bài tập cuối khóa phát triển kỹ năng quản lý lập kế hoạch để quản lý và điều hành công việc

BÀI TẬP SỐ 1: HOẠCH ĐỊNH NGHỀ NGHIỆPĐánh giá bản thân Sử dụng thành thạo vi tinh văn phòng, kỹ năng làm việc nhóm Học vấn: Đại học Anh văn: B Vi tính: B Đáp ứng được yêu cầu 100% Học hỏi

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

LỚP MBA12B - -

PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ

BÀI TẬP CUỐI KỲ

GVHD : Th.S NGUYỄN THÀNH NHÂNHVTH : HUỲNH THỊ YẾN TRINHMSHV : MBA12B – 049

Tp.Hồ Chí Minh, 19/08/2013

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tập môn học “Phát triển kỹ năng quản lý” thành công tốt đẹp:

Em chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Thành Nhân và khoa Đào Tạo Sau Đại Họctrường đại học Mở TP Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện tốt nhất cho em được học mônPhát triển kỹ năng quản lý, môn học đã tạo nền tảng để em phát triển hơn về kỹ năngquản lý trong công việc, giúp em có thể hoạch định đúng đắn con đường tiến bước xahơn trong sự nghiệp tương lai

Bài tập cuối kỳ là kết quả mà em đã đạt được sau một quá trình học hỏi được từ Thầy

và các anh chị đồng nghiệp Với những lý luận tiếp thu ở trường, và khoảng thời giantiếp cận thực tế tại công ty chưa phải là thời gian lâu dài – bước đầu tìm hiểu thực tiễn

về các kỹ năng quản lý, giải quyết vấn đề gặp phải trong công việc chưa được hoànthiện và vẫn tồn tại một số sai sót Với mong muốn hoàn thiện hơn về những kỹ năngquản lý trong thực tế, em mong nhận được sự đánh giá và đóng góp ý kiến quý báu củaThầy Em chân thành cảm ơn

Trân trọng kính chào!

Trang 3

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Trang 4

-MỤC LỤC

Bài tập số 1: Hoạch định nghề nghiệp trang 1Bài tập số 2: Kế hoạch triển khai công việc trang 4Bài tập số 3: Tiểu luận cuối kỳ trang 11Câu số 1: Lập kế hoạch để quản lý và điều hành công việc trang 111.1 Đánh giá năng lực bản thân trang 121.2 Danh mục các công việc trọng điểm trang 141.3 Kế hoạch hành động tháng đầu tiên trang 19Câu số 2: Giải quyết tình huống trang 21Câu số 3: Giải quyết tình huống trang 25

Trang 5

BÀI TẬP SỐ 1: HOẠCH ĐỊNH NGHỀ NGHIỆP

Đánh giá bản thân

Sử dụng thành thạo

vi tinh văn phòng,

kỹ năng làm việc nhóm

Học vấn: Đại học

Anh văn: B

Vi tính: B

Đáp ứng được yêu cầu 100%

Học hỏi kinh nghiệm, cố gắng phấn đấu lên chức

tổ phó

1 năm

2 Tổ phó Hiểu biết sâu

về phân tích kếhoạch sản xuất, nắm bắt các thay đổi trong quy trìnhsản xuất

Kỹ năng phân tích vấn đề, kỹ năng giải quyết vấn đề

Anh văn: B

Vi tính: B

2 năm Hiện tại chưa đạt

được kỹ năng và kiến thức như yêucầu, sẽ đáp ứng yêu cầu trong 2 năm sau

Học hỏi, trao dồi, nâng cao kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

2 năm

3 Tổ trưởng Có kiến thức

chuyên môn sâu về lập kế hoạch sản xuất

Kỹ năng giao tiếp tôt, kỹ năng phân công công việc, kỹ năng quản lý

Anh văn: C

Vi tính: C

3 năm Đạt yêu cầu trình

độ và văn bằng, chưa đạt yêu cầu

về kiến thức chuyên môn sâu, các kỹ năng chưa hình thành tốt

Sau 3 năm làm việc cố gắng phấn đấu đạt vị trí

tổ trưởng, học các khóa nâng cao kỹ năng quản lý

2 năm

Trang 6

T Chức danh Kiến thức Kỹ năng Văn bằng - chứng chỉ nghiệ Kinh

m

Đánh giá bản thân Giải pháp Thời hạn

4 Phó

phòng Có kiến thức chuyên môn sâu

về lập kế hoạch sản xuất, kiến thức

về lãnh đạo

Kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng phân công công việc, kỹ năng quản lý tốt

