạt động sản xuất là sự kết hợp giữa sức lao động của cụng nhõn với nguyờn vật liệu và thiết bị sản xuất để tạo ra sản phẩm. Do đú, chi phớ sản xuất gồm ba yếu tố cơ bản là chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp và chi phớ sản xuất chung.
Chi phớ ngoài sản xuất
Chi phớ ngoài sản xuất là cỏc loại chi phớ phỏt sinh ngoài quỏ trỡnh sản xuất chủ yếu là chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp. Chi phớ ngoài sản xuất cũng cú thể là chi phớ bất biến, chi phớ khả biến hoặc chi phớ hỗn hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhƣ vậy, việc phõn biệt cỏc loại chi phớ và hiểu đặc tớnh từng loại chi phớ rất quan trọng đối với nhà dự bỏo và quản trị. Khi đú, loại chi phớ phỏt sinh ở bộ phận nào nờn do bộ phận đú dự bỏo và xõy dựng kế hoạch chi tiờu. Trong từng bộ phõn, đối với từng loại chi phớ phải căn cứ vào cỏch ứng xử của chi phớ theo hoạt động mà dự bỏo. Chi phớ khả biến sẽ được dự bỏo theo số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất và tiờu thụ, chi phớ bất biến được dự bỏo chủ yếu dựa vào chi phớ đó phỏt sinh.
b) Chi phớ tiờu chuẩn
Chi phớ tiờu chuẩn (cũn gọi là chi phớ định mức) là chi phớ dự tớnh để sản xuất một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ cho khỏch hàng. Hệ thống chi phớ tiờu chuẩn là cơ sở để cỏc nhà quản lý lập dự toỏn chi phớ hoạt động và kiểm soỏt chi phớ.
Xõy dựng định mức chi phớ là việc xõy dựng một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phớ trong thực tế sản xuất kinh doanh. Định mức chi phớ được cỏc nhà quản lý xõy dựng theo hai tiờu thức cơ bản là:
+ Lượng định mức: cho thấy cú bao nhiờu số lượng cỏc loại chi phớ được sử dụng như số lượng nguyờn vật liệu tiờu hao, số giờ cụng lao động để sản xuất một sản phẩm hay cung ứng một dịch vụ…
+ Giỏ định mức: cho thấy đơn giỏ của cỏc khoản mục chi phớ được sử dụng là bao nhiờu như đơn giỏ một đơn vị nguyờn vật liệu, đơn giỏ một giờ cụng lao động…
Về nguyờn tắc, khi xõy dựng định mức chi phớ tiờu chuẩn trước hết cần xem xột những kết quả đó đạt được, trờn cơ sở đú kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phự hợp.
Về mặt phương phỏp, xỏc định chi phớ định mức cú thể sử dụng kết hợp cỏc phương phỏp sau:
+ Phương phỏp kỹ thuật: phương phỏp đũi hỏi sự tham gia của cỏc chuyờn gia kỹ thuật để nghiờn cứu và phõn tớch quỏ trỡnh sản xuất, hoạt động trong doanh nghiệp, từ đú tớnh toỏn và xõy dựng định mức chi phớ.
+ Phương phỏp phõn tớch số liệu lịch sử: nhà quản lý phõn tớch số liệu định mức chi phớ trong quỏ khứ như thế nào, đó phự hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh chưa.
+ Phương phỏp điều chỉnh: phương phỏp về cơ bản là tụn trọng số liệu lịch sử, trờn cơ sở đú điều chỉnh cho phự hợp với điều kiện hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
c) Xõy dựng dự bỏo chi tiền mặt
Dự bỏo chi phớ sản xuất
Bước đầu của dự bỏo chi phớ sản xuất là tớnh số lượng sản phẩm cần sản xuất ra trong thời gian tới, số lượng này khỏc với số lượng sản phẩm tiờu thụ do cú điều chỉnh số lượng sản phẩm tồn kho.
Khối lượng sản xuất trong kỳ = Khối lượng tiờu thụ trong kỳ + Khối lượng tồn kho đầu kỳ - Khối lượng tồn kho cuối kỳ (1.7)
Lỳc này, cỏc chi phớ sản xuất được dự bỏo như sau:
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Chi phớ nguyờn vật liệu là loại chi phớ biến đổi, mức tiờu hao nguyờn vật liệu phụ thuộc mức độ sản xuất sản phẩm. Khối lượng NVL cần dựng cho sản xuất = Khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ x Định mức tiờu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm (1.8.1) Khối lượng NVL cần mua = Khối lượng NVL cần dựng cho sx + Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ - Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ (1.8.2) Trị giỏ mua nguyờn vật liệu = Khối lượng NVL cần mua x
Đơn giỏ mua nguyờn vật
liệu
(1.8.3)
Chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Đối với những doanh nghiệp sử dụng ớt lao động nhõn cụng, số lượng nhõn cụng khụng biến động thỡ chi phớ nhõn cụng trực tiếp là định phớ trong một giới hạn sản xuất nhất định. Lỳc này chi phớ nhõn cụng trực tiếp là số tiền lương trả cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất.
Đối với những doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nhõn cụng, số lượng sản xuất lớn với số lao động thường xuyờn biến động theo số lượng sản xuất sản phẩm thỡ việc dự bỏo chi phớ nhõn cụng trực tiếp được thực hiện như sau:
Chi phớ nhõn cụng trực tiếp để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm
=
Định mức thời gian lao động trực tiếp để sản xuất
ra 1 đơn vị sản phẩm x
Đơn giỏ 1 giờ cụng lao động trực tiếp (1.9.1) Tổng chi phớ nhõn cụng trực tiếp = Chi phớ nhõn cụng trực tiếp để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm x Khối lượng sản phẩm cần sản xuất (1.9.2)
Chi phớ sản xuất chung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc dự bỏo chi phớ sản xuất chung được chia làm hai bộ phận là chi phớ khả biến và chi phớ bất biến. Dự bỏo chi phớ sản xuất chung bất biến cú thể được xõy
dựng dựa trờn số liệu chi phớ phỏt sinh trong quỏ khứ cú điều chỉnh theo điều kiện thay đổi. Lưu ý rằng dự toỏn tiền mặt phải trừ đi phần chi phớ khấu hao.
Dự bỏo chi phớ sản xuất chung khả biến
Tổng chi phớ sản xuất chung
khả biến
=
Tổng số giờ mỏy hoạt động hoặc tổng số giờ cụng lao động trực tiếp x Hệ số chi phớ sản xuất chung khả biến (1.10)
Ở đõy, hệ số chi phớ sản xuất chung khả biến cú thể được xõy dựng bằng phộp tớnh ngược lại với những số liệu trong quỏ khứ và phõn tớch để đưa ra tiờu chuẩn.
Dự bỏo chi phớ ngoài sản xuất
Về nguyờn tắc, việc dự bỏo chi phớ ngoài sản xuất cũng được chia thành hai bộ phận là chi phớ khả biến và chi phớ bất biến.
Khi dự bỏo cần dựa vào những mối quan hệ tương quan giữa chi phớ phỏt sinh và bộ phận, hoạt động tạo ra chi phớ đú như: chi phớ đi lại phụ thuộc vào số lượng nhõn viờn được trợ cấp loại chi phớ này; chi phớ sửa chữa bảo dưỡng văn phũng, mỏy múc phụ thuộc vào diện tớch sử dụng hay số lượng mỏy múc thiết bị; chi phớ dịch vụ cụng cộng (điện, nước, điện thoại…) phụ thuộc vào số giờ hoạt động…
Chỳ ý đối với những doanh nghiệp cần hoạt động marketing, hỗ trợ bỏn hàng lớn thỡ việc dự bỏo chi phớ này phải dựa trờn việc xõy dựng chương trỡnh hoạt động marketing, bỏn hàng cụ thể.
Xõy dựng dự bỏo chi tiền mặt
Việc dự bỏo chi phớ chỉ là cơ sở để xõy dựng kế hoạch chi tiờu tiền mặt của doanh nghiệp. Việc dự bỏo doanh nghiệp phải chi tiền mặt bao nhiờu tại thời điểm nào cũn phải xem xột đến chớnh sỏch chi trả tiền cho khỏch hàng, cho nhõn viờn.
Vớ dụ chi mua nguyờn vật liệu được dự toỏn như sau:
Bảng 1.2: Dự bỏo dũng chi tiền mua nguyờn vật liệu
Chỉ tiờu Cỏc kỳ Tổng cộng
Kỳ 1 Kỳ 2 … Kỳ n
Số lượng sản phẩm sản xuất dự kiến x x x x x
Khối lượng NVL cần dựng cho sản xuất x x x x x
Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ x x x x x
Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ x x x x x
Khối lượng NVL cần mua x x x x x
Đơn giỏ mua NVL x x x x x
Trị giỏ mua NVL x x x x x
Dũng chi mua nguyờn vật liệu dự kiến qua cỏc kỳ
Kỳ trước chuyển sang x x
Chi mua NVL từ trị giỏ mua kỳ 1 x x x
… x x x
Chi mua NVL từ trị giỏ mua kỳ n x x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng dũng chi mua NVL x x x x x
Khi đú, dự bỏo dũng chi tiền của toàn doanh nghiệp là tổng hợp cỏc dũng chi