XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN.doc.DOC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN

Lời Nói Đầu

Hiện nay đất nớc ta đang tiến hành quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá Với mục tiêu đến năm 2010 cơ bản đa nớc ta trở thành một nớc công nghiệp Đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá là ngành công nghệ thông tin (CNTT) Trong vài năm trở lại đây sự phát triển của ngành CNTT đã tác động mạnh mẽ tới mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động sản xuất, quản lý, kinh doanh…đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đđã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đợc thực hiện một cách có hiệu quả hơn Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổ chức, là lợi thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức.

Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã đợc trang bị những kiến thức

cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời đợc đào tạo những kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứng dụng các kiến thức này để xây dựng những chơng trình ứng dụng vào cuộc sống.

Trong các th viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mợn sách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng nh việc quản lý hủy bỏ sách hiện nay vẫn đang đợc thực hiện bằng tay Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lu trữ và thời gian khi tra đọc sách Thủ th luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đánh số má sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời gian và công sức Nh vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và công sức của Thủ th, chính vì thế đòi hỏi phải có một chơng trình quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu đợc những khó khăn cho Thủ th là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý th viện Việc quản lý bằng tin học giúp cho việc quản lý sách đợc nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng hơn và với khối lợng sách lớn, mặt khác khi cần có thể cho ra đợc các báo cáo tổng hợp thống kê về quản lý sách trong th viện Xuất phát từ thực tế đó cùng với chuyên môn đợc đào tạo em nhận thấy việc làm ra

một phần mềm hỗ trợ công tác quản lý sách trong th viện là một đề tài phù hợp với chuyên môn và có nhiều ứng dụng trong thực tế Do vậy trong đề án chuyên ngành em chọn đề tài:

“ XÂY DựNG Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ

cÔNG TáC QUảN Lý sách trong th viện”

Do quản lý sách trong th viện còn liên quan đến nhiều đối tợng nh: độc giả, cán bộ trong th viện cũng do cha có kinh nghiệm đi thực tế vì vậy trong đề tài này em chỉ thực hiện công tác quản lý riêng về sách Chơng trình sẽ giải quyết những vấn đề cơ bản sau: cập nhật sách mới, xóa sách cũ không lu hành, lu trữ các thông tin liên quan đến tác giả, nhà xuất bản, đa ra các báo cáo thống kê.

Cấu trúc của đề án - Lời nói đầu

- Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th viện

- Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức

- Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý sách trong th viện

- Phần kết luận - Phụ lục

Em xin chân thành cám ơn cô Bích Hạnh đã tận tình chỉ bảo hớng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.

Chơng I: Tổng quan về nghiệp vụ trong th việnI Sơ đồ tổ chức tổng quan của th viện

II Chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ1 Ban quản lý th viện

Quản lý chung toàn bộ các hoạt động của th viện, là ngời đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận cấp dới.

Ban quản lý th viện

Ban kế hoạch

Bộ phận cung ứng sách Thủ th

2 Ban kế hoạch

Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ các nhu cầu đọc sách của các độc giả.

3 Thủ th

Tiếp nhận sách, đánh mã số sách, phân loại sách và kiểm tra độc giả có thẻ đọc, thống kê và tra cứu sách.

Các công việc chính của Thủ th và các yêu cầu

Các thông tin đầu vào:

- Thống kê sách theo định kỳ:

Có thể theo từng tháng hoặc theo từng quí, năm để biết đợc tổng quát các vấn đề về sách nh tổng cộng có bao nhiêu quyển sách có trong th viện , số đầu sách trong mỗi chủ đề là bao nhiêu, có bao nhiêu tác giả quan hệ với Th viện, chủ đề sách nào hay đợc nhập nhất, Th viện hay quan hệ với tác giả nào nhất, số lợng sách theo các chủ đề là bao nhiêu.

- Tra cứu sách, cập nhật sách:

Trong phần này, thủ th phải có trách nhiệm tra cứu và cập nhật sách đã có trong th viện, đồng thời có thể thêm bớt hay huỷ bỏ những sách đã cũ, hay những sách mà không có trong th viện hay đã bị hỏng Trong khi thao tác thủ th có thể xem luôn danh sách các sách để có thể kiểm tra xem ngay khi đó có bao nhiêu sách và có thể xem tên các sách cũng nh mã sách Đờng nhiên trong mục này thì mã sách luôn luôn đợc mặc định là duy nhất.

