Tài liệu QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHU ĐÔ THỊ – THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ VÀ DÂN CƯ ABC THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ pdf

QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHU ĐÔ THỊ – THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ VÀ DÂN CƯ ABC THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ (Ban hành kèm theo Quyết định số ___/QĐ/TGĐ/TC._____ ngày __/__/____ của Ông Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần XYZ) Bản Quy chế này nêu rõ mục đích của việc thành lập cũng như quy định cụ thể một số nội dung về tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý Dự án Khu Đô thị – Thương mại – Dịch vụ và Dân cư ABC thuộc Công ty Cổ phần XYZ (dưới đây gọi tắt là BQLDA). Đây là cơ sở pháp lý để BQLDA (nói chung) và từng thành viên BQLDA (nói riêng) dựa vào đó để triển khai các mặt hoạt động có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. Những nội dung chưa được dự liệu hoặc chưa được đề cập đến một cách đầy đủ trong Quy chế này sẽ được vận dụng theo luật lệ và các quy định hiện hành của Nhà nước hoặc các thông lệ được Nhà nước chấp nhận. I).- MỤC ĐÍCH THÀNH LẬP BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN (BQLDA): Ban Quản lý dự án Khu Đô thị – Thương mại – Dịch vụ và Dân cư ABC thuộc Công ty Cổ phần XYZ được thành lập nhằm các mục đích sau đây : 1.- Đảm bảo dự án sẽ đạt được mục tiêu, hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách dành cho dự án và phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật hợp lý; 2.- Đảm bảo kinh phí của dự án chỉ được sử dụng vào những mục đích của chính dự án, đồng thời đảm bảo tính kinh tế và tính hiệu quả của dự án. II.- CHỨC NĂNG BQLDA : Chức năng của Ban Quản lý dự án Khu Đô thị – Thương mại – Dịch vụ và Dân cư ABC thuộc Công ty Cổ phần XYZ là “tiến hành các hoạt động có liên quan đến việc thực hiện dự án, từ việc chuyển dự án từ kế hoạch thành hiện thực, cho tới khi dự án bắt đầu được vận hành” Chức năng của BQLDA bao gồm : 1.- Lập kế hoạch thực hiện dự án; 2.- Chỉ đạo các hoạt động cần thiết trong việc thực hiện dự án; 3.- Giám sát tiến độ thực hiện dự án và kiểm soát/giải quyết các vấn đề phát sinh; 4.- Đúc kết những bài học kinh nghiệm để hổ trợ cho việc lập kế hoạch và quản lý tốt hơn cho các dự án khác trong tương lai. III.- PHẠM VI CÔNG VIỆC CỦA BQLDA : Phạm vi công việc của Ban Quản lý dự án Khu Đô thị – Thương mại – Dịch vụ và Dân cư ABC thuộc Công ty Cổ phần XYZ bao gồm : 1.- Quản lý dự án : Bao gồm các hoạt động được tiến hành để thực hiện dự án : 1.1.- Lập kế hoạch và lập lịch trình các hoạt động của dự án; 1.2.- Tổ chức văn phòng của dự án; 1.3.- Chọn, tuyển dụng, phân công công việc và giám sát các cán bộ dự án; 1.4.- Chỉ đạo và điều phối công việc của các bên tham gia dự án và các đối tác bên ngoài khác; giám sát và kiểm soát các hoạt động của dự án; 1.5.- Soạn thảo các báo cáo có liên quan đến dự án; 1.6.- Soạn thảo hồ sơ đấu thầu và tổ chức việc đầu thầu xây lắp các công trình có liên quan đến dự án. 2.- Quản lý tài chính : Bao gồm các hoạt động được tiến hành để huy động, sử dụng và kiểm soát các nguồn tài chính đầu tư vào dự án. 2.1.- Xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết, theo giai đoạn, bao gồm cả ngân sách cho toàn bộ dự án; 2.2.- Xây dựng và duy trì hệ thống kế toán của dự án; 2.3.- Chứng nhận các hoá đơn thanh toán; 2.4.- Xây dựng thủ tục kiểm soát dự án; 2.5.- Chuẩn bị các báo cáo tài chính. 3.- Quản lý việc xây dựng/mua sắm/hợp đồng : Bao gồm các hoạt động cần tiến hành để xây dựng các công trình và/hoặc mua sắm hàng hoá và dịch vụ, kể cả quản lý các hợp đồng có liên quan ký kết giữa chủ đầu tư và các nhà cung cấp, các nhà thầu, nhà tư vấn và các đối tượng khách hàng khác 3.1.- Đối với các nhà tư vấn : 3.1.1.- Chuẩn bị danh sách ngắn các nhà tư vấn; 3.1.2.- Chuẩn bị và phát hành thư mời nộp đề xuất tới các nhà tư vấn; 3.1.3.- Đánh giá đề xuất của các nhà tư vấn và đàm phán hợp đồng; 3.1.4.- Giám sát công việc của nhà tư vấn. 3.2.- Đối với việc xây dựng các công trình : 3.2.1- Chuẩn bị danh sách các nhà thầu dự định mời tham gia đấu thầu; 3.2.2.- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và phát hành thư mời thầu; 3.2.3.- Chuẩn bị hồ sơ thầu và đàm phán hợp đồng; 3.2.4.- Giám sát công việc xây dựng. IV).- TỔ CHỨC & NHÂN SỰ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN : IV.1.- Tổ chức của BQLDA : Về mặt tổ chức, BQLDA là một bộ phận công tác nằm trong hệ thống tổ chức của Công ty Cổ phần XYZ, do Tổng Giám đốc Công ty ký quyết định thành lập và trực tiếp chỉ đạo, quản lý. III.2.- Nhân sự của BQLDA : Ban Quản lý Dự án Khu Đô thị – Thương mại – Dịch vụ và Dân cư ABC trong thời gian đầu hoạt động gồm 6 thành viên : - Giám đốc BQLDA; - Phó Giám đốc BQLDA; - 02 Chuyên viên gồm : 01 kỹ sư xây dựng và 01 kỹ sư về cơ điện (M/E); - 02 Cán bộ nghiệp vụ gồm : 01 cán bộ chuyên trách marketing, hợp đồng và 01 cán bộ phụ trách các công việc hành chính, văn phòng của BQLDA; Tùy theo yêu cầu công việc trong từng thời gian, BQLDA có thể mời thêm một hoặc một số cán bộ chuyên môn giúp việc cho Ban, bằng cách sử dụng cán bộ cơ hữu của Công ty Cổ phần XYZ làm việc cho Ban với tính cách kiêm nhiệm hoặc tuyển dụng người từ bên ngoài theo hợp đồng lao động thời vụ. IV.3.- Chức năng-nhiệm vụ của Giám đốc Ban quản lý dự án (i).- Chức năng của Giám đốc BQLDA : Giám đốc Ban quản lý dự án là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc thực hiện và hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí được duyệt và theo đúng các yêu cầu kỹ thuật của dự án. (ii).- Nhiệm vụ của Giám đốc BQLDA : Giám đốc Ban quản lý dự án được giao đầy đủ các quyền hạn cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ sau đây : 1.- Lập kế hoạch thực hiện dự án; 2.- Điều phối dự án. Phối hợp tất cả những người tham gia dự án, nhà tư vấn thiết kế, nhà thầu, nhà tư vấn giám sát thi công vào một nhóm làm việc có sự phối hợp tốt; 3.- Tuyển chọn nhân sự tham gia BQLDA; 4.- Thực hiện dự án. Quản lý các hoạt động thực hiện dự án khác nhau; 5.- Kiểm soát và lập báo cáo quản lý dự án. Thực hiện các hệ thống kiểm soát chi phí, lịch trình triển khai thực hiện dự án, các hoạt động kỹ thuật . có liên quan đến dự án; 6.- Phối hợp hoạt động giữa các bên có liên quan. Xây dựng các thủ tục phối hợp và hợp tác giữa các bên có liên quan; 7.- Quản lý và giải quyết các mâu thuẫn giữa các bên tham gia dự án; 8.- Quản lý các thay đổi của dự án. Kiểm soát các thay đổi trong dự án, tiếp nhận và xử lý các yêu cầu thay đổi; thông báo cho tất cả các bên tham gia dự án về những thay đổi được phép thực hiện. 9.- Quản lý tài chính của dự án. Tổ chức cung cấp kinh phí kịp thời cho các công việc có liên quan đến dự án; kiểm soát chi phí; duy trì hệ thống kế toán hiệu quả; 10.- Chuyển giao dự án. Chuẩn bị các thủ tục và nguồn lực cho việc chuyển giao các cơ sở của dự án khi hoàn thành. IV.4.- Chức trách của các thành viên khác trong BQLDA : 1.- Phó Giám đốc Ban quản lý dự án : 1.1.- Thay Giám đốc BQLDA thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc BQLDA khi người này vắng mặt tại nhiệm sở, bất cứ vì lý do gì; 1.2.- Được phân công chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ các hoạt động và công tác quản lý dự án như : kiểm soát và phân tích kinh phí, tiến độ dự án; tính toán tình hình thực hiện dự án, mua sắm nhỏ cho văn phòng BQLDA; hạch toán chi phí và các hoạt động hành chính của dự án. 1.4.- Dự toán kinh phí của dự án; lập ngân sách của dự án; 1.5.- Xem xét, có ý kiến về những khuyến nghị có liên quan đến chi phí cho dự án và tình hình chi tiêu; 1.6.- Ghi chép và báo cáo các chi phí có liên quan đến dự án, tình hình thực hiện các hoạt động như : thanh toán bằng hoá đơn, các giấy báo nợ, các cam kết chi trả, lưu chứng từ .; 1.7.- Chuẩn bị các báo cáo tài chính năm để sử dụng cho yêu cầu kiểm toán khi cần thiết. Phó Giám đốc BQLDA chịu trách nhiệm trước Giám đốc BQLDA về việc thực hiện chức trách được giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có những việc làm vi phạm các quy định hiện hành của nhà nước, nhất là trong lãnh vực đầu tư và xây dựng. 2.- Các Chuyên viên kỹ thuật của dự án : 2.1.- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc BQLDA về chất lượng kỹ thuật của toàn bộ dự án; 2.2.- Theo dõi kết quả của toàn bộ những phần thiết kế kỹ thuật của dự án, bao gồm cả chất lượng quản lý và chất lượng công việc thực hiện của các hợp đồng ký kết với các công ty tư vấn thiết kế và những nhà tư vấn kỹ thuật khác cùng các nhà thầu được chọn thực hiện công trình; theo dõi các họt động kiểm tra chất lượng công trình; 2.3.- Giám sát việc thực hiện công việc của các nhà tư vấn thiết kế, các nhà thầu xây dựng; 2.4.- Soạn thảo hồ sơ mời thầu, hồ sơ đấu thầu xây dựng các công trình có liên quan đến dự án; trong đó chịu trách nhiệm chính về các chỉ tiêu kỹ thuật trong toàn bộ các hồ sơ mời thầu/đấu thầu. 2.5- Chịu trách nhiệm quản lý về chất lượng các công trình xây lắp tại công trường, đảm bảo đúng thiết kế được duyệt, phù hợp với các quy chuẩn xây dựng cùng các quy định hiện hành của nhà nước trong lãnh vực xây dựng; 2.6.- Chuẩn bị và thực hiện vận hành nghiệm thu và chuyển giao công trình cho nhân sự và/hoặc đơn vị được giao tiếp nhận công trình để đưa vào sử dụng. 2.7.- Có nhiệm vụ xây dựng và cập nhật tiến độ của dự án để báo cáo cho Giám đốc BQLDA và các cấp Lãnh đạo có thẩm quyền; 2.8.- Phân tích và xem xét các khuyến nghị liên quan đến chi phí cho dự án và tình hình chi tiêu cho dự án, báo cáo cho Trưởng BQLDA. 3.- Cán bộ nghiệp vụ về thủ tục và hợp đồng : Chịu trách nhiệm trước Giám đốc BQLDA trong việc thực hiện các thủ tục có liên quan đến dự án theo quy định hiện hành, soạn thảo, theo dõi việc thực hiện và lưu trữ các hợp đồng được ký kết để thực hiện các công việc có liên quan đến dự án. 4.- Cán bộ nghiệp vụ phụ trách công tác hành chính và văn phòng BQLDA : Chịu trách nhiệm trước Giám đốc BQLDA về việc thực hiện các công việc : - Quản lý các hồ sơ, tài liệu của dự án; - Soạn thảo các văn bản theo chỉ đạo của Giám đốc BQLDA; phân phối các báo cáo có liên quan đến dự án, V). VIỆC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN CỦA BQLDA : V.1.- BQLDA chỉ là đơn vị hạch toán báo sổ thuộc Công ty Cổ phần XYZ, chịu trách nhiệm tổ chức mở sổ sách theo dõi và tổ chức việc hạch toán kế toán ban đầu đối với toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh từ việc triễn khai thực hiện dự án phù hợp với các luật lệ, quy định hiện hành của Nhà nước, theo sự hướng dẫn về mặt nghiệp vụ của Trưởng Phòng Tài chính-Kế toán Công ty Cổ phần XYZ. IV.2.- Hàng tháng, BQLDA có trách nhiệm lập các báo cáo kế toán, thống kê theo mẫu và theo hướng dẫn của Trưởng Phòng Tài chính-Kế toán Công ty, gởi cho Phòng TCKT để nơi này có cơ sở thực hiện việc hạch toán chính thức. VI).- CHẾ ĐỘ HỘI HỌP-THÔNG TIN TRONG NỘI BỘ BQLDA VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỈNH THỊ CỦA BQLDA ĐỐI VỚI TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY VI.1.- BQLDA họp thường kỳ mỗi tuần ít nhứt một lần vào một ngày được ấn định trước, với sự tham dự đầy đủ các thành viên của Ban để kiểm điểm tiến độ và kết quả triển khai các công việc của Ban theo kế hoạch đã đề ra cho từng thời gian, tính toán phương cách giải quyết các khó khăn vướng mắc phát sinh (hoặc đề xuất Tổng Giám đốc để có ý kiến chỉ đạo về cách giải quyết), đồng thời đề ra kế hoạch triển khai công việc trong tuần tới. Ngoài các cuộc họp thường kỳ hàng tuần, BQLDA cũng có thể có những cuộc họp đột xuất bất cứ khi nào cần thiết để giải quyết kịp thời các công việc cấp bách phát sinh. VI.2.- Giám đốc BQLCT triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Ban. Trường hợp Giám đốc BQLDA vắng mặt, Phó Giám đốc BQLDA sẽ là người thay mặt Giám đốc BQLDA để làm việc này. Các cuộc họp của BQLDA chỉ có thể tiến hành khi có sự hiện diện của ít nhứt các thành viên sau đây : Giám đốc và/hoặc Phó Giám đốc BQLDA cùng các Chuyên viên kỹ thuật của BQLDA VI.3.- Hàng tháng, Giám đốc BQLDA phân công người lập báo cáo về tiến độ và kết quả triển khai dự án trong tháng qua và kế hoạch triển khai dự án trong thời gian tới, cùng các đề xuất, kiến nghị (nếu có) gởi Tổng Giám đốc Công ty chậm nhất vào cuối tuần đầu tiên của tháng sau. VI.5.- Trong quá trình triển khai các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của BQLDA, nếu có những vấn đề phát sinh mà Giám đốc BQLDA không tự giải quyết được hoặc vượt quá thẩm quyền của Giám đốc BQLDA thì Giám đốc BQLDA phải lập tức có văn bản báo cáo xin ý kiến Tổng Giám đốc Công ty; và chỉ khi nào có ý kiến chính thức của Tổng Giám đốc Công ty bằng văn bản hoặc bằng cách ghi ý kiến ngay trên báo cáo của Giám đốc BQLDA thì BQLDA mới được triển khai thực hiện các công việc có liên quan. VII). TỔ CHỨC THỰC HIỆN : VII.1.-Trong quá trình thực hiện, Bản Quy chế này có thể được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu công tác và thực tế phát sinh từ việc triển khai dự án Khu Đô thị-Thương mại- Dịch vụ và Dân cư ABC. Mọi bổ sung, sửa đổi các nội dung của Bản Quy chế này, nếu có, sẽ do Giám đốc/Phó Giám đốc BQLDA đề nghị, trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt và ký Quyết định bổ sung, sửa đổi, đính kèm Bản Quy chế này. VII.2.- Bản Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần XYZ ký ban hành. --------oOo-------- . QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHU ĐÔ THỊ – THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ VÀ DÂN CƯ ABC THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ (Ban hành kèm theo Quy t. MỤC ĐÍCH THÀNH LẬP BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN (BQLDA): Ban Quản lý dự án Khu Đô thị – Thương mại – Dịch vụ và Dân cư ABC thuộc Công ty Cổ phần XYZ được thành lập