Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thuốc tại hiệu thuốc Long Tâm .DOC

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thuốc tại hiệu thuốc Long Tâm

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển một cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Ở Việt Nam, tuy rằng công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước phát triển đó đã đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin Trong đó, phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của đất nước Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ,sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.

Qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác quản lý thuốc ở các hiệu thuốc là bước quan trọng trong công tác phân phối thuốc Với công tác quản lý thuốc của hiệu thuốc mà ta có những thông tin, báo cáo về lượng hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn của hiệu thuốc Đây cũng là một trong những mối quan tâm của rất nhiều hiệu thuốc trong giai đoạn hiện nay.

Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lýthuốc tại hiệu thuốc Long Tâm “.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN

1.1 Thông tin chung về công ty:

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (tên giao dịch là Cybersoft) được thành lập 11/2003 Công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0103018013 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 04 tháng 11 năm 2003 và cục thuế quận Cầu Giấy-Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế 0102310265 ngày 04 tháng 11 năm 2003.

Công ty Cybersoft có một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ về quản lý và nghiệp vụ, đã từng tham gia nhiều dự án lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin của nhiều cơ quan doanh nghiệp trên cả nước từ năm 2004 Với kinh nghiệm, sức trẻ, năng động và sáng tạo kết hợp phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty sẽ làm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng

Tuy thời gian thành lập chưa lâu, song do được xây dựng trên nền tảng là các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử, bất động sản với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về chuyên môn,công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và những kinh nghiệm thực tế để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao cho thị trường.

Cho đến nay Cybersoft đã và đang từng bước liên doanh và liên kết với nhiều các đối tác trong và ngoài nước nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp để cung cấp cho thị trường những sản phẩm phần mềm và dịch vụ tốt nhất , với chi phí thấp nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất.

Trụ sở công ty :

Tầng 12A-Toà nhà Sông Đà-18/165 Cầu Giấy-Hà Nội Nơi làm việc :

Tầng 12A-Toà nhà Sông Đà-18/165 Cầu Giấy-Hà Nội Điện Thoại : 04.7673226 / 04.7673228

Trang web của công ty : www.cybersoft.com.vn

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

1.2.2 Mô tả chức năng của các phòng ban

STT Phòng Ban Nhiệm vụ chính

1 Hội Đồng Quản Trị

Có chức năng quản lý các thông tin về nhân sự của công ty Cũng như quản lý thông tin, triển khai các dự án của công ty.

2 Giám Đốc Điều Hành

Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung cho sự phát triển của công ty.

3 Phòng kinh doanh và phát triển thị trường

Thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quản; khảo sát đánh giá tiềm năng và tìm hiểu nhu cầu phát sinh của khách hàng; mở rộng thị trường sử dụng dịch vụ của Công ty; Tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, chăm sóc khách hàng định kỳ nâng cao uy tín chất lượng của công ty Tuyên truyền quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty; phân tích và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.

4 Phòng nghiệp vụ

Kh ảo sát các quy trình nghiệp vụ của kh ách hàng, tư vấn nghiệp vụ, tư vấn quy tr ình quản lý cho khách hàng, tư vấn v à triển khai các giải pháp ERP

5 Phòng quản trị hành ch ính

Tổ chức thực hiện công tác văn phòng, các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ; Sắp xếp, tổ chức các hoạt động trong công ty;Giám sát việc thực hiện quy chế nhân viên và thực hiện công tác BHXH, BHYT

6 Phòng giải pháp doanh nghiệp

Tư vấn triển khai các hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản tri doanh nghiệp, cài đặt đào tạo hướng dẫn sử dụng hệ thống, thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hang

7 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới dựa trên nền công nghệ tiên tiến nhất với các chức năng phân hệ luôn mở rộng cũng như nâng cao tính nghiệp và khả năng phân tích quản trị của chương trình Phân tích đánh giá sản phẩm, dịch vụ hiện tại của Công ty nhằm điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

8 Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng

Tư vấn cho khách hàng qua điện thoại, E-mail, web và tại trụ sở khách hàng khi có nhu cầu tư vấn Vì sự thành công của khách hàng chúng tôi không dừng lại ở khâu bán hàng mà mong muốn Cyber Accounting đem lại ý nghĩa đích thực cho khách hàng.

1.2.3 Trình độ của nhân viên trong công ty

Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý hầu hết là những người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông nên có sự am hiểu sâu sắc về công nghệ cũng như các xu hướng về công nghệ trong tương lai.

Được hình thành và phát triển từ các thành viên ban đầu đến nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty là trên 40 người Đội ngũ nhân viên của Cybersoft được đào tạo chính quy, tốt nghiệp từ các trường đại học lớn của Việt Nam như đại học Kinh Tế Quốc Dân, đại học Quốc Gia … Nhân viên có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin, đặc biệt có khả năng tư duy và đạo đức tốt Các nhân viên của công ty luôn được khuyến khích phát huy hết khả năng của bản thân đối với công việc, kết quả tốt luôn được đền đáp một cách xứng đáng Bên cạnh đó sự năng động của Cybersoft được thể hiện đặc biệt thông qua các kỹ năng làm việc theo nhóm, quy trình làm việc theo nhóm, quy trình làm việc chuyên nghiệp, đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn hơn cả sự mong muốn cho khách hàng của mình và đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên sự phát triển của Cybersoft Cybersoft luôn luôn đặt vấn đề con người làm cốt lõi cho sự phát triển và phồn vinh của công ty.

1.3 Sản phẩm và dịch vụ của công ty

1.3.1 Sản phẩm của công ty

Các ứng dụng hiện nay không còn mang tính cục bộ nữa mà cần được chia sẻ, tương tác với trọng tâm là người dùng Công ty Cybersoft thiết kế phần mềm kế toán nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, nâng cao

hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm giá thành Những sản phẩm phần mềm mà Cybersoft thiết kế được ứng dụng trong

các lĩnh vực bất động sản, xây dựng, vận tải, khoáng sản, chứng khoán, truyền thông phù hợp và cần thiết cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

 Phần mềm kế toán Cyber Accounting

Được đánh giá là sản phẩm có đầy đủ nhất các nghiệp vụ kế toán với các phân hệ sau (Kế toán tổng hợp, kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng và công nợ phải thu, kế toán mua hàng và công nợ phải trả, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán công cụ dụng cụ, kế toán tài sản cố định, hệ thống báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo cổ phần hoá) Với các đầy đủ đầu vào chứng từ nghiệp

vụ khác nhau như: (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, báo nợ ngânhàng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, hoá đơn dịch vụ, chứngtừ bù trừ công nợ, phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu điều chuyển kho,phiếu nhập xuất thẳng, phiếu xuất hàng bán trả lại nhà cung cấp,phiếu nhập hàng bán bị trả lại )

 Phần mềm Cyber Corporate

Cyber Corporate Accounting thực hiện lấy số liệu từ các Cyber Accounting của các đơn vị thành viên lên Cyber Corporate sẽ cho phép in số liệu từ sổ chi tiết đến báo cáo tổng hợp báo cáo thuế của từng đơn vị thành viên hoặc toàn bộ tổng công ty, tập đoàn (Báo cáo hợp nhất, báo cáo tổng gộp ) Ngoài ra Cyber Corporate còn cho tự đồng khủ trùng doanh thu, khử trùng nguồn vốn hình thành, công nợ khi lên bảng cân đối kế toán, báo cáo KQSXKD Trong Cyber Corporate có các phân hệ kế toán sau.

 Phân hệ hệ thống

 Phân hệ kế toán tổng hợp

 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền

 Phân hệ kế toán hàng tồn kho

 Phân hệ kế toán tài sản cố định

 Phân hệ kế toán chi phí giá thành

 Hệ thống báo cáo tài chính

 Hệ thống báo cáo thuế

 Phần mềm Cyber Business Net

Cyber Business Net là một hệ thống phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hết các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hoá đến phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế toán.

