tiểu luận môn quản trị bán hàng định hướng kế hoạch tuyển mộ, tuyển dụng, đào tạo nhân lực bán hàng

Anh hãy đến phòng của tôi để thảo luận về một số ý tưởng để anh có thể bắt đầu công việc cũng như nhận các thông tin công việcđược Giám đốc bán hàng khu vực gửi xuống từ sáng này.. Với s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

Phần 1: CASE STUDY 1

1.1 Case study 2

1.2 Dịch case study 5

Phần 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH 8

Phần 3: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 10

3.1 Mục tiêu 11

3.1.1 Mục tiêu định hướng nhân sự của doanh nghiệp 11

3.1.2 Mục tiêu định hướng kế hoạch 11

3.2 Kế hoạch hành động 11

3.2.1 Thiết lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên 11

3.2.2 Tuyển mộ 16

3.2.2.1 Mục tiêu 16

3.2.2.2 Kế hoạch 16

3.2.3 Tuyển dụng tuyển chọn 18

3.2.3.1 Mục tiêu 18

3.2.3.2 Kế hoạch 18

3.2.4 Đào tạo 22

3.2.4.1 Mục tiêu 22

3.2.4.2 Kế hoạch 22

3.2.4.3 Đánh giá hiệu quả đào tạo 24

3.3 Kiểm soát và đánh giá 25

3.3.1 Timeline thực hiện 25

3.3.2 Tiêu chuẩn đánh giá 25

Phần 1: CASE STUDY

1.1 Case study

It was Al Kantak’s first day on the job, and he wa anxiuos to get started Al knewthat what he needed to do would be one of the biggest challenges of his life Al’s job titlewas Field Sales Employment Manaager for United Cosmetics, Inc (UCI) UCI is a nationalmanufactureer and marketer of customer goods sold primarily to retail grocery stores

As Al began unloading boxers in his new office, the telephone rang “Al, this isSparky [the company’s executive vice president of sales] Come on up to my office, andlet’s discuss some ideas to help you get started, and let’s talk about the employmentinformation received this morning from our regional sales managers”

As soon as Al entered the office, Sparky started in “Al, as you know, I asked ourfour managers to send in a report on employment activities and cost for their areas You’llfind this interesting

“We have sales territories sitting vacant for a great deal of time while the districtmanagers go out and recruit, hire, and train new people This year, I calculated that therewill be 2,700 days of vacant territories Someone said this represents as much as $ 10milion in lost sales opportunities I just cannot believe that, but I do feel we are losing salesdue to having vacant territories

“This year we will have 68 new hires, with 55 found throungh employmentagencies This is costing us $ 5,000 for each person That’s too much money to spend onthese people Many of them quit after a short period of time.”

“I feel the worst thing about all of this is the drain on the DMs’ time and the waypeople are trained to take over their new territories Each time someone leave, the DM has

to recruist, hire, and train an individual With the number of new hires we have each year,many of the DMs are spending too much time training the new people Managers are notspending enough time working with orthers in their district Some salespeople arecomplaining that their managers only work with them a fews time a year The new person

is often left to “sin or swim” after being trained, and many people are quitting because ofthis year

“We don’t have a centralized training program We could have ten managersindividually training ten people at the same time in ten locations This is inefficient and

costly and results in some salespeople not being properly prepared to operate their slesterritory.

“Al, I’m not even sure our DMs know how to properly screen and interview people.They get almost no training in this area Maybe this is the reason for so much turover I’mnot sure I do know that sales are rapidly increasing, and we need to begin expanding thesize of our sales force

This is what I want you to do.[Sparky began writing this list on a blackboard] Asquickly as humanly possible:

- Begin to decrease the cost per hire

- Increase the quality of new hires

- See that managers spend less time recruiting

- Decrease the number of vacant territory days per year

“Al, don’t waste any time getting started; we need a new employment programyesterday We may be losing milions of dollar in sales each year due to vacan territories.The cost of recruiment, training, and our manager’s time also may run into the milions I’mafraid to calculate that figure

“If I can help you in any way, if you need more money, let me know.Your programwill directly impact our bottom line Keep me up to date on your progress We have ametting of the regional sales managers in three weeks I want you to present your ideas owhat we should do”

“Sparky Al said “ I can’t do this overnight It is too big a project.What I have inmind is to develop a five-year plan At the end of five years we will have accomplishedeverything you have aked for and more However, we will see major results in just a fewyears To hire the number of people needed, we’ll have to recruit primarity on collegecampus throughout the United State To plan and implement a national sales employmentprogram is a big undertaking”

“Okay, Okay, Okay”, said Sparky “I understand But at this meeting I want you tooutline what we will do We’ll get input from the regional managers and see what they

think The field sales managers will have to believe in this program or it will be a hard row

1.2 Dịch case study

Đây là ngày làm việc đầu tiên của Al, và anh lo lắng không biết bắt đầu như thếnào? Al biết, những gì anh phải làm sẽ là một trong những thử thách lớn nhất trong đờimình Chức danh công việc của Al là Quản lý bán hàng của Tập đoàn United Cosmetics(UCI)- Tập đoàn sản xuất và tiếp thị sản phẩm hàng tiêu dùng, tập trung phân phối cở cáccửa hàng tạp hoá bán lẻ

Khi Al bắt đầu ngày làm việc trong phòng làm việc mới thì chuông điện thoại reo:

“Al, tôi là Spasky – Phó phòng bộ phân bán hàng Anh hãy đến phòng của tôi để thảo luận

về một số ý tưởng để anh có thể bắt đầu công việc cũng như nhận các thông tin công việcđược Giám đốc bán hàng khu vực gửi xuống từ sáng này

Ngay lập tức, Al đến đó và Sparky bắt đầu nói: “Al, tôi đã đề nghị giám đốc bánhàng gửi bản báo cáo về hoạt đông và chi phi cho khu vực của họ Anh sẽ thấy thú vị với

Năm nay chúng ta thuê 68 người mới, trong đó 55 người tìm được thông qua môigiới việc làm Tổng cộng chi phí chúng ta chi cho một người là 5000 đô Số tiền tương đốinhiều và thật lãng phí vì nhiều người trong số họ sẽ ra đi sau một thời gian ngắn

Tôi cảm thấy tội tệ nhất chính mà sự thất thoát thời gian của DMs(Direct Marketing)– những giám đốc marketing và công sức huấn luyện những người được bổ nhiệm vào bổphận của họ Nỗi khi có ai đó rời khỏi, DM lại phải tuyển dụng và đào tạo lại cho từng cánhân Với số lượng nhân viên mới hàng năm, các DM hao tốn quá nhiếu thời gian đào tạo

Là một người điều hành, họ có nhiều công việc, vì vậy, không có đủ thời gian để làm côngviệc của mình Nhiều nhân viên bán hàng phàn nàn rằng quản lý của họ chỉ làm việc với họ

vài lần trong năm Họ lâm vào tình trạng “bị chết chìm” hoặc là “phải tự bơi” sau khi đượchuẩn luyện sơ sài như vậy và nhiều người rời khỏi cũng vì điều đó

Chúng ta không có chương trình huấn luyện tập trung Chúng ta chỉ có 10 ngườiquản lý đào tạo cá nhân cho 10 người trong cùng 1 thời gian ở 10 địa điểm Điều đó khônghiệu quả và tốn chi phí Kết quả là 1 số nhân viên bán hàng không được trang bị đủ kỹnăng

Al, tôi thậm chí không chắc DMs nào của chúng ta biết cách chọn lựa và phỏng vấnđúng người Họ gần như không được huấn luyện Đây là lý do tốc độ thay đổi nhân viênquá nhanh Tôi biết chúng ta cần tăng doanh số và cần bắt đầu bằng việc mở rộng đội ngũnhân viên bán hàng

Đây là điều mà tôi muốn anh làm (Sparky bắt đầu liệt kê trên tấm bảng đen):

- Thiết lập chương trình tuyển dụng thống nhất

- Xem xét để các nhà quản lý mất ít thời gian hơn vào quá trình tuyển dụng

- Giảm số lượng ngày làm việc bị thất thoát do các vị trí bị trống hàng năm

Al, đừng lãng phí thời gian ngay từ ban đầu Chúng ta bị mất hàng triệu đô mỗi năm

từ những vị trí bị bỏ trống, chi phí tuyển dụng, thuê nhân viên và thời gian của các nhàquản lý Tôi cảm thấy sợ khi tính toán con số thiệt hại này

Tôi có thể giúp anh bất cứ việc gì, nếu anh cần tiền, hãy cho tôi biết Chương trìnhcủa anh sẽ tác động trực tiếp vào vấn đề mấu chốt của chúng ta Cho tôi thấy sự tiến bộ củaanh Chúng ta có cuộc họp với giám đốc bán hàng trong 3 tuần Tôi muốn anh trình bày ýtưởng của mình

Al nói: “Sparky, tôi không thể làm suốt đêm Đây là dự án quá lớn Những suy nghĩtrong đầu tôi có bây giờ là một kế hoạch trong vòng 5 năm, chúng ta sẽ thực hiện tất cả

những điều mà anh đã nói, và còn hơn thế nữa Tuy nhiên, chúng ta sẽ thấy kết quả chỉtrong vài năm Để tuyển dụng 1 số lượng lớn nhân viên cần thiết, chúng ta sẽ phải thuê chủyếu từ các trường đại học trên toàn nước Mỹ Lên kế hoạch và thực hiện 1 chương trìnhbán hàng trên toàn quốc là nhiệm vụ lớn.”

“Đồng ý” Sparky nói, “ Tôi hiểu, nhưng trong cuộc họp này tôi muốn anh phác thảonhững gì mà chúng ta sẽ làm Chúng ta sẽ có được nguồn thông tin cũng như biết được suynghĩ từ các giám đốc khu vực Hoặc là các nhà quản lý bán hàng sẽ tin tưởng chương trìnhnày hoặc là chúng ta sẽ bị khiển trách nhiều

Al quay trở lại văn phòng làm việc, hỏi trợ lý tất cả những cuộc điện thoại của mình.Anh ấy cũng có thể bắt đầu phát thảo kế hoạch bán hàng mới của anh ta

CÂU HỎI

Nếu bạn là Al Kantar, bạn sẽ đề nghị gì cho chương trình tuyển dụng từ các trườngđại học?

Phần 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ

TÌNH HÌNH

Nhìn lại tình hình kinh doanh và kết quả hoạt động ở bộ phận bán hàng,có thể thấycông ty của Al đang trong tình thế rất cần có một chương trình tuyển dụng và đào tạo chođội ngũ nhân viên mới Thực tế trong những năm qua, công ty đã bỏ mất khá nhiều cơ hộikinh doanh trên thị trường vì nhiều vị trí nhân viên bị bỏ trống Thiệt hại đã được ước tính

là lên đến 10 triệu đô vì có gần hơn 2700 ngày làm việc bị lãng phí Đối với lĩnh vực kinhdoanh về hàng tiêu dùng mà công ty đang theo đuổi, ngành hàng có sự thay đổi lớn và đòihỏi sự cạnh tranh cao thì những con số lãng phí trên quả thật đáng báo động

Bên cạnh đó, việc tuyển dụng thêm nhân viên của công ty thông qua các nhà môigiới chưa thật sự hiệu quả Số lượng tuyển nhân viên tuyển vào không nhiều nhưng lại chi

5000 đô la cho mỗi người.Đáng nói hơn là trong số đó khá ít người trung thành với công tykhi chỉ làm việc vài tháng đã ra đi, xem như công sức và chi phí bỏ ra của công ty là vônghĩa Công tác huấn luyện nhân viên mới cũng chưa có chất lượng khi công ty áp dụnghình thức huyến luyện không tập trung Việc mỗi nhà quản lý đào tạo một nhân viên bánhàng dẫn đến một kết quả sơ xài vì những nhà quản lý còn có những công việc khác phảilàm, họ không có đũ thời gian để hướng dẫn nhân viên một cách sâu xác Chính vì thế nhânviên không được trang bị đủ kỹ năng, năng lực, không đáp ứng được những đòi hỏi từ côngviệc thực tế nên việc họ từ bỏ công việc cũng là lẽ phải Điều đó tiếp tục gây lãng phí tiềnbạc và thời gian cho công ty

Ngoài ra, công ty cũng đang đặt ra định hướng để tăng doanh thu trong thời gian tới,đồng thời mở rộng đội ngũ nhân viên bán hàng để khai thác tốt thị trường Tất nhiên để làmđược điều này thì cần có một nguồn nhân viên chất lượng và phải được duy tri phát triển vềlâu dài

Qua phân tích trên có thể nói rằng việc giải quyết những bất cập trong công táctuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng là công việc mang tính sống còn củacông ty trong lúc này Nếu không thực hiện kịp thời thì công ty sẽ dễ mất lợi thế cạnh tranhtrên thị trường

Phần 3: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

3.1 Mục tiêu

3.1.1 Mục tiêu định hướng nhân sự của doanh nghiệp

- Giảm sự thất thoát về ngân sách, thời gian, nhân lực trong việc quản lí và tuyểndụng nhân lực bán hàng

- Tăng chất lượng nguồn nhân lực

3.1.2 Mục tiêu định hướng kế hoạch

- Phân tích công việc một cách chi tiết

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo một cách tối ưu và hiệu quả

- Định hướng những kế hoạch hành động để doanh nghiệp có được nguồn nhân sựbán hàng đạt yêu cầu sau 5 năm

3.2 Kế hoạch hành động

3.2.1 Thiết lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên

Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên tạo ra căn cứ cho việc tuyểnnhân sự được thuận lợi và đáp ứng điều kiện công ty và quan trọng là dựa trên cơ sở này sẽtạo ra sự thống nhất trong việc các nhà quản lí thực hiện việc tuyển nhân sự

 Bảng mô tả công việc

Tóm tắt công việc:

Chịu trách nhiệm chung cho các hoạt động bán hàng tại cửa hàng

Đảm bảo chất lượng và sự đồng nhất của sản phẩm

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho: Quản lí bán hàng

3 Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lí khiếu nại thông tin, quy trìnhnhận và giải quyết thông tin khách hàng các chính sách sau bán hàng, ghi nhận đầy đủtheo các biểu mẫu quy định

4 Tư vấn và bán hàng: Phải thuộc lòng, nắm rõ các bước làm việc như trong tài liệu huấnluyện Thường xuyên tìm khách hàng tiềm năng và thiết lập cuộc hẹn Tiếp cận tư vấn vàbán sản phẩm

5 Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếpxúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Quản lí bán hàng

6 Nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng, nhân viên sẽ

lên bảng kê đặt hàng, sau đó chuyển cho Quản lí bán hàng xem và báo về công ty để đặthàng Phải luôn chủ động trong việc đặt hàng và đảm bảo mỗi tuần nhập ít nhất là 1 lần

7 Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổngtồn Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng

8 Xuất Bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sảnphẩm Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2ngày/ lần

9 Xuất Trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng ,nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm khôngcòn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán

Nhân viên bánhàng

Khách hàng Khách hàng

Quản lí bán hàng

chậm……) Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với cửa hàng trưởng về bảng kê xuấttrả và báo cáo về công ty Mỗi lô hàng xuất trả sẽ được quản lý kênh và bộ phận kỹ thuật

sẽ kiểm tra lại trước khi nhập kho, khi đó các lỗi hỏng hóc quá nặng (không thể sửa) nếu

do bảo quản không cẩn thẩn thì nhân viên sẽ bị trừ vào tiền trách nhiệm vào mỗi tháng.Thời gian xuất trả không được quá 2 lần/ tháng

10 Bảo Quản Hàng Hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ gìn vệsinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách Báo cáo ngayvới cửa hàng trưởng khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm

11 Khi phát hiện trường hợp hàng hoá không đảm bảo chất lượng thì phải xếp lại (lập danhsách báo cáo tổng số lượng của từng loại và lý do xuất trả) và xuất trả về kho công ty

12 Trưng Bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vàobảng hướng dẫn trưng bày)

13 Vệ sinh hàng hoá: vệ sinh sản phẩm, sào, kệ, hằng ngày

14 Các Thông Tin Khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chấtliệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại cửa hàng và (khách xem ,thử, mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại cửa hàng Cậpnhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng giảm của các nhà cung cấp tạicửa hàng lân cận

Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng Kiểm kê hàng hoá, cân đối sổ sách – nộp tiền

Bổ sung mặt hàng thiếu Kiểm kê dụng cụ hỗ trợ kinh doanh

Huấn luyện sản phẩm mới: Nhận sản phẩm mới và tư liệu Nghe hướng dẫn về sản phảmmới và học thuộc lòng

Quyền hạn

1 Được quyền trực tiếp thương thảo các điều khoản, giá cả sản phẩm, dịch vụ của hợp đồngkinh tế mình phụ trách sau khi đã bàn bạc thống nhất với quản lí bán hàng

2 Được quyền kinh doanh tất cả các mặt hàng, dịch vụ của công ty

3 Từ chối làm các công việc không phục vụ cho công việc của công ty hoặc trái với đạođức, thuần phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác

Trách nhiệm

1 Chịu trách nhiệm trước Quản lí bán hàng về thực hiện kế hoạch, doanh số, về các điềukhoản trong các hợp đồng kinh tế do mình thực hiện