Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast.DOC

Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast.

Mở Đầu

Khách hàng là một yếu tổ quan trọng hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ Doanh nghiệp nào mà nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, biết chăm sóc khách hàng thì chắc chắn là doanh nghiệp đó sẽ nhanh chóng phát triển

Khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, các công việc của doanh nghiệp ngày càng được sự giúp đỡ đắc lực của công nghệ mới Sự áp dụng công nghệ mới khiến cho công việc của doanh nghiệp được quản lý dễ dàng hơn

Số lượng khách hàng ngày càng nhiều thì công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast nói riêng và các doang nghiệp nói chung sẽ khó khăn trong việc quản lý thủ công Vì vậy em nghiên cứu đề tài: “Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản

lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast” nhằm đem lại hiệu quả cao cho Fast

Phần1 Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

1.Giới thiệu công ty

 Tên công ty

 Tên tiếng việt: Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp

 Tên tiếng anh: The Fast Software Company

 Tên viết tắt: FAST

 Logo:

 Ngày thành lập công ty: 11-06-1997

 Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấp ngày 11-06-1997

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư

Hà Nội cấp ngày 18-06-1997

 Hình thức sở hữu: Cổ phần

 Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000đ (10 tỷ đồng), được chia thành 1,000,000 cổ phần, trị giá của mỗi cổ phần là 10,000đ

 Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

 Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính

 Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính)

 Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

 Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

 Người đại diện công ty theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh

Trụ sở công ty tại TP Hà Nội:

 Giấy phép thành lập công ty Số 3096/GP-UB do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 11-06-1997

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18-06-1997, thay đổi lần cuối ngày 26

-05-2006

 Vốn đăng ký: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng VN)

 Hình thức sở hữu: cổ phần

 Mã số thuế: 0100727825

 Tài khoản ngân hàng: 11510112484019 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần

Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Ba Đình, phòng giao dịch Ngọc Khánh

 Địa chỉ trụ sở chính: P212 nhà C2, khu Vĩnh Hồ, P Thịnh Quang, Q Đống

Đa, TP Hà Nội

 Địa chỉ giao dịch: 18 Nguyễn Chí Thanh, P Ngọc Khánh, Quận Bà Đình,

Tp Hà Nội

 Điện thoại: (04)771-5590, Fax: (04)771-5591, e-mail: fhn@fast.com.vn web site: http://www.fast.com.vn/

 Người đại diện theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh

Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh:

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 03004808CN01 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 03-07-2001 , thay đổi lần cuối ngày 26-05-2005

 Vốn điều lệ: 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng VN)

 Mã số thuế: 0100727825-001

 Tài khoản ngân hàng: 10210201330011 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

 Địa chỉ giao dịch: 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P 7, Quận 3, TP Hồ Chí Minh

 Điện thoại: (08)848-1001, Fax: (08)848-0998, e-mail: fsg@fast.com.vn web site: http://www.fast.com.vn/

Chi nhánh công ty tại TP Đà Nẵng:

 Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD số: 320300001202 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư Đà Nẵng cấp ngày 06-03-2002 , thay đổi lần cuối 12-04-2006

 Tài khoản ngân hàng: 10410404535.015 tại Ngân hàng Thương mại Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Đà Nẵng

 Địa chỉ giao dịch: 39-41 Quang Trung, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng.

 Điện thoại: (0511)381-0532, Fax: (0511)381-2692, e-mail: fdn@fast.com.vn

web site: http://www.fast.com.vn/

 Lĩnh vực đăng ký hoạt động sản xuất kinh doanh:

o Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;

o Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;

o Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

 Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp

Ban lãnh đạo

 Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Phan Quốc Khánh

 Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty: Ông Phan Quốc Khánh

 Giám đốc điều hành công ty kiêm giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình

 Giám đốc kỹ thuật: Ông Phạm Ngọc Hùng

 Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Bà Ninh Thị Tố Uyên

 Phó giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Ông Nguyễn Đông Phong

 Trưởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Cao Đình Hải

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (Fast Software Company) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp

FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường Lúc mới thành lập có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm khoảng 1.45 tỷ đồng, số lượng khách hàng năm 1998 có khoảng 100 khách hàng Quy mô của công

ty ngày càng được mở rộng công ty phát triển ra nhiều chi nhánh: Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng

Trong quá trình phát triển Fast đã thu được nhiều thành tựu: Các sản phẩm của FAST đạt 8 huy chương vàng tại các triển lãm tin học, 2 "Giải thưởng công nghệ thông tin" của Hội tin học Việt Nam và giải thưởng Sao Khuê của Hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam Hiện nay FAST có trên 2500 khách hàng trên toàn quốc

1.2 Công việc của FAST

Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp

Sản phẩm

- Phần mềm quản trị toàn bộ doanh nghiệp(ERP) Fast Business2005.net Nay FAST

đã đưa ra Fast Business2008.net, phiên bản 2.2 với 3 phân hệ về quản lý sản xuất

- Phần mềm kế toán Fast Accounting: Ví dụ như phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.F, phần mềm kế toán Fast Accounting 2006

- Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Fast HRM 2007

- Phần mềm Fast CRM

Các dịch vụ của Fast:

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán các thiết bị máy tính, tin học điện tử

- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ tư vấn và triển khai xây dựng hệ thông thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp

- Dịch vụ hỗ trợ sử dụng sau đào tạo và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng

Lĩnh vực chính của công ty là sản xuất và kinh danh các phần mềm quản lý doanh nghiệp

1.3 Mục tiêu của FAST

FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam

"Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra FAST chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp Với sự chuyên sâu này FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn

1.4.Các giá trị và niềm tin của FAST

Fast mong muốn làm giàu cho bản thân, cho công ty và phát triển cá nhân, phát triển công ty, đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng

Fast tin tưởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và hoàn thiện và đấy là con đường để tạo ra nhiều nhất các sản phẩm, dịch

vụ có giá trị cho xã hội

1.5 Tổ chức của công ty

FAST và các đối tác

Xã hội, cộng đồng

Cơ quan chức năng nhà nước

Nhà cung cấp

Nhân viên

Cổ đông Khách hàng

FAST

Sơ đồ tổ chức công ty

Các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty gồm có:

1 Ban giám đốc

2 Phòng tổng hợp (thư ký và trợ lý cho ban giám đốc)

3 Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm (FRD)

4 Các đơn vị kinh doanh: Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng (FHN, FSG, FĐN)

Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty như sau:

Giám đốc công ty

Ban giám đốc

Giám đốc kỹ

thuật

Giám đốc điều hành

Văn phòng Hà Nội (FHN)

Văn phòng Đà Nẵng (FĐN)

Văn phòng Sài Gòn (FSG)

TT NC & PT SP

(FRD) Phòng tổng hợp (FHO)

Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh

1.6 Chức năng của các bộ phận

1.6.1 Ban giám đốc

Chức năng nhiệm vụ

Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có:

- Cùng HĐQT xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty

- Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra

- Phát triển kinh doanh

- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán

- Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh

Tổ chức và nhân sự

Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có:

- Giám đốc công ty

- Giám đốc điều hành

- Giám đốc kỹ thuật

- Các Giám đốc các chi nhánh

1.6.2 Phòng tổng hợp FHO

Chức năng nhiệm vụ

Phòng tổng hợp thực hiện chức năng trợ lý cho giám đốc về các vấn đề sau:

- Tài chính kế toán

- Hệ thống thông tin nội bộ

Giám đốc chi nhánh

Phòng kinh

doanh

Phòng

tư vấn thiết kế

Phòng triển khai hợp đồng

Phòng lập trình ứng dụng

Phòng hỗ trợ bảo hành

Văn phòng

và kế toán

- Tổ chức, nhân sự

- Marketing, làm việc với các đối tác, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh

Tổ chức và nhân sự

Nhân sự của phòng tổng hợp gồm có:

- Trợ lý giám đốc về tài chính kế toán

- Trợ lý giám đốc về hệ thống thông tin

- Trợ lý giám đốc về tổ chức và nhân sự

- Trợ lý giám đốc về marketing và phát triển kinh doanh

1.6.3 Giám đốc chi nhánh

Chức trách nhiệm vụ

Chức trách nhiệm vụ của Giám đốc chi nhánh như sau:

- Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm

- Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch đặt ra

- Thực hiện các chức trách nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm về các vấn

đề nhân sự, tài chính và pháp lý… liên quan đến chi nhánh phụ trách

- Tham gia vào xác định chiến lược của công ty

1.6.4 Phòng kinh doanh

Chức năng nhiệm vụ

Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm có:

- Tìm kiếm khách hàng

- Giới thiệu sản phẩm, tư vấn giải pháp cho khách hàng và thỏa thuận ký kết hợp đồng (bán hàng)

- Tổ chức các công việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị

Tổ chức và nhân sự

Tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh như sau:

- Trưởng phòng:Tùy theo điều kiện cụ thể của từng chi nhánh, có thể không

có vị trí trưởng phòng kinh doanh, khi đó phòng kinh doanh sẽ Giám đốc chi nhánh phụ trách trực tiếp

- Các nhóm kinh doanh và các trưởng nhóm: Phòng kinh doanh có thể chia thành các nhóm kinh doanh với một trưởng nhóm phụ trách Mỗi nhóm thường không có quá 5 nhân viên (kể cả trưởng nhóm)

- Các nhân viên kinh doanh

- Các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụng HTTT.

1.6.5 Phòng tư vấn ứng dụng hệ thống thông tin 1, 2

Chức năng nhiệm vụ

Phòng tư vấn ứng dụng HTTT có các chức năng nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các hợp đồng

+ Khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký hợp đồng

+ Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin

+ Phối hợp với phòng lập trình ứng dụng để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù

+ Cài đặt và đào tạo

+ Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu

- Hỗ trợ phòng bán hàng trong demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi

có yêu cầu

+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng

- Hỗ trợ phòng hỗ trợ và bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu

Tổ chức và nhân sự

Tùy theo số lượng nhân viên tư vấn ứng dụng mà có thể có 1 hoặc 2 phòng tư vấn ứng dụng HTTT Mỗi phòng thường không vượt quá 20 nhân viên, kể cả trưởng phó phòng

Tùy theo tình hình cụ thể, phòng tư vấn ứng dụng HTTT có thể có tổ chức và nhân sự như sau:

- Trưởng phòng

- Phó phòng

- Thư ký trợ lý cho trưởng phòng

- Các trưởng nhóm (Team Leader) (có từ 2-5 nhân viên)

- Các nhóm tư vấn ứng dụng 1, 2, 3…

- Chuyên viên tư vấn ứng dụng (Application Consultant) nghiệp vụ và/hoặc lập trình ứng dụng

- Thư ký dự án

1.6.6 Phòng lập trình ứng dụng

Chức năng nhiệm vụ

Phòng lập trình ứng dụng có các chức năng nhiệm vụ sau:

- Lập trình sửa đổi theo yêu cầu của các hợp đồng của phòng tư vấn ứng dụng HTTT hoặc của phòng hỗ trợ và bảo hành

- Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát - bán hàng

- Tham gia vào thực hiện hợp đồng và hỗ trợ bảo hành theo sự phân công khi

có yêu cầu

Tổ chức và nhân sự

Tổ chức nhân sự của phòng lập trình ứng dụng như sau:

- Trưởng phòng

- Cán bộ lập trình

- Cán bộ tư vấn nghiệp vụ và kiểm tra sản phẩm

1.6.7 Phòng hỗ trợ và bảo hành

Chức năng nhiệm vụ

Phòng hỗ trợ và bảo hành có các chức năng nhiệm vụ sau:

- Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng chương trình

- Bảo hành sản phẩm

Tổ chức và nhân sự

Tổ chức nhân sự của phòng hỗ trợ và bảo hành như sau:

- Trưởng phòng

- Phó phòng

- Cán bộ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại

- Cán bộ bảo hành trực tiếp tại khách hàng

1.6.8 Phòng kế toán

Chức năng nhiệm vụ

Phòng kế toán có các chức năng nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ…

- Thu tiền hợp đồng

Tổ chức và nhân sự

Tổ chức nhân sự của phòng kế toán như sau:

- Kế toán trưởng

- Kế toán công nợ phải thu

- Thủ quỹ (do 1 nhân viên kiêm nhiệm)

1.6.9 Phòng hành chính nhân sự

Chức năng nhiệm vụ

Phòng hành chính nhân sự có các chức năng nhiệm sau:

Hành chính:

- Quản lý, soạn thảo công văn, văn bản

- Văn phòng; Lễ tân; Tổng đài

- Lái xe, tạp vụ

- Mua sắm và theo dõi bảo hành, sữa chữa TSCĐ và CCLĐ; Quản lý và bảo quản các TSCĐ và CCLĐ dùng chung toàn chi nhánh

Kiểm soát nội bộ:

- Kiểm soát nội bộ, hệ thống báo cáo của toàn Văn phòng

- Tổng hợp số liệu báo cáo cho Giám đốc

- Nhắc nhở theo dõi việc thực hiện các công việc do GĐ giao cho các phòng ban, cá nhân

Nhân sự:

- Hoạch định nhân sự

- Tuyển dụng

- Đào tạo và phát triển nhân cá nhân

- Lương, thưởng

- Quan hệ nhân viên, quan hệ với các cổ đông, quan hệ với các cơ quan nhà nước

- Văn thể, công đoàn, phong trào

- Hợp đồng lao động, BHXH và BHYT

Quản lý chất lượng:

- Triển khai các mục tiêu chất lượng cho toàn văn phòng

- Quản trị hệ thống thông tin nội bộ về phần cứng và phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng văn phòng

Tổ chức và nhân sự

Tổ chức nhân sự của phòng hành chính nhân sự như sau:

- Trưởng phòng

- Trực tổng đài kiêm lễ tân

- Nhân viên hành chính

- Các nhân viên nhân sự

- Nhân viên kiểm soát nội bộ

1.7 Khách hàng

Ngày 1-10-2007, tại Hà Nội tổ chức chương trình phát triển của Liên Hợp Quốc (UNDP) đã công bố danh sách 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam.Trong danh sách

200 công ty trong nước lớn nhất FAST là nhà cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn

40 công ty hay đơn vị thành viên của họ (chiếm 20%) Trong số 40 khách hàng của Fast có 33 công ty nằm trong Top 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam bao gồm cả các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài

40 khách hàng của FAST thuộc đủ mọi lĩnh vực, ngành nghề Từ các tổng công

ty đến các ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, từ các công ty hoạt động trong các lĩnh vực phổ biến như: sản xuất, thương mại, dịch vụ đến các công ty hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như: in ấn, xuất bản, đầu tư chứng khoán… Fast tự hào được góp một phần vào thành công của các công ty Việt Nam

Danh sách khách hàng của FAST nằm trong Top 200!

1 Công ty A-pa-tít Việt Nam

2 Công ty Cao su Đà Nẵng

3 Công ty Chế biến Xuất Nhập khẩu Thủy sản Cà Mau

4 Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

5 Công ty Dệt May Hà Nội

6 Công ty Dệt Nam Định

7 Công ty Dịch vụ Hành khách Sân bay Tân Sơn Nhất

8 Công ty Dich vụ Kỹ thuật Dầu khí

9 Công ty Giấy Bãi Bằng

10.Công ty Kinh doanh Nước sạch Hà Nội

11.Công ty May Việt Tiến

12.Công ty Phân Đạm và Hóa chất Dầu Khí

13.Công ty Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội