Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast.
Trang 1Mở Đầu
Khách hàng là một yếu tổ quan trọng hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ Doanh nghiệp nào mà nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, biết chăm sóc khách hàng thì chắc chắn là doanh nghiệp đó sẽ nhanh chóng phát triển.
Khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, các công việc của doanh nghiệp ngày càng được sự giúp đỡ đắc lực của công nghệ mới Sự áp dụng công nghệ mới khiến cho công việc của doanh nghiệp được quản lý dễ dàng hơn.
Số lượng khách hàng ngày càng nhiều thì công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast nói riêng và các doang nghiệp nói chung sẽ khó khăn trong việc quản lý thủ công Vì vậy em nghiên cứu đề tài: “Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast” nhằm đem lại hiệu quả cao cho Fast.
Trang 2Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast
1.Giới thiệu công ty
Tên công ty
Tên tiếng việt: Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Tên tiếng anh: The Fast Software Company.
Tên viết tắt: FAST Logo:
Ngày thành lập công ty: 11-06-1997.
Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấp ngày 11-06-1997.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 18-06-1997.
Hình thức sở hữu: Cổ phần.
Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000đ (10 tỷ đồng), được chia thành 1,000,000 cổ phần, trị giá của mỗi cổ phần là 10,000đ.
Ngành nghề đăng ký kinh doanh:
Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính
Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ
Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.
Người đại diện công ty theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh.
Trang 3Trụ sở công ty tại TP Hà Nội:
Giấy phép thành lập công ty Số 3096/GP-UB do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 11-06-1997
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 18-06-1997, thay đổi lần cuối ngày 26 -05-2006
Vốn đăng ký: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng VN) Hình thức sở hữu: cổ phần
Mã số thuế: 0100727825
Tài khoản ngân hàng: 11510112484019 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Ba Đình, phòng giao dịch
Người đại diện theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh
Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 03004808CN01 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 03-07-2001 , thay đổi lần cuối ngày 26-05-2005
Vốn điều lệ: 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng VN)
Mã số thuế: 0100727825-001
Tài khoản ngân hàng: 10210201330011 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ giao dịch: 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P 7, Quận 3, TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: (08)848-1001, Fax: (08)848-0998, e-mail: fsg@fast.com.vn web site: http://www.fast.com.vn/
Chi nhánh công ty tại TP Đà Nẵng:
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD số: 320300001202 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Đà Nẵng cấp ngày 06-03-2002 , thay đổi lần cuối 12-04-2006.
Tài khoản ngân hàng: 10410404535.015 tại Ngân hàng Thương mại Kỹ thương Việt Nam – Techcombank, chi nhánh Đà Nẵng
Trang 4 Địa chỉ giao dịch: 39-41 Quang Trung, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng.
Điện thoại: (0511)381-0532, Fax: (0511)381-2692, e-mail: fdn@fast.com.vn
web site: http://www.fast.com.vn/
Lĩnh vực đăng ký hoạt động sản xuất kinh doanh:
o Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;
o Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;
o Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp
Ban lãnh đạo
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Phan Quốc Khánh
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty: Ông Phan Quốc Khánh
Giám đốc điều hành công ty kiêm giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình
Giám đốc kỹ thuật: Ông Phạm Ngọc Hùng
Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Bà Ninh Thị Tố Uyên
Phó giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Ông Nguyễn Đông Phong
Trưởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Cao Đình Hải
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (Fast Software Company) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp.
FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường Lúc mới thành lập có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm khoảng 1.45 tỷ đồng, số lượng khách hàng năm 1998 có khoảng 100 khách hàng Quy mô của công ty ngày càng được mở rộng công ty phát triển ra nhiều chi nhánh: Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng
Trang 5Trong quá trình phát triển Fast đã thu được nhiều thành tựu: Các sản phẩm của FAST đạt 8 huy chương vàng tại các triển lãm tin học, 2 "Giải thưởng công nghệ thông tin" của Hội tin học Việt Nam và giải thưởng Sao Khuê của Hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam Hiện nay FAST có trên 2500 khách hàng trên toàn quốc.