- Tra cứu , cập nhật tác giả:

Trong phần này thủ th có thể cập nhật chi tiết các thông tin về tác giả và ngay khi đó có thể xem tên, địa chỉ hay mã tác giả đã quan hệ với Th viện Từ đó có thể cập nhật thêm mã, tên tác giả nếu cần thiết Hoặc huỷ bỏ những nội dung về tác giả đã không còn quan hệ nữa

- Lập các báo cáo về tác giả sách, về chủ đề sách, về các nội dung của sách để có thể kiểm tra hay trình cho cán bộ quản lý th viện biết tình hình và có thể tra cứu chi tiết nội dung sách Để từ đó có thể biết đợc hiện tại trong th viên có bao nhiêu chủ đề sách này, mỗi chủ

đề cớ tất cả bao nhiêu đầu sách, những nội dung cụ thể về tổng chủ đề cũng nh tổng cuốn sách

- Thủ th cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình

4 Quan hệ đối ngoại

Th viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách, thờng là các tác giả viết sách đó, đồng thời th viện cũng quan hệ với các nhà xuất bản sách.

5 Mô tả nghiệp vụ

- Nghiệp vụ cập nhật sách:

Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa thì đợc huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi bản thảo về cho th viện, thủ th có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến ban quản lý để có quyết định nhập sách hay không

Vấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp với hiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ đợc lấy ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lợng.

Vấn đề cơ hội và kết quả:

mỗi kì nhất địnhmất nhiều thời gian,v nếu

4.Việc theo dõi các thông tin theo tong tin khi làm bằng tay sẽ mất rất nhiều thời gian

Giúp dễ dàng theo dõi các thông tin trong tổng phân hệ

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHáP LUậN PHáT TRIểN HệTHốNG THÔNG TIN TRONG Tổ CHứC

I – Tổ chức và thông tin trong tổ chức Tổ chức và thông tin trong tổ chức1 Hệ thống thông tin

Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà ngời ta chia thành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ tăng cờng khả năng Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệ thống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này.

Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao dịch.

2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Mỗi ngời trong tổ chức mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này

trả lời câu hỏi “Cái gì?” và Để làm gì “ ” Trong đề án này thì mô hình logic chính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản trị.

Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của ngòi

sử dụng trực tiếp hệ thống Nó thể hiện về cái nhìn thấy đợc bên ngoài của hệ thống nh: Phơng tiện nhập dữ liệu và thao tác với chơng trình, các vật mang thông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tợng tham gia vào hoạt động Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít ổn định hơn so với mô hình logic nhng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý trong Trong đề án này mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và các mẫu báo cáo theo yêu cầu ngời sử dụng.

Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dới góc độ của nhân

viên kỹ thuật Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các thiết bị để thực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị Mô hình này có độ ổn định thấp nhất trong 3 mô hình Trong đề án này mô hình vật lý trong chính là máy tính của ngời dùng và máy in để in báo cáo.

3) Cơ sở dữ liệu

Những nhà quản lý luôn phải lu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình Trong tổ chức, dữ liệu đợc lu trữ trong những cơ sở dữ liệu có dung lợng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều

khó khăn trong hoạt động Nói rằng: “Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sốngcòn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào.

Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

3.1 Một số khái niệm cơ sở

Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ thông

tin về nó

Trờng dữ liệu dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết

lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó Mỗi thuộc tính là một trờng Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ thuộc tính nh vậy cho các thực thể.

Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể cụ thể

làm thành một bản ghi.

Bảng là toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.

Cơ sở dữ liệu đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau đợc

tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệ thống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời sử dụng khác nhau, với các mục đích khác nhau.

3.2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu in

sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ những thiết bị mang tin khác Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ GUI bằng hình thức các form để biểu diễn bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngòi sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn.

Truy vấn cơ sở dữ liệu là làm thế nào để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.

Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu Thông thờng là thông qua một dạng ngôn ngữ truy vấn Ngôn ngữ

truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay.

Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu: báo cáo là nhũng dữ liệu kết xuất ra từ cơ

sở dữ liệu theo yêu cầu của ngời dùng, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn đợc thể hiện trên màn hình Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu đợc dùng để xử lý và đa cho ngời sử dụng theo một thể thức xác định đợc.

