XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN.doc.DOC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN

Lời Nói ĐầuHiện nay đất nớc ta đang tiến hành quá trình công nghiệp hoá - hiện

đại hoá Với mục tiêu đến năm 2010 cơ bản đa nớc ta trở thành một nớc côngnghiệp Đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đạihoá là ngành công nghệ thông tin (CNTT) Trong vài năm trở lại đây sự pháttriển của ngành CNTT đã tác động mạnh mẽ tới mọi mặt của đời sống kinh tếxã hội Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động sản xuất, quản lý, kinhdoanh…đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đđã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đợc thựchiện một cách có hiệu quả hơn Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổchức, là lợi thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăngkhả năng cạnh tranh cho tổ chức

Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã đợc trang bị những kiến thức

cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời đợc đào tạo nhữngkiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứngdụng các kiến thức này để xây dựng những chơng trình ứng dụng vào cuộcsống

Trong các th viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mợnsách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng nh việc quản lý hủy bỏ sách hiện nayvẫn đang đợc thực hiện bằng tay Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghinhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách Mặtkhác nó còn hạn chế về không gian lu trữ và thời gian khi tra đọc sách Thủ

th luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của

nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc

đánh số má sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cầnnhiều thời gian và công sức Nh vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ côngtốn rất nhiều thời gian và công sức của Thủ th, chính vì thế đòi hỏi phải cómột chơng trình quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu đợc nhữngkhó khăn cho Thủ th là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý thviện Việc quản lý bằng tin học giúp cho việc quản lý sách đợc nhanh chóngthuận tiện, dễ dàng hơn và với khối lợng sách lớn, mặt khác khi cần có thểcho ra đợc các báo cáo tổng hợp thống kê về quản lý sách trong th viện Xuấtphát từ thực tế đó cùng với chuyên môn đợc đào tạo em nhận thấy việc làm ra

một phần mềm hỗ trợ công tác quản lý sách trong th viện là một đề tài phùhợp với chuyên môn và có nhiều ứng dụng trong thực tế Do vậy trong đề ánchuyên ngành em chọn đề tài:

“ XÂY DựNG Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ

cÔNG TáC QUảN Lý sách trong th viện”

Do quản lý sách trong th viện còn liên quan đến nhiều đối tợng nh: độcgiả, cán bộ trong th viện cũng do cha có kinh nghiệm đi thực tế vì vậy trong

đề tài này em chỉ thực hiện công tác quản lý riêng về sách Chơng trình sẽgiải quyết những vấn đề cơ bản sau: cập nhật sách mới, xóa sách cũ không luhành, lu trữ các thông tin liên quan đến tác giả, nhà xuất bản, đa ra các báocáo thống kê

Cấu trúc của đề án

- Lời nói đầu

- Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện

- Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin

trong tổ chức

- Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ

công tác quản lý sách trong th viện

- Phần kết luận

- Phụ lục

Em xin chân thành cám ơn cô Bích Hạnh đã tận tình chỉ bảo hớng dẫn

em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện

I Sơ đồ tổ chức tổng quan của th viện

II Chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ

1 Ban quản lý th viện

Quản lý chung toàn bộ các hoạt động của th viện, là ngời đặt racác yêu cầu cho các bộ phận cấp dới

Ban quản lý th viện

Ban kế hoạch

Bộ phận cung ứng sách Thủ th

Các công việc chính của Thủ th và các yêu cầu

Các thông tin đầu vào:

- Thống kê sách theo định kỳ:

Có thể theo từng tháng hoặc theo từng quí, năm để biết đợc tổngquát các vấn đề về sách nh tổng cộng có bao nhiêu quyển sách cótrong th viện , số đầu sách trong mỗi chủ đề là bao nhiêu, có bao nhiêutác giả quan hệ với Th viện, chủ đề sách nào hay đợc nhập nhất, Thviện hay quan hệ với tác giả nào nhất, số lợng sách theo các chủ đề làbao nhiêu

- Tra cứu sách, cập nhật sách:

Trong phần này, thủ th phải có trách nhiệm tra cứu và cập nhậtsách đã có trong th viện, đồng thời có thể thêm bớt hay huỷ bỏ nhữngsách đã cũ, hay những sách mà không có trong th viện hay đã bị hỏng.Trong khi thao tác thủ th có thể xem luôn danh sách các sách để có thểkiểm tra xem ngay khi đó có bao nhiêu sách và có thể xem tên các sáchcũng nh mã sách Đờng nhiên trong mục này thì mã sách luôn luôn đợcmặc định là duy nhất

