V. Tiền tồn đầu kỳ VI Tiền tồn cuối kỳ
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI CễNG TY VIỆT HÀ
2.3.1. Thực trạng hoạt động quản trị tiền mặt tại Cụng ty Việt Hà
kế toỏn doanh nghiệp.
2. Hội đồng quản trị Cụng ty Việt Hà chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc, trung thực của số liệu của số liệu trong bỏo cỏo tài chớnh, trong quyết toỏn tài chớnh và cỏc thụng tin tài chớnh khỏc.
3. Cụng ty Việt Hà thực hiện cụng khai tài chớnh theo quy định của Nhà nước.
4. Cụng ty Việt Hà phải tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn, thống kờ theo quy định của phỏp luật.
5. Cụng ty Việt Hà chịu sự thanh tra, kiểm tra, giỏm sỏt của cơ quan tài chớnh cú thẩm quyền đối với cụng tỏc tài chớnh của Cụng ty theo quy định của phỏp luật.
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty Việt Hà
Cụng ty Việt Hà ỏp dụng chế độ kế toỏn đơn vị sản xuất kinh doanh theo quy định của Bộ tài chớnh và thực hiện cụng tỏc kế toỏn tập trung. Toàn bộ vốn, tài sản, doanh thu, chi phớ, kết quả hoạt động kinh doanh của cỏc đơn vị phụ thuộc phải thể hiện trong bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty Việt Hà. Toàn bộ số vốn đầu tư vào cỏc cụng ty con thể hiện trong danh mục cỏc khoản đầu tư tài chớnh dài hạn trong bỏo cỏo của Cụng ty Việt Hà. Cỏc khoản lợi nhuận, cổ tức được chia từ cỏc cụng ty con, cụng ty liờn doanh, liờn kết cú vốn đầu tư của Cụng ty Việt Hà thể hiện trong mục lợi nhuận hoạt động đầu tư tài chớnh của Cụng ty Việt Hà.
2.3. THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TIỀN
MẶT TẠI CễNG TY VIỆT HÀ
2.3.1. Thực trạng hoạt động quản trị tiền mặt tại Cụng ty Việt Hà Hà
Tiền mặt là một yếu tố của tài sản lưu động, do đú chớnh sỏch quản lý tiền mặt là một phần trong chớnh sỏch quản lý tài sản lưu động núi chung và cú mối quan hệ chặt chẽ với chớnh sỏch quản lý cỏc tài sản lưu động khỏc. Theo Quy chế tài chớnh của Cụng ty Việt Hà, tài sản lưu động của Cụng ty gồm: vốn bằng tiền, nợ
phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khỏc. Trong đú, nội dung quản lý vốn bằng tiền nờu rừ: Cụng ty phải xõy dựng kế hoạch thu chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tồn quỹ tiền mặt phự hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Cỏc nội dung thực hiện cụng tỏc quản trị tiền mặt tại Cụng ty Việt Hà gồm:
- Xõy dựng kế hoạch thu, chi tiền mặt
- Kiểm soỏt thu, chi tiền mặt
- Quản lý tiền tồn quỹ và bảo đảm nhu cầu tiền mặt
- Đỏnh giỏ, kiểm soỏt hoạt động quản trị tiền mặt
2.3.1.1. Xõy dựng kế hoạch thu, chi tiền mặt
Việc xõy dựng kế hoạch thu, chi tiền mặt là một nội cung của cụng tỏc xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh núi chung của doanh nghiệp, do đú cũng cần những dự toỏn ban đầu về sản lượng, doanh thu và chi phớ.
