lập kế hoạch hành động để quản lý và điều hành công việc hiệu quả sau khi được bổ nhiệm

12 Có khả năng xử lý các sự cố về sản phẩm, lập kế hoạch và thực hiện Cần học hỏi thêm từ sếp cấp trên, từ bạn bè, tài liệu liên quan.. 13 Có khả năng phát triển làm việc trong những mản

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ KHOA SAU ĐẠI HỌC

BÀI TẬP CÁ NHÂN

GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân

Người viết báo cáo: Nguyễn Hữu Bình

Trang 2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Trang 3

Mục Lục

BÀI TẬP CUỐI KHÓA 3

Câu 1: Lập kế hoạch hành động để quản lý và điều hành công việc hiệu quả sau khi được bổ nhiệm như sau: 3

1.1 Đánh giá năng lực cá nhân so với yêu cầu chức vụ: 3

1.2 Danh mục công việc trọng điểm: 5

1.3 Kế hoạch hành động trong 1 tháng đầu tiên: 7

Câu 2: Bạn mới được tuyển dụng vào Phòng Kế Hoạch Tài Chính – chức vụ Phó Phòng Sau 1 tuần làm việc bạn nhận thấy : đồng nghiệp có 2 phe trong phòng, cả hai đều muốn lôi kéo bạn về phí họ Một đồng nghiệp ở phòng Quản Trị cung ứng khuyên bạn nên theo một trong hai nhóm, nếu không sẽ bị cả hai nhóm tẩy chay 8

Câu 3: Bạn được tuyển dụng vào vị trí trưởng bộ phận Thiết Kế Quảng cáo của một công ty truyền thông Sau 2 tuần, bạn đã thiết kế xong mẫu quảng cáo theo phân công, và gởi đến các bộ phận Dự án và bộ phận Tài chính phê duyệt Tuy nhiên, đồng nghiệp trong bộ phận cho biết hai trưởng bộ phận này hiện đang có mâu thuẫn với nhau nên khi người này đồng ý thì người kia phản đối Để tiến độ công việc không bị ảnh hưởng thì bạn làm thế nào? 9

BÀI TẬP GIỮA KHÓA 10

1 Lãnh đạo phụ trách : .10

2 Nhân viên thực hiện : 10

3 Mục tiêu : 10

4 Phạm vi áp dụng : 10

5 Kế hoạch thực hiện công việc: 10

6 Kế hoạch giám sát – đánh giá thực hiện công việc : 12

7 Kế hoạch báo cáo số liệu thống kê : 14

8 Văn bản - Quy định : 14

9 Hồ sơ lưu : 15

10 Biểu mẫu ban hành : 16

BÀI TẬP ĐẦU KHÓA 18

Trang 4

BÀI TẬP CUỐI KHÓA

Câu 1: Lập kế hoạch hành động để quản lý và điều hành công việc hiệu quả sau khi được bổ nhiệm như sau:

Hiện nay em đang công tác tại phòng Kỹ thuật của công ty ADG Distribution Công ty

em chuyên cung cấp các giải pháp, tư vấn và giám sát và phân phối các thiết bị công nghệ thông tin (Cáp mạng, Server, UPS …) cho các trung tâm dữ liệu, các tòa nhà, khách sạn, ngân hàng, trường học … Để thực hiện bài tập này, em giả định mình trong vị trí trưởng phòng Kỹ thuật Nhằm thực hiện tốt vị trí được giao cần phải có thời gian dài để học tập

và áp dụng vào thực tiễn

1.1 Đánh giá năng lực cá nhân so với yêu cầu chức vụ:

STT Yêu cầu của chức vụ Cần hoàn Đánh giá bản thân Giải pháp hoàn thiện

thiện được Tạm toàn tốt Hoàn

1

Hiểu biết chuyên sâu về thiết lập và

vận hành hệ thống mạng Công ty,

LAN, WAN, VPN, MetroNet,

LoadBalance, Firewall,

Router/Switch/ Wireless Cisco,

Tổng đài IP, Servers Application

/DNS/ DHCP/ NAP/ AV/FTP,

Video Conference, UPS, Server

Room

X

Cần học hỏi thêm từ sếp cấp trên, từ bạn

bè, tài liệu liên quan

2 Am hiểu về cài đặt và cấu hình

3

Quản lý, cài đặt hệ thống an ninh

4

Quản lý, Cài đặt, bảo trì, nâng cấp

các HĐH (phần lớn là MS

Windows), phần mềm, phần cứng

5 Chỉ đạo xử lý các sự cố phát sinh

(phần cứng, hệ điều hành, kết nối

sếp cấp trên, từ bạn

Trang 5

Internet …) bè, tài liệu liên quan.

6

Quản lý việc theo dõi, backup, cập

nhật và báo cáo thường xuyên sự

thay đổi của hệ thống mạng cũng

như tình trạng sử dụng các tài

nguyên trên các server

X

7

Có trách nhiệm về sự ổn định và an

8

Có khả năng triển khai kỹ thuật các

dự án( thiết kế, thi công, bản vẽ

9

Xử lý các tình huống kỹ thuật, hỗ

10

Có khả năng nghiên cứu, tìm hiểu

11

Có khả năng xây dựng qui trình, qui

định, hướng dẫn sử dụng sản phẩm

12

Có khả năng xử lý các sự cố về sản

phẩm, lập kế hoạch và thực hiện

13

Có khả năng phát triển làm việc

trong những mảng công việc khác X

14

Nắm bắt công việc của từng nhân

viên để giao đúng người đúng việc X

15

Có khả năng giao tiếp tốt trước mọi

Trang 6

STT Công việc Kết quả Tiêu thức đánh giá

Thời gian Quan hệ công việc Đánh giá công việc Thời hạn Báo cáo tiến độ Bên trong ngoài Bên Thời hạn lượng Khối lượng Chất

1 Kế hoạch của công ty

Lập kế hoạch hoạt động theo quý:

+ Kế hoạch quý 1

Bảng kế hoạch Trên công việc hoàn

thành

Đầu tháng 1 X Lãnh đạophòng

ban

Ban giám đốc

Đầu tháng 5 Đầu tháng 9

2 Giám sát hoạt động của công ty

Xây dựng lịch kiểm tra chuyên môn cho

nhân viên kỹ thuật Lịch làm việc Trên kết quả Tuần đầu tiên hàng quý Lãnh đạophòng Ban giám

đốc

X

Thực hiện kiểm tra theo lịch chuyên

môn

Sổ kiểm tra

Trên kết quả

phòng

Xây dựng lịch kiểm tra doanh số cho

nhân viên kinh doanh Lịch làm việc Trên doanhsố Hàng tháng Lãnh đạophòng Ban giám

đốc

X

Thực hiện kiểm tra theo lịch doanh số Sổ kiểm

tra

Trên doanh số

phòng

3 Tổ chức các cuộc hội thảo – du lịch

Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội

thảo về công nghệ mới, các sản phẩm

mới cho kỹ thuật

Bản kế hoạch

Nữa đầu tháng 1,6

phòng

Ban giám đốc

Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội

thảo về các sản phẩm mới, giá cả và

chính sách hoa hồng cho kinh doanh

Bản kế hoạch

Nữa đầu tháng 1,6

phòng

Ban giám đốc

Xây dựng kế hoạch những chuyến du

lịch cho nhân viên Bản kế hoạch Nữa đầu tháng 7 X Lãnh đạophòng Ban giám

đốc

1.2 Danh m c công vi c tr ng đi m: ục công việc trọng điểm: ệc trọng điểm: ọng điểm: ểm:

Trang 7

4 Tổ chức đánh giá – khen thưởng

Xây dựng kế hoạch đánh giá và khen

thưởng cho nhân viên kỹ thuật

Bản kế hoạch

Sổ kiểm tra Tuần đầu

tiên tháng 12

Lãnh đạo phòng

Ban giám đốc

X

tháng 12

Lãnh đạo phòng

Ban giám đốc

Trang 8

1.3 K ho ch hành đ ng trong 1 tháng đ u tiên: ế hoạch hành động trong 1 tháng đầu tiên: ạch hành động trong 1 tháng đầu tiên: ộng trong 1 tháng đầu tiên: ầu tiên:

- Tìm một cố vấn: người cố vấn ở đây có thể là sếp trên của mình, tuy nhiên mối quan

hệ này không giống như mối quan hệ cố vấn đúng nghĩa bởi vì khó mà thoải mái thổ lộ tất

cả những khó khăn, thử thách mình gặp phải với sếp Do đó, trong 1 số trường hợp mình nên có vài cố vấn bên ngoài để làm chổ dựa tinh thần và nơi tiếp lửa cho mình hoặc tham gia các diễn đàn, tổ chức để kết nối, trao đổi, chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau

- Lập kế hoạch làm việc cụ thể cho từng ngày Vì khi lập kế hoạch làm việc hằng ngày

sẽ giúp ta làm nó đạt hiệu quả và hiệu suất cao hơn Khi có kế hoạch sẽ không làm ta mất thời gian và công việc sẽ không bị rối loạn hay quên việc

- Kiểm tra lại công việc của phòng, xem xét việc lập kế hoạch cho từng công tác của phòng như thế nào, có chỗ nào chưa hợp lý hay không Đồng thời lắng nghe trước rồi mới hành động Vì chúng ta phải lắng nghe nhiều hơn và hành động ý lại Dĩ nhiên, mọi người đều kỳ vọng trưởng phòng mới sẽ mang đến 1 sự thay đổi mạnh mẽ nhưng họ cũng phải tôn trọng mình nếu ta dành thời gian để lắng nghe, hiểu và sao đó hành động đúng đắn

- Xây dựng mối quan hệ với những người đồng cấp và cấp trên của mình Xem xét kết quả công việc của từng nhân viên không nên thay đổi nhiều, quan sát tìm hiểu và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên hoàn thành công việc Ưu tiên cho 1 vài hành động thay đổi chính và nhất thiết phải thay đổi nhất quán: Lên lịch hoạt động hàng ngày của mình với chỉ từ 3 - 4 những thay đổi và tập trung thực hiện nhất quán những điều đó Muốn thực sự thay đổi một thứ gì đó, ta phải lặp đi lặp lại nhiều lần trong nội bộ đội ngũ của mình cũng như với các đối tác bên ngoài

- Đặt niềm tin vào nhân viên ngay từ ban đầu: ta phải bỏ qua việc tư duy thuần túy của một người kiểm soát, vốn tập trung vào việc quản lý tỉ mỉ Vì điều này sẽ không bao giờ có thể đưa ra các quyết định tuy mạo hiểm nhưng thực ra lại rất sâu sắc, cẩn trọng để có thể mang lại những bước phát triển đột phá cho phòng ban mình nói riêng và công ty nói chung Do

đó ta phải tư duy như 1 người lãnh đạo thực thụ để thu phục lòng tin tưởng của người khác trong giai đoạn đầu tiên

→ Qua những bước trên làm ta có thể nắm được tình hình trong phòng ban mình làm

việc, nắm được yêu cầu trước mắt mà sếp muốn thực hiện thông qua các cuộc trao đổi với các nhân viên trong phòng, các phòng ban bên cạnh và với sếp Vì từ đó mình có thể đi

Trang 9

đúng hướng trong việc thống nhất quan điểm của sếp nhưng vẫn thực sự bảo vệ ý kiến của bản thân

