Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 24 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Cấu trúc
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
2. Tính cấp thiết:
3. Mục tiêu đề tài
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
5. Địa chỉ ứng dụng sản phẩm của đề tài:
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
1.1 Giới thiệu tổng quan về kí túc xá đại học kinh tế
1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí kí túc xá.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí kí túc xá.
Kiểm tra cơ sở vật chất trong mỗi phòng và tiến hành bàn giao phòng cho sinh viên vào ở
1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1 Hệ thống thông tin
2.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin:
2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
2.1.3 Vai trò của một hệ thống thông tin quản lý:
2.1.4 Các phương pháp thu thập thông tin:
2.1.5 Phát triển hệ thống thông tin:
2.2 Khái quát về môi trường lập trình visual stdio 2013
2.3 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng C#
2.4 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL
2.4.1 Giới thiệu SQL
2.4.2 Vai trò của SQL
Chương 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
3.1 Mô tả hệ thống hiện tại:
3.2 Một số quy trình công việc quản lý nội trú của sinh viên tại ký túc xá:
3.2.1 Quy trình quản lý sinh viên vào Ký túc xá:
3.2.2 Xử lý sinh viên ra khỏi ký túc xá:
3.2.3 Quản lý thu tiền điện, tiền nước:
3.2.4 Quản lý cơ sở vật chất
3.2.5 Quản lý chuyển phòng
3.3 Đánh giá về hệ thống hiện tại:
Nội dung
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THỐNG KÊ - TIN HỌC - - BÀI BÁO CÁO GIỮA KỲ ĐỀ TÀI: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI TRÚ CỦA SINH VIÊN TẠI KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG Nhóm sinh viên thực : Đà Nẵng, tháng 11 năm 2014 Nhóm Trang Nhóm LỜI CAM ĐOAN Nhóm chúng tơi xin cam đoan đề tài nhóm tự thực hiên Là kết có q trình nhóm thu thập liệu nghiên cứu Các số liệu có báo cáo có nguồn gốc rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc, kết thu thập trình trung thực , khách quan, không chép với đồ án khác Nếu sai nhóm chúng tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm kỷ luật Nhóm thực LỜI CẢM ƠN Nhóm chúng tơi xin thành cảm ơn thầy giáo Phan Đình Vấn ban quản lí kí túc xá giúp đỡ chúng tơi thực báo cáo Trong trình thực báo cáo nhóm chúng tơi khơng thể tránh khỏi sai sót nên chúng tơi mong nhận đóng góp thầy bạn Một lần nhóm chúng tơi chân thành cảm ơn! Nhóm thực Nhóm Trang Mục lục: LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày nay, ngành công nghệ thơng tin phát triển vơ mạnh mẽ Nó khẳng định vai trị, vị trí lớn lĩnh vực kinh tế, xã hội Rất nhiều quan cơng sở, xí nghiệp, trường học, bệnh viện đưa tin học vào ứng dụng Trong việc quản lý thơng tin ứng dụng cần thiết mang lại nhiều lợi ích Nó giúp cho cơng ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nhân cơng có độ xác cao Tại trường đại học vấn đề quản lý chỗ sinh viên cần thiết cấp bách Một sinh viên muốn đạt thành cao hoc tập phải có môi trường sống học tập tốt, ký túc xá nơi lý tưởng để đáp ứng nhu cầu sinh viên.Thực tế trường đại học, việc quản lý nội trú sinh viên ký túc xá hầu hết giấy tờ, sổ sách, chưa có phần mềm chuyên dụng để sử dụng Điều làm thời gian tốn chi phí, tạo bất tiện khơng nhỏ cho sinh viên đăng ký, gây khó khăn cho nhà quản lý truy xuất liệu trình quản lý Vì việc áp dụng cơng nghệ thông tin, đưa hệ thống quản lý vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinh viên cần thiết, giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, xử lý nhanh khối lượng lớn thông tin, tra cứu tìm kiếm cách nhanh chóng với độ xác cao, tiết kiệm nhiều thời gian công sức không người quản lý mà người thân, bạn bè hay thân sinh viên Từ đó, nhóm định chọn đề tài: “Phát triển hệ thống quản lý việc nội trú sinh viên kí túc xá trường Đại học kinh tế Đà Nẵng” để giúp việc đăng ký vào ký túc xá sinh viên công tác quản lý dễ dàng thuận tiện Nhóm Trang Tính cấp thiết: Cùng với phát triển lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày cao không ngừng biến đổi Khi hệ thống phát triển, phức tạp phương thức quản lý truyền thống trở nên cồng kềnh khó đáp ứng yêu cầu ngày cao hệ thống Để xử lý thông tin cách nhanh chóng, xác có hiệu quả, địi hỏi phải có hỗ trợ hệ thống phần mềm Thành phố Đà Nẵng nơi tập trung nhiều sinh viên tỉnh học tập, nên nhu cầu chỗ ngày cấp thiết Sinh viên thường xin vào ký túc xá an ninh tốt, tiền phịng khơng q đắt, thường gần trường có mơ hình học tập, sinh hoạt tốt.Vì vậy, trình quản lý ký túc xá phức tạp khó khăn Thơng qua nhu cầu nhóm nhận thấy việc xây dựng phát triển hệ thống quản lý nội trú sinh viên ký túc xá thiết thực, nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá ban quản lý việc đăng ký sinh viên trở nên dễ dàng đơn giản Mục tiêu đề tài - Nghiên cứu tổng quan hệ thống quản lý nội trú sinh viên kí túc xá trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng, từ đánh giá phát triển thành hệ thống - Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy giảm bớt công việc bàn giấy - Truy xuất thông tin số lượng phịng thơng tin sinh viên nhanh chóng xác - Cho phép kiểm sốt quản lý cao dựa việc cung cấp thông tin xác kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh việc phịng thừa người phịng thiếu - Sinh viên thực việc đăng ký cách dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi đồng thời nhận phản hồi ban quản lý cách sớm Nhóm Trang 4 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: - Các quy trình quản lý nội trú sinh viên ký túc xá Đại học kinh tế Đà Nẵng (bao gồm quy trình vào hay khỏi ký túc xá, quy trình thu tiền điện, nước hàng tháng, quy trình quản lý sở vật chất, quy trình chuyển phịng) - Cách thức lưu trữ thơng tin(sinh viên, phịng ở, toán tiền điện , tiền nước, sở vật chất) truy xuất liệu ban quản lý ký túc xá Địa ứng dụng sản phẩm đề tài: Ký túc xá trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1Giới thiệu tổng quan kí túc xá đại học kinh tế Kí túc xá trường Đại học kinh tế Đà Nẵng đơn vị trực thuộc Phịng Cơng Tác Sinh Viên trường Đại học kinh tế Đà Nẵng Được xây dựng vào năm 1973, trải qua 41 năm đổi mới, Kí túc xá mở rộng từ khu (A) sang khu (A, B, C) dành