phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý lương của một công ty tư nhân.doc.DOC

phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý lương của một công ty tư nhân

Trang 1

Lời nói đầu

Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin bùng nổ và phát triển mạnh mẽ trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam, Tin học đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn Nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng tin học trong việc quản lý tại các doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức nào đều rất phổ biến và cấp thiết.

Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay đã đem lại những khả năng tuyệt vời trong việc quản lý, thu thập và xử lý những khối dữ liệu khổng lồ với tốc độ nhanh và chính xác cao mà con người có khả năng làm được Để làm được điều này không chỉ cần đến các thiết bị phần cứng mà quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế Nhưng thật đáng tiếc các nhà doanh nghiệp của chúng ta lại không thực hiện nó một cách đầy đủ và có hiệu quả hơn.Vấn đề ở chỗ các nhà doanh nghiệp thường không hiểu một càch đẩy đủ về khả năng cũng như những hạn chế của công nghệ thông tin hiện đại.Cũng như các lập trình viên và các chuyên viên của công nghệ thông tin tuy có trình độ chuyên môn và hiểu biết sâu về nó Nhưng họ lại hay mắc sai lầm trong việc không tìm hiểu đươc hết về những yêu cầu và những ứng dụng mà những nhà doanh nghiệp cần hỗ trợ.

Để có thể lấp đi khoảng cách giữa các doanh nghiệp, những người cần giải pháp kinh doanh trên máy tính và những người có hiểu biết về công nghệ thông tin thì một công tác thường phải được tiến hành khi phát triển một hệ thống đó là phân tích và thiết kế hệ thống.

Có thể hiểu một cách khái quát về công việc phân tích và thiết kế một hệ thống là việc tập trung vào việc tìm hiểu bản chất của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề

1

Trang 2

cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao Dựa trên các kết quả phân tích, công tác thiết kế sẽ đưa ra những quyết định về cài đặt hệ thống để hệ thống có thể thỏa mãn những yêu cầu của giai đoạn phân tích đưa ra, đồng thời thích ứng với những điều kiện ràng buộc trong thực tế Những kết quả của phân tích và thiết kế là tiền đề cho việc thi công một hệ thống thông tin, chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được, đáp ứng những nhu cầu được đề ra ban đầu.

Tài liệu này đề cập đến việc phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý lương của một công ty tư nhân Các khảo sát được tiến hành dựa trên việc điều tra công tác quản lý lương được tiến hành tại công ty trách nhiệm hữu hạn công nghệ và thương mại Hà Sơn, phòng 107, số 133 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội Tại công ty này, công tác quản lý lương từ trước tới nay được thực hiện bằng sổ sách là chính, ứng dụng tin học chỉ dừng lại ở việc đánh văn bản, tính lương trên Excel, word… lưu văn bản đơn thuần, những công việc đó hoàn toàn phụ thuộc vào người thực hiện và việc tìm kiếm thông tin cần thiết còn gặp rẩt nhiều khó khăn, không mang tính tự động hóa Sự hạn chế này không phát huy hết tác dụng của máy tính trong việc quản lý công ty Tuy nhiên những nghiên cứu ở đây có thể được áp dụng cho bất cứ một công ty nào khác sử dụng hình thức quản lý lương trên Excel, word…

Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Chí Ngọc đã giúp đỡ em trong công tác tìm hiểu tài liệu, chị Khúc Hoàng Tuyết Hương nhân viên công ty đã giúp đỡ em trong việc tìm hiểu các nghiệp vụ về quản lý lương.

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và do những hiểu biết còn hạn chế về công tác nghiệp vụ quản lý lương cũng như về công nghệ thông tin nên không tránh khỏi những sai lầm và

2

Trang 3

thiếu sót Nên bài báo cáo còn sơ sài, rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn.

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG I Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Mai Sơn là công ty kinh doanh và lắp đặt máy tính.Được thành lập vào ngày 08 tháng 04 năm 1995.Với 10 năm kinh nghiệm cùng với sự cố gắng lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường và ngày càng nhiều doanh nghiệp biết đến các sản phẩm của công ty.

