đề tài Kế toán Chi hoạt động tại Ban quản lý dự án huyện Dĩ An , tỉnh Bình Dương

Cấu trúc của khóa luận Chương 1: Mở đầu : nói lên sự cần thiết , mục tiêu và phạm vi của việc nghiên cứu Chương 2: Tổng quan: trình bày lịch sử hình thành và phát triển , nhiệm vụ, quy

là làm sao kiểm soát tốt chi phí hoạt động của đơn vị trong điều kiện xây dựng cơ bảntrải qua nhiều công đoạn, thời gian thi công tương đối dài.

Chính vì vậy , hạch toán kế toán đóng vai trò rất quan trọng Hạch toán kế toánđóng vai trò quan trọng trong thực hiện quản lý,điều hành,kiểm tra giám sát các hoạtđộng tài chính trong đơn vị

Kế toán là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất

kỳ một doanh nghiệp hay đơn vị hành chính sự nghiệp nào Kế toán ghi chép, phânloại , tóm tắt và diễn giải các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin kịp thời , chínhxác và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị phục vụ cho việc quản lýnền kinh tế cả vi mô và vĩ mô

Nước ta đang trong quá trình thực hiện công nghiêp hóa , hiện đại hóa nền kinh tếquốc dân ,đặc biệt nước ta vừa gia nhập WTO đã mở ra nhiều thời cơ cũng như tháchthức mới buộc ta phải nâng cao cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật để thu hút đầu tưnước ngoài và phát triển đất nước Trong đó, huyện Dĩ An , tỉnh Bình Dương là tỉnhnằm trong khu vực kinh tế trọng điểm của phía nam , có vị trí địa lý và điều kiện tựnhiên thuận lợi cho việc phát triển các ngành kinh tế , đặc biệt là về công nghiệp ,

1

những năm gần đây huyện đã thành lập những khu công nghiệp với quy mô khá lớn ,hàng loạt công trình phục vụ cho mục tiêu phát triển đã và đang được triển khai thựchiện Bên cạnh việc xây dựng các công trình đưa vào sử dụng đạt chất lượng và cóhiệu quả ; thì vấn đề quản lý chi phí , nguồn vốn đâù tư các công trình cũng quan trọngkhông kém

Để thực hiện nhiệm vụ đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn huyện Dĩ An , banquản lý huyện Dĩ An đã được thành lập theo quyết định số 169/1999/QĐ.CT ngày20/09/1999 của ủy ban nhân dân tỉnh Binh Dương Để hoạt động có hiêu quả , đơn vịphải kiểm soát tốt chi phí trong quá trình hoạt động nhằm sử dụng tiết kiệm và có hiệuquả nguồn ngân sách nhà nước Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó , nhóm chúng tối đã

tiến hành thực hiện đề tài “Kế toán Chi hoạt động tại Ban quản lý dự án huyện Dĩ

An , tỉnh Bình Dương”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích tổ chức kế toán tại Ban quản lý dự án huyện Dĩ An

- Đưa ra biện pháp nhằm giúp Ban quản lý dự án thực hiện cấp phát ,quản lý nguồnvốn đầu tư khoa học hơn

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài sử dụng số liệu năm 2009 của ban quản lý dự án huyên Dĩ An

1.4 Cấu trúc của khóa luận

Chương 1: Mở đầu : nói lên sự cần thiết , mục tiêu và phạm vi của việc nghiên cứu Chương 2: Tổng quan: trình bày lịch sử hình thành và phát triển , nhiệm vụ, quy chế

hoat động của Ban quản lý dự án huyện Dĩ An

Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu : trình bày các khái niệm, mối quan

hệ trình tự hạch toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Chương 4: Kết quả và thảo luận : thực hiện, diễn giải các nghiệp vụ kế toán trong kỳ

nghiên cứu

Chương 5: Kết luận và kiến nghị : trên cơ sở kết quả nghiên cứu đạt được đưa ra

những kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Huyện Dĩ An được tái lập theo nghị định số 58 NĐ – CP ngày 23/07/1999 củachính phủ Huyện Dĩ AN nằm ở phía đông nam của tỉnh Bình Dương Dĩ An nằmtrong vùng kinh tế trọng điểm phía nam, có diện tích tự nhiên nhỏ nhất tỉnh ( 3.011người/ 1km2)

Cùng với huyện Thuận An và huyên Thủ Dầu Một, Dĩ An là một trong bahuyện thị có nền kinh tế phát triển mạnh nhất của tỉnh Bình Dương Vì có lợi thế cửanhõ lưu thông giữa ba tỉnh là Bình Dương, Đồng Nai VÀ tp Hồ Chí Minh, đồng thời

có tuyến quốc lộ 1A , quốc lộ 1K và tuyến đường sắt chính của quốc gia chạy qua nên

Dĩ An có đủ các điều kiện phát triển kinh tế mạnh mẽ trong vùng kinh tế trọng điểmphía nam

- Phía đông giáp TP Hồ Chí Minh

- Phía tây giáp huyện Thuận An

- Phia nam giáp TP Hồ Chí Minh

- Phía bắc giáp huyện Tân Uyên, TP Biên Hòa – tỉnh Đồng Nai

Uỷ ban nhân dân huyện Dĩ An là chủ đâu tư các công trình đầu tư xây dựng cơbản trên địa bàn huyện Dĩ An , và ban quản lý huyện Dĩ An đã được thành lập theoquyết định số 169/1999/QĐ.CT ngày 20/09/1999 của Uỷ ban nhân dân tỉnh BìnhDương ( ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ra quyết định thành lập trên cơ sở dề nghịcủa ủy ban nhân dân huyện Dĩ An ) va fbawts đầu đi vào hoạt động từ tháng 10 năm

1999 ; có trụ sở ban trong khuôn viên của trung tâm hành chính huyện Dĩ An – tỉnhBình Dương ; tài khoản mở tại kho bạc nhà nước huyện Dĩ An Kinh phí hoạt động vàtiền lương của ban quản lý dự án được trích phần trăm theo quy định trong tổng dựtoán được duyệt của từng công trình

3

Từ khi thành lập đến nay, Ban quản lý dự án huyện Dĩ An không ngừng củng

cố ,đổi mới phương thức quản lý cho phù hợp với yêu cầu phát triển của xã hội ; luônhoàn thành nhiệm vụ chính trị của huyện Dĩ An và nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội

là thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản được hội đồng nhân dân huyện Dĩ Angiao hàng năm với số vốn tiếp nhận ngỳ càng lớn ; tực hiện quản lý đầu tư nhiều côngtrình xây dựng nhiều trường học , đường giao thông , xây dựng trụ sở làm việc , cáccông trình điện chiếu sáng … đã góp phần quan trong trong quá trình phát triển kinh tếhuyện Dĩ An nói riêng , và thúc đẩy tiến trình công nghiêp hóa- hiện đại hóa đất nước

Tính đến thời điểm hiện nay,ban quản lý huyện Dĩ An có tổng số 18 cán bộcông chức , bao gồm:

• Về tổ chức:

+ Lãnh đạo: 01 giám đốc và 01 phó giám đốc

+ Bộ phận kế toán và văn thư hành chính: 01 kế toán trưởng và 02 kế toán viên ,

+ Trình độ chuyên môn : Đại Học : 16 người ,trung cấp 01 người và 01 tài xế

2.2 Quy chế hoạt động của ban quản lý dự án

2.2.1 Chức năng

Ban quản lý dự án huyện Dĩ An là đơn vị sự nghiệp kinh tế , có tư cách phápnhân , được sử dụng con dấu và tài khoản riêng , tham mưu cho Uỷ Ban nhân dânhuyệ n Dĩ An về đầu tư xây dựng cơ bản các danh mục công trình được phân công vềxây dựng , giao thông , điện , quy hoạc và các công trình công ích khác từ khâu chuẩn

bị đâu tư , thực hiện dự án , triển khai đấu thầu thi công và bàn giao nghiệm thu đưacông trình vào khai thác sử dụng

2.2.2 Nhiệm vụ

Ban quản lý dự án có các nhiệm vụ sau:

- Triển khai thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản được giao hàng năm

- Phối hợp các phòng ban chức năng của tỉnh, huyện tham mưu đề xuất các vấn

đề có liên quan trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản , xây dựng danh mục đầu tưhàng năm

- Tham mưu ủy ban nhân dân huyện và trình các cấp thẩm quyền phê duyệt cácthủ tục đầu tư theo quy định từ khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiên dự án , đưa công trìnhvào khai thác sử dụng đạt chất lượng và có hiệu quả , đảm bảo theo quy định hiệnhành

2.2.3 Tổ chức bộ máy

- Ban quản lý dự án làm việc theo chế độ thủ trưởng ,gồm có 01 giám đốc, 01phó giam đốc , 01 kế toán trưởng và các bộ phận nghiệp vụ

- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của ban quản

lý dự án trước ủy ban nhân dân huyện về việc chỉ đạo , điều hành chức năng, nhiệm vụcủa ban quản lý dự án

- Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc , chịu trách nhiệm trực tiếpquản lý bộ phận kỹ thuật , quan hệ điều hành quá trình lập các thủ tục dầu tư và côngtác đấu thầu Chịu trách nhiệm quản lý chất lượng , tiến độ thi công đảm bảo an toàn

và môi trường trong quá trình thi công

Bộ phận kế toán và văn thư hành chính:

- Kế toán bộ phận văn thư hành chính:

Kiểm tra giá trị khối lượng hoàn thành , hoàn chỉnh các thủ tục theo đúng quy trìnhtrước khi tham mưu cho giám đốc ký duyệt cấp phát, thanh toán vốn

5

Thực hiện công tác thu chi tài chính của cơ quan, nhận và cấp phát các nguồnvốn cho các công trình từ lúc tư vấn khảo sát thiết kế đến suốt quá trình thi côngnghiệm thu hoàn thành , bảo hành công trình

Tham gia thực hiện nhiệm vụ quyết toán công trình , quyết toán các chi phíkhác Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng chi tiêu kế hoạc hàng năm , xây dựngkinh phí hoạt động của đơn vị

Kế toán bộ phận kiêm nhiệm văn thư hành chính : quản lý lưu trữ công văn đi , côngvăn đến, dấu mộc cơ quan

Bộ phận kế hoạch và lập thủ tục đầu tư: Bộ phận kế hoạch và lập thủ tục đâu tưchịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc ,quản lý điều hành tập thể kỹ sư xâydựng,kỹ sư giao thông , kỹ sư điện thự hiện lập các thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản từkhâu chuẩn bị đầu tư , thực hiện dự án , đâu thầu , thi công và đưa công trình vào khaithcs sử dụng đạt mục tiêu yêu cầu đề ra

Bộ phận kỹ thuật và lập thủ tục đầu tư phải tuân thủ và chấp hành mọi sự điềuđộng phân công của giám đốc trong việc thực hiện công tác chuyên môn , chịu tráchnhiệm trước ban giám đốc về nội dung danh mục công trình được phân công

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn tin: Bộ phận kế toán Ban

• Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên

- Kế toán trưởng: là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán ,thống kê thôngtin kinh tế và hạch toán theo chế độ kế toán áp dụng , chịu sự chỉ đạo trựctiếp của Giám đốc , phân công và chỉ đạo tất cả các nhân viên kế toán tạiban Tất cả các chứng từ thanh toán , hợp đồng , báo cáo kế toán đều phải cóchữ ký của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý

- Kế toán viên 1: thực hiện quản lý ,theo dõi và lập hồ sơ chứng từ thanh toántheo danh mục công trình được phân công ; Lập dự toán và theo dõi cáckhoản chi hoạt động của Ban; Bảo quản và phát hành công văn đi đến

- Kề toán viên 2: thực hiện quản lý ,theo dõi và lập hồ sơ chứng từ thanh toántheo danh mục công trình được phân công ; Lập và theo dõi các hợp đồngkinh tế đã ký kết với các đơn vị tư vấn,đơn vị thi công

7

KẾ TOÁN TRƯỞNG

- Thủ quỹ : là bộ phận giữ tiền trong ban vì thế cần thực hiện thu chi theochứng từ đã được duyệt ; theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng ; lập kếhoạch đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm ; thực hiện các bao cáo tiến độ thựchiện dự án ,tiến độ thanh toán theo kỳ quy định và tất cả các báo cáo độtxuất theo yêu cầu của chủ đầu tư

2.3.2 Nội dung công việc kế toán của đơn vị chủ đầu tư

• Kế toán nguồn vốn đầu tư :Phản ánh số hiện có và tình hình biến động vốn

đầu tư theo từng nguồn hình thành

- Phản ánh các khoản nợ phải trả phát sinh trong hoạt động của đơn vị chủđầu tư, như: các khoản trích nộp theo lương , các khoản phải cho nhân viênban quản lý dự án , các khoản nộp ngân sách ( nếu có) và việc thanh toáncác khoản phải trả, phải nộp khác

- Kế toán các khoản thu nhập khác ,chi phí khác ( theo quy định của chínhsách tài chính) của Ban quản lý dự án

Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán vốn đầu tư:

- Lập và gửi đúng hạn báo cáo tài chính đơn vị chủ đầu tư cho cơ quan quản

lý cấp trên, cơ quan thanh toán;

- Lập và gửi đúng hạn báo cáo thực hiện vốn đàu tư hàn năm và báo cáoquyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành đưa vào khai thác sử dung theo quyđịnh hiện hành về quyết toán vốn đầu tư

2.3.3 Hình thức tổ chức kế toán tại ban quản lý dự án

Chế dộ kế toán áp dụng: Kế toán chỉ đầu tư được quy định tại quyết định số

24/2000/QĐ.BTC của bộ tài chính Chế độ kế toán Chủ đầu tư áp dụng cho các đơn vịchủ đầu tư có thành lập ban quản lý dự án và tổ chức công tác kế toán riêng

Căn cứ để ghi sổ Nhật kí – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán Hình thức sổ kế toán Nhật kí – Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:

- Nhật kí – Sổ cái

- Các sổ , thẻ kế toán chi tiết

b Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ

kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợpchứng từ gốc cùng loại và có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục cho cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng kíchứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được phụ trách kế toán duyệttrước khi ghi sổ kế toán

Hình thức Sổ kế toán chứng từ ghi sổ có các loại sổ kế toán sau:

- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ;

- Sổ cái;

- Các sổ,thẻ kế toán chi tiết

9

c Hình thức sổ kế toán nhật kí chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật

kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụđó,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụkinh tế phát sinh

Hình thức sổ kế toán Nhật kí chung bao gồm các loại sổ kế toán sau:

- Sổ nhật kí chung;

- Sổ cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hiện nay Ban áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Tổ chức kế toán: Ban quản lý dự án huyện Dĩ An hiện sử dụng phần mềm kế

toán DTSorf

Trình tự ghi chép kế toán diễn ra như sau: Hàng ngày nhân viên kế toán phụ

trách căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ Căn cứvào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng Từ ghi sổ , sau đó được dùng đểghi vào Sổ Cái

Do sử dụng phần mềm kế toán nên không cần phải lập bảng tổng hợp chứng từghi sổ , dữ liệu được nhập vào máy căn cứ trên chứng từ gốc , yêu cầu là phải chínhxác cho từng nghiệp vụ và chi tiết cho từng công trình ; số liệu kế toán sẽ được tựđộng cập nhật vào Sổ Đăng Ký Chứng Từ ghi sổ và Sổ cái từng tài khoản Chứng từghi sổ được lập và lưu chứng từ gốc theo tháng Đến cuối kỳ ( thường là 01 quý) , kếtoán trưởng khóa sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thángtrên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh nợ, số phát sinh có trên từng tàikhoản trên từng Sổ Cái ; tiếp đó căn cứ vào Sổ Cái kiểm tra số liệu trên bảng cân đốitài khoản của các tài khoản tổng hợp, chi tiết Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phátsinh Có của các tài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải khớp nhau và khớp với tổng

số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ; tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tàikhoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của từng tài khoản ( dư

Nợ , dư Có ) trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảngtổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệunói trên , bảng cân đối tài khoản được sử dụng để kiểm tra các số liệu trên bảng cânđối kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Kế toán viên tiếp nhận hồ sơ và lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế , tài chính phát sinh vào chứng từ ;

- Kế toán trưởng kiểm tra , ký chứng từ kế toán và trình giám đốc ký duyệt ;

- Phân loại,sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Bảo quản , lưu trữ chứng từ kế to , đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trênchứng từ

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh đã ghi trênchứng từ kế toán , đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan ;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu , thông tin trên chứng từ kế toán

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách ,chế độ, các quy định về quản lý kinh tế ,tài chính của nhà nước , phải từ chối thực hiện( không xuất quỹ,thanh toán, lập lệnh chuyển tiền,…) đồng thời báo ngay cho GiámĐốc biết để kịp thời xử lý

- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục ,nội dung và chữ sốkhông rõ ràng thì người chịu trách nhiêm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại ,yêu cầu làmthêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Sổ Cái

Bảng cân đối tài khoản BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu , kiểm tra

Chứng từ kế toán là những chứng từ gốc, như : giấy xin thanh toán , giấy tạmứng, bảng thanh toán lương … tất cả các chứng từ trên phải có đầy đủ chữ ký của kếtoán trưởng, giám đốc … mới được thực hiện hạch toán

- Các bảng kê chứng từ ghi sổ

- Các sổ kế toán chi tiết như sổ quỹ tiền mặt , sổ công nợ, sổ tiết kiệm gửi ngânhàng

- Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Sổ cái

- Bảng cân đối phát sinh

- Hệ thống báo cáo tài chính

- Các bảng theo dõi phải trả, phải nộp như: sổ theo dõi BHXH, theo dõi thuếGTGT khấu trừ,…

- Phương pháp tính nguyên giá và khấu hao TSCĐ

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

13

3.1 Cơ sở lý luận

3.1.1 Vị trí vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý

a Khái niệm về kế toán

Kế toán là công việc ghi chép tính toán bằng con số biểu hiện dưới hình thức giátrị là chủ yếu để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản , quá trình

và kết quả hoạt động , sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước cũng như của các tổchức xí nghiệp Đồng thời kế toán có nhiệm vụ phản ánh các hoạt động khác nhau củamột doanh nghiệp và đúc kết thành hệ thống các chỉ tiêu giá trị theo một cách kháchquan nhằm cung cấp những thông tin về các hoạt động hiện tại , những khó khăn haytriển vọng phát triển cuả doanh nghiệp trong tương lai Cụ thể thu thập xử lý thôngtin , số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán , theo chuẩn mực vàchế độ kế toán , ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua hệ thống tài khoản

; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán , ghi chép

về những tình trạng thay đổi của các giao dịch quan hệ với nhau Ghi chép phân tíchnhững ảnh hưởng của sự thay đổi đối với tài sản của đơn vị

b Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý

Kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản lý, là công cụ quan trọng đểthực hiện ,quản lý, điều hành, kiểm tra, giám đốc các hoạt động tài chính trong đơn vịcũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân

- Cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của đảmbảo đơn vị phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế ở đơn vị

- Đảm bảo việc ghi chép chính xác và hợp lý tình hình hoạt động của đơn vị

- Đảm bảo việc đo lường , tính toán phản ánh thu nhập và chi phí trên cơ sở xácđịnh kết quả sản xuất kinh doanh , giúp nhà lãnh đạo kiểm tra giám sát tìnhhình taì chính của đơn vị

- Tất cả các nhiệm vụ trên khẳng định vai trò của kế toán là công cụ quantrọng , có hiệu lực để quản lý kinh tế và thực hiện các nguyên tắc hạch toánkinh doanh của xã hội chủ nghĩa

3.1.2 Khái niệm và nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị kinh tế sự nghiệp

a Khái niệm về kế toán kinh tế sự nghiệp

Kế toán trong đơn vị kinh tế sự nghiệp là kế toán chấp hành NSNN tại các đơn vị sựnghiệp và cơ quan hành chính các cấp theo thông tư 214 Kế toán đơn vị sự nghiệpkinh tế là công việc tổ chức hệ thoosnh thông tin bằng số liệu để kiểm soát và quản lýnguồn kinh phí , tình hình sử dụng , quyết toán kinh phí , tình hình quản lý và sử dụngcác loại vật tư tài sản công , tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêuchuẩn , định mức của nhà nước

b Nhiệm vụ của kế toán kinh tế sự nghiệp

Để giúp các đơn vị quản lý tốt các nguồn kinh phí đông thời giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của nhà nước trong công tác kiểm tra , kiểm soát việc chấp hành chế độ chitiêu , ngăn chặn sự lãng phí , đảm bảo chi tiêu đúng mục đích , tiết kiệm kinh ohis thì

kế toán kinh tế sự nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép phản ánh chính xác số vốn , kinh phí được Nhà nước cấp và tìnhhình sử dụng vốn đó

- Ghi chép và phản ánh chính xác số vốn ngoài ngân sách do đơn vị tự thu vàđược phép sử dụng

- Ghi chép phản ánh chính xác và đôn đốc nộp đủ, đúng hạn các khoản thu chongân sách nhà nước

- Thông qua ghi sổ, kiểm tra tình hình chấp hành dự toán thu- chi , tình hìnhthực hiện các chỉ tiêu kinh tế và tình hình chấp hành các tiêu chuẩn định mức ,chế độ tài vụ ở đơn vị

- Kịp thời thanh toán các khoản phát sinh trong quá trình chấp hành dự toángiữa đơn vị với các đơn vị và cá nhân khác

- Hướng dẫn về công việc kế toán và bảo quản vật tư , tài sản cho các cá nhânđược giao trách nhiệm quản lý tài sản, vật tư khác

- Tiến hành kiểm kê đúng thời hạn quy định các loại vốn bằng tiền, vật tư , tàisản

- Phân phối kinh phí kịp thời cho các đơn vị cấp dưới chấp hành dự toán chi hạch toán kế toán , lập báo cáo kế toán

thu-15

- Lập và gửi đúng thời hạn quy định các báo cáo về quản lý kinh phí , về quản

lý ngân sách , đồng thời cung cấp số liệu , tài liệu phục vụ cho công tác thống

kê , nghiên cứu chính sách chế độ thu- chi tài chính

Vì vậy kế toán là công cụ quan trọng để quản lý , kiểm soát tình hình nguồn kinh phí,các khoản thu và thực hiện việc chi tiêu hợp lý , tránh lãng phí thất thoát tài sản Từ

đó cung cấp thông tin và giúp ban lãnh đạo có phương án chỉ đạo kịp thời , đáp ứng tốtnhiệm vụ được giao

3.2 Chi phí hoạt động của Ban quản lý dự án

* Nội dung:

Theo thông tư số 214/2000/QĐ.BTC ngày 28/12/2000 của Bộ tài chính vềhướng dẫn quản lý , sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư ( hay còn gọi là chi phí A )của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước Chi phí quản lý dự án đầu tư là toàn

bộ chi phí cần thiết để chủ đầu tư,Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ quản lý dự áncủa mình

3.2.1 Trích chi phí Ban quản lý dự án:

Kinh phí hoạt động hàng năm của Ban quản lý phải lập Dự toán được cơ quan tàichính thẩm định và cấp Quyết định đầu tư phê duyệt , đối với các Ban quản lý dự ánđược giao nhiều dự án thì trên cơ sở mức lương cơ bản còn nhân với hệ số ( tùy thuộcvào mức độ chi phí quản lý các dự án được giao nhiều hay ít ) Nhưng đối với các Banquản lý dự án mới được thành lập , dự án chưa được phê duyệt thì phải lập dự toánkinh phí hoạt động để tạm ứng trong khi chờ dự án được duyệt mới được trích chi phíquản lý dự án

Thực hiện trích chi phí quản lý dự án từng công trình : Chi phí quản lý dự ánđược trích nhiều lần theo từng đợt hay một lần sau khi công trinh hoàn thành , việctrích chi phí quản lý dự án chỉ thực hiện khi công trình thi công có khối lượng xây lắpđược nghiệm thu ; Chi phí quản lý dự án được cơ cấu và phê duyệt vào tổng dự toán

của công trình , giá trị chi phí được được trích phải tương ứng với giá trị khối lượngxây lắp được nghiệm thu :

=

Chi phí Ban quản lý dự án bao gồm:

- Lương của Ban quản lý

- BHXH , BHYT, KPCĐ và các khoản phải nộp Nhà nước

- Chi Hội nghị, tiếp khách

- Các khoản phải trả nhà nước

Chi phí Ban quản lý dự án trích từ các công trình được chuyển vào tài khoản tiền gửicủa Ban quản lý dự án tại kho bạc nhà nước huyện Dĩ An

Số hiệu tài khoản : 944.02.00.00001

Kế toán sử dụng tài khoản :112CPA “Tiền gửi Ngân hàng , Kho bạc”

TK 112 có hai tài khoản cấp 2:

1121 : Tiền Việt Nam

1122 : Ngoại Tệ

* Nội dung và kết cấu tài khoản này như sau :

Bên Nợ: Trị giá thực tế chi phí quản lý dự án đã trích của các công trình ; số dư

chi phí quản lý dự án chuyển qua kỳ sau

Bên Có : Trị giá thực tế tạm ứng tiền mặt nhập quỹ ; trị giá các khoản chi phí

quản lý dự án đã chi bằng chyển khoản

Tổng giá trị hợp đồngcủa công trình A

Dự toán chiphí quản lý

dự án được phê duyệt

Gía trị chi phí quản lý

dự án đã trích lũy kế đến lần n-1

Số dư bên Nợ : Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn gửi ở ngân hàng , kho

+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đâu tư ;

+ Giấy rút vốn đầu tư

3.2.2 Chi phí hoạt động Ban quản lý dự án:

Tài khoản sử dụng: 642 ( chi phí quản lý Ban dự án )

* Nội dung:

Tài khoản 642 dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt độngthường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: chi dùngcho công tác nghiệp vụ , chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơquan Nhà nước , các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội , cơ quan đoàn thể , lựclượng vũ trang , các hội do NSNN cấp ,do thu phí, lệ phí hoặc do các nguồn viện trợ ,tài trợ , và các nguồn khác đảm bảo

Nguyên tắc hạch toán:

Bên Nợ : trị giá thực tế các chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động của Ban

quản lý dự án

Bên Có : kết chuyển ( phân bổ ) trị giá chi phí sang chi phí đầu tư XDCBDD

TK 642 không có số dư cuối kỳ

a Các loại chi phí thanh toán qua hình thức chuyển khoản

Là các loại chi phí phát sinh mang tính chất thường xuyên hoặc các khoản chi có giátrị lớn

Hình 3.1 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ thanh toán chi phí hoạt động Ban quản lý dự án

bằng chuyển khoản đối với tiền lương và các khoản trích theo lương:

Bộ phận kế

toán

Kho bạc nhà nước

Ngân hàng ( nơi đănng

ký dịch vụ

Tài khoản của từng

(1)Bộ phận kế toán tính lương và các khoản trích theo lương trình lãnh đạo ký duyệt,rồi lập các chứng từ kèm theo chuyển tại kho bạc nhà nước:

+ Bảng thanh toán tiền lương theo tháng : 01 liên

+ Bảng kê thanh toán tiền chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiề gửi :03 liên+ UNC chuyển từ tài khoản của Ban ở kho bạc nhà nước sang tài khoản củaBan tại Ngân hàng Nông nghiệp ( nơi đăng ký dịch bụ ATM) :03 liên

(2), (2’) Kho bạc sau khi kiểm tra và thanh toán trả lại 01 liên các chứng từ và kèm theo bảng thanh toán tiền lương để Bộ phận kế toán lưu và ghi sổ kế toán

(3) Tại ngân hàng nông nghiệp (nơi đăng kí dịch vụ ATM):

+ Danh sách chi lương theo tài khoản từng cá nhân: 01 liên

+UNC chuyển tiền từ tài khoản của Ban sang tài khoản của các cá nhân: 02 liên

Ngân hàng kiểm tra chuyển tiền và trả lại 01 liên Uỷ nhiệm chi, bộ phận kế toán kèmtheo danh sách chi lương lưu sổ kế toán

a.1) Chuyển khoản tiền lương cho cán bộ công nhân viên , lương được chi qua hình thức thẻ ATM

= HSL + HSPC x Lương tối thiểu

= ×

Mức lương tính bảo hiểm của từng CB CNV

Trong đó:

+ HSL:Hệ số lương theo quy định

+ HSPC: Hệ số phụ cấp theo quy định

+ HSN: Hệ số nghành ( 2,3)

+ Lương tối thiểu : 730.000 đồng/ tháng

Tài khoản sử dụng: 334 “Phải trả người lao động”

Nội dung và kết cấu tài khoản:

Bên Nợ : Giá trị tiền lương đã thanh toán cho CBCNV

Bên Có :Trị giá tổng tiền lương phải trả cho CBCNV ; triij giá tiền lương kết

chuyển chi phí quản lý

Số dư bên Có:Các khoản còn phải trả cho cán bộ,công chức,viên chức và

- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị

- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên

- Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ

- Doanh thu nhận trước tính cho từng kì kế toán, trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục việc cho thuê tài sản

- Các khoản đã trả và đã nộp khác

Bên có:

- Các khoản phải trả khác tồn đầu kì

- Trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh

- Trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của công nhân viên

- BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù

- Doanh thu nhận trước của khách hàng

- Các khoản phải trả khác

Số dư bên Có: các khoản phải trả khác tồn cuối kì.