 Phần mềm Cyber CRM.Net

Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng Cyber CRM được phát triển trên nền công nghệ Net và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER 2000 của

Microsoft với các tính năng ưu việt trong quản lý quan hệ khách hàng.

Cyber CRM không chỉ cung cấp các giải pháp kịp thời hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh mà còn là công cụ đắc lực hàng ngày của nhân viên Marketing, nhân viên bán hàng, bảo hành, tư vấn Cyber CRM trả lời và thực hiện các câu hỏi của cấp quản lý và nhân viên bán hàng, Marketing thường gặp phải như sau.

 Làm thế nào để lưu trữ thông tin khách hàng ?

 Làm thế nào để phân loại khách hàng và phân tích khách hàng?

 Làm thế nào để theo dõi nhu cầu của khách hàng ?

 Làm thế nào để phân chia khách hàng theo dõi cho các nhân viên/bộ phận ?

 Làm thể nào để theo dõi tình trạng giao dịch khách hàng ?

 Làm thế nào để nâng cao chất lượng phục vụ ho khách hàng ?

 Và rất nhiều câu hỏi khác nữa của cấp quản lý cũng như nhân viên tác nghiệp ?

 Phần mềm HRM.Net

Với mục đích cung cấp một giải pháp tốt nhất phục vụ hiệu qủa trong qúa trình quản lý nguồn nhân lực và tính lương cho nhân viên phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp Phần mềm Cyber HRM được viết trên nền công nghệ mới nhất tiên tiến nhất hiện tại nên có nhiều ưu điểm nổi bật sau.

Về công nghệ.

 Công nghệ NET Framework MS VB.Net

 Giao diện và Fonts theo chuẩn Unicode

 Cơ sở dữ liệu MSSQL Server 2000

 Ngôn ngữ: Tiếng Anh - Tiếng Việt

 Kiến trúc lập trình - Client/Server; 3 lớp

 Chế độ làm việc đa nhiệm - Multi Stasking

 Mạng : LAN, WAN, InterNet (Webrowse)

Về tính năng nghiệp vụ nổi bật.

 Phù hợp cho tất cả các loại hình, qui mô diện rộng…của từng doanh nghiệp

 Thiết kế động và linh hoạt, có thể thay đổi một cách nhanh chóng theo các yêu cầu đặc thù của các doanh nghiệp

 Thiết kế theo hệ thống mở cho phép người dung lựa chọn, khai báo tham số cho phù hợp với điều kiện đặc thù của từng đơn vị, đặc biệt

người sử dụng có thể thêm bớt và sửa chữa mẫu biểu báo cáo cho phù hợp đặc thù

 Quản lý chi tiết từ hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, khen thưởng - kỷ luật và quá trình công tác của tất cả các cán bộ nhân viên của đơn vị

Các chức năng chính.

Quản lý thông tin nhân sự và quan hệ nhân sự.

 Phần mềm cho phép ghi nhận và lưu trữ đầy đủ nhất thông tin cá nhân của nhân viên như: Lý lịch,chuyên môn, quan hệ gia đình, …

 Cập nhật và theo dõi toàn bộ thông tin chi tiết về quá trình làm việc của nhân viên như: Khen thưởng - kỷ luật, vị trí, huấn luyện – đào tạo, đánh giá thi đua, công tác, lương, BHXH…

 Theo dõi thông tin nhân sự và những biến động nhân sự trong doanh nghiêp

 Theo dõi quá trình làm việc, thuyên chuyển vị trí công tác, thăng tiến của nhân viên

 Theo dõi toàn bộ quá trình đóng BHYT, BHXH của nhân viên

 Cập nhật thông tin về các chế độ chính sách như: nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu trí…

 Thực hiện cập nhật vào báo cáo theo các biểu mẫu BHXH – BHYT do nhà nước quy định

Chấm công và đánh giá thi đua.

 Hỗ trợ đọc dữ liệu đầu ra của các loại máy chấm công

 Chuyển dữ liệu chấm công, đánh giá thi đua vào bảng lương

 Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên: chấm công theo thời gian

 Quản lý phép thâm niên, đăng ký làm việc theo ca, đăng ký nghỉ phép…

 Thiết lập cơ chế đánh giá thi đua theo đặc thù của doanh nghiệp

 Quản lý các quyết định khen thưởng – kỷ luật

1.3.2 Dịch vụ của công ty

Công ty Cybersoft hiểu rằng cung cấp cho các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức phần mềm tốt là chưa đủ, bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ các nhân viên có chuyên môn, kiến thức chuyên sâu, nhiệt tình, năng động, sáng tạo, sẵn sàng tư vấn cho khách hàng để việc áp dụng phần mềm có hiệu quả nhất

 Đào tạo tư vấn triển khai:

Công việc hướng dẫn khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty là một trong những vấn đề mà công ty rất quan tâm Với đội ngũ nhân viên kiểm thử và triển khai giàu kinh nghiệm

 Triển khai :

Sau khi triển khai hợp đồng phần mềm, khách hàng sẽ được nhân viên công ty triển khai và cài đặt phần mềm Quá trình triển khai sẽ thực hiện trực tiếp tại địa điểm của khách hàng, chương trình đào tạo sẽ được tiến hành theo các nội dung sau: hướng dẫn sơ bộ cách sử dụng phần mềm, hướng dẫn sao lưu và bảo mật dữ liệu, quá trình đào tạo được chi tiết theo cuốn quy trình triển khai

 Hỗ trợ sau triển khai:

Sau quá trình cài đặt và đào tạo, công ty Cybersoft còn tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ và sử dụng cho khách hàng Công việc bao gồm có hướng dẫn,

hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng và giải đáp các thắc mắc khi đang sử dụng chương trình.

Công ty Cybersoft nhận bảo hành cho khách hàng cài đặt phần mềm của công ty Trong thời gian này khách hàng sẽ được trợ giúp kỹ thuật để vận hành phần mềm 1 cách có hiệu quả nhất, đồng thời các thay đổi về cơ chế chính sách của nhà nước liên quan đến hệ thống phần mềm thì công ty sẽ sửa đổi và bổ sung miễn phí Sau khi kết thúc hợp đồng mà khách hàng có nhu cầu thì việc hỗ trợ sẽ được tiếp tục thực hiện thông qua hình thức hợp đồng bảo trì phần mềm được thỏa thuận giữa 2 bên.

Khách hàng chính là người đánh giá trung thực nhất về sản phẩm của công ty do vậy để thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về phần mềm để phục vụ cho việc sản xuất để phục vụ kinh doanh của họ là tiêu thức đặt ra hàng đầu của công ty, coi lợi ích khách hàng là lợi ích của công ty và tất cả là một Tư vấn triển khai ERP cho doanh nghiệp :

Đây là một trong những định hướng chiến lược của công ty trong thời gian tới nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường, những thẩm định khắt khe về công nghệ thông tin của khách hàng.

1.3.3 Đối tác của công ty

Với mong muốn đưa được sản phẩm tới số đông công chúng, phục vụ tốt nhất cho cộng đồng Công ty Cybersoft luôn chú trọng tới việc thiết lập các quan hệ đối tác với các cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực CNTT, Chứng khoán, Xây dựng .v.v Cybersoft mong muốn có chiến lược lâu dài trong việc hợp tác và phát triển cùng các đối tác Các đối tác sẽ tìm thấy được ở Cybersoft chổ dựa tin cậy và nhiều lợi ích thông qua sự phát triển và hợp tác Định hướng của Cybersoft là phát triển phần mềm dựa trên công nghệ mới và được