Anh văn: C

Vi tính: C

Sau 5 năm làm việc cố gắng phấn đấu đạt vị trí phó phòng, học các khóa nâng cao kỹ năng quản

lý, kỹ năng lãnh đạo và đạt các chứng chỉ về các khóa học kỹ năng

1 năm

5 Trưởng

phòng

Đảm bảo quy trìnhsản xuất đạt tiêu chuẩn

Quản lý đơn đặt hàng, và lên kế hoạch chiến lược cho phòng mỗi quý

Đạt yêu cầu về các kỹ năng trong công việc:

quản lý, giao tiếp, phân công công việc, đàm phán, phân tích

và giải quyết vấnđề

Học vấn: Cao học

Anh văn: C

Vi tính: C

Cố gắng đạt được bằng MBA, đạt chứng chỉ loại tốt về các khóa học kỹ năng, không ngừng trao dồi kiến thức chuyên môn từ các đồng nghiệp

2 năm

ST Chức Kiến thức Kỹ năng Văn bằng - Kinh Đánh giá bản Giải pháp Thời

Trang 7

T danh chứng chỉ nghiệ

6 Phó

giám đốc Lập kế hoạch sản xuất của công ty

Tư vấn Ban Giám Đốc về chiến lược quản lý điều hành công ty

Tư vấn các phòng ban triển khai chiến lược công ty Giám sát các phòng ban thực hiện kế hoạch

Có kinh nghiệm xây dựng và tổ chức chiến lược

Có tầm nhìn chiến lược và nhạy bén phân tích thị trường

Anh văn: IBLS 6.0

Vi tính: C

3 năm Chưa đạt yêu cầu Tham gia các lớp học

ngắn hạn cho các cấp quản lý, học hỏi từ các cấp trong công ty

1 năm

7 Giám

Đốc

Giám sát việc thựchiện của phó giám đốc và các trưởng phòng

Có kinh nghiệm xây dựng và tổ chức chiến lược

Có tầm nhìn chiến lược và nhạy bén phân tích thị trường,

có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, có các thành tích đạt được trong quản lý

Anh văn: IBLS 6.0

Vi tính: C

3 năm Chưa đạt yêu cầu Vẫn cố gắng phấn đấu

thực hiện kế hoạch 5 năm lần 1: đạt chức vụ trưởng phòng, sau đó sẽ tiếp tục thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 2,

có tầm nhìn chiến lược

xa hơn

1 năm

Trang 8

BÀI TẬP SỐ 2: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC

CÔNG TY TNHH VIỆT NAM NOK PHÒNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT

NHÀ MÁY SẢN XUẤT OIL SEAL BỘ PHẬN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC

“LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG 8 NĂM 2013”

- Nhân viên nắm vững thông tin liên quan đến việc lập KHSX tháng 8/ 2013

- Kiểm soát việc lập KHSX đúng hạn, đạt tỷ lệ lập KH đúng: 100%

- Chuyển giao KHSX đến các bộ phận sản xuất chính xác và đúng theo tiêu chuẩn

4 PHẠM VI ÁP DỤNG

-Bộ phận kế hoạch sản xuất, các khu vực sản xuất : S1, S2, S3, S4

- Các bộ phận khác: bộ phận khuôn, bộ phận khung kim loại, bộ phận lò xo, bộ phậncao su, QC và inspection

5 KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

- Công việc: Lập kế hoạch cho công việc lập KHSX tháng 8/2013

- Nhân sự lập kế hoạch: Phó bộ phận kế hoạch sản xuất

- Kế hoạch được thực hiện vào ngày 8/7/2013

Trang 9

5.1 Thu thập dữ liệu

-Số lượng đặt hàng trong tháng 8: hàng nội địa và xuất khẩu

- Số lượng đơn hàng sản xuất trước của tháng 8 trong tháng 7

- Số lượng sản xuất trễ của tháng 7

-Các thông tin về năng lực máy, năng lực khuôn, số ngày sản xuất

- Số ngày công sản xuất

về số lượng,

mã hàng, thời

Áp dụng theo tuần tính

từ 22/07/2013+ Tuần 1: 22/07~ 26/07+ Tuần 2: 29/07 ~03/08

Nhânviên LKH

Trang 10

+ Tuần 3: 05/08~ 09/08+ Tuần 4: 12/08 ~17/08+ Tuần 5: 19/08~ 23/08

Chuyển giao kế hoạch

đến bộ phận sản xuất

Thực hiện theoquy định tiêuchuẩn LKH

Kiểm tra tiến độ sản

xuất và tiến độ nhập kho

theo bảng kế hoạch đã

chuyển giao

Đạt tỷ lệ: 0 vụ sai, sót / 1 tháng

Thực hiện hằng ngày

và tổng kết cuối tuần

Nhânviên LKH

Ngày 30/08/2013 Phó bộ

phận,Giám sátviên vànhân viênLKH

Trang 11

6 KẾ HOẠCH GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

6.1 Kế hoạch giám sát

STT Nội dung Người thực hiện

1 Xác nhận tiến độ thực hiện công việc vào bảng “Theo

dõi tiến độ thực hiện công việc hằng ngày”