Những dự toỏn ban đầu về sản lượng, doanh thu và chi phớ được phõn cấp từ cỏc đơn vị, bộ phận. Doanh thu, chi phớ của đơn vị, bộ phận nào do bộ phận đú lập dự toỏn, sau đú bỏo cỏo cho phũng kế hoạch, phũng tài chớnh để điều chỉnh và tổng hợp cho dự toỏn toàn Cụng ty. Tại Cụng ty Việt Hà, cỏc bỏo cỏo kế hoạch đều được xõy dựng cụ thể cho cỏc thỏng trong năm. Quy trỡnh dự toỏn được thực hiện như sau:
Hỡnh 2.7: Quy trỡnh xõy dựng kế hoạch thu, chi tiền mặt tại Cụng ty Việt Hà
Nguồn: Phũng tài chớnh – Cụng ty Việt Hà
Nhà mỏy Bia Nhà mỏy Opal Cụng ty Đay Phũng tổ chức Phũng hành chớnh
Kế hoạch sản lượng Kế hoạch sản xuất Chi phớ bỏn hàng Chi phớ lương, thưởng Chi phớ hành chớnh Phũng kế hoạch Phũng tài chớnh
a) Kế hoạch sản lượng, doanh thu và kế hoạch sản xuất
Như đó thấy trong hỡnh 2.7, kế hoạch sản lượng tiờu thụ, sản lượng sản xuất và kế hoạch sản xuất sẽ được xõy dựng tại từng đơn vị rồi bỏo cỏo cho phũng kế hoạch và cuối cựng là phũng tài chớnh.
Kế hoạch sản lƣợng tiờu thụ
Đối với sản phẩm Bia hơi Việt Hà
Hiện nay, kế hoạch tiờu thụ sản phẩm Bia hơi Việt Hà là do ban lónh đạo Cụng ty đưa ra. Ban lónh đạo Cụng ty sẽ phõn tớch một số yếu tố chủ yếu bao gồm: tỡnh hỡnh phỏt triển kinh tế núi chung, dự bỏo về điều kiện mụi trường tự nhiờn, kết quả tiờu thụ bia hơi năm trước và bỏo cỏo của bộ phận marketing để đưa ra kế hoạch sản lượng tiờu thụ năm tới.
Con số kế hoạch này là số lượng tổng cho cả năm, sẽ được thụng bỏo cho bộ phận kinh doanh Nhà mỏy Bia Việt Hà. Nhiệm vụ của bộ phận kinh doanh Nhà mỏy Bia là phõn bổ để đưa ra kế hoạch sản lượng tiờu thụ cụ thể cho từng thỏng. Căn cứ để phõn chia sản lượng là sản lượng tiờu thụ thực tế năm trước và tỷ lệ thay đổi sản lượng kế hoạch so với thực tế năm trước. Một số điều cần lưu ý là: sản lượng tiờu thụ của thỏng Tết sẽ thấp hơn nhiều so với cỏc thỏng khỏc, cỏc thỏng núng sẽ được phõn bổ với tỷ lệ tăng cao hơn so với tỷ lệ tăng của cỏc thỏng rột.
Đối với sản phẩm nước tinh khiết Opal
Kế hoạch tiờu thụ sản phẩm nước tinh khiết Opal là do bộ phận kinh doanh Nhà mỏy nước trực tiếp đưa ra và phương phỏp tớnh cũng tương đối đơn giản. Sản lượng kế hoạch sẽ được tớnh bằng sản lượng năm trước tăng thờm 15 đến 20% tuỳ vào tỡnh hỡnh kinh doanh. Con số 15 đến 20% chớnh là tỷ lệ tăng sản lượng tiờu thụ trung bỡnh qua cỏc năm.