1.2 Công việc của FAST
Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.
Sản phẩm
- Phần mềm quản trị toàn bộ doanh nghiệp(ERP) Fast Business2005.net Nay FAST đã đưa ra Fast Business2008.net, phiên bản 2.2 với 3 phân hệ về quản lý sản xuất - Phần mềm kế toán Fast Accounting: Ví dụ như phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.F, phần mềm kế toán Fast Accounting 2006
- Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Fast HRM 2007 - Phần mềm Fast CRM
Các dịch vụ của Fast:
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính - Buôn bán các thiết bị máy tính, tin học điện tử
- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ
- Dịch vụ tư vấn và triển khai xây dựng hệ thông thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp
- Dịch vụ hỗ trợ sử dụng sau đào tạo và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng
Lĩnh vực chính của công ty là sản xuất và kinh danh các phần mềm quản lý doanh nghiệp
Trang 61.3 Mục tiêu của FAST
FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam.
"Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra FAST chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp Với sự chuyên sâu này FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn.
1.4.Các giá trị và niềm tin của FAST
Fast mong muốn làm giàu cho bản thân, cho công ty và phát triển cá nhân, phát triển công ty, đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng
Fast tin tưởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và hoàn thiện và đấy là con đường để tạo ra nhiều nhất các sản phẩm, dịch vụ có giá trị cho xã hội
Trang 7Sơ đồ tổ chức công ty
Các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty gồm có: 1 Ban giám đốc
2 Phòng tổng hợp (thư ký và trợ lý cho ban giám đốc) 3 Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm (FRD)
4 Các đơn vị kinh doanh: Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng (FHN, FSG, FĐN) Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty như sau:
Trang 8Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh
1.6 Chức năng của các bộ phận1.6.1 Ban giám đốc
Chức năng nhiệm vụ
Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có:
- Cùng HĐQT xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty - Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra
- Phát triển kinh doanh
- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán
- Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh.
Trang 9- Trợ lý giám đốc về tài chính kế toán - Trợ lý giám đốc về hệ thống thông tin - Trợ lý giám đốc về tổ chức và nhân sự
- Trợ lý giám đốc về marketing và phát triển kinh doanh.
1.6.3 Giám đốc chi nhánh
Chức trách nhiệm vụ
Chức trách nhiệm vụ của Giám đốc chi nhánh như sau: - Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm
- Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch đặt ra.
- Thực hiện các chức trách nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm về các vấn đề nhân sự, tài chính và pháp lý… liên quan đến chi nhánh phụ trách.
- Tham gia vào xác định chiến lược của công ty.
Tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh như sau:
- Trưởng phòng:Tùy theo điều kiện cụ thể của từng chi nhánh, có thể không có vị trí trưởng phòng kinh doanh, khi đó phòng kinh doanh sẽ Giám đốc chi nhánh phụ trách trực tiếp.
- Các nhóm kinh doanh và các trưởng nhóm: Phòng kinh doanh có thể chia thành các nhóm kinh doanh với một trưởng nhóm phụ trách Mỗi nhóm thường không có quá 5 nhân viên (kể cả trưởng nhóm).
- Các nhân viên kinh doanh
Trang 10- Các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụng HTTT.
1.6.5 Phòng tư vấn ứng dụng hệ thống thông tin 1, 2
Chức năng nhiệm vụ
Phòng tư vấn ứng dụng HTTT có các chức năng nhiệm vụ sau: - Thực hiện các hợp đồng
+ Khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký hợp đồng + Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin.
+ Phối hợp với phòng lập trình ứng dụng để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù.
+ Cài đặt và đào tạo.
+ Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu.
- Hỗ trợ phòng bán hàng trong demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi có yêu cầu
+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng - Hỗ trợ phòng hỗ trợ và bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu.
Tổ chức và nhân sự
Tùy theo số lượng nhân viên tư vấn ứng dụng mà có thể có 1 hoặc 2 phòng tư vấn ứng dụng HTTT Mỗi phòng thường không vượt quá 20 nhân viên, kể cả trưởng phó
- Thư ký trợ lý cho trưởng phòng
- Các trưởng nhóm (Team Leader) (có từ 2-5 nhân viên) - Các nhóm tư vấn ứng dụng 1, 2, 3…
- Chuyên viên tư vấn ứng dụng (Application Consultant) nghiệp vụ và/hoặc lập trình ứng dụng.
- Thư ký dự án.
Trang 111.6.6 Phòng lập trình ứng dụng
Chức năng nhiệm vụ
Phòng lập trình ứng dụng có các chức năng nhiệm vụ sau:
- Lập trình sửa đổi theo yêu cầu của các hợp đồng của phòng tư vấn ứng dụng HTTT hoặc của phòng hỗ trợ và bảo hành.
- Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát - bán hàng.
- Tham gia vào thực hiện hợp đồng và hỗ trợ bảo hành theo sự phân công khi
Phòng hỗ trợ và bảo hành có các chức năng nhiệm vụ sau:
- Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng chương trình.
- Cán bộ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại - Cán bộ bảo hành trực tiếp tại khách hàng.
1.6.8 Phòng kế toán
Chức năng nhiệm vụ
Phòng kế toán có các chức năng nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ…
- Thu tiền hợp đồng.
Trang 12Tổ chức và nhân sự
Tổ chức nhân sự của phòng kế toán như sau: - Kế toán trưởng
- Kế toán công nợ phải thu
- Thủ quỹ (do 1 nhân viên kiêm nhiệm).
1.6.9 Phòng hành chính nhân sự
Chức năng nhiệm vụ
Phòng hành chính nhân sự có các chức năng nhiệm sau:
Hành chính:
- Quản lý, soạn thảo công văn, văn bản - Văn phòng; Lễ tân; Tổng đài
- Lái xe, tạp vụ
- Mua sắm và theo dõi bảo hành, sữa chữa TSCĐ và CCLĐ; Quản lý và bảo quản các TSCĐ và CCLĐ dùng chung toàn chi nhánh.
Kiểm soát nội bộ:
- Kiểm soát nội bộ, hệ thống báo cáo của toàn Văn phòng - Tổng hợp số liệu báo cáo cho Giám đốc.
- Nhắc nhở theo dõi việc thực hiện các công việc do GĐ giao cho các phòng
Trang 13- Quản trị hệ thống thông tin nội bộ về phần cứng và phần mềm hệ thống, - Các nhân viên nhân sự - Nhân viên kiểm soát nội bộ.
1.7 Khách hàng
Ngày 1-10-2007, tại Hà Nội tổ chức chương trình phát triển của Liên Hợp Quốc (UNDP) đã công bố danh sách 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam.Trong danh sách 200 công ty trong nước lớn nhất FAST là nhà cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 40 công ty hay đơn vị thành viên của họ (chiếm 20%) Trong số 40 khách hàng của Fast có 33 công ty nằm trong Top 200 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam bao gồm cả các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài
40 khách hàng của FAST thuộc đủ mọi lĩnh vực, ngành nghề Từ các tổng công ty đến các ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, từ các công ty hoạt động trong các lĩnh vực phổ biến như: sản xuất, thương mại, dịch vụ đến các công ty hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như: in ấn, xuất bản, đầu tư chứng khoán… Fast tự hào được góp một phần vào thành công của các công ty Việt Nam.