Nhân viên

2 Báo cáo biểu đồ tiến độ KHSX và nhập kho mỗi ngày Nhân viên

3 Báo cáo số lượng phiếu liên lạc chỉnh sửa kế hoạch

được sử dụng vào cuối mỗi tuần

Nhân viên

4 Kiểm soát quá trình lập kế hoạch sản xuất trên hệ

thống

Giám sát viên

6.2 Kế hoạch đánh giá công việc

Hạng mục đánh giá: Chất lượng lập kế hoạch sản xuất

STT Nội dung đánh giá Biểu mẫu báo cáo Thời gian Chủ trì

1 Lỗi nhập master Bảng chất lượng

lập kế hoạch năm2013

13h ngày 30/08/2013Phòng họp:

Meeting room 1

Phó bộphận kếhoạch sảnxuất

Trang 12

6.3 Báo cáo kết quả công việc

6.3.1 Công việc đã hoàn thành

STT Công việc hoàn thành Thời gian thực hiện Kết quả công việc Xác nhận

6.3.2 Công việc thực hiện tiếp theo

6.3.3 Công việc tồn đọng – Cần hỗ trợ

6.3.4 Đề nghị - Giải pháp

6.3.5 Nhận xét của lãnh đạo và phụ trách

7 KẾ HOẠCH BÁO CÁO SỐ LIỆU THỐNG KÊ

STT Nội dung báo

cáo

Thời hạn Biểu mẫu/ Mã

hiệu

Trách nhiệm

Nơi nhận báo cáo

Giám sát viên

2 Chỉnh sửa kế

hoạch

15h thứ 6 mỗi tuần

Mã số form :

03/F07

AVR01-BA-Nhân viên LKH

Giám sát viên

Trưởng và phó bộ phận kế hoạch

2 Tiêu chuẩn hướng dẫn

thao tác lập plan chart

Trang 13

1 Plan chart Bộ phận

kế hoạch

Hồ sơ điện

tử và hồ sơ giấy

1 năm

Kho lưu trữ Hồ sơ giấy 3 năm Máy hủy

2 Phiếu thay đổi

1 năm

Kho lưu trữ Hồ sơ giấy 3 năm Máy hủy

10 BIỂU MẪU BAN HÀNH

STT Mã hiệu Tên biểu mẫu

1 AVR01-BA-01/F01 Bảng phân tích kế hoạch sản xuất

2 AVR01-BA-02 Tiêu chuẩn hướng dẫn lập kế hoạch

3 AVR01-BA-11 Tiêu chuẩn hướng dẫn thao tác lập plan chart trên

excel

5 AVR01-BA-03/F07 Phiếu chỉnh sửa kế hoạch

6 Planning1/F10 Chất lượng lập kế hoạch

7 AVR01-BA-11/F01 Plan chart excel

Trang 14

- -Câu 1: Giả sử anh, chị được bổ nhiệm vào chức vụ cao hơn trong đơn vị Trên cơ sở

quan sát hoạt động của đơn vị, Anh (chị) hãy lập kế hoạch hành động để quản lý và điều hành công việc hiệu quả sau khi được bổ nhiệm như sau:

1.1 Đánh giá năng lực quản lý của cá nhân so với yêu cầu công việc và giải pháp hoàn thiện

1.2 Xác định danh mục các công việc trọng điểm của đơn vị

1.3 Kế hoạch hành động trong 1 tháng đầu tiên Giải thích tại sao phải thực hiện những công việc này?

Trang 15

Để bắt đầu công việc mới với chức vụ mới là trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất nhàmáy sản xuất Oil Seal công ty TNHH Việt Nam NOK, kế hoạch cần thực hiện nhưsau:

1.1 ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC QUẢN LÝ CÁ NHÂN VỚI YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1 Trình độ chuyên môn:

- Có kiến thức sâu rộng và

năng lực thực tiễn về hoạt

động sản xuất của nhà máy

tiêu công ty, phương châm

hoạt động, huấn luyện và

đào tạo bộ phận

- Đáp ứng được yêu cầu

Tỷ lệ đạt được: 95%

- Tích cực học hỏi, traodồi thêm kiến thức nghiệp

vụ chuyên môn:

+ Học hỏi từ đồng nghiệp,

từ cấp trên+ Lên kế hoạch tổ chứccác buổi đánh giá, kiểmtra kiến thức toàn bộ phận

để rút ra những kiến thứcmới và củng cố kiến thức

đã nắm vững

2 Kỹ năng

a Yêu cầu về kiến thức bổ

sung trong công việc

- Tỷ lệ đạt được: 100%

- Áp dụng các kiến thứcvào hoạt động thưc tiễnsản xuất:

+ Thường xuyên tham giacuộc thi QCC, hoạt độngTCD

+ Sử dụng công cụ G8D

và Why-Why vào việc

Trang 16

kỹ năng phân tích

Why-Why

giải quyết vấn đề bấtthường xảy ra trong sảnxuất

b Yêu cầu kỹ năng mềm

kỹ năng này : 95%

- Chưa đạt được mức độhoàn toàn tốt, tỷ lệ đạtđược: 95%

- Để trở thành người quản

lý tốt, cần phải cố gắng,

nỗ lực đạt được và hoànthiện các kỹ năng mềm –tiền đề để thành côngtrong công việc:

+ Học hỏi từ bạn bè, từđồng nghiệp, từ cấp trên,

từ nhân viên của mình+ Tích cực tham gia cácphong trào, hoạt độngtrong công ty

+ Thường xuyên tổ chứccác buổi tọa đàm, đónggóp ý kiến từ nhân viên + Quan tâm đến công việc

và nhân viên nhiều hơn,gần gũi, cởi mở với tất cảnhân viên

+ Kết hợp giữa thái độmềm dẽo nhưng quyếtđoán trong việc

+ Thường xuyên tự đánhgiá bản thân sau quá trìnhlàm việc, rút ra nhữngkinh nghiệm, bài học đểtiếp tục hoàn thiện hơn

Trang 17

1.2 DANH MỤC CÁC CÔNG VIỆC TRỌNG ĐIỂM

ST

T

Công việc Kết quả Tiêu

thức đánh giá

Thời gian Quan hệ công việc Đánh giá công việc Thời hạn

Báo cáo tiến độ

Bên trong

Bên ngoài Thời hạn Khối lượng Chất lượng

Số tiền tiết kiệm được

Hoàn tất trước ngày 20/08/13

Thứ sáu mỗi tuần đến trước ngày thi 1tuần

Nhân viên và lãnh đạo

bộ phận

Quy mô tham giatoàn công ty

Đánh giá cuối năm

Số lần tham gia

Kết quả áp dụng thực tiễn và số tiền tiết kiệm do giảm chi phí

Số tiền tiết kiệm được

Hoàn tất trước 09/09/13

Thứ 6 củatuần thứ 2mỗi tháng

Nhân viên và lãnh đạo

bộ phận

IT, quy

mô tham giatoàn công ty

Đánh giá cuối năm Số lần tham gia Kết quả áp dụng thực

tiễn và số tiền tiết kiệm do giảm chi phí

Bảng tiêuchuẩn đánh giá

Vào ngày

30 của mỗi tháng

Nhân viên bộ phận

Bộ phậnĐào tạo Cuối mỗi quý Tất cả các khóa đào tạo

nhân viên đã được tham gia

Kết quả công việc mỗi ngày

Trang 18

T

Công việc Kết quả Tiêu

thức đánh giá

Thời gian Quan hệ công việc Đánh giá công việc Thời hạn

Báo cáo tiến độ

Bên trong

Bên ngoài Thời hạn Khối lượng Chất lượng

3 Chuẩn bị đánh

giá nội bộ lần 2

Được đánh giá

từ bộ phận khác

Các hạng mục trongbuổi đánhgiá

08/10/13 09/10/13 Nhân

viên bộ phận

Bộ phậnSản xuất

Đánh giá chất lượng cuối năm

Số lần đánh giá và được đánh giá trong năm

Kết quả mỗi đợt đánh giá

Số lỗi phát sinh Sau 2 ngày khi

nhận mã hàng

Hằng tuần Lãnh đạo

phòng

NOK Nhật Bản

Trang 19

Thời gian Quan hệ công việc Đánh giá công việc Thời hạn Báo cáo tiến độ Bên Trong Bên ngoài Thời gian Khối lượng Chất lượng