Bảng 2.3: Kế hoạch sản lượng tiờu thụ sản phẩm nước tinh khiết Opal
Mặt hàng Kế hoạch năm n Thực hiện năm n Tăng/giảm (%) Kế hoạch năm n+1 Tăng/giảm (%) so với KH năm n so với TH năm n Loại 0,5 lớt (thựng) Loại 1,5 lớt (thựng) Loại 5GL (bỡnh)
Tổng cộng (lớt)
Mặt hàng Thỏng 1 Thỏng 2 Thỏng 3 Quý I … Quý II … Că năm
Loại 0,5 lớt (thựng) Loại 1,5 lớt (thựng) Loại 5GL (bỡnh)
Tổng cộng (lớt)
Nguồn: Phũng tài chớnh – Cụng ty Việt Hà
Kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản lượng tiờu thụ do bộ phận kinh doanh đưa ra sẽ được chuyển đến bộ phận sản xuất đế lờn kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản lượng sản xuất sản phẩm nước tinh khiết Opal được tớnh:
Sản lượng sản xuất trong thỏng = Sản lượng tiờu thụ trong thỏng + Nhu cầu tồn cuối thỏng - Số lượng tồn đầu thỏng (2.1)
Cũn đối với sản phẩm Bia hơi Việt Hà, hiện nay Cụng ty tiờu thụ cả bia hơi thành phẩm sản xuất và bia hơi kinh doanh, sản lượng tiờu thụ thường lớn hơn so với cụng suất (trừ một số thỏng rột). Bờn cạnh đú, thành phẩm bia hơi tồn kho cuối kỳ thường rất nhỏ. Do đú, kế hoạch sản lượng sản xuất bia hơi thường khỏ ổn định dựa vào khả năng và cụng suất sản xuất sản phẩm.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức tiờu hao nguyờn vật liệu, bộ phận sản xuất cỏc Nhà mỏy sẽ đưa ra kế hoạch sản xuất, trong đú cụ thể số lượng nguyờn vật liệu cần thiết theo từng thỏng. Ngoài ra, bộ phận sản xuất cũn phải xõy dựng kế hoạch cỏc chi phớ sản xuất khỏc như: chi phớ sửa chữa mỏy múc; chi phớ văn phũng nhà mỏy; chi tiền bảo hộ lao động, cụng cụ dnụng cụ; chi tiền điện, nước; chớ phớ vận chuyển, bốc xếp nguyờn vật liệu…
Kế hoạch doanh thu và chi mua nguyờn vật liệu sản xuất sản phẩm
Cỏc bỏo cỏo kế hoạch của cỏc nhà mỏy sẽ được chuyển tới phũng kế hoạch của Cụng ty. Tại bộ phận này, người lập kế hoạch sẽ căn cứ vào đơn giỏ bỏn sản phẩm dự kiến để lờn kế hoạch doanh thu và căn cứ vào đơn giỏ nguyờn vật liệu dự kiến để lờn kế hoạch chi mua nguyờn vật liệu sản xuất sản phẩm.
Cỏc số liệu kế hoạch đú được xõy dựng như sau:
Doanh thu tiờu thụ dự kiến = Sản lượng tiờu thụ dự kiến x Đơn giỏ dự kiến (2.2.1) Số lượng NVL cần mua = Số lượng NVL cần dựng trong thỏng + Nhu cầu tồn cuối thỏng - Số lượng tồn đầu thỏng (2.2.2) Chi phớ mua NVL dự kiến = Số lượng NVL dự kiến x Đơn giỏ dự kiến (2.2.3)
Bảng 2.4: Kế hoạch chi mua nguyờn vật liệu
Khoản mục ĐVT Định mức Số lƣợng cần dựng Số lƣợng cần mua Đơn giỏ dự kiến Chi phớ mua dự kiến Kế hoạch sản xuất sản phẩm bia hơi: ……… lớt Malt đại mạch Kg 11.1000 Hoa hublon đắng Kg 0.0372
Hoa hublon thơm Kg 0.0186
Gạo tẻ Kg 4.9000 Kieselguhr đỏ Kg 0.0750 Hexametyl Kg 0.0030 Muối tinh Kg 0.0100 Dầu mỏy lạnh lớt 0.0040 … Tổng cộng ……
Nguồn: Phũng tài chớnh – Cụng ty Việt Hà
b) Xõy dựng dự toỏn chi phớ bỏn hàng
Hiện nay, việc xõy dựng dự toỏn chi phớ bỏn hàng cũng do bộ phận marketing – kinh doanh của từng đơn vị thực hiện. Cỏc chi phớ bỏn hàng chủ yếu bao gồm: chi phớ trang bị tài trợ cho khỏch hàng; chi phớ nhõn viờn; chi vận chuyển, bốc xếp thuờ ngoài; chi phớ cỏc hoạt động quảng cỏo và chi phớ hội nghị khỏch hàng.
Chi phớ trang bị, tài trợ cho khỏch hàng
Sản phẩm bia hơi Việt Hà và nước tinh khiết Opal tiờu thụ trong mụi trường cạnh tranh cao và đũi hỏi những vật dụng đặc thự phục vụ việc bỏn hàng, tiờu thụ sản phẩm. Bởi vậy chi phớ trang bị tài trợ cho khỏch hàng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phớ bỏn hàng. Chi phớ này cú thể là tài trợ bằng tiền hoặc trang bị bằng hiện vật.
Chi phớ tài trợ bằng tiền cho cỏc đại lý cũ hoặc mới được thực hiện theo hợp đồng quảng cỏo và tiờu thụ sản phẩm, cú kế hoạch rừ ràng, cụ thể. Cũn chi phớ trang bị hiện vật cũng được lờn kế hoạch theo bỏo cỏo của nhõn viờn marketing.
Cỏc hiện vật hàng quảng cỏo tài trợ cho khỏch hàng tiờu thụ bia bao gồm: biển bảng quảng cỏo, tủ bảo quản bia, bàn ghế, ụ che, ỏo, khay, đồng hồ… Cỏc hiện vật cho khỏch hàng tiờu thụ nước là mỏy núng lạnh nước uống, van vũi, khay cốc…
Theo yờu cầu của dự toỏn, cỏc nhõn viờn marketing từng khu vực phải lờn kế hoạch trang bị hàng quảng cỏo cho khỏch hàng. Việc trang bị cho khỏch hàng cũ thường được thực hiện vào đầu năm. Đối với khỏch hàng mới, căn cứ theo kế hoạch mở điểm tiờu thụ mới, thời gian cấp hàng dự kiến của nhõn viờn marketing và định mức trang bị cho khỏch hàng, người lập kế hoạch sẽ tổng hợp số lượng hàng quảng cỏo cần mua. Lỳc này:
Chi phớ mua hàng quảng cỏo = Số lượng hàng hoỏ dự kiến x Đơn giỏ dự kiến (2.3.1)
Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng, marketing
Cỏc chi phớ cho nhõn viờn bỏn hàng, marketing bao gồm: chi phớ xăng xe, chi phớ điện thoại cho nhõn viờn, chi tiền cụng tỏc phớ, chi phớ tiếp khỏch…
Tại Cụng ty Việt Hà, cỏc chi phớ cho nhõn viờn bỏn hàng, marketing được quy định định mức cụ thể cho từng vị trớ, khu vực hoạt động của nhõn viờn. Do đú, chi phớ cho nhõn viờn bỏn hàng, marketing được dự toỏn như sau:
Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng, marketing dự kiến = Số lượng nhõn viờn dự kiến x Định mức chi phớ cho nhõn viờn (2.3.2)
Chi phớ vận chuyển, bốc xếp thuờ ngoài
Từ năm 2006 về trước, Nhà mỏy bia Việt Hà đó xõy dựng đội ngũ xe và nhõn viờn giao hàng theo tuyến, bờn cạnh đú là chi phớ vận chuyển, bốc xếp thuờ ngoài. Nhưng từ khi bàn giao cỏc đại lý lấy hàng theo tuyến cho Cụng ty cổ phần bia và nước giải khỏt Việt Hà, hiện nay Cụng ty chỉ tiờu thụ bia cho cỏc đại lý đến lấy hàng trực tiếp. Do đú chi phớ vận chuyển bốc xếp thuờ ngoài khụng cũn.
Đối với Nhà mỏy nước Opal, việc thuờ vận chuyển và bốc xếp nước Opal đi tiờu thụ thực hiện theo hợp đồng thường xuyờn. Chi phớ này sẽ được dự toỏn căn cứ vào sản lượng tiờu thụ kế hoạch và đơn giỏ theo hợp đồng.
