Phương pháp phác thảo kế hoạch hoạt động trong quản lý

Phương pháp phác thảo kế hoạch hoạt động trong quản lý

PHƯƠNG PHÁP PHÁC THẢO KẾ HOẠCH

HOẠT ĐỘNG

Mục Đích

Để hoàn thành chủ đề cải tiến một cách thuận lợi, nên phải có một kế hoạch lịch trình phù hợp, thuận tiện cho việc tiến hành cải tiến, như vậy mới có thể hoàn thành theo tiến độ đã quy định

Vẽ Lưu Trình Tác Nghiệp Của Chủ Đề

Hoạt Động

Xử lý tư liệu gốc Đánh bống

sơn nền

Lựa chọn trên chuyền

Toàn kiểm sơn bề mặt

QC kiểm tra

Phun sơn nền ABB

Sấy đứng Công đoạn

kế tiếp

Đưa vào sấy Phun sơn bề mặt ABB

Tỉnh điện

NG

OK

Trình Tự Thực Hiện

1 Cột dọc trong biểu kế hoạch hoạt động là bước hoạt động, hàng ngang là thời gian và nhân viên phụ trách hoạt động,

điểm giao nhau của bước hoạt động và thời gian hoạt động

được vẽ bằng vạch dự định (nét đứt), trước khi vẽ vạch, phải xem xét tới các yếu tố sau:

Nắm được mức độ khó dễ của chủ đề

2 Xác định bước cải tiến (trình tự hoạt động)

3 Ước tính thời gian hoạt động có thể

4 Dự tính thời gian cần thiết cho các bước

5 Phân công trách nhiệm tới các thành viên

6 Xác nhận lại vạch dự định được sửa đổi

7 Thực hiện quản lý tiến độ hoạt động, vẽ thêm vạch tiến độ thực tế (nét liền đậm)

Phát Thảo Kế Hoạch

(Scheduling)

Những Việc Cần Chú Ý

1 Các bước cải tiến ghi trong nội dung hồ sơ hội nghị hoặc báo cáo hoạt động phải theo đúng trình tự các bước thực hiện trong

kế hoạch hoạt động

2 Vạch dự tính và vạch thực tế phải nhất quán, lấy thời gian

tiến hành thực tế làm chuẩn Nguyên nhân hoàn thành trước

thời hạn hoặc chậm so với thời hạn chỉ cần giải thích ở phần ghi chú là được

3 Do liên quan về công việc nên không thể thực hiện theo đúng vạch dự tính, cho nên bị chậm hoặc hoàn thành trước, nhưng phải cố gắng hoàn thành trước thời hạn cuối cùng, như vậy bản

kế hoạch mới có ý nghĩa kiểm soát

NẮM BẮT HIỆN TRẠNG

Mục Đích

Vận dụng nguyên tắc “3 hiện” để nắm bắt vấn đề tồn tại thực

tế, đồng thời tổng hợp số liệu bằng phép phân tầng, vẽ thành biểu đồ thể hiện trạng thái hiện tại, dễ dàng nắm bắt được vấn

đề quan trọng

Thủ Pháp Thường Sử Dụng

 Phép phân tầng, biểu đồ Pareto, biểu đồ dịch chuyển, biểu đồ xương cá, biểu đồ tần số, biểu kiểm tra, biểu đồ kiểm soát, sơ

đồ hình tròn, sơ đồ lưu trình

Trình Tự Thực Hiện

1 Giải thích hiện trạng: Nắm chắc trạng thái tác nghiệp hiện tại, thông thường sử dụng sơ đồ lưu trình để trình bày

(1) Kí hiệu lưu trình cơ bản

Kí hiệu Giải thích

Trình tự, tác nghiệp, thực hiện, bố trí

Quyết sách, quyết định, xác định bước tiếp theo

Bắt đầu hoặc kết thúc công việc

Điểm nối với một điểm khác

Trình Tự Thực Hiện

(2) Kí hiệu lưu trình sản xuất

Kí hiệu Giải thích

Thao tác, gia công Kiểm tra

Dịch chuyển Lưu

Kiểm tra

Lỗ khoan

Đánh bónh Mài

Lưu

Trình Tự Thực Hiện

2 Phân tích thống kê

Phải thu thập đầy đủ số liệu liên quan tới chủ đề, đồng thời phân tầng số liệu, chỉnh lý thống kê Lấy tư liệu trước đây làm căn cứ, ví dụ: báo cáo chất lượng tháng, tuần hoặc hồ sơ sửa đổi công việc, thời gian tiêu chuẩn lưu trình vv… nếu không có

tư liệu số liệu trước đây, có thể vẽ sơ đồ lưu trình hoặc biểu đồ xương cá, thiết kế biểu kiểm tra để thu thập số liệu thống kê,

vẽ thành biểu đồ, để nắm được bất thường nghiêm trọng trong trạng thái hiện tại

Những Việc Cần Chú Ý

1 Khi dùng sơ đồ lưu trình để trình bầy phải kết hợp với vấn đề của chủ đề, mới có thể nhận thấy rõ tình hình tổng thể

2 Để thu thập số liệu phù hợp với yêu cầu của chủ đề nên vận dụng phép phân tầng, để cho số liệu được rõ ràng, không có sự nhầm lẫn

3 Nếu sử dụng biểu đồ Pareto để nắm bắt hiện trạng, tỉ lệ luỹ

kế của biểu đồ Pareto càng cao, thì sự thách thức trong việc đạt mục tiêu càng cao

4 Phải đặt biệt chú ý về nguồn tư liệu và thời gian thu thập, số liệu thu thập trước cải tiến và sau cải tiến phải được so sánh

trong cùng một điều kiện

13

END