Danh sách khách hàng của FAST nằm trong Top 200! 1 Công ty A-pa-tít Việt Nam
2 Công ty Cao su Đà Nẵng
3 Công ty Chế biến Xuất Nhập khẩu Thủy sản Cà Mau 4 Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
5 Công ty Dệt May Hà Nội 6 Công ty Dệt Nam Định
7 Công ty Dịch vụ Hành khách Sân bay Tân Sơn Nhất 8 Công ty Dich vụ Kỹ thuật Dầu khí
9 Công ty Giấy Bãi Bằng
10.Công ty Kinh doanh Nước sạch Hà Nội 11.Công ty May Việt Tiến
12.Công ty Phân Đạm và Hóa chất Dầu Khí
13.Công ty Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội
Trang 1414.Công ty Thực phẩm miền Bắc
15.Công ty TNHH 1 thành viên Kim khí Thăng Long 16.Công ty TNHH Chế biến Thủy sản Minh Quý 17.Công ty TNHH Phụ tùng Ô-tô Xe Máy Machino 18.Công ty Vận tải và Thuê Tàu Biển Việt Nam 19.Công ty Vật tư Vận tải và Công trình Giao thông 20.Công ty Xi-măng Bỉm Sơn
21.Công ty Xi-măng Bút Sơn 22.Công ty Xi-măng Hà Tiên 2 23.Công ty Xi-măng Hải Phòng 24.Công ty Xi-măng Hoàng Mai 25.Công ty Xi-măng Hoàng Thạch 26.Công ty Xuất Nhập khẩu Intimex
27.Công ty Xuất Nhập khẩu Thủy sản Minh Phú
28.Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (Triển khai cho Cty Liên doanh Tháp Ngân hàng)
29.Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (Triển khai cho Cty chứng khoán Ngân hàng Ngoại thương VN)
30.Ngân hàng Thương mại Cổ phần các Doanh nghiệp ngoài Quốc doanh Việt Nam (Thực hiện cho Công ty TNHH chứng khoán ngân hàng TMCP các doanh nghiêp ngoài quốc doanh VN)
31.Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đông Á (Triển khai cho Công ty chứng khoán Ngân hàng Đông Á)
32.Tổng Công ty Cấp Nước Sài Gòn 33.Tổng Công ty Nông nghiệp Sài Gòn 34.Tổng Công ty Thương mại Hà Nội
35.Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1
36.Tổng Công ty Xây dựng Việt Nam (Triển khai cho Vinaconex 10) 37.Văn phòng Tổng Công ty Bia Rượu Nước Giải khát Hà Nội
38.Văn phòng Tổng Công ty Chè Việt Nam 39.Văn phòng Tổng Công ty Dệt May Việt Nam
40.Văn phòng Tổng Công ty Thủy tinh và Gốm Xây dựng
Bên cạnh các công ty trên khách hàng của Fast còn là các tổng công ty 90, 91 - Tổng công ty dầu khí –PetroVietNam
- Tổng công ty dệt may Vinatẽt - Tổng công ty Lắp máy Lilama
- Tổng công ty thuy tinh và gopóm xây dựng Viglacera - Tổng công ty thép Việt Nam VSC
Trang 15- Tổng công ty xây dựng số 1 CCNo1
Khách hàng của công ty cũng có khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài: -Công ty Takanachi do Nhật Bản đầu tư
- Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h do Pháp đầu tư -Công ty Vinadaesung do Hàn Quốc đầu tư
-Công ty Crown world widle do Hồng Kông đầu tư
1.8 Hiện trạng tin học hoá tại công ty
Hiện nay công ty Fast đã áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, phát triển và hoạt động của mình, Toàn bộ công ty đã được nối mạng , Cơ chế quản lý theo mô hình client/Server Bên cạnh việc sử dụng các phần mềm phổ biến của bộ microsoft office, cùng với một số phần mềm bảo mật công ty còn có các phần mềm chuyên dụng như:Phần mềm kế toán Fast accounting, phần mềm quản lý toàn công ty Fast Manger, Phần mềm quản lý nhân sự
Tại mỗi chi nhánh, bộ phận có hệ thống mạng nội bộ riêng Việc cấp quyền truy cập và phân quyền truy cập các thông tin do Giám đốc chi nhánh hoặc người được ủy quyền thực hiện.Tiến tới công ty sẽ xây dựng hệ thống thông tin quản lý tập trung toàn công ty cho cả 3 miền.Mỗi chi nhánh, bộ phận đều có các hệ thống kết nối Internet qua đường truyền ADSL on-line 24 giờ.
2 Giới thiệu đề tài2.1 Tên đề tài
“Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast”
2.2 Lý do chọn đề tài
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì yếu tố không thể thiếu được đó chính là khách hàng Quản lý khách hàng là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, kiến nghị, địa chỉ… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