Chi cỏc hoạt động quảng cỏo và hội nghị khỏch hàng
Hàng năm, bộ phận kinh doanh cỏc nhà mỏy đều phải lờn kế hoạch về việc phỏt triển cỏc hoạt động quảng cỏo và hội nghị khỏch hàng. Kế hoạch này bao gồm cỏc nội dung: những hoạt động quảng cỏo trờn truyền hỡnh, bỏo chớ, tài trợ quảng cỏo tại cỏc hoạt động xó hội, chương trỡnh hội nghị khỏch hàng…; thời gian diễn ra cỏc hoạt động và chi phớ dự kiến cho cỏc hoạt động đú.
c) Xõy dựng dự toỏn chi phớ tiền lương, tiền thưởng và chi phớ hành chớnh
Xõy dựng dự toỏn chi phớ tiền lƣơng, tiền thƣởng
Việc xõy dựng dự toỏn chi phớ tiền lương, tiền thưởng do phũng tổ chức xõy dựng. Chi phớ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương được tớnh toỏn trờn cỏc cơ sở là số lượng cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty, quy định về mức lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của Cụng ty và những quy định tiền lương của nhà nước.
Ngoài chi phớ tiền lương, phũng tổ chức cũn dự toỏn chi phớ tiền ăn ca, cỏc khoản tiền thưởng như tiền thưởng cỏc ngày lễ tết, tiền thưởng hoàn thành kế hoạch, tiền tham quan nghỉ mỏt, tiền sinh nhật…
Bảng dự toỏn chi phớ tiền lương, tiền thưởng cho cỏn bộ Cụng nhõn viờn được xõy dựng cho từng nhà mỏy và cho bộ phận nhõn viờn văn phũng sau đú tập hợp lại chi phớ cho toàn Cụng ty.
Bảng 2.5: Bảng kế hoạch chi phớ tiền lương, tiền thưởng
ĐVT:……….. Thỏng Lƣơng (đó bao gồm 6% BHXH&YT) Nộp BHXH BHYT (17%) Tiền ăn (gồm cả sữa cho CBCNV) Thƣởng Tổng chi
Số tiền Nội dung
1 2 2 3 Quý I … Quý II … Cả năm
Cỏc khoản khỏc: (+) tiền nghỉ mỏt …… (+) tiền thưởng hoàn thành kộ hoạch (nếu cú) ……
(+) cỏc khoản thưởng khỏc ……
Tổng cộng chi phớ ……
Nguồn: Phũng tài chớnh – Cụng ty Việt Hà
Xõy dựng dự toỏn chi phớ hành chớnh
Cỏc chi phớ hành cũng được xõy dựng dự toỏn tại bộ phận phỏt sinh, quản lý chi phớ này là phũng hành chớnh. Cỏc chi phớ hành chớnh tương đối đa dạng, nhiều khoản mục. Việc xõy dựng chi phớ hành chớnh hiện nay tại Cụng ty Việt Hà chỉ mang tớnh chất tương đối, dựa vào chi phớ phỏt sinh năm trước là chủ yếu.
d) Cỏc doanh thu, chi phớ khỏc và tổng hợp dự toỏn
Cỏc khoản thu nhập và chi phớ khỏc như: chi tiền đầu tư mua sắm tài sản, chi tiền phục vụ triển khai cỏc dự ỏn, thu tiền lói liờn doanh, thu tiền cổ tức,… Hiện nay tại Cụng ty Việt Hà, những khoản thu, chi này khụng được xõy dựng dự bỏo một cỏch cụ thể mà chỉ ước lượng tương đối theo những thụng tin, kế hoạch đầu tư của Cụng ty. Phũng tài chớnh kế toỏn chỉ xõy dựng bảng tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện cỏc dự ỏn căn cứ vào bỏo cỏo thực hiện của phũng dự ỏn - đầu tư. Bảng tổng hợp này cho thấy một phần kế hoạch chi tiền trong cụng tỏc triển khai cỏc dự ỏn đầu tư.
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp tỡnh hỡnh thự hiện cỏc dự ỏn. TT Nội dung Số HĐ Đơn vị thực hiện Giỏ trị HĐ Số tiền đó tạm ứng Tổng số tiền đó tạm ứng Số tiền cũn phải thanh toỏn Thời gian thanh toỏn dự kiến Ghi chỳ Lần 1 Lần 2 …
DỰ ÁN NHÀ LÀM VIỆC VÀ GIỚI THIỆU SẢN PHẨM CễNG TY VIỆT HÀ
1 2 2 …
Tổng cộng