II. Tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty
e.Hiện đại hoá bộ máy văn phòng
Để theo kịp tiến trình hiện đại hoá văn phòng, thực hiện các chính sách cải cách hành chính của Nhà nớc, phòng hành chính tổ chức đã và đang từng bớc hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng. Hiện tại, công ty có một hệ thống các trang thiết bị khá hiện đại, tuy cha đầy đủ song đã phục vụ tốt và có hiệu quả trong việc xử lý, cung cấp thông tin nh: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại...và ứng dụng các công nghệ phần mềm vào quản lý nh phần mềm kế toán, kiểm tra chất lợng sản phẩm.
2.2 Những u điểm.
Lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây dựng bộ máy văn phòng tại công ty, đây là u điểm có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của phòng hành chính tổ chức.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh giảm tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản thân.Việc giải quyết các mối quan hệ (chính thức và không chính thức) giữa cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng, giữa phòng hành chính tổ chức với các bộ phận khác nói chung đợc giám đốc và trởng phòng hành chính chú trọng,
Phòng Giám đốc Hội trờng Phòng Kế toán Phòng KH - KT Phòng HC- TC
phối hợp cùng xây dựng môi trờng làm việc văn minh, lịch sự, tạo sự gắn bó, đoàn kết trong toàn công ty. Ngoài ra, lãnh đạo công ty đã chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cờng các chức năng của văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho các bộ phận chức năng hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và ổn định. Thành công của công ty đợc khẳng định kết quả kinh doanh qua các năm: Doanh thu năm 2001 là 10.850 trđ, thu nhập bình quân 750.000 đồng ng- ời/tháng; năm 2002 là 9.305 trđ, thu nhập bình quân 961.000 đồng ngời/ tháng; năm 2003 là 9.900 trđ, thu nhập bình quân 970.000 đồng/ tháng; năm 2004 doanh thu đạt 11.385 trđ, thu nhập bình quân 980.000 đồng, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty đợc quan tâm và đợc cải thiện hơn, hàng năm giải quyết đợc hàng trăm lao động tại các khu khai thác nguyên liệu, đem lại nguồn thu nhập đáng kể cho ngời lao động trong công ty, nộp ngân sách cho Nhà nớc mỗi năm đều vợt chỉ tiêu giao.
2.3. Một số tồn tại.
Bên cạnh những mặt đã đạt đợc, do tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan nên còn một số mặt hạn chế. Nhận thức về đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng còn hạn chế, cơ cấu tổ chức cha hợp lý, cơ chế hoạt động cha khoa học, còn rời rạc, hầu nh thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp các hoạt động hành chính của phòng Hành chính tổ chức với các hoạt động của phòng khác, hoặc thực hiện một cách không đầy đủ, các nhân viên đợc tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thờng có sự chồng chéo về các chức năng, nhiệm vụ, tính chuyên môn hoá cha cao, quá nhiều các sự vụ hành chính, cha đi sát vào phục vụ sản xuất, khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống xẩy ra trong doanh nghiệp cũng nh do tác động của môi trờng bên ngoài cha cao... đặc biệt khi chuyển sang hình thức công ty cổ phần còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu kinh nghiệm hoạt động trong cơ chế mới, gây nhiều khó khăn trong việc tổ chức văn phòng, quản lý và điều hành các hoạt động của văn phòng hành chính.
Ngoài ra, trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên cha đồng đều, hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng cha đợc đầu t đúng mức... là các yếu tố ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động văn phòng.
2.4. Nguyên nhân.