cho sinh viên nước du học sinh từ nước bạn Lào, Trung Quốc Kí túc xá trang bị đầy đủ sở vật chất, kĩ thuật, đội ngũ quản lý nhiệt tình, có trách nhiệm thân thiện Bên cạnh đó, khn viên thoáng mát, khu nhà ăn, căng tin, nhà xe tiện nghi Công tác quản lý, giáo dục tạo mơi trường sống hồn thiện cho sinh viên mục tiêu đặt lên hàng đầu nơi Trong xã hội ngày phát triển nay, tệ nạn trộm cắp, ma túy nỗi lo hàng đầu Nhận thấy rõ lo lắng Kí túc xá ln trọng cơng tác quản lý đầu tư để ngày tạo cho nhiều sinh viên nơi sống lành mạnh đáng tin cậy Kí túc xá có khu A, B, C Khu A có 41 phịng , khu B có 48 phịng chủ yếu dành cho sinh viên quốc tế, khu C có 48 phịng, tống số phịng kí túc xá 137 với tổng sức chứa khoảng 800 sinh viên Nhóm Trang Với phịng có tối đa sinh viên Mỗi phịng có cơng tơ điện công tơ nước riêng 1.2 Sơ đồ cấu tổ chức quản lí kí túc xá HIỆU TRƯỞNG PHỊNG CƠNG TÁC HỌC SINH- SINH VIÊN BAN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ BỘ PHẬN QUẢN LÝ PHẬN TIẾP NHẬN BỘ PHẬN KẾ TỐN BỘ BỘ PHẬN GIAO NHẬN PHỊNG SỬA CHỮA BỘ PHẬN Sơ đồ cấu tổ chức quản lí kí túc xá Chức năng, nhiệm vụ: Hiệu trưởng : - - - Chịu trách nhiệm hoạt động Ký túc xá trước nhà trường Ban hành nội quy, quy định cụ thể công tác HSSV nội trú phù hợp với điều kiện cụ thể trường tổ chức thực công tác HSSV nội trú theo quy định Chương III Quy chế học sinh sinh viên nội trú Phê duyệt kế hoạch hoạt động công tác quản lý HSSV nội trú hàng năm trường; có kế hoạch xây dựng, tu bổ, nâng cấp, sửa chữa nhà ở, nhà ăn, cơng trình hạ tầng khu nội trú Bảo đảm điều kiện phát huy vai trò tổ chức Đảng, Đồn thể cơng tác HSSV nội trú Phịng cơng tác HSSV: - Nhóm Thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định Quy chế HSSV trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ quy Trang Phối hợp với Ban quản lý khu nội trú cơng tác quản lý, giáo dục tồn diện cho HSSV khu nội trú Phối hợp với Ban quản lý khu nội trú giải kịp thời vụ việc xảy có liên quan cơng tác khen thưởng, kỷ luật HSSV nội trú - Ban quản lý ký túc xá: Ban quản lý thực đầy đủ nội dung chức năng, nhiệm vụ theo quy chế học sinh- sinh viên nội trú Chương III ( Nội dung công tác học sinh, sinh viên nội trú) Bộ phận tiếp nhận : - Tiếp nhận làm thủ tục sinh viên vào ký túc xá; - Quản lý hồ sơ sinh viên, xác nhận hộ khẩu, tạm trú, lưu trú sinh viên - Liên hệ sinh viên Bộ phận quản lý: - Cơng tác quản lý sinh viên, giữ gìn bảo vệ an ninh trật tự, tài sản ký túc xá - Xét duyệt diện ưu tiên - Bố trí chỗ cho sinh viên Bộ phận kế toán: - Tham mưu cho lãnh đạo ký túc xá công tác tài chính, mua sắm trang thiết bị, quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, trang thiết bị, điện, nước - Giải thu chi ký túc xá (lưu phí trú, tiền phạt, tiền điện, tiền nước, sữa chữa) Bộ phận sữa chữa: - Tham mưu cho lãnh đạo ký túc xá trong công tác quản lý, sử dụng vận hành trang thiết bị, sở vật chất toàn ký túc xá - Lập kế hoạch tu bảo dưỡng định kỳ sở hạ tầng - Quản lý, sửa chữa, bảo quản, vận hành phân phối điện, nước đảm bảo cho toàn ký túc xá hoạt động sinh hoạt - Tiếp nhận xử lý yêu cầu sửa chữa sinh viên Bộ phận giao nhận phịng: - Nhóm Kiểm tra sở vật chất phòng tiến hành bàn giao phòng cho sinh viên vào Trang 1.3Chức nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên • Quản lý sinh viên vào, kí túc xá • Quản lý sở vật chất • Quản lý chuyển phịng • Quản lý tiền phòng tiền điện, nước Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Hệ thống xây dựng hệ quản trị sở liệu SQL 2008 ngôn ngữ lập trình C# mơi trường visual studio 2013 dựa lý thuyết hệ thống thông tin 2.1Hệ thống thông tin 2.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin tập hơp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu…thực hoạt động thu nhập lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập ràng buộc gọi môi trường Đầu vào hệ thống thông tin lấy từ nguồn xử lý hệ thống sử dụng với liệu lưu trữ từ trước Kết xử lý chuyển đến đích chuyển vào kho liệu 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin, cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Nó bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thơng tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý: Một hệ thống thông tin quản lý thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu hệ thống hỗ trợ định Nhóm Trang Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời, nhiều tổ chức phát triển hệ thống ghi chép nội tiên tiến có sử dụng máy tính để cung cấp thơng tin nhanh đầy đủ Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý thơng tin hàng ngày, tình hình diễn diễn biến mơi trường bên ngồi Hệ thống nghiên cứu thơng tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức, đặc điểm việc nghiên cứu thơng tin tốt có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích giá trị thông tin Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp thống kê mơ hình định để hỗ trợ nhà quản lý ban hành định đắn 2.1.3 Vai trò hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thơng tin quản lý có vai trị quan trọng tất lĩnh vực tổ chức: - Giúp việc định lượng trình thực định chất lượng - Giúp việc giảm thiểu yếu tố bất ngờ - Giúp nhà sản xuất định đưa phản ứng định, hoạt động ủng hộ hoạt động tự nhiên Hành vi chế phòng thủ nhu chức đào tạo tốt - Giúp đỡ tạo văn hóa làm việc dựa thông tin tổ chức 2.1.4 Các phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp 1: Nghiên cứu tài liệu Nhiệm vụ nghiên cứu tài liệu hệ thống thu thập thông tin thành phần hệ thống hoạt động chúng Tuy nhiên với khối lượng tài liệu q lớn khó để nắm bắt hết Phương pháp2: Quan sát hệ thống Có thơng tin phân tích viết muốn biết thấy phương pháp khác, tài liệu hệ thống khơng có Vì người ta phải quan sát hệ thống Nhóm Trang Việc quan sát có tác dụng để có tranh toàn cảnh tổ chức quản lý hoạt động tổ chức Một hệ thống thường làm thay đổi phương pháp thao tác khiến cho phương án làm cũ khơng cịn ý nghĩa Một hạn chế người bị quan sát cảm thấy khó chịu thường thay đổi hành động Phương pháp3: Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ người vấn Phỏng vấn cho phép thu xử lý theo cách khác với mơ hình tài liệu, thu nội dung khái quát hệ thống mà nội dung khó nắm bắt tài liệu nhiều Phương pháp 4: Sử dụng phiếu điều tra Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ khối lượng lớn đối tượng phạm vi địa lý rộng lớn cách sử dụng phiếu điều tra, chọn đối tượng gửi phiếu điều tra để thu thông tin cần thiết cách nhanh nhiên sử dụng phiếu điều tra không thu kết khách quan 2.1.5 Phát triển hệ thống thơng tin: • Ngun nhân dẫn đến phát triển hệ thống thông tin: - - Tổ chức cần tạo ưu thê mới, lực để đạt mục tiêu trước thách thức hội tương lai - • Tổ chức gặp phải vấn đề làm cản trở hạn chế tổ chức thực mục tiêu Do yêu cầu từ bên ngồi có liên quan đến phát triển hợp tác tổ chức Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin: Giai đoạn : Xác định yêu cầu Nhóm Trang 10 Xác định rõ vấn đề hay hội cần giải Tìm hiểu khái quát HTTT có đề dự án sơ bộ, Đánh giá khả thi định thực thi dự án Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết hệ thống Nghiên cứu kỹ HTTT có mơi trường Tìm ngun nhân đích thực vấn đề hay việc tận dụng hội, đặt mục tiêu cho hệ thống đưa giải pháp sơ Đánh giá lại tính khả thi dự án sau có thêm thông tin hệ thống Sửa lại dự án ban đầu Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn sử dụng nhiều cơng cụ phân tích kỹ thuật mơ hình hố Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Trên sở yêu cầu từ giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế hệ thống phải mô tả chi tiết đặc tả hệ thống cho chi phí thấp đồng thời phải đạt mục tiêu đặt Giai đoạn : Cài đặt Cài đặt tức đem hệ thống vào thay cho hệ thống cũ Giai đoạn có nhiều hoạt động chuyển đổi: chuyển đổi phần cứng, phần mềm, liệu chuyển đổi người tổ chức Giai đoạn 5: Khai thác bảo trì hệ thống Tiến hành khai thác bảo trì hệ thông thông tin quản lý Cán quản lý phải tham gia vào giai đoạn trình phát triển hệ thống thông tin quản lý tổ chức 2.2Khái qt mơi trường lập trình visual stdio 2013 Mơi trường phát triển tích hợp phát triển từ Microsoft Đây loại phần mềm máy tính có cơng dụng giúp đỡ lập trình viên việc phát triển phần mềm Microsoft Visual Studio dùng để phát triển console (thiết bị đầu cuối – bàn giao tiếp người máy) GUI (giao diện người dùng đồ họa) với trình ứng dụng Windows Forms, web sites, ứng dụng, dịch vụ wed (web applications, and web services) Nhóm Trang 11 Visual Studio hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình, kể tên sau: C/C++ ( Visual C++), VB.NET (Visual Basic NET), C# (Visual C#)… hỗ trợ ngôn ngữ khác F#, Python, Ruby; ngồi cịn hỗ trợ XML/XSLT, HTML/XHTML, JavaScript CSS… 2.3Giới thiệu ngơn ngữ lập trình hướng đối tượng C# Ngơn ngữ C# có số đặc tính sau: - C# ngơn ngữ đơn giản - C# ngôn ngữ đại - C# ngôn ngữ hướng đối tượng - C# ngôn ngữ mạnh mẽ mềm dẻo - C# ngơn ngữ từ khóa - C# ngơn ngữ hướng module - C# ngôn ngữ phổ biến Tuy nhiên, C# ngơn ngữ mới, thiết kế riêng để dùng cho NET Framework sinh mã đích mơi trường NET Do vậy, sử dụng chương trình ứng dụng tạo từ ngơn ngữ C# máy tính phải cài đặt NET Framework nên địi hỏi cấu hình máy tính phải có khả Ngồi ra, C# ngơn ngữ sử dụng kỹ thuật lập trình lập trình hướng đối tượng, để tạo sản phẩm phần mềm dựa ngôn ngữ C# địi hỏi q trình phân tích thiết kế hệ thống phải bảo đảm tiêu chuẩn đáp ứng ngơn ngữ Vấn đề địi hỏi người lập trình cần phải có kiến thức định phân tích thiết kế hướng đối tượng 2.4Hệ quản trị sở liệu SQL 2.4.1 Giới thiệu SQL SQL viết tắt cụm từ Structured Query Language (ngơn ngữ hỏi có cấu trúc) cơng cụ sử dụng để tổ chức, quản lý truy xuất liệu lưu trữ sở liệu SQL hệ thống ngôn ngữ bao gồm tập câu lệnh sử dụng để tương tác với CSDL quan hệ SQL sử dụng để điều khiển tất chức mà hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng bao gồm: - Định nghĩa liệu: SQL cung cấp khả định nghĩa CSDL, cấu trúc lưu trữ tổ chức liệu mối quan hệ thành phần liệu Nhóm Trang 12 - Truy xuất thao tác liệu: Với SQL, người dùng dễ dàng thực thao tác truy xuất, bổ sung, cập nhật loại bỏ liệu CSDL - Điều khiển truy cập: SQL sử dụng để cấp phát kiểm soát thao tác người sử dụng liệu, bảo đảm an toàn cho CSDL - Đảm bảo toàn vẹn liệu: SQL định nghĩa ràng buộc toàn vẹn CSDL nhờ đảm bảo tính hợp lệ xác liệu trước thao tác cập nhật lỗi hệ thống 2.4.2 Vai trò SQL Trong hầu hết hệ quản trị CSDL quan hệ, SQL có vai trị sau: - SQL ngơn ngữ hỏi có tính tương tác - SQL ngơn ngữ lập trình CSDL - SQL ngơn ngữ quản trị CSDL - SQL ngôn ngữ cho hệ thống khách/chủ (clien/server) - SQL ngôn ngữ truy cập liệu internet - SQL ngôn ngữ CSDL phân tán - SQL ngôn ngữ sử dụng cho cổng giao tiếp CSDL Chương 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG - 3.1Mô tả hệ thống tại: Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc phải thực quy trình sau: + Sinh viên gửi đơn đăng kí nội trú cho ban quản lí ký túc xá + Ban quản lý xét duyệt ký đơn, phân phòng cho sinh viên cách ngẫu nhiên + Nếu sinh viên vào kí túc đến nộp tiền phận kế tốn nhận giấy biên lai thu tiền phịng Nhóm Trang 13 + Sinh viên gửi biên lai thu tiền đơn ký cho phận giao phòng + Bộ phận giao phòng tiến hành giao phòng cho sinh viên Hoạt động kỳ: - + Nếu có sinh viên xin giải yêu cầu cho sinh viên theo quy định xoá tên danh sách + Nếu sinh viên có nguyện vọng chuyển phịng phải báo cho quản lý ký túc xá, quản lý xem xét nguyện vọng cho phép chuyển thấy hợp lý Quản lý KTX lưu lại thay đổi + Xét đơn xin vào KT KTX chỗ trống + Thu tiền điện nước hàng tháng + Nhận đơn báo sửa chữa tiến hành sửa chữa, ghi sổ nhật ký sửa chữa Cuối kỳ - + Nhận xét lưu trú cho sinh viên kỳ + Lập báo cáo kết hoạt động quản lý nội trú cuối kỳ 3.2 Một số quy trình cơng việc quản lý nội trú sinh viên ký túc xá: Quy trình quản lý sinh viên vào Ký túc xá: Sinh viên có nhu cầu vào ký túc xá cần phải làm đơn xin vào KTX, với 3.2.1 thông tin cần thiết như: thông tin cá nhân (họ tên, quê quán, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số CMND, diện ưu tiên,…) số giấy tờ có liên quan khác Bộ phần tiếp nhận kiểm tra đơn đăng kí Nếu đơn đăng kí hợp lệ chuyển qua cho phận quản lí cịn khơng gửi lại đơn cho sinh viên Sau ban quản lý xét duyệt đơn đăng ký theo diện ưu tiên hết tiêu thơi Q trình diễn tối đa vịng ngày kể từ thời hạn tiếp nhận hồ sơ Các tiêu chí theo thứ tự ưu tiên sinh viên quy định sau: - Nhóm Sinh viên anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, anh hùng lao động, thương binh, bệnh binh, người hưởng sách thương binh, HSSV khuyết tật Trang 14 - Con liệt sỹ Con thương binh, bệnh binh xếp hạng Dân tộc thiểu số, người Kinh có hộ vùng cao, vùng sâu, vùng có điều kiện khó khăn Sinh viên có bố, mẹ thuộc diện xóa đói giảm nghèo có hồn cảnh khó khăn đột xuất Sinh viên có đóng góp cơng tác tập thể, đồn, hội sinh viên… Sau đó, ban quản lý đưa thông báo danh sách sinh viên không KTX danh sách sinh viên phép vào hay tiếp tục lại KTX tiến hành bố trí chỗ (mỗi phịng tối đa sinh viên) cho sinh viên chấp nhận Sinh viên tới nộp tiền phận kế tốn( bao gồm tiền phịng kỳ 525.000 đồng/ sinh viên 100.000 đồng tiền cọc khu A C, 1.300.000 đồng /sinh viên 300.000 đồng tiền cọc khu B, tiền cọc trả lại sau sinh viên khơng cịn ký túc xá nữa) , nhận giấy biên lai thu tiền vòng ngày kể từ ngày có thơng báo Q thời hạn quy định mà sinh viên khơng tới nộp tiền sinh viên bị loại khỏi danh sách sinh viên chấp nhận Sau sinh viên cầm theo biên lai đến phận giao nhận phòng để phận tiến hành bàn giao phòng theo quy định Đơn xin ký túc xá có giá trị học kỳ ( khoảng tháng) Sau học kỳ, trước nghĩ hè, nghĩ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng làm thủ tục đăng ký muốn tiếp tục lại ký túc xá Nhóm Trang 15 Quy trình quản lý sinh viên vào ký túc xá 3.2.2 Xử lý sinh viên khỏi ký túc xá: - Đối với trường hợp sinh viên có nguyện vọng khỏi ký túc xá, cần phải nộp đơn lên ban quản lý (thông tin gồm họ tên sinh viên, phòng, lý khỏi ký túc xá,…) - Đối với trường hợp bắt buộc phải rời khỏi ký túc xá ban quản lý cần gửi yêu cầu tới sinh viên Sau đó, u cầu hồn tất các thủ tục rời khỏi ký túc xá như: phải toán đầy đủ chi phí sinh hoạt, chi phí liên quan đến Nhóm Trang 16 tài sản, giấy tờ liên quan Ban quản lý đưa thông báo hóa đơn kèm theo Sinh viên hồn tất thủ tục, ban quản lý tiến hành xóa tên khỏi danh sách ký túc xá Quy trình quản lý sinh viên khỏi ký túc xá (do sinh viên có nguyện vọng khỏi ký túc xá) Nhóm Trang 17 Quy trình quản lý sinh viên khỏi ký túc xá (do sinh viên vi phạm kỷ luật buộc phải khỏi ký túc xá) 3.2.3 Quản lý thu tiền điện, tiền nước: Cứ cuối tháng, ban quản lý tiến hành kiểm tra đồng hồ điện, nước chốt số điện, số nước phòng Chỉ số điện, nước phòng ghi lại giấy báo thu tiền điện nước (bao gồm thơng tin: tên số phịng, số điện cũ, số điện mới, số nước cũ, số nước mới, …) thông báo tới đại diện phịng Sau đó, đại diện phòng tiến hành thu tiền nộp tiền cho phận kế Bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn (gồm thơng tin: tên số phịng, số điện cũ, số điện mới, số nước cũ, số nước mới, tổng Nhóm Trang 18 số chữ điện, tổng số chữ nước, đơn giá, tổng tiền,…) tiến hành thu tiền, xuất biên lai lưu trữ thông tin hóa đơn Quy trình thu tiền điện nước hàng tháng ký túc xá 3.2.4 Quản lý sở vật chất Mỗi phịng có số trang thiết bị, sở vật chất có sẵn như: quạt, bóng đèn, xơ, giường,… Sinh viên phịng phải có trách nhiệm bảo quản trang thiết bị, sở vật chất phịng Nhóm Trang 19 Khi trang thiết bị phòng bị hư hỏng, sinh viên làm giấy đề nghị sửa chữa (bao gồm thông tin: tên sinh viên, tên phòng, tên thiết bị hư hỏng, nguyên nhân,…) gửi cho ban quản lý ký túc xá, ban quản lý ký túc xá xem xét hỏng khách quan tiến hành thay sửa chữa thay thiết bị Nếu sinh viên làm hỏng tiến hành sửa chữa thay thiết bị mới, sinh viên phải chịu tồn chi phí Mọi thơng tin sửa chữa (bao gồm: tên thiết bị sửa chửa, thay thế, tên phòng, ngày hoàn thành,…)sẽ ban quản lý ghi chép vào sổ nhật ký sữa chữa 3.2.5 Quản lý chuyển phòng - Khi sinh viên có mong muốn chuyển phịng, sinh viên phải làm đơn nộp cho ban quản lý (bao gồm thơng tin: họ tên sinh viên, phịng ở, phòng muốn chuyển đến, lý chuyển phòng,…) - Ban quan lý xem xét đơn Chỉ lí cấp thiết đáng duyệt cho sinh viên - Thơng tin việc chuyển phịng sau duyệt cập nhật vào hệ thống Bởi việc chuyển phịng gây lộn xộn khơng cần thiết, ban quản lý hạn chế tối thiểu nghiệp vụ 3.3Đánh giá hệ thống tại: Ưu điểm: - Hệ thống thực đầy đủ quy trình quản lí nội trú sinh viên ký túc xá theo quy định quy chế học sinh - sinh viên nội trú Nhược điểm: Sau khảo sát tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên cịn nhiều bất cập Về phía ban quản lý: - Các quy trình, thủ tục kể từ sinh viên vào ký túc xá lúc trường xin khỏi ký túc xá chủ yếu thực giấy tờ sổ sách thủ công việc lưu trữ thông tin chủ yếu file word excel Điều gây lãng phí giấy tờ, tốn nhiều nhân lực mà hiệu quản lý khơng cao, thơng tin Nhóm Trang 20 quản lý không đa dạng, khả bảo mật thấp, việc tra cứu tìm kiếm thơng tin, lập báo cáo, thống kê gặp nhiều khó khăn tốn thời gian Về phía sinh viên: - Việc đăng ký vào ký túc xá nhiều thời gian, sinh viên không nắm tình trạng phịng 3.4 Đề giải pháp - Xây dựng hệ thống tảng webform có giao diện thuận lợi, thân thiện, sử dụng hệ quản trị sở liệu SQL 2008 ngôn ngữ lập trình C# mơi trường visual studio 2013 - Hệ thống cho phép sinh viên đăng ký tài khoản( tên đăng nhập mật khẩu) để đăng ký phịng online, nhận phản hồi từ ban quản lý thời gian sớm nhất, xem thơng tin phịng trống, xem số điện nước, xem thơng tin tốn tiền phịng, tiền điện nước) - Hệ thống cấp cho phận tài khoản nghiệp vụ riêng ( tên đăng nhập mật khẩu) Ban quản lý có quyền cập nhật, truy xuất thơng tin phịng ở, sinh viên, tốn tiền phịng, tiền điện nước Hệ thống cịn có thêm chức tìm kiếm lập thống kê phục vụ làm báo cáo 3.5 Đánh giá hệ thống liên quan: - Đây hệ thống quản lí kí túc xá sinh viên trường đại học Bách Khoa thành phố Hồ Chí Minh Hệ thống xây dựng chức đăng ký phòng online, khả truy xuất thông tin dễ dàng giúp sinh viên đăng ký tra cứu thơng tin phịng cách nhanh chóng dễ dàng Nhóm Trang 21 Hệ thống quản lí kí túc xá sinh viên trường đại học Bách Khoa thành phố Hồ Chí Minh Nhóm Trang 22 Chức giúp sinh viên tra cứu thông tin phịng cách dễ dàng Nhóm Trang 23 ... định chọn đề tài: ? ?Phát triển hệ thống quản lý việc nội trú sinh viên kí túc xá trường Đại học kinh tế Đà Nẵng? ?? để giúp việc đăng ký vào ký túc xá sinh viên công tác quản lý dễ dàng thuận tiện... sản phẩm đề tài: Ký túc xá trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1Giới thiệu tổng quan kí túc xá đại học kinh tế Kí túc xá trường Đại học kinh tế Đà Nẵng đơn vị trực thuộc... lưu trú cho sinh viên kỳ + Lập báo cáo kết hoạt động quản lý nội trú cuối kỳ 3.2 Một số quy trình cơng việc quản lý nội trú sinh viên ký túc xá: Quy trình quản lý sinh viên vào Ký túc xá: Sinh viên