+ Từ việc nắm tình hình, ta sẽ có những hoạt động cốt lõi để tổ chức phòng ban của mình Ta phải hết sức nghiêm khắc trong việc rà soát cách tổ chức, qui trình vận hành trong phòng ban vừa tiếp quản Ta phải rà soát cơ cấu tổ chức, đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của các nhân viên trong phòng, tìm kiếm những lỗ hổng

về hiệu quả trong cách tổ chức Những kết quả rút ra từ việc rà soát này giúp ta có thể xác định được thời gian, công sức mình cần đầu tư vào việc tái thiết bộ máy tổ chức cũng như việc khắc phục bất kỳ thiếu sót nào mà mình phát hiện trong giai đoạn đầu Giai đoạn chuyển giao thường cung cấp 1 cơ hội hiếm thấy là các nhân viên luôn cở mở trong việc chuyển đổi vị trí vừa phải trong phòng mình trong giai đoạn này

Câu 2: Bạn mới được tuyển dụng vào Phòng Kế Hoạch Tài Chính – chức vụ Phó Phòng Sau 1 tuần làm việc bạn nhận thấy : đồng nghiệp có 2 phe trong phòng, cả hai đều muốn lôi kéo bạn về phí họ Một đồng nghiệp ở phòng Quản Trị cung ứng khuyên bạn nên theo một trong hai nhóm, nếu không sẽ bị cả hai nhóm tẩy chay

- Theo quan điểm đồng nghiệp: mình là người mới vào làm nên cần phải hòa nhập, đối

xử chân thành, cùng chơi với mọi người để trong công việc mọi người sẽ hổ trợ, giúp

đỡ mình hoàn thành tốt công việc

- Theo quan điểm bạn chơi: mình sẽ tìm hiểu từng nhóm như thế nào

+ Sau khi tìm hiểu xong, mình sẽ chọn nhóm nào phù hợp với mình nhất về: cách sống, quan điểm, cách làm việc Từ đó có thể phát huy năng lực và tính cách của mình hơn khi chơi chung với nhóm đó

+ Trong trường hợp mình đã gia nhập vào 1 nhóm, trong thời gian chơi chung phát hiện nhóm có những đặc điểm không tốt Theo mình, vẫn tiếp tục chơi với nhóm này nhưng về phương diện những điểm nào thấy phù hợp và hạn chế chơi với những điểm không phù hợp

Trang 10

Câu 3: Bạn được tuyển dụng vào vị trí trưởng bộ phận Thiết Kế Quảng cáo của một công ty truyền thông Sau 2 tuần, bạn đã thiết kế xong mẫu quảng cáo theo phân công, và gởi đến các bộ phận Dự án và bộ phận Tài chính phê

duyệt Tuy nhiên, đồng nghiệp trong bộ phận cho biết hai trưởng bộ phận này hiện đang có mâu thuẫn với nhau nên khi người này đồng ý thì người kia phản đối Để tiến độ công việc không bị ảnh hưởng thì bạn làm thế nào?

- Xem xét thật kỹ bản thiết kế quảng cáo của mình đã hoàn thiện hay còn thiếu sót gì không?

- Xem xét lại bản thân coi cách đối xử với mọi người, nhất là 2 trưởng bộ phận này có

gì thiếu xót, mất lòng ai đó không?

- Nếu xem xét 2 trường hợp trên đã không có vấn đề gì, mình sẽ tìm hiểu các thông tin

về mâu thuẫn giữa 2 trưởng bộ phận này

+ Gặp người thứ 1 xem có thể giải quyết mâu thuẫn giữa họ để đồng ý bản thiết kế của mình

+ Sau đó, gặp người thứ 2 xem có thể giải quyết mâu thuẫn giữa họ để đồng ý bản thiết kế của mình

- Nếu gặp riêng họ mà chưa đồng ý cho mình, thì mình phải đặt câu hỏi cho 2 người

đó “tại sao anh chị không chị đồng ý với bản thiết kế mặc dù nó không có lỗi gì nữa”