- Tra cứu , cập nhật tác giả:

Trong phần này thủ th có thể cập nhật chi tiết các thông tin vềtác giả và ngay khi đó có thể xem tên, địa chỉ hay mã tác giả đã quan

hệ với Th viện Từ đó có thể cập nhật thêm mã, tên tác giả nếu cầnthiết Hoặc huỷ bỏ những nội dung về tác giả đã không còn quan hệnữa

- Lập các báo cáo về tác giả sách, về chủ đề sách, về các nộidung của sách để có thể kiểm tra hay trình cho cán bộ quản lý th việnbiết tình hình và có thể tra cứu chi tiết nội dung sách Để từ đó có thểbiết đợc hiện tại trong th viên có bao nhiêu chủ đề sách này, mỗi chủ

đề cớ tất cả bao nhiêu đầu sách, những nội dung cụ thể về tổng chủ đềcũng nh tổng cuốn sách

- Thủ th cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình

4 Quan hệ đối ngoại

Th viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách, thờng

là các tác giả viết sách đó, đồng thời th viện cũng quan hệ với các nhàxuất bản sách

5 Mô tả nghiệp vụ

- Nghiệp vụ cập nhật sách:

Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các

độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa thì

đợc huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi bảnthảo về cho th viện, thủ th có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến banquản lý để có quyết định nhập sách hay không

Vấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp vớihiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ đợclấy ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lợng

Vấn đề cơ hội và kết quả:

1.Việc lu trữ khó

khăn và không kịp

thời

Do lu trữ bằng taynên rất khó khăntrong khâu bảo quản

và khâu lu trữ , cácthông tin cập nhậtkhông kịp thời

Cần tổ chức 1 hệ cơ

sở dữ liệu để dễ dàngcho việc lu trữ vàgiúp cập nhật thôngtin nhanh chóngchính xác

lu, tìm kiếm, thống

kê sẽ rất chậm

1.Cần lut trữ cácthông tin liên quan

đến sách lên mộtngân hàng cơ sở dữliệu Việc này có thểquản lý bằng

2.Việc tính toán và

xử lý các số liệubằng tay chậm

Và xử lý khôngchính xác

access,visual foxpro 2.Giúp cho việc tínhtoán và xử lý dữ liệunhanh chóng chínhxác hơn

2.Do làm bằng tay

sẽ không đáp ứngkịp thời nhu cầu độtxuất về thông tin

1.Giúp việc thống kênhanh dễ dàng hơn

và chính xác hơn2.Hỗ trợ kịp thời cácnhu cầu đột xuất vềcông tác thống kêsách

4.Việc theo dõi các

thông tin theo tong

phân hệ không kịp

thời dễ sai sót và

không có hệ thống

Các thông tin tongphân hệ đợc lu trữ

rất nhiều do đó việctheo dõi các thôngtin khi làm bằng tay

sẽ mất rất nhiều thờigian

Giúp dễ dàng theodõi các thông tintrong tổng phân hệ

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHáP LUậN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN TRONG Tổ CHứC

I – Tổ chức và thông tin trong tổ chức Tổ chức và thông tin trong tổ chức

1 Hệ thống thông tin

Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà ngời ta chiathành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giaodịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệchuyên gia và hệ tăng cờng khả năng Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệthống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này

Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lýcủa tổ chức Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo bởi các hệ xử lýgiao dịch cũng nh nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra cácbáo cáo cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt

đặc biệt nào đó Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữliệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sảnsinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao dịch

2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theoquan điểm của ngời mô tả Mỗi ngời trong tổ chức mô tả hệ thống thông tintheo một mô hình khác nhau Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó tạo

ra một trong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệthống thông tin Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thốngthông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu

để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này

trả lời câu hỏi “Cái gì?” và Để làm gì “ ” Trong đề án này thì mô hình logicchính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quảntrị

Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của ngòi

sử dụng trực tiếp hệ thống Nó thể hiện về cái nhìn thấy đợc bên ngoài của hệthống nh: Phơng tiện nhập dữ liệu và thao tác với chơng trình, các vật mangthông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tợng tham gia vào hoạt

động Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít ổn định hơn so vớimô hình logic nhng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý trong Trong đề ánnày mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và các mẫu báo cáotheo yêu cầu ngời sử dụng

Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của nhân

viên kỹ thuật Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các thiết bị đểthực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị Mô hình này có độ ổn địnhthấp nhất trong 3 mô hình Trong đề án này mô hình vật lý trong chính là máytính của ngời dùng và máy in để in báo cáo

3) Cơ sở dữ liệu

Những nhà quản lý luôn phải lu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụcho công việc quản lý kinh doanh của mình Trong tổ chức, dữ liệu đợc lu trữtrong những cơ sở dữ liệu có dung lợng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều

khó khăn trong hoạt động Nói rằng: “Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào.

Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đểgiao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

3.1 Một số khái niệm cơ sở

Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ thông

tin về nó

Trờng dữ liệu dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết

lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó Mỗi thuộctính là một trờng Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể Nhà quản lý kếthợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ thuộctính nh vậy cho các thực thể

Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể cụ thể

làm thành một bản ghi

Bảng là toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

Cơ sở dữ liệu đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau đợc

tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệthống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời sử dụngkhác nhau, với các mục đích khác nhau

3.2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in

sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từnhững thiết bị mang tin khác Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụngcho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form đểbiểu diễn bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngòi sử dụng nhậpthông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn

Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.

Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác với cơ

sở dữ liệu Thông thờng là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn Ngôn ngữ

truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn cáccơ sở dữ liệu hiện nay.

Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là nhũng dữ liệu kết xuất ra từ cơ

sở dữ liệu theo yêu cầu của ngời dùng, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng

in ấn Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn đợc thể hiện trên màn hình Lập báo cáo làmột bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu đợc dùng để xử lý và đacho ngời sử dụng theo một thể thức xác định đợc

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần đợc tổ chức theo một cách

nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu đợcchúng Vì vậy cơ sở dữ liệu cần đợc cấu trúc lại Đối với thực thể việc xác

định tên gọi, xác định trờng, độ rộng các trờng, loại của từng trờng Toàn bộcấu trúc đó đợc gọi là cấu trúc của tệp Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần có cơchế để gắn kết các thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với nhau Hệ quảntrị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các mối quan hệ đó:mô hình phân cấp, mô hình mạng lới, mô hình quan hệ Trong đó mô hìnhquan hệ là mô hình đợc sử dụng rộng rãi rất hiện nay Trong mô hình này thì

hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thể hiện các thực thể nh một bảng haichiều với bản ghi là hàng còn các trờng là cột Có một cột đóng vai trò là tr-ờng định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Cấu trúc

nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên bảng

II- Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin

1) Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự ánphát triển hệ thống thông tin mới Các hành động của doanh nghiệp cạnhtranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động

đáp ứng Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng dẫn tới việc tổ chức phảixem lại trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Cuối cùngvai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nói tóm lạicác nguyên nhân dẫn tới sự phát triển một hệ thống thông tin là:

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lợc chính trị

1.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin là có đợc một sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong cáchoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn vềmặt tài chính và thời gian định trớc Không cần thiết chỉ thực hiện một phơngpháp nào để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơngpháp thì ta có nguy cơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc Một phơngpháp đợc định nghĩa là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hànhmột quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn Phơng pháp

đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháphiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình

- Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic

1.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống

Tuỳ theo kết quả của mỗi giai đoạn có thể đôi khi là cần thiết, phảiquay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót Sau đây là mô tảsơ lợc các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng giám đốc những t liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tơng

đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ vấn đề hệ thống

đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác

định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác địnhmục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt đợc Trên cơ sở nội dung báo cáo

phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thốngmới Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợcnhững mục tiêu đã đợc thiễt lập ở giai đoạn trớc.Mô hình logic của hệ thốngmới sẽ bao gồm nội dung của đầu ra (Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (cáctệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào(Input) Mô hình logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y.Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Khi mô hình logic đợc xác định và chuẩn y, thì phân tích viên hoặcnhóm phân tích viên phải xác định các phơng tiện để thực hiện hệ thống này

Đó là xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Để giúpngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định

ra trớc đây, nhóm phân tích sẽ đánh giá các chi phí và lợi ích (cả hữu hình vàvô hình) mỗi phơng án phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợctrình lên ngời sử dụng và một buổi trình bày đợc thực hiện Ngời sử dụng sẽchọn lấy một một phơng án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôntrọng các ràng buộc của tổ chức Đề xuất các giải pháp bao gồm các công

đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp.

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng ángiải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựachọn Thiết kế vật lý ngoài gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tàiliệu bao chứa tất cả nội dung của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹthuật và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng nó mô tả cả phần thủ công

và cả những giao diện với phần tin học hoá Thiết kế vật lý bao gồm các công

đoạn sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoácủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm

về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu các bản hớng dẫn sử dụng các thaotác và các tài liệu mô tả hệ thống Triển khai kỹ thuật hệ thống gồm các công

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Đây là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện Đểviệc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kếhoạch một cách cẩn thận Cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá.

2) Triển khai dự án phát triển hệ thống thông tin

2.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Đây là bớc quan trọng cho việc thành công của một dự án Một sailầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi toàn bộ dự án, kéo theonhững chi phí lớn của tổ chức Đánh giá yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ớclợng độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá những tác động của

sự thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý chonhững ngời có trách nhiệm ra quyết định Giai đoạn này phải tiến hành trongthời gian tơng đối ngắn để không kèm theo chi phí và thì giờ Đây là nhiệm

vụ phức tạp vì đòi hỏi nhà phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy béncao, từ đó xác định nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới,

đánh giá tầm quan trọng của các biến đổi, dự báo các ảnh hởng của chúng

Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn

Lập kế koạch: Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần

phải đợc lập kế hoạch một cách cẩn thận Mức độ hình thức hoá của kế hoạch

sẽ thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích Số lợng và sự

đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thớc và độ phức tạp của hệthống nghiên cứu Trong một số dự án có quy mô lớn và có nhiều ngời thamgia vào thẩm định yêu cầu thì cần xác định nhiệm vụ cho từng thành viên vàxác định phơng tiện kết hợp các nhiệm vụ

Làm rõ yêu cầu: Có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đợc

đúng yêu cầu của ngời sử dụng Xác định chính xác đối tuợng yêu cầu, thuthập các yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống Làm sáng tỏ đợc yêu cầu thựchiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những ngời yêu cầu sau đó là vớinhững nhà quản lý Khung cảnh của hệ thống có thể xem là nguồn và đíchcủa thông tin, cũng nh các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham giavào xử lý dữ liệu

Nói tóm lại phân tích viên hệ thống phải tổng hợp thông tin dới ánh sáng củanhững vấn đề đã đợc xác định và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bịmột bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thicủa dự án.

Đánh giá yêu cầu: việc đánh giá khả thi của một dự án là tìm xem có

yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giảipháp đã đề xuất hay không Những vấn đề chính về khả năng thực thi là khảthi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính, khả thi về mặt thời hạn, khả thi vềmặt kĩ thuật Đánh giá khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữagiải pháp dự kiến với môi trờng tổ chức, xem xét nó có tác động nh thế nào

đối với chính sách nhân sự, quan hệ khách hàng Tính khả thi về mặt kĩ thuật

đợc đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện đại có hoặc có thể mua sắm

đợc với yêu cầu của hệ thống đề xuất Khả thi về mặt tài chính là đem so sánhxem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra hay không

2.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

a) Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra các chẩn đoán về hệthống đang tồn tại, nghĩa là xác định các vấn đề chính và đa ra các nguyênnhân chính của chúng, xác định các mục tiêu của hệ thống cần đạt đợc và đềxuất các giải pháp để đạt đợc những mục tiêu đó

b) Công cụ mô hình hoá

Đó là các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho

hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) dùng để mô tả thông tin theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ

luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệthống thông tin làm gì Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ DFD có thể có nhiều mức Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quátnội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết màmô tả sao cho chỉ nhìn vào là thấy ngay nội dung chính của hệ thống Để môtả hệ thống chi tiết hơn, ngời ta có thể dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Sơ đồluồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là 2 công cụ thờng dùng nhất để phânrã hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức độ mô hình và hai góc nhìn

động và tĩnh của hệ thống Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết:

Nguồn hoặc đíchDòng dữ liệuTiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Lập kế hoạch, nghiên cứu môi trờng, đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tốgiải pháp, đánh giá khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báocáo.