5 Triệt tiêu lỗi

Số lần thực hiện Cuối mỗi tháng Kho thành

phẩm

Bộ phậnSản xuất Trong cuộc họp

đánh giá mỗi tháng

Số lần vi phạm Không có lần sai, sót

Số vụ bất thường

Cuối mỗi tháng

Các bộ phận có liên quan khác

Trong cuộc họp đánh giá mỗi tháng

Số vụ bất thường

Đạt mục tiêu đề ra

- Phát sinh bất

thường lưu

xuất bên ngoài

Khách hàng

6 Quản lý tồn

kho, đảm bảo

duy trì sản xuất

Tỷ lệ tồn kho Cuối mỗi tháng Nội bộ bộ phận Trong cuộc họp

đánh giá

Đảm bảo hàng tồn kho

Trang 20

và giao hàng mỗi tháng

ST

T Công việc Kết quả Tiêu thức

đánh giá

Thời gian Quan hệ công việc Đánh giá công việc

Thời hạn Báo cáo

tiến độ

Bên trong ngoài Bên Thời

đánh giá mỗi tháng

Số vụ vi phạm Đạt mục tiêu đã đề

NOK Nhật Bản

Cuối mỗi quý

Trưởng phòng

Các khách hàng

Trong cuộc họp đánh giá mỗi quý

Số lần đánh giá

Tỷ lệ hài lòng cao

Trang 21

T Công việc Kết quả Tiêu thức

đánh giá

Thời gian Quan hệ công việc Đánh giá công việc

Thời hạn Báo cáo

tiến độ

Bên trong

Bên ngoài Thời

gian Khối lượng Chất lượng

9 Đào tạo kiến

Số lần thực hiện Cuối mỗi

tháng

Nội bộ

bộ phận Bộ phậnĐào tạo

và An toàn

Số lần thực hiện Đạt được mục tiêu

Số vụ vi phạm

Cuối mỗi tháng

Nội bộ

bô phận

Toàn công ty

Số vụ vi phạm

Đạt được mục tiêu

Trang 22

1.3 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TRONG MỘT THÁNG ĐẦU TIÊN

1 Lập kế hoạch cụ thể cho từng công việc mỗi ngày Cụ thể hóa công việc, làm việc nhanh, chính xác không

lãng phí thời gian và đạt hiệu quả trong công việc, rèn

luyện tính cẩn thận và “Không lập kế hoạch chính là Lập

kế hoạch cho thất bại”

2 Tổ chức cuộc họp bộ phận triển khai những hướng dẫn và quy

định chung trong cách quản lý của mình

Nhằm mục đích xây dựng mối quan với nhân viên, khônglàm cho nhân viên bất ngờ với các quy định của sếp mới,

và nhân viên hiểu được điều mong muốn ở sếp đối vớimình

3 Họp riêng với từng nhân viên giải thích điều mình mong muốn

ở nhân viên và phương pháp chi tiết trong công việc của mỗi

nhân viên

4 Rà soát lại các công việc trong bộ phận, xem xét và lập kế

hoạch hoạt động cho bộ phận trong những tháng tiếp theo Kịp thời chỉnh sửa những sai, sót còn tồn động, định hướnghoạt động cho nhân viên trong các tháng tiếp theo để đạt

hiệu quả cao trong công việc

5 Xem lại kết quả đánh giá công việc của nhân viên qua từng

tháng, quan sát công việc hằng ngày của nhân viên Hiểu rõ hơn về năng lực của từng cá nhân để có kế hoạchphân công công việc phù hợp với nhân viên và tạo điều

kiện để nhân viên phát triển bản thân

Trang 23

STT CÔNG VIỆC GIẢI THÍCH

6 Lập kế hoạch và triển khai cho nhân viên quan sát công việc lẫn

nhau và đánh giá chéo MBO vào cuối tháng Tìm ra mối quan hệ ngầm hay mâu thuẫn ngầm giữa cácnhân viên để ra phương án giải quyết và để bộ phận hoạt

động tốt hơn

7 Sắp xếp lịch trình thời gian để trình bày các ý kiến, các kế

hoạch dự định hoạt động trong các tháng tiếp theo của bộ phận

đến cấp trên của mình

Đây là cơ sở được chuẩn hóa cho hành động tổ chức lại bộphận, thể hiện tính chuyên nghiệp trong cách quản lý củangười sếp

8 Tổ chức buổi tiệc có sự tham gia của tất cả thành viên trong bộ

phận

Tạo tinh thần hòa đồng, đoàn kết trong tập thể

Định dạng
Số trang	30
Dung lượng	449,25 KB