Tài khoản 338 có 5 tài khoản cấp 2 như sau:

- Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ xử lí

- Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn

- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội

- Tải khoản 3384 – Bảo hiểm y tế

- Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác

* Tỷ lệ trích vào chi phí Ban quản lý dự án

Nợ TK 3382 : 2% x Mức lương tính bảo hiểm

Nợ TK 3383 : 22% x Mức lương tính bảo hiểm

Nợ TK 3384 : 4,5% x Mức lương tính bảo hiểm

Nợ TK 3388 : 2% x Mức lương tính bảo hiểm

Có TK112CPA :

Đối với các Cán Bộ trong biên chế thì phần bảo hiểm thất nghiệp (TK 3385) khôngphải nộp

Các chứng từ sử dụng :

+ Ủy nhiệm chi;

+ Bảng kê thanh toán tiền chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi ;

+ Bảng kê chứng từ chi phí quản lý dự án

* BHXH , BHYT , BHTN của CBCNV tự đóng

Nợ TK 334

Có TK 3383 : 6% x Mức lương tính bảo hiểm

Có TK 3384 : 1,5 x Mức lương tính bảo hiểm

Có TK 3388 : 1% x Mức lương tính bảo hiểm

21

Cuối quý thực hiện kết chuyển tiền lương , BHXH , BHYT , BHTN , KPCĐ sang chiphí Ban quản lý dự án :

TSCĐ được tính theo lượng giá trị của TSCĐ ở thời điểm bắt đầu đưa vào sử dụng.Loại giá này được gọi là giá ban đầu hay nguyên giá

* Nguyên tắc hạch toán TSCĐ

TSCĐ phải được xác định giá trị ban đầu theo nguyên giá Nguyên giá TSCĐ

là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ tính đến thờiđiểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng

Ngoài ra TSCĐ còn được theo dõi theo giá trị còn lại Giá trị còn lại của TSCĐ lànguyên giá sau khi trừ đi số khấu hao luỹ kế của tài sản đó Nghĩa là , TSCĐ đượcphản ánh theo các chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại theo công thức:

GIÁ TRỊ CÒN LẠI = NGUYÊN GIÁ – GIÁ TRỊ HAO MÒN

- Nguyên giá TSCĐ : giá mua ( giá mua, giá ghi trên hợp đồng,…) hoặc giáđược xác định bởi các bên liên doanh cộng với các chi phí trước khi sử dụng(lắp đặt, chạy thử…)

- Giá trị hao mòn : số tiền trích khấu hao đưa vào chi phí liên quan

Tài khoản sử dụng: tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”:

Bên Nợ

- Nguyên giá TSCĐ hiện có đầu kì

- Nguyên giá TSCĐ tăng do mua sắm, do đầu tư XDCB hoàn thành bàn giaođưa vào sử dụng , do được cấp phát, do nhận góp vốn liên doanh , do được biếu tặng

- Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do cảitạo nâng cấp

- Điều chỉnh tăng nguyên giá do đánh giá lại tài sản cố định theo quy định củapháp luật

Bên Có

- Nguyên giá TSCĐ giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, donhượng bán , thanh lý hoặc đem góp vốn liên doanh ,…

- Nguyên giá của TSCĐ giảm do tháo bớt một hoặc một số bộ phận

- Điều chỉnh giảm nguyên giá do đánh giá lại TSCĐ theo quy định của phápluật

Số dư bên Nợ: nguyên giá TSCĐ hiện có cuối kì.

Tài khoản 211 có 6 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 2112: nhà cửa , vật kiến trúc.

- Tài khoản 2113: máy móc, thiết bị.

- Tài khoản 2114: phương tiện vận tải, truyền dẫn.

- Tài khoản 2115: thiết bị, dụng cụ quản lí.

- Tài khoản 2116: cây lâu năm, súc vật làm việc và/ hoặc cho sản phẩm.

- Tài khoản 2118: tài sản cố định hữu hình khác.

*Hạch toán việc mua TSCĐ:

TSCĐ được mua bổ sung hàng năm để phục vụ cho hoạt động của ban quản lí

dự án thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị

Việc mua TSCĐ chỉ được ghi nhận sau khi đã bàn giao hoàn chỉnh nghiệm thuđưa vào sử dụng ; sau khi hoàn thành việc chuyển tiền thanh toán , kế toán ghi:

Nợ TK 211

Có TK 112CPA

- Đồng thời ghi nhận nguồn hình thành tài sản cố định và kết chuyển sang chi phí quản

lý và làm tăng nguồn hình thành TSCĐ (tài khoản 466)

23