2.3 Thiết kế logic

a) Mục đích

Giai đoạn này nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì

mà hệ thống phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạnphân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng Sản phẩm

đa ra của giai đoạn thiết kế logic là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấutrúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển

hệ thống

b) Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngòi sửdụng hệ thống thông tin mới Có 4 cách thức cơ bản để xác định yêu cầuthông tin:

- Hỏi ngời sử dụng cần thông tin gì?

- Phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại

- Tổng hợp từ đặc trng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợgiúp

Bớc 1 Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối luợng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bớc 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra: Phân tích viên hệ thống liệt kêtoàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp - lànhững thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu Đánh giá các thuộc tínhthứ sinh – Tổ chức và thông tin trong tổ chức là những thuộc tính đợc tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính

khác Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra Loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại

bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Thực hiện chuẩn hoá

Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của ngời sử dụng và dữ liệu đợc

lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản hơn và ổn định hơn

Các quy tắc chuẩn hoá

Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợcchứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp phải tách các thuộc tínhlặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dới góc độ quản lý

Chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phải phụ thuộc một phầnvào khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộchàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khoá

đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách này một tên riêng chophù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép

có sự bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúngvào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác

định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Thiết kế CSDL bằng phơng pháp mô hình hoá

Các khái niêm cơ bản

Thực thể dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong

thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng

Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với thực thể

khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm liên kếthay quan hệ dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa cácthực thể

Số mức độ liên kết: thể hiện có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơngtác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngợc lại

1@1 Liên kết loại Một- Một

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thựcthể B và ngợc lại

1@N Liên kết loại Một- Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thựcthể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết duy nhất một lần xuất củathực thể A

Thuộc tính đợc dùng để miêu tả các đặc trng của một thực thể hoặcmột quan hệ Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cáchduy nhất mỗi lần xuất của thực thể Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thựcthể Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể

có quan hệ

2.4) Thiết kế vật lý ngoài

a) Mục đích: Giai đoạn này mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã

đợc lựa chọn ở giai đoạn trớc Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý baogồm : lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao tác vào ra, thiết kế cách thứcgiao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trìnhbày báo cáo

b) Một số nguyên tắc thực hiện

- Thiết kế theo thói quen và kinh nghiệm của ngời sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã dùng

- Che khuất những bộ phận bên trong phần mềm và phần cứng tạothành hệ thống

- Cung cấp thông tin t liệu trên màn hình

- Giảm tối thiểu lợng thông tin mà ngời dùng phải nhớ trong quátrình sử dụng

- Dựa vào những quy tắc đã đợc chấp nhận về mặt đồ họa, ký họakhi thể hiện thông tin trên màn hình

c) Các công việc cần thực hiện

- Thiết kế vật lý đầu ra

- Thiết kế vật lý đầu vào

- Thiết kế giao tác với phần tin học hoá

CHƯƠNG III- PHÂN TíCH Và THIếT Kế Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ CÔNG TáC QUảN Lý sách trong

th viện i- Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT

1 Tổng quan về hệ thống quản lý

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục mộttổng thể các hiện tợng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sựkiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà

là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãitrong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theophơng pháp thủ công không chặt chẽ và hệ thống quản lý khách sạn cũngnằm trong số đó

Cho đến nay nền công nghệ thông tin đang ngày một phát triển cácphần mềm quản lý liên tiếp đợc ra đời giúp một phần không nhỏ trong việcquản lý của các nhà kinh doanh tạo đà tăng trởng cho nền kinh tế nớc nhàphát triển mạnh

2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý sách trong th viện

Hệ thống quản lý sách có chức năng thờng xuyên thông báo cho Thủ

th về các mặt công tác: tổ chức cập nhật sách, cập nhật tác giả, nhà xuấtbản…đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đhệ thống này sử dụng và đợc xử lý trực tiếp từ ngời quản lý là Thủ th

Với chức năng nh vậy, hệ thống quản lý sách có nhiệm vụ luôn cậpnhật thông tin về sách đợc nhập về, đồng thời cập nhật tác giả và nhà xuấtbản

3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Hệ thống quản lý sách , việc sửa đổi ,bổ sung sách cũng nh việc quản

lý huỷ bỏ sách trong th viện hiện nay vẫn đang đợc thực hiện bằng tay Vìvậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiềnphức khi độc giả muốn đọc sách Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lutrữ và thời gian khi tra đọc sách Thủ th luôn bận rộn với bao nhiêu công việcnào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cậpnhật thêm khi có sách mới với việc đách số má sách một cách thủ công đó