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: Dữ liệu cần đợc tổ chức theo một cách

nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và tìm hiểu đợc chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu cần đợc cấu trúc lại Đối với thực thể việc xác định tên gọi, xác định trờng, độ rộng các trờng, loại của từng trờng Toàn bộ cấu trúc đó đợc gọi là cấu trúc của tệp Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần có cơ chế để gắn kết các thực thể mà giữa chúng có mối quan hệ với nhau Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau để chế ngự các mối quan hệ đó: mô hình phân cấp, mô hình mạng lới, mô hình quan hệ Trong đó mô hình quan hệ là mô hình đợc sử dụng rộng rãi rất hiện nay Trong mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thể hiện các thực thể nh một bảng hai chiều với bản ghi là hàng còn các trờng là cột Có một cột đóng vai trò là tr-ờng định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Cấu trúc nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên bảng.

II- Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin1)Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Những yêu cầu mới của quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới Các hành động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có tác động mạnh buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng dẫn tới việc tổ chức phải xem lại trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nói tóm lại các nguyên nhân dẫn tới sự phát triển một hệ thống thông tin là:

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lợc chính trị

1.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trớc Không cần thiết chỉ thực hiện một phơng pháp nào để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp thì ta có nguy cơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc Một phơng pháp đợc định nghĩa là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình

- Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic

1.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống

Tuỳ theo kết quả của mỗi giai đoạn có thể đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những t liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ vấn đề hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt đợc Trên cơ sở nội dung báo cáo

phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

- Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại.

- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi.

- Thay đổi đề xuất của dự án.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiễt lập ở giai đoạn trớc.Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm nội dung của đầu ra (Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (Input) Mô hình logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý.

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hoá mô hình logic.

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Khi mô hình logic đợc xác định và chuẩn y, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải xác định các phơng tiện để thực hiện hệ thống này Đó là xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Để giúp ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích sẽ đánh giá các chi phí và lợi ích (cả hữu hình và vô hình) mỗi phơng án phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình lên ngời sử dụng và một buổi trình bày đợc thực hiện Ngời sử dụng sẽ chọn lấy một một phơng án đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Đề xuất các giải pháp bao gồm các công đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức.

- Xây dựng các phơng án của giải pháp - Đánh giá các phơng án của giải pháp.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp.

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn Thiết kế vật lý ngoài gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả nội dung của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá Thiết kế vật lý bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu các bản hớng dẫn sử dụng các thao tác và các tài liệu mô tả hệ thống Triển khai kỹ thuật hệ thống gồm các công - Chuẩn bị tài liệu.

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Đây là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi.

- Khai thác và bảo trì.

- Đánh giá.

2) Triển khai dự án phát triển hệ thống thông tin

2.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Đây là bớc quan trọng cho việc thành công của một dự án Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn của tổ chức Đánh giá yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ớc lợng độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá những tác động của sự thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời có trách nhiệm ra quyết định Giai đoạn này phải tiến hành trong thời gian tơng đối ngắn để không kèm theo chi phí và thì giờ Đây là nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi nhà phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá tầm quan trọng của các biến đổi, dự báo các ảnh hởng của chúng Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn

Lập kế koạch: Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần

phải đợc lập kế hoạch một cách cẩn thận Mức độ hình thức hoá của kế hoạch sẽ thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích Số lợng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thớc và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu Trong một số dự án có quy mô lớn và có nhiều ngời tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định phơng tiện kết hợp các nhiệm vụ.

Làm rõ yêu cầu: Có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đợc

đúng yêu cầu của ngời sử dụng Xác định chính xác đối tuợng yêu cầu, thu thập các yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống Làm sáng tỏ đợc yêu cầu thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những ngời yêu cầu sau đó là với những nhà quản lý Khung cảnh của hệ thống có thể xem là nguồn và đích của thông tin, cũng nh các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu.

Nói tóm lại phân tích viên hệ thống phải tổng hợp thông tin dới ánh sáng của những vấn đề đã đợc xác định và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án.

Đánh giá yêu cầu: việc đánh giá khả thi của một dự án là tìm xem có

yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không Những vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính, khả thi về mặt thời hạn, khả thi về mặt kĩ thuật Đánh giá khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trờng tổ chức, xem xét nó có tác động nh thế nào đối với chính sách nhân sự, quan hệ khách hàng Tính khả thi về mặt kĩ thuật đợc đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện đại có hoặc có thể mua sắm đợc với yêu cầu của hệ thống đề xuất Khả thi về mặt tài chính là đem so sánh xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra hay không.