Công ty có khoảng 40 cán bộ công nhân viên được phân bố hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và đòi hỏi của nền kinh tế.

Đứng đầu là ban giám đốc : thực hiện các chính sách phát triển của công ty, trực tiếp điều hành các phòng , ban chức năng Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc bao gồm: Giám đốc – người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty Sau giám đốc là 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm phát triển kinh doanh của công ty và quản lý nguồn lực của công ty.

-Các phòng ban :

+ Phòng kế toán gồm kế toán trưởng ,kế toán bán hàng, kế toán các phân xưởng và thủ quỹ

+Phòng tổ chức nhân sự gồm: trưởng phòng nhân sự, nhân viên văn phòng

+ Quản đốc phân xưởng.

-Bộ phận kinh doanh gồm: trưởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng và nhân viên khai thác tìm kiếm thị trường.

3

Trang 4

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY.

II Yêu cầu của hệ thống

Đối với mọi công ty dù lớn hay vừa và nhỏ thì việc quản lý lương cũng có vai trò rất quan trọng Nó ảnh hưởng tới năng suất lao động của người công nhân viên Đồng thời, nó cũng ảnh hưởng tới sự phát triển của công ty đó Hệ thống của các công ty luôn phải quản lý đúng nghiệp vụ, chuyên môn và phải thật chính xác đầy đủ Trong xu thế công nghệ thông tin phát triển như hiệm nay, các hoạt động nghiệp vụ diễn ra hàng ngày nhiều và phức tạp thì dòi hỏi một hệ thống phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

4

Trang 5

-Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời để việc quản lý được chính

III Yêu cầu của hệ thống

- Xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất, chuẩn hóa - Tự động hóa phần lớn công tác chi trả lương.

- Cung cấp các thông tin cần thiết về hoạt động quản lý lương trên mạng cho các đối tượng co nhu cầu.

- Hệ thống mới phai khắc phục được nhược điểm của hệ thông cũ - Có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay khi cập nhật.

IV Hình thức lương

Hình thức lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà công ty trả cho người lao động căn cứ vào thời gian và khối lượng, chất lượng công việc của họ.Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cá sức lao động.Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động Kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất laođộng.

Tuy theo mỗi công ty mà có các hình thức trả lương khác nhau Hiện nay có ba hình thức trả lương chủ yếu ở nước ta Đó là:

5

Trang 6

- Hình tức trả lương theo sản phẩm - Hình thức trả lương khoán

- Hình thức trả lương theo thời gian

Tại công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dưới hình thức trả lương theo thời gian Cụ thể là trả lương theo ngày

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là trả lương theo năng suất lao động, dựa vào bảng chấm công Quá trình này được tách ra làm 2 phần:

1 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của hệ thống

Hệ thống quản lý lương có chưc năng thường xuyên thông báo cho ban giám đốc về các công tác: tiền lương, chấm công,…Hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.

Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý lương luôn có nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cho công nhân viên chức là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, thì công tác thống kê, báo cáo tình hình cho giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiểu trong việc quản lý nhân sự.

2 Cơ cấu tổ chức

Công tác quản lý lương bao gồm các công đoạn sau:

6

Trang 7

2.1 Vào bảng chấm công và bảng lương

Công tác này chủ yếu thực hiện bằng tay thông qua các biểu mẫu dược quy định bởi bộ tài chính,một phần được thực hiện bằng máy tính,sử dụng cơ sở dữ liệu Access, Microsoft Word, Microsoft Excel.

2.2 Xem và kiểm tra dữ liệu

Công tác này được thự hiện thủ công, dựa vào việc xem và kiểm tra các file lưu trên máy tính để khớp về dữ liệu lưu trữ.Công tác này nảy sinh, do ở công tác thứ nhất, các dữ liệu được thực hiện bằng tay, dễ gây nhầm lẫn, không đảm bảo được tính chính xác, nhất quán.

2.3 Kết xuất thông tin

Công tác này thực hiện thủ công bằng máy tính, sử dụng các chương trình ứng dụng như Access, Microsoft Word, Microsoft Excel để tạo các biểu mẫu, các báo cáo quản lý lương.

3 Nội dung trình tự tính lương

Như ở công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì trình tự tính lương theo định kỳ hàng tháng Hàng tháng, các tổ tự tính công, và tính lương cho công nhân dựa vào số ngày công họ làm việc trong tháng Sau đó bảng tính công và bảng tính lương của các tổ được gửi về phòng tài chính-kế toán Lúc này cán bộ tiền lương sẽ thực hiện việc kiểm tra bảng lương của các phòng ban và cập nhật vào sổ sách kế toán để lên báo cáo theo quy định.

Tại văn phòng cán bộ tiền lương trực tiếp tính lương cho CBCNV dựa theo bảng chấm công các cán bộ do các phòng ban gửi tới.

Trước đó, tại các phòng ban các cán bộ phụ trách theodõi các họat động của cán bộ trong phòng dựa vào bảng theo dõi chấm công Cuối mỗi tháng, cán bộ chấm công thực hiện công việc tổng hợp chấm công Sau

7

Trang 8

đó, bảng chấmcông sẽ đượcgửi tới phòng tài chính kế toán Dựa vào bảng tổng hợp trên cán bộ tiền lương tính lương cho nhân viên.

Lương của cán bộ trong công ty bao gồm 2 phần lương: lương cơ bản và lương kinh doanh + phụ cấp tháng

Lương cơ bản là mức lương đã được ghi trong hợp đồng Lương kinh doanh được tính theo công của cán bộ thực hiện hàng tháng Lương kinh doanh ở công ty này là lương thời gian được tính theo công thời gian

Phụ cấp tháng bao gồm: tiền ăn trưa + tiền xăng xe + tiền điện thoại Cách tính lương như sau:

Thực lĩnh = lương cơ bản + lương thời gian + lương phụ cấp – các khoản phải trừ.

Trong đó: Lương cơ bản tháng = (lương cơ bản 1 tháng) / (số ngày thưc tế của 1 tháng) * số ngày công

Lương thời gian = công thời gian * lương cơ bản / 26 Khoản phải trừ:

Bảo hiểm xã hội : 5%

8

Trang 10

4 Phê phán hiện trạng

Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc quản lý lương chủ yếu được thực hiện bằng thủ công hoặc tin học hóa một phần với các đặc điểm chủ yếu sau:

-Hệ thống quản lý lương chủ yếu dựa trên các tài liệu được viết bằng tay Việc xử lý thủ công như vậy vừa tốn công lao động, dễ gây nhầm lẫn, vừa không đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời để cung cấp thông tin khi cần thiết, hơn nữa luôn có nguy cơ tiềm ẩn việc thất lạc hư hỏng các tài liệu.

-Một số dữ liệu được quản lý thông qua chương trình viết băng Access để kết xuất dữ liệu thứ cấp Các dữ liệu này được lưu trữ, không được chuẩn hóa, nên cơ sở dữ liệu khó kết nối phải lưu trữ nhiều dữ liệu trùng lặp, thiếu một số thông tin quan trọng.

5 Phạm vi của bài báo cáo

Trong bài báo cáo này chỉ nêu những ứng dụng tin học trong công tác quản lý lương của công ty TNHH Công Nghệ và thương mại Mai Sơn

Công tác quản lý lương của công ty này bao gồm:

-Cập nhật thông tin về hồ sơ của cán bộ công nhân viên -Cập nhật thông tin về lương của công nhân viên.

-Đảm bảo dữ liệu không bị dư thừa.

-Tìm kiếm thong tin nhanh chóng ,chính xác.

-Tìm kiếm lương, hệ số lương của cán bộ công nhân viên -Báo cáo thống kê về lương của cán bộ công nhân viên.

CÁC MẪU BIỂU DÙNG TRONG HỆ THỐNG BAO GỒM:

- Mẫu bảng biểu chấm công tháng

Là quá trình theo dõi công việc trong tháng.

10

Trang 11

-Số thứ tự: cho biết số thứ tự của cán bộ công nhân viên

-Họ và tên: cho biết số người trong công ty được sắp xếp theo vần a,b,c…

-Ngày: cho biết các ngày trong tháng từ 1…31 trong mỗi cột tương ứng 1 ngày sẽ ghi ký hiệu chấm công.

-Tổng ngày công: là số công đượcquy ra lương theo lương thời gian hoặc nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ tết…….

-Ghi chú: lý do nghỉ … -Mẫu biểu bảng lương

-Thưc hiện việc tính lương cho cán bộ công nhân viên theo danh

-Chức vụ: là chức danh của cán bộ công nhân viên trong công ty -Lương chính: là lương cơ bản là lương ghi trong hợp đồng

-Lương ngày: là lương của cán bộ công nhân viên được tính theo ngày.

-NC: ngày công của cán bộ công nhân viên

-Phụ cấp: là các khoản phụ cấp mà người đó được hưởng khi kiêm nhiệm bao gồm:

Tiền xăng xe Ví dụ:là 300 nghìn Tiền ăn trưa: là 10 nghìn Tiền điện thoại: là 200 nghìn

-Lương TG: là lương được tính theo thời gian làm việc của người

Trang 12

-Được lĩnh: là số tiền người đó được lĩnh theo số ngày công làm

Hệ thống thực hiện các chức năng nghiệp vụ lập bảng lương của công ty theo phương pháp trực tiếp bằng máy tính phải đảm bảo được tính chính xác, an toànvà bảo mật cho dữ liệu được lưu trữ, có thể trên một máy mạng máy tính nội bộ hay diện rộng.

Hệ thống có tính chất sử dụng nên cần nên cần có một cơ sở dữ liệu hệ thống khoa học có khả năng lưu trữ và truy xuất những thông tin có tính pháp lý Việc quản lý và xử lý phải đúng theo các nghiệp vụ tính lương đã được quy định

Hệ thống phải thường xuyên cập nhật thông tin khi có những điều chỉnh về lương và lập các báo cáo chuyên môn cung cấp các thông tin về tình hình lương của công ty cho các phòng ban khác mà ta gọi là “Ban giám đốc”.

Xây dựng cơ sở dữ liệu trong hệ thống phải đặc trưng cho việc quản lý lương trên mạng của một công ty có thể gồm nhiều chi nhánh ở

Trang 13

Trên thực tế, công tác quản lý lương chỉ là một bộ phận của công tác quản lý kinh tế của công ty, vì thế hệ thống cần phải được thiết kế trên cơ sở có khả năng mở rộng và làm việc tương thích trên các hệ thống khác

II Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng

III Đặc tả chức năng1.1 Thêm :

Chức năng này tiến hành thêm dữ liệu khi có nhân viên mới vào công ty được lưu trữ trong hệ thống

Đầu vào: yêu cầu thêm dữ liệu

Trang 14

Hình3: Đặc tả chức năng thêm hồ sơ vào hệ thống

Trang 15

Chức năng này tiến hành xóa hồ sơ khi có nhiệm vụ thuyên chuyển công tác sang công ty khác hoặc thôi việc ….Đồng thời nó được lưu lại một file khác để lấy thông tin cần thiết

Đầu vào : yêu cầu xóa dữ liệu

Chức năng này tiến hành cập nhật công và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Đầu vào : yêu cầu cập nhật

Trang 16

Hình6: Đặc tả chức năng cập nhật công và tính lương

2.2 Cập nhật hệ số lương

Chức năng này tiến hành cập nhật thông tin về hệ số lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty khi có sự điều chỉnh hoặc sửa đổi

Đầu vào : yêu cầu cập nhật

Trang 18

Tên tác nhân Luồng dữ liệu 1

3.1: Báo cáo nhân sự.

Căn cứ vào các thông tin của CBCNV ta tiến hành báo cáo tình hình nhân sự của công ty một cách tự động hóa.