Ta xem họ giải thích như thế nào? Nếu họ vẫn giữ quan niệm về mặt cá nhân thì phân tích cho họ hiểu để đem lại lợi ích cho công ty Nếu vì mâu thuẫn cá nhân mà ảnh hưởng công ty, mất quyền lợi, liên đới chịu trách nhiệm trước sự thiệt hại của công ty do sự thiếu trách nhiệm, cách ứng xử cũng như cách làm việc của 2 trưởng phòng này

- Cuối cùng, họ vẫn không đồng ý thì phải gặp người lãnh đạo cấp trên của 2 trưởng phòng này để xin ý kiến giải quyết

Trang 11

BÀI TẬP GIỮA KHÓA

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC

KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY ADG

1 Lãnh đạo phụ trách : - Chủ tịch hội đồng quản trị - Ông: Vũ Minh Tuấn.

- Giám đốc công ty – Bà: Phạm Bá Minh Tâm

2 Nhân viên thực hiện : - Kế toán trưởng – Bà: Nguyễn Minh Nguyệt

- Kế toán tổng hợp – Ông: Nguyễn Hữu Bình

3 Mục tiêu :

- Quản lý và hạch toán chi phí mua và bán hàng minh bạch, rõ ràng

- Tăng doanh thu hợp pháp, cân đối thu chi, sử dụng các khoản chi có hiệu quả, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm

- Lập và nộp báo cáo tài chính , báo cáo thuế, báo cáo quyết toán

- Dùng các báo cáo tài chính để phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, phục

vụ cho công tác quản lý tài chính và quản lý chung

- Đảm bảo lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định để phục vụ công tác kiểm tra , thanh tra, kiểm toán và công tác quản lý tài chính tại công ty

4 Phạm vi áp dụng : Phòng kế toán công ty ADG

5 Kế hoạch thực hiện công việc:

Trang 12

BƯỚC

VIỆC

THỜI HẠN TRÁCH

NHIỆM Lập báo cáo

tài chính quý

a.Tổng hợp tình hình, chứng

từ, số liệu cụ thể của các kế toán phần hành

Cập nhật dữ liệu kịp thời

Vào đầu tháng

kế toán tổng hợp

b Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ Đúng quy chế, quy định,

chính xác

Sau 2 ngày khi công việc

a kết thúc

Kế toán tổng hợp

c Lập bảng cân đối, báo cáo tài chính hằng tháng

Đúng quy chế, quy định, chính xác

b kết thúc

d Lập báo cáo tài chính quý của công ty

c kết thúc

Lập báo cáo

thu chi quý

e Lập báo cáo thu chi quý cho công ty

Vào ngày khi công việc d kết thúc tháng 1.4.7.10

Lập báo cáo

quyết toán

năm

f Lập báo cáo quyết toán năm cho công ty

Sau khi xong công việc e tháng 4

Lập báo cáo

tài chính

năm

g Lập báo cáo tài chính năm, cho công ty

Sau khi xong công việc f tháng 4

Lập báo cáo

thuế tháng s Lập và nộp báo cáo thuế , nộp thuế cho cơ quan thuế Đúng quy chế, quy định,

chính xác

Trước ngày

20 hằng tháng

Lập báo cáo

thuế quyết

toán năm

h Lập và nộp báo cáo thuế , cho cơ quan thuế Đúng quy chế, quy định,

chính xác

Sau khi xong công việc s trước ngày

30 tháng 03

Trang 13

6 Kế hoạch giám sát – đánh giá thực hiện công việc :

KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1 Giai đoạn hoàn thành công việc

Dựa vào mẫu: báo cáo kết quả công việc (bên dưới)

hằng tháng, quý, năm

Giám đốc, kế toán trưởng

2 Công việc tiếp theo

3 Đề nghị, giải pháp, nhận xét của lãnhđạo

Mẫu:

BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

1 Công việc đã hoàn thành

STT HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THỜI GIAN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC KẾT QUẢ XÁC NHẬN

2 Công việc thực hiện tiếp theo

Định dạng
Số trang	19
Dung lượng	403 KB