2.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

a) Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định các vấn đề chính và đa ra các nguyên nhân chính của chúng, xác định các mục tiêu của hệ thống cần đạt đợc và đề xuất các giải pháp để đạt đợc những mục tiêu đó.

b) Công cụ mô hình hoá

Đó là các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) dùng để mô tả thông tin theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ

luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ DFD có thể có nhiều mức Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn vào là thấy ngay nội dung chính của hệ thống Để mô tả hệ thống chi tiết hơn, ngời ta có thể dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là 2 công cụ thờng dùng nhất để phân rã hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức độ mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết:

Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Lập kế hoạch, nghiên cứu môi trờng, đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo.

2.3 Thiết kế logic a) Mục đích

Giai đoạn này nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng Sản phẩm đa ra của giai đoạn thiết kế logic là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống.

b) Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngòi sử dụng hệ thống thông tin mới Có 4 cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin:

- Hỏi ngời sử dụng cần thông tin gì?

- Phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại.

- Tổng hợp từ đặc trng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp.

- Phơng pháp thực nghiệm.

Có hai phơng pháp sử dụng khá phổ biến: phơng pháp từ các đầu ra và phơng pháp mô hình hoá.

Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin ra là phơng pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL Các bớc chi tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra:

Bớc 1 Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối luợng, tần suất và nơi nhận của chúng.

Bớc 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra: Phân tích viên hệ thống liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp - là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu Đánh giá các thuộc tính thứ sinh – Tổ chức và thông tin trong tổ chức là những thuộc tính đợc tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính

khác Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.

Thực hiện chuẩn hoá

Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của ngời sử dụng và dữ liệu đợc lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản hơn và ổn định hơn.

Các quy tắc chuẩn hoá

Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dới góc độ quản lý.

Chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phải phụ thuộc một phần vào khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.

Thiết kế CSDL bằng phơng pháp mô hình hoá

Các khái niêm cơ bản

Thực thể dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong

thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng.

Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với thực thể

khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.

Số mức độ liên kết: thể hiện có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngợc lại.

1@1 Liên kết loại Một- Một

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngợc lại.

1@N Liên kết loại Một- Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết duy nhất một lần xuất của thực thể A.

Thuộc tính đợc dùng để miêu tả các đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ.

2.4) Thiết kế vật lý ngoài

a) Mục đích: Giai đoạn này mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã

đợc lựa chọn ở giai đoạn trớc Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm : lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao tác vào ra, thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo

b) Một số nguyên tắc thực hiện

- Thiết kế theo thói quen và kinh nghiệm của ngời sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã dùng - Che khuất những bộ phận bên trong phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống

- Cung cấp thông tin t liệu trên màn hình

- Giảm tối thiểu lợng thông tin mà ngời dùng phải nhớ trong quá trình sử dụng

- Dựa vào những quy tắc đã đợc chấp nhận về mặt đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình.

c) Các công việc cần thực hiện

- Thiết kế vật lý đầu ra - Thiết kế vật lý đầu vào

- Thiết kế giao tác với phần tin học hoá

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tợng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức.

Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phơng pháp thủ công không chặt chẽ và hệ thống quản lý khách sạn cũng nằm trong số đó.

Cho đến nay nền công nghệ thông tin đang ngày một phát triển các phần mềm quản lý liên tiếp đợc ra đời giúp một phần không nhỏ trong việc quản lý của các nhà kinh doanh tạo đà tăng trởng cho nền kinh tế nớc nhà phát triển mạnh.

2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý sách trong th viện

Hệ thống quản lý sách có chức năng thờng xuyên thông báo cho Thủ th về các mặt công tác: tổ chức cập nhật sách, cập nhật tác giả, nhà xuất bản…đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc đhệ thống này sử dụng và đợc xử lý trực tiếp từ ngời quản lý là Thủ th

Với chức năng nh vậy, hệ thống quản lý sách có nhiệm vụ luôn cập nhật thông tin về sách đợc nhập về, đồng thời cập nhật tác giả và nhà xuất bản.

3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Hệ thống quản lý sách , việc sửa đổi ,bổ sung sách cũng nh việc quản lý huỷ bỏ sách trong th viện hiện nay vẫn đang đợc thực hiện bằng tay Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lu trữ và thời gian khi tra đọc sách Thủ th luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đách số má sách